Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling Normen, criteria en procedure WFZ 2017-2019 Inhoudsopgave 1. Inleiding Blz. 2 2. Normen en toetsingscriteria Blz. 3 3. Toelichting bij de normen en toetsingscriteria Blz. 6 4. Aanvraag- en beoordelingsprocedure Blz. 9 5. Peer auditing Blz. 10 6. Kosten Blz. 11 7. Algemene toekenningsvoorwaarden Blz. 12 Bijlagen: Aanvraagformulier Meldingsformulier fixatie Overzichtslijst van de psychofarmacagroepen en -merken die in de ouderenzorg voorkomen Formulier voor zelfevaluatie. 1 van 13
1. Inleiding Sinds 2011 is het Waarborgzegel een kompas en een beloning voor zorginstellingen die willen excelleren in bewegingsvrijheid voor mensen met dementie. Zonder onnodige bureaucratie, maar met het accent op visie, cultuur, permanent leren en nieuwe kansen zien en aangrijpen om bij te dragen aan de levenskwaliteit van mensen met dementie. Het keurmerk wordt elke drie jaar herijkt aan de state-of-the-art. In dit document vindt u de normen, criteria en procedure voor de periode 2017 t/m 2019. Wijzigingen ten opzichte van het toetsingskader 2014-2016 Vooraf: Voor de 2 de en de 3 de ster behoeft uitsluitend nog de norm voor de 1 ste ster (niet fixeren) in de zorgovereenkomst en de cliënteninformatiebrochure te worden opgenomen; niet de andere normen. Het nieuwe aanvraagformulier is zo opgebouwd dat altijd eerst de aanvraag voor de 1 ste ster moet worden ingevuld en, indien van toepassing, daarna die van de 2 de en de 3 de ster. 1 ste ster: De norm voor de 1 ste ster is ongewijzigd. Alleen wordt nu in de toelichting geëxpliciteerd wat er onder fixatie verstaan wordt. Verder is de clausule aangepast. In de nieuwe clausule schakelt de zorginstelling deskundigen in die niet bij de zorg voor de cliënt betrokken zijn als de zorginstelling onverhoopt in een zeer uitzonderlijke situatie voor een cliënt geen goede oplossing zonder fixatie vindt. Als ook dan geen alternatief gevonden wordt, vraagt de zorginstelling feedback aan peer auditoren van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling. In het nieuwe Meldingsformulier fixatie waarmee zegelhouders een onverhoopte fixatie melden, zijn de vragen uit het professioneel wegingskader van het wetsvoorstel Zorg en dwang opgenomen, en een checklist met oplossingsrichtingen. Deze helpen om het probleem en alternatieven voor de fixatie in kaart te brengen. 2 de en 3 de ster: Hier zijn drie belangrijke wijzigingen: 1. De normen van de 2 de en de 3 de ster zijn herverdeeld De 2 de ster is nu gericht op de zorg voor fysieke bewegingsvrijheid en zelfredzaamheid, bewegingsgerichte zorg maakt daar onderdeel van uit. De 3de ster is nu voor de zorg voor onbegrepen gedrag en terugdringen van psychofarmaca. Deze herverdeling sluit aan bij de ontwikkelingen in de dementiezorg: bewegen staat nu al enige tijd op de kaart en anders omgaan onbegrepen gedrag vraagt extra aandacht. Na enige aarzeling is er voor gekozen om de 8 kernelementen voor omgaan met onbegrepen gedrag bij dementie en de 10 uitgangspunten voor gebruik van psychofarmaca bij probleemgedrag niet expliciet op te nemen in de normen, omdat ze geen wezenlijke aanvulling zijn op het professioneel wegingskader uit het wetsvoorstel Zorg en dwang, dat al onderdeel uitmaakte van de normen van het waarborgzegel. 2. De normen zijn zoveel mogelijk gericht op resultaten voor cliënten, en uitsluitend op heel kritieke onderdelen op processen. In dit kader werden enkele normen geschrapt of vereenvoudigd, zoals de kwartaalbesprekingen in de teams. 3. De bewijsvoering bij de aanvraag is ook vereenvoudigd en er is een duidelijker accent komen te liggen op de zelfevaluatie, die voorafgaat aan de aanvraag, en op een goede praktijktoets in de audit. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 2 van 13
