raadsvoorstel zaak/onderwerp Z-14-01515 / portefeuillehouder M.A. den Boer afdeling Bedrijfsondersteuning opgesteld door M. Gobati datum/voorstel nr 30 september 2014 / * datum raad 30 oktober 2014 voorstel B&W stelt de raad voor het volgende te besluiten: Het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2014 en verder vast te stellen. Burgemeester en wethouders van Oegstgeest de secretaris de burgemeester J.W. van Tuijl drs. J.B. Waaijer 4/8
toelichting voorstel inleiding en context/ achtergrond Commissie Audit 18 september 2014 De Commissie Audit heeft in haar vergadering van 18 september jl. het Raadsvoorstel over het (d.d. 18 augustus) behandeld. Met behulp van dit voorstel zou de Raad ook geïnformeerd worden over het Algemeen Intern Controleplan 2014. Naar aanleiding van de vergadering is voorgesteld om: 1. De rapporteringstolerantie in het aan te passen naar 100.000,-; 2. Een nieuw Raadsvoorstel over het via de Commissie Burger voor te leggen aan de Raad. Dit voorstel gaat over het. Met behulp van een aparte Raadsmededeling wordt de Raad geïnformeerd over het Algemeen Intern Controleplan 2014. Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van zijn controle op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties. Daarnaast zijn de rapportagevormen, en rapportage- en communicatiemomenten i.r.t. de eerder genoemde controle vastgelegd in het controleprotocol. In bijlage bij het is een overzicht opgenomen van alle ex- en interne regelgeving die voor de financiële rechtmatigheidscontrole 2014 van belang is, het zogenaamde normenkader. Ten grondslag aan het protocol ligt de Controleverordening 2010. Het is afgestemd met de accountant. beoogd effect of resultaat Het verkrijgen van een goedkeurende rechtmatigheids- en getrouwheidsverklaring voor de jaarrekening 2014 en verder. argumenten : wijzigingen t.o.v. de versie uit 2011 Rapporteringstolerantie In het dat is behandeld in de Commissie Audit van 18 september is een rapporteringstolerantie opgenomen van 25.000,-. Deze tolerantie is ongewijzigd t.o.v. het vorige Controleprotocol uit 2011. Toen heeft de Raad de tolerantie expliciet op 25.000,- laten vaststellen. Dit betekent dat de accountant financiële onrechtmatigheden of onzekerheden 25.000,- rapporteert. De rapporteringstolerantie is echter normaal gezien gekoppeld aan de grens voor het aangaan van incidentele verplichtingen die niet bij de begroting zijn vastgesteld. Deze grens is met de Financiële verordening 2014 vastgesteld op 100.000,-. De accountant heeft de aanbeveling gedaan om de rapporteringstolerantie in het aan te passen o.b.v. de Financiële verordening 2014. Deze aanbeveling heeft de accountant pas gedaan op het moment dat het protocol d.d. 11 augustus al in de routing zat voor de Commissie Audit van 18 september. Desalniettemin is de aanbeveling van de accountant alsnog verwerkt in het. Dit met het oog op een efficiënte en effectieve accountantscontrole op de jaarrekening 2014 en verder. 5/8
Planning Managementletter 2014 De planning van de Managementletter (ML) 2014 van de accountant is gewijzigd t.o.v. voorgaande jaren. Oplevering van de letter is een maand later dan voorheen, november i.p.v. oktober. Dit komt, omdat de interim-controle door de accountant een maand later plaatsvindt dan voorheen. Reden hiervoor is dat de oplevering van de ML 2014 van Servicepunt71 (Sp71) pas gepland staat voor eind september. Onze accountant gebruikt de input uit deze ML voor zijn eigen ML. Daarnaast gaat Oegstgeest met het aanpassen van de planning voor de ML 2014 gelijk lopen met de andere Sp71-gemeenten. Normenkader 2014 De belangrijkste wijziging in het normenkader 2014 t.o.v. 2013 betreft het schrappen van het interne aanbestedingsbeleid. Conform het zijn collegebesluiten geen object van de accountantscontrole. Dit was ook al het geval in het Controleprotocol 2011 en is geheel in overeenstemming met de Kadernota van de Commissie Besluit begroting en verantwoording (Bbv) 1. Het toetsen van de regelgeving waartoe het college toe bevoegd is, is weinig zinvol, omdat het college veelal de mogelijkheid heeft om te besluiten over aanpassing en/of afwijking van de eigen regelgeving 2. Daarnaast heeft de accountant in de vergadering van de Commissie Audit van 19 juni jl. aanbevolen om het aanbestedingsbeleid pas op te nemen in het normenkader als het beleid ook daadwerkelijk wordt nageleefd. Wijzigingen in het normenkader 2014 zijn er verder zowel wat