Is het volgende reglement van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van jeugdigen en hun opvoeders in het kader van hun samenwerking.

Transcriptie

1 Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Hoogeveen Het gemeentebestuur van Hoogeveen en De partners van het Centrum voor Jeugd en Gezin Hoogeveen; overwegende dat de partners van het Centrum voor Jeugd en Gezin Hoogeveen intensief samenwerken om jeugdigen en hun opvoeders goed toegankelijke, effectieve en sluitende zorg te bieden; dat het voor dit doel noodzakelijk is om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, van jeugdigen en hun opvoeders te verwerken; in aanmerking nemende Algemene wet bijzondere ziektekosten; Wet maatschappelijke ondersteuning; Wet bescherming persoonsgegevens; Wet op de jeugdzorg inclusief de voorgestelde wijziging van deze wet in verband met het opnemen van een gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de jeugdketen (Kamerstukken ); Wet op het primair onderwijs; Wet op het voortgezet onderwijs; Wet publieke gezondheidszorg; Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst; Beroepscode voor Maatschappelijk Werkers van de NVMW; Gedragscode voor (ortho)pedagogen en onderwijskundigen van de NVO; Gedragscode voor Psychologen van het NIP; Convenant Drentse Verwijsindex Risicojongeren;; De privacyreglementen van de partners; = 3, Projectplan Centrum Jeugd en Gezin Gemeente Hoogeveen april 2009; De Samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Hoogeveen, Is het volgende reglement van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van jeugdigen en hun opvoeders in het kader van hun samenwerking. Artikel 1 ander casusoverleg andere instelling Begripsbepalingen ieder casusoverleg dat niet in CJG-verband wordt gehouden waarin een cliënt wordt besproken; organisatie die geen partner is maar die wel zorg biedt aan een cliënt; Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 1

2 beheerder de functionaris die, onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke, is belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsgegevens die in het bestand zijn opgenomen, waaronder de zorg voor het invoeren, bewaren en verstrekken van persoonsgegevens op basis van de bepalingen van dit reglement, zijnde de CJG -procescoördinator; CJG bestand het gestructureerd geheel van persoonsgegevens van cliënten ingericht door de partners in verband met de taken die zij gezamenlijk uitoefenen niet zijnde de dossiers van de individuele partners. In het bestand worden gegevens vastgelegd ten behoeve van de informatie en adviesfunctie en ten behoeve van de gezamenlijke aanpak; betrokkene degene op wie een persoonsgegeven dat op grond van dit reglement door een partner wordt verwerkt, betrekking heeft; bronregistratie het oorspronkelijke dossier van een partner waaruit de gegevens afkomstig zijn; buitenkantinformatie persoonsgegevens over een betrokkene houdende: of hij bekend is bij een partner, of er momenteel contacten zijn met de cliënt, wanneer deze contacten zijn begonnen, wanneer de contacten eventueel tussentijds zijn afgebroken dan wel zijn afgesloten; bijzonder persoonsgegeven elk persoonsgegeven betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging, alsmede elk strafrechtelijk persoonsgegeven en elk persoonsgegeven over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag; casusoverleg overleg tussen twee of meer partners in CJG - verband, zo mogelijk samen met (de ouders van) de jeugdige over de vragen en problemen van een jeugdige en van de leden van het gezinssysteem, om te komen tot het vaststellen en uitvoeren van een gezamenlijke aanpak; CJG het samenwerkingsverband van de partners, in de vorm van een netwerkorganisatie, dat is gericht op het uitoefenen van de functies van het Centrum voor Jeugd en Gezin zoals bedoeld in de Wet op de jeugdzorg; CJG -coördinator CJG -procescoördinator de functionaris, in dienst van de gemeente, die verantwoordelijk is voor de implementatie van het CJG; de functionaris, in dienst van de gemeente, die de regie voert over het proces van samenwerken tussen twee of meer Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 2