2. Normen en toetsingscriteria Vooraf: Onder de reikwijdte van het zegel valt de intramurale zorg voor cliënten met een dementie en/of een delier, ongeacht of het om een BOPZ-afdeling gaat of niet. Niet fixeren Zorginstellingen met het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling met één ster passen bij mensen met een dementie of delier geen fixatie toe. Norm Bij mensen met een dementie of delier worden geen fixatiemiddelen gebruikt zoals onrustbanden, stoelgordels, verpleegdekens en spanlakens. Clausule: mocht er onverhoopt in een zeer uitzonderlijke situatie voor een cliënt geen goede oplossing zonder fixatie gevonden worden, dan worden deskundigen geconsulteerd die niet bij de dagelijkse zorg voor de cliënt betrokken zijn, teneinde een alternatief te vinden. Toetsingscriteria Bovengenoemd non-fixatiebeleid is opgenomen in de actuele cliënteninformatiebrochure en in de zorgovereenkomst die de instelling sluit met haar cliënten. Clausule: In uitzonderingssituaties waarbij voor een cliënt geen goede oplossing zonder fixatie gevonden wordt: consulteren de betrokken behandelaars en zorgverleners - direct na het fixatiebesluit - interne of externe deskundigen die niet bij de dagelijkse zorg voor de cliënt betrokken zijn, teneinde een alternatief te vinden; meldt de instelling de fixatie aan IDé binnen 4 weken na het fixatiebesluit, met behulp van het Meldingsformulier fixatie (bijlage). Indien ook na voornoemde consultatie geen alternatief gevonden werd, vraagt de zorginstelling peer auditoren van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling om feedback. Bewijs Deze brochure en zorgovereenkomst zijn bij de aanvraag gevoegd, de relevante passages gemarkeerd. Verklaring in het aanvraagformulier. In hoofdstuk 3 worden deze normen toegelicht. Hier vindt u ook de Checklist cliënteninformatiebrochure en zorgovereenkomst. In de bijlagen ziet u het Meldingsformulier fixatie. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 3 van 13
Zorg voor bewegingsvrijheid en zelfredzaamheid Zorginstellingen met het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling met twee sterren passen bij mensen met een dementie of delier geen fixatie toe. Daarnaast zetten bestuur en medewerkers zich in voor zo groot mogelijke bewegingsvrijheid en zelfredzaamheid van cliënten. Normen 1. Non-fixatie: de zorginstelling voldoet aan de normen en toetsingscriteria voor de eerste ster van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling. 2. Terughoudendheid met overige vrijheidsbeperking: als voor de veiligheid van cliënten hulpmiddelen nodig zijn, zoekt de zorginstelling telkens naar de minst vrijheidsbeperkende oplossing. 3. Zorg voor beweging en zelfredzaamheid: cliënten worden geholpen om waar mogelijk mobiel en zelfredzaam te blijven. 4. Zorg voor bewegingsvrijheid: de leefomgeving biedt aan de bewoners zoveel mogelijk fysieke bewegingsvrijheid. 5. Zorg voor valpreventie: de zorginstelling hanteert de CBO Richtlijn Preventie van valincidenten bij ouderen, 2004 of - indien van toepassing - de opvolger daarvan. 6. Naasten en vrijwilligers worden actief bij de uitvoering van dit beleid betrokken. Toetsingscriteria Het non-fixatiebeleid is opgenomen in de actuele cliënteninformatiebrochure en in de zorgovereenkomst die de instelling sluit met haar cliënten. Deze normen zijn als uitgangspunt van beleid vastgelegd in één of meer formele beleidsdocumenten. Voor kritieke aspecten in de zorgverlening zijn er werkafspraken / protocollen. De medewerkers zijn bekend met deze normen en afspraken, en worden geschoold en ondersteund in de toepassing ervan. Deze normen worden in praktijk gebracht en de zorginstelling heeft een overzicht van de verbeterpunten die er binnen de instelling zijn t.a.v. deze normen, en een plan om deze aan te pakken. De zorginstelling neemt deel aan de peer auditing die aan de 2 de (en 3 de ) ster van dit waarborgzegel is gekoppeld en levert daarvoor een auditorenteam. Bewijs Deze brochure en zorgovereenkomst zijn bij de aanvraag gevoegd, de relevante passages gemarkeerd. op basis van een zelfevaluatie en o.v.v. naam en datum beleidsdocument(en). op basis van een zelfevaluatie en o.v.v. naam en datum beleidsdocument(en). op basis van een zelfevaluatie op basis van een zelfevaluatie. Verklaring in het aanvraagformulier. In hoofdstuk 3 worden deze normen toegelicht. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 4 van 13
