Rapport Gemeentelijke Ombudsman Foutieve inschrijving Dienst Persoonsgegevens Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam Stadsdeel Osdorp RA0612546 18 december 2006 Samenvatting Door een gemeentelijke fout wordt verzoeker zonder dat hij dit weet- onjuist geregistreerd in de gemeentelijke basisadministratie. Uiteindelijk komt hij er achter doordat hij geen oproepkaart voor de verkiezingen ontvangt; hij blijkt zes maanden op een verkeerd adres ingeschreven te hebben gestaan. De gemeente herstelt de foutieve inschrijving met terugwerkende kracht. Wanneer verzoeker zeven maanden hierna een aanslag van de Dienst Belastingen ontvangt voor het verkeerde adres, wendt hij zich tot de ombudsman. Het blijkt dat de inschrijving en het versturen van de aanmaning het gevolg zijn van fouten van de gemeente. De ombudsman vindt bovendien dat wanneer de gemeente een fout maakt, zij de burger hierover een brief moet sturen met uitleg, zodat de burger dit aan andere instanties die gebruik hebben gemaakt van de foutieve gegevens kan uitleggen. De ombudsman verbindt aan zijn oordeel de aanbeveling om bij herstel van de basisregistratie met terugwerkende kracht aan de burger een toonbrief te sturen, waarin de aanleiding en gevolgen uitgelegd worden. Oordeel De onderzochte gedraging zijn onzorgvuldig. Aanbeveling De ombudsman verzoekt de Burgemeester als portefeuillehouder Algemene Zaken te bevorderen dat de dienst Persoonsgegevens met de afdelingen Burgerzaken van de stadsdelen, een toonbrief opstelt, waarin de aanleiding en de gevolgen uitgelegd worden van het herstel van een fout in de basisregistratie met terugwerkende kracht.
Aantal pagina s: 2/5 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 23 januari 2006 schriftelijk ingediend en betreft de gemeente Amsterdam, Dienst Persoonsgegevens, Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam en Stadsdeel Osdorp. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: het ontstaan en corrigeren van een foutieve inschrijving in bevolkingsregister; de uitvoering van een adresonderzoek. Bevindingen achtergrond verzoek Verzoeker ontvangt geen oproepkaart voor het referendum voor de Europese Grondwet in mei 2005. Hij neemt telefonisch contact op met het stadsdeel Zuideramstel, waar hij woont. Men vertelt hem dat hij per ongeluk is uitgeschreven naar een adres in stadsdeel Osdorp. Verzoeker wil graag stemmen en verzoekt ook om herstel van de inschrijving. Hiervoor moet hij herhaaldelijk contact opnemen met de betrokken stadsdelen en de Dienst Persoonsgegevens. Stadsdeel Osdorp stelt hem voor in dat stadsdeel te komen stemmen; stadsdeel Zuideramstel adviseert hem opnieuw aan de balie langs te komen voor een inschrijving. Uiteindelijk wordt het adres hersteld en kan verzoeker in zijn eigen stadsdeel stemmen. Verzoeker hoopt dat hiermee de kous af is. In januari 2006 ontvangt hij echter een aanmaning voor gemeentelijke belastingen voor het adres in Osdorp. Wanneer hij met de Dienst Belastingen belt, corrigeert men de aanslag. Men vertelt men hem echter ook dat hij misschien nog wel eens wat van deze administratieve inschrijving zal horen, omdat de ambtelijke molens nu eenmaal langzaam werken. Verzoeker kan zich hierin niet vinden en wendt zich tot de ombudsman. reactie van stadsdeel Osdorp In december 2004 heeft de afdeling Burgerzaken verzoeker ten onrechte geregistreerd als inwoner van stadsdeel Osdorp. Deze fout is ontstaan door een persoonsverwisseling met iemand met dezelfde geboortedatum en dezelfde eerste drie letters van de achternaam die zich in Osdorp ging vestigen. Deze persoon heeft aan de balie een adreswijziging doorgegeven. Hierbij is zowel door hem als door de baliemedewerker over het hoofd gezien dat het een ander persoon betrof. Ook had de baliemedewerker alert moeten zijn op het feit dat er een geregistreerd partner als medebewoner achterbleef. Dit is niet gebeurd, met als gevolg de foutieve inschrijving van verzoeker. Na het bekend worden van de fout heeft de Dienst Persoonsgegevens de fout met terugwerkende kracht hersteld. Ook voor de andere persoon, die administratief nog niet verhuisd was, is het rechtgezet. Het stadsdeel betreurt dat de foutieve inschrijving ongemak voor verzoeker heeft opgeleverd. De Dienst Persoonsgegevens informeert alle instanties over wijzigingen in de Gemeentelijke Basisadministratie, zodat post niet langer verkeerd geadresseerd wordt. Het voorval is aanleiding geweest om nog zorgvuldiger om te gaan met inschrijvingen.
