PILOT BEZORGEN REISDOCUMENTEN EN RIJBEWIJZEN OP HUIS- OF WERKADRES APELDOORN 2015 1. De aanleiding voor een haalbaarheidsonderzoek van de pilot Op 14 september 2015 heeft de fractie van D66 in de gemeenteraad van Apeldoorn schriftelijke vragen gesteld aan Burgemeester en Wethouders over het bezorgen van paspoort en rijbewijs: "Het wordt vaak als vervelend ervaren om twee keer naar het stadshuis te moeten gaan voor het aanvragen en ophalen van een document. Bovendien wordt je hierbij beperkt door de openingstijden van de balie. Voor D66 is het van belang dat de dienstverlening van de overheid zoveel mogelijk wordt afgestemd op de (veranderende) wensen van de burger. In Apeldoorn is een eerste stap voorwaarts gezet door vanaf 1 oktober a.s. alleen nog op afspraak te werken, om zo wachtrijen te voorkomen. Een aantal gemeenten is echter nog een stap verder gegaan door in 2013 een pilot te hebben gestart waarin het bezorgen van het paspoort of rijbewijs op het huis- of werkadres mogelijk werd gemaakt. In de loop der jaren is het aantal deelnemende gemeenten flink uitgebreid. In de pilot kan, na aanvraag van het paspoort of rijbewijs op het stadhuis, tegen betaling van een klein (kostendekkend) bedrag een dag en een tijdvak worden geselecteerd waarop het document thuis of op het werk wordt bezorgd. Een speciaal hiervoor gecertificeerde koerier identificeert zich aan de deur en opent ter plekke de verzegelde envelop, om het document vervolgens na ondertekening over te dragen. Met deze service wordt voorkomen dat men speciaal vrij moet vragen van het werk voor enkel het afhalen van een document; het biedt daarmee meer gemak en keuzevrijheid bij de indeling van de dag." Het bovenstaande is voor de D66-fractie aanleiding om o.a. te vragen of het college bereid is te onderzoeken of het mogelijk en wenselijk is een vergelijkbare pilot op korte termijn binnen Apeldoorn in te voeren. In zijn antwoord van 9 oktober 2015, deelt het college mede al een haalbaarheidsonderzoek te zijn gestart, waarbij ook de kostencomponent voor deze uitbreiding van de dienstverlening nadrukkelijk wordt meegenomen. Het college verwacht nog in 2015 over de onderzoeksresultaten te beschikken en op basis daarvan een afweging te kunnen maken, waarbij naast dienstverlening ook de kosten en de frequentie van het verstrekken van documenten aan de inwoners een rol zullen spelen. Deze notitie vermeldt de resultaten van het onderzoek en een advies over het uitvoeren van deze pilot. 2. Het beleidskader voor het bezorgen van reisdocumenten en rijbewijzen 2.1. Het wettelijk kader Voor het proces van aanvragen en uitreiken van paspoorten, Nederlandse identiteitskaarten en rijbewijzen zijn strikte regels vastgelegd in de Paspoortwet, de Paspoortuitvoeringsregeling, de Wegenverkeerswet en het reglement rijbewijzen. Het belang van deze regels is o.a. het voorkomen van identiteitsfraude. Bij identiteitsfraude kan men denken aan het vervalsen van identiteitsdocumenten of wanneer men zich voordoet als een ander (zogenaamde look a likes). Dit betekent dat er bij de uitvoering van de wet en regelgeving rondom reisdocumenten en rijbewijzen voor de gemeente geen beleidsvrijheid bestaat. 1
