de Maartenruiters stevig in het zadel! Visie en plannen 2012-2015 1 juli 2012 J. Reitsma J. Boonstra H. Holwerda M. Lycklama à Nijeholt
Inleiding Voor jullie ligt het beleidsplan van de Maartenruiters. Dit beleidsplan bevat een missie, visie en plannen voor de periode 2012-2015. Dit plan is op 19 juni 2012 door de leden goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering. De noodzaak voor het formuleren van een missie, een visie en plan van aanpak is voortgekomen uit een aantal factoren. De afgelopen twee jaar gaan er meer leden weg dan er bij komen. Daarnaast staat de financiële positie van de vereniging al een tijdje onder druk. Ook is de ervaren binding met de vereniging afgenomen. Verder staat de vereniging voor een forse financiele uitgave. Binnen afzienbare tijd zal de Wet Dierenwelzijn zijn aangepast, dan moeten de paarden en pony s ruimer gehuisvest worden. Tot slot leeft er onder de leden ook de wens voor een tweede rijhal. Dit alles geeft onrust en vraagt om een visie. Dit wordt ook ondersteund door de KNHS. Zij adviseert verenigingen om plannen voor een langere periode te maken en deze op schrift te zetten. Zo wordt de continuïteit gewaarborgd en zijn deze plannen minder onderhevig aan de invloed van tijdelijke bestuursleden. Het is niet de bedoeling dat het beleidsplan een keurslijf is. Het is aan de commissieleden om deze plannen verder vorm te geven. Wel heeft de beleidsplancommissie de plannen in een tijdsschema gezet. Jitske Boonstra Harmina Howerda Jolanda Reitsma Mirjam Lycklama à Nijeholt
Missie: PSV De Maartenruiters is een: open en laagdrempelige vereniging waar plezier, sportiviteit, dierenwelzijn en veiligheid hand in hand gaan vereniging waar paardensport beoefend kan worden in al zijn verschijningsvormen vereniging waar leden de paardensport zo optimaal mogelijk kunnen beoefenen vereniging die zich met haar leden verantwoordelijk voelt voor het welzijn van paarden en pony s in het algemeen en die van haar leden en de vereniging in het bijzonder vereniging die gebruik maakt van interne en externe kennisoverdracht vereniging die een bindende factor wil zijn voor paardenliefhebbers in Kollumerland en omgeving aantrekkelijke vereniging voor zowel bestaande leden als aankomende leden Visie: Financieel gezonde vereniging, gestructureerd en stabiel met betrokken vrijwilligers. Vereniging is aantrekkelijk voor huidige leden en aankomende leden en heeft een goed onderhouden accommodatie die de komende 25 jaar dienst doet.
Plannen/doelstellingen voor 2012-2015 1. Ledentoename, jaarlijks +5 tot 2015 (d.i. totaal 20) a) Jaarlijkse open dag b) Goede PR c) Onderzoek naar aanbieden van andere vormen van paardensport zoals western, voltige d) Paardensport onder de aandacht brengen van kinderen middels voorlichting op scholen e) Proeflessen aanbieden, starterspakket f) Uitbreiding aantal lessers met verstandelijke beperking g) Jongens bij elkaar in de les om paardrijden voor jongens aantrekkelijk te maken h) Uitbreiden aantal volwassen lessers 2) Een bestuur dat berekend is op haar taak en minder uitvoerend werk doet a) Bestuur met ondersteunende commissies: PR-commissie (die zich bezig houdt met website, clubblad/nieuwsbrief en sponsoring), rijtechnische commissie, jeugdcommissie, kantinecommissie, wedstrijdcommissie, lesindelingscommissie, commissie beheer pa/po (inkoop, welzijn en adoptie), activiteitencommissie, bouwcommissie en financiële commissie om penningmeester te ondersteunen b) Aanvullende cursussen voor bestuursleden omtrent bestuurstaken (KNHS) c) Gebruik maken van kennis op velerlei gebied van KNHS d) Goede contacten met de leden door herkenbaarheid bestuursleden via website e) Aanschaf nieuwe software ledenadministratie en boekhouding 3) Financieel gezonde vereniging a) Sponsorbeleid optimaliseren, sponsorgelden moeten in 2015 verhoogd zijn met 50%, Sponsors aantrekken voor specifieke doeleinden zoals bijvoorbeeld aanschaf lespaarden en organiseren van wedstrijden b) Donateurs werven c) Kantineopbrengsten verhoogd in 2015 