Protocol seksuele intimidatie discriminatie en pesten. 1. Voorwoord

1. Voorwoord Geconfronteerd worden met ongewenste omgangsvormen als seksuele intimidatie, discriminatie en pesten kan diepe indruk maken op medewerkers. Er kan sprake zijn van verborgen langdurig en niet opgemerkt gedrag (behalve door slachtoffers). Het zwaartepunt hoort dan te liggen bij herkenning door de omgeving en verlaging van de drempel voor een slachtoffer om een voorval te melden. Het beleid van IBN inzake ongewenste omgangsvormen op het werk richt zich op preventie en een goede behandeling van klachten. Naast het voldoen aan wettelijke verplichtingen tot beleid is het creëren van een werkplek vrij van grensoverschrijdend gedrag voor IBN zowel een doel op zich als een middel om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. IBN wil het gevoel van veiligheid verhogen door middel van duidelijke uniforme procedures en richtlijnen en een personeelsvriendelijk klimaat creëren door middel van preventie, incidentbeheersing en nazorg. Met dit protocol willen we de medewerkers van IBN een handreiking bieden voor het geval ze in aanraking komen met seksuele intimidatie, discriminatie en/of pesten in welke vorm dan ook. In dit protocol wordt vastgelegd welke gedragingen IBN als (on)gewenst kwalificeert (hoofdstuk 2) en welke gedragsregels IBN hanteert (hoofdstuk 3). Daarnaast wordt aandacht besteed aan de rol van verschillende partijen (hoofdstuk 4), het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag (preventie, hoofdstuk 5) en aan een goede afhandeling van klachten (hoofdstuk 6). Tenslotte wordt aandacht besteed aan nazorg slachtoffers (hoofdstuk 7), registratie (hoofdstuk 8) en evaluatie (hoofdstuk 9). Dit protocol is opgesteld conform de bepalingen in de wetgeving gelijke behandeling en de verplichting in de Arbo-wet om beleid te voeren inzake psychosociale arbeidsbelasting (ongewenste omgangsvormen) conform de stand van de wetenschap en de professionele dienstverlening. Dit protocol is getoetst aan de Deelcatalogus psychosociale Arbeidsbelasting van de Sector Sociale werkvoorziening zoals vastgesteld op 19 november 2009, voor zover deze deelcatalogus betrekking heeft op seksuele intimidatie en pesten. AO 01-05-12 1.1 Pagina 1 van 16

2. Wat verstaan we onder seksuele intimidatie, discriminatie en pesten? Definitie Seksuele intimidatie: Seksuele intimidatie: onder seksuele intimidatie op het werk wordt verstaan enige vorm van verbaal, nonverbaal of fysiek ongewenst gedrag met een seksuele (bij) bedoeling. Dit gedrag heeft als doel of gevolg dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, en een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd. Toelichting: Een belangrijk verschil met agressie is dat agressie zichtbaar is voor omstanders en collega s. Seksuele intimidatie is minder zichtbaar en kan naderhand gemakkelijk ontkend worden. Een dergelijk verschil kan de opsporing en aantoonbaarheid van het ongewenste gedrag zodanig bemoeilijken dat een medewerk(st) er voor terugschrikt daarvan melding te maken. Een verschil met andere vormen van ongewenst gedrag is ook de brede wijze waarop seksuele intimidatie zich kan manifesteren in een bedrijf (kijken, gebaren, verbaal, aanraken, misleiden, verleiden, belonen of omkopen, overrompelen, dwang en geweld, machtsmisbruik). Wanneer een dader wordt aangesproken vindt een scala van rationalisaties plaats, van ontkenning en verdraaiing tot blaming the victim. Definitie discriminatie: Elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur, die ten Doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven, wordt tenietgedaan of aangetast. Toelichting: Discriminatie kan ook minder zichtbaar zijn en ook gemakkelijk ontkend worden. Het kan Zich voordoen tegen één of meer medewerkers door één medewerker of een groep medewerkers. Pesten kan een vorm aannemen van discriminatie. Definitie pesten: onder pesten wordt verstaan elke vorm van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meer werknemer(s) tegen één of een groep andere medewerker(s). Het gaat om herhaald gedrag en niet om eenmalige gedragingen. Het gedrag kan zich op verschillende manieren uiten: door woorden, gebaren, handelingen, bedreigingen. Toelichting: het gaat hierbij om herhaald gedrag en niet om eenmalige gedragingen. Ook hier, wanneer sprake is van fysiek, (escalerend) geweld bij pesten, zal zonder meer de beleidslijn van agressie en geweld gevolgd kunnen worden (agressieprotocol). Wanneer sprake is van een meer verborgen vorm geldt ook wat geldt voor seksuele intimidatie. We kunnen verschillende vormen van pesten onderscheiden: werken onaangenaam maken, bespotten, roddelen, bedreigen. Pesten kan de vorm aannemen van discriminatie of seksuele intimidatie. Pesten kan verschillende oorzaken hebben, maar degene die pest doet het zonder twijfel om er voordeel mee te behalen. Het verhogen van de eigen status of het uiting geven aan frustratie kan zo n voordeel zijn. Dat mensen meedoen met een dader zal door groepsbesef worden ingegeven. AO 01-05-12 1.1 Pagina 2 van 16

