Werkkostenregeling 2014-2015 DRV Accountants & Adviseurs 1-10-2014
Inhoud Inhoud...2 Verplichte ingangsdatum 1 januari 2015!...3 De werkkostenregeling...3 Indeling vergoedingen en verstrekkingen...4 Schema: vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling...5 Brutoloon/eindheffingsloon...5 Intermediaire kosten...5 Gerichte vrijstellingen...6 Andere relatie...7 Eigen bijdrage werknemer...7 Vrijgesteld loon...7 Nihilwaardering...8 Vaste onkostenvergoedingen...9 Waardering...9 Gebruikelijkheidstoets...11 Vanaf 2015: noodzakelijkheidscriterium?...11 Berekenen loonsom...12 Concernregeling...12 Vrije ruimte...13 Vergelijking huidige en nieuwe situatie...13 Einde overgangsregeling...14 Aanpassen arbeidsvoorwaarden...14 Hoger brutoloon...14 Toestemming...15 Vrije ruimte over...15 Toepassing werkkostenregeling: administratieve gevolgen...15 Tot slot...16 Ondersteuning...16 Bijlage: FAQ Werkkostenregeling...17 1. Begrippen kader werkkostenregeling...18 2. Cafetariaregeling...19 3. Vergoedingen & verstrekkingen...20 4. Voorbeelden werkkostenregeling...23 Voorbeeld 1: fiets en elektrische scooter...23 Voorbeeld 2: cafetariaregeling voor fietsen...23 Voorbeeld 3: intermediaire vergoedingen...23 Voorbeeld 4: loon in natura...23 Voorbeeld 5: woon-werkverkeer...23 Voorbeeld 6: bovenmatige gerichte vrijstelling...24 Voorbeeld 7: Gebruikelijkheidstoets...24 Herzien inventarisatieformulier...25 DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 2
Verplichte ingangsdatum 1 januari 2015! Vanaf 1 januari 2015 is de werkkostenregeling de enige regeling voor het fiscaal omgaan met vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. Omdat de regeling sterk afwijkt van het oude stelsel, pakt deze soms flink duurder of juist goedkoper uit. Daarom is het belangrijk uw situatie goed in kaart te brengen. Zo kunt u op tijd maatregelen nemen voor het beperken van kosten of het behalen van voordelen. Deze notitie helpt u daarbij. Overigens zijn in het Belastingplan 2015 een aantal aanpassingen in de werkkostenregeling voorgesteld: Beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium; Jaarlijkse afrekensystematiek; Concernregeling; Vrijstelling voor branche-eigen producten; Geen onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen; Aanpassen percentage vrije ruimte naar 1,2%; en Mogelijke afspraken met de inspecteur inzake waardering en btw. Deze aanpassingen worden pas definitief als het Belastingplan 2015 wordt aangenomen door de Eerste en Tweede Kamer. De werkkostenregeling De werkkostenregeling is een andere fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen aan personeel, die u niet als brutoloon in aanmerking neemt. Dit kan uiteen lopen van een vaste kosten- of kilometervergoeding voor het gebruik van eigen vervoer, verstrekken van een telefoon of gereedschap, tot personeelsfeesten en planten op het bureau van uw werknemer. Samengevat houdt de regeling in dat u, vanaf 1 januari 2015, 1,2% van de fiscale loonsom van uw bedrijf onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen aan u personeel mag geven (de vrije ruimte). U mag dit totale bedrag zelf onder de werknemers verdelen. Alle vergoedingen en verstrekkingen moeten dus, op een aantal uitdrukkelijk genoemde uitzonderingen na, worden opgeteld. Zijn de vergoedingen en verstrekkingen die u binnen de vrije ruimte verstrekt hoger, dan is het meerdere belast met 80% eindheffing. Deze 80% komt bovenop het bedrag van de vergoeding of verstrekking en moet u als werkgever betalen. Voorbeeld Is uw loonsom 500.000 en zijn de verstrekkingen en vergoedingen binnen uw bedrijf lager dan of gelijk aan 6.000, dan zijn deze vrij. Is de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen hoger dan 6.000, dan betaalt u 0,80 per euro eindheffing over het meerdere boven de 6.000. Door de werkkostenregeling verdwijnen veel gedetailleerde regeltjes voor verschillende kostenvergoedingen en verstrekkingen. Denk aan de voorwaarden voor de fiets van de zaak. Dat maakt het allemaal een stuk eenvoudiger. Maar daar staat tegenover dat u wél al uw vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel in kaart moet hebben om te beoordelen wat wél en wat níet onder de vrije ruimte valt. De eerste taak is dus het inventariseren van alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 3