3 partners in geval van een complexe zorgsituatie, tevens voorzitter van het multidisciplinair team; CJG -projectleider cliënt complexe zorgsituatie coördinatie van zorg derde dossier gezamenlijke aanpak jeugdige match multidisciplinair team de functionaris, in dienst van de gemeente, die op aanwijzing van de Stuurgroep -CJG leiding geeft aan de ontwikkeling van het CJG in de gemeente op basis van het projectplan CJG Hoogeveen 1+1=3 en die tevens secretaris is van de Stuurgroep -CJG; de jeugdige, zijn ouder(s) en/of de andere leden van het gezinssysteem van de jeugdige, aan wie zorg wordt geboden, of zou moeten worden geboden; een situatie waarin een jeugdige of zijn gezin zich bevindt die extra aandacht van de partners vraagt omdat: - er problemen en signalen zijn vanuit verschillende leefgebieden, of - er meer dan drie partners bij de jeugdige of zijn gezin zijn betrokken, of - er geen gezamenlijke aanpak tot stand komt, of wel tot stand komt maar niet of in onvoldoende mate wordt uitgevoerd; verzamelterm voor alle activiteiten die bestaan uit het volgen en coördineren van de zorg indien twee of meer partners zorg bieden aan (leden van) één gezinssysteem bestaande uit uitvoeringscoördinatie en procescoördinatie. ieder, niet zijnde de cliënt, de betrokkene, de verantwoordelijke, (de beroepskracht werkzaam voor) de partner of de andere instelling; de verzameling persoonsgegevens die een partner in zijn eigen instelling vastlegt over de zorg die, of het onderwijs dat.,hij aan een cliënt biedt of heeft geboden; samenhangend en systeemgericht geheel van zorg geboden door de partners aan een cliënt, al dan niet samen met andere instellingen; persoon tot 23 jaar die in de gemeente Hoogeveen woont, of die in deze gemeente (speciaal) basisonderwijs of (speciaal) voortgezet onderwijs volgt; de tweede of volgende melding in de Drentse Verwijsindex Risicojongeren met betrekking tot dezelfde jeugdige; lokaal team van deskundigen op het terrein van opvoeden en opgroeien dat in geval van een complexe zorgsituatie samen Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 3

4 met de procescoördinator de situatie in kaart brengt en afspraken maakt over het vervolg; ouder partner persoonsgegeven de ouder van de jeugdige, daaronder ook verstaan de andere persoon die de jeugdige in zijn gezin verzorgt en opvoedt; instelling of organisatie die deelneemt aan de samenwerking binnen het CJG en deze overeenkomst heeft ondertekend; elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; procesondersteuner de functionaris, in dienst van de gemeente, die de CJG - procescoördinator ondersteunt; Ronde Tafel Overleg uitvoeringscoördinator verantwoordelijke verwerking van persoonsgegevens wettelijk vertegenwoordiger zorg overleg met de ouders en zo mogelijk met de jeugdige, op initiatief van de uitvoeringscoördinator, over de gezamenlijke aanpak en hun eigen aandeel hierin, in geval van een complexe zorgsituatie nadat het multidisciplinair team een voorzet heeft gedaan, of de situatie in kaart heeft gebracht; de functionaris met de taak om, indien twee of meer partners zorg bieden aan leden van een zelfde gezinssysteem, er op toe te zien dat een gezamenlijke aanpak wordt vastgesteld en de uitvoering hiervan te bewaken; het college van B&W van de gemeente Hoogeveen. Voor de uitoefening van de rechten zoals omschreven in de artikelen 18, 19 en 20 namens het college van B&W, de beheerder van het bestand; elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens; de ouder of de voogd die het gezag over een minderjarige jeugdige uitoefent; ondersteuning, begeleiding, leerlingbegeleiding in het onderwijs en hulp aan jeugdigen, hun opvoeders en andere leden van het gezinssysteem van de jeugdige, bij opgroei - en opvoedvragen en opgroei en opvoedproblemen, alsmede het beslissen over een aanspraak op geïndiceerde (jeugd)zorg en het signaleren van opgroei en opvoedvragen of zodanige problemen; Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 4