Aantal pagina s: 3/5 reactie van de Dienst Persoonsgegevens (DPG) Naar aanleiding van een melding van de Rijksbelastingdienst dat het adres van verzoeker in de gemeentelijke basisadministratie (GBA) niet juist was, is de unit Handhaving medio februari 2005 een adresonderzoek gestart. Dit onderzoek bestaat eruit dat er een kaartje gestuurd wordt naar degene die in onderzoek is. Wanneer er geen reactie komt, wordt de persoon van het adres uitgeschreven. Het is niet doenlijk om bij het adres zelf langs te gaan, omdat er per jaar 20 000 adresonderzoeken plaatsvinden. Het adresonderzoek is niet op de gebruikelijke wijze afgerond, omdat stadsdeel Osdorp op 31 mei 2005 een verzoek tot correctie deed. De unit heeft direct aan dit verzoek voldaan en het adresonderzoek afgesloten. De DPG heeft de burger niet zelf op de hoogte gesteld. Dit is de taak van het stadsdeel dat om de correctie verzoekt. Er zijn verschillende soorten afnemers van de GBA. Vele buitengemeentelijke afnemers (zoals de Rijksbelasting) krijgen alle mutaties, dus ook de correcties. Andere afnemers (veelal intragemeentelijk) hebben online inzage in de GBA. Sommige afnemers krijgen alleen op verzoek gegevens. Alle afnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de GBA gegevens. Het is niet zo dat bij een correctie met terugwerkende kracht de afnemers die in de foute periode gegevens hebben gekregen automatisch bericht krijgen dat de gegevens inmiddels zijn gecorrigeerd. De Dienst Belastingen is een afnemer van de GBA gegevens, inclusief de mutaties. Deze dienst was dus op de hoogte van de correctie. reactie van de Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam (DBGA) De DBGA heeft de correctie doorgevoerd en de betreffende aanslag is vernietigd. Voor de bepaling van de belastingplicht raadpleegt de DBGA de Dienst Persoonsgegevens. Het systeem van beide diensten is aan elkaar gekoppeld. Op basis van de gegevens worden de aanslagen vastgesteld. De koppeling maakt het voorts mogelijk om ambtshalve verminderingen aan te maken voor de Afvalstoffenheffing en de Verontreinigingsheffing zodra er een beëindiging van de belastingplicht is of als er een wijziging in de gezinssamenstelling plaatsvindt. Het kan echter voorkomen dat de gegevens uit de GBA niet correct zijn, met als gevolg dat iemand geconfronteerd wordt met een foutieve aanslag. Daar waar de DPG op de hoogte is van de fout vindt er nadien een correctie plaats. Deze correctie wordt door de DBGA overgenomen. Indien naar aanleiding van een telefoongesprek, eigen constatering of door een herstelactie van de DPG, een herstel noodzakelijk is, wordt de foutieve aanslag verminderd of vernietigd. De correctie met betrekking tot verzoeker is niet juist doorgevoerd in de administratie van de dienst, met als gevolg dat de aanslag niet is vernietigd. Gezien de complexiteit van deze situatie wordt dit gezien als een incident. De dienst zal deze omstandigheden wel meenemen in de melding van signaleringen, klachten en/of incidenten die structureel besproken worden met de betreffende afdelingen en diensten.
