ANNUAL ALL MEMBER MEETING 2010 Golf Club The Blue Marker July 14 th,2010: 17.00 Room: 8.A.06.011
Agenda 1. Welcome Marc 2. Agenda items to be added? Marc 3. Appointment voting commission (2 persons) Marc 4. General review season 2009/2010 Marc 5. Approval of the minutes 2009 Marc 6. Financial overview and approval Jeroen 7. Approval of new written huishoudelijk regelement Marc 8. Lesson update & Home course decision Abel 9. Events update Bart 10. Communications update Bart 11. Administration update Patrick 12. Election of the board Marc 13. Questions Marc 14. End Marc
Agenda items to be added? Attendees can now request to add agenda item to the meeting!
Appointment voting commission 2 present people need to judge and approve that all voting's of today are honest.
General By Marc Peels General Golf Club The Blue Marker
General Dear member, I m pleased to send you the annual report 2009/2010 and hope to see you on Wednesday July 14th. During the annual all member meeting we will inform you about our activities, show our financial status and do give you the opportunity to raise questions. Further more we do need your approval for how we are operating by confirming the financial figures, approve last years minutes, approve the new written internal regulations and to elect the board. Also opportunity will be given to you to add an agenda item at the start of the meeting. Although I had decided to stop with my function of chairman last year I continued my function ad interim since no new chairman has been found. Still my function is open and I have decided to stop no later than August 31 st. This due fact that I have accepted a new chairman function within my community where I m living. So a volunteer is highly needed to continue the work being done. According the new inetrnal regulations secretary end members can be re-elected or if you are interested to join the board you must inform the secretary officer, Patrick van Bragt, at least 2 days before annual all member meeting. Last year was another succes. The training participation was again at high level, we grow above 120 members and the big event at the Kempense was a perfect sunny golf event with 40 players. I like to say thank you for now and hope to see you on the golf course Regards, Marc Peels
Minutes 2008 By Patrick van Bragt Minutes all member meeting 2009
Approval of the minutes 2009 / 1 1 - Welkom Marc Peels heet alle aanwezigen welkom Er zijn totaal 11 mensen aanwezig (zie bijlage) Jeroen Bastiaanse via telefoon ivm ziekte Marc verontschuldigt Patrick van Bragt (bestuurslid) die zakelijk op reis is. Er zijn 5 mensen die bericht van verhindering hebben gegeven: Martyn Coogans Patrick van Bragt Ad Hoosemans Kicki Maoju Wu Hans Meiling 2 Extra agenda items De aanwezigen worden in de gelegenheid gesteld om extra agenda items toe te voegen maar hier wordt geen gebruik van gemaakt 3 Benoeming stemmingcomissie Nummers 4 en 6 van de presentielijst worden aangwezen als stemmingcomissie. oyeon Seon Seo opaul van Dijk Zij hebben toegezien op het verloop van de stemming en hebben alle stemmingen zoals verderop in dit verslag zijn vast gelegd, goedgekeurd.