5 I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens Het doel van de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement is het bieden van goed toegankelijke, effectieve en sluitende zorg aan cliënten door intensieve samenwerking tussen de partners. Artikel 3 Toepassingsgebied 1. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover deze persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van het samenwerken van de partners in het bieden van zorg aan cliënten. 2. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier, elektronisch of door middel van foto, video of audio worden verwerkt. Artikel 4 Verantwoordelijke 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. 2. De verantwoordelijke draagt zorg voor aanmelding van de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement bij het College Bescherming Persoonsgegevens. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die voor het in artikel 2 omschreven doel door de partners worden verwerkt. 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkenen die worden vastgelegd in het bestand afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in het beveiligingsplan van de verantwoordelijke. Dit beveiligingsplan is als bijlage 1 toegevoegd aan dit reglement. 4. De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het in artikel 2 omschreven doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is. Artikel 5 Verantwoordelijkheid van iedere partner 1. Iedere partner volgt bij de verwerking van persoonsgegevens van de cliënt aan wie hij zorg biedt, de wetgeving en de overige in - en externe regelgeving die op hem van toepassing is. 2. Indien een partner samen met een of meer partners zorg biedt aan een cliënt, of indien er sprake is van doorgeleiding of een andere vorm van samenwerking in het bieden van zorg aan een cliënt, Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 5

6 volgen de betrokken partners, voor zover toegestaan door de eigen wetgeving en de overige in en externe regelgeving, de bepalingen van dit reglement. 3. Onverlet de in artikel 4 beschreven verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke, is iedere partner op grond van dit reglement ook zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen.tot een zorgvuldige verwerking behoort in ieder geval dat: - de partners voorzieningen treffen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die worden verwerkt; - de partners afdoende maatregelen nemen voor de beveiliging van het verzenden, ontvangen en opslaan van persoonsgegevens in hun eigen dossiers en in het bestand dat zij gezamenlijk ten behoeve van hun samenwerking hebben ingericht; - er in het bestand en anderszins niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is voor het in artikel 2 omschreven doel. II. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN VERBAND MET DE SAMENWERKING TUSSEN DE PARTNERS Artikel 6 Toestemming van de cliënt voor de verwerking van zijn persoonsgegevens in het kader van de samenwerking tussen de partners 1. Indien een partner zorg biedt aan een cliënt en vaststelt dat het voor een gezamenlijke aanpak noodzakelijk is om persoonsgegevens van deze cliënt te verstrekken aan een partner die eveneens zorg biedt aan de cliënt, vraagt de partner, voordat hij tot verstrekking over gaat, toestemming aan de cliënt voor deze verstrekking en de daarop volgende uitwisseling van persoonsgegevens tussen de betrokken partners. 2. Voordat toestemming aan de cliënt wordt gevraagd, informeert de partner de cliënt over het doel van de verwerking. Indien sprake is van coördinatie van zorg informeert hij de cliënt eveneens over de taken van de uitvoeringscoördinator en vraagt hij de cliënt meteen ook om toestemming voor het verstrekken van de noodzakelijke persoonsgegevens aan de partner die in dit geval als uitvoeringscoördinator op zal gaan treden. 