HANDLEIDING PRIVACYREGLEMENT SOVEE

Transcriptie

1 HANDLEIDING PRIVACYREGLEMENT SOVEE Inleiding In dit privacyreglement worden regels gegeven voor een zorgvuldige omgang met persoonlijke gegevens van cliënten van SOVEE. In het reglement wordt geregeld: - welke gegevens van cliënten in een bestand worden vastgelegd (artikel 6 en bijlage 2) - wie er binnen SOVEE toegang hebben tot de gegevens in het bestand (artikel 7 en 8); - hoe lang deze gegevens worden bewaard (artikel 6 lid 3); - onder welke voorwaarden gegevens van een cliënt door SOVEE aan een derde kunnen worden gegeven (artikel 10, tot en met 14); - welke rechten cliënten uit kunnen oefenen (artikel 16 tot en met 21). Begrippen (artikel 1) In de begripsomschrijvingen in artikel 1 worden de begrippen uit het reglement omschreven, zodat duidelijk is wat met bepaalde termen wordt bedoeld. Kernbegrippen zijn o.a. Persoonsgegevens, dit zijn alle gegevens die in verband kunnen worden gebracht met een bepaald persoon, zoals zijn adres, zijn burgerservicenummer, gegevens over de begeleiding, over zijn schoolprestaties en over de gezinssamenstelling. Verwerken (van persoonsgegevens) is de verzamelterm voor alle handelingen die met persoonsgegevens kunnen worden verricht, zoals: opslaan, opvragen, aan een ander geven, bespreken en analyseren.. Cliënt is de verzamelterm voor kinderen, jongeren, ouders en verzorgers aan wie SOVEE ondersteuning, hulp of een andere vorm van individuele begeleiding biedt. Dienstverlening is het verzamelbegrip voor de verschillende vormen van individuele hulp en begeleiding die SOVEE aan cliënten biedt. Beroepskracht is de persoon die namens SOVEE individuele hulp, of begeleiding aan cliënten biedt. Doel, toepassingsgebied, verantwoordelijke (artikel 2, 3 en 4) Artikel 2 beschrijft het doel van de verwerking van persoonsgegevens door SOVEE: het ondersteunen van jeugdigen, ouders en professionals als kinderen of jongeren te maken hebben met een (dreigende) achterstandssituatie, of met risico s in het onderwijs of in de opvoeding. Dit doel is van belang, omdat de gehele verwerking van gegevens daar in feite aan wordt opgehangen. Kernvraag bij iedere verwerking is steeds: is deze verwerking noodzakelijk voor het doel zoals dat in artikel 2 is geformuleerd? Artikel 3 beschrijft de reikwijdte van het reglement. Het reglement regelt iedere verwerking van persoonsgegevens in verband met de individuele dienstverlening aan cliënten. Artikel 4 beschrijft de wettelijke taken van de verantwoordelijke. De verantwoordelijke is het hoogste gezag binnen SOVEE dat uiteindelijk bepaalt hoe de verwerking van persoonsgegevens binnen SOVEE wordt geregeld. Deze eindverantwoordelijkheid kan alleen worden gedragen door de verantwoordelijke als iedere beroepskracht zich ook individueel verantwoordelijk weet voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van cliënten, conform dit reglement. 1

