Informatiepakket ODIOM-bestuur 2012-2013
Voorwoord Lief lid, Wat leuk dat je geïnteresseerd bent in een bestuursfunctie binnen studievereniging ODIOM, de studievereniging voor studenten van Pedagogische Wetenschappen en Onderwijskunde, de Academische Opleiding Leraar Basisonderwijs en studenten die deelnemen aan het SPOprogramma. Voor je ligt het informatiepakket betreffende een bestuursfunctie binnen de vereniging. Hierin vind je meer informatie over de vereniging zelf, het bestuur in het algemeen en staan de verschillende bestuursfuncties beschreven. Tot slot vind je hierin de gang van zaken bij de sollicitatieprocedure. Hiermee hopen wij je een beeld te geven van wat een bestuursfunctie inhoudt. Heb je na het lezen nog vragen? Kijk dan op de site of neem contact op met het bestuur. Kom dan langs tijdens de hokuren (elke werkdag van 12.00 14.00) of maak met een bestuurslid een afspraak om je vragen uitgebreid te laten beantwoorden. Tevens zal er een bestuur-theeleutmiddag gehouden worden op woensdag 22 februari van 13:00 tot 15:00. Tijdens deze middag zal elk bestuurslid aanwezig zijn om al je vragen te beantwoorden. Ook zal er op donderdag 23 februari om 10:00 een open bestuursvergadering plaatsvinden, waarbij je een beeld kan krijgen van hoe dat er aan toe gaat. Wij kijken uit naar je sollicitatie! Liefs, het 10 e ODIOM-bestuur Jessica Boer - Voorzitter Esther Hoezen - Secretaris Xandra Otter - Penningmeester Anne Have Commissaris Interne Contacten Linda Dijkslag Commissaris Externe Contacten
Over ODIOM ODIOM is de studievereniging van de opleiding Pedagogische Wetenschappen & Onderwijskunde aan de Rijksuniversiteit te Groningen. Sinds juni 2010 behoren ook studenten van de AOLB en studenten die behoren tot het SPO-programma bij ODIOM. De vereniging bestaat uit ruim 700 leden. ODIOM is opgericht op 23 mei 2003. De vereniging is ontstaan na de invoering van de brede bachelor "Pedagogische Wetenschappen & Onderwijskunde" aan de Rijksuniversiteit Groningen en komt voort uit STUVO. ODIOM is vernoemd naar OPERA DIDACTICA OMNIA (1657), de verzamelde werken van de theoloog, filosoof en pedagoog Comenius. Het doel van de vereniging is het bevorderen van de contacten tussen en het stimuleren, ondersteunen en het behartigen van de belangen van de studenten behorende tot de opleidingen Pedagogische Wetenschappen & Onderwijskunde en de Academische Opleiding Leraar Basisonderwijs aan de Rijksuniversiteit Groningen en studenten die een schakelprogramma volgen bij de Stichting voor Pedagogische Onderwijs te Groningen. ODIOM heeft 16 commissies en 8 structuren en overige organen. Hiermee worden een tal van activiteiten en evenementen georganiseerd, zowel studiegerelateerde als sociale activiteiten. Met bijna 90 actieve leden is ODIOM een sterk groeiende vereniging en nog volop in ontwikkeling!