3. Indien de partner de cliënt op grond van dit artikel schriftelijk om toestemming heeft gevraagd, voegt hij de schriftelijke toestemming toe aan het dossier. Is de toestemming mondeling gevraagd, dan maakt de partner daarvan een aantekening in het dossier. Artikel 7 Verwerken van persoonsgegevens ondanks het ontbreken van toestemming 1. Indien de cliënt zijn toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 6 weigert, onderzoekt de partner de redenen van deze weigering en beziet hij of het mogelijk is om de bezwaren van de cliënt tegen de verwerking weg te nemen. 2. Blijft de cliënt bij zijn weigering, dan verstrekt de partner de persoonsgegevens van de cliënt niet aan de andere partner(s) die eveneens zorg biedt en evenmin aan de beoogd uitvoeringscoördinator. 3. Is de partner echter van mening dat: - de cliënt of een lid van zijn gezin in een zeer ernstige situatie verkeert waarin zorg dringend is geboden in verband met zijn veiligheid of bescherming; - hij zelf niet voldoende zorg kan bieden om de cliënt of zijn gezinslid voldoende te beschermen; Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 6

7 - de zorg van een of meer andere partners noodzakelijk is om de cliënt of zijn gezinslid voldoende te beschermen; - verstrekking van persoonsgegevens aan de andere partner(s) daarvoor noodzakelijk is én - de wet en regelgeving waaraan hij gebonden is verstrekking mogelijk maakt; dan kan de partner beslissen om, ondanks het ontbreken van toestemming van de cliënt, toch de noodzakelijke gegevens aan een of meer partners en/of aan de uitvoeringscoördinator te verstrekken. Over dit besluit wordt de cliënt zo spoedig mogelijk geïnformeerd. 4. Van het vragen van toestemming, van overleg met de cliënt hierover en/of van het informeren van de cliënt over een besluit tot verwerking van zijn gegevens, kan worden afgezien: - in verband met de veiligheid van de cliënt, van de beroepskracht van een partner, of die van een ander; - indien redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de cliënt de contacten met de partner zal verbreken indien hem om toestemming wordt gevraagd of daarover met hem wordt overlegd en deze contacten noodzakelijk zijn om de cliënt of een lid van zijn gezin te beschermen. 5. Een besluit zoals bedoeld in lid 3 en lid 4 wordt pas genomen nadat de beroepskracht die het besluit namens zijn instelling neemt, intern overleg heeft gepleegd of advies heeft gevraagd, conform de voorschriften die daarvoor binnen zijn instelling gelden. 6. Het besluit om zonder toestemming van de cliënt informatie te verstrekken en/ of om overleg te voeren wordt vastgelegd in het dossier, met vermelding van de redenen voor dit besluit en de functionaris(sen) die vooraf over dit besluit is of zijn geraadpleegd. Artikel 8 Meldingen in de Drentse Verwijsindex Risicojongeren 1. Indien een partner die toegang heeft tot de Drentse Verwijsindex Risicojongeren, bij een jeugdige aan wie hij zorg biedt een risico vermoedt waardoor zijn ontwikkeling naar volwassenheid zou kunnen worden belemmerd, kan hij een melding doen in deze Verwijsindex.. 2. De partner informeert de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger over de melding conform de bepalingen in het Convenant Drentse Verwijsindex Risicojongeren. Op de verwerking van persoonsgegevens van een cliënt na een match zijn eveneens de bepalingen van toepassing van dit Convenant. Artikel 9 Meldingen van vermoedens van kindermishandeling en huiselijk geweld 1. Bestaat bij de partner het vermoeden dat er sprake zou kunnen zijn van kindermishandeling dan volgt de partner het Handelingsprotocol CJG Hoogeveen bij een vermoeden van kindermishandeling. In geval van een vermoeden van huiselijk geweld waarbij uitsluitend meerderjarigen zijn betrokken, volgt de partner de richtlijnen en protocollen die binnen de eigen instelling van toepassing zijn. 2. De partners dragen er zelf zorg voor dat zij, bij de inwerkingtreding van wetgeving op dit punt, voldoen aan de verplichting om een meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld binnen de instelling te hanteren. Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 7

