Bedrijfsadministrateur Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen leggen we vast in zogenoemde kwalificatiedossiers. De dossiers vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het onderwijs en het formuleren van diploma-eisen. Wat heeft u eraan? Bent u praktijkopleider? Dan is informatie uit een kwalificatiedossier handig zodat u weet waar de stagiair voor opgeleid wordt. Bent u hrm-adviseur binnen uw organisatie? Dan kunt u de informatie gebruiken bij het opstellen van functieprofielen of personeelsadvertenties. Ook voor opleidingstrajecten voor eigen medewerkers bieden de dossiers bruikbare informatie. Deze uitgave In het beroepsonderwijs leren deelnemers kerntaken en werkprocessen uit te voeren, zoals die door het bedrijfsleven zijn (h)erkend. In deze uitgave bieden wij u een overzicht aan van de kerntaken met bijbehorende werkprocessen van de Bedrijfsadministratie. Meer informatie Wilt u meer informatie over dit beroep, dan verwijzen wij u door naar onze website www.ecabo.nl U vindt hier ook een vergelijking tussen mbo-diploma s en particuliere certificeringslijnen. Dit noemen we de blauwdruk Financiële beroepen.
Bedrijfsadministrateur Mbo-kwalificaties in de sector Financiële beroepen Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 - n.v.t. Bedrijfsadministratief medewerker Financieel administratief medewerker Bedrijfsadministrateur Assistent-accountant Salarisadministrateur Bedrijfsadministrateur Beroepsbeschrijving De Bedrijfsadministrateur is werkzaam op de financiële administratie van een bedrijf of instelling. Zijn primaire taak is inzicht creëren in de financiële positie van het bedrijf, ten behoeve van het management en externe belanghebbenden. De Bedrijfsadministrateur controleert, bewerkt en muteert financiële gegevens in de boekhouding. Hij genereert periodieke rapportages en verzorgt de aangifte Omzetbelasting. Daarnaast verricht hij ook administratieve taken die niet per se financieel van aard zijn, zoals debiteuren- en crediteurenbeheer en projectadministratie. Naast de gebruikelijke controleen invoerwerkzaamheden is het inzichtelijk maken van informatie voor het management belangrijk in deze functie.
Kerntaken en werkprocessen Elk beroep wordt in het dossier beschreven aan de hand van activiteiten die kenmerkend zijn voor het beroep, de zogenoemde kerntaken. Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen. Kerntaak Werkproces 1. Houdt de dagboeken bij 1.1 Werkt het inkoopboek bij 1.2 Werkt het verkoopboek bij 1.3 Werkt de bankboeken bij 1.4 Werkt het kasboek bij 2. Verricht werkzaamheden t.b.v. periodeafsluitingen 3. Verricht activiteiten voor het debiteuren- en crediteurenbeheer 2.1 Verricht boekingen in het memoriaal 2.2 Verricht werkzaamheden voor de periodeafsluiting 2.3 Treft voorbereidingen voor de aangifte omzetbelasting 3.1 Voert stamgegevens in en wijzigt deze 3.2 Stelt facturen op 3.3 Bewaakt betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de invordering 3.4 Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor fiattering van inkoopfacturen 4. Houdt kwantiteitenregistraties bij 4.1 Houdt een projectadministratie bij 4.2 Houdt een urenadministratie bij 4.3 Houdt administraties van kwantitatieve gegevens bij 4.4 Instrueert collega s over het gebruik van administratieve systemen 4.5 Beheert de kas Voor een nadere uitwerking van deze kerntaken en bijbehorende werkprocessen inclusief een overzicht van de benodigde beroepscompetenties verwijzen we u naar het kwalificatiedossier Financiële beroepen op onze site www.ecabo.nl.
