Subsidieregeling Energie en Innovatie EOS: Korte Termijn Onderzoek
Inhoud 1. De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek 1.1 Welke onderzoeksthema s komen in aanmerking? 1.2 Onderzoek- en Ontwikkelingsprojecten en haalbaarheidsstudies 1.3 Mogelijke samenwerkingsvormen 2. Het subsidiebedrag en uw projectkosten 2.1 Hoeveel subsidie kunt u ontvangen? 2.2 Voor welke projectkosten kunt u subsidie krijgen? 2.3 Wanneer kunt u extra subsidie krijgen? 3. Beperkingen, voorwaarden en criteria 3.1 Beperkingen en specifieke voorwaarden 3.2 Beoordelingscriteria Criterium 1: Technologische innovatie Criterium 2: Duurzaamheid Criterium 3: Samenwerking Criterium 4: Economisch perspectief 4. Subsidie aanvragen 4.1 De procedure in zes stappen 4.2 De onderdelen van de subsidieaanvraag 4.3 Als uw project subsidie krijgt toegekend 4.4 Wat gebeurt er bij afwijzing van uw aanvraag? Bijlage 1 Overzicht onderzoeksthema s en speerpunten Bijlage 2 MKB-toets Verklarende woordenlijst 2 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
Introductie Bij de subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek (EOS: KTO) staat onderzoek naar en ontwikkeling van nieuwe energietechnologie centraal. De resultaten daarvan dragen op middellange en korte termijn bij aan de Nederlandse duurzame energiehuishouding. De regeling is gericht op bedrijven die in samenwerking met andere bedrijven en/of kennisinstellingen nieuwe energietechnologie willen onderzoeken en ontwikkelen. Agentschap NL voert deze regeling uit in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken. EOS: Korte Termijn Onderzoek is onderdeel van het programma Energie Onderzoek Subsidie (EOS). De regelingsteksten zijn opgenomen in de Subsidieregeling Energie en Innovatie. Deze subsidieregeling vervangt de Tijdelijke subsidieregeling korte termijn energieonderzoek waaronder EOS: KTO in 2008 en 2009 viel. Wat vindt u in deze handleiding? In hoofdstuk 1 leest u welke projecten in aanmerking komen voor de subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek. Vervolgens leest u in hoofdstuk 2 hoeveel subsidie u kunt ontvangen, en voor welke projectkosten. In hoofdstuk 3 staan alle beperkingen, voorwaarden en criteria van de subsidieregeling op een rij. In het laatste hoofdstuk staat beschreven hoe u in zes stappen subsidie kunt aanvragen. Het bevat ook een overzicht van de onderdelen waaruit een subsidieaanvraag bestaat. Verder vindt u bij deze handleiding twee bijlagen. Bijlage 1 geeft een overzicht van de onderzoeksthema s en speerpunten. De tweede bijlage bevat de MKB-toets. Tot slot vindt u een verklarende woordenlijst met een omschrijving van alle onderstreepte begrippen uit deze handleiding. 3 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
1. De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek 1.1 Welke onderzoeksthema s komen in aanmerking? EOS: Korte Termijn Onderzoek ondersteunt haalbaarheidsstudies en onderzoek- en ontwikkelingsprojecten (O&O-projecten) die bijdragen aan de realisatie van een duurzame Nederlandse energiehuishouding. Haalbaarheidsstudies en O&O-projecten moeten passen binnen een speerpunt van het EOS-onderzoeksprogramma. Het ministerie van Economische Zaken heeft dit onderzoeksprogramma na uitgebreid overleg met marktpartijen en kennisinstellingen in Nederland vastgesteld. Het EOS-onderzoeksprogramma bestaat uit de volgende acht onderzoeksthema s: Groene Grondstoffen Nieuw Gas Duurzame Elektriciteitsvoorziening Ketenefficiency Gebouwde Omgeving Duurzame Mobiliteit Carbon Capture and Storage Kas als Energiebron Voor elk onderzoeksthema zijn er onderzoeksdoelen vastgesteld met de bijbehorende speerpunten. In bijlage 1 van deze handleiding vindt u alle onderzoeksthema s en speerpunten in een overzichtelijk schema. Een uitgebreide beschrijving van het onderzoeksprogramma vindt u op www.agentschapnl.nl/eos. De belangrijkste karakteristieken van de regeling staan samengevat in tabel 1: Tabel 1 De belangrijkste karakteristieken van de regeling Projectvorm Projectkenmerk O&O-project Haalbaarheidstudie Resultaat Technologische kennis om te komen tot een product, proces of dienst Rapport met de resultaten van de haalbaarheidsstudie Gericht op Criteria Onderzoek en ontwikkeling van nieuwe of aanmerkelijk verbeterde producten processen of diensten Technische innovatie Economisch perspectief Duurzaamheid Samenwerking Maximale looptijd 4 jaar 1 jaar Indienen Maximaal subsidiebedrag per project Subsidiepercentage Toeslag Voorschotten Verschillende indieningsperiodes, deze worden gepubliceerd op de website 1 miljoen 50.000 25% Ontwikkeling 50% Onderzoek 10% voor MKB aanvrager en MKB partner(s) 10% voor het hele project indien een Nederlandse kennisinstelling of een ander EU-lid als partner deelneemt Automatisch per kwartaal tot maximaal 90% van het subsidiebedrag Onderzoek naar technische en economische mogelijkheden van een (mogelijk) O&O-project De studie onderzoekt de technologische en economische haalbaarheid van een O&O-project Doorlopend tot de einddatum, deze wordt gepubliceerd op de website 50% 40% voor niet-mkb-ondernemingen voorafgaand aan experimentele ontwikkeling Geen Automatisch eenmaal 90% van het subsidiebedrag Voortgangsrapportages 1 rapportage per jaar, afhankelijk van de mijlpalen in het projectplan Alleen een eindrapportage Samenwerkingsverband Aanvraag of penvoerder Onderneming MKB-onderneming Samenwerking Minimaal één partner* of derde** Minimaal één partner* Evt. derde(n)** Samenwerking internationaal: Bij samenwerking met een buitenlandse partner zijn alleen de Nederlandse projectkosten subsidiabel Bij samenwerking met een buitenlandse partner zijn alleen de Nederlandse projectkosten subsidiabel * Partner: Neemt deel voor eigen rekening en risico in het project. Dit kan een onderneming of een kennisinstelling zijn. ** Derde: Voert werkzaamheden uit in opdracht en voor rekening en risico van de aanvrager of een partner. 4 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