2.2. De huidige werkwijze voor aanvragen en uitreiken van reisdocumenten en rijbewijzen in Apeldoorn Per jaar worden ruim 46.000 reisdocumenten en rijbewijzen in Apeldoorn uitgereikt. Voor het verkrijgen van deze documenten komen Apeldoorners in de regel twee keer naar het stadhuis; de eerste keer voor het indienen van de aanvraag, de tweede keer voor het in ontvangst nemen van het nieuwe document (eventueel in combinatie met de inlevering van het oude document). Sinds 1 oktober 2015 kunnen de balies in het stadhuis uitsluitend op afspraak worden bezocht. De openingstijden zijn; Maandag tot en met donderdag van 8.30 uur tot 16.00 uur Dinsdag - en donderdagavond van 17.30 uur tot 19.30 uur Vrijdagmorgen van 8.30 uur tot 12.30 uur. Het maken van de afspraak kan via de website, telefonisch en aan de balie, waarbij men tevens wordt geïnformeerd over mee te brengen documenten, e.d. Al langere tijd bestaat er maatwerk voor bewoners van verzorgingstehuizen, verpleegtehuizen en instellingen voor geestelijke gezondheidszorg en overige uitzonderingsgevallen, waarbij mensen niet in staat zijn om zelfstandig naar het stadhuis te komen (vnl. ouderen). In deze gevallen vindt, in goed overleg met de instellingen, aanvraag en bezorging van de documenten op locatie plaats. Het betreft 600-700 aanvragen van vnl. Nederlandse identiteitskaarten per jaar, de aanvragen worden gebundeld twee maal per jaar. Voor deze extra dienstverlening worden geen extra kosten bij de aanvrager in rekening gebracht. 2.3. De landelijke pilot In opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) wordt onder begeleiding van ICTU de "Proeftuin bezorgen reisdocumenten" uitgevoerd. In 2013 zijn de gemeenten Haarlemmermeer en Molenwaard een pilot gestart met de bezorging van reisdocumenten; momenteel doet een tiental gemeenten mee. Het bezorgen van reisdocumenten thuis, op het werk 1 of op een andere locatie heeft als doel het de aanvrager gemakkelijker te maken; de burger hoeft in principe maar één keer naar het stadhuis te komen, nl. voor de aanvraag. Dit zou een verbreding van de dienstverlening kunnen betekenen. Voor- en nadelen moeten uit de proeftuin blijken. Tot medio 2016 kan het thuis of op het werk bezorgen van reisdocumenten alleen voor gemeenten, die deelnemen aan de proeftuin. Naar verwachting zal bij positieve resultaten van de proeftuin de regelgeving worden aangepast, zodat het dan elke gemeente vrij staat om reisdocumenten te laten bezorgen. Daarnaast heeft de Minister van Infrastructuur en Milieu (I&M) het met ingang van 1 juli jl. mogelijk gemaakt om ook rijbewijzen te kunnen bezorgen. Ook dit is nog maar een experiment en geldt alleen voor gemeenten, die al deelnemen aan de "Proeftuin bezorgen reisdocumenten" van het Ministerie van BZK. Het Ministerie van I&M zal de pilot met rijbewijzen na enige tijd evalueren om te bepalen of de bezorgprocedure standaard wordt. Het Ministerie benadrukt dat het zich niet verantwoordelijk acht voor eventuele kosten van gemeenten bijv. in ICT-verbindingen, indien het Ministerie na de pilot besluit te stoppen. 1 Dit werkadres is niet gebonden aan de woongemeente, mits gelegen op het vasteland van Nederland. 2
2.4. De ervaringen van Proeftuingemeenten De gemeente Amstelveen (87.000) is zeer recent gestart met de proef. De gemeenten Alphen aan den Rijn (107.000 inwoners), Hollands Kroon en Molenwaard (beide 48.000 inwoners) bezorgen kosteloos; circa 40% van de aangevraagde documenten worden bezorgd. De gemeenten Breda (180.000 inwoners), Den Bosch (151.000 inwoners) en Haarlemmermeer (144.000 inwoners) bezorgen documenten thuis waarvoor de aanvrager per document 3,50 resp. 4,95 extra in rekening wordt gebracht. Hiervan maakt in Breda 10-12 % gebruik, in Den Bosch 8-10% en in Haarlemmermeer 2%. De tarieven zijn niet kostendekkend. Arnhem en Amersfoort (beide 152.000 inwoners) zijn met de proeftuin gestaakt vanwege het beperkte gebruik van de service, waartegen de extra werkzaamheden en de meerkosten bij de gemeente niet opwegen. 