Uitleg en toelichting op de functie van de gemeentelijke jaarstukken Beelvormende avond raad 1 juni 2017 1
De jaarstukken gaan over geld dat al lang weg is 2
Het is de verantwoording van gemeenschapsgeld 3
Inhoud presentatie jaarstukken Aanleiding, opdracht en voorstellen Wettelijk kader Rollen en functies Planning en control Controle Afronding Vragen 4
Aanleiding en opdracht Deze presentatie Uitleg en toelichting op functie van de jaarstukken wordt op verzoek van de auditcommissie gegeven 5
Voorstellen Frans Bos Strategisch financieel beleidsadviseur gemeente Veenendaal Part-time docent (gemeente)financiën bij onder andere Bestuursacademie Nederland (NCOI) 6
Wettelijk kader 7
Wet- en regelgeving rond financiën Grondwet Burgerlijk wetboek 2 Gemeentewet / Provinciewet Wet dualisering gemeentebestuur en provinciebestuur Financiële Verhoudingswet Uitgangspunten gemodificeerd stelsel van baten en lasten Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking informatie voor derden Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) Wet Houdbare Overheidsfinanciën (HOF) Verordeningen art. 212, 213 en 213a Gemeentewet (GW) Gemeentelijke regelingen/nota s op basis van de verordening art. 212 GW Andere wetten en regelgeving 8
Bepalingen gemeentewet art. 187 verplichte uitgaven gemeenten alleen per wet opleggen art. 189 begroting moet in evenwicht zijn alle taken en activiteiten moeten van geld voorzien zijn art. 198 drie verordeningen vaststellen 1. Uitgangspunten financieel beleid, financieel beheer en inrichting financiële organisatie (art. 212) 2. Controle op het financiële beheer en op de inrichting van de organisatie (art. 213) 3. Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur (art. 213a) 9
Bepalingen gemeentewet voor de jaarstukken art. 197 jaarrekening en -verslag art. 198 vaststelling door raad - indemniteitsbesluit (bekrachtiging achteraf) art. 199 décharge (ontlasten) van college door de raad art. 200 inzending aan GS voor 15 juli na afloop van het begrotingsjaar art. 201 taakverwaarlozing Let op: Meerjarenbegroting en jaarrekening en -verslag zijn verplicht; rapportages niet. 10
De jaarstukken van de gemeente De financiën van de gemeente en ook de jaarstukken zijn anders dan die van het bedrijfsleven De gemeenteraad en provinciale staten hebben namelijk specifieke informatie nodig ten behoeve van het inzicht in het democratisch proces Dit noemen we de eigenheid van de gemeente(financiën) 11
Kenmerken van eigenheid Gemeenten Bedrijven 1. openbare begroting - geen openbare begroting 2. inkomensbestedend - inkomensverwervend (=vermogensvermeerderend) 3. uitgaven deels gebonden door middelen derden 4. activa economisch en maatschappelijk nut (onrendabel) - nauwelijks van toepassing - alleen activa economisch nut Niet wezenlijke kenmerken: - gemeenten kunnen niet failliet gaan - publiekrechtelijke organisatie - uiteenlopende producten - gemeenten mogen belasting heffen - kunnen wel failliet gaan - privaatrechtelijke organisatie - meer gelijksoortige producten - mogen geen belasting heffen 12
Gevolgen van de eigenheid eigenheid behelst die kenmerken van een gemeentelijke huishouding die ertoe leiden dat de verslaggevingsvoorschriften voor het bedrijfsleven (BW2, titel 9) en de richtlijnen voor de jaarverslaglegging niet direct toepasbaar zijn daarom is er de naast relevante bepalingen van BW2 een eigenstandig kader! 13
Eigenstandig kader in de praktijk 1. Uitgangspunten gemodificeerd stelsel van baten en lasten provincies en gemeenten 2. BBV 3. Vraag en Antwoord rubriek (V&A) 4. Richtlijnen/notities: Stellige uitspraken en aanbevelingen (vergelijkbaar met de Richtlijnen en RJ-Uitingen bij de richtlijnen voor de jaarverslaglegging) de commissie BBV draagt zorg voor éénduidige uitvoering en toepassing van het BBV website www.commissiebbv.nl 14
Eisen aan de begroting/jaarstukken volledigheid - alle baten en lasten bruto (art.189 lid 1 GW) prelabiliteit - voorafgaande toestemming (art. 191 lid 1 GW) periodiciteit (tijdig en regelmatig) - begrotingsjaar = kalenderjaar (art. 189 lid 4 GW) - jaarrekening indienen voor 15 juli na afloop van het jaar (art. 200 GW) openbaarheid - ter inzage legging (art. 190 lid 2 GW) 15