3. Gedragsregels IBN heeft gedragsregels vastgelegd in het boekje zo zijn onze manieren. Bij IBN is respect hebben voor elkaar heel belangrijk. In dit boekje worden 7 manieren genoemd en besproken, waaronder ook het elkaar niet treiteren en pesten, het collegiaal omgaan met elkaar (seksuele intimidatie hoort daar niet bij) en het elkaar gelijkwaardig behandelen (geen onderscheid naar godsdienst, levensovertuiging, geslacht of afkomst). Voorts wordt daarin verwezen naar de huisregels van IBN, het sanctiebeleid van IBN en de klachtenregeling. In dit kader past ook het door IBN d.d 12 januari 2012 vastgestelde integriteitsbeleid. Met betrekking tot (on) gewenste seksuele contacten heeft IBN nog nadere richtlijnen (gedragscode) vastgesteld die op deze plaats in dit protocol word(t)(en) opgenomen: Hoe om te gaan met seksuele of seksueel getinte contacten? In seksueel getinte contacten is onderscheid te maken tussen ongewenste en gewenste contacten. Waar in deze gedragsregels gesproken wordt over werkvloer worden ook de kantoren en dergelijke bedoeld. Ongewenste seksuele contacten Bij een normaal normbesef mag verondersteld worden dat werknemers en leiding weten wat wel en niet kan. Om toch een kader te geven worden een aantal voorbeelden genoemd van niet te tolereren gedrag op de werkvloer. Bij ongewenst seksueel gedrag wordt in eerste instantie meestal gedacht aan verkrachting en aanranding. Echter ook ander gedrag kan nadrukkelijk ongewenst zijn, ook al durft een collega dat niet zo te zeggen. Gedrag als fluiten, schuine bakken vertellen of openlijk vertellen over seksuele ervaringen in aanwezigheid van collega s, foto s/seksblaadjes laten circuleren, tegen een collega aan gaan staan, hinderlijk volggedrag (fysiek of met de ogen) zijn vaak ongewenst en dienen dan in zo n geval op de werkvloer bestreden te worden. De moeilijkheid schuilt hem vaak in de beoordeling of gedrag, zoals het vertellen van een schuine mop, ongewenst is. Dit soort inschattingen is de kunst van het leidinggeven. Leidinggevenden zijn of zouden daarin getraind moeten worden, voorzover dat nog niet gebeurd is. Indien sprake is van ongewenst seksueel contact, dan dient de leiding te allen tijde in te grijpen. De geïntimideerde moet er op gewezen worden dat een klacht kan worden ingediend bij de commissie Intimidatie. Het indienen van een klacht ontslaat de werkgever echter niet van het zelf treffen van maatregelen in deze. AO 01-05-12 1.1 Pagina 3 van 16