3. Bezorgen in Apeldoorn haalbaar? Het verzoek van de fractie van D66 betreft een pilot met het bezorgen van reisdocumenten en rijbewijzen. De formele mogelijkheid tot het bezorgen van reisdocumenten in Apeldoorn is afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie door het Ministerie van BZK medio 2016; de termijn, waarop de Minister van I&M beslist over het bezorgen van rijbewijzen is op dit moment nog niet bekend. Uitvoering van een Apeldoornse pilot voor beide typen documenten zal daarmee op zijn vroegst in de loop van 2017 kunnen plaatsvinden; uitvoering van een pilot alleen voor reisdocumenten is voor burgers verwarrend en wordt daarom niet geadviseerd. Het bezorgen van reisdocumenten en rijbewijzen aan huis of op het werk zou een verbreding van de dienstverlening kunnen betekenen, waarvoor de fractie van D66 een aantal voordelen heeft genoemd. Het belang van deze uitbreiding is alleen vast te stellen door in een enquête onder de Apeldoornse bevolking te vragen naar de behoefte aan bezorging van de reisdocumenten en de bereidheid om hiervoor extra te betalen. Deze informatie is niet beschikbaar. Daarom volstaan we in deze notitie met gegevens over het gebruik van de bezorgmogelijkheid in de gemeenten, die vanaf 2013 aan de landelijke proeftuin hebben deelgenomen. Het verzoek van de fractie van D66 richt zich op de haalbaarheid om kostendekkend documenten te bezorgen. De ervaringen in de Proeftuingemeenten zijn op dit punt glashelder; een kostendekkende bezorging van documenten is tot nog toe in geen enkele gemeente gerealiseerd. Tegen deze achtergrond zullen wij nu twee scenario's voor een mogelijke Apeldoornse pilot verkennen. 3
4. De verkenning van twee scenario's voor een Apeldoornse pilot bezorging reisdocumenten en rijbewijzen 4.1. De kosteneffecten van bezorging aan huis of op het werk Zoals uit een vergelijking van de huidige procesgang met de procesgang bij bezorging aan huis of op het werk (zie bijlage 1) blijkt, leidt bezorging tot meerkosten door de verplichte inschakeling van een gecertificeerde verzorgdienst, maar ook tot meer werkzaamheden bij het gemeentelijk team Publieksbalie. Daarnaast vergt het bezorgen investeringen en onderhoud van specifiek hiervoor benodigde software. Dit heeft tot gevolg dat de kostprijs van bezorgen per document sterk varieert met het volume; indien meer dan 10% van de aanvragers opteert voor bezorgen zijn de bezorgkosten per document globaal de helft van de kosten per document bij een bezorgdienst voor slechts 2% van de totale aanvraag! 4.2. De twee scenario's; 4.2.1. Pilot " Kostendekkend thuisbezorgen vanaf de start" In dit scenario gaan we er vanuit dat vanaf de start van de pilot de kosten van deze extra service volledig in rekening worden gebracht bij de aanvrager. De pilot duurt in dit scenario één jaar; na het jaar wordt geëvalueerd of bezorging aan huis kostendekkend mogelijk is. De ervaringen in de Proeftuingemeenten laten zien dat bij kosteloze bezorging ca. 40% van de aanvragers voor deze mogelijkheid opteert. Bij gemeenten met een kleine, nietkostendekkende vergoeding is - zelfs na enkele jaren - de animo aanmerkelijk lager; minimaal 2, maximaal 10-12%. Indien we aannemen dat in het startjaar in Apeldoorn 2% 2 van de aanvragers het document aan huis of op het werkadres (waar ook op het vasteland van Nederland gelegen) laten bezorgen, dan bedragen de meerkosten voor de gemeente per document 30,76 voor werkdagen en 33,01 voor avond- en zaterdagbezorging. Gerelateerd aan de huidige tarieven bij afhalen van het document (zie bijlage 2), gaat dit niet om een klein extra bedrag zoals verondersteld bij het indienen van de raadsvragen. Indien de veronderstelde 2% thuisbezorging in het startjaar niet wordt gerealiseerd, loopt de gemeente het risico dat zelfs bij dit tarief de meerkosten niet volledig worden gedekt. Dit risico bedraagt maximaal 14.000,= 4.2.2. Pilot "Kostendekkend thuisbezorgen op termijn" In dit scenario houden we rekening met het feit dat de bezorgingkosten per document fors dalen tot de vraag naar bezorging een zeker volume heeft bereikt. Bij 10% 2 Deze 2 % is het aandeel van bezorging in het totaal aantal aanvragen van Haarlemmermeer het derde jaar van de proeftuin bij 4.95 extra kosten per document. 4