betreft externe wet- en regelgeving als interne regelgeving. Zo zijn o.a. de Gids Proportionaliteit en de Wet normering topinkomens toegevoegd. Verder zijn o.a. de Financiële verordening 2014 toegevoegd, de belastingverordeningen 2014, het Beleidsplan Wmo 2015-2016, de Werkkostenregeling 2014, en de nieuwe delegatie- en mandaatbesluiten n.a.v. organisatieverandering. Redactionele wijzigingen Andere wijzigingen in het zijn vooral redactioneel van aard. Zo is de oude benaming voor de Commissie Onderzoek Rekening vervangen door de nieuwe benaming Commissie Audit, en de oude benaming van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (Bapg) vervangen door de nieuwe benaming Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Uiteraard zijn ook de nodige wijzigingen n.a.v. de organisatieverandering doorgevoerd. kanttekeningen Goedkeurings- en rapporteringstoleranties De Raad kan de goedkeurings- en rapporteringstoleranties evt. naar beneden bijstellen. Dit verdient echter geen aanbeveling. Het draagt niet per definitie bij aan het in control zijn, maar vergroot het risico op een niet goedkeurende controleverklaring wel. Daarnaast gaan de accountantskosten waarschijnlijk omhoog door het bijstellen van de goedkeuringstoleranties. Normenkader 2014 De Raad behoudt de mogelijkheid om via een aanvullende onderzoeksopdracht de accountant een rechtmatigheidscontrole te laten uitvoeren op collegebesluiten, waaronder bv. het interne aanbestedingsbeleid. 1 In deze nota geeft de Commissie Bbv haar visie op de rechtmatigheid in de controleverklaring van o.a. gemeenten. De kadernota is bedoeld voor accountants en decentrale overheden. 2 Delegatie- en mandaatbesluiten vallen hierbuiten. 6/8
De Commissie Bbv stelt in haar Kadernota Rechtmatigheid dat de accountant zijn bevindingen dan uitbrengt in een afzonderlijk rapport van bevindingen. Controleverordening 2010 Conform de geldende controleverordening (2010) moet het controleprotocol jaarlijks vastgesteld worden. Dit is de afgelopen jaren niet gebeurd, omdat er geen noodzaak of verzoek hiertoe was. De Controleverordening 2010 kan het beste op dit punt aangepast worden. Inhoudelijk is het weinig gewijzigd t.o.v. de versie uit 2011. Noodzaak hiertoe was er ook niet. Dit is tevens gebleken na raadpleging van de actuele Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie Bbv, de schrijfwijzer voor accountantsprotocollen van de Nederlandse Beroepsvereniging voor Accountants en twee voorbeeld controleprotocollen 2014 van andere gemeenten. Gezien bovenstaande is het voorstel aan de Raad om het voor meerdere jaren vast te stellen. Uiteraard onder voorbehoud van evt. relevante nieuwe en/of gewijzigde regelgeving, of n.a.v. een verzoek vanuit de Raad en/of de accountant. Het moment dat er een nieuwe accountant is gekozen, is een natuurlijk moment om het controleprotocol opnieuw onder de loep te nemen. Het normenkader dient wel jaarlijks te worden vastgesteld door de Raad vanwege nieuwe en/of gewijzigde externe en/of interne regelgeving die van belang is voor de financiële rechtmatigheidscontrole. consequenties financieel personeel juridisch duurzaamheid Niet van toepassing. communicatie Algemeen Intern Controleplan 2014 Met behulp van een aparte Raadsmededeling wordt de Raad geïnformeerd over het Algemeen Intern Controleplan 2014. publiekssamenvatting Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van zijn controle op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties. Daarnaast zijn de rapportagevormen, en rapportage- en communicatiemomenten i.r.t. de eerder genoemde controle vastgelegd in het controleprotocol. In bijlage bij het is een overzicht opgenomen van alle ex- en interne regelgeving die voor de financiële rechtmatigheidscontrole 2014 van belang is. bijlage(n) 7/8
raadsbesluit zaak/onderwerp Z-14-01515 / portefeuillehouder M.A. den Boer afdeling Bedrijfsondersteuning opgesteld door M. Gobati datum/voorstel nr 30 september 2014 / * datum besluit 30 oktober 2014 De gemeenteraad van Oegstgeest; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 30 september 2014, nummer *; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, de Financiële verordening 2014 en de Controleverordening 2010 van de Gemeente Oegstgeest; besluit: Het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2014 en verder vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op 30 oktober 2014. de griffier de voorzitter F. Kromhout drs. J.B. Waaijer 8/8