Approval of the minutes 2009 / 2 4 Algemeen terugblik 2008/2009 Marc geeft evaluatie van het afgelopen jaar en benadrukt de opkomst van de events als een negatief aspect. Er wordt een beroep op de leden gedaan om juist gedurende de events te gaan spelen. Bestuur spreekt twijfel uit over de continuiteit van het gratis loyaltee lidmaatschap op basis van de administratieve beperkingen van burg golf Marc kondigt zijn vertrek aan als voorzitter en stelt dat er op zoek moeten worden gegaan naar een nieuwe voorzitter. o Henk van Engelen stelt de vraag of de voorzitter niet uit de gekozen bestuursleden moet/kan worden gekozen? o Marc antwoordt van niet omdat voorzitter, penningmeester en secretaris (dagelijks bestuur) gekozen moeten worden en bij notaris of kamer van koophandel worden vast gelegd. o Aktie voor de secretaris is om dit uit te zoeken en terugkoppeling te geven aan de leden 5 Goedkeuring jaarverslag 2008 De notulen van het jaarverslag 2008 zijn unaniem goedgekeurd Er zijn geen opmerkingen en/of commentaar gegeven
Approval of the minutes 2009 / 3 6 Financieel jaarverslag + goedkeuring Jeroen doet telefonisch verslag van de jaar rekening. Invordering van 160 aan openstaande betalingen wordt als risiko gemeld omdat deze mensen ASML verlaten hebben o Henk van Engelen vraagt: Wie zijn die mensen en welke aktie loopt er? Laten we de mensen die niet betalen gewoon spelen en lessen nemen? o Aktie voor Jeroen en Patrick om dit uit te zoeken en maatregelen te nemen. Deze maatregelen dienen ook te worden opgenomen in het huishoudelijk regelement. Laurens Koenen stelt de vraag of door het wegvallen van de sponsoring door ASML de jaarlijkse contributie zal toenemen? o Marc beantwoord de vraag met de jaarlijkse contributie niet o Jeroen voegt toe dat wellicht het lesprogramma en het jaarlijks big event duurder gaan worden indien de vereniging zelf de finaciele middelen niet meer heeft om bij te springen. o Doel van de vereninging is om minimaal 1000 euro aan liquide middelen beschikbaar te hebben. Het overschot zal in buckets van ongeveer 500 aan sponsoring worden besteed. Huidige stand is dat er ongeveer 1650 aan overschot is. Arno Kolen vraagt waarom er voor 2009/2010 geen budgetplan is? o Marc antwoord dat dit komt omdat we budgetten slechts bepalen wanneer er nieuwe inschrijvingen plaats vinden voor lespaketten. Verder heeft de vereniging nauwelijks tot geen kosten welke geheel voorzien kunnen worden uit de jaarlijks contributie. De kascommissie bestaande uit Merlin Bruins en Bram Baks hebben kascontrole uitgevoerd en deze in orde bevonden. Het financieel jaar verslag wordt unaniem goedgekeurd
Approval of the minutes 2009 / 4 7 Jaarverslag events Anouschka doet verslag van events o Big event was zeer geslaagd, Anouschka verontschuldigd zich dat ze er niet bij kon zijn. o De zomeravond competitie is van start, Martyn Coogans voert de lijst aan o Er wordt wederom een oproep gedaan aan de leden om meer te komen spelen. Indien de winterevents niet beter bezocht gaan worden zal het bestuur overwegen deze events niet verder te organiseren. 8 Jaarveslag lessen Abel doet verslag van lessen o Constatering is dat zowel par als birdie groepen een stabiele vraag kennen o De lesprogrammas zoals ze nu staan is een succes en men ziet geen reden tot verandering. o Abel verontschuldigt zich voor de spreiding van de lessen zoals ze nu staan gepland. De timing van de wintercusus zal hierdoor wat overlap kennen met het zomerprogramma. Abel belooft beterschap voor de toekomst. o Henk van Engelen vraagt om meer inzicht te geven over progressie en resultaten lesprogramma Aktie voor Abel om dit te evalueren