met 25% d) Contributiesysteem veranderen e) Inkomsten inzamelingsacties verhogen naar 2000,- per jaar gebruikmakend van bijvoorbeeld Grote Clubactie/Jantje Beton, Supportactie, Jaarlijks terugkerende actie f) Jaarlijkse begroting penningmeester om kosten te kunnen beheersen g) Onderzoeken waar op bezuinigd kan worden, zoals water- en energieverbruik, accountantskosten en kosten clubblad h) Bij bouw nieuwe stallen rekening houden met pensionstalling 4) Vergroten van vrijwilligerspool: a) Door taken te laten aansluiten bij mogelijkheden en interesse van werkende leden die beperkt zijn in hun tijd b) Door vrijwilligerstaken verplicht te stellen (lijst van taken opstellen) c) Door dit te laten afkopen dmv hogere contributie d) Aantrekken van vrijwilligers buiten de vereniging e) Kantinerooster opstellen
5) Een goed onderhouden accommodatie die de komende 25 jaar dienst kan doen a) Die voldoet aan de behoeften van de leden b) Die aantrekkelijk is voor wedstrijdruiters uit Noord Nederland c) Ieder jaar mee doen aan NL DOET, d) 2 klusdagen per jaar organiseren, e) Klusjesman van buiten de vereniging aantrekken f) Accommodatie die voldoet aan de wettelijke eisen, ten aanzien van (brand-) veiligheid, milieu, dierenwelzijn, drank- en horeca g) Opstellen meerjarenplan incl begroting en exploitatie door bouwcommissie, hierbij uitgaande van: i) Bouw ruimere stalling van pa/po voor 31-12-2014, met extra ruimte voor pensionstalling ii) Mogelijkheden van groepsstalling onderzoeken iii) Realiseren van minimaal 1 rijhal van 20-60 meter iv) Hiervoor minder dure oplossingen onderzoeken zoals overkapping buitenbak, vergroting huidige rijbak naar 60 meter v) Verbeteren brandveiligheid huidige accommodatie vi) Onderzoeken van haalbaarheid 2 e rijhal na 2015 6) Bevorderen van rijtechnische vaardigheden a) Instructie heeft minimaal basis Orun, maar verplicht zich vaardigheden uit te breiden door volgen van instructiecursussen, bijvoorbeeld over het leren paardrijden van kinderen b) Lessers wisselen in principe na binnen 2 jaar van instructrice c) Paarden/pony s die goede basisopleiding hebben gehad en die aansluit bij verschillende niveaus lessers d) Brede kennis stimuleren bij leden, verzorgers en instructie over gezondheid en verzorging van paarden en pony s e) Begeleiding adoptieleden bij omgang met paarden/pony s f) Leidraad opstellen voor lesinrichting met als doel de leden optimale basisopleiding aan te bieden g) Clinics organiseren in samenwerkring met activiteitencommissie op velerlei gebieden van de p aardensport zoals dressuur, mennen, springen, voltige, western h) Diplomarijden evt aansluiten bij FNRS, of KNHS startkaart manegeruiters stimuleren 7) Optimaliseren van lesindeling a) Duidelijk systeem qua indeling, rekening houdend met vrijrijden, bijv. 1 avond geen les b) Starterspakket invullen: wat leer je een beginner c) Lessen voor volwassenen aanbieden d) Jongens bij elkaar in de les zetten om het voor deze groep aantrekkelijk te maken 8) Actief en gevarieerd activiteitenprogramma zoals a) Activiteiten buiten paardrijden om b) Kennismakingslessen voor ouders, nieuwe leden en geïnteresseerden verzorgen, 2x per jaar c) Clinics op gebied van mennen, dressuur, springen, western, voltige d) Clubkampioenschappen dressuur, springen, mennen e) Eens per jaar wedstrijden, afwisselend dressuur, springen, mennen en/of onderlinge wedstrijden met stallen in de omgeving (Hafhoefke, Tilhouten)
f) 2x per jaar buitenritten g) Valtraining of andere specifieke training h) Ruiterbewijs, koetsiersbewijs i) Kennisoverdracht middels clinics door leden met specifieke kennis j) Zomercursussen omdat er dan geen lessen zijn 9) Verbeteren van digitale communicatie a) Website ontwikkelen voor informatievoorziening, aanmeldingsmedium, sponsoring en tutorial b) Vereniging makkelijker op te sporen via internet c) Stimuleren van gebruik mail en nieuwsbrief d) Paardenkennis doorgeven via website e) Alternatieven onderzoeken voor het clubblad, die wel in een behoefte voorziet, maar ook een kostenpost is.