Gewenste seksuele contacten Bij gewenste seksuele contacten is geen sprake van intimidatie in de zin als hierboven bedoeld. Desondanks is dergelijk gedrag op de werkvloer niet gewenst. Het geeft onrust en aanstoot. Tijdens de werktijd mag verwacht worden dat er gewerkt wordt. Kortom, het is in strijd met goed werknemerschap. Gewenst seksueel contact op de werkvloer mag niet en mag dus ook niet getolereerd worden door de leiding. Bij gewenste contacten tussen werknemers buiten de werkvloer (dus niet in de directe invloedssfeer van de werkgever) moet de werkgever zich zeer terughoudend opstellen. Wat iemand privé doet is zijn zaak. Het wordt pas anders als bepaald gedrag leidt tot bijvoorbeeld schade aan de naam van de IBN. In dat geval zullen dan ook gepaste maatregelen moeten worden genomen. Op de werkvloer wordt de werkleiding geacht om enerzijds het goede voorbeeld te geven (dus zelf ook geen gewenste seksuele contacten na te streven) en anderzijds toe te zien dat zijn of haar medewerkers zich niet schuldig maken aan dergelijk door de werkgever ongewenst geacht gedrag. Indien seksueel getint gedrag geconstateerd wordt, dient daar onmiddellijk tegen opgetreden te worden. Hoe of met welke strafmaat is moeilijk te zeggen. Het is beter om gedrag te corrigeren, bij te sturen door ingrijpen, uitleggen wat een goed werknemer behoort te doen, sociale controle, de omgevingssituatie verbeteren (onder andere: open deuren, ramen, geen donkere hoekjes, mannen op de mannen-wc, vrouwen op de vrouwen-wc - wat vanuit hygiënisch oogpunt ook nog eens wet zou moeten zijn-) dan om onmiddellijk te straffen. Bij herhaling(en) wordt dat natuurlijk anders. In dat geval zal een opbouw van sancties vaak de aangewezen weg zijn, waarschuwen, disciplinair straffen en pas in een allerlaatste fase: ontslag. Wat als een werknemer zich niet bewust is van het feit dat zijn gedrag verkeerd is? Het is absoluut denkbaar dat er minder begaafde medewerkers zijn, die niet zien dat bovenbedoeld (door de werkgever ongewenst geacht) seksueel getint gedrag niet op de werkvloer tentoongespreid mag worden en het dus toch doen. Dergelijke medewerkers zullen in een situatie moeten worden gebracht, waarbij de kans op ongewenst gedrag geminimaliseerd wordt. Dit kan bijvoorbeeld door extra alertheid van de leiding, afspraken over aan- of afwezigheid op de afdeling, maar bijvoorbeeld ook door overplaatsing naar een minder risicovolle werkplek. In het uiterste geval (dus als het gedrag op geen enkele wijze te voorkomen is), dan kan ontslag onvermijdelijk worden. AO 01-05-12 1.1 Pagina 4 van 16

Het ontstaan van liefdesverhoudingen Waar mensen elkaar ontmoeten, kan er wederzijds genegenheid ontstaan, die kan uitgroeien tot een relatie die verder gaat dan een collegiale relatie. Dit soort dingen gebeurt en moet ook kunnen gebeuren. Een dergelijke situatie mag echter geen ongewenst effect hebben op het werk of de werkomgeving. Is dat het geval dan dient in goed overleg gezocht te worden naar een oplossing (bijvoorbeeld overplaatsing). Als er in een ontstane liefdesverhouding sprake is van een hiërarchische verhouding zal dat altijd leiden tot overplaatsing. Gewenst seksueel contact van leiding met ondergeschikten In veel gevallen werken wij binnen het bedrijf met medewerkers die in een afhankelijkheidsrelatie verkeren met de leiding. Niet in de zin van leidinggever en leidingkrijger, maar meer in de zin dat sommige medewerkers door hun verminderde begaafdheid niet of minder als een mondige medewerker kunnen optreden. In de verhouding van leidinggevende en medewerker kan seksueel gedrag door de afhankelijkheidsrelatie gewenst lijken, omdat de werknemer er niet tegen in durft te gaan of niets durft te zeggen of zelfs initiatief neemt omdat hij of zij denkt dat dat moet. Daarom wordt van de leidinggevende verwacht of beter gezegd geëist dat zij ondergeschikten die in een afhankelijkheidsrelatie staan nimmer seksueel getint benadert noch zichzelf seksueel getint laat benaderen. In deze gevallen kan, ook al zou er sprake zijn van gewenst lijkend gedrag, ontslag volgen. Daarbij wordt in het bijzonder verwezen naar situaties zoals die voordoen in zorginstellingen, op scholen en dergelijke. Zo mag een begeleider in een gezinsvervangend tehuis nimmer lichamelijk seksueel contact hebben met degene die hij begeleidt. Gebeurt dit wel, dan betekent dat ontslag. Ook binnen IBN zal in dit soort gevallen overgegaan worden tot ontslag. AO 01-05-12 1.1 Pagina 5 van 16