Approval of the minutes 2009 / 5 9 - Jaarverslag secretariaat Bij verhindering van Patrick doet Marc het verslag Vraag van Henk van Engelen is om één ijkpunt te nemen waarop het hele jaarverslag gebaseerd is. o Besluit wordt genomen dat dit 31 mei van elk kalender jaar is. o Aktie is om dit vast te leggen in huishoudelijk regelement Laurens Koenen vraagt wat de kosten zijn van een website extern? o Marc antwoordt dat deze beslissing door het bestuur kan worden genomen en indien de kosten groter zijn dan kan worden bekostigd uit de jaarlijke contributie de leden zullen worden geraadpleegd. 10 Benoeming bestuur Marc Peels wordt unaniem gekozen tot a.i. voorzitter voor een maximale periode van 1 jaar totdat een nieuwe voorzitter wordt benoemd Jeroen Bastiaanse wordt unaniem benoemd tot penningmeester voor een duur van 2 jaar Patrick van Bragt wordt unaniem benoemd tot secretaris voor een duur van 2 jaar Anouschka Amatsaleh wordt unaniem benoemd tot bestuurslid voor een duur van 2 jaar Abel van Akkeren wordt unaniem benoemd tot bestuurslid voor een duur van 2 jaar 11 Vragen Er worden geen vragen gesteld 12 Afsluiting Marc dankt eenieder voor haar/zijn aanwezigheid en wenst de mensen een prettige vakantie Vergadering wordt gesloten om 18.30
Golf Club the Blue Marker Annual All member meeting Financial overview 2009/2010
Samenvatting Openstaande Debiteuren: 1.744.01 Lessen: we hebben dit jaar voor 10.521,50 aan lessen ingekocht En voor 6.788.00 gefactureerd De vereniging heeft dus 3.733,50 bijgedragen Door de downturn was er geen ASML bijdrage Contributie: De vereniging heeft 2.285,- aan inschrijfgelden en contributies gefactureerd Big Event De vereniging heeft 1.297,49 bijgedragen aan het Big Event Overige kosten De Overige kosten bedroegen 439.18
Balance Sheet 31 Mei 2010 31-5-2009 31-5-2010 PostNr. Omschrijving Debet Credit PostNr. Omschrijving Debet Credit 500 Kapitaal 9.416,44 500 Kapitaal 6.156,96 1100 ABN AMRO Bank 7.889,44 1100 ABN AMRO Bank 4.563,95 1200 Debiteuren 1.502,00 1200 Debiteuren 1.744,01 1290 Voorziening debiteuren 25,00 1600 Crediteuren 151,00 TOTAAL 9.416,44 9.416,44 TOTAAL 6.307,96 6.307,96 Verlies 3.259,48 Reservering 3.962,00
Winst en verlies PostNr Omschrijving Debet Credit 4980 Bankkosten 90,02 4990 Overige algemene kosten 243,64 4991 Bijzondere baten & lasten 25,00 7300 Inkoopwaarde van de omzet 14.384,98 8000 Ontvangen contributies 2.285,00 8050 Ontvangen Lesgelden 6.647,01 8310 Opbrengst verkopen 0% 130,00 8900 Diverse baten 2.455,43 9150 Rentelasten bank 8,28 9300 Betalingsverschillen 25,00 << Verlies >> 3.259,48 TOTAAL 14.776,92 14.776,92
Overzicht per Activiteit (1) Gefactureerd Inschrijfgelden en contributies: Gefactureerd: 2285,- Lesprogramma s Betaald 1-6-2009 tot 31-5-2010: 10.521.50
Overzicht Per Activiteit (2) Lesprogramma zomer 2010 Begroot kosten: 3962,- (= Reservering) Werkelijke kosten: tbd Gefactureerd Leden: 2841,- Verwachte GCTBM Bijdrage: 1121,- (Begroot 1000 ASML bijdrage, komt waarschijnlijk te vervallen) Big Event Kosten: 3.721.24 Bijdrage deelnemers: 2.423.75 GCTBM Bijdrage: 1.297.49
Big Event Samenvatting Bij/af Omschrijving Bedrag Bij/af Omschrijving Bedrag Bij Cash ontvangen 2,423.75 af cash Bar, eten, incl fooi 1,520.00 af cash greenfees 2000 af bank Prijzen 110 af bank buggy tbv foto's 30 af bank Makro prijzen 61.24 Totaal 2,423.75 3,721.24 GCTBM Bijdrage 1,297.49
Bank correctie In mei 2009 stond er 156,68 teveel op de bankrekening van GCTBM. Dit bedrag is gecorrigeerd en is ten goede gekomen aan de winst.