ODIOM-bestuur Een bestuursjaar binnen Studievereniging ODIOM betekent een jaar vol nieuwe ervaringen en nieuwe inzichten. In dit jaar zal je op verschillende vlakken uitgedaagd worden en veel ervaring opdoen op het gebied van beleidvorming, het werken in teamverband en het motiveren en begeleiden van anderen. Een bestuursjaar is uitdagend, leerzaam en ook zeker gezellig. In dit jaar kun je jezelf op verschillende vlakken verder ontwikkelen en deze ervaringen kun je in de rest van je studie en werk meenemen. Naast deze persoonlijke ontwikkeling is bestuur zijn een zeer sociale bezigheid en je zult hordes nieuwe mensen leren kennen. Contacten lopen uiteen van gesprekken met de faculteit en commissies tot contact met andere besturen en bedrijven. Het bestuur heeft vijf verschillende functies. Per functie verschillen de taken, maar er zijn een aantal zaken waar iedereen uit het bestuur mee te maken krijgt. Deze zijn het beleid, inen uitgaande post, hokuren en commissies. Elke week is er een bestuursvergadering waarin alle lopende zaken van de vereniging besproken worden, je elkaar op de hoogte houdt van vorderingen in de commissies en je de actiepunten bespreekt. Daarnaast blik je terug op de vorige week en kijk je alvast vooruit naar wat er nog op de planning staat. Verder worden er in de vergadering vaak gezamenlijke besluiten genomen. Het bestuur is in principe bij alle activiteiten die door ODIOM georganiseerd worden aanwezig. Naast deze activiteiten organiseer je als bestuur verschillende activiteiten voor je leden zoals het Algemene Ledenweekend (ALW). Het contact met je leden is dan ook een zeer belangrijk aspect van het bestuur zijn. Naast het contact met (actieve) leden zal je ook regelmatig contact hebben met andere besturen op bijvoorbeeld constitutieborrels. Een bestuursjaar binnen ODIOM is een parttime functie. Met goed plannen is het zeker mogelijk om vakken naast het bestuur te volgen. Beleid Na de aanstelling als kandidaatsbestuur ga je beginnen met het schrijven van een beleidsplan voor het komende jaar. Met het beleidsplan bepaal je de richting die de vereniging het komende jaar inslaat en kijk je naar welke projecten of zaken extra aandacht verdienen. Ingaande en uitgaande post In een vereniging is er veel correspondentie met externe contacten. Dagelijks gaat er veel post/mail in en uit. De secretaris is verantwoordelijk voor de algemene mail en zorgt er ook voor dat deze mail ofwel beantwoord wordt, ofwel wordt doorgestuurd naar het verantwoordelijke bestuurslid. De overige functies hebben elk een eigen mailaccount.
Iedereen is er ook verantwoordelijk voor dat zijn/haar eigen mail bekeken en beantwoord wordt, bereikbaarheid van het bestuur is namelijk zeer belangrijk. Hokuren Het ODIOM-hok (Grote Rozenstraat 38 kamer 23) is elke dag geopend. Tijdens deze uren hebben leden de mogelijkheid om binnen te komen met vragen of langs te komen voor een kopje koffie of thee. Op deze tijden is er altijd tenminste één bestuurslid aanwezig. Het komt er op neer dat je 1 hokuur per week hebt. Hoe dit verdeeld wordt, beslis je onderling. Daarnaast is er op de woensdag een theeleutmiddag, het hok is dan geopend van 11.00 tot 15.00. Sinds eind 2011 wordt dit op de eerste woensdag van de maand wat uitgebreider aangepakt, je kan hierbij denken aan een spelletjesmiddag of cake versieren. Op de overige woensdagen wordt er geen speciale aandacht aan gegeven en kan het gezien worden als een uitgebreid hokuur. Commissies ODIOM bestaat uit zestien commissies en acht structuren en overige organen. Commissies hebben een eigen budget en worden aangesteld voor een commissiejaar (oktober tot oktober). Structuren bestaan om ondersteunende diensten te verlenen. Commissieleden en bestuursleden kunnen leden van een structuur inschakelen om te helpen met bepaalde zaken. Als bestuur zorg je ervoor dat deze verschillende organen van ODIOM goed naast elkaar functioneren. De Commissaris Interne Contacten is verantwoordelijk voor het grootste aantal van de commissies. Een uitzondering hierop vormt de Congrescommissie en de Jaarvertegenwoordigingen (Voorzitter), Boekencommissie en Structuur Financiële Controle (Penningmeester) en de Almanakcommissie, PdOP-commissie, Redactiecommissie, en Structuur Acquisitie (Commissaris Externe Contacten). Het verantwoordelijk bestuurslid is voor de desbetreffende commissie het aanspreekpunt binnen het bestuur. Diegene is er voor het beantwoorden van vragen en zorgt ervoor dat de samenwerking binnen de commissies soepel verloopt. Commissies Activiteitencommissie Almanakcommissie AOLB-commissie Beroepsvoorbereidingscommissie Boekencommissie Buitenlandse-excursiecommissie Congrescommissie (CoBSS) Diescommissie Feestcommissie
Internetcommissie Introductiecommissie PdOP-commissie Merchandisecommissie Redactiecommissie Sportcommissie Schakelaarscommissie Overige organen Structuur Promotie Structuur Acquisitie Structuur Financiële Controle Raad van Advies Jaarvertegenwoordiging Jaar 1 Pedagogische Wetenschappen Jaar 2 Pedagogische Wetenschappen Jaar 1 AOLB Jaar 2 AOLB Tijdsbesteding en vergoeding Een bestuursjaar bij ODIOM betekent een jaar lang bezig zijn met het besturen van de vereniging. Als bestuur vergader je tenminste één keer per week, daarnaast heb je één keer per week een hokuur en voer je je bestuurstaken uit. Afhankelijk van je functie zijn deze bij de een wat makkelijker in je eigen tijd in te delen dan bij de ander. Naast deze bestuurstaken zijn er ook nog de commissieactiviteiten, feesten en borrels. Een bestuursjaar bij ODIOM houdt een parttime bestuursfunctie in, je kan dus nog prima je studie ernaast doen met goed plannen. Toch is het mogelijk dat je door het doen van een bestuursjaar enige vertraging oploopt in je studie Je krijgt voor het uitvoeren van een bestuursfunctie dan ook een financiële vergoeding. In maart wordt het Kandidaatsbestuur bekend gemaakt tijdens de borrel. Nadat je bent aangenomen op de eerstvolgende ALV zal je al gaan meedraaien en begint de overdrachtsperiode. En eind mei zal de daadwerkelijke overdracht plaatsvinden, zodat je per 1 juni daadwerkelijk als bestuur aan de slag kunt.
