Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland (BSGR) Interim-controle 2016 Rapportage aan de directie en het dagelijks bestuur
Ernst & Young Accountants LLP Wassenaarseweg 80 2596 CZ Den Haag, Netherlands Postbus 90636 2509 LP Den Haag, Netherlands Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 41 87 ey.com VERTROUWELIJK De directie en het dagelijks bestuur van Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland T.a.v. mevrouw drs. E.T.M. van Kesteren Postbus 1141 2301 BC LEIDEN Den Haag, 11 november 2016 DPES-AFKNJM/mme Geachte directie, geacht bestuur, U heeft ons opdracht verstrekt om de jaarrekening 2016 van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (hierna: BSGR) te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het dagelijks bestuur. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelf controlerend vermogen van uw organisatie. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid Met vriendelijke groet, Ernst & Young Accountants LLP w.g. drs. M.E. van Kimmenade RA MGA Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.
Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Aandachtspunten jaarrekening 2016 3 2.1 Wijzigingen in de controlestandaarden 3 2.2 Wijziging EU aanbesteden 2b-diensten 3 3 Administratieve organisatie en interne controle 4 3.1 Administratieve organisatie 4 3.1.1 Uw organisatie en de risico s 4 3.1.2 Processen in scope 4 3.1.3 Procesbeschrijvingen en beheersmaatregelen 4 3.2 Interne controle 5 4 (Opvolging) bevindingen interim-controle 5 4.1 Uitkomsten interim-controle 5 4.2 Inkoop- en aanbestedingsproces 6 4.2.1 Opzet en uitvoering inkoopproces 6 4.2.2 Prestatieleveringen 6 4.2.3 Betaalproces 6 4.3 Invorderingsopbrengsten 7 5 IT-beheersing 7 6 Fiscale aangelegenheden 7 7 Voortgang jaarrekeningcontrole 7 Totaal aantal pagina s in dit rapport: 8
Pagina 3 1 Inleiding In onze managementletter informeren wij u over onze bevindingen op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in 2016. Onze bevindingen vloeien voort uit onze werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole 2016. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de BSGR en omvatten daarom niet alle zaken die bij een specifiek op de organisatie gericht onderzoek naar voren zouden komen. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen opleveren voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan rapporteren wij u daar direct over. Dit is niet aan de orde geweest. Wij volgen de wijze waarop binnen uw organisatie wordt omgegaan met punten uit eerdere managementletters. Wij stellen dergelijke punten opnieuw aan de orde indien wij van mening zijn dat nadere aandacht van het management nog steeds op zijn plaats is. Deze managementletter bevat de bevindingen zoals tot dusverre opgedaan. Na afloop van de jaarrekeningcontrole zullen wij in ons accountantsverslag een samenvatting opnemen van de belangrijkste bevindingen en de follow-up die daarop heeft plaatsgevonden. Wij wijzen u erop dat een managementletter van nature kritisch van aard is, omdat deze zich richt op te verbeteren aspecten. 2 Aandachtspunten jaarrekening 2016 Wij stellen onze controleaanpak op aan de hand van een risicoanalyse vanuit de jaarrekening 2015 en de begroting 2016. Dit betekent dat wij niet alle processen en risico s, die voor u als organisatie relevant zijn, adresseren in de controle van de jaarrekening. De risicoanalyse is een iteratief proces en stellen wij gaandeweg bij indien nodig. Afhankelijk van de beheersing van de risico s binnen uw organisatie voeren wij een procesgerichte en /of gegevensgerichte controle uit. 2.1 Wijzigingen in de controlestandaarden Verwachte aanpassingen in de controlestandaarden inzake door de accountant uit te voeren werkzaamheden ten aanzien van het bestuursverslag leiden mogelijk tot uitbreiding van onze controlewerkzaamheden. Over het verslaggevingsjaar 2016 wordt de accountant verplicht in de controleverklaring zekerheid te verschaffen dat in het bestuursverslag geen materiële onjuistheden zijn opgenomen. De exacte invulling van deze controlestandaarden wordt in het najaar van 2016 nog nader uitgewerkt door de NBA. Wij hebben dit met u besproken en aangegeven u te informeren zodra bekend is welke impact dit heeft op (de controle van) het bestuursverslag. 2.2 Wijziging EU aanbesteden 2b-diensten Voorheen gold een verlicht regime voor 2b-diensten in het kader van de Europese aanbestedingswetgeving. Vanaf 18 april 2016 is het huidige regime niet meer van toepassing en zijn de normale Europese aanbestedingsregels van toepassing op 2b-diensten. Als uitzondering hierop gelden sociale en andere specifieke diensten waarvoor nog steeds een verlicht regime geldt.