Tijdschema Plannen Doel: Actie: Afgerond: Wie: a. Instellen van ondersteunende commissies Sept.2012 Bestuur b. Aanschaffen nieuwe software boekhouding en ledenadministratie Sept. 2012 Een bestuur dat berekend is op haar taak en weet wat er onder de leden speelt. c. Aanvullende cursussen voor bestuursleden omtrent bestuurstaken (KNHS) d. Bestuurslid aantrekken met financiële/boekhoudkundige kennis e. Gebruik maken van kennis op velerlei gebied van KNHS Z.S.M. en de leden Bestuur en alle commissies f. Bestuursleden herkenbaar op de website Sept 2012 Bestuur a. Sponsorbeleid opstellen Sept 2012 Sponsorcommissie b. Sponsorgelden met 50% verhoogd in 2015 2015 c. Onderzoek naar energiebesparende middelen Bestuur Financieel gezonde vereniging d. Kantineplannen opstellen: kantineopbrengsten verhoogd in 2015 met 25% e. Contributiesysteem veranderen f. Inkomsten inzamelingsacties verhogen met 25% middels bijv. Grote Clubactie/Jantje Beton Supportactie Jaarlijks terugkerende actie opzetten Dec 2012 Sept 2012 Kantinecommissie & Activiteitencommissie Tijdelijke Contributiecommissie PR & sponsorcommissie g. Jaarlijkse begroting penningmeester om kosten te kunnen beheersen Penningmeester a. Instructeurs met minimaal Orun basis en uitbreiding vaardigheden instructeurs 1 e keer sept 2013 Rijtechnisch Kader b. Lessers binnen 2 jaar laten wisselen van instructeur Dec 2013 Lesindelingscie en rijtechnisch kader Bevorderen rijtechnische vaardigheden c. Paarden en pony s met goede basisopleiding (bv L) d. Brede kennis stimuleren bij leden, verzorgers en instructie vervangen Bestuur en rijtechnisch kader en commissie inen verkoop pa/po e. Begeleiden adoptieleden f. Rode draad ontwikkelen rijvaardigheid Sept 2013 Rijtechnisch kader g. Clinics organiseren h. Diplomarijden organiseren evt aansluiten bij FNRS Activiteiencommissie in overleg met rijtechnisch kader Rijtechnisch kader Optimaliseren Lesindeling a. Duidelijk systeem qua lesindeling, rekening houdend met vrij rijden, evt 1 avond vrij plannen b. Starterspakket invullen Dec 2012 Lesindelingscommissie en bestuur Rijtechnisch kader c. Lessen voor volwassenen aanbieden d. Jongens bij elkaar in de les April 2013 April 2013 Rijtechnisch kader en PR commissie Rijtechnisch kader
Doel: Actie: Afgerond: Wie: a. Jaarlijkse open dag 2013-2015 Tijdelijke Opendagcie b. PR-beleid opstellen November 2012 PR commissie Ledenaantal jaarlijks vergroten met 5 leden c. Onderzoek naar aanbieden van andere vormen van paardensport zoals western, voltige Juni 2013 d. Starterspakket en voorlichting op scholen e. Uitbreiding aantal lessers met verstandelijke beperking met 3 lessers, in 2014 2012-2013 PR commissie Vergroten van vrijwilligerspool a. Aantrekken van vrijwilligers van buiten de vereniging b. Lijst van vrijwilligerstaken opstellen c. Eventueel door dit te laten afkopen dmv hogere contributie wanneer er in juli 2013 onvoldoende vrijwilligers zijn (hierbij aansluiten bij andere verenigingen) sept 2012 Juli 2013 Bestuur en de leden Bestuur in overleg met verschillende commissies Tijdelijke contributiecommissie a. Breed inzetbare, aantrekkelijke en informatieve website opzetten Dec 2012 PR-commissie b. Vereniging makkelijker op te sporen via internet Verbeteren van digitale communicatie c. Stimuleren van gebruik mail en nieuwsbrief d. Alternatieven clubblad onderzoeken Actief en gevarieerd activiteitenprogram ma a. Kennismakingslessen voor ouders, 2x per jaar b. Clubkampioenschappen dressuur, mennen en springen c. Buitenritten 2x per jaar d. Clinics verzorgd door leden met specifieke kennis e. Activiteiten buiten paardrijden om f. Onderlinge wedstrijden dressuur, springen, mennen met stallen in de omgeving (Hafhoefke, Tilhouten) g. Valtraining of andere specifieke training April 2013 Sept 2012, juni 2013 enz. Herfstvakantie 2012 en doorlopend Activiteitencommissie & Jeugdcommissie Wedstrijdcommissie Activiteitencommissie Rijtechnische kader Activiteitencommissie en Jeugdcommissie Wedstrijdcommissie Rijtechnisch Kader h. Ruiterbewijs, koetsiersbewijs i. Zomercursussen omdat er dan geen lessen zijn Activiteitencommissie & Jeugdcommissie
Doel: Actie: Afgerond: Wie: a. Uitbreiden van bouwcommissie met meer leden Sept 2012 Bouwcommissie & Bestuur b. Meerjarenplan opstellen incl begroting en exploitatie: *Stap 1: Opstellen plan incl financiële onderbouwing ruimere stalling voor paarden en pony s van vereniging met ruimte voor pensionstalling; Nov 2012 Nov 2012 c. Goedkopere alternatieven onderzoeken zoals groepsstalling Bouwcommissie Onderhoud en Uitbreiden Accommodatie d. Uitvoering plan Stap 2: minimaal 1 rijhal 20-60 realiseren, goedkopere alternatieven onderzoeken zoals overkapping huidige buitenbak, vergroting huidige rijbak naar 60 meter Dec 2014 2012-2014 Stap 3: tweede rijhal Na 2015 Nieuwe bouwcommissie e. Onderzoek verbetering brandveiligheid accommodatie Nov 2012 f. Mogelijkheden vaste beheerder onderzoeken Dec 2012 g. Geld inzamelen voor uitbreiding Tijdelijke commissie