8 Artikel 10 Verwerken van persoonsgegevens van een cliënt die door een andere partner zijn verstrekt of die aan een andere partner zijn verstrekt 1. De partners leggen de persoonsgegevens die zij op grond van dit reglement van een andere partner ontvangen, zorgvuldig vast in het dossier met vermelding van de naam van de partner die de gegevens heeft verstrekt en de datum van de verstrekking. 2. De partners maken een aantekening in het dossier indien zij, op grond van dit reglement, persoonsgegevens van een cliënt verstrekken aan een andere partner. Zij vermelden daarbij de redenen van de verstrekking, de naam of namen van de partner(s) aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt en zij omschrijven welke persoonsgegevens zijn verstrekt. 3. De partners maken eveneens een aantekening in het dossier van het vastleggen van persoonsgegevens in het bestand, met daarbij een omschrijving welke gegevens in het bestand zijn vastgelegd. III. HET BESTAND IN VERBAND MET DE TAKEN DIE DE PARTNERS GEZAMENLIJK UITOEFENEN Artikel 11 De persoonsgegevens die in het bestand worden opgenomen 1. In het bestand dat de partners inrichten ten behoeve van het gezamenlijk bieden van zorg aan cliënten worden niet meer gegevens opgenomen dan noodzakelijk is voor de samenwerking tussen de partners in het bieden van zorg. 2. Indien voor informatie - en adviesfunctie het vastleggen van gegevens noodzakelijk is in verband met doorgeleiden naar een partner, of in verband met een volgend contact, worden de volgende gegevens vastgelegd: - de naam, het adres, de woonplaats en de contactgegevens van de cliënt en, voor zover noodzakelijk, van een of meer gezinsleden van de cliënt; - de hulpvraag van de cliënt; - de actie(s) die in verband met de zijn ondernomen naar aanleiding van deze hulpvraag en de uitkomsten daarvan. 3. In geval van een gezamenlijke aanpak worden de volgende gegevens vastgelegd: - de naam, het adres, de woonplaats en de contactgegevens van de cliënt en van de leden van zijn gezin aan wie ook zorg wordt geboden in het kader van de gezamenlijke aanpak; - de wijze waarop de cliënt en de leden van zijn gezin aan wie ook zorg wordt geboden zo spoedig mogelijk zijn betrokken bij het vaststellen van de gezamenlijke aanpak en of zij met deze aanpak instemmen; - de gezamenlijke aanpak met daarbij vermeld welke partners de verschillende onderdelen van de aanpak uitvoeren en de namen en contactgegevens van de beroepskrachten die deze onderdelen namens de partners feitelijk uitvoeren; - de partner die optreedt als uitvoeringscoördinator met daarbij de contactgegevens van de beroepskracht die deze taak namens de partner zal uitvoeren; - wijzigingen van de gezamenlijke aanpak; - de voortgang en mogelijke stagnaties in de uitvoering van de gezamenlijke aanpak; - de acties die de uitvoeringscoördinator en de CJG -procescoördinator ondernemen in verband met stagnaties in de zorg en de uitkomsten daarvan; Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 8

9 - de uitkomsten van het overleg van het multidisciplinair team en van het Ronde Tafel Overleg; - activiteiten die in het kader van opschaling zoals omschreven in artikel 7 van de Samenwerkingsafspraken zijn ondernomen en de uitkomsten daarvan; - de afsluiting van de uitvoering van de gezamenlijke aanpak. 4. Bij het vastleggen van gegevens in het bestand beperken de partners zich zoveel mogelijk tot buitenkantinformatie. Gegevens omtrent de inhoud van de zorg leggen zij alleen in het bestand vast indien het voor de gezamenlijke aanpak noodzakelijk is dat de andere bij deze gezamenlijke aanpak betrokken partners daarvan kennis nemen. 5. Persoonsgegevens die ten behoeve van beleidsvorming, beleidsevaluatie of onderzoek in het bestand worden opgenomen, worden ontdaan van hun identificerende kenmerken voordat zij worden vastgelegd. Artikel 12 Toegang tot de persoonsgegevens in het bestand 1. Voor zover noodzakelijk voor hun taakuitoefening hebben toegang tot het bestand: - de verantwoordelijke; - de CJG -procescoördinator, tevens beheerder; - de beroepskracht die de informatie en adviesfunctie uitoefent; - de uitvoeringscoördinator, de CJG -procescoördinator en de procesondersteuner; - de beroepskracht die rechtstreeks is betrokken bij het multidisciplinair team, het Ronde Tafel Overleg, en/of bij het vaststellen of uitvoeren van de gezamenlijke aanpak; - administratief en technisch ondersteuners, op aanwijzing van de beheerder. 