bedragen de meerkosten voor de gemeente per document 15,70 voor werkdagen en 18,95 voor avond- en zaterdag bezorging. Dit percentage wordt in sommige Proeftuingemeenten gehaald na enkele jaren bij beperkte extra kosten. We nemen aan dat dit aandeel bij het hogere Apeldoornse tarief geleidelijk stijgt en pas na een langere tijd (vijf jaar) zal worden bereikt en vanaf dat moment de pilot kostendekkend zal zijn. Daarmee leidt dit scenario tot aanloopverliezen in de eerste vier jaar indicatief te ramen op 30.000 (cumulatief). Deze aanloopverliezen zullen in de MPB moeten worden gedekt. In dit scenario zal de pilot dus maximaal vijf jaar duren en daarna worden geëvalueerd; bij tegenvallende resultaten is de dekking niet toereikend en vindt de evaluatie eerder plaats. 5. Advies De fractie van D66 heeft verzocht om te onderzoeken of het mogelijk en wenselijk is om in Apeldoorn een pilot te houden met het bezorgen van reisdocumenten en rijbewijzen aan huis of op het werkadres tegen een klein extra bedrag ter dekking van de meerkosten. In deze notitie zijn de mogelijkheden voor een kostendekkend tarief verkend op basis van de ervaringen in de Proeftuingemeenten. De conclusie is dat het niet mogelijk is om kostendekkend reisdocumenten en rijbewijzen aan huis of op het werkadres binnen de gemeente te bezorgen tegen een klein extra bedrag. Indien het wenselijk is om een pilot met thuisbezorging in Apeldoorn te houden dan zou deze zich kunnen richten op de mogelijkheden om binnen 5 jaar thuisbezorging kostendekkend uit te voeren tegen een standaardtarief van 15,70 per document. Deze pilot zal gepaard gaan met aanloopverliezen, waarvoor in de MPB dekking dient te worden gevonden. We adviseren het college deze notitie voor te leggen aan het raadspresidium ter consultatie in de PMA, opdat de raad kan zich uitspreken over de wenselijkheid van een Apeldoornse pilot in deze vorm. 5
Bijlage 1 KORTE SCHETS WERKPROCES UITREIKEN REISDOCUMENTEN EN RIJBEWIJZEN. Het huidige proces (zonder bezorging aan huis of op de werkplek) verloopt volgens procedures, die alle wettelijk zijn verplicht en vastgelegd. Het omvat de volgende stappen; 1. Het pakket documenten wordt bezorgd vanaf de producenten (Reisdocumenten; Morpho B.V. te Haarlem, rijbewijzen; RDW Veendam) afgeleverd op het stadhuis in Apeldoorn 2. Het pakket wordt door een daartoe geautoriseerde medewerker van team Publieksbalie in ontvangst genomen en gecontroleerd op beschadigingen 3. De documenten worden door de medewerker Publieksbalie gecontroleerd en ingeklaard. De controle betreft de juistheid van de gegevens, het onderkennen van eventueel misdruk, e.d. Tevens wordt de ontvangst van de documenten geregistreerd in het daarvoor wettelijk voorgeschreven bestemde systeem. 4. De medewerker Publieksbalie voert alle documenten in de paspomaat. De paspomaat is te vergelijken met het vroegere systeem bij banken, waar het geld via een buizenpostsysteem bij de uitreikbalies kwam. In het stadhuis zijn vier balies beschikbaar waar de documenten d.m.v. de paspomaat aan de balies wordt geleverd. 