Kascontrole Geachte medeleden van GCTBM, Op 29 juni jongstleden hebben ondergetekenden de kascontrole van golfvereniging The Blue Marker uitgevoerd over de periode 1 juni 2009 tot en met 31 mei 2010. De kascommissie heeft vastgesteld dat alle materiele inkomsten en uitgaven zijn verantwoord. Wel heeft de commissie een aantal punten voor verbetering aangedragen bij de penningmeester: 1: Het opnemen van de verplichting van betaling van de summercourse waardoor inkomsten en uitgaven beter op elkaar worden afgestemd alsmede de juiste vermogenspositie van de vereniging in de balans wordt opgenomen 2: Het opnieuw en transparant opzetten van de opbrengsten en kosten alsmede de bezittingen en schulden in de boekhouding waardoor sneller en beter inzicht wordt verschaft ten aanzien van de financiële positie van de vereniging 3: Het instellen van een automatisch machtigingssysteem voor het innen van de contributies en indien mogelijk ook de lesgelden om de solvabiliteit van de vereniging zeker te kunnen blijven stellen Wij danken de penningmeester voor de open en constructieve uitleg achter de cijfers en het ter beschikking stellen van de gevraagde documenten. De commissie stelt hierbij aan de algemene ledenvergadering voor het financiële verslag over de voorgenoemde periode goed te keuren en hiermee het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over deze periode. B. Baks A. Kolen
Events By Anouschka Amatsaleh-Peeters Approval new written internal regulations huishoudelijk regelement
Approval: huishoudelijk regelement After a study reviewing peer sports club the board decided to re-write the huishoudelijk regelement. Intend is to have more general and crisp document which is not only written by our sport club but also in line with existing sportsclubs which do have more experience. The new huishoudelijk regelement has to be approved in the annual all member meeting! Huishopudelijk regelement is available via inernet page
Lesson program 2009 / 2010 Alternative study: Proposal received from Golf Course Welschap
Winter and Summer Course 2009-2010 PAR and Theme course scheme continued Lesson program Winter 2009-2010 PAR: 10 trainees in 2 groups BIRDIE: 21 trainees in 33 theme classes Participation 3 partners (3 BIRDIE) Lesson program Summer 2010 PAR: 12 trainees in 2 groups BIRDIE: 16 trainees in 24 theme classes Participation 2 partners (1 PAR and 1 BIRDIE) Theme Winter Summer Chip 3 2 Pitch 4 2 Putt 1 1 Uneven Lies 2 2 Bunker 3 2 Video 6 6 Swing 10 7 Course Play 4 2 Total 33 24
Course participation 2007-2010 40 35 30 25 20 15 10 5 0 12007-2008 2 32008-2009 4 52009-2010 6 Winter Summer Winter Summer Winter Summer PAR 10 12 11 11 10 12 BIRDIE 19 19 25 24 21 16 Theme classes 34 37 37 33 33 24 PAR: 66 trainees in 12 groups. 12 trainees currently in Summer 2010 program up till now 44 out of 54 obtained their GVB license BIRDIE: 124 trainees in 198 theme classes
Winter and Summer Course Sponsoring Sponsoring lesson program PAR Winter and Summer 2009/2010 program sponsored by GCTBM GCTBM contribution per participant Winter: 35,- Summer: 85,- BIRDIE (theme) GCTBM contribution per lesson hour theme (average) Winter: 2,20 Summer: 4,60
Golf Course Welschap Proposal Activities Golf Course Welschap 5 voor 50 Starters course GVB course Handicap course Private lessons Membership GMG Golf Club Greenfee packages
GC Welschap 5 voor 50 Starters course Goal: become acquainted with the golf game Starters course. min 6, max 10 persons 5 lessons on weekly bases Access practice facilities Golf clubs available during lessons Costs 50 euro
GC Welschap GVB course Goal: obtain GVB license Min 4, max 6 persons Including: GVB Theory course (2 x 2½ uur), GVB Theory exam GVB Practical exam ( 85,--) Greenfees course lessons ( 50,--) Access practice facilities Golf clubs available during lessons NGF Golfregels, DVD Golfregels GVB, GVB Regelexamenboek ( 50,--) Costs 478 euro