4. Rollen van verschillende partijen Bij seksuele intimidatie, discriminatie en pesten zijn verschillende partijen betrokken. Hieronder een overzicht van hun belangrijkste rollen ter voorkomen en reactie op seksuele intimidatie, discriminatie en pesten. Directie Is eindverantwoordelijk voor het beleid en tevens ambassadeur voor het beleid. Voert een actief beleid ter voorkoming en correctie op seksuele intimidatie, discriminatie en pesten. Faciliteert maatregelen gericht op terugdringen van seksuele intimidatie, discriminatie en pesten. Ondersteunt de leidinggevende desgewenst bij opvang van medewerker. Manager HRM en Arbeidsvoorwaarden dient periodiek de meldingen te evalueren om het beleid van IBN zonodig aan te passen. Is aanspreekpunt voor vertrouwenspersonen. Neemt een besluit naar aanleiding van het advies van de commissie agressie en intimidatie. Overlegt jaarlijks met de commissie agressie en intimidatie en de vertrouwenspersoon. Leidinggevende Geeft het goede voorbeeld. Grijpt in in concrete situaties, ondersteund door HRM. Corrigeert medewerker over wie geklaagd wordt. Voert een gesprek met een medewerker die last ervaart indien en voor zover op hem/haar een beroep wordt gedaan. Helpt bij verwijzing naar de vertrouwenspersoon of de commissie agressie en intimidatie bij ongewenst gedrag Maakt het onderwerp bespreekbaar in werkoverleg, functioneringsgesprekken, ziekteverzuimgesprekken en exitinterviews. Maakt indien gewenst een afspraak voor professionele opvang van het slachtoffer. Helpt, indien aan de orde, het slachtoffer met aangifte doen bij de politie. Meldt samen met het slachtoffer een voorgekomen incident aan bij de afdeling HRM Initieert acties die kunnen bijdragen tot preventie van seksuele intimidatie, discriminatie en pesten binnen het eigen team/de eigen afdeling. AO 01-05-12 1.1 Pagina 6 van 16