5. Aanvrager komt het document ophalen op het tijdstip van de afspraak die al bij de aanvraag is gemaakt. Tevens levert de aanvrager het oude document in. 6. Registratie van uitgifte van het nieuwe en inname van het oude document in de BasisRegistratie Personen gaat tegelijkertijd in één handeling. Het bezorgen van reisdocumenten en rijbewijzen mag slechts plaatsvinden door bezorgdiensten, die voldoen aan alle wettelijke eisen om waardepapieren te bezorgen. Op dit moment is het niet toegestaan dat reisdocumenten rechtstreeks vanuit de producent (Morpho BV) bij de bezorgdienst worden afgeleverd, zodat deze bezorgdienst rechtstreeks vanuit hun locatie kunnen gaan bezorgen. Ook voor rijbewijzen geldt dat deze eerst vanuit de producent (RDW) op het stadhuis moeten worden geleverd en dat vervolgens de gemeente hetzelfde proces als bij reisdocumenten moet volgen alvorens de bezorgdienst de rijbewijzen bij de aanvrager kan bezorgen. Het proces omvat de volgende stappen; 1. Het pakket documenten wordt bezorgd vanaf de producenten (Reisdocumenten; Morpho B.V. te Haarlem, rijbewijzen; RDW Veendam) afgeleverd op het stadhuis in Apeldoorn 2. Het pakket wordt door een daartoe geautoriseerde medewerker van team Publieksbalie in ontvangst genomen en gecontroleerd op beschadigingen 3. De documenten worden door de medewerker Publieksbalie gecontroleerd en ingeklaard. De controle betreft de juistheid van de gegevens, het onderkennen van eventueel misdruk, e.d. Tevens wordt de ontvangst van de documenten geregistreerd in het daarvoor wettelijk voorgeschreven bestemde systeem. 4. De bezorglijst van de bezorgdienst, die via de mail binnenkomt, wordt gecontroleerd om een scheiding te maken in documenten die bezorgd worden, die ingevoerd worden in de paspomaat en de spoedaanvragen. 5. De bezorger van de bezorgdienst komt op het stadhuis en controleert samen met medewerker Publieksbalie of de goede documenten klaar staan voor bezorging 6. De bezorger vertrekt met de documenten voor bezorging; de aanvrager van het document dient thuis te zijn 7. De aanvrager tekent voor ontvangst en de bezorger verzend digitaal signaal naar Publieksbalie dat document is afgegeven. 6
8. De bezorger neemt het oude document in en levert dit in op het stadhuis. 3 9. De medewerker Publieksbalie controleert in de Basisregistratie Personen of het nieuwe document staat geregistreerd en het oude document is ingenomen. Conclusie Vergelijking van de processtappen nu en met bezorging laat zien dat dit voor de gemeente leidt tot extra werkzaamheden. Zo moet er een scheiding worden gemaakt tussen de documenten die bezorgd zullen gaan worden, documenten die door de burger zelf zullen worden afgehaald en documenten die met spoed zijn aangevraagd. Ook dient er o.a. een controle plaats te vinden zodat de bezorger de goede documenten voor levering meeneemt. Tenslotte moet worden gecontroleerd of de bezorging van nieuwe en de inname van oude documenten door de bezorger goed staat geregistreerd in de Basisregistratie Personen. Tegenover deze extra werkzaamheden, staat het wegvallen van afspraken voor het afhalen van documenten. Dit betreft echter een korte handeling, die slechts enkele minuten duurt. Per saldo is sprake van een toename van werkzaamheden. 3 Als aanvrager het oude document wenst te houden, moet de bezorger het eerst naar het stadhuis brengen, zodat het daar op de wettelijk voorgeschreven wijze ongeldig kan worden gemaakt. De aanvrager moet dan een afspraak maken om alsnog naar de Publieksbalie te komen om het oude document op te halen. 7
Bijlage 2 HUIDIGE LEGES REISDOCUMENTEN EN RIJBEWIJZEN Voor een paspoort en identiteitskaart gelden maximumtarieven. Deze maximumtarieven worden jaarlijks door het Rijk vastgesteld en worden in de gemeentelijke verordening opgenomen. De huidige tarieven zijn; Paspoort tot 18 jaar (5 jaar geldig) 51,20 Paspoort vanaf 18 (10 jaar geldig) 67,11 Extra kosten spoedaanvraag 47,31 Identiteitskaart tot 18 jaar 28,48 Identiteitskaart vanaf 18 jaar 53,07 Extra kosten spoedaanvraag 47,31 Rijbewijs regulier 38,48 Rijbewijs 75 plussers 35,80 Rijbewijs medisch 35,80 Extra kosten spoedaanvraag 34,10 Extra kosten bij vermissing 23,05 8