Zorg bij onbegrepen gedrag Zorginstellingen met het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling met drie sterren passen bij mensen met een dementie of delier geen fixatie toe en zetten zich in voor zo groot mogelijke bewegingsvrijheid en zelfredzaamheid van cliënten. Daarnaast zetten bestuur en medewerkers zich er voor in om problemen die ontstaan door het gedrag van cliënten zo veel mogelijk zonder vrijheidsbeperking of psychofarmaca op te lossen. Normen 1. Non-fixatie en zorg voor bewegingsvrijheid en zelfredzaamheid: de zorginstelling voldoet aan de normen en toetsingscriteria voor de eerste en tweede ster van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling. 2. De zorginstelling hanteert het professioneel wegingskader bij onbegrepen gedrag, dat ten grondslag ligt aan de landelijke richtlijnen over dit thema en het wetsvoorstel Zorg en dwang. 3. Indien psychofarmaca worden overwogen of geëvalueerd, wordt daar altijd een gekwalificeerde gedragskundige bij betrokken 4. Naasten en vrijwilligers worden actief bij de uitvoering van dit beleid betrokken. Toetsingscriteria Het non-fixatiebeleid is opgenomen in de actuele cliënteninformatiebrochure en in de zorgovereenkomst die de instelling sluit met haar cliënten. Deze normen zijn als uitgangspunt van beleid vastgelegd in één of meer formele beleidsdocumenten. Voor kritieke aspecten in de zorgverlening zijn er werkafspraken / protocollen. De medewerkers zijn bekend met deze normen en afspraken, en worden geschoold en ondersteund in de toepassing ervan. Deze normen worden in praktijk gebracht en de zorginstelling heeft een overzicht van de verbeterpunten die er binnen de instelling zijn t.a.v. deze normen, en een plan om deze aan te pakken. De zorginstelling monitort en evalueert het psychofarmacagebruik op afdelingsniveau. De zorginstelling neemt deel aan de peer auditing die aan de 2 de en 3 de ster van dit waarborgzegel is gekoppeld en levert daarvoor een auditorenteam. Bewijs Deze brochure en zorgovereenkomst zijn bij de aanvraag gevoegd, de relevante passages gemarkeerd. op basis van een zelfevaluatie en o.v.v. naam en datum beleidsdocument(en). op basis van een zelfevaluatie en o.v.v. naam en datum beleidsdocument(en). op basis van een zelfevaluatie op basis van een zelfevaluatie. op basis van een zelfevaluatie. Verklaring in het aanvraagformulier. In hoofdstuk 3 worden deze normen toegelicht. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 5 van 13
3. Toelichting bij de normen en toetsingscriteria Niet fixeren Non-fixatie: Onder fixeren wordt verstaan vastbinden. Er zijn in de zorg diverse middelen om cliënten vast te binden. Naast onrustbanden, stoelgordels, verpleegdekens en spanlakens zijn er bijvoorbeeld fixatievestjes, zitbroeken etc. Al deze manieren van vastbinden vallen onder het nonfixatiebeleid. Vaste rolstoelbladen zijn niet in letterlijke zin een vorm van vastbinden, maar worden daaraan binnen het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling gelijkgesteld. NB: Volledige bedhekken vallen niet onder de definitie van fixeren, maar voor fixatievrije zorginstellingen moet het streven zijn om ze niet te gebruiken, vanwege de risico s ervan voor mensen met dementie en de alternatieven die er zijn voor veiligheid en geborgenheid in bed. De tekst in de zorgovereenkomst en cliënteninformatiebrochure bevat de volgende elementen (of woorden van gelijke strekking): - Bij cliënten met een dementie of delier gebruiken wij geen fixatiemiddelen zoals onrustbanden, stoelgordels, verpleegdekens en spanlakens. - Mochten wij onverhoopt in een zeer uitzonderlijke situatie voor een cliënt geen goede oplossing zonder fixatie vinden, dan worden deskundigen geconsulteerd die niet bij de dagelijkse zorg voor de cliënt betrokken zijn. Zorg voor bewegingsvrijheid en zelfredzaamheid 