Een praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak Werkproces 1. Houdt de dagboeken bij 1.1 Werkt het verkoopboek bij Karel werkt sinds een jaar of vijf als administrateur bij een autodealer in Almere. Het bedrijf verkoopt personenauto s en levert en onderhoudt leaseauto s. Er zijn drie vestigingen met ieder een werkplaats, een onderdelenmagazijn en een showroom. Zijn bedrijf verkoopt onderdelen en auto s en bij iedere verkoop wordt automatisch een factuur gemaakt. Vanochtend start Karel met het bijwerken van de dagboeken. Een belangrijk onderdeel van zijn werk is dat hij registreert wat er verkocht is. Dat doet hij in het dagboek verkopen. Hij analyseert één voor één de facturen: staat het juiste product en de verkochte hoeveelheid erop, is de juiste prijs ingevuld en is de btw goed berekend? Als hij fouten ontdekt, belt hij het onderdelenmagazijn of de verkoper in de showroom. Hij vraagt na wat er is gebeurd en voert dan correcties uit. Een foutje is namelijk zo gemaakt. Hij moet inzicht hebben in boekhouden, snel en foutloos kunnen rekenen en weten wat er komt kijken bij het verkoopproces. Zonodig codeert Karel de facturen, daarna boekt hij ze in het dagboek verkopen. Na de lunch zoekt hij uit of de leasebedrijven de reparaties al hebben betaald die de werkplaats heeft uitgevoerd aan de leaseauto s. Hij maakt daar een overzicht van. Vervolgens belt hij de leasebedrijven die nog niet hebben betaald, vraagt waarom de factuur niet is voldaan en spoort de bedrijven aan om zo snel mogelijk te betalen. Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor de Bedrijfsadministrateur. Denk aan: (Assistent-) Administrateur, Financieel administratief medewerker en Medewerker accounting.
Voorbeelden van personeelsadvertenties Wij zijn op zoek naar een Medewerker Accounting & Reporting (40 uur) Op de afdeling Accounting & Reporting werken het hoofd en twee administratief medewerkers. Functieomschrijving De taken zijn: Registreren, boeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen Verwerken van bankafschriften Debiteurenbeheer Aanmaken maandelijkse incasso opdrachten Overige administratieve werkzaamheden Bewaken van de correctheid van de gegevensinvoer Input leveren ter verbetering van de administratieve organisatie Telefonische contacten met huurders en leveranciers Functie-eisen: Afgeronde opleiding mbo administrateur, PDB of MBA Enige jaren ervaring in een financieel administratieve functie Ervaring met Microsoft Office Goede beheersing van de Nederlandse taal Ervaring met het ERP-systeem Profit van Afas is een pré Ambitieus, nauwkeurig en zorgvuldig Flexibele en collegiale instelling Stressbestendig en analytisch Teamspeler Communicatief vaardig in woord en geschrift Wij zijn op zoek naar een Bedrijfsadministrateur Functieomschrijving Binnen deze verantwoordelijke functie heb je een afwisselend takenpakket onder je hoede bestaande uit onder meer: Het verwerken van boekstukken in inkoop-, verkoop- en bankboek Debiteurenbeheer en contact met incassobureau Contact onderhouden met leveranciers en bank Verwerken betalingen Voorbereiden aangifte Omzetbelasting Diverse ad-hoc werkzaamheden Functie-eisen: Heb je een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 (bij voorkeur BA of PDB) en/of ben je hier nog mee bezig in deeltijd, en beschik je boekhoudkundige ervaring (bij voorkeur opgedaan bij een administratiekantoor) dan ben je de ideale kandidaat. Wij zijn op zoek naar iemand met de volgende competenties: Je werkt gestructureerd en accuraat en weet prioriteiten te stellen Je kan goed met vertrouwelijke informatie omgaan Je hebt een pro-actieve en flexibele instelling
Kijk ook op www.ecabo.nl voor: Tips voor de praktijkopleider Trainingen voor praktijkopleiders Sectorale arbeidsmarktinformatie Informatie over competentiegericht onderwijs Informatie over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs ECABO Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66 info@ecabo.nl www.ecabo.nl 2011/01