HRM Adviseurs Ondersteunen van leidinggevenden in concrete situaties. Ondersteunen van de directie bij vormgeven van beleid inzake ongewenste omgangsvormen. Zijn op de hoogte van de stand van de wetenschap als het gaat om het aanpakken van ongewenste omgangsvormen en doen voorstellen tot aanpassing protocol. Vormen een belangrijke procesbegeleidende rol zorgen voor communicatie protocol naar werkbare procedure en instructie in managementsysteem. Hebben een belangrijke coördinerende en monitorende rol. Evalueren periodiek de meldingen en adviseren zonodig over aanpassingen van het beleid. Medewerkers (slachtoffers) Medewerkers gedragen zich naar behoren en hebben respect voor anderen. Zetten op rij door welke acties van welke personen of welke gebeurtenissen zij het gevoel hebben gediscrimineerd, gepest of geïntimideerd te worden. Spreken zo mogelijk de desbetreffende persoon aan en benoemen heel concreet het gedrag. Leggen de zaak, als bovenstaande niet helpt of gewenst is, aan de leidinggevenden voor. Gaan, als bovenstaande niet helpt of gewenst is, praten met een vertrouwenspersoon. Medewerkers (slachtoffers) hoeven niet eerst genoemde punten af te werken maar kunnen er voor kiezen om direct naar de vertrouwenspersoon of commissie te gaan. Dienen, als bovenstaande niet helpt of niet gewenst is, een formele klacht in bij de commissie agressie en intimidatie. Wenden zich rechtstreeks tot de rechter of de Commissie gelijke Behandeling (deze controleren of gebruik is gemaakt van de instrumenten van werkgever). Medewerkers (collega s) Medewerkers gedragen zich naar behoren en hebben respect voor anderen. Medewerkers geven ondersteuning aan collega s die te maken krijgen met ongewenst gedrag, ze tonen betrokkenheid en wijzen het slachtoffer op vangnetten binnen IBN. Medewerkers spreken de lastigvaller aan op diens gedrag. Ook als het slachtoffer daar niet om vraagt. In geval van systematische intimidatie en/of ernstige incidenten de leidinggevende op de hoogte stellen dat deze incidenten zijn voorgevallen. AO 01-05-12 1.1 Pagina 7 van 16

Ondernemingsraad Toezien op de zorgtaak van naleving van arbeidsvoorwaarden, wetgeving, tegengaan van discriminatie en bevordering van gelijke behandeling. De verplichting van de werkgever tot voeren van overleg met de OR over aangelegenheden die het arbeidsomstandighedenbeleid betreffen alsmede over de uitvoering van dit beleid. Hetzelfde geldt ook voor beleid inzake seksuele intimidatie en pesten. De OR heeft een toeziende taak maar kan zelf ook het initiatief tot beleid inzake ongewenste omgangsvormen nemen. Vertrouwenspersoon Het bijstaan en van advies dienen van degene die meent slachtoffer te zijn van ongewenst gedrag. Door bemiddeling trachten tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen. Voor zover nodig en gewenst, het slachtoffer verwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties. De persoon op diens verzoek te ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de commissie agressie en intimidatie, het bevoegd gezag of andere instantie. Contact te onderhouden met de klager om te bezien of het indienen van de klacht niet leidt tot heeft geleid tot repercussies voor de klager en om te bezien of, nadat de klacht is afgehandeld, het ongewenste gedrag is opgehouden. Het registreren van de aard, omvang en afhandeling van de problemen betreffende het ongewenst gedrag, die haar/hem wordt medegedeeld. Het verzorgen van voorlichting over ongewenst gedrag aan personen die een functie vervullen binnen IBN of aldaar scholing en training volgen en andere betrokkenen. Het jaarlijks schriftelijk verslag uitbrengen aan het bevoegd gezag over zijn/haar werkzaamheden. Commissie agressie en intimidatie Het instellen van een onderzoek naar iedere bij haar schriftelijk ingediende klacht over ongewenst gedrag. Het afzonderlijk horen van diverse partijen. Het oordelen over de al dan niet gegrondheid van de klacht en het uitbrengen van een schriftelijk advies aan het bevoegd gezag ten aanzien van haar bevindingen en eventueel de te nemen maatregelen. Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bevoegd gezag inzake het beleid ongewenst gedrag binnen IBN. Het jaarlijks schriftelijk verslag uitbrengen aan het bevoegd gezag en de ondernemingsraad over haar werkzaamheden. AO 01-05-12 1.1 Pagina 8 van 16

Bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werker Iedere bedrijfsarts signaleert mogelijke voorvallen van pesten en andere ongewenste omgangsvormen en koppelt dit terug naar het bevoegd gezag. De bedrijfsarts dient met de zieke medewerker af te stemmen wat tot geheimhoudingsplicht behoort en dient de informatie over voorvallen van pesten en andere ongewenste omgangsvormen, voor zover die niet onder de geheimhoudingsplicht valt, door te geven aan de werkgever in het SMT dan wel in een ander overleg met werkgever. De bedrijfsmaatschappelijk werkenden kunnen de medewerker die op hun spreekuur komen eveneens vragen naar mogelijke voorvallen van pesten en ander ongewenst gedrag. AO 01-05-12 1.1 Pagina 9 van 16