GC Welschap Handicap course Goal: lower or improve your handicap Min 3, max 6 persons 10 lessons on weekly bases Including: Greenfees course lessons Access practice facilities Costs 325 euro
GC Welschap Private lessons Goal: efficient swing improvement Min 3, max 4 persons Including access practice facilities Excluding greenfees for course lessons Costs 64 euro per hour for 4 persons
GC Welschap membership GMG Online GVB / EGA Handicap registration Membership NGF + W/A insurance Incl. GMG Loyalty Card ( 30,--) 10,-- discount 18 holes greenfee GMG golf courses 5,-- discount 9 holes greenfee GMG golf courses 2,50 discount Par 3 greenfees 4x per year exclusive GMG Loyalty travel special offers 14 days up front online reservation start times Monthly greenfee offers per e-mail; Participation GMG tournaments and matches Costs 50 euro per year
GC Welschap Greenfee Package 1 Voorstel 1 Business Club Business Lidmaatschap Golfbaan Welschap 100 greenfees 9 holes Championship Course per jaar Greenfees zijn inwisselbaar op alle GMG golfbanen in Nederland Introductie van (zakelijke) relaties Mogelijkheid één maand vooruit starttijden te reserveren Speciale starttijden voor businessclubleden, recht om bijplaatsen te blokkeren 10% korting op producten uit de golfshop, golflessen en clinics, aanschaf extra greenfees Uitnodiging deelname sponsordag, 2 personen Uitnodiging deelname aan maandelijkse netwerkactiviteiten, 2 pers.(incl. diner, excl. drankjes) Uitnodiging GMG Business Tour, 2 personen (welk doorgang heeft bij voldoende deelname) Naamsvermelding op sponsorbord Naamsvermelding in clubblad Naamsvermelding met link op www.golfbaanwelschap.nl Contractperiode lidmaatschap business club minimaal 2 jaar Kosten per jaar excl. BTW 3.500,-
GC Welschap Greenfee Package 1
GC Welschap Greenfee Package 2 Voorstel 2 Business Club Business Lidmaatschap Golfbaan Welschap 125 greenfees 9 holes Championship Course per jaar Greenfees zijn inwisselbaar op alle GMG golfbanen in Nederland Introductie van (zakelijke) relaties Mogelijkheid één maand vooruit starttijden te reserveren Speciale starttijden voor businessclubleden, recht om bijplaatsen te blokkeren 10% korting op producten uit de golfshop, golflessen en clinics, aanschaf extra greenfees Uitnodiging deelname sponsordag, 2 personen Uitnodiging deelname aan maandelijkse netwerkactiviteiten, 2 pers. (excl. diner & drankjes) Uitnodiging GMG Business Tour, 2 personen (welk doorgang heeft bij voldoende deelname) Naamsvermelding op sponsorbord Naamsvermelding in clubblad Naamsvermelding met link op www.golfbaanwelschap.nl Contractperiode lidmaatschap business club minimaal 2 jaar Kosten per jaar excl. BTW 3.500,-
GC Welschap Greenfee Package 2
GC Welschap Greenfee Package 3
Events By Anouschka Amatsaleh-Peeters EVENTS Golf Club The Blue Marker
Big Event 2010 Perfect weather, a beautiful golf course, good golf, nice food, refreshing Belgium beers... All ingredients were there for a perfect day of golf. Around 09:00 the first golfers arrived at the Kempense Golf. We had coffee and apple-pie, and after a short briefing everybody started their preparation at the driving range and putting green. At 10:00 the first flight started. At the first tee we had to cross some water, and a lot of balls went already in the pond. 40 players ( 20 teams) started their round, and were competing for the BIG event prices. At hole 8 we played for the Neary, and at hole 16 we played for the Longest. Between 15:00 and 16:30 everybody "crashed" at the terrace for some "refreshments" and Marc announced the price winners. After the price ceremony everybody was very hungry, and we enjoyed a nice buffet. For some photo impressions of the day see the GCTBM Photo archive.