Indeling vergoedingen en verstrekkingen Na het verzamelen van de vergoedingen en verstrekkingen, moet er bepaald worden of deze mogelijk onder de vrije ruimte vallen of dat deze mogelijk fiscaal zijn vrijgesteld of anders worden gekwalificeerd. De volgende vergoedingen en verstrekkingen vallen niet in de vrije ruimte: Brutoloon en eindheffingsloon; Intermediaire kosten; Gerichte vrijstellingen; en Nihilwaarderingen. Vallen de vergoedingen en verstrekkingen niet in een van deze categorieën, dan maken ze automatisch deel uit van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Deel alle vergoedingen en verstrekkingen dus correct in! Gebruik als hulpmiddel het hierna opgenomen Schema: vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling. Dit schema geeft onder andere weer wat er wordt verstaan onder: Intermediaire kosten; Gerichte vrijstellingen; en Nihilwaarderingen. Het is belangrijk om duidelijk te laten zien hoe de vergoedingen en verstrekkingen binnen de onderneming zijn ingedeeld en vast te leggen in een lijst. De inventarisatielijst is opgenomen als bijlage bij deze notitie. Onze (salaris)adviseurs kunnen u behulpzaam zijn bij het inventariseren van uw vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel en ook bij het opstellen van deze lijst. Deze lijst kunt u in de toekomst gebruiken bij een belastingcontrole, maar ook als u overweegt om uw arbeidsvoorwaarden aan te passen. Voorbeeld Indeling Autokosten: auto van de zaak Intermediaire kosten (benzine, kosten verzekeringen, parkeergelden) Scholing en opleidingskosten Gericht vrijgesteld DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 4
Schema: vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling Brutoloon/eindheffingsloon Alles wat u als brutoloon op de loonstrook opneemt en waarvoor de werknemer zelf de verschuldigde belasting betaalt. Hierbij hoort ook het loon waarvoor u de belastingheffing voor uw rekening neemt op basis van een specifieke eindheffingsloon -regeling. Voorbeelden Brutoloon Het vaste periodeloon Toeslagen en vakantiegeld De auto van de zaak Belaste kostenvergoedingen Eindheffingsloon De eindheffing van 300 voor privégebruik bij doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto s Let op Onder de werkkostenregeling is het aantal mogelijkheden om eindheffingsloon toe te passen beperkt. Dit kan alleen nog maar in een van de volgende gevallen: Doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto s ( 300 per auto in 2014) Eindheffing wegens naheffingsaanslag door de Belastingdienst Eindheffing wegens tijdelijke knelpunten (omdat de Belastingdienst redelijkerwijs niet van u kan verwachten dat u tijdig een aangifte kunt indienen) Eindheffing wegens een aangewezen publiek rechtelijke uitkering Pseudo-eindheffing wegens VUT-regeling, excessieve vertrekvergoeding of backservice van pensioen Intermediaire kosten Kosten die met het personeel samenhangen, maar eigenlijk bij de kosten van uw bedrijf horen. Voorbeelden Kosten postzegels postafdeling die de werknemer koopt Kosten zakendiner (niet de kosten van het diner van de werknemer) Kosten die samenhangen met de auto van de zaak (zoals parkeerkosten, tolwegen en waskosten) Let op Uit de wet blijkt niet altijd duidelijk wat er allemaal onder deze categorie valt. Heeft u kostenvergoedingen of verstrekkingen waarvan u twijfelt of deze onder de intermediaire kosten vallen? Stem deze dan af met een van onze (salaris)adviseurs. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 5