1.2 Onderzoek- en Ontwikkelingsprojecten en haalbaarheidsstudies De regeling EOS: Korte Termijn Onderzoek ondersteunt onderzoeken ontwikkelingsprojecten (O&O-projecten) en haalbaarheidsstudies. O&O-projecten bestaan uit onderzoek en/of (experimentele) ontwikkeling. Het resultaat is een technologisch nieuw, gewijzigd of verbeterd product, proces of dienst. Ook de vergaarde kennis die hiertoe geleid heeft, hoort bij het resultaat. Bij onderzoeksprojecten doet u nieuwe technische en wetenschappelijke kennis op met het doel deze te gebruiken bij de ontwikkeling van een nieuw product, proces of dienst. Ontwikkelingsprojecten staan dichter bij de markt: u zet het industrieel onderzoek om in plannen, schema s of ontwerpen. In een haalbaarheidsstudie onderzoekt u als MKB-onderneming in samenwerking met minimaal één andere partij de haalbaarheid van een O&O-traject. De studie is bedoeld om onzekerheden weg te nemen, voordat u een O&O-traject start. Het onderzoek naar de technische en economische haalbaarheid moet altijd onderdeel zijn van de studie, als dit niet het geval is wordt de aanvraag afgewezen. Soms is het van belang dat wordt onderzocht of, en zo ja hoe, de partners die de haalbaarheidsstudie uitvoeren ook in het hierop volgende O&O-traject willen en kunnen samenwerken. Daarnaast kan ook het aspect duurzaamheid in deze studie worden onderzocht. Haalbaarheidsstudies zijn bedoeld als voorbereiding op een O&O-project. Ze zijn niet bedoeld als voorbereiding op praktijkexperimenten of demonstraties. Het zijn ook geen projecten waarin een afweging wordt gemaakt tussen bestaande technologische opties met het doel een investeringskeuze te maken. Het resultaat van een haalbaarheidsstudie is een rapport dat de conclusies over de haalbaarheid van een O&O-traject samenvat. Wat valt nog onder ontwikkeling? Binnen ontwikkeling valt nog de fabricage van een eerste prototype dat u niet voor commerciële exploitatie kunt gebruiken of geschikt maken. In sommige gevallen valt de ontwikkeling van commercieel bruikbare prototypes en proefprojecten wel onder experimentele ontwikkeling: als het prototype het commerciële eindproduct is en de productie ervan te duur is om alleen voor demonstratie- en validatiedoeleinden te worden gebruikt. Bij commercieel gebruik van demonstratie- of proefprojecten worden eventuele inkomsten die hieruit voortvloeien, op de voor subsidie in aanmerking komende kosten in mindering gebracht. De kosten van de experimentele ontwikkeling en het testen van producten, processen en diensten komen eveneens in aanmerking voor subsidie, voor zover deze niet voor industriële toepassing of commerciële exploitatie kunnen worden gebruikt of geschikt gemaakt. Wat valt niet meer onder ontwikkeling? U mag binnen het O&O-project een product, proces of dienst niet geschikt maken voor commerciële exploitatie. Ook routinematige of periodieke wijzigingen van bestaande producten, productielijnen, fabricageprocessen of diensten zijn niet toegestaan, ook niet als deze wijzigingen verbeteringen zijn. 1.3 Mogelijke samenwerkingsvormen In alle gevallen geldt dat de aanvrager (penvoerder) een onderneming moet zijn en dat deze zelf een deel van het O&O-werk moet uitvoeren. Haalbaarheidsstudies kunnen alleen worden aangevraagd door een MKB-onderneming. Een partner doet voor eigen rekening en risico mee met het project. Een partner kan een andere onderneming zijn, maar ook een kennisinstelling. Derden voeren een deel van het project uit in opdracht en op kosten van de aanvrager of een partner. Derden kunnen eveneens ondernemingen of kennisinstellingen zijn. Derden worden alleen in beschouwing genomen bij de beoordeling, als het gaat om een essentiële uitbesteding. Een essentiële uitbesteding betekent dat deze partij een doorslaggevende (of onmisbare) bijdrage levert aan het slagen van het project en/of dat de bijdrage een omvang heeft van meer dan 10% van de projectkosten. Binnen een O&O-project zijn twee samenwerkingsvormen mogelijk: 1. Samenwerkingsverband bestaande uit de aanvrager en één of meer andere partners. Eventueel kan een deel van het werk worden uitbesteed aan derden. Bij samenwerking met een buitenlandse partner komen alleen de Nederlandse projectkosten in aanmerking voor subsidie. 2. Uitbestedingsverband waarin een onderneming voor eigen rekening en risico een project uitvoert, en een belangrijk deel uitbesteedt aan één of meer derden. Bij deze wijze van samenwerken komt u niet in aanmerking voor de toeslag voor een deelnemend MKB. 5 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
Bij een haalbaarheidsstudie moet u samenwerken met tenminste één partner. Bij samenwerking met een buitenlandse partner komen alleen de Nederlandse projectkosten in aanmerking voor subsidie. U mag een gedeelte van de werkzaamheden uitbesteden. Een samenwerking die alleen uit een uitbesteding bestaat, komt niet in aanmerking voor subsidie. Laat uw projectidee eerst toetsen! U kunt uw aanvraag voor EOS: Korte Termijn Onderzoek bij Agentschap NL indienen. Maar niet alle aanvragen komen in aanmerking voor subsidie. Het is daarom verstandig dat u, vóórdat u het aanvraagformulier invult en uw projectplan opstelt, uw projectidee eerst door ons laat bekijken. Na onze analyse krijgt u duidelijke aanbevelingen en kunt u snel beoordelen of het zinvol is een subsidieaanvraag in te dienen. Alle informatie die u ons verstrekt, behandelen we vertrouwelijk. Kijk op www.agentschapnl.nl/eos voor meer informatie over deze dienst. Op deze site kunt u het projectideeformulier vinden. 6 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