5. Preventie De Arbo-wet verplicht arbeidsorganisaties om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen, dan wel zoveel mogelijk te beperken. Ongewenst gedrag is gedefinieerd, er zijn gedragsregels opgesteld, de rollen van alle betrokkenen zijn benoemd. Een aantal aspecten in het kader van preventie is cruciaal en wordt hier nog eens nadrukkelijk aan de orde gesteld: 5.1 Commitment voor het beleid bij het management en de leidinggevenden: Leidinggevenden hebben de taak het beleid inzake ongewenste omgangsvormen voor te leven en uit te dragen. Zij maken zich zelf niet schuldig aan grensoverschrijdend gedrag, maken het onderwerp bespreekbaar en interveniëren professioneel in concrete situaties. Leidinggevenden worden mede op deze kwaliteiten geselecteerd en vervolgens in functioneringsgesprekken beoordeeld op de uitvoering van hun taken. De organisatie geeft de leidinggevenden de gelegenheid zich bij te scholen inzake bovengenoemde taakstelling. 5.2 Beleidsprioriteiten stellen: op basis van onderzoeksgegevens over klachtwaardige situaties (RI&E, PMO (voorheen PAGO), medewerkerstevredenheidsonderzoeken, rapportages vertrouwenspersonen en klachtencommissies) worden jaarlijks beleidsprioriteiten inzake de aanpak van ongewenste omgangsvormen vastgesteld en vervolgens aangepakt. 5.3 Integratie in dagelijkse bedrijfsvoering; in werkoverleg en bilaterale gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers (functionering- en ziekteverzuimgesprekken, pop s en exitinterviews), in interne publicaties (vast kolom in personeelsblad) en andere media (op intranet onder HRM) integratie in werving- selectie- en beloningsystematiek (ken de achtergronden van de medewerker, zorg voor goede dossierkennis en dossieroverdracht), de fysieke ruimte mede beoordelen op mogelijke risico s bij indiensttreding alle nieuwe medewerkers informeren over de afspraken van dit protocol, wat de huisregels van IBN zijn en welke wegen te bewandelen bij ongewenst gedrag. bij reorganisatie ook de mogelijke effecten op ongewenste omgangsvormen betrekken. AO 01-05-12 1.1 Pagina 10 van 16

Jaarlijks vindt overleg plaats tussen professionals die betrokken zijn bij klachten en/of beleid inzake ongewenste omgangsvormen. Hierin worden ontwikkelingen van het afgelopen jaar besproken en komen voorstellen voor beleidsprioriteiten en werkplannen voor de komende periode aan de orde. De Manager HRM en Arbeidsvoorwaarden is verantwoordelijk voor de organisatie van dit overleg. Met werkgevers van ingeleend personeel vindt regulier overleg plaats over arbobeleid. AO 01-05-12 1.1 Pagina 11 van 16