2 Informeren van de cliënt (artikel 5) Artikel 5 bevat een kernverplichting van de Wet bescherming persoonsgegevens. Voordat SOVEE gegevens van een cliënt vastlegt, moet hij daarover geïnformeerd worden. De cliënt moet weten welke gegevens worden vastgelegd, waarom SOVEE dit doet, welke rechten hij als cliënt heeft en bij wie hij daarvoor terecht kan. Voor uitgebreide informatie kan de beroepskracht verwijzen naar de website van SOVEE. Ook de folders van SOVEE 1 bevatten een kort tekstblok over de manier waarop met persoonsgegevens wordt omgegaan. Het bestand (artikel 6, 7 en 8 en 9) De gegevens van cliënten die SOVEE wil vastleggen, worden ingevoerd in het bestand. Vuistregel is dat er niet meer gegevens worden vastgelegd dan noodzakelijk is voor de dienstverlening. Welke persoonsgegevens precies worden vastgelegd, wordt in bijlage 2 per werkveld uitgewerkt. Voor de toegang tot het bestand wordt onderscheid gemaakt tussen contactgegevens en overige persoonsgegevens. Contactgegevens zijn de zakelijke gegevens van de cliënt: naam, adres, geboortedatum, telefoon, begin- en einddatum van de contacten met SOVEE en een aanduiding van het type contacten en het werkveld. Iedere beroepskracht en stagiaire heeft toegang tot deze buitenkant gegevens van een cliënt. Meldt een cliënt zich aan, dan kan meteen worden vastgesteld of er al eerdere contacten met SOVEE waren of zijn, in welk werkveld deze contacten lagen en welke beroepskrachten contacten hadden of hebben met de cliënt. De overige persoonsgegevens geven informatie over de inhoud van de begeleiding of de hulp die is geboden. Deze binnenkant gegevens zijn alleen toegankelijk voor de beroepskracht of de stagiaire die rechtstreeks is betrokken bij deze specifieke dienstverlening aan de cliënt. Toegang tot de inhoudelijke gegevens hebben eveneens: - de vervangers van de beroepskracht; - leidinggevenden en begeleiders van beroepskrachten, - technisch en administratief personeel; - personen die een klacht behandelen; - de verantwoordelijke. Voor al deze functionarissen geldt dat zij toegang tot de gegevens hebben voor zover noodzakelijk voor hun werkzaamheden. NB1: Op basis van deze bepaling kan een beroepskracht die namens een aantal collega s aan een casusoverleg deelneemt, ook informatie van cliënten van deze collega s uit het bestand verzamelen ten behoeve van dit casusoverleg. Voor deelname aan het casusoverleg wordt de deelnemende collega gezien als de vervanger van de collega s die hij in het casusoverleg vertegenwoordigt. NB2: Vrijwilligers van SOVEE hebben uitsluitend toegang tot de gegevens van cliënten binnen het project waaraan ze verbonden zijn. 1 De folders en brochures die na vaststelling van het privacyreglement worden gemaakt, bevatten een tekstblokje over de omgang met persoonsgegevens door SOVEE waarin voor meer informatie wordt verwezen naar de website van SOVEE. 2

3 Artikel 7 lid 5 zegt in feite dat de beroepskrachten en stagiaires die toegang tot bepaalde gegevens van een cliënt hebben, ook intern over deze gegevens kunnen overleggen. Daarmee is artikel 7 lid 5 de basis voor onderling overleg tussen beroepskrachten, en voor het overleg tussen beroepskrachten en hun begeleiders en leidinggevenden. Artikel 8 beschrijft een bijzondere interne verstrekking van gegevens uit het bestand. Stelt een beroepskracht vast dat zijn cliënt ook hulp krijgt of kreeg uit een ander werkveld van SOVEE, of dat een gezinslid van de cliënt hulp krijgt of kreeg van SOVEE, dan kan hij zich wenden tot de collega die de betreffende hulp heeft verleend. Van deze collega wordt verwacht dat hij de relevante informatie over de eerdere contacten aan de beroepskracht verstrekt, zodat hulp kan worden geboden op basis van wat al over de cliënt en zijn gezin bij SOVEE bekend is. Artikel 9 geeft regels voor de gegevensuitwisseling met de gemeenten van de woon of opleidingsplaats van de cliënt. SOVEE kan worden gezien als uitvoerder van de gemeentelijke taak om achterstandssituaties in het onderwijs te voorkomen en te bestrijden. In het kader van de uitvoering van deze taak vindt uitwisseling van persoonsgegevens plaats. Deze gegevensuitwisseling wordt gezien als een interne uitwisseling, waarvoor geen toestemming van de cliënt is vereist, dit omdat SOVEE een gemeentelijke taak uitvoert. Verstrekken van informatie over een cliënt aan anderen (artikel 10) Voor het verstrekken van informatie over een cliënt aan anderen van buiten SOVEE heeft de beroepskracht de toestemming nodig van de cliënt. Voordat de beroepskracht om toestemming vraagt, vertelt hij waarom hij informatie aan een ander wil geven, welk type gegevens hij wil verstrekken en aan wie. Pas daarna vraagt hij om toestemming. Maakt de cliënt bezwaren tegen de verstrekking dan beziet de beroepskracht of het mogelijk is om aan deze bezwaren tegemoet te komen zodat de cliënt wellicht alsnog zijn toestemming kan geven. Weigert de cliënt zijn toestemming dan gaat de verstrekking van gegevens over de cliënt in principe niet door. Maar deze regel geldt niet altijd. Geeft de cliënt geen toestemming of kan deze toestemming niet worden gevraagd, maar: 1. verkeert de cliënt of een lid van zijn gezin in een ernstige situatie; en 2. is het voor het voor het doorbreken van deze situatie noodzakelijk om aan een ander informatie over de cliënt te geven, 3. dan kan de beroepskracht besluiten om de informatie toch te verstrekken ondanks het ontbreken van toestemming. Over een dergelijk besluit pleegt de beroepskracht altijd vooraf overleg met een leidinggevende. NB1: Van iedere verstrekking aan een derde maakt de beroepskracht een aantekening in het bestand (ook al in verband met het informatierecht van artikel 17). Gaat het om een verstrekking waarvoor geen toestemming is gegeven, dan wordt ook vastgelegd waarom toch tot verstrekking is besloten. NB2: De toestemming wordt bij voorkeur schriftelijk gegeven, via een standaardformulier dat SOVEE daarvoor gebruikt. Maar ook een mondeling gegeven toestemming is geldig. Het is in geval van een mondeling gegeven toestemming van belang dat de beroepskracht daarvan een aantekening maakt in het bestand. 3