2. Het subsidiebedrag en uw projectkosten 2.1 Hoeveel subsidie kunt u ontvangen? Voor een O&O-project kunt u maximaal 1 miljoen subsidie krijgen per project, voor een haalbaarheidsstudie maximaal 50.000 per project. Het subsidiepercentage bij een O&O-project wordt berekend als het gewogen gemiddelde van onderzoeksactiviteiten (50 procent) en ontwikkelingsactiviteiten (25 procent). Bij haalbaarheidsstudies is het subsidiepercentage 50 procent van de projectkosten. Voor een niet-mkb-onderneming is dat percentage 40 procent voor het deel dat vooraf gaat aan experimentele ontwikkeling. Wordt uw project gehonoreerd? Dan wordt de subsidie uitbetaald aan de aanvrager (penvoerder). Deze zorgt voor de verdeling van het subsidiebedrag onder de overige deelnemers. Actuele informatie over het beschikbare subsidiebudget vindt u op www.agentschapnl.nl/eos. 2.2 Voor welke projectkosten kunt u subsidie krijgen? U kunt subsidie krijgen voor projectkosten die worden gemaakt door partijen die in Nederland gevestigd zijn. U kunt subsidie krijgen voor de volgende projectkosten: Loonkosten, waarbij de volgende methodieken worden geaccepteerd: 1. Integrale kostensystematiek (Kijk voor de voorwaarden op www.agentschapnl.nl/subsidiespelregels) 2. Loonkosten + 50 procent opslagsystematiek 3. Vast uurtarief van 35,00 Kosten van aangeschafte machines en apparatuur Kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen Kosten van uitbesteding (kosten derden). 2.3 Wanneer kunt u extra subsidie krijgen? De overheid wil de deelname van MKB-ondernemingen en Nederlandse kennisinstellingen extra stimuleren. Daarom is in een aantal situaties en alleen voor O&O-projecten - extra subsidie mogelijk bovenop het normale subsidiepercentage: 1. MKB-ondernemingen die deelnemen als partner krijgen voor hun aandeel in het project 10 procent extra subsidie bovenop het normaal geldende subsidiepercentage. MKB-ondernemingen die alleen uitbesteden, komen niet in aanmerking voor deze opslag. 2. Het gehele project komt in aanmerking voor 10 procent extra subsidie wanneer: een Nederlandse kennisinstelling partner is. Deze kennisinstelling betaalt zijn eigen aandeel in de projectkosten. één van de deelnemers aan het project gevestigd is in een lidstaat van de Europese Unie, en niet behoort tot de groep van een in Nederland gevestigde deelnemer. Deze buitenlandse partner levert een wezenlijke bijdrage aan het project en betaalt zijn eigen aandeel in de projectkosten, maar ontvangt geen subsidie. Uw project kan maar één keer 10 procent extra subsidie krijgen bij onderdeel 2, ook als u aan beide voorwaarden voldoet. 7 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
3. Beperkingen, voorwaarden en criteria 3.1 Beperkingen en specifieke voorwaarden De regeling heeft een aantal beperkingen en voorwaarden waar u rekening mee moet houden als u voor subsidie in aanmerking wilt komen. De belangrijkste hebben we voor u op een rij gezet: U kunt geen aanvragen combineren waarin een haalbaarheidsstudie en een volgend O&O-project gecombineerd worden. Het is wel mogelijk om na afloop van een haalbaarheidsstudie een aanvraag voor een O&O-project in te dienen. U kunt het project niet volledig uitbesteden, omdat u het voor eigen kosten en risico uit moet voeren. Heeft uw project al subsidie gehad van een bestuursorgaan of de Europese Commissie? Dan wordt het toegezegde subsidiebedrag in principe afgetrokken van de subsidie die u bij EOS: KTO kunt krijgen. Neem contact op met Agentschap NL om te horen wat dat voor uw situatie betekent. De looptijd van een O&O-project is maximaal vier jaar, van een haalbaarheidsstudie maximaal één jaar. 3.2 Beoordelingscriteria Bij EOS: Korte Termijn Onderzoek staan vier criteria centraal: Technologische innovatie, Duurzaamheid, Samenwerking en Economisch perspectief. Projecten die hoog scoren op deze criteria dragen bij aan de algemene doelstellingen van de overheid: 1. Het realiseren van een innovatief en economisch sterk Nederlands bedrijfsleven. 2. Het realiseren van de Nederlandse duurzame energiehuishouding. Deze paragraaf geeft een toelichting op de vier criteria en de rol die deze criteria spelen in de beoordeling van aanvragen. Criterium 1: Technologische innovatie De internationale stand der techniek is bij de beoordeling van de projecten de maatstaf. De technologische innovatie moet minimaal voor Nederland nieuw zijn. Een project dat een technologische doorbraak veroorzaakt, scoort daarbij hoger dan een marginale technische verbetering. Ook wezenlijke vernieuwingen of wezenlijke nieuwe toepassingen van een bestaande technologie worden aangemerkt als technologische innovatie. Bijkomende aspecten bij de beoordeling van de innovatie zijn bijvoorbeeld: de complexiteit van de op te lossen problematiek, de originaliteit van de aanpak, de diepgang en de breedte van het O&O-project. Criterium 2: Duurzaamheid Het gaat hier primair over de bijdrage van het project aan de Nederlandse duurzame energiehuishouding. We bekijken wat de bijdrage van het nieuwe of verbeterde product, de dienst of het proces kwantitatief is bij de marktintroductie. We kijken dus naar de eerste toepassing in de praktijk na afloop van het project. De bijdrage wordt beoordeeld op twee niveaus: De besparing van primaire energie (PJ) en/of de besparing van CO 2 -emissie (equivalent) van de projectresultaten bij de eerste toepassing in de praktijk. Onderbouw dit kwantitatief met een duidelijk herleidbare berekening. Het herhalingspotentieel (binnen vijf jaar na implementatie) en de benutting hiervan. Maak ook hiervan een duidelijk herleidbare berekening. Projecten kunnen ook andere duurzaamheidseffecten hebben dan energie en/of CO2. Ook deze effecten wegen we mee bij de beoordeling van het project. Het begrip duurzaamheid bevat de aspecten: people, planet en profit. Het gaat dus om de bijdragen die projecten kunnen leveren voor mensen (people), bedrijven (profit) en het milieu (planet). Zijn er negatieve aspecten in uw projectvoorstel? Dan moet u deze ook benoemen. Bij de beoordeling van O&O-projecten houdt de adviescommissie rekening met de onderbouwing, aannemelijkheid en volledigheid van de relevante ecologische en sociale aspecten. Criterium 3: Samenwerking Bij de beoordeling van projecten wordt gelet op de doeltreffendheid en doelmatigheid van het project, de samenstelling van het samenwerkingsverband en de verdeling van kosten en opbrengsten. Bij doeltreffendheid spelen bijvoorbeeld de volgende aspecten een rol: relevante capaciteiten van de deelnemers, de gezamenlijke inhoudelijke aanpak, de benutting van de projectresultaten en de visie op de samenwerking. Bij doelmatigheid wordt gekeken naar de verhouding tussen het aantal deelnemers en de omvang van het project. Is er een realistische tijdsplanning en wat is de organisatie en fasering van het project? Bij de samenstelling van het samenwerkingsverband wordt onder meer gelet op de mate waarin partners elkaar aanvullen wat betreft de inbreng van relevante kennis en onderzoekscapaciteit en de mate waarin sprake is van gezamenlijke kennisontwikkeling. Bij technologische projecten die voor gemeenschappelijke rekening en risico worden uitgevoerd wordt gelet op een evenwichtige verdeling van tijd, inhoudelijke inbreng, kosten, risico s en profijt van de resultaten van het project. Criterium 4: Economisch perspectief Bij de beoordeling van het economisch perspectief wordt vanuit het ondernemersperspectief naar uw project gekeken. Eerst wordt bekeken hoe het project past binnen de strategie van de betrokken bedrijven. Ook de mate waarin de projectresultaten economische waarde voor de betrokken bedrijven zullen creëren, is een belangrijk aspect bij de beoordeling. De toekomstige opbrengsten van het projectresultaat worden hierbij afgezet tegen de verwachte kosten van het O&O-project en daaropvolgende investeringen. Eén van de factoren in de beoordeling is de berekening van de terugverdientijd. Dit gebeurt op basis van het geheel aan investeringen tot aan de introductie op de markt, en de verwachte inkomsten na introductie. Hierbij houden we er rekening mee dat de specifieke situatie van uw bedrijf in uw branche nergens zo goed bekend is als bij u. In de beschrijving van het economisch perspectief moet u daarom inzicht geven in uw marktsituatie. 8 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
Bij dit criterium speelt ook de toegang tot de beoogde markt een rol, of de inspanningen waarmee u deze toegang denkt te krijgen. Daarom moet u inzicht geven in uw marketingaanpak op hoofdlijnen, nadat het O&O-project is afgerond. En we vragen u welke niet-technologische aspecten een rol kunnen spelen bij de marktintroductie. Het economisch perspectief moet u kwantitatief onderbouwen. De uitgangspunten hiervoor zijn marktfeiten, aannames over marktomvang, omzetprognose, verkoopprijs van een alternatief en uw concurrentiepositie. U moet een berekening toevoegen van de kostprijs, de kosten van marktintroductie en van de bijkomende verkoopkosten. Met behulp van de kostprijs en de omzetprognoses moet u de terugverdientijd van uw investering en de winstverwachting voor de jaren na afloop van het project berekenen. 9 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
4. Subsidie aanvragen 4.1 De procedure in zes stappen Stap 1 - Agentschap NL benaderen U heeft een idee, maar weet nog niet goed of het voor subsidie in aanmerking komt? Dan is het verstandig om uw projectidee voor te leggen aan Agentschap NL voordat u het aanvraagformulier invult en een projectplan opstelt. Stap 2 - Subsidieaanvraag indienen Een subsidieaanvraag bestaat uit een aanvraagformulier en de benodigde bijlagen, waaronder een projectplan en een begroting. Sla het projectplan als Word-document op en de begroting als Excel-document. Dien uw subsidieaanvraag bij voorkeur via internet in (www.agentschapnl.nl/ediensten). U kunt uw aanvraag ook per post naar Agentschap NL sturen of persoonlijk afgeven aan de balie van Agentschap NL in Utrecht. Als u uw aanvraag op papier indient, ontvangen we graag twee extra kopieën (enkelzijdig en losbladig). Als aanvulling op uw papieren aanvraag ontvangen we ook graag een CD-rom of e-mail (maximaal 7 MB). Er zijn aparte openstellingstermijnen voor O&O-projecten en voor haalbaarheidsstudies. Tijdens de openstellingstermijn kunt u een subsidieaanvraag indienen. Een overzicht van de openstellings termijnen met bijbehorende sluitingsdata vindt u op www.agentschapnl.nl/eos. Zorg dat uw aanvraag uiterlijk voor 17.00 uur op de sluitingsdatum binnen is bij Agentschap NL. Dit geldt ook voor de aanvraag die u per post verstuurt. Wij adviseren u dringend om uw aanvraag ruim van tevoren in te dienen. Stap 3 - Is uw aanvraag volledig? Als uw aanvraag bij Agentschap NL binnen is, controleren wij of deze aan alle formele voorwaarden voldoet. Als uw aanvraag compleet is, nemen we uw aanvraag in behandeling. Stap 