Aantal pagina s: 4/5 reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoeker, de diensten en het stadsdeel gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Verzoeker heeft niet gereageerd. Het stadsdeel en de Dienst Persoonsgegevens hebben op verzoek van de ombudsman een mondelinge toelichting gegeven. De Dienst Belastingen heeft eveneens een aanvulling gegeven. Deze zijn in het bovenstaande verwerkt. Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen en handelingen van gemeentelijke instanties aan zogenaamde behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan de vereisten van administratieve nauwkeurigheid, voortvarendheid en actieve en adequate informatieverstrekking. Overwegingen Het vereiste van administratieve nauwkeurigheid houdt in dat bestuursorganen secuur werken. Dit houdt onder meer in dat verstrekte informatie adequaat verwerkt moet worden. In dit dossier hebben zowel het stadsdeel als de Dienst Belastingen deze norm geschonden. Het stadsdeel had bij de wijziging van het adres moeten opletten dat de wijziging betrekking had op de juiste persoon. De gevolgen van een foutieve wijziging zijn immers ingrijpend. Met instemming verneemt de ombudsman dat het stadsdeel de procedure opnieuw beoordeelt op zorgvuldigheid. Hetzelfde geldt voor de Dienst Belastingen, die de correctie van de Dienst Persoonsgegevens juist had moeten verwerken. Wederom speelt hier dat het niet aanpassen van de gegevens tot vervelende consequenties voor de burger leidt, namelijk het versturen van een aanmaning zeven maanden nadat de inschrijving gecorrigeerd was. Dit draagt niet bij aan het vertrouwen van de burger in de overheid. Hiernaast impliceert het beginsel van voortvarendheid dat een bestuursorgaan slagvaardig en met voldoende snelheid optreedt. Vast is komen te staan dat het adresonderzoek ruim drie maanden onderweg was toen het door toedoen van het handelen van verzoeker is beëindigd. De ombudsman vraagt zich af of het uitvoeren van een adresonderzoek niet gerichter en sneller had kunnen plaatsvinden. Immers, in het geval van verzoeker was zijn geregistreerd partner administratief (en ook feitelijk, evenals verzoeker zelf overigens) op het adres blijven wonen. Een informatieverzoek aan hem had direct de fout aan het licht gebracht. De dienst heeft hiermee in strijd met het vereiste gehandeld. Tot slot houdt het vereiste van adequate en actieve informatieverstrekking dat bestuursorganen burgers tijdig begrijpelijke, juiste en volledige informatie verstrekken. In dit geval is gebleken dat zowel het stadsdeel als de Dienst Persoonsgegevens op zeker moment wisten dat verzoeker zo n zes maanden foutief geregistreerd heeft gestaan. Bij het constateren hiervan is de inschrijving met terugwerkende kracht gecorrigeerd. Uit het bovenstaande blijkt echter dat zeer veel instanties in de tussentijd hebben kunnen putten uit de foutieve gegevens.
Aantal pagina s: 5/5 Hoewel de Dienst Persoonsgegevens stelt dat de afnemer verantwoordelijk blijft voor de juistheid van de gebruikte gegevens van de GBA en de ombudsman dit formeel juist acht, is het risico dat een burger op enigerlei wijze geconfronteerd wordt met een instantie die gebruik maakt van de foutieve GBA-gegevens sterk aanwezig. De ombudsman meent dat dit vereiste met zich meebrengt dat, nadat een gemeentelijke fout gecorrigeerd is, aan de betrokkene een brief wordt gestuurd met uitleg over hetgeen administratief was misgegaan was en hoe dit opgelost is, zodat de burger deze brief kan gebruiken om andere instanties te informeren. Dit geeft de ombudsman aanleiding om aan zijn oordeel een aanbeveling te verbinden. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn onzorgvuldig. Aanbeveling De ombudsman verzoekt de Burgemeester als portefeuillehouder Algemene Zaken te bevorderen dat de dienst Persoonsgegevens met de afdelingen Burgerzaken van de stadsdelen, een toonbrief opstelt, waarin de aanleiding en de gevolgen uitgelegd worden van het herstel van een fout in de basisregistratie met terugwerkende kracht.