Functieverdeling Algemeen Het bestuur bestaat uit vijf verschillende functies. Deze functies zijn: - Voorzitter - Secretaris - Penningmeester - Commissaris interne contacten - Commissaris externe contacten Voorzitter Als voorzitter zorg je ervoor dat alles in goede banen loopt en probeer je op alle zaken goed zicht te houden. Je bent het gezicht van de vereniging. Dit houdt in dat je het praatje houdt bij voorlichtings- en kennismakingsactiviteiten. Je zit bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen (ALV s) voor en maakt hiervoor de agenda. Ook buiten de vereniging heb je contacten met het FVOG (FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen). Het FVOG behartigt de belangen van vele studieverenigingen in Groningen en heeft hiervoor enkele keren per jaar een overleg. Daarnaast heb je ook regelmatig contact met de faculteit, onder andere door middel van overleggen met de opleidingsdirecteur Sip Jan Pijl. Ook organiseer je samen met de faculteit de debatactiviteit en neem je plaats in de organisatie van de Facultaire jaaropening. Verder heb je regelmatig contact met de overige studieverenigingen van de faculteit, VIP en Sociëtas, en het Faculteitsbestuur. Als voorzitter ben je coördinator en contactpersoon voor de Jaarvertegenwoordigingen en organiseer je het Onderwijsplatform. Daarnaast ben je ook de contactpersoon voor de Congrescommissie/CoBSS (Conference of Behavioral and Social Sciences) en neem je hiervoor plaats in de Raad van toezicht. Secretaris Als secretaris ben je het manusje van alles wat betreft het bijhouden van de algemene administratie van de vereniging. Hierbij moet je denken aan het verzorgen van het ledenbestand en de archivering van belangrijke stukken. Daarnaast ben je als secretaris verantwoordelijk voor de notulen van de Algemene Leden Vergaderingen, de notulen van de bestuursvergaderingen, de behandeling van zowel inkomende als uitgaande post en e-
mail, het opstellen en verzenden van de twee wekelijkse nieuwsbrief, het opstellen van de tweemaandelijkse alumninieuwsbrief, het schrijven van het secretarieel jaarverslag en het schrijven en presenteren van het beleidsplan op de ALV. De taken van secretaris hebben zoals je merkt veel te maken met papieren. Een voordeel hiervan is dat de taken goed te plannen zijn en uitgevoerd kunnen worden wanneer jou dat uitkomt. Een taak wat naast de administratieve functie van de secretaris staat is de rol vervullen van ploegleider tijdens de Batavierenrace. Je krijgt de e-mails met de planning en taken die moeten worden gedaan, draagt de taken op aan de Sportcommissie en houdt toezicht op het proces en de vorderingen die zij maken. Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiën binnen ODIOM. In oktober presenteer je de nieuwe begroting, waarin de verwachte inkomsten en uitgaven van de studievereniging voor het komende jaar worden weergegeven. Je hebt regelmatig contact met de commissies over de begroting, inkomsten en uitgaven. De penningmeester zorgt er voor dat diverse facturen op tijd betaald worden, maar ook dat anderen (o.a. sponsoren en leden) hun geld aan ODIOM betalen. Alle transacties op de rekeningen van ODIOM voer je in in een boekhoudprogramma. Je regelt samen met de boekencommissie de boekenverkoop en hebt regelmatig contact met de boekhandel. Als penningmeester houd je de financiële situatie van ODIOM constant in de gaten en probeer je deze te verbeteren zodat de vereniging kan groeien. Commissaris Interne Contacten Als Commissaris