4 - Toetsing aan de vereisten Vervolgens toetsen wij of uw aanvraag voldoet aan de vereisten van de regeling. Is dit het geval, dan komt uw project in aanmerking voor beoordeling. Is dit niet het geval, dan wordt uw aanvraag afgewezen. Stap 5 - Beoordeling van de aanvraag Agentschap NL beoordeelt de haalbaarheidsstudies op volgorde van binnenkomst. Daarbij geldt de datum dat uw aanvraag compleet is. Bij haalbaarheidsstudies gaan we na of er daadwerkelijk sprake is van een O&O-traject na afloop van de haalbaarheidsstudie en of uw project de haalbaarheid van dat O&O-traject onderzoekt. Uw project moet in ieder geval de technische en economische haalbaarheid onderzoeken. Als dit het geval is, beoordelen we uw aanvraag positief. U kunt subsidie krijgen tot het beschikbare budget is uitgeput. O&O-projecten leggen we voor aan de Adviescommissie. Deze commissie beoordeelt de projecten aan de hand van de vier criteria: samenwerking, technologische innovatie, bijdrage aan aspecten van duurzaamheid en het economisch perspectief. De criteria wegen even zwaar. Elk project krijgt voor elk criterium een score. De som van deze scores wordt gemiddeld tot een eindscore per project. De projecten worden vervolgens gerangschikt van de hoogste tot aan de laagste score. Subsidie wordt toegekend volgens de rangschikking, totdat het budget is uitgeput. In deze fase controleren we ook de projectbegrotingen. Het komt regelmatig voor dat we begrotingen bijstellen op een aantal onderdelen. Ingrijpende correcties bespreken we vooraf met u. Stap 6 - Uitsluitsel over toekenning of afwijzing De beoordeling van en berichtgeving over O&O-projecten neemt na de tendersluiting maximaal dertien weken in beslag. Voor haalbaarheidsstudies geldt dat we uw aanvraag beoordelen binnen acht weken nadat uw aanvraag compleet is. Binnen deze termijnen laten we u weten of uw aanvraag is afgewezen of is toegekend. 4.2 De onderdelen van de subsidieaanvraag Om projecten inhoudelijk en financieel te kunnen beoordelen, is het nodig dat u alle onderdelen van de subsidieaanvraag levert. Daarbij is het belangrijk dat alle projectplannen en begrotingen op dezelfde manier zijn opgesteld. Daarom is er een model beschikbaar voor het aanvraagformulier, deelnemersformulier, projectplan en de begroting. Deze modellen kunt u downloaden via www.agentschapnl.nl/eos of opvragen bij Agentschap NL. Een subsidieaanvraag bestaat uit: Het aanvraagformulier Bijlage 1: Deelnemersformulier (voor iedere partner) Bijlage 2: Projectplan Bijlage 3: Begroting Bijlage 4: Jaarverslag, bewijs van financiering eigen aandeel Bijlage 5: Overige bijlage(n) Vertrouwelijkheid van gegevens Agentschap NL gaat vertrouwelijk om met uw (soms concurrentiegevoelige) gegevens. Verzoeken van derden om informatie hierover wijzen we dan ook af. Maar als het om milieu-informatie gaat, dan moeten we bij de behandeling van informatieverzoeken een belangenafweging maken. U kunt over de gedragslijn van Agentschap NL meer lezen op www.agentschapnl.nl onder de zoektermen Wob, milieuregister, vertrouwelijk en bedrijfsgegevens. Het aanvraagformulier Het aanvraagformulier is het eerste officiële stuk van de aanvraag. Op het aanvraagformulier staan de gegevens van de aanvrager (penvoerder) en van de projectpartners. De penvoerder moet een onderneming zijn en hij moet het aanvraagformulier rechtsgeldig ondertekenen. Het moet daarbij gaan om een onder tekeningsbevoegd persoon of een persoon die daarvoor gemachtigd is via een apart bijgevoegde machtiging. Op het aanvraagformulier vindt u een toelichting bij de vragen. De penvoerder ontvangt alle correspondentie van Agentschap NL, die na uw subsidieaanvraag volgt. 10 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
Samenwerking is verplicht bij deze subsidieregeling. Bij het gezamenlijk uitvoeren van een project zijn goede afspraken belangrijk. Ook is het bij de beoordeling van de projecten van belang dat de in het projectplan omschreven activiteiten ook daadwerkelijk uitgevoerd gaan worden door de betreffende partij. Daarom verklaart u op het aanvraagformulier dat u, bij subsidietoekenning, een samenwerkingsovereenkomst en/of uitbestedingovereenkomst met de projectdeelnemers zult afsluiten. Agentschap NL adviseert u dringend om deze overeenkomsten tijdig af te sluiten. Bijlage 1: Deelnemersformulier Is er sprake van een samenwerkingsverband? Vul dan de deelnemersgegevens in op het deelnemersformulier. Iedere deelnemer ondertekent dit formulier en machtigt hiermee de penvoerder voor de subsidieaanvraag en verdere correspondentie hierover. Deze ondertekening is ook een verklaring dat er een samenwerkingsovereenkomst of uitbestedingovereenkomst komt als het project subsidie krijgt toegekend. Bijlage 2: Projectplan Uw subsidieaanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld op grond van het projectplan. Het projectplan moet een gedetailleerd beeld geven van het project en volgens een vast stramien zijn opgesteld. Hiervoor is een modelprojectplan beschikbaar. Een projectplan voor O&O-projecten telt maximaal twintig pagina s. Een projectplan voor een haalbaarheidsstudie telt vijf tot tien pagina s. Wij adviseren u om, voordat u een aanvraag indient, uw projectidee te bespreken met een adviseur van Agentschap NL. Bijlage 3: Begroting In het begrotingsmodel geeft u de kosten van uw project aan en maakt u deze kosten aannemelijk. Dit kunt u doen door in de begroting een onderbouwing te geven en bijvoorbeeld offertes te sturen. U moet in ieder geval voldoen aan de volgende verplichtingen: Stuur van alle partners een begroting op. Geef de kosten voor onderzoek en