Pagina 4 Wij hebben met u besproken dat de BSGR op dit moment het inkoop- en aanbestedingsbeleid herziet op basis van de gewijzigde EU aanbestedingswetgeving. Zowel het externe alsook het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid is thans onderwerp van het normenkader en dus van de accountantscontrole. In de vergadering van het dagelijks bestuur op 24 november 2016 zal het gewijzigde inkoop- en aanbestedingsbeleid (met terugwerkende kracht tot 1 juli 2016) worden vastgesteld en derhalve bepalend zijn als normenkader voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2016 vanaf 1 juli 2016. Het oude inkoopbeleid is als normenkader voor de accountantscontrole van belang voor de periode 1 januari 2016 tot en met 30 juni 2016. 3 Administratieve organisatie en interne controle 3.1 Administratieve organisatie 3.1.1 Uw organisatie en de risico s Naar de aard van uw organisatie betreffen de inkoop- en personeelskosten het belangrijkste deel van de verantwoorde kosten in de jaarrekening van de BSGR. Op het gebied van rechtmatigheid is het voor uw organisatie van belang dat wordt voldaan aan de nationale en Europese aanbestedingsregels alsmede de Wet Normering Topinkomens (WNT) en andere aan arbeids- en sociale issues gerelateerde wet- en regelgeving. Voorts is het interne inkoopbeleid van de BSGR onderdeel van het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole. De risico inschatting voor de jaarrekening controle 2016 is gebaseerd op voornoemde punten. Hieruit leiden wij de volgende risico s af voor de controle: Voor de controle van de naleving van de WNT gelden zeer lage materialiteitsgrenzen. Dit maakt dat wij de naleving van de WNT in het algemeen als verhoogd risico moeten aanmerken. Beïnvloeding van het management dienen wij tevens in het algemeen als verhoogd risico aan te merken. Als wij dit vertalen naar de jaarrekening van de BSGR dan onderkennen wij de mogelijke invloed van het management bij de hoogte van de voorziening van de invorderingsopbrengsten. De BSGR is zich tevens van deze risico s bewust. 3.1.2 Processen in scope Op basis van de aard van uw organisatie en de risico s die wij in het kader van de getrouwheid en rechtmatigheid onderkennen, zijn de volgende processen relevant in het kader van de jaarrekeningcontrole: Administratie, verslaglegging, begrotings- en budgetbeheer en financiële rapportage (hierna: FSCP). Inkopen en aanbesteding. Betalen. Personeel. WNT. Voor de detailbevindingen die wij op basis van de interim-controle hebben geconstateerd verwijzen wij naar hoofdstuk 4 van deze managementletter. 3.1.3 Procesbeschrijvingen en beheersmaatregelen De BSGR beschikt momenteel over een procesbeschrijving voor het inkoop- en aanbestedingsproces en een werkinstructie voor het personeelsproces en het declaratieproces. Voor de WNT is geen werkinstructie opgesteld.
Pagina 5 Voor uw organisatie is het van belang dat u procesbeschrijvingen opstelt en daarin tevens uitwerking geeft aan risico s en beheersmaatregelen in de processen. Wij adviseren u om bij het beschrijven van de opzet van het proces de taken en verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast te leggen teneinde te waarborgen dat de procesrisico s worden gemitigeerd op het daartoe geëigende niveau in uw organisatie. Daarbij is het tevens relevant om de beheersmaatregelen duidelijk te beschrijven vanuit de vier w-vragen: wie?, wat?, waar? en hoe? (werkinstructies inclusief documentatie). Deze diepgang is vanuit het perspectief van interne beheersing alsook voor de accountantscontrole noodzakelijk om te kunnen steunen op de effectiviteit van de ingeregelde beheershandelingen. Betreffende de beschrijving van het inkoop- en aanbestedingsproces zal het geldende interne inkoop- en aanbestedingsbeleid moeten worden verankerd in het proces van de werkinstructies. Dat wil zeggen dat in opzet op een duidelijke wijze wordt beschreven hoe de procesgang is vormgegeven en voorzien van interne beheersmaatregelen en documentatievereisten voor enkelvoudige-, meervoudige-, nationale- en Europese aanbestedingen (toetsingskader). Tevens adviseren wij u voor de inkopen de interne controle op de prestatielevering uit te werken in werkinstructies en daarbij op praktische wijze invulling te geven aan de documentatie van de controle op de verschillende soorten van prestaties. Wij adviseren u dit in het najaar 2016 met hoge prioriteit uit te werken. 3.2 Interne controle Uw controller heeft in 2016 verbijzonderde IC-werkzaamheden uitgevoerd aan de hand van het interne controleplan. In het controleplan is nog in onvoldoende mate een risicoanalyse per proces opgenomen. Een risico-inschatting per proces betekent dat op basis van de getrouwheids- en rechtmatigheidscriteria de controlerisico s worden onderkend om zodoende per mitigerende beheersmaatregel de controlewerkzaamheden te plannen. Een goede risicoanalyse geeft richting aan de controlewerkzaamheden en resulteert in een beter inzicht van de resterende risico s voor de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving. De BSGR zal in 2017 de risico analyse in het interne controleplan opnemen. De uitkomsten van de verbijzonderde IC werkzaamheden worden besproken in de MT-vergaderingen en de uitkomsten hiervan zijn opgenomen in de notulen. De actie en reactie komt terug in de volgende MT-vergaderingen en in de notulen. 4 (Opvolging) bevindingen interim-controle 4.1 Uitkomsten interim-controle Ten opzichte van 2015 constateren wij dat uw organisatie voortdurend streeft naar verbetering van de interne beheersing van de processen. Wij constateren dat er vanuit de financiële afdeling, het management en de directie veel aandacht is voor continuering van de in het verleden ingezette verbeteringen alsook de actuele (financiële) stand van zaken. Onze eerste bevindingen in het kader van de controle van de jaarrekening 2016 lichten wij hieronder in detail toe.