Gerichte vrijstellingen Voor een beperkt aantal zaken is uitdrukkelijk bepaald dat deze belastingvrij mogen worden vergoed of verstrekt. Deze zaken zijn uitdrukkelijk genoemd in de wet. Voorbeelden Vervoer in het kader van de dienstbetrekking per taxi, vliegtuig, schip of vanwege de inhoudingsplichtige (werkelijke kosten) Vervoer in het kader van de dienstbetrekking per openbaar vervoer en niet vanwege de inhoudingsplichtige (meer dan 0,19, dan tot de werkelijke kosten) Vervoer in het kader van de dienstbetrekking ( 0,19 per kilometer) Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking (eten en overnachtingen tijdens dienstreizen) Cursussen, studie, congressen, vakliteratuur e.d., voor zover deze van belang zijn voor het werk Outplacement Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVCprocedures) ET-kosten (kosten wegens het tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst) Verhuizing in het kader van de dienstbetrekking (kosten overbrenging boedel plus 7.750) Vanaf 2015: werkplekgerelateerde voorzieningen Vanaf 2015: onder voorwaarden (kortingen op) branche-eigen producten tot maximaal 500. Vanaf 2015: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen voorzover voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium. Let op Naast de hiervoor genoemde voorbeelden zijn er géén mogelijkheden voor andere gerichte vrijstellingen op basis van de huidige werkkostenregeling. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 6
Andere relatie Beslissend criterium is of er een verband is tussen het loon en de dienstbetrekking. Eigen bijdrage werknemer Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaald kunnen geen belast loon zijn. Vrijgesteld loon Sommige aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen vallen niet onder de werkkostenregeling en worden beschouwd als vrijgesteld loon. Voorbeelden Rouwkrans Fruitmand voor een zieke werknemer Voorbeelden Eigen bijdrage voor een maaltijd op het werk, die gelijk is aan het forfaitaire bedrag. Voorbeelden Aanspraken op pensioen-, prepensioen- en VUTregelingen Aanspraken op periodieke uitkeringen ter vervanging van gederfd of te derven loon Aanspraak op Verlof ZW, Wet Wajong, WAZO, WW, WAO/WIA en overeenkomstige aanspraken Vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken Eenmalige uitkeringen en verstrekkingen bij overlijden Ondervoorwaarden een uitkering vanuit een fonds Diensttijduitkeringen (25 en 40 jaar) Vergoedingen voor arbeid in de onderneming van de partner die lager zijn dan 5.000 Eenmalige premies voor projecten die bedoeld zijn om een bijstandsgerechtigde weer aan het werk te helpen Let op Alleen geen loon als: werkgever een persoonlijke attentie geeft in situaties dat anderen dat ook doen; de attentie geen geld of een waardebon is; en de factuurwaarde (met btw) niet meer dan 25 is (bijvoorbeeld bij een geboorte of verjaardag). Let op De werknemer moet minimaal een eigen bijdrage hebben betaald ter hoogte van de (factuur)waarde. Let op Naast de hiervoor genoemde voorbeelden zijn er géén mogelijkheden voor andere aanspraken en uitkeringen beschouwd worden als vrijgesteld loon. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 7