Intern ben je de schakel tussen het bestuur en de commissies. De meeste commissies vallen onder jouw verantwoordelijkheid. In het begin van het jaar werf je commissieleden, stel je commissies samen en maak je een jaarplanning. De rest van het jaar houdt je deze planning in de gaten. Eens in de twee maanden organiseer je een voorzittersoverleg voor alle commissies en structuren. Deze zit jij of de voorzitter voor. Daarnaast probeer je zo goed mogelijk op de hoogte te zijn van wat er binnen een commissie gebeurt door mensen te bellen, mailen, aan te spreken, of door notulen op te vragen. Ook houd jij je bestuursgenoten op de hoogte over wat er binnen de commissies speelt. Natuurlijk ben jij voor jouw commissies ook degene die vragen beantwoordt of problemen verhelpt. Daarnaast help je ze met de promotie door de (door hun gemaakte) posters op te hangen. Verder help je met promotie door te flyeren, het gebruik van de schermen op de faculteit en doormiddel van social media.
Commissaris Externe Contacten Als bestuurslid externe contacten zorg je voor alle contacten buiten ODIOM. Je bent, samen met de voorzitter, het gezicht van de vereniging naar buiten toe. De vergaderingen van het FVOG (FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen) woon je bij. En ook het LOOP, Landelijk Overleg Onderwijskunde en Pedagogiek, is iets waar je actief aan deelneemt. Verder begeleid je de PdOP-commissie die de Praktijkdag Onderwijskunde en Pedagogiek organiseert. Ook ontwikkel je het sponsorbeleid van ODIOM. Je neemt zelf plaats in de Structuur Acquisitie, die de sponsoring coördineert. Je zorgt voor de werving van sponsoren en onderhoudt het contact met hen. Daarnaast heeft de Commissaris externe contacten de laatste jaren meer een PR-functie gekregen; ODIOM promoten en zorgen dat ODIOM een professionele uitstraling uitdraagt. Zo is de Extern verantwoordelijk voor het ODIOM-Magazine en de Almanak.
Sollicitatieprocedure Ben je na het lezen van bovenstaande informatie enthousiast geworden? Solliciteer dan nu voor een functie binnen het ODIOM-bestuur 2012-2013! De deadline voor het sturen van de sollicitaties is op maandag 1 maart 2012 om 17.00. Je kan je sollicitatiebrief met je CV sturen naar bestuur@odiom.nl. Je brief zal dan besproken worden en je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Deze zullen plaatsvinden op 7 en 8 maart 2012. Tijdens het gesprek heb je de mogelijkheid je brief toe te lichten. Op 12 maart zal tijdens de borrel het kandidaatsbestuur bekend worden gemaakt! Belangrijke data 22 februari Bestuur-theeleutmiddag 23 februari Open bestuursvergadering 1 maart 17.00 Deadline sollicitatiebrieven 7 en 8 maart Sollicitatiegesprekken 12 maart KB-bekendmakingsborrel Wij hopen dat je enthousiast bent geworden om te solliciteren voor een bestuursjaar bij ODIOM en dat wij jouw aanmelding tegemoet kunnen zien! Mocht je vragen hebben, je twijfels willen uiten of gewoon van ons willen horen hoe wij dit bestuursjaar ervaren, schroom dan niet om langs het ODIOM-hok te komen voor een kopje koffie of thee, ons te bellen op 050-3636538 of op onze mobiele nummers, of op de borrels en activiteiten ons aan te spreken. Wij vertellen allemaal graag waar wij ons dit jaar zo hard en met veel plezier voor inzetten! Contactgegevens Jessica Boer 06 53596850 Voorzitter@odiom.nl Esther Hoezen 06 54657377 Bestuur@odiom.nl Xandra Otter 06 10035274 Penningmeester@odiom.nl Anne Have 06 12072688 Intern@odiom.nl Linda Dijkslag 06 46515804 Extern@odiom.nl