Pagina 6 4.2 Inkoop- en aanbestedingsproces 4.2.1 Opzet en uitvoering inkoopproces Wij constateren dat het aanbestedingsproces in opzet is verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. Het is een goede ontwikkeling dat zowel het contractenregister als de crediteurenscan vast onderdeel zijn van de MT-vergaderingen. Voor de interne analyse wordt gebruik gemaakt van spendanalyses. Daarbij wordt een link gelegd naar het contractenregister. Voorts worden ontvangen facturen altijd met het contract afgestemd alvorens goedkeuring voor betaling wordt gegeven. Dit betekent dat contracten in het inkoopproces voortdurend worden geraadpleegd. De organisatie heeft hiermee de volledigheid van de contracten goed in beeld en kan tijdig de afweging maken voor nieuwe aanbestedingen. Voor de uitvoering van de crediteurenscan wordt lijstwerk gehanteerd. Hierbij is het van belang dat de betrouwbaarheid wordt vastgesteld door aansluiting met de financiële administratie. De timing van het draaien van de lijst is daarbij relevant en in 2016 niet altijd goed vastgelegd. Wij adviseren voor de analyses in het aanbestedingsproces het lijstwerk altijd eerst aan te sluiten op de financiële administratie en via printscreens de selectiemethode goed vast te leggen en achteraf controleerbaar te maken. Wij kunnen op grond van de vermelde bevinding inzake de crediteurenscan niet steunen op de controles in het aanbestedingsproces voor het eerste deel van 2016. Om die reden hanteren wij een gegevensgerichte aanpak (tenminste voor het eerste deel 2016) om vast te stellen dat voor alle aanbestedingen aan de rechtmatigheidsvereisten wordt voldaan. Indien de vastlegging voor het tweede deel van 2016 inzake het lijstwerk wel als zodanig is, kan het zijn dat wij voor dit deel van het jaar wel gebruik kunnen maken van de controles. 4.2.2 Prestatieleveringen Wij hebben vernomen dat afdelingshoofden, als onderdeel van de factuurcontrole, dienen vast te stellen dat prestatielevering heeft plaatsgevonden. Wij hebben hierop bij de interim-controle controles verricht. Daarbij hebben wij geconstateerd dat onderliggende documenten, waarmee de prestatie moet worden aangetoond, niet altijd aanwezig waren op het moment van de beheershandeling. Voorbeelden zijn dat de pakbon niet altijd is bijgevoegd bij levering van goederen. Wij hebben u geadviseerd de interne controle op de prestatielevering uit te werken in werkinstructies en daarbij op praktische wijze invulling te geven aan de documentatie van de controle op de verschillende soorten van prestaties. Wij hebben de uitkomsten van onze controle op de prestatielevering met u doorgenomen en stellen vast dat u de prestatieleveringen niet in alle gevallen (zichtbaar) documenteert zodat wij hierop kunnen steunen als zijnde effectieve beheersmaatregel. Wij voeren de controle op de prestatielevering gegevensgericht uit. 4.2.3 Betaalproces In het betaalproces hebben wij vastgesteld dat de betaaladvieslijst in 2016 drie maal niet zichtbaar is gecontroleerd met achterliggende bescheiden. Dit was wel onderdeel van de procedure. Hierdoor bestaat een risico dat onterechte betalingen worden verricht. Dit risico schatten wij in als beperkt doordat sprake is van mitigerende overige beheersmaatregelen; In het betaalproces controleren de afdelingshoofden door middel van een deelwaarneming of er geen onterechte betalingen zijn. De directrice controleert alle facturen en tekent deze af alvorens deze de betaalbatch in gaan. Daarnaast controleert de directrice de betaallijsten op plausibiliteit en tekent zij deze af. Tevens voert de controller een integrale controle op de crediteuren stamgegevens uit.