6. Een goede afhandeling van klachten 6.1 Opvang en begeleiding van medewerkers die last ervaren Het afhandelen van klachten t.a.v. ongewenst gedrag vereist een zorgvuldige aanpak waarbij men diverse stappen kan onderscheiden. Doel moet in elk geval zijn te komen tot een lage drempel om een incident te melden en het juist hanteren van de bedrijfsnorm t.a.v. ongewenst gedrag. Ten slotte is een zorgvuldige afweging van feiten van groot belang. Veel voorvallen van grensoverschrijdend gedrag kunnen worden opgelost of gestopt in het zogenaamde informele traject, door middel van een corrigerend gesprek door de leidinggevende met degene over wie geklaagd is, dan wel door inschakeling van een vertrouwenspersoon of mediator. Medewerkers zijn niet verplicht met klachten naar hun leidinggevende te gaan, maar kunnen voor hulp terecht bij speciaal aangestelde vertrouwenspersonen. Wil een melder of klager een keuze kunnen maken voor een voor haar/hem goede oplossing, dan is hulp, informatie, advies en steun van een vertrouwenspersoon van belang. Wanneer het informele traject niet helpt of niet geëigend is vanwege de ernst van de klacht kan een medewerker een formele klacht indienen bij de commissie agressie en intimidatie. De commissie onderzoekt de ontvankelijkheid van de klacht en, bij een positieve indicatie, de gegrondheid ervan. Aan het bevoegd gezag wordt eventueel advies uitgebracht over de te nemen maatregelen. 6.2 Maatregelen naar de dader(s) Wanneer sprake is van ongewenst gedrag in het kader van seksuele intimidatie, discriminatie en/of pesten kunnen de volgende maatregelen aan de orde zijn: Mondelinge waarschuwing en registratie voorval: De leidinggevende waarschuwt de medeweker mondeling. Hij/zij maakt een aantekening in het personeelsdossier en het geautomatiseerde systeem. Zo concreet mogelijk wordt genoteerd wat er is voorgevallen evenals de datum van de mondelinge waarschuwing. De medewerker wordt van deze notitie op de hoogte gesteld Schriftelijke rapportage en correctiegesprek: De leidinggevende maakt een rapportage van het incident en maakt een afspraak met de medewerker voor een correctiegesprek. Van het correctiegesprek wordt een verslag gemaakt dat wordt opgeborgen in het personeelsdossier. De betrokken medewerker tekent het verslag (voor gezien) en ontvangt een kopie. Schorsing/Non-actiefstelling: Soms is het noodzakelijk het voorval nader te onderzoeken. Schorsing en non-actiefstelling met doorbetaling van salaris- behoort dan tot de mogelijkheden. De medewerker moet zowel mondeling als schriftelijk hiervan op de hoogte worden gesteld. Ook is het mogelijk een terreinverbod voor de duur van de schorsing op te leggen. De schorsing dient zich zoveel als mogelijk te beperken tot enkele dagen. AO 01-05-12 1.1 Pagina 12 van 16

Opleggen van een disciplinaire maatregel. Wanneer we een disciplinaire maatregel overwegen, moet het incident goed onderzocht worden en krijgt de medewerker de gelegenheid zijn verhaal te doen. Hiertoe organiseren we hoor en wederhoor. In dit hoorgesprek wordt aangegeven dat we voornemens zijn een disciplinaire maatregel op te leggen. Van dit hoorgesprek wordt een verslag gemaakt dat door de medewerker ondertekend moet worden. Vervolgens kan de maatregel worden uitgevoerd. Ook kunnen we bepalen de straf nog niet uit te voeren als binnen een vastgestelde termijn de medewerker zich niet opnieuw schuldig maakt aan ongewenst gedrag of als voldaan wordt aan bijzondere voorwaarden (bijvoorbeeld het inschakelen van externe hulp of begeleiding). De disciplinaire maatregelen zijn opgenomen in de CAO of het arbeidsvoorwaardenreglement van betreffende rechtspositie. HRM kan hierover adviseren. Ontslag: In een uiterst geval zal IBN overgaan tot een ontslagaanvraag voor degene die ongewenst gedrag heeft veroorzaakt: een ernstige vorm van seksuele intimidatie kan hier een voorbeeld van zijn. Aangifte bij politie: Van ernstige vormen van agressie en intimidatie wordt aangifte gedaan bij de politie. De aangifte kan door het slachtoffer zelf gedaan worden maar eventueel ook door zijn leidinggevende. Wanneer een slachtoffer geen aangifte doet, kan de organisatie altijd aangifte doen waarbij de naam van het slachtoffer niet wordt genoemd. AO 01-05-12 1.1 Pagina 13 van 16

