Handleiding en procedure Uniform Zaans overdrachtsformulier Peuter naar de basisschool Vastgesteld door de Stuurgroep VVE Mei 2017
1. Toelichting en algemene opmerkingen Waarom een Zaanse procedure voor de overdracht? In Zaanstad hebben basisscholen te maken met meerdere voorschoolse aanbieders. Er is dan ook behoefte aan een eenduidige overdrachtsprocedure. Het werken met het uniform Zaans overdrachtsformulier voorziet daarin. Een goede overdracht betekent onder andere dat er afspraken zijn over welke gegevens worden overgedragen, de wijze waarop, wanneer en door wie. Met een goede overdracht gaat geen kostbare tijd verloren: er wordt geen dubbel werk verricht en ouders 1 worden niet onnodig belast met het opnieuw verstrekken van al bekende informatie. Daarnaast zijn de gegevens die worden overgedragen van belang voor de groepssamenstelling op de basisschool. Een goede overdracht van de kindgegevens is nodig: het maakt een aansluitende vervolgaanpak in groep 1 mogelijk, passend bij (de ontwikkeling van) het kind. En het stelt de leerkracht in staat om bij eventuele bijzondere ontwikkelingsbehoeften direct vanaf de eerste dag het kind de juiste begeleiding te geven. Het formulier is bestemd voor de gegevensoverdracht van alle Zaanse kinderen die van een voorschoolse voorziening naar de basisschool gaan. Het uniform Zaans overdrachtsformulier past binnen de Zaanse visie op de rol van ouders als gelijkwaardige partners van de pedagogisch medewerker en leerkracht. Ouders worden betrokken bij de overdracht: het formulier wordt met hen doorgesproken en bij foutieve of ontbrekende informatie kan de ouder een correctie of aanvulling laten toevoegen. Werkinstructie Ten behoeve van een zorgvuldige overdracht is een procedure opgesteld. Zie: 2. Praktische Aanwijzingen voor de invuller en het stroomschema in de bijlage. Ook met het oog op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is het van belang te werken volgens deze procedure. Aard van de gegevens Uitsluitend de gegevens die relevant zijn om over te dragen naar het basisonderwijs, worden geregistreerd. Indien de gevraagde gegevens vanuit het kindvolgsysteem beschikbaar zijn, volstaat het om deze bij te voegen en daarnaar te verwijzen. Op het overdrachtsformulier mogen geen gevoelige gegevens over gezinsachtergrond worden opgenomen. Bij (ernstige) zorgen ten aanzien van opvoeding, ontwikkeling of gedrag van het kind worden andere procedures gevolgd. 1 Telkens wanneer in deze handleiding gesproken wordt over ouders, worden de wettelijk vertegenwoordigers van het kind bedoeld. 1
De overdracht Ouders zijn reeds bij de inschrijving van hun kind op de voorschoolse voorziening geïnformeerd dat er een overdracht naar de basisschool zal plaatsvinden wanneer hun kind bijna vier jaar is. Vóór de overdracht bespreekt de pedagogisch medewerker het formulier inhoudelijk met de ouders en geeft hen een eigen exemplaar mee naar huis. De bespreking biedt ouders de gelegenheid om eventuele feitelijke onjuistheden te corrigeren en/of aanvulling te geven op de inhoud als zij een ander beeld hebben van hun kind. Ouders hebben recht op deze inbreng. Bovendien draagt de toegevoegde informatie van ouders bij aan een vollediger kindbeeld. De correcties en/of aanvullingen worden door de pedagogisch medewerker op het overdrachtsformulier verwerkt. Na de bespreking vindt met toestemming van de ouders de overdracht tussen de voorschoolse voorziening en de basisschool plaats. Deze kan bestaan uit het toezenden van de informatie naar de basisschool, of een warme overdracht indien het kind een VVE-indicatie en/of speciale ontwikkelingsbehoeften heeft. De overdracht gebeurt minimaal één maand voordat het kind vier jaar wordt. Echter, voor kinderen waarbij er een protocol opvallend gedrag loopt, vindt het gesprek met de ouders en de daaruit volgende warme overdracht eerder plaats, namelijk bij drie jaar en negen maanden. Dit geldt ook wanneer het kind naar een niet-samenwerkende basisschool gaat. (Zie bijgevoegd stroomschema). Warme overdracht Het doel van de warme overdracht: mondeling inzicht verschaffen in de ontwikkeling van het kind, de extra ondersteuning (het plan van aanpak ) evalueren, mogelijkheden en perspectief van het kind in het vervolgonderwijs bespreken. Bij de warme overdracht zijn aanwezig: de professionals vanuit de school en voorschoolse voorziening en, indien betrokken bij het kind, ook de peuter-ib er. De peuter-ib er heeft ervaring in het primair onderwijs en