Vragen over privacy bij VVE

Transcriptie

1 Vragen over privacy bij VVE Oberon 1, december 2013 Om de toeleiding naar VVE goed te organiseren en te monitoren is het nodig gegevens over de doelgroepkinderen te delen tussen de betrokken partijen. Hierbij is privacy van gegevens een aandachtspunt. Deze notitie gaat in op een aantal vraagstukken bij de omgang met de doelgroepindicatie. We gaan uit van een keten die start bij een indicatiestelling door consultatiebureau (JGZ), eventueel gevolgd door naar VVE toeleidende activiteiten uitgevoerd door een toeleidende organisatie, resulterend in plaatsing op een VVE-locatie. Als een kind geplaatst is op VVE is dit op zijn beurt weer een gegeven dat voor JGZ, maar ook voor een gemeente interessant is om te monitoren. Bij alle stappen geldt opnieuw dat er rekening gehouden moet worden met de privacy. Over het algemeen is de lijn: als je ouders goed uitlegt waarom gegevens worden overgedragen, en hiervoor toestemming vraagt en krijgt (en dit registreert) dan zijn er geen belemmeringen vanwege privacy. We gaan hieronder in op specifieke vragen rondom het delen van gegevens over VVE-indicatie en deelname. We ordenen de vragen naar de stappen in het toeleidings- en deelnameproces. Stap 1 Indicatiestelling door JGZ Stap 2 Toeleidingsactiviteiten Stap 3 Plaatsing op VVE-lokatie Stap 4 Na afloop van vve Stap 1 Indicatiestelling door JGZ Hoe komt de gemeente te weten welke kinderen in de gemeente een doelgroepindicatie hebben? Doorgaans is het voor de gemeente geen probleem van het consultatiebureau cumulatieve gegevens te krijgen van het aantal afgegeven indicaties in een bepaalde periode, mogelijk met nog uitsplitsingen naar wijk/kern/specifiek consultatiebureau. Voor monitoringdoeleinden kan dit voldoende zijn. Echter, voor een sluitende toeleiding naar VVE is het gewenst dat de toeleidende organisatie (bijvoorbeeld welzijnsstichting, OKC) weet welke kinderen nog niet op VVE geplaatst zijn en waar dus extra wervingsactiviteiten op moeten worden gezet. Dan moeten de doelgroepkinderen op naam bekend zijn. Bij een koppeling van doelgroepindicatie aan NAW-gegevens is er sprake van persoonsgegevens. De omgang met persoonsgegevens is o.a. wettelijk geregeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Wat zegt de wet? De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) regelt onder meer de opslag van persoonsgegevens en aan wie deze mogen worden doorgegeven. Op basis van WBP mogen gegevens niet zonder toestemming van de betrokkene worden doorgegeven aan derden. Consultatiebureaus en GGD en die de jeugdgezondheidszorg uitvoeren zijn naast de WBP ook gehouden aan de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). Op grond van deze wet geldt dat de 1 Deze notitie is tot stand gekomen onder consultatie van mr. Lydia Janssen, Juridisch adviseur in (jeugd)zorg en welzijn