ontwikkeling bij O&Oprojecten apart aan. Voor onderzoek- en ontwikkelingsactiviteiten gelden verschillende subsidiepercentages. De penvoerder geeft een samenvatting van de totale projectkosten. Bijlage 4: Jaarverslag, jaarrekening en een accountantsrapport Stuur ons per aanvrager of deelnemer een jaarverslag of -rekening en een accountantsrapport over het laatst afgesloten boekjaar. Als dit via internet verkrijgbaar is, of als u dit al eerder aan Agentschap NL heeft verstrekt, kunt u hiernaar verwijzen. Bedrijven jonger dan één jaar moeten een businessplan en openingsbalans bijvoegen. Deze stukken gebruiken we bij de beoordeling van uw eigen aandeel in de financiering van het project. Blijkt uit deze stukken niet dat u het eigen aandeel kunt financieren? Stuur dan andere bewijsstukken mee, bijvoorbeeld een bankafschrift. Bijlage 5: Overige bijlagen Wij raden u aan stukken, die belangrijk zijn voor het project, ter onderbouwing mee te sturen. Voorbeelden hiervan zijn: Offertes Toezeggingen van de bank Uitbestedingsovereenkomst Letter of intent Samenwerkingsovereenkomst Is er nog geen samenwerkingsovereenkomst tussen alle betrokken partijen? Dan adviseren wij u dringend om deze zo snel mogelijk af te sluiten. Goede gezamenlijke afspraken zijn nodig om een project goed uit te voeren. Bovendien bent u verplicht een samenwerkingsovereenkomst op te stellen als u subsidie krijgt toegekend. Mochten er problemen bij de samenwerking ontstaan, dan is het handig om op de gemaakte afspraken te kunnen terugvallen. In een samenwerkingsovereenkomst zijn rechten en plichten van alle betrokkenen vastgelegd. Zo kunt u hier bepaalde aansprakelijkheden regelen. Wij adviseren om de volgende punten in deze overeenkomst op te nemen: De deelnemers in het samenwerkingsverband De doelstelling van de samenwerking De manier waarop u samenwerkt De duur van de samenwerking De onderlinge verdeling van kosten en risico s De onderlinge verdeling van de subsidie De onderlinge verdeling van de intellectuele eigendomsrechten. Dit is verplicht als een van overheidswege gefinancierde onderzoeksorganisatie deel uit maakt van het samenwerkingsverband. 4.3 Als uw project subsidie krijgt toegekend Als uw project voor subsidie in aanmerking komt, krijgt u dit bedrag in delen uitgekeerd. Aanvragers en partners krijgen automatisch een voorschot binnen twee weken na aanvang van de activiteiten. Voor haalbaarheidsstudies krijgt u dan 90 procent van de verleende subsidie. Bij O&O-projecten krijgt u 90 procent van het bedrag, waarvoor u dat kwartaal maximaal in aanmerking komt. Vervolgens krijgt u twee weken na de start van een nieuw kwartaal (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober) op dezelfde manier een voorschot. Het totaal van de voorschotten bedraagt maximaal 90 procent van de subsidie. De laatste 10 procent van het subsidiebedrag wordt pas na afsluiting en bij vaststelling van het project uitbetaald. Houd er rekening mee dat als uw project subsidie krijgt, u aan een aantal verplichtingen moet voldoen. De belangrijkste zijn: U houdt een adequate projectadministratie bij, inclusief een sluitende urenadministratie. U voert het project uit volgens het projectplan en conform de bepalingen in de beschikking. Voor eventuele wijzigingen in de uitvoering van het project vraagt u vooraf schriftelijk toestemming aan Agentschap NL. 11 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
U dient tot vijf jaar na de subsidievaststelling te zorgen voor een verantwoord gebruik van de uit het project voortvloeiende resultaten overeenkomstig de subsidieaanvraag. Dit gaat onder andere om een adequate tenaamstelling en bescherming van de uit het project voortvloeiende intellectuele eigendomsrechten. Voor O&O-projecten dient u na afloop van elk jaar schriftelijk te rapporteren over de voortgang van het project. Het model voor de voortgangsrapportage kunt u vinden op www.agentschapnl.nl/eos. Voor haalbaarheidsstudies dient u alleen een eindrapportage te schrijven. Aan het einde van het project verstrekt u binnen dertien weken een eindverslag en een eindafrekening. Als een aanvrager of deelnemer meer dan 125.000 subsidie ontvangt over zijn deel, dan moet hij ook een accountantsverklaring aanleveren. 4.4 Wat gebeurt er bij afwijzing van uw aanvraag? In het geval van een afwijzing van uw subsidieverzoek ontvangt u schriftelijk bericht in de vorm van een beschikking. U kunt dan telefonisch een nadere toelichting krijgen op de afwijzing. Afhankelijk van de reden voor afwijzing, bekijken wij samen met u of opnieuw indienen (in een volgende tender) zinvol is. Hierbij dient u er rekening mee te houden, dat bij een eventuele tweede indiening al gemaakte kosten niet voor subsidie in aanmerking komen. Ook kunnen wij u informeren over mogelijkheden van andere subsidieregelingen. 12 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