2. De functionaris die op grond van lid 1 toegang heeft tot persoonsgegevens in het bestand is, met inachtneming van het bepaalde in lid 3, ook bevoegd deze gegevens te wijzigen of aan te vullen voor zover: - het gegevens betreft die afkomstig zijn uit de bronregistratie van de instelling waarvoor deze functionaris werkzaam is; én - het in verband met het vaststellen, uitvoeren of volgen van de gezamenlijke aanpak naar zijn oordeel noodzakelijk is dat de partners die direct betrokken zijn bij de gezamenlijke aanpak van deze gegevens kennis kunnen nemen. 3. Iedere partner van wie beroepskrachten op grond van dit artikel toegang hebben tot het bestand, treft een schriftelijke regeling waarin wordt vastgesteld: - welke beroepskrachten toegang hebben tot het bestand, - tot welke gegevens in het bestand deze beroepskrachten toegang hebben; - welke beroepskrachten die toegang hebben tot het bestand ook bevoegd zijn om gegevens in het bestand vast te leggen of te wijzigen conform lid De beheerder kent op basis van de schriftelijke regeling zoals bedoeld in lid 3 autorisaties toe die toegang geven tot het bestand. en zijn gezinsleden. Artikel 13 Verstrekken van gegevens uit het bestand 1. De beheerder kan persoonsgegevens uit het bestand verstrekken aan de functionarissen die op grond van artikel 12 toegang hebben tot deze persoonsgegevens, voor zover deze verstrekking noodzakelijk is voor het vaststellen, uitvoeren of volgen van de gezamenlijke aanpak. 2. Voor zover noodzakelijk voor het vaststellen, uitvoeren of volgen van de gezamenlijke aanpak kan de beheerder ook gegevens uit het bestand verstrekken aan instellingen of zelfstandig werkende beroepskrachten die geen partner zijn maar die wel rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 9

10 van de gezamenlijke aanpak. De beheerder vraagt in dit geval vooraf toestemming voor deze verstrekking aan de cliënt. De bepalingen van artikel 6 en 7 zijn daarbij van toepassing. 3. De CJG -procescoördinator kan, voor zover noodzakelijk voor het vaststellen, uitvoeren of volgen van een integrale, systeemgerichte aanpak van de problematiek van de cliënt, persoonsgegevens verstrekken aan de CJG -procescoördinator die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een strafrechtelijke aanpak van de problematiek van de cliënt, en/of aan de CJG -procescoördinator die verantwoordelijk is voor de aanpak vanuit de openbare geestelijke gezondheidszorg van de problematiek van de cliënt. De CJG -procescoördinator draagt er zorg voor dat vooraf toestemming wordt gevraagd aan de cliënt voor deze verstrekking. De bepalingen van de artikelen 6 en 7 zijn daarbij van toepassing. 4. In andere dan de in lid 1, 2 en 3 genoemde gevallen worden geen gegevens uit het bestand verstrekt, tenzij de cliënt en de partner die de te verstrekken gegevens in het bestand heeft vastgelegd, daarvoor hun toestemming hebben gegeven, dan wel een wettelijke plicht tot verstrekking noodzaakt. Indien een wettelijke plicht de beheerder tot verstrekking noodzaakt, verwijst hij, voor zover dit hem wordt toegestaan, naar de partner die de gegevens in het bestand heeft vastgelegd. 5. Van de verstrekking van gegevens uit het bestand zoals bedoeld in lid 2, 3 en 4 maakt de beheerder dan wel de CJG -procescoördinator een aantekening in het bestand. Artikel 14 Bewaren van de persoonsgegevens in het bestand 1. De persoonsgegevens die in verband met het uitoefenen van de informatie en adviesfunctie zijn vastgelegd in het bestand, worden niet langer dan een jaar bewaard, te rekenen vanaf het eerste jaar waarin geen nieuwe persoonsgegevens meer zijn vastgelegd. 2. De persoonsgegevens die in verband met het vaststellen, uitvoeren en volgen van een gezamenlijke aanpak zijn vastgelegd, worden niet langer dan vijf jaar bewaard, te rekenen vanaf het eerste jaar nadat de gezamenlijke aanpak is afgerond. 