Nihilwaardering Vergoedingen en verstrekkingen die eigenlijk wel onder de vrije ruimte vallen, maar omdat ze tegen nihil worden gewaardeerd, de vrije ruimte niet verkleinen. Voorbeelden Voorzieningen op de werkplek (zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon) Arbo-voorzieningen Consumpties op de werkplek (geen maaltijd) Uniformen en werkkleding, mobiele telefoon, Blackberry of smartphone (als het zakelijke gebruik meer dan 10% is), regeling tot en met 2014 Portable computer, notebook of laptop (als het zakelijke gebruik 90% of meer is), regeling tot en met 2014 Ov-jaarkaart en voordeelurenkaart (als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt) Let op Hiervoor staan de mogelijkheden die tot nu toe bij de wetgeving zijn genoemd. Deze lijst kan echter worden uitgebreid. Twijfelt u of kostenvergoedingen of verstrekkingen onder de nihilwaardering vallen? Stem deze dan af met een van onze (salaris)adviseurs. De zakelijke gebruikseis van 10% vervalt per 1 januari 2015 door het noodzakelijkheidscriterium. De zakelijke gebruikseis van 90% vervalt per 1 januari 2015 door het noodzakelijkheidscriterium. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 8
Vaste onkostenvergoedingen Er kan onder de werkkostenregeling nog steeds een vaste onkostenvergoeding worden gegeven voor vergoedingen die in de vrije ruimte zijn aangewezen. Vaste onkostenvergoedingen voor vergoedingen die niet in de vrije ruimte zijn ondergebracht vormen individueel te belasten loon van de werknemer. Gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten kunnen alleen onderdeel zijn van een vaste onkostenvergoeding indien voldaan is aan de volgende voorwaarden: Het bedrag van de vrijstellingen en de kosten kan aannemelijk gemaakt worden; Er is een omschrijving van elke vrijstelling en kostenpost met een geschat bedrag; Er is een specificatie van de opbouw van de vaste kostenvergoedingen per vrijstelling en per kostenpost; Er is een onderbouwing van de vaste onkostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten. Op verzoek van de Belastingdienst of als de omstandigheden wijzigen wordt dit onderzoek herhaald. Het onderzoek vooraf is alleen noodzakelijk als het gaat om nieuwe vaste onkostenvergoedingen. Voor vaste onkostenvergoedingen die al bestonden voordat de werkkostenregeling werd toegepast, hoeft niet opnieuw onderzoek te worden gedaan zolang de omstandigheden niet zijn veranderd. Vaste onkostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten die niet voldoen aan de hiervoor genoemde voorwaarden, zijn belast. Het is wel mogelijk om deze toe te wijzen aan de vrije ruimte. Waardering Loon in natura wordt gewaardeerd op het bedrag van de inkoopfactuur inclusief btw. Vastlegging in de financiële administratie door werkgevers die met btw belaste prestaties verrichten, gebeurt in principe exclusief btw. In de brief van 3 juli 2014 heeft staatssecretaris Wiebes aangegeven dat voor het berekenen van het bedrag dat in de vrije ruimte moet worden geboekt, de werkgever met de inspecteur kan afspreken dat hij de gemiddelde btwdruk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking neemt. Als er geen factuur is, of een factuur van een verbonden vennootschap, wordt er niet gewaardeerd op het bedrag van de inkoopfactuur inclusief btw, maar op de waarde in het economische verkeer. Voor sommige verstrekkingen gelden normbedragen. Voor de volgende voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden gelden de daarbij vermelde bedragen: Maaltijden: 3,15 (bedrag 2014) per maaltijd; Huisvesting en inwoning (anders dan de ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking te beschikking gestelde woning) met inbegrip van genot van energie, water en bewassing: 5,35 (bedrag 2014) per dag, Door de werkgever verrichte kinderopvang waarvoor aanspraak kan ontstaan op kinderopvangtoeslag of een tegemoetkoming Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen: het aantal uren kinderopvang maal de uurprijs vastgesteld krachtens artikel 1.7, tweede lid, Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. Producten uit eigen bedrijf worden gewaardeerd tegen de prijs die aan klanten in rekening wordt gebracht. Krijgen werknemers een korting op deze verkoopprijs, dan vormt die korting loon voor de werknemer. Dit bedrag mag ook worden aangewezen in de vrije ruimte van 1,2% (2015). DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 9
