MODERNISERING BURGERLIJKE STAND VVSG 1 februari 2017
Projectvoorstelling Historiek Eerste voorstudie modernisering Werkgroep modernisering VLAVABBS voor uitwerking documentaire aktemodellen Op vraag van lokale besturen start project Modernisering en Informatisering van de Burgerlijke Stand van de DAV Goedkeuring project door Federale Ministerraad 1998 2002 2005 2008 2010 2014 2016 Uitgebreide studie Vydt oprichting centraal register met elektronische akten + papieren exemplaar (niet gerealiseerd) Haalbaarheidsstudie Deloitte + Stapsgewijze invoering documentaire akten Vlaanderen Opname regeerakkoord
Projectvoorstelling Voorstelling oplossing 589 Gemeenten Diensten Burgerlijke Stand Rechtbanken Parketten Ws Ws Dienst naamsverandering DABS Dienst adoptie Ws Ws Rijksregister 120 Consulaten
Wat verandert er? Integratie met andere gemeentetoepassingen Bv. met het Rijksregister: Indien een akte/vonnis/arrest/besluit betrekking heeft op een persoon in het Rijksregister en definitief wordt opgemaakt of bijgewerkt, worden de informatietypes van het RR automatisch bijgewerkt. Gegevens die gemeenten invullen: Gegevens akte Additionele gegevens bestemd voor RR Voorbeeld geboorteakte: - Geboortedatum - Geboorteplaats - Naam en voornamen kind - Gegevens ouders - Voorbeeld geboorteakte: - Adres kind DABS RR Gemeentegegevens Voorbeeld: gemeentelijke geboortepremies Lokaal
Belangrijkste voordelen Eenvoudig Snel Plaats besparend Kosten besparend Toekomstgericht Automatische doorstroming Burgerlijke stand moet geen dubbels meer opmaken voor de rechtbank Plaatsonafhankelijk Akten zijn onmiddellijk beschikbaar voor alle betrokken partijen De burgers: afschriften en uittreksels van akten kunnen in elke gemeente ook elektronisch worden aangevraagd Het verdwijnen van de archieven bij de Rechtbanken van Eerste Aanleg Het niet meer moeten archiveren van akten bij de gemeenten Geen papierkosten Verdwijnen van lokaal beheer register Minder afschriften en uittreksels Klaar voor e-loket Klaar voor e-aangiftes Fraudebestrijding Bescherming privacy Vereenvoudigde processen De gemeenten: meer tijd voor een betere dienstverlening De griffiers: meer tijd om zich over hun kerntaken te ontfermen Uniformisering Rijks- of bisnummer als sleutel
Wat verandert er? Samengevat Doorlopend aktenummer Ambtenaar is de enige die de akte ondertekent Eén akte van nationaliteit voor alle situaties Identificatie partijen aan de hand van rijks- of bisnummer Geen aangevers in geboorte- en overlijdensakte Basis gelegd voor elektronische aangiftes Juridische bewijskracht Na de oprichting van de databank elektronische akten gelden tot bewijs van valsheid in geschrifte Papieren akten Indien er in de databank gegevens opgenomen zijn die niet overeenkomen met de papieren akte, geldt de papieren akte als meest legitieme bron.