1. Non-fixatie: de zorginstelling voldoet aan de normen en toetsingscriteria voor de eerste ster van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling. 2. Terughoudendheid met overige vrijheidsbeperking. Een vrijheidsbeperkende oplossing wordt alleen toegepast als met de cliënt(-vertegenwoordiger), diens naasten en alle disciplines die voor het begrijpen en oplossen van het probleem relevant zijn: a. is vastgesteld dat er reëel risico is op vallen, verdwalen of andere gevaren; b. dat de gevolgen daarvan voor de bewoner ernstiger zijn dan de nadelen van de vrijheidsbeperking; c. en andere (niet of minder vrijheidsbeperkende) oplossingen zijn gezocht, maar niet gevonden. 3. Zorg voor beweging en zelfredzaamheid: Cliënten worden geholpen om waar mogelijk mobiel en zelfredzaam te blijven. a. Zij worden ondersteund om dagelijks voldoende gezond te bewegen, naar eigen kunnen. b. Zij worden ondersteund om zo veel mogelijk zelf actief te zijn bij de persoonlijke verzorging en bij het voorbereiden en uitvoeren van groepsactiviteiten. c. Na een periode van verminderde mobiliteit, door ziekte, operatie of letsel, wordt er aan revalidatie gewerkt, met als doel om de mobiliteit van vóór het incident zo veel mogelijk Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 6 van 13
te herstellen. Hierbij worden zo nodig ook verzorgenden, naasten en vrijwilligers ingeschakeld. 4. Zorg voor bewegingsvrijheid: de leefomgeving biedt aan de bewoners zoveel mogelijk fysieke bewegingsvrijheid. Er wordt naar gestreefd om: a. de bewoners te laten beschikken over vrij toegankelijke substantiële en attractieve vrije loopruimte in en rond het huis; b. zo weinig mogelijk deuren voor alle bewoners te sluiten; c. bewoners te helpen bij de oriëntatie in de ruimte m.b.v. het gebruik van kleuren etc. 5. Zorg voor valpreventie: De zorginstelling past de CBO richtlijn Preventie van valincidenten bij ouderen (of diens opvolger) toe. Checklist: ü Veilige woonomgeving: - goede (nacht)verlichting (geen schaduw of reflectie, gelijkmatig licht); - herkenbare looproutes (door markeringen, kleurgebruik etc.); - veilig meubilair (zoals passende stoelhoogte); - geen obstakels, drempels en gladde vloeren. ü Op de persoon afgestemde training van spieren en balans. ü Voldoende daglicht. ü Vitamine D suppletie op basis van de geldende professionele richtlijnen. ü Alert zijn op: - lopen op (goede) schoenen; - indien van toepassing: bril dragen; - indien van toepassing: hoorapparaat in hebben, dat aanstaat en goed functioneert; - mogelijke instabiliteit bij het opstaan. ü Behandeling orthostatische hypotensie. ü Medicatie die valrisico vergroot wordt regelmatig geëvalueerd (bijv. gedragsbeïnvloedende medicatie en medicijnen voor hart- en vaatproblemen). ü Goed functionerende loophulpmiddelen en domotica: deze zijn op maat afgesteld en goed onderhouden, en de gebruiker wordt geholpen om ze goed te hanteren. ü Regelmatig - in ieder geval bij elke zorgplanbespreking - multidisciplinair een risico-inventarisatie uitvoeren en daarbij een plan van aanpak opstellen. 6. Naasten en vrijwilligers worden actief bij de uitvoering van dit beleid betrokken. De zorginstelling informeert naasten en vrijwilligers actief over de achtergronden van dit beleid en nodigt hen expliciet uit om een bijdrage te leveren aan het beweeg- en preventie-beleid voor één of meer cliënten. Als er problemen zijn rond de bewegingsvrijheid of zelfredzaamheid van een cliënt worden diens naasten actief uitgenodigd om mee te denken over oorzaken en oplossingen. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 7 van 13