Pagina 7 Wij adviseren u te waarborgen dat de betaaladvieslijst te allen tijden op basis van de geldende procedure wordt gecontroleerd. Tevens adviseren wij u om tijdens onze update test (achteraf) aan te tonen dat hetgeen betaald is ook aansluit met de achterliggende bescheiden om zo (achteraf) vast te stellen dat de betaling op basis van de juiste onderbouwingen heeft plaats gevonden. 4.3 Invorderingsopbrengsten In ons accountantsverslag over 2015 hebben wij geadviseerd gedurende het jaar overleg te hebben met de deelnemers over het inschatten van de invorderingsopbrengsten, omdat blijkt dat de werkelijke opbrengsten de afgelopen jaren hoger zijn geweest dan begroot. In uw zeven-maandsrapportage is opgenomen dat de invorderingsopbrengsten naar verwachting hoger zullen zijn dan initieel begroot. Hiervoor is in 2016 een begrotingswijziging doorgevoerd, waarbij de begrote opbrengsten zijn verhoogd van 1,1 miljoen naar 1,7 miljoen. Dit heeft tussentijds geleid tot een neerwaartse bijstelling van de deelnemersbijdragen in het laatste kwartaal. 5 IT-beheersing Gedurende onze interim-controle hebben wij geen IT-auditwerkzaamheden verricht, omdat het boekhoudpakket zich (nog) niet leent om deze controles in te bouwen. Daarom is het meer efficiënt om de controle gegevensgericht uit te voeren en tijdens de controle extra aandacht te besteden aan de betrouwbaarheid van het gehanteerde lijstwerk (zowel voor de controles als voor de jaarrekeningdossiers). 6 Fiscale aangelegenheden Per 1 januari 2016 heeft de (semi-)publieke sector door een wetswijziging op grote schaal te maken gekregen met belastingplicht voor de vennootschapsbelasting (Vpb). Een belangrijke vraag in dit verband is: Welke activiteiten worden belast met Vpb? U heeft uw casus afgestemd met de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft u op 21 juli 2016 schriftelijk geïnformeerd dat geen sprake is van deelname aan het economisch verkeer en derhalve geen Vpb-plicht bestaat. Wij adviseren u bij wijziging in uw werkzaamheden altijd na te gaan of deze uitspraak gehandhaafd blijft. Ten aanzien van de verdeling van de btw heeft u met de Belastingdienst afgesproken op 24 november 2016 in gesprek te gaan over de systematiek en de gehanteerde percentages, waarbij de toetreding van de gemeente Waddinxveen meegenomen wordt. Op dit moment is de verwachting dat de systematiek gaat wijzigen. Voorgesteld wordt om de Btw te verdelen op basis van de deelnemersbijdragen. Wij zullen over dit onderwerp in contact met u blijven. 7 Voortgang jaarrekeningcontrole In februari 2017 zullen wij de afsluitende balanscontrole van de jaarrekening 2016 uitvoeren. Voor die tijd dienen wij de noodzakelijke aanvullende en of gegevensgerichte controles nog uit te voeren dan wel af te ronden. Hierover zullen wij nadere planningsafspraken met u maken.
Pagina 8 Ten aanzien van de controle van de jaarrekening hanteren wij de onderstaande uitgangspunten en de met u gemaakte afspraken: Bij de start van de controle is een volledig gedocumenteerde conceptjaarrekening beschikbaar. De totstandkoming en onderbouwing van de jaarrekening is zichtbaar ontleend aan de financiële administratie. Hierbij zijn posten onderbouwd en gespecificeerd en gedocumenteerd in een centraal jaarrekeningdossier (hardcopy dan wel digitaal). Wij verstrekken in november 2016 een lijst met op te leveren stukken voor de balanscontrole (zogenoemde cliënt assistance letter) en de afwikkeling van de gegevensgerichte controles. Tevens stemmen wij dan met u af in hoeverre u de in deze managementletter opgenomen bevindingen heeft kunnen opvolgen en wanneer wij de gegevensgerichte controles uitvoeren. De uitkomsten daarvan zijn bepalend voor de werkzaamheden die wij per jaareinde nog (aanvullend) moeten verrichten ter afwikkeling van de controle van de jaarrekening 2016.