Eisen aan de begroting/jaarstukken transparantie (inzicht) - begrijpelijkheid - stelselmatigheid - bestendige gedragslijn - grondslagenvereiste - relevantie (o.a. incidenteel of structureel) - materialiteit (omvang) - betrouwbaarheid (voorkomen wekken onjuiste suggesties) toerekenen (matching) - gevolgen van transacties en gebeurtenissen boeken in administratie/jaarrekening in periode waarop zij zich voordoen of betrekking hebben 16
Eisen aan de begroting/jaarstukken rechtmatigheid - besteding publiek geld - voldoen aan wetten en regelgeving (recht, hoogte en duur) - onrechtmatigheid en fraude getrouwheid - getrouwe weergave van financiële positie en resultaten - getrouw beeld van de werkelijkheid 17
Eisen aan de begroting/jaarstukken voorzichtigheid - ramingen altijd mate van onzekerheid (levensduur gebouwen, inbaarheid vorderingen) - onzekerheden nopen tot voorzichtigheid - voorziene verliezen nemen in jaarrekening; - winsten nemen als zij vaststaan en zijn gerealiseerd (realisatiebeginsel) - activa en baten niet te hoog inschatten - passiva en lasten niet te laag inschatten - niet overdreven voorzieningen creëren (getrouw beeld!) - verstrekken informatie over onzekerheden 18
Government Governance Beginselen (of kenmerken) van goed openbaar bestuur: openheid en integriteit participatie behoorlijke contacten met de burgers doelgerichtheid en doelmatigheid legitimiteit lerend en zelfreinigend vermogen verantwoording 19
Rollen en functies 20
Kaderstellende rol/functie raad raadsprogramma s o belangrijke, politiek relevante onderwerpen incl. maatschappelijke effecten en financiële randvoorwaarden paragrafen o meer beheersmatige aspecten verordeningen art. 212, 213 en 213a GW o o o financieel beleid en beheer en de rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van middelen controle doeltreffendheid en doelmatigheid begroting/begrotingswijzigingen en jaarstukken: budgetrecht instellen, wijzigen en afschaffen gemeentelijke belastingen 21
Controlerende rol/functie raad verantwoording en controle nauw met elkaar verbonden op basis van afspraken over informatievoorziening college legt ook uit eigen beweging verantwoording af (actieve informatieplicht) kaderstelling en controle hand in hand zonder kaderstelling geen referentiepunten 22
Uitvoerende rol/functie college voert het beleid en de begroting uit belast met financieel beheer legt daarover verantwoording af voorziet de raad tijdig van informatie t.b.v. haar controlerende taak (o.a. door actieve informatieplicht) 23
Planning en control 24
Planning en Control (P&C) voortschrijdend samenhangend besluitvormingsproces gericht op het bepalen en uitvoering van beleidsdoelen 25
Centrale artikel BBV De begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken en de uitvoeringsinformatie geven volgens de normen die voor gemeenten als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en lasten 26
Planning en Controlcyclus Coalitieakkoord Kadernota Begroting Rapportages Jaarstukken 27
Indeling van de jaarstukken De jaarstukken (=BBV-term) bestaan ten minste uit: 1. een jaarverslag a. programmaverantwoording b. paragrafen 2. een jaarrekening a. het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting b. balans en de toelichting c. bijlage met een overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld (m.i.v. 2017) d. bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (SISA) 28
Identieke opzet Programmabegroting Jaarstukken 1. beleidsbegroting a. programmaplan b. paragrafen 1. jaarverslag a. programmaverantwoording b. paragrafen 2. financiële begroting a. overzicht baten en lasten in de begroting b. uiteenzetting financiële positie 2. jaarrekening a. overzicht van baten en lasten in de rekening b. balans met toelichting Bijlage - overzicht van geraamde baten en lasten per taakveld (m.i.v. 2017) Bijlage - overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld (m.i.v. 2017) - bijlage verantwoordingsinformatie spec.uitk. 29
Kaderstelling en controle Vanuit de kaderstellende rol/functie van de raad (allocatie en autorisatie) volgt de begroting Vanuit de controlerende rol/functie van de raad volgen de jaarstukken 30
Programmaverantwoording verantwoording realisaties programma s overzicht algemene dekkingsmiddelen bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting (m.i.v. 2017) overzicht van de kosten van overhead (m.i.v. 2017) inzicht in gebruik bedrag voor onvoorzien 31