4 NB3: Toestemming mag alleen worden gevraagd voor specifiek beschreven verstrekkingen aan met name genoemde instellingen of personen. Een toestemmingsverklaring waarin carte blanche wordt gegeven aan SOVEE is ongeldig. Specifieke vormen van verstrekking van informatie over een cliënt (artikel 11, 12, 13) Melding (artikel 11) Voor het doen van een melding in de verwijsindex risico s jeugdigen volgt de beroepskracht de bepalingen van de waarbij ook SOVEE zich heeft aangesloten. Wellicht ten overvloede bepaalt het Privacyreglement van SOVEE nog eens dat over de gesignaleerde risico s en over de melding zo spoedig mogelijk contact moet worden gelegd met de ouder(s) en met de jeugdige vanaf 12 jaar. Meldcode Kindermishandeling en Huiselijk Geweld (artikel 12) De partners van Jong Centraal, Centrum voor Jeugd en Gezin in Amersfoort, hebben zich, indien signalen leiden tot een vermoeden van kindermishandeling of huiselijk geweld, gebonden aan de Meldcode Kindermishandeling en Huiselijk Geweld. Vandaar dat dit reglement bepaalt dat de stappen van deze code worden gevolgd. De meldcode is als bijlage 3 toegevoegd aan het privacyreglement. De vijf stappen van de meldcode zijn: 1. In kaart brengen van signalen en vastleggen van deze signalen; 2. bespreken van de signalen met de cliënt; 3. overleg met een deskundige collega en met het AMK of het Steunpunt Huiselijk Geweld; 4. taxeren van het geweld; 5. besluiten of de beroepskracht en zijn instelling zelf voldoende kunnen doen om de cliënt te beschermen tegen het geweld of dat daarvoor een melding noodzakelijk is. NB: In lid 2 van artikel 12 is nog eens uitdrukkelijk opgenomen dat een beroepskracht het wettelijk recht heeft om, als het AMK hem in het kader van een onderzoek benadert, informatie over een cliënt te verstrekken, ook zonder toestemming van de cliënt. In het kader van een open werkwijze is daaraan toegevoegd dat de beroepskracht de cliënt hierover zo mogelijk informeert, zodat wordt voorkomen dat hij via het AMK hoort dat SOVEE informatie over hem heeft verstrekt. Aangifte van strafbare feiten (artikel 13) Artikel 13 beschrijft in welke gevallen SOVEE aangifte doet van strafbare feiten die haar ter kennis zijn gekomen. Criteria zijn: - de veiligheid van beroepskrachten, stagiaires en vrijwilligers, van slachtoffers, en anderen; - de ernst van het feit; - de noodzaak om het gedwongen kader van het strafrecht in te zetten om slachtoffers te beschermen en de dader in dit gedwongen kader mogelijkerwijs hulp te bieden. Uitgangspunt is dat de cliënt vooraf geïnformeerd wordt over de aangifte. In verband met de veiligheid van de cliënt, van een lid van zijn gezin of van de beroepskracht kan worden besloten om de cliënt niet te informeren over de aangifte. 4