Vanaf 1 januari 2015 is een gerichte vrijstelling voorgesteld voor personeelskortingen voor branche-eigen producten. De regeling voor branche-eigen producten zoals deze onder de oude regeling geldt, wordt in de werkkostenregeling nagenoeg geheel voortgezet in de vorm van een gerichte vrijstelling. De gerichte vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen voor de aanschaf van brancheeigen producten bij de inhoudingsplichtige of een met de inhoudingsplichtige verbonden vennootschap is van toepassing tot een bedrag van ten hoogste: 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar bedraagt niet meer 500 per werknemer per kalenderjaar. In afwijking van de oude regeling is het onder de werkkostenregeling niet langer mogelijk om het niet-gebruikte deel van de personeelskorting door te schuiven naar volgende kalenderjaren. Voorbeeld U geeft uw werknemers jaarlijks: Een telefoon die noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking. Een personeelsfeest dat 500 kost. Een beroepsopleiding. Een vaste kostenvergoeding voor kosten die samenhangen met de auto van de zaak. (Gemiddeld) twee fietsen van de zaak (totale kosten 600 inclusief btw). Een T-shirt en spijkerbroek zonder logo voor op de werkvloer (totaal 400). Een vergoeding voor de vakbond voor drie medewerkers (totaal 350). Drankjes met bitterballen na werktijd in een café (drie keer per jaar: in verband met de zomervakantie, kerst en het jaarlijkse bedrijfsjubileum). Kosten totaal: 400. In de vrije ruimte (mits in totaal niet meer dan 1,2% van de loonsom) horen de volgende uitgaven thuis: Zakelijke telefoon nihil Personeelsfeest 500 Fietsen van de zaak 600 Kleding voor het werk 400 Vakbondvergoeding 350 Drankjes met bitterballen 400 Totaal 2.250 DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 10
Gebruikelijkheidstoets Het uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat een belangrijke administratieve vereenvoudiging wordt bereikt. Om die reden kunt u zelf bepalen op welke manier u de kostenvergoedingen over uw werknemers verdeelt. Dit biedt de mogelijkheid aan specifieke werknemers een relatief zeer hoge kostenvergoeding te geven en aan anderen geen. Ook bestaat de mogelijkheid om een eventueel resterende vrije ruimte aan het einde van het jaar te benutten door enkele werknemers nog een aanvullende kostenvergoeding te geven. De directeur-grootaandeelhouder zou dan bijvoorbeeld een extra (hoge) kostenvergoeding kunnen krijgen. Om dat te voorkomen is een gebruikelijkheidstoets opgenomen. De vergoedingen en verstrekkingen die aan de vrije ruimte worden toegewezen, mogen niet in belangrijke mate (30%) afwijken van hetgeen in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Of iets gebruikelijk is, is niet altijd eenvoudig aan te geven. Elementen die bij de gebruikelijkheidstoets van belang zijn, zijn onder meer: De soort vergoedingen en verstrekkingen en de waarde ervan; De hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen; Wie de vergoedingen en verstrekkingen krijgen. De beoordeling of een vergoeding gebruikelijk is of niet, vindt achteraf plaats. Ook vindt deze op werknemersniveau plaats. De inspecteur krijgt hiermee de mogelijkheid extreme situaties aan te pakken, zoals ongebruikelijke omvangrijke omzettingen van belast loon in een onbelaste vergoeding. Overigens ligt de bewijslast dat bepaalde vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn bij de inspecteur. Bij twijfel over de gebruikelijkheid van een vergoeding of verstrekking kunt u de volgende uitgangspunten hanteren: Beoordeel iedere vergoeding of verstrekking op gebruikelijkheid, Beoordeel in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen en verstrekkingen. Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Als een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is, kan deze niet aan de vrije ruimte worden toegewezen en behoort de vergoeding tot het individueel belastbaar loon van de werknemer. Vanaf 2015: noodzakelijkheidscriterium? Vanaf 2015 komt er een nieuwe gerichte vrijstelling die gebaseerd is op het noodzakelijkheidscriterium. Het noodzakelijkheidscriterium kent als uitgangspunt dat hetgeen u, als werkgever, in het kader van uw bedrijfsvoering aan voorzieningen redelijkerwijs noodzakelijk acht, aan de werknemer kan vergoeden of verstrekken zonder fiscaal rekening te houden met een eventueel privévoordeel voor de werknemer. Om het noodzakelijkheidscriterium te kunnen toepassen zult u daarom per werknemer of per groep werknemers die vergelijkbare werkzaamheden verrichten, moeten verantwoorden waarom een bepaalde voorziening voor die groep werknemers noodzakelijk is. Hierbij geldt een redelijkheidstoets: een redelijk handelende werkgever moet de voorziening voor die bepaalde groep werknemers noodzakelijk kunnen achten. In het Belastingplan 2015 is gekozen voor een beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium. Het noodzakelijkheidscriterium gaat gelden voor: Gereedschappen; Computers; en Mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 11
Er zijn een aantal nadere voorwaarden voor toepassing van het noodzakelijkheidscriterium: 1. Het noodzakelijkheidscriterium kan alleen worden toegepast als de werknemer verplicht is tot teruggaaf van de voorziening of tot vergoeding van de restwaarde indien de voorziening naar het oordeel van de werkgever niet langer noodzakelijk is voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het einde van de dienstbetrekking of bij een functiewisseling of als de werkgever overstapt op andere voorzieningen of programmatuur en de werknemer de eerder verstrekte of vergoede voorziening behoudt. 2. Voorzieningen die met toepassing van een cafetariaregeling worden vergoed of verstrekt zijn expliciet uitgesloten van het noodzakelijkheidscriterium. Dit geldt niet alleen voor inwisseling van brutoloon maar ook voor de inwisseling van bijvoorbeeld vakantiedagen. Daarnaast vallen onder deze uitsluiting ook voorzieningen die in het kader van een cao zijn bedongen ten laste van de loonruimte. Maar ook zogenaamde budgetten van waaruit een werknemer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen, worden door dit artikel uitgesloten van het noodzakelijkheidscriterium. U dient zelf te bewijzen of een voorziening noodzakelijk is. Hiervoor moet u aannemelijk maken dat een bepaalde voorziening voor (een bepaalde groep van) uw werknemers noodzakelijk is. De inspecteur moet vervolgens aannemelijk maken dat de voorziening redelijkerwijs niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking. Dit is anders als de werknemer tevens bestuurder of commissaris is van het lichaam waarvoor hij werkzaamheden verricht. In dat geval is het noodzakelijkheidscriterium niet van toepassing, tenzij u aannemelijk maakt dat de voorziening een voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking van de desbetreffende werknemer gebruikelijke voorziening is. Dit betreft een verzwaring van de bewijslast voor bestuurders en commissarissen waarbij de nadruk ligt op de gebruikelijkheid van de voorziening. Berekenen loonsom Staan alle vergoedingen en verstrekkingen op één rij, dan kan daarna de fiscale loonsom worden bepaald. Het gaat daarbij om de loonsom in het jaar waarin de werkkostenregeling wordt toegepast. Voor het eerste jaar zal dit dus de loonsom van 2015 zijn. Omdat u deze loonsom nog niet kent, kan ook de loonsom over 2014 worden gebruikt voor het bepalen wat voor u de gevolgen zijn van de invoering van de werkkostenregeling. Uw salarisadministratie