Programmaverantwoording per programma inzicht in a. mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd ten minste toegelicht aan de hand van de vastgestelde beleidsindicatoren (m.i.v. 2017) a. wijze waarop is getracht de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken b. gerealiseerde baten en lasten 32
3 W-vragen en 3 H-vragen sturen op hoofdlijnen kaders stellen autoriseren wat willen we bereiken? wat mag het kosten? raad beheersen uitvoering wat gaan we voor doen? college (tussentijdse) verantwoording wat is er (tot nu toe) gedaan? hoe is het (tot nu toe) gegaan? wat heeft het (tot nu toe) gekost? college controle uitoefenen hebben we bereikt wat we wilden? hebben we gedaan wat we moesten doen? heeft het gekost wat het mocht kosten? raad 33
Beleidsindicatoren (m.i.v. 2017) om de maatschappelijke effecten van beleid toe te lichten om te kunnen sturen op de effecten van het beleid om de raad een oordeel te laten kunnen vormen over de behaalde beleidsresultaten uit het verleden en een inschatting kunnen maken van de te behalen resultaten in de toekomst om resultaten te kunnen vergelijken 34
Schema doelmatigheid/efficiency doeltreffendheid/effectiviteit input/ structuur throughput proces output outcome middelen proces taakvelden effecten 35
Financiële kengetallen 1a. netto schuldquote 1b. idem, gecorrigeerd met verstrekte leningen 2. solvabiliteitsratio 3. grondexploitatie 4. structurele exploitatieruimte 5. belastingcapaciteit een beoordeling van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiele positie bedoeld om financiële positie inzichtelijk te maken voor raadsleden 36
Paragrafen dwarsdoorsnedes in begroting en jaarverslag zonder deze paragrafen is deze informatie versnipperd geven de raad inzicht in de financiële positie beleidslijnen van beheersmatige aspecten en lokale heffingen hebben grote financiële impact, grote politieke betekenis of aanzienlijk belang voor realisatie beleidsprogramma s de raad mag meer paragrafen instellen 37
Verplichte paragrafen verbonden partijen financiering lokale heffingen grondbeleid weerstandsvermogen en risicobeheersing onderhoud kapitaalgoederen 38
Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening a. gerealiseerde baten en lasten per programma en het saldo hiervan b. gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, de gerealiseerde kosten van overhead (m.i.v. 2017) en het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting (m.i.v. 2017) c. gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten d. werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves e. gerealiseerde resultaat 39
Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening voor alle onderdelen een analyse van afwijkingen van begroting na wijziging en jaarstukken aanwending bedrag voor onvoorzien overzicht van incidentele baten en lasten per programma overzicht van structurele toevoegingen/onttrekkingen aan de reserves informatie over de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector 40
Baten de gemeente inkomstenbron % specifieke uitkeringen (op de programma s) gemeentefondsuitkeringen (op programma Algemene dekkingsmiddelen) - algemene uitkering - aanvullende uitkering - integratie-uitkeringen - integratie-uitkering sociaal domein - decentralisatie-uitkeringen gemeentelijke belastingen en heffingen tarieven, renten, winsten uit bedrijven totaal 100 41
alg. uitkering, etc. specifieke uitkeringen investeringsbijdragen leningen rente en aflossing kasgeld kasgeld Geldstromen gemeente rijksbelastingen gemeentefonds het rijk/provincies kapitaalmarkt geldmarkt belastingen retributies overige inkomsten exploitatie lasten balans investeringen 42
Balans met toelichting verschaft op systematische wijze informatie over samenstelling bezittingen (activa) en schulden (passiva) eind van het jaar en over de ontwikkelingen ervan ofwel inzicht in de grootte van vermogen en samenstelling van de bezittingen en schulden en is altijd in evenwicht sluitstuk van de financiële administratie financiële verplichtingen voor de toekomst moeten in de toelichting worden vermeld niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen 43