2 Oberon Vragen over privacy bij VVE 2 behandelend arts of verpleegkundige gegevens uit een medisch dossier alleen mag doorgegeven na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Dit geldt alleen voor tot de persoon herleidbare gegevens, de JGZ mag bijvoorbeeld wel aan de gemeente doorgeven hoeveel kinderen het consultatiebureau heeft doorverwezen naar voorschoolse educatie. In verschillende gemeenten zijn door JGZ ervaringen opgedaan met toestemming van de ouders om doelgroepindicatie/verwijzing naar VVE door te kunnen geven aan een toeleidende instantie of aan een VVE-aanbieder. Van deze toestemming wordt dan een verslag en/of ondertekend formulier in het kinddossier opgenomen. Aandachtspunt: als de doelgroepindicatie gegeven wordt op grond van bijvoorbeeld thuistaal, opleidingsniveau van de ouders, dan is het niet automatisch zo dat deze indicatiecriteria apart meegeleverd worden door de GGD. De GGD maakt hierin haar eigen afweging of het noodzakelijk is voor de taakuitvoering om de achterliggende reden te weten. Wat houdt de informatieplicht in (WBP)? De informatieplicht is geregeld in de artikelen 33 en 34 Wbp. De juiste naleving van de informatieplicht stelt de ouders van een kind in staat om te volgen welke gegevens van het kind worden verwerkt en op welke wijze. Op basis hiervan kan vervolgens gebruik worden gemaakt van de rechten die de betrokkene op grond van de Wbp toekomen, bijvoorbeeld het recht op inzage (artikel 35 Wbp). Door het schriftelijk vastleggen van de naleving van de informatieplicht in het kinddossier maakt de verantwoordelijke zowel voor zichzelf als voor anderen, onder wie de betrokkene, controleerbaar dat de informatieplicht is nageleefd. Hoe de ouders informeren? Uitgangspunt is dat de informatie zodanig moet worden verstrekt dat de betrokkene daarover daadwerkelijk beschikt. Informeren moet op het moment dat de gegevens worden gevraagd. Het kan mondeling in een gesprek of via een formulier dat de ouder tekent en waarop staat waarvoor de gegevens worden gebruikt. Eventueel kan de uitleg in een folder opgenomen worden die tegelijk wordt verstrekt. Zijn er eisen aan de toestemming? Met toestemming van de betrokkene kunnen persoonsgegevens verstrekt worden aan een andere organisatie. De toestemming is alleen dan rechtsgeldig, als duidelijk is waar de toestemming voor wordt gevraagd en wat de gevolgen zijn van het geven van toestemming (zie: Hoe ouders informeren?). De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, waarmee de grond voor de verstrekking vervalt. Voor kinderen tot twaalf jaar geldt dat hun ouders (voor zover zij gezag over hun kind uitoefenen) toestemming moeten geven namens hun kinderen. Moet toestemming mondeling of schriftelijk? De wet vraagt geen handtekening en ook geen schriftelijke toestemming. Waar het om gaat is dat de ouders goed weten waarom de gegevens door worden gegeven voordat toestemming aan hen wordt gevraagd. Wordt de toestemming mondeling (of via de telefoon) gegeven, dan maakt het Consultatiebureau daarvan een aantekening in het JGZ dossier zodat duidelijk is wie waarvoor toestemming heeft gegeven en wanneer dit is gebeurd. Voorbeeldschema voor toestemming vragen: 1. Leg uit waarom VVE voor dit kind zinvol is; 2. Nodig de ouder uit om een reactie te geven; 3. Ga zo nodig in gesprek over nut en noodzaak; 4. Stel vast of ouders VVE wensen of daar in ieder geval mee kennis willen maken;

3 Oberon Vragen over privacy bij VVE 3 5. Vraag toestemming voor het doorgeven van de uitslag van de indicatie en van de contactgegevens van het gezin zodat de toeleider het gezin kan benaderen; 6. Geef aan wie deze gegevens worden doorgegeven. Voorbeeld: Hierbij geef ik: (naam ouder) Ouder/ van: (naam kind) Geboortedatum: Adres: Telefoonnummer toestemming voor het doorgeven van de bovenstaande gegevens van mijn zoon/dochter aan de VVE peuterspeelzaal of kinderdagverblijf van mijn keuze. De peuterspeelzaal of kinderdagverblijf mag contact opnemen over deelname van mijn kind aan een VVE programma. Hoe lang registreert JGZ de doelgroepindicatie? Het dossier wordt bewaard tot 15 jaar na het einde van de behandelrelatie. Dit is wat de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) voorschrijft voor alle medische dossiers. Voor de JGZ eindigt de behandelrelatie op 19-jarige leeftijd. De dossiers worden daarna dus nog 15 jaar bewaard door de JGZ-organisatie. Daarna worden ze vernietigd. Stap 2 Toeleidingsactiviteiten Mag het consultatiebureau of de toeleider aan de VVE-aanbieder doorgeven dat een kind geïndiceerd is of moeten ouders zelf bijvoorbeeld een indicatiebrief afgeven? Als de ouders daar toestemming voor hebben gegeven, mag de toeleider of het consultatiebureau direct aan de VVE-locatie doorgeven dat een kind geïndiceerd is. Mag de toeleider de indicatie registreren? En de VVE-aanbieder? Na toestemming van de ouders krijgt de toeleider de gegevens van het Consultatiebureau van de geïndiceerde doelgroepkinderen en houdt de acties bij. Daarbij mag geregistreerd worden dat dit een doelgroepkind is. Hetzelfde geldt als een kind op een VVE-locatie geplaatst is, ook dan mag de kinderopvangorganisatie vast leggen dat dit een doelgroepkind is. Deze administratie dient echter beperkt te blijven tot het feit dat er sprake is van een doelgroepkind. De redenen waarom dit het geval is, blijven in deze administratie achterwege. Hoe lang registreren de toeleider en de VVE-aanbieder de indicatie? Hier speelt de doelbinding een rol. De gegevens mogen bewaard blijven zolang dit voor dit doel nodig is. Voor de VVE-aanbieder is dit in ieder geval zo lang het kind naar de VVE gaat. Daarna, als de