kan aangeven wat de loonsom van uw onderneming is. Het is handig om alvast rekening te houden met wijzigingen die u nu al kent of verwacht. Denk aan reorganisaties, ontslag of juist uitbreiding van een afdeling. Bestaat uw bedrijf uit meerdere werkgevers, bijvoorbeeld uit meerdere BV s? Dan dienen de uitgaven voor personeel per werkgever apart te worden vastgesteld en apart te worden vergeleken met de loonsom bij die werkgever, tenzij de concernregeling kan worden toegepast. Concernregeling De werkkostenregeling wordt toegepast per inhoudingsplichtige. Vanaf 2015 is het echter mogelijk om te kiezen voor de concernregeling. De concernregeling kan voor een inhoudingsplichtige samen met een andere inhoudingsplichtige worden toegepast als: De inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in die andere inhoudingsplichtige; Die andere inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige; of Een derde voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige, terwijl deze derde tevens voor ten minste 95% belang heeft in die andere inhoudingsplichtige. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 12
Uiterlijk bij de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar kan een concern kiezen om de concernregeling al dan niet toe te passen. Als hiervoor gekozen wordt geldt de concernregeling voor alle concernonderdelen die gedurende het gehele kalenderjaar hebben voldaan aan de eigendomseis van 95%. In het kalenderjaar toe- of uittredende concernonderdelen mogen de concernregeling niet toepassen. Door de concernregeling ontstaat een collectieve vrije ruimte. Op concernniveau hoeft dan ook geen splitsing meer gemaakt te worden van de vergoedingen en verstrekkingen naar concernonderdeel. Het concernonderdeel met de grootste loonsom geeft de eventuele verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de gezamenlijke vrije ruimte aan en draagt deze af. Alle bij de concernregeling betrokken inhoudingsplichtigen zijn echter wel aansprakelijk voor de gehele door het concern verschuldigde belasting. Bij ministeriële regeling wordt nog bepaald welke gegevens iedere inhoudingsplichtige binnen de concernregeling moet administreren. Vrije ruimte Nadat de indeling van de vergoedingen en verstrekkingen is bepaald, kan aan de hand van de loonsom de vrije ruimte (1,2% van de loonsom) berekend worden. Het meerdere is belast tegen 80% eindheffing. Voorbeeld De uitgaven die vallen in de vrije ruimte van Metaalbedrijf X bedragen 4.400. Het bedrijf heeft een loonsom van 100.000. Dit betekent dat de vrije ruimte 1.200 bedraagt (namelijk 1,2% * 100.000). Indien er geen maatregelen worden genomen is per jaar een bedrag aan belasting verschuldigd van 2.560 (80% * ( 4.400 -/- 1.200)). Afhankelijk van de concrete feiten kan de lastenverzwaring voor het bedrijf dan ook maximaal 2,56% van de loonsom zijn. Stel de aandelen van Metaalbedrijf X worden gehouden door X Beheer BV. Bij X Beheer BV is alleen de dga in dienst. De loonsom bij X Beheer BV bedraagt 44.000. De vrije ruimte bedraagt dan 528 (1,2% * 44.000). Wordt gebruik gemaakt van de concernregeling bedraagt de vrije ruimte 1.728 en zal Metaalbedrijf X in haar aangifte de verschuldigde belasting over de overschrijding van de vrije ruimte aan moeten geven. De maximale lastenverzwaring voor het concern is in dit geval dan maximaal 1,86% van de loonsom Vergelijking huidige en nieuwe situatie Met behulp van de voorgaande informatie uit deze notitie heeft u kunnen bepalen in welke categorie de kostenvergoedingen en verstrekkingen vallen en welke fiscale lasten dit met zich meebrengt vanaf 1 januari 2015. Hier staat tegenover dat u nu soms ook al fiscale lasten betaalt in verband met vergoedingen en verstrekkingen, en deze lasten onder de werkkostenregeling komen te vervallen. Denk bijvoorbeeld aan de eindheffing in verband met geschenken of bovenmatige kostenvergoedingen. Voor een goede vergelijking van de huidige en de nieuwe situatie is het van belang dat u alle structurele kosten van eindheffing die voor uw rekening komen ook optelt. Onze (salaris)adviseurs kunnen dit samen met u bepalen. Zodra dit is gebeurd, kunt u de fiscale gevolgen van de huidige en de nieuwe situatie goed vergelijken: DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 13