Balans hoofdindeling vaste activa (33) o immateriële vaste activa (34) o materiële vaste activa (35) o financiële vaste activa (36) vaste passiva (41) o eigen vermogen (42,43) o voorzieningen (44) o vaste schulden > 1 jaar (46) vlottende activa (37) o voorraden (38) o uitzettingen < 1 jaar (39) o liquide middelen (40) o overlopende activa (40a) vlottende passiva (47) o netto-vlottende schulden < 1 jaar (48) o overlopende passiva (49) buiten de telling opnemen: - Borgstellingen en garantstellingen (50) - Recht verliescompensatie Wet Vennootschapsbelasting (40b) 44
Bijlage verantwoording specifieke uitkeringen (SiSa-bijlage) Single Information: informatievraag rijk sluit aan bij informatie gemeenterekening Single Audit: rijk steunt op verantwoordingsmomenten en - documenten van de gemeente de SiSa- bijlage en kruisjeslijst maken deel uit van de toelichting op de jaarrekening 45
Budgetoverheveling via resultaatbestemming de raad kan bij begrotingswijziging en via resultaatbestemming besluiten niet-bestede budgetten toe te voegen aan de begroting van het volgende jaar 46
Inhoud van de jaarstukken verantwoording beleid over financiële en niet-financiële aspecten wat kan er van geleerd worden: aandacht voor de toekomst ook aandacht voor bestemming overschot beheersing uitgaven vormgeving, leesbaarheid bereiken diverse doelgroepen o.a. burgers, bedrijven inzicht in organisatie onderlinge samenhang, bijv. programma s, sociaal domein, grondexploitatie 47
Inhoud van de jaarstukken inzicht in de financiële positie aangeven ontwikkelingen duidelijkheid om resultaatbepaling en -bestemming paragrafen reserves en voorzieningen 48
Reserves en resultaatbestemming stortingen en onttrekkingen in de reserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting dan wel via begrotingswijzigingen door de raad is goedgekeurd raadsbesluiten dat specifieke saldi ook nog in het lopende jaar ten gunste of ten laste van specifieke bestemmingsreserves mogen worden gebracht gerealiseerde resultaat wordt afzonderlijk opgenomen onder eigen vermogen 49
Controle 50
Controleverordening de raad stelt de verordening art. 213 GW vast voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de organisatie deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst de raad stelt een of meer accountants aan 51
Getrouwheid De accountant controleert de jaarrekening op getrouwheid en op rechtmatigheid. Bij de controle van de getrouwheid gaat hij na of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen. 52
Rechtmatigheid de verordening art. 212 GW moet waarborgen dat wordt voldaan aan: o de eisen van de interne controle o de eisen van rechtmatigheid o de eisen verantwoording 53
Financiële rechtmatigheid rechtmatigheid binnen accountscontrole gaat over financiële rechtmatigheid: - zijn de financiële beheershandelingen in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving uitgevoerd? formele rechtmatigheid = bevoegdheden en voorschriften materiële bevoegdheid = verantwoording in boekhouding 54
Rechtmatig, doeltreffend en doelmatig Rechtmatig o voldoen aan wettelijke kaders en regelgeving, zowel van het rijk, de provincie als de gemeente zelf o doen we de dingen volgens de regels? Doeltreffend (effectiviteit) o de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald o doen we de goede dingen? Doelmatig (efficiency) o bepaalde prestatie (output) realiseren met zo min mogelijk middelen (input) binnen het vastgestelde beleid/doelstelling o doen we de dingen goed? 55
Bevindingen Bevindingen getrouwheid: - fouten: max. 1% voor goedkeurende verklaring - onzekerheden: max. 3% voor goedkeurende verklaring Bevindingen rechtmatigheid - fouten: max. 1% voor goedkeurende verklaring - onzekerheden: max. 3% voor goedkeurende verklaring 56
Soorten controleverklaringen goedkeurend met beperking oordeelsonthouding afkeurend verschillende verklaringen voor getrouw beeld en rechtmatigheid 57
Afronding rekening is financieel sluitstuk vaak wordt alleen gekeken naar de uitkomst idem naar de bevindingen van de accountant en controleverklaring verslag is politieke evaluatie van het gevoerde beleid en beheer geven de jaarstukken antwoord op de volgende vragen is het vastgestelde beleid gerealiseerd is het beleid doeltreffend (effectief) geweest is het gevoerde beheer doelmatig (efficiënt) geweest 58
Einde presentatie 59
Vragen? 60
Bedankt voor uw aanwezigheid en inbreng 61