Zorg bij onbegrepen gedrag 1. Non-fixatie en Zorg voor bewegingsvrijheid en zelfredzaamheid: de zorginstelling voldoet aan de normen en toetsingscriteria voor de eerste en de tweede ster van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling. 2. De zorginstelling hanteert het professioneel wegingskader bij onbegrepen gedrag dat ten grondslag ligt aan de landelijke richtlijnen m.b.t. dit thema en het wetsvoorstel Zorg en dwang, te weten: Aan cliënten wordt geen dwang en vrijheidsbeperking opgelegd of gedragsbeïnvloedende medicatie gegeven, als niet met de cliënt(vertegenwoordiger) en alle relevante disciplines: het probleem waarvoor een oplossing wordt gezocht, goed is onderzocht: - wanneer doet het probleem zich precies voor, hoe vaak en onder welke omstandigheden; - voor wie is het een probleem en hoe ernstig is het probleem voor diegene(n); - wat zijn mogelijke oorzaken en uitlokkende en escalerende factoren zoals persoonlijke factoren, lichamelijke factoren, medicatie, omgevingsfactoren, bejegening en daginvulling; andere oplossingen zijn gezocht en niet gevonden; de minst ingrijpende oplossingen worden gekozen, voor zo kort mogelijke duur; de nadelige effecten zijn nagegaan en zo veel mogelijk zijn weggenomen; aan afbouw wordt gewerkt. 3. Indien psychofarmaca worden overwogen of geëvalueerd, wordt er altijd een gekwalificeerde gedragskundige bij betrokken. Een in de doelgroep gespecialiseerde psycholoog of andere gekwalificeerde gedragskundige wordt ingeschakeld om andere oplossingen te zoeken en de zorgverleners te begeleiden in het creëren van omgangs- en omgevingsfactoren die voor de cliënt gunstig zijn. 4. De zorginstelling informeert naasten over de achtergronden van dit beleid en nodigt hen bij problemen die ontstaan door het gedrag van een cliënt actief uit om mee te denken over oorzaken en oplossingen. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 8 van 13
4. De aanvraag- en beoordelingsprocedure Aanvragen Voor elke zorginstelling ( locatie ) is een aparte aanvraag nodig. Het aanvraagformulier (bijlage) is zo opgebouwd dat altijd de aanvraag voor de 1 ste ster moet worden ingevuld, en indien van toepassing daarna die van de 2 de en de 3 de ster. De zorginstelling stuurt het door de bestuurder ondertekende aanvraagformulier en de actuele cliënteninformatiebrochure en zorgovereenkomst in, zowel digitaal als hard copy. Als er van de cliënteninformatiebrochure nog bestaand drukwerk is dat moet worden opgebruikt, volstaat een inlegvel. Aanvragen kan vanaf 1 november 2016. Huidige zegelhouders behouden de eerder toegekende sterren tot 1 april 2017. Tot die datum kunnen zij de aanvraag voor 2017-2019 indienen. Beoordeling en toekenning van de aanvraag De aanvraag wordt binnen 2 maanden na ontvangst beoordeeld. Toekenning gebeurt onder de Algemene toekenningsvoorwaarden Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling, zoals beschreven hieronder in hoofdstuk 7. Instellingen die al over het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2014-2016 beschikken: mocht uit de beoordeling van de nieuwe aanvraag blijken dat de instelling nog niet voldoet aan de criteria 2017-2019, dan krijgt de instelling 8 weken de tijd om verbeterpunten te realiseren zonder verlies van de oude sterren. Bij een negatieve eindbeoordeling wordt de toekenning van het waarborgzegel aangepast, hetzij geheel ingetrokken, hetzij één of meer sterren in mindering gebracht. Als aan een zorginstelling twee of drie sterren zijn toegekend, vindt er binnen zes maanden na toekenning eenmalig een peer audit plaats. Hierin worden de criteria - of een selectie daaruit - inhoudelijk getoetst door auditoren van andere houders van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling. In deze audit ligt het accent op het samen leren; mensen van buiten de instelling kijken met frisse ogen en brengen nieuwe kennis en ervaring in. Bij gesignaleerde manco s is er het vertrouwen dat de zorginstelling deze gaat oplossen. IDé kan wel vragen om een rapportage met betrekking tot de aanpak van gesignaleerde verbeterpunten en in zeer uitzonderlijke gevallen om een vervolgaudit voor het criterium waar het manco betrekking op heeft. Regelmatig worden introductiemiddagen gehouden. Hier hoort u alles over het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling en leert u hoe u een zelfevaluatie voor de 2 de en de 3 de ster kunt doen. Deelname aan een introductiemiddag is de eerste stap naar de autorisatie om peer audits uit te voeren. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 9 van 13