Huidige situatie: Betaalde eindheffingen voor loonbestanddelen die straks onder de werkkostenregeling in de vrije ruimte zou vallen. Werkkostenregeling: 80% eindheffing over: de vrije ruimte -/- 1,2% van de loonsom. Einde overgangsregeling De overgangsregeling houdt in dat u tot en met 31 december 2014 nog gebruik mag maken van de huidige fiscale regeling voor vergoedingen en verstrekkingen. Uw afspraken met de Belastingdienst (bijvoorbeeld over de hoogte van de onbelaste vaste kostenvergoeding) blijven tot 31 december 2014 gewoon in stand. Met het verschil dat personeelsfeesten of - reizen alleen onbelast zijn als die niet meer waard zijn dan 454 per persoon. 2014 was de laatste keer dat u mocht kiezen of u het huidige stelsel bleef gebruiken of dat u overging op de werkkostenregeling. Vanaf 2015 geldt enkel nog de werkkostenregeling. De Belastingdienst heeft bekend gemaakt, dat het voldoende is dat uw keuze voor toepassing van de overgangsregeling blijkt uit uw administratie. Bij het doen van de aangifte loonheffing januari 2014 had u uw keuze moeten maken over het al dan niet toepassen van de werkkostenregeling. Heeft u niets gedaan, dan maakt u gebruik van de overgangsregeling. Toepassing van de overgangsregeling betekent dat u tot en met 31 december 2014 de tijd heeft om uw werknemers vergoedingen en verstrekkingen te geven die onder de huidige regeling onbelast zijn, denk bijvoorbeeld aan een fiets van de zaak of een thuiswerkplek. Natuurlijk gelden hierbij dan wél de huidige fiscale voorwaarden. U kunt op deze manier werknemers fiscaal vriendelijk belonen. Maak hen wel schriftelijk duidelijk dat het gaat om een eenmalig aanbod en niet om een nieuwe structurele arbeidsvoorwaarde! Aanpassen arbeidsvoorwaarden De werkkostenregeling kan door de eindheffing een forse kostenstijging voor u betekenen. U wilt dit waarschijnlijk voorkomen. Daarom is het noodzakelijk om uw arbeidsvoorwaarden door te (laten) nemen en deze waar nodig bij te stellen. Onze afdeling personeelsadvies kan u daarbij behulpzaam zijn. Kies hierbij vooral voor arbeidsvoorwaarden die vallen onder de gerichte vrijstelling, de nihilwaardering of de intermediaire kosten en minder voor arbeidsvoorwaarden die de vrije ruimte opmaken. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een telefoon te verstrekken die noodzakelijk is voor de dienstbetrekking en daarvoor in ruil de vergoeding van internet thuis schrappen. Let op! Maak duidelijk dat het bij bepaalde verstrekkingen of vergoedingen slechts om een eenmalig aanbod gaat. Zorg dat de werknemer hier géén vast jaarlijks recht aan kan ontlenen. Wordt uw vrije ruimte in de toekomst kleiner, dan hoeft u niet alsnog 80% eindheffing te betalen. Spreek daarom uitdrukkelijk met uw werknemers af dat zij alleen een onbelaste vergoeding of verstrekking krijgen als de vrije ruimte dit toelaat. Leef deze regel strak na. Hoger brutoloon Vergoedingen en verstrekkingen die onder de huidige regeling onbelast zijn, kunt u onder de werkkostenregeling deel laten uitmaken van het brutoloon. De werknemer moet dan zelf de loonheffing voor zijn rekening nemen. Let hierbij wel op: een hoger brutoloon kan gevolgen hebben voor de door u te betalen premies werknemersverzekeringen. Ook kan een hoger brutoloon gevolgen hebben voor de opbouw van pensioen en vakantiegeld. Per saldo kan het omzetten van