3. In verband met beleidsvorming, beleidsevaluatie of onderzoek kunnen de gegevens die zijn opgenomen in het bestand langer worden bewaard dan de in lid 1 en lid 2 genoemde bewaartermijnen, voor zover deze gegevens worden ontdaan van hun identificerende kenmerken. IV HET VOEREN VAN MULTIDISCIPLINAIR OVERLEG EN RONDE TAFEL OVERLEG Artikel 15 Verwerking van persoonsgegevens in het multidisciplinair overleg 1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens in het multidisciplinair overleg dat de partners voeren, is het analyseren van complexe zorgsituaties en het vaststellen van een actieplan. Voorafgaand aan dit overleg draagt de functionaris die de cliënt inbrengt in het multidisciplinair team of de CJG -procescoördinator er zorg voor dat toestemming wordt gevraagd aan de cliënt. De bepalingen van de artikelen 6 en 7 zijn daarbij van toepassing. 2. Ter afronding van het multidisciplinair overleg worden in het bestand vastgelegd: - de analyse van de complexe zorgsituatie; - het actieplan zoals vastgesteld door het multidisciplinair overleg; - de afspraken die de partners die aan het overleg deelnemen maken over hun taakverdeling en over hun contacten met de cliënt naar aanleiding van de uitkomsten van het overleg. Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 10

11 3. Indien de cliënt niet aanwezig is bij het casusoverleg, informeert de uitvoeringscoördinator hem zo spoedig mogelijk over de uitkomsten van dit overleg en maakt een afspraak voor een Ronde Tafel Overleg. Artikel 16 Verwerking van persoonsgegevens in het Ronde Tafel Overleg 1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens in het Ronde Tafel Overleg is om samen met de cliënt het globale gezamenlijke aanpak zoals bedoeld in artikel 15 nader uit te werken en om te bezien welk aandeel de cliënt zelf in deze aanpak kan hebben. 2. Ter afronding van het Ronde Tafel Overleg worden in het bestand vastgelegd: - de gezamenlijke aanpak; - de afspraken die in het Ronde tafel Overleg worden gemaakt met de cliënt en met de partners over de uitvoering van de gezamenlijke aanpak. IV RECHTEN VAN BETROKKENEN MET BETREKKING TOT DE GEGEVENS DIE IN HET BESTAND ZIJN OPGENOMEN Artikel 17 Reikwijdte van de uitoefening van de rechten van betrokkenen op basis van dit reglement 1. De rechten van betrokkenen zoals omschreven in dit reglement, hebben betrekking op de persoonsgegevens die in het bestand zijn opgenomen. 2. Voordat de beheerder beslist over een verzoek op grond van artikel 18, 19 of 20 pleegt hij overleg met de uitvoeringscoördinator, de CJG -procescoördinator, of de partner die de gegevens waarop de uitoefening van rechten zich richt in het bestand heeft vastgelegd. Bij de behandeling van een klacht op grond van artikel 20 betrekt de Klachtencommissie in ieder geval ook de uitvoeringscoördinator, de CJG -procescoördinator of de partner die de gegevens waarop de klacht zich richt in het bestand heeft vastgelegd. 3. Rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens door een partner in verband met de zorg die hij biedt, oefenen betrokkenen uit bij de betreffende partner, op basis van de wet en regelgeving die op deze partner van toepassing is. Artikel 18 Recht op informatie en inzage 1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de beheerder te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben in het bestand zijn opgenomen en of deze gegevens anderszins zijn verwerkt. 2. De beheerder deelt de betrokkene binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben in het bestand zijn opgenomen. 3. Indien dit het geval is bevat de mededeling een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de beheerder persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en). 4. Het informatierecht zoals in dit artikel omschreven kan worden geweigerd in het belang van: a. de veiligheid van de Staat; Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 11