Bijlage 1 Overzicht met alle speerpunten van het EOS-onderzoeksprogramma lange termijn onderzoek en korte termijn onderzoek en ontwikkeling. Speerpunt 1 Bioraffinage 2 Geïntegreerde concepten voor teelt, oogst en raffinage van aquatische biomassa 3 Beschikbaarheid, maatschappelijke aanvaardbaarheid, infrastructurele inpassing van biomassa 4 Brandstofcel PEMFC SOFC MFC 5 Waterstofproductie en geavanceerde conversie 6 Waterstofinfrastructuur: netwerken en opslag 7 Vergassing, gasreiniging, -conditionering en syngasproductie en -toepassing 8 Transport en distributie van energie (transitie en exploitatie van de energie-infrastructuur) 9 Zon PV: (multi)kristallijn-silicium PV-technologie 10 Zon PV: dunnefilm PV-technologie 11 Windconversie offshore (ontwerpkennis en netinpassing 6 GW tot 20 GW) 12 Elektriciteit en warmte uit biomassa 13 Membraanscheiding 14 Procesintensificatie 15 Warmtehuishouding in de industrie 16 Thermische behandelingsprocessen 17 Systeembenadering in de industrie 18 Integrale systemen en concepten voor nieuw te bouwen of te renoveren gebouwen, wijken of bedrijventerreinen 19 Innovatieve systemen en componenten 20 Elektrisch rijden en rijden op waterstof, biogas en hogere blends biobrandstoffen 21 C02-scheiding, transport en veilige opslag ondergronds 22 C02-afvang 23 Geavanceerde kolenconversie met C02-afscheiding 24 Aardgasconversie, gasturbinetechnologie 25 Systeembenadering in de glastuinbouw, inclusief warmtehuishouding Groene Grondstoffen Nieuw Gas Duurzame Elektriciteitsvoorziening Ketenefficiency Gebouwde Omgeving Duurzame Mobiliteit Carbon Capture and Storage Kas als Energiebron 13 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
Bijlage 2 MKB-toets MKB-definitie gebaseerd op EG-Verordening 70/2001 en Verordening 364/2004 Binnen de regeling EOS: Lange termijn krijgen MKB-ondernemingen extra aandacht. MKB-ondernemingen die deelnemen aan een onderzoeksproject (i.e. hun eigen projectaandeel betalen) krijgen een toeslag van 10 procent voor hun aandeel in de projectkosten voor industrieel onderzoek. Aan de hand van het schema hieronder kunt u zien of uw onderneming wordt aangemerkt als MKB-onderneming. 1. Heeft de aanvrager meer dan 250 medewerkers in dienst? ja nee 2. Bedraagt de jaaromzet meer dan 50 miljoen? of Bedraagt het balanstotaal meer dan 43 miljoen? nee ja Beschikken (geen MKB-er) 3. Is de aanvrager een verbonden onderneming (zie schema 2)? ja nee 4. Is de aanvrager een partner onderneming (zie schema 3)? nee ja Blijven de opgetelde waardes van de ondernemingen onder de bij 1 en 2 genoemde grenzen? ja nee MKB-er 14 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
Verklarende woordenlijst Aanvrager Een onderneming die in Nederland is gevestigd. Bij een haalbaarheidsstudie moet de aanvrager een in Nederland gevestigde MKB-onderneming zijn. Zie ook Penvoerder. Ook vennootschappen kunnen als aanvrager optreden. Concurrentiële ontwikkeling Zie Ontwikkeling Deelnemer (mede-aanvrager) Een natuurlijke persoon of rechtspersoon neemt deel aan het samenwerkingsverband voor eigen kosten en risico en hanteert geen commerciële tarieven. Derden (sub-contractant) Derden voeren een deel van het project uit in opdracht en op kosten van de aanvrager of een deelnemer. Met een derde kan een uitbestedingsovereenkomst gesloten worden. Experimentele ontwikkeling Zie Ontwikkeling Groep Een groep is een economische eenheid waarin organisatorisch zijn verbonden: een natuurlijke persoon of privaatrechtelijke rechtspersoon, die direct of indirect: - meer dan de helft van het geplaatste kapitaal verschaft aan, - volledig aansprakelijk vennoot is van, of - overwegende zeggenschap heeft over een of meer rechtspersonen of vennootschappen, en laatst bedoelde rechtspersonen of vennootschappen. Haalbaarheidsstudie In een haalbaarheidsstudie wordt een studie gedaan naar de technische en economische haalbaarheid van een O&O-traject. In sommige gevallen kan ook onderzoek naar mogelijkheden voor samenwerking of naar de duurzaamheidseffecten van belang zijn. Een haalbaarheidsstudie kan alleen worden aangevraagd door een MKB-onderneming. Industrieel onderzoek Zie Onderzoek Kennisinstelling 1. Een in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek genoemde instelling voor hoger onderwijs. 2. Een andere dan onder 1 bedoelde geheel of gedeeltelijk door de rijksoverheid gefinancierde onderzoeksinstelling die activiteiten verricht met als doel de algemene wetenschappelijke en technische kennis uit te breiden. 3. Een geheel of gedeeltelijk door een andere staat gefinancierde openbare instelling voor hoger onderwijs gelijkwaardig aan een instelling als bedoeld onder 1. 4. Een geheel of gedeeltelijk door een andere staat gefinancierde onderzoeksinstelling die activiteiten verricht met als doel de algemene wetenschappelijke en technische kennis uit te breiden. Letter of intent Een door de buitenlandse partners ondertekende verklaring waarin de activiteiten beschreven worden die het bedrijf of instelling ten behoeve van het project zal uitvoeren. MKB-onderneming Onder een kleine of middelgrote onderneming in de zin van de verordeningen 70/2001 en 364/2004 van de Europese Commissie inzake staatssteun voor kleine of middelgrote onderneming wordt verstaan een onderneming die: minder dan 250 werknemers heeft en een jaaromzet heeft van niet meer dan 50 miljoen óf een jaarlijks balanstotaal heeft van niet meer dan 43 miljoen, en niet voor 25 procent of meer van het kapitaal of van de stemrechten in handen is van één of meerdere ondernemingen die niet aan deze definitie voldoen, met uitzondering van openbare participatiemaatschappijen, van ondernemingen van risicokapitaal of van institutionele beleggers, indien deze individueel noch gezamenlijk in enig opzicht zeggenschap over de onderneming hebben (zie ook de MKB-toets). Ondernemer Een natuurlijke persoon of rechtspersoon (niet zijnde een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld) die een onderneming in stand houdt (niet zijnde een onderneming die bij regeling van de Minister van Economische Zaken is uitgesloten). Onderzoek- en Ontwikkelingsproject (O&O-project) Een O&O-project is een voor Nederland nieuwe, planmatige activiteit, die bestaat uit industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling. In deze handleiding hanteren we dezelfde definities voor onderzoek en ontwikkeling als de Europese Commissie in de Communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek en ontwikkeling. 15 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