4 Oberon Vragen over privacy bij VVE 4 deelname aan VVE is afgesloten, zouden de gegevens een paar jaar kunnen worden bewaard. In de WPO staat een termijn van 2 jaar. Stap 3 Plaatsing op VVE-lokatie Mag de VVE-aanbieder de doelgroepindicatie van een kind doorgeven aan de gemeente? Het is verboden om de gegevens van de indicatie e.d. voor andere doelen of door andere instanties te (laten) gebruiken zonder dat de ouders hiervoor hun toestemming is gevraagd. Indien de subsidieverstrekker gegevens wenst over de VVE, dan geldt als uitgangspunt dat aan hem aantallen kinderen, desgewenst met aanduiding van reden voor VVE en van de wijk waarin het kind woont kunnen worden verstrekt, onder de voorwaarde dat deze gegevens niet te herleiden zijn tot een individueel kind of een individueel gezin. Is de subsidieverstrekking uitsluitend mogelijk op naam van het kind, dan is ook de subsidieverstrekker (gemeente) gebonden aan de doelbinding. Dit wil zeggen dat de gegevens niet voor andere doelen dan het verstrekken van de subsidie voor VVE mogen worden gebruikt. Mag een VVE-locatie plaatsing van een kind melden aan JGZ? Als een kind op een VVE-locatie wordt geplaatst is het gewenst dat dit wordt teruggekoppeld aan de JGZ omdat zij in hun dossier de ontwikkeling van kinderen en de opvolging op hun acties bijhouden. Meest eenvoudig is als de JGZ bij hun vraag voor toestemming aangeven dat ze ook graag op de hoogte willen blijven of een kind op VVE is geplaatst en of het goed is dat de VVE -locatie dat terugkoppelt (analoog aan hoe verwijzers dit vaak doen) Zo hou je het klein en overzichtelijk. Stap 4 Na afloop van vve Aan wie mag de VVE-aanbieder VVE-deelnamegegevens over een kind leveren? Doorgaans hebben VVE-aanbieders een privacyprotocol en wordt bij aanmelding op de VVE-locatie aangegeven dat er gegevens worden uitgewisseld met de gemeente (voor onderzoek). Voor onderzoek geldt de regel dat in principe alleen beleidsinfo wordt verstrekt, tenzij het onderzoek niet uitgevoerd kan worden zonder gegevens van individuele kinderen. In dat geval zal het noodzakelijk zijn om gegevens op kindniveau te verstrekken aan de gemeente, zodat een groep VVE kinderen voor wat betreft schoolloopbaan e.d. kan worden vergeleken met een groep niet-vve kinderen. De gegevens van kinderen worden dan aan de gemeente op kindniveau verstrekt maar vervolgens voor het onderzoek, anoniem verwerkt. Voorwaarde voor deze verstrekking is dat de ouders duidelijk worden geïnformeerd over doel en noodzaak van het onderzoek en over het feit dat de kindgegevens alleen worden gebruikt voor het vaststellen van de groep en dat ze dus niet individueel worden gevolgd en dat ze er na deze informatie toestemming voor geven. Tweede voorwaarde is dat de gemeente de verstrekte kindgegevens vernietigt zodra ze niet meer voor het onderzoek nodig zijn én dat ze deze gegevens niet voor andere doelen gebruikt of bewaard. Als een uitdrukkelijke toestemming onderdeel uitmaakt van het plaatsingscontract waarvoor de ouders tekenen, dan is daarmee toestemming geregeld. Belangrijk is om meteen in het plaatsingscontract duidelijk te maken waarvoor je toestemming vraagt: dus bijvoorbeeld: 1 voor verstrekking aan. in verband met.. 2 voor verstrekking aan.. in verband met Je kunt je dus niet beperken tot een zinsnede zoals geeft door ondertekenen van dit plaatsingscontract toestemming voor alle noodzakelijke gegevensverstrekkingen.