12 b. het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten; c. gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen; d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen; e. de bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen. 5. De beheerder deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede. Artikel 19 Correctierecht 1. Nadat de betrokkene op grond van artikel 18 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de beheerder verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking. 2. Is de betrokkene het niet eens met een oordeel over hem dat in het bestand is opgenomen, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen. 3. De beheerder reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op verzoeken zoals bedoeld in lid 1 en Mocht het verzoek om correctie leiden tot aanpassing van de gegevens, dan draagt de beheerder er zorg voor dat deze aanpassing ook bekend wordt gemaakt aan de partners en aan derden die op grond van dit reglement kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens. Artikel 20 Recht van verzet 1. De betrokkene die heeft vastgesteld dat op grond van dit reglement persoonsgegevens over hem in het bestand zijn opgenomen, kan te allen tijde schriftelijk verzet aantekenen tegen deze verwerking in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. 2. De beheerder beoordeelt het verzet binnen vier weken na ontvangst daarvan. Hij weegt daarbij de belangen die worden gediend met de verwerking van de persoonsgegevens af tegen de belangen die de betrokkene in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden heeft bij beëindiging van de verwerking. Hij betrekt bij zijn afweging met name ook de belangen van de minderjarige leden van het gezin van de betrokkene. Acht de beheerder het verzet gerechtvaardigd, dan beëindigt hij terstond de verwerking. Acht de beheerder het verzet niet gerechtvaardigd, dan deelt hij dit de betrokkene schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede. Artikel 21 Klachtrecht 1. Als een klacht wordt ingediend t.a.v. een medewerker, in het kader van het uitoefenen van CJG taken, dan wordt de klacht behandeld overeenkomstig de regelementenvan de organisatie waar de medewerker werkzaam is. 2. Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Hoogeveen. Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 12

13 Artikel 22 Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger 1. Is de betrokkene nog geen 12 jaar oud, dan oefent zijn wettelijk vertegenwoordiger de rechten zoals omschreven in de artikelen 18 tot en met 21 namens hem uit. 2. Is de betrokkene al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud, dan oefenen de betrokkene en zijn wettelijk vertegenwoordiger de rechten zoals omschreven in de artikelen 18 tot en met 21 beiden uit. Een betrokkene vanaf 16 jaar oefent deze rechten zelfstandig uit. 3. In geval van wilsonbekwaamheid van een betrokkene van 16 jaar of ouder, worden zijn rechten zoals omschreven in de artikelen 18 tot en met 21 uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger. 4. De uitoefening van rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, op grond van dit artikel, kan worden geweigerd of worden beperkt indien deze uitoefening, naar het oordeel van de beheerder, in strijd komt met zwaarwegende belangen van de jeugdige namens wie de wettelijk vertegenwoordiger optreedt. 5. Bij het vragen van toestemming voor het verstrekken van persoonsgegevens en het voeren van overleg, zoals bedoeld in artikel 6 en 7, zijn de bepalingen van dit artikel over het uitoefenen van rechten door de wettelijk vertegenwoordiger van toepassing. Artikel 23 Geheimhouding Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet, dit reglement of zijn taakuitoefening hem noodzaakt tot verstrekking van persoonsgegevens. Artikel 24 Slotbepalingen 1. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Hoogeveen. 2. Dit reglement kan worden ingetrokken of gewijzigd door een gezamenlijk besluit van de partners van de Samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Hoogeveen. 3. Dit reglement treedt in werking op de datum waarop ook de Samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Hoogeveen in werking treedt. De einddatum van dit reglement is gekoppeld aan de einddatum van deze Samenwerkingsovereenkomst. Privacyreglement CJG Hoogeveen november 2011 Tekst Mr. Lydia Janssen 13