5 Structurele deelname aan extern casusoverleg (artikel 14) Een besluit dat SOVEE structureel deelnemer wordt van een extern overleg waarin cliënten worden besproken, neemt de directeur van SOVEE. Voordat hij hierover een besluit neemt, beoordeelt hij ook of het extern overleg zorgvuldig omgaat met de verwerking van persoonsgegevens van de te bespreken cliënten. Taken van de frontoffice van Jong Centraal (artikel 15) SOVEE voert samen met Beweging 3.0 een aantal frontofficetaken uit van Jong Centraal. Jong Centraal kent een eigen privacyreglement dat ook op de taken in de frontoffice van toepassing is. Geeft dit privacyreglement geen regeling op een bepaald punt, dan is het eigen privacyreglement van SOVEE van toepassing. Omdat de regelingen sterk op elkaar lijken, kan SOVEE voor wat betreft de taken in de frontoffice de eigen werkwijze aanhouden. Wel kent de frontofficie van het CJG een eigen bestand met eigen regels voor de toegang daarin. Vanzelfsprekend hebben de medewerkers die de taken van de frontoffice uitvoeren, toegang tot dit bestand. Rechten van cliënten en andere betrokkenen (artikel 16 tot en met 20) Cliënten en andere betrokkenen, dit wil zeggen anderen van wie SOVEE gegevens verwerkt (bijvoorbeeld familieleden van cliënten), hebben een aantal rechten ten aanzien van de verwerking van hun persoonsgegevens. Zo hebben ze recht op inzage (artikel 16) in de gegevens die over henzelf gaan. Dit inzagerecht omvat ook het recht op een kopie van de gegevens. Het recht op informatie (artikel 17) is het recht om te vragen welke gegevens er verwerkt zijn in het afgelopen jaar zonder dat deze verwerking al aan de betrokkene bekend is gemaakt. Het recht op correctie (artikel 18) bevat het recht om feitelijke onjuistheden te laten corrigeren. Aan dit recht is toegevoegd het recht om aan een oordeel waarmee men het niet eens is, een eigen verklaring toe te voegen, zodat voor iedereen die het oordeel in het bestand leest meteen ook duidelijk is dat de betrokkene het daarmee niet eens is. Het klachtrecht (artikel 19) geeft de cliënt en de andere betrokkenen het recht om een klacht in te dienen bij de directeur van SOVEE indien zij menen dat er iets niet goed is gegaan bij het verwerken van hun gegevens door SOVEE. Positie van de jongere en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) (artikel 20) Wettelijk vertegenwoordiger Artikel 20 maakt de positie duidelijk van jonge cliënten en de personen die het gezag over hen uitoefenen. Deze personen worden de wettelijk vertegenwoordigers genoemd. Normaal gesproken oefenen de ouders het gezag uit en zijn zij dus de wettelijk vertegenwoordigers van hun kind. In sommige gevallen oefent slechts één ouder het gezag uit, bijvoorbeeld als er maar één ouder is, of als de andere ouder is overleden. Ook na een breuk in de relatie van de ouders komt het wel voor dat de rechter het gezag aan één van de ouders toewijst. Dit is sinds 1998 echter meer en meer een uitzondering. Hoofdregel is sinds dat jaar dat ouders het gezag gezamenlijk voortzetten na een (echt)scheiding. Alleen als de belangen van het kind beklemd dreigen te raken door de gezamenlijke gezagsuitoefening, zullen rechters het gezag aan één ouder toewijzen. Zijn er geen ouders die gezag uit kunnen oefenen, of heeft de rechter hun gezag beëindigd, dan oefent een ander dan de ouder het gezag uit. De persoon wordt de voogd genoemd. Hij is de wettelijk vertegenwoordiger van het kind. 5

6 Leeftijdsgrenzen is een kind jonger dan 12 jaar, dan oefent de wettelijk vertegenwoordiger de rechten van zijn kind uit die hij op grond van dit reglement heeft. Is de jongere al wel 12 maar nog geen 16 jaar, dan kunnen de wettelijk vertegenwoordiger en de jongere beiden de rechten uitoefenen. Vanaf 16 jaar (niet vanaf 18 jaar!) oefent de jongere zijn rechten zelfstandig uit. NB1: Is een jongere vanaf 16 jaar niet in staat om zijn rechten (zelfstandig) uit te oefenen, dan kunnen zijn wettelijk vertegenwoordigers namens hem optreden tot hij 18 jaar wordt. Is hij eenmaal 18 jaar, dan kunnen zijn ouders namens hem optreden, zij zijn nu niet meer de wettelijk vertegenwoordigers, omdat het gezag vervalt bij het 18 e jaar van het kind. NB2: Het uitoefenen van rechten door wettelijk vertegenwoordigers en ouders wordt beperkt voor zover de uitoefening daarvan in strijd komt met de belangen van het kind. Zo is het denkbaar dat het inzagerecht voor ouders beperkt wordt, omdat bepaalde zaken die het kind aan de beroepskracht heeft toevertrouwd, naar het oordeel van de beroepskracht, (nog) niet aan hen bekend moeten worden gemaakt. Te denken valt aan een (door de ouders verboden) relatie, aan het (door de ouders verboden) gebruik van voorbehoedsmiddelen, enzovoort. 6