Onderzoek In deze handleiding bedoelen we met onderzoek industrieel onderzoek: het opdoen van nieuwe technische en wetenschappelijke kennis met het doel deze te gebruiken bij de ontwikkeling van nieuwe producten, processen of diensten of om bestaande producten, processen of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Ontwikkeling In deze handleiding bedoelen we met ontwikkeling experimentele ontwikkeling: het omzetten van de resultaten van industrieel onderzoek in plannen, schema s of ontwerpen voor nieuwe, gewijzigde of verbeterde producten, processen of diensten. Experimentele ontwikkeling staat dicht bij de markt. Het omvat nog de fabricage van een initieel prototype dat niet voor commerciële doeleinden kan worden aangewend. De ontwikkeling van commercieel bruikbare prototypes en proefprojecten valt wel onder experimentele ontwikkeling indien het prototype het commerciële eindproduct is en de productie ervan te duur is om alleen voor demonstratie- en validatiedoeleinden te worden gebruikt. Bij commercieel gebruik van demonstratie- of proefprojecten worden eventuele inkomsten die hieruit voortvloeien, op de in aanmerking komende kosten in mindering gebracht. De kosten van de experimentele ontwikkeling en het testen van producten, processen en diensten komen eveneens in aanmerking, voor zover deze niet voor industriële toepassing of commerciële exploitatie kunnen worden gebruikt of geschikt gemaakt. Onder experimentele ontwikkeling wordt niet verstaan routinematige of periodieke wijzigingen van bestaande producten, productielijnen, fabricageprocessen of diensten en andere courante werkzaamheden, zelfs indien deze wijzigingen verbeteringen kunnen zijn. Partner Een partner is een deelnemer die voor eigen rekening en risico deelneemt aan een project. Dit kan zowel een onderneming als een kennisinstelling zijn. In het geval van een kennisinstelling komt het hele project in aanmerking voor 10% extra subsidie. Penvoerder Een van de deelnemers in een project dat uitgevoerd wordt door een samenwerkingsverband. De penvoerder dient mede namens de andere deelnemers de aanvraag in verzorgt de correspondentie en de rapportage. De penvoerder zorgt ook voor de verdeling van de subsidie over de deelnemers. De penvoerder is altijd een onderneming, en voor haalbaarheidsstudies een MKBonderneming. Project Een voor Nederland nieuw, planmatig geheel van activiteiten, dat bestaat uit industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling of een combinatie van beide (O&O-project), of uit een haalbaarheidsstudie. Projectkosten Kosten die een subsidieontvanger na de indiening van de aanvraag heeft gemaakt en betaald en die noodzakelijk zijn en rechtstreeks aan de uitvoering van het samenwerkingsproject zijn toe te rekenen. De kosten bestaan uit: Loonkosten, waarbij de volgende methodieken worden geaccepteerd: 1. Integrale kostensystematiek 2. Loonkosten + 50 procent opslagsystematiek 3. Vast uurtarief van 35,00 Kosten van machines en apparatuur. Kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen. Aan derden verschuldigde kosten. Samenwerkingsverband Een verband dat bestaat uit ten minste twee niet in een groep verbonden natuurlijke personen of rechtspersonen onder wie ten minste één onderneming dat geen rechtspersoonlijkheid bezit. Speerpunt Onderzoeksgebied dat een grote bijdrage levert aan verduurzaming van de energiehuishouding en waarop Nederland een goede kennispositie heeft. De speerpunten staan beschreven in het EOS-onderzoeksprogramma. Dat is te vinden op www.agentschapnl.nl/eos. Tender Periode waarin u een subsidieaanvraag kunt indienen. Uitbesteding Een relatie tussen een onderneming, die een project voor eigen rekening en risico uitvoert, en een derde, aan wie de onderneming een deel van de activiteiten van dat project uitbesteedt. De onderneming dient zelf ook O&Owerkzaamheden in het project uit te voeren. De onderneming mag niet verbonden zijn met de derde in een commanditaire vennootschap, vennootschap onder firma of maatschap. De uitbestedingrelatie moet zijn vastgelegd in een uitbestedingovereenkomst. Uitbestedingsovereenkomst Bij uitbesteding van essentiële onderdelen van het project aan derden moet u een overeenkomst tot uitbesteding sluiten als u subsidie krijgt toegekend. Essentiële uitbestedingen zijn uitbestedingen die een belangrijke bijdrage leveren aan het slagen van het project. Ook uitbestedingen met een grote omvang (meer dan 10 procent) ten opzichte van het totale project vallen hieronder. Niet-essentiële uitbestedingen worden bij de beoordeling van de samenwerking buiten beschouwing gelaten. 16 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Korte Termijn Onderzoek
Dit is een publicatie van: Agentschap NL NL Energie en Klimaat Croeselaan 15 Postbus 8242 3503 RE Utrecht T 088 602 25 33 www.agentschapnl.nl/eos Agentschap NL februari 2010 Publicatie-nr. 2EOSK1001 Hoewel deze publicatie met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten. Agentschap NL is een agentschap van het ministerie van Economische Zaken. Agentschap NL voert beleid uit voor diverse ministeries als het gaat om duurzaamheid, innovatie en internationaal. Agentschap NL is hét aanspreekpunt voor bedrijven, kennisinstellingen en overheden. Voor informatie en advies, financiering, netwerken en wet- en regelgeving. De divisie NL Energie en Klimaat versterkt de samenleving door te werken aan de energie- en klimaatoplossingen van de toekomst.