kan goed meedenken over welke extra ondersteuning het kind nodig heeft op de basisschool. Mogelijk zijn ook de ouders aanwezig: indien gewenst door de ouders zelf of ten behoeve van de ontwikkeling van het kind. Toestemming ouders Er hoort zorgvuldig omgegaan te worden met het delen van gegevens. De hoofdregel van de Wet bescherming persoonsgegevens luidt dat iedereen het recht heeft om te weten wat er waar over hem/haar is vastgelegd en welke informatie er tussen wie wordt uitgewisseld. In het overdrachtsformulier geven de ouders schriftelijk toestemming aan de pedagogisch medewerker om het overdrachtsformulier digitaal naar de basisschool te sturen. Bij sprake van een VVE-indicatie en/of bijzondere ontwikkelingsbehoeften, geldt de schriftelijk toestemming tevens voor de warme overdracht. Als bij een koude overdracht de leerkracht nog vragen heeft naar aanleiding van het overdrachtsformulier (bijvoorbeeld bij onduidelijkheden), dan is voor het inwinnen van aanvullende informatie altijd vooraf schriftelijk toestemming van de ouders nodig. 2
Wanneer ouders bezwaar hebben tegen het delen van informatie met de basisschool zal deze keuze gerespecteerd moeten worden. In dat geval informeert de voorschoolse voorziening de basisschool hierover door middel van een brief. Afweging volgens het juridisch Zwitsers zakmes Zijn er echter zorgen om de ontwikkeling van een kind, dan biedt de wet op bescherming Persoonsgegevens ruimte om in het belang van het kind dit bezwaar terzijde te schuiven. Dit moet dan wel worden getoetst aan de drie principes van het juridisch Zwitsers zakmes : 1. Subsidiariteit = kan het een tandje minder: zou ik de bezwaren van ouders toch kunnen honoreren door bijvoorbeeld de rapportage deels aan te passen? Zo ja, dan moet het een tandje minder. 2. Proportionaliteit = is het voornemen om de bezwaren van de ouders terzijde te schuiven in verhouding, in proportie? 3. Doelmatigheid = is het delen van deze informatie ook daadwerkelijk het meest geschikt om het doel te bereiken? Deze afwegingen worden door de locatiemanager/op managementniveau genomen, goed gemotiveerd en gedocumenteerd en opgenomen in een dossier. Indien besloten wordt het bezwaar terzijde te schuiven, worden ouders hierover geïnformeerd door middel van een gesprek (in aanwezigheid van de clustermanager of pedagogisch coach). Opslaan van de gegevens De voorschoolse aanbieder voegt een kopie van het formulier toe aan het kinddossier, dat bewaard wordt conform de wet- en regelgeving. 3
2. Praktische aanwijzingen voor de invuller De voorbereiding Bij het invullen van het overdrachtsformulier baseer je je op het beeld dat je gedurende een langere periode van het kind hebt opgebouwd. Van belang is dat je de peuter voldoende kent om een beeld te hebben van zijn/haar ontwikkeling. Je geeft een beschrijving van waarneembaar gedrag, kennis en vaardigheden van het kind. Neem daarom de vragen in het formulier voor gebruik door, zodat je weet naar welke aspecten van de ontwikkeling gevraagd wordt. Het kan gebeuren dat je pas tijdens het invullen van de vragen erachter komt dat je onvoldoende zicht hebt op bepaalde aspecten van de ontwikkeling van het kind. Dat kan aanleiding zijn om het kind nog eens extra te observeren. Het overdrachtsformulier kan vervolgens worden aangevuld. Digitaal Het Uniform Zaans Overdrachtsformulier kan digitaal worden ingevoerd en na ondertekening door de ouders worden gescand en doorgestuurd aan de betreffende basisschool. Achtergrondgegevens De gevraagde achtergrondgegevens van het kind zijn tot een minimum beperkt, omdat ervan uitgegaan wordt dat alle overige gegevens in de administratie van de voorschoolse voorziening of basisschool worden bewaard. Er wordt alleen gevraagd naar die gegevens die direct relevant zijn in het overleg tussen de voorschoolse voorziening en de basisschool. Toelichting bij begrippen Spraak- en taalontwikkeling Het onderdeel spraak- en taalontwikkeling (STO) wordt voor alle kinderen ingevuld. Vraag ouders of het kind behandeld is door een logopedist en of daar verslaglegging van is. Ouders zijn zich er namelijk niet altijd van bewust dat het voor de ontwikkeling van hun kind belangrijk is om die informatie met de pedagogisch medewerker en school te delen. Zelfredzaamheid Onder zelfredzaamheid verstaan we hier fysieke redzaamheid en ook zindelijkheid. Redzaamheid heeft natuurlijk ook sociaal-emotionele kanten. Deze aspecten zijn opgenomen bij het onderdeel Sociaalemotionele ontwikkeling/gedrag. Inzet extra ondersteuning Bij dit onderdeel is het belangrijk om zorgvuldig te formuleren aan de hand van feiten. Het kan voor ouders namelijk heel confronterend en emotioneel beladen zijn om gegevens over de extra ondersteuning in het formulier te zien staan. 4