5. Peer auditing Elke zorginstelling met twee of drie sterren van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling verplicht zich om een auditteam van minimaal twee personen in te richten. Stichtingen kunnen - als zij daar de voorkeur aan geven - voor één of meer centrale auditteams kiezen. Profiel auditoren - Uitgebreide zorginhoudelijke praktijkervaring en deskundigheid m.b.t. het terugdringen van vrijheidsbeperking in de ouderenzorg. - In staat om beleid en praktijk positief kritisch te toetsen en er feedback op te geven, zowel mondeling als schriftelijk. De auditorenbijeenkomsten - Periodiek wordt er een introductiemiddag voor nieuwe auditoren gehouden. - Nieuwe auditoren stromen hierna in de halfjaarlijkse vervolgmiddagen, waarin kennis en ervaring wordt gedeeld met betrekking tot zowel de methodiek van de audits voor het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling, als de inhoud van het terugdringen van vrijheidsbeperking. - De data voor de halfjaarlijkse auditorenbijeenkomsten (voor- en najaar) worden ruim tevoren bekend gemaakt. Vereisten voor deelname als auditor Auditoren nemen deel aan een introductiemiddag Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019. Auditoren verbinden zich in principe voor de volledige lopende periode aan deelname aan de halfjaarlijkse auditorenbijeenkomsten. Bij onverhoopte afwezigheid meldt de auditor dit zo spoedig mogelijk en zorgt deze voor een passende vervanger. Auditoren hebben geheimhoudingsplicht jegens derden en delen hun kennis uitsluitend met IDé en - conform prudente spelregels - de auditorenbijeenkomsten. E.e.a. wordt vastgelegd in de auditorenovereenkomst die met iedere auditor wordt afgesloten. Werkwijze audits Een auditteam van minimaal twee leden voert een audit uit bij een andere fixatievrije zorginstelling (bij voorkeur met hetzelfde aantal sterren en niet zijnde een tegenbezoek aan de zorginstelling die de audit bij de eigen organisatie uitvoerde) en doet daarvan verslag in het daarvoor ontwikkelde sjabloon en conform de geldende afspraken. Een volledige audit neemt - inclusief voorbereiding en verslaglegging - naar schatting 1,5 dag per auditor in beslag. De kosten zijn voor rekening van de zorginstelling die de auditoren levert, hier staat een kosteloos uitgevoerde audit in de eigen instelling tegenover. Als alle locaties van een stichting met het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling hetzelfde beleid hebben voor de thema s waar de sterren betrekking op hebben, dan kan de toetsing van het beleid centraal plaatsvinden, waarna per locatie de praktijk wordt getoetst. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 10 van 13
6. Kosten De kosten voor de behandeling van de aanvraag en de opname in het openbare register van het Waarborgzegel Fixatievrije zorginstelling zijn 510 per aanvraagformulier (hierin zijn begrepen de kosten voor de organisatie en het state-of-the-art houden van het waarborgzegel). Voor de peer auditing komt daar per locatie 510 bij voor de organisatie en verwerking van de audits en de borging van de auditkwaliteit. Voor zelfstandige groepswoningen in de wijk (voor een woongroep van 6-12 personen), zijn de kosten variabel. Kostenopgave op aanvraag. De kosten voor de auditorenbijeenkomsten zijn 150 per deelnemer, per bijeenkomst. Deze worden voorafgaand aan de bijeenkomst gefactureerd. De kosten voor de deurplaquette zijn: 50 plus 10 per ster, exclusief verzendkosten. Een voorbeeld: Een stichting telt 5 locaties die allemaal het waarborgzegel met drie sterren kregen. Gezamenlijk hebben ze een centraal auditteam van 2 personen. Dan zijn de kosten: a. Voor de aanvraag en audit: 5 maal ( 510 + 510 =) 1.020 = 5.100 b. Voor de auditorenbijeenkomsten: 2 maal 300 = 600 p/jaar c. Voor 5 deurplaquettes met 3 sterren: 400 (als de plaquettes al in bezit zijn en alleen de nieuwe sterren nodig zijn: 150) Genoemde bedragen zijn excl. btw. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 11 van 13