5 Oberon Vragen over privacy bij VVE 5 Wettelijk is een sobere levering aan het basisonderwijs voorzien Een houder van een kindercentrum of peuterspeelzaal verwerkt persoonsgegevens met als doel de bevordering van een goede doorstroom naar het basisonderwijs. De gegevens die een houder van een kindercentrum of peuterspeelzaal verplicht overdraagt aan het bevoegd gezag van een basisschool over leerlingen die op de basisschool zijn ingeschreven, zijn het programma van voorschoolse educatie dat een leerling heeft gevolgd en de duur van het programma dat is gevolgd. Houders van kindercentra of peuterspeelzalen maken afspraken met de basisscholen binnen een gemeente over de wijze van gegevenslevering. De bewaartermijn voor de overgedragen gegevens is twee jaar nadat het kind het kindercentrum of peuterspeelzaal heeft verlaten. (Wet primair onderwijs art. 167) In verband met de wettelijke plicht tot overdracht wordt bij overdracht van VVE-deelname door VVEaanbieder aan basisschool door de VVE aanbieder geen toestemming aan ouders gevraagd maar zij moet de ouders vooraf laten weten welke gegevens aan de basisschool zullen worden overgedragen. Centrale registratie van indicaties en plaatsingen In sommige gemeenten is er een centrale registratie waar de indicaties en de plaatsingen aan elkaar gekoppeld worden (zo n registratiesysteem moet aangemeld worden bij het College bescherming persoonsgegevens). Zo kunnen VVE-aanbieders nagaan of kinderen een indicatie hebben en ontstaat op gemeenteniveau een beeld van (non-)bereik. De indicaties kunnen worden aangeleverd door de JGZ of door de toeleider. Degene die aanlevert dient de toestemming van de ouders te regelen. Registreert het consultatiebureau ook de plaatsing op VVE? Vanuit het wettelijk kader voor de JGZ,de Wet publieke gezondheid, behoort het volgen van kinderen tot de taken van de JGZ. Daarom is het vastleggen van de indicatie en het mogelijke vervolg toegestaan. Bij welke registraties en overdracht van gegevens mag je BSN (burgerservicenummer) gebruiken? Algemeen: Uitsluitend tussen overheden / gemeentelijke diensten JGZ > toeleider NEE JGZ> gemeente JA Toeleider > peuterspeelzaal NEE Toeleider > gemeente NEE Peuterspeelzaal/Kinderopvang > Basisschool NEE. Peuterspeelzaal/Kinderopvang > Gemeente NEE. Let op : Peuterspeelzaal mag BSN niet vragen aan ouders. Kinderopvang wel, maar met een ander doel (toeslagen). Evt: Toeleider/ JGZ/ gemeente > basisschool NEE Samenvattend: toestemming wanneer? Bij doorgifte van doelgroepindicatie door JGZ aan toeleidende organisatie. Bij doorgifte van doelgroepindicatie door toeleidende organisatie aan VVE-aanbieder Bij terugkoppeling van VVE-plaatsing door VVE-aanbieder aan JGZ Bij doorgifte van VVE-plaatsing door VVE-aanbieder aan gemeente (voor onderzoek)

6 Oberon Vragen over privacy bij VVE 6