Toestemming voor overdracht door de ouder/verzorger Aan het einde wordt gevraagd om de handtekening van ouders. De handtekening is noodzakelijk om er zeker van te zijn dat de ouders de informatie kennen en dat duidelijk is of zij het hiermee eens zijn of niet. Ondertekening is conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Overdracht van gevoelige gegevens De leerkracht heeft in sommige gevallen behoefte aan informatie over de thuissituatie van kinderen. Pedagogisch medewerkers mogen hier geen informatie over verschaffen, tenzij ouders daar toestemming voor geven. Met name in ernstige probleemgezinnen wordt die toestemming soms niet gegeven. In de Nota van toelichting bij het Besluit gevoelige gegevens van de rijksoverheid staat dat onder speciale omstandigheden, waarin hard gemaakt kan worden dat het in het belang van het kind en van de instelling is, gegevens over gezinsomstandigheden zonder medeweten van ouders geregistreerd kunnen worden. Het doorgeven hiervan aan derden zou in sommige gevallen toegestaan zijn. Het is duidelijk dat dit niet via het overdrachtsformulier kan gebeuren. Dit Besluit gevoelige gegevens is op te vragen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. (Zie: autoriteitpersoonsgegevens.nl). In het algemeen wordt aangeraden om terughoudend te zijn in dit soort zaken. Bespreking van het formulier met ouders De inhoudelijke bespreking van het overdrachtsformulier door de pedagogisch medewerker met de ouders vindt plaats wanneer het kind drie jaar en elf maanden is. Echter, voor kinderen waarvoor een zorg protocol loopt, gebeurt dit met drie jaar en negen maanden. Meestal zullen deze gesprekken zonder problemen verlopen. Als het gesprek moeilijker gaat Hieronder volgen tips voor situaties waarin een gesprek moeilijker verloopt of de verwachting is dat het moeilijker zal verlopen. Overval ouders niet met nieuwe informatie. Het is belangrijk dat de ouders niet pas op het moment van de overgang naar de basisschool te horen krijgen dat er bijzonderheden worden gesignaleerd in de ontwikkeling van hun kind. Als het contact/gesprek met de ouder(s) stroef verloopt: benadruk dat beide partijen zich betrokken voelen bij de ontwikkeling van het kind. Zo blijft het gesprek open. Als ouders het niet eens zijn met hetgeen is beschreven: Geef ouders de gelegenheid om uit te leggen waarom zij het oneens zijn met de inhoud. Vraag door als dat nodig is. Het is heel goed mogelijk dat ouders thuis andere dingen van hun peuter zien. Laat ouders weten dat hun waarnemingen een waardevolle aanvulling zijn en voeg deze waar nodig toe aan het formulier. Als ouders bezwaar blijven maken tegen de observaties in het overdrachtsformulier: Stel de ouders voor om bij de opmerkingen expliciet te noteren dat zij zich niet kunnen vinden in de observaties en andere ervaringen met hun kind hebben. Als ze hier niet mee akkoord gaan, kan het antwoord op de betreffende vraag beter worden opengelaten. Liever een of meer onbeantwoorde vragen dan dat het hele formulier niet mag worden doorgegeven aan de basisschool. 5
Als ouders bij voorbaat al bezwaren hebben: Als ouders al bij het begin van het gesprek grote bezwaren hebben, zullen zij geen aandacht hebben om te luisteren. Geef ouders eerst de gelegenheid om hun verhaal te doen. Als ouders de overdracht niet willen: Er kan rustig worden uitgelegd wat het belang is van de overdracht. Maar als ouders echt niet willen meewerken aan de overdracht van gegevens, dan moet daar niet verder op worden aangedrongen. Het is hun besluit. Als ouders slecht Nederlands spreken: Bij een taalbarrière is het raadzaam om externe ondersteuning voor de vertaling in te roepen. De ontvangende basisschool De school ontvangt het overdrachtsformulier digitaal van de pedagogisch medewerker. Bij een koude overdracht neemt de leraar van groep 1 voor of tijdens de wenperiode van het kind kennis van de gegevens. Bij VVE doelgroepkinderen en kinderen die opvallen wordt na verzending van het formulier een afspraak gemaakt voor de warme overdracht. Het initiatief voor het plannen van de overdracht ligt bij de pedagogisch medewerker. Het overdrachtsformulier is onderdeel van het eerste gesprek tussen de leraar en de ouders. 6