Big Event 2010
The winners for 2010 were: 1. Bart Smeets / Sten Swanenberg 71 strokes / 47 stableford points
The winners for 2010 were: 2. Martyn Coogans / YeonSeon Seo 71 strokes / 43 stableford points
The winners for 2010 were: 3. Ard-Jan Lagendijk / Dave Larsen 75 strokes / 41 stableford points
The winners for 2010 were: Neary : Sten Swanenberg ( 1 clublength of the hole) Longest : Bart Smeets (237 meters) Caddy of the year : Inez Mesquida Kuesters
Summer Competition 2010 The Summer competition 2010 has started Apr 23rd with the first matches. 16 participants are competing to take over the Trophy from Martyn Cougans who won the trophy last year. This year we will have an open competition where you can play as many times as you want against an opponent you want. You just make an appointment with any of the competition players and submit your scanned scorecard (stableford) to events@gctbm.nl. Minimum quantity of scorecards to be submitted to apply for final is three! Qualifications for final are based on the average of the scorecards. For those who do submit more than 3 scorecards the worst scorecard will be ignored. Competition will start in April and ends in September. You preferably play on the summer evening challenges but you are allowed to deviate from that. Final will be played on Sunday October 17th!
Leaderboard Summer Competition per 1-7-2010 Rank Name Avg score # matches Match 1 Match 2 Match 3 Match 4 Match 5 T1 Bart van der Steen 18 4 18 14 18 18 Robbert de Kort 18 2 15 21 Bert Davids 18 1 18 T4 Gary Trotter 16.5 2 14 19 T5 Marc Peels 16 1 16 Stuart Cunningham 16 1 16 T7 Martyn Coogans 15.5 2 16 15 T8 David Larsen 15 2 18 12 Erik Smets 15 1 15 T10 Ton Aantjes 14 4 7 13 15 14 T11 Leon Levasier 12.67 3 13 12 13 T12 David Huffstutler 12 1 12 T13 Hans Meiling 10.5 2 13 8 T14 Jelle Simons 0 0 Bas Berentsen 0 0 YeonSeon Seo 0 0 Jo Finders 0 0 Patrick Bintevinos 0 0 Mark Bergkotte 0 0
Communications update Communications update
Communications update Setup new external website: www.gctbm.nl improve communication with gctbm members integrated member administration registration for events forum New club identity for website, newsletters, mailings, announcements, etc
Administration By Patrick van Bragt Administration Golf Club The Blue Marker
Administration update Members We grew from 97 members last year to 128 members now. 15 new members in 2009 24 New members 2010 till today End of 2009 8 members left the GCTBM. Members wanting to leave the GCTBM have till end November to acknowledge the administration so we can take care before sending out the new invoices for 2011 150 members for 2010 agreed as maximum. Opening for new members. Distribution lists DL-members-GCTBM to reach all members DL-Golf-Club-The-Blue-Marker for the administration
Administration update Communication Please use our beautiful website www.gctbm.nl Loyaltee Definitely have to make better arrangements for 2011. Follow up with Gendersteyn needed
Election of the board
Election of the board According the new written regulations this year Sectretary officer + Members need to be reelected 1. Chairman vacancy still open! 2. Administration: Patrick van Bragt re-electable for 2 years 3. Member: Abel van Akkeren re-electable for 2 years 4. Member: Anouschka Amatsaleh re-electable for 2 years 5. Member: Bart van der Steen Electable for 2 years
Questions?
We wish you Happy Holidays Anouschka Amatsaleh Abel van Akkeren Jeroen Bastiaanse Patrick van Bragt Bart van der Steen Marc Peels a.i.