7. Algemene toekenningsvoorwaarden 1. De zorginstelling wordt opgenomen in het openbare Register Fixatievrije Zorginstellingen. Dit register is te vinden op www.innovatiekringdementie.nl en mag door derden vrij gebruikt worden voor hun eigen kwaliteitsinformatie. ZorgkaartNederland.nl heeft het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling opgenomen in haar kwaliteitsinformatie. 2. Het toegekende waarborgzegel is geldig t/m 31 december 2019 en in de overgangsperiode die wordt geboden om te voldoen aan de criteria 2020-2022. Elke drie jaar worden de criteria voor het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling herijkt aan de state-of-the-art. Enkele maanden voor afloop van de looptermijn informeren wij de zegelhouders over de criteria en procedure voor de nieuwe periode. 3. De toekenning is gebaseerd op de verklaringen in het aanvraagformulier en de meegestuurde zorgovereenkomst en cliënteninformatiebrochure. 4. De toekenning geschiedt onder de voorwaarde dat de zegelhouder ons tijdig informeert als niet meer wordt voldaan aan de criteria van de toegekende ster(ren) van het waarborgzegel, zoals vastgelegd in Waarborgzegel Fixatievrije zorginstelling. Normen, criteria en procedure 2017-2019. 5. IDé behoudt zich het recht voor om de toekenning van het waarborgzegel in te trekken als de houder niet meer voldoet aan de condities of de criteria op basis waarvan het waarborgzegel werd verstrekt. 6. Melden fixatie. Indien zich onverhoopt een uitzonderlijke situatie voordoet dat er geen andere oplossing dan fixatie gevonden wordt, doet de zegelhouder daarvan - binnen 4 weken - melding aan IDé op het WFZ Meldingsformulier fixatie. Indien ook geen alternatief gevonden werd na consultatie door deskundigen die niet bij de zorg aan de cliënt betrokken zijn, vraagt de zorginstelling peer auditoren van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling om feedback. De kosten hiervan zijn voor rekening voor de zorginstelling. 7. Bezwaar maken. Een zorginstelling kan bezwaar maken tegen de beoordeling van de aanvraag. Hiervoor wordt een aparte commissie en procedure in het leven geroepen. 8. Klachten van derden. IDé behandelt geen klachten van derden over toekenning van het waarborgzegel. Hiervoor zal worden verwezen naar de klachtencommissie van de betrokken instelling. In zeer uitzonderlijke gevallen kan IDé naar aanleiding van een klacht wel om een peer audit vragen, voor het criterium waar de klacht betrekking op heeft. 9. Gebruik van het beeldmerk. De deurplaquette en de digitale logo s van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling worden in bruikleen gegeven en moeten worden geretourneerd als de zorginstelling niet meer voldoet aan de criteria van het waarborgzegel. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 12 van 13
10. Audit. Indien twee of drie sterren zijn toegekend, volgt er binnen 6 maanden een peer audit, zoals vastgelegd in Waarborgzegel Fixatievrije zorginstelling. Normen, criteria en procedure 2017-2019. Bij eventueel gesignaleerde manco s is er het vertrouwen dat de zorginstelling deze gaat oplossen. In zeer uitzonderlijke gevallen kan IDé om een vervolgaudit vragen voor het criterium waar het manco betrekking op heeft. 11. Auditoren. Elke zorginstelling met twee of drie sterren van het Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling levert een auditorenteam, zoals vastgelegd in Waarborgzegel Fixatievrije zorginstelling. Normen, criteria en procedure 2017-2019. 12. Facturering. De factuur voor de behandeling en toekenning van de aanvraag en, indien van toepassing, de audit, volgt binnen twee weken na de toekenning. De kosten voor de auditorenbijeenkomsten worden per keer vooraf gefactureerd. Bij afwezigheid is geen restitutie mogelijk. Normen, criteria en procedure Waarborgzegel Fixatievrije Zorginstelling 2017-2019 redactionele versie november 2016 13 van 13