7. Nazorg slachtoffers bij incidenten 7.1 Algemeen De leidinggevende zorgt voor eerste opvang van het slachtoffer en geeft het slachtoffer de mogelijkheid de ervaring met collega s te delen. Mocht een slachtoffer zich niet tot de leidinggevende wensen te richten, kan hij naar een vertrouwenspersoon. In eerste instantie wordt aandacht besteed aan emotionele opvang van betrokkene. Ook dient de leidinggevende te denken aan eventueel waarschuwen van familieleden en vervoer naar huis. De leidinggevende zal ook op een later moment nog terug moeten komen op het gebeurde en informeren hoe het gaat. Indien een incident leidt tot ziekteverzuim, wordt gehandeld conform het algemeen geldende ziekteverzuimbeleid van IBN. 7.2 Bij ernstige incidenten Op het moment dat een ernstig incident heeft plaatsgevonden, wordt onmiddellijk de leidinggevende (behoudens in geval leidinggevende de dader is), eventueel directe collega, de vertrouwenspersoon en de HR adviseur geïnformeerd. Zij vormen dan samen het opvangteam. Taken en verantwoordelijkheden na schokkende gebeurtenis Iedereen is verplicht het slachtoffer te helpen en de eerste opvang te verzorgen. Het opvangteam bestaande uit leidinggevende, eventueel een directe collega, de vertrouwenspersoon en de HR adviseur wordt geïnformeerd. Een lid van het opvangteam zorgt voor de eerste begeleiding van het slachtoffer en contact met het slachtoffer gedurende de eerste periode. De HR adviseur zorgt voor registratie van de melding, informeert de directie en heeft een coördinerende rol. De vertrouwenspersoon schakelt zo nodig medische en/of psychische hulp in. Ook kan slachtofferhulp worden ingeschakeld. De directie neemt, in overleg, contact op met het slachtoffer doch laat in ieder geval binnen 3 dagen iets van zich horen richting slachtoffer om te bezien of en zo ja welke vorm van hulp gewenst is. De directie onderhoudt de contacten met de media en derden. Alle overige medewerkers en leden van het opvangteam verwijzen media en derden consequent door naar de directie De arbo-arts heeft een signalerende functie. Bij een misdrijf zal de directie alles in het werk stellen dat er aangifte wordt gedaan bij de politie. Na enkele weken evalueert de leidinggevende het voorval met de medewerker voor wat betreft de opvang en nazorg. AO 01-05-12 1.1 Pagina 14 van 16

De directie en het opvangteam hebben de verantwoordelijkheid de betrokkenen bij terugkeer op de werkplek te begeleiden. Zo nodig moeten maatregelen worden genomen om herhaling te voorkomen en moeten aanvullende preventieve maatregelen worden genomen. De directie kan besluiten de arbeidsinspectie in te schakelen. AO 01-05-12 1.1 Pagina 15 van 16

8. Evaluatie beleid Jaarlijks vindt door de diverse partijen verslaglegging plaats. De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit aan het bevoegd gezag over zijn/haar werkzaamheden. De commissie agressie en intimidatie brengt jaarlijks schriftelijk verslag uitaan het bevoegd gezag en de ondernemingsraad over haar werkzaamheden. De Manager HRM en Arbeidsvoorwaarden evalueert jaarlijks de werking van reglement en protocol en bespreekt dat met directie en OR. Aan de hand van de evaluaties kunnen voorstellen worden gedaan tot verbetering/aanpassing van beleid op het gebied van seksuele intimidatie, discriminatie en pesten. Aandachtspunt is dat bij het verder in kaart brengen van mogelijke risico s op ongewenst gedrag rekening moet worden gehouden met de terughoudendheid van slachtoffers en daders om mededelingen te doen over deze onderwerpen. Aanwijzingen voor ongewenst gedrag vindt men mogelijk indirect door het stellen van vragen m.b.t. de werksfeer. Met behulp van een Medewerkerstevredenheidsonderzoek of verzuimanalyse kunnen afdelingen of werkprocessen meer of minder risicovol blijken te zijn. Een belangrijk element is de mate waarin medewerkers zich veilig voelen. Eventuele verbeteracties voortkomende uit de evaluatie worden gemeld bij de algemeen directeur en kunnen worden opgenomen in het plan van aanpak van de RI&E. Via dit plan van aanpak wordt ook de voortgang in de uitvoering bewaakt. AO 01-05-12 1.1 Pagina 16 van 16