Budget impact Kosten die zullen verdwijnen Aankoop papier voor de registers Aankoop papier voor de minuten en enveloppen Registers laten inbinden Registers laten herstellen Portkosten tussen gemeenten, tussen griffies en gemeenten en tussen gemeenten en burgers Archivering bij de gemeenten en de griffies Huidige digitaliseringskost die gemeenten doen (microfilm, ) Tijdswinst Geen akten afdrukken Automatische doorstroming Geen brieven versturen Snelle doorstroming van data Rechtstreekse doorstroming naar RR Minder afschriften en uittreksels
Impact op administratieve lasten/efficiëntie
Budget impact Voorbeeld gemeenten/abs Processen Tijdsbesparing Tijdsbesparing per dossier (minuten) Aantal dossiers per jaar rvte op jaarbasis Dubbel registers gaan neerleggen 70,28 589 0,4 Overlijden 27,94 106.027 28,87 Huwelijk 37,91 46.030 8,13 Geboorte 35,29 123.000 42,31 Naamsverandering 45,89 1.674 0,75 Overschrijven beschikkende gedeelte vonnis/arrest 44,56 48.788 21,19 Overschrijven buitenlandse akte 19,04 1.943 0,36 Afleveren afschriften/uittreksels 13,10 691.184 88,25 Totaal 190,26 Besparing overheadkosten Verdwijnen kosten voor inbinden en herstellingen van registers Rijksregister wordt automatisch bijgewerkt (gemeente van beheer moet niet meer ingelicht worden); Geen dubbel meer opmaken van akte voor rechtbank van EA; Gegevens van niet-inwoners kunnen eenvoudig opgevraagd worden via de DABS, geen communicatie met gemeente van niet-inwoner nodig; Burgers dienen minder vaak ontvangen te worden in gemeentehuis (bv. voor geboorteakte/overlijdensakte); Doorstroming van besluit/beslissing/vonnis/arrest gebeurt automatisch; Afschriften/uittreksels worden automatisch gegenereerd door de DABS: geen validatie nodig van de ABS.
Benodigde investeringen (federaal) Ontwikkeling 2016 2017 2018 2019 Totaal Commentaar DAV 468.815 562.577 562.577 281.289 1.875.258 1,6FTE eerste 4m, 3,2FTE nadien in 2016 3,2FTE in 2017-2018 / 1,6FTE in 2019 (als GL 1/1/2018) FOD/BiZa - RR 117.000 235.000 235.000 587.000 5FTE in 2017-2019 (uitbreiding ICT-team Rijksregister) FODBuZa 251.903 251.903 FP WO CSC FOD Just 273.000 136.500 68.250 477.750 0,5FTE in 2016 / 2FTE in 2017 / 1FTE in 2018 / 0,5FTE in 2019 Gemeenten Zie hierna STotalen 468.815 1.204.480 934.077 584.539 3.191.911 Migratie oude akten DAV 139.755 69.878 34.939 244.572 1FTE in 2017 / 0,5FTE in 2018 / 0,25FTE in 2019 Gemeenten Zie hierna STotalen 0 139.755 69.878 34.939 244.572 Infrastructuur DAV 40.000 40.000 Hosting SMALS testomgeving DAV Fod/BiZa - RR 339.813 339.813 339.813 1.019.439 Offre finale Atos tva comprise (Infrastructure IT hardware/software/setup) STotalen 40.000 339.813 339.813 339.813 1.059.439 Operationele ondersteuning DAV 136.500 136.500 68.250 341.250 1FTE in 2017/2018, 0,5FTE in 2019-3th line appl support Fod/BiZa - RR 61.500 123.000 123.000 307.500 2FTE (uitbreiding ICT-team Rijksregister) FOD BuZa 68.250 68.250 34.125 170.625 0,5FTE in 2017/2018, 0,25FTE in 2019-3th line support FOD Just 68.250 34.125 102.375 0,5FTE in 2018/0,25FTE in 2019-3th line support FOD Just 315.262 630.524 945.786 14FTE vanaf 2019 (opstart nieuwe cel juridische validatie vreemde akten voor ½ vanaf 2018) Gemeenten Zie hierna STotalen 0 266.250 711.262 890.024 1.867.536 Algemeen totaal 508.815 1.950.298 2.055.030 1.849.315 6.363.458
Benodigde investeringen Gemeenten en lokale softwareleveranciers Ontwikkeling Migratie oude akten Aanpassingen aan de lokale toepassingen van de Burgerlijke Stand en de Bevolking Inscannen en toevoegen metadata (in bulk of manueel) - verrijking partijen met RRN Best effort methode Infrastructuur Aanlevering lokale infrastructuur Operationele ondersteuning Opleiding personeel 1ste /2 de lijnondersteuning voor de (klant)toepassing en de lokale infrastructuur Training gebruikers Bst in nieuwe functionaliteiten
Organisatorische impact Horizontale visie op klant/burger Delegatie aan ambtenaren Minder druk aan loketten Vermindering aantal afschriften en uittreksels e-loketten Geen lokale opslag Gebruikersbeheer lokaal Herdenken gemeentelijke ICT toepassingen
Planning 2016 2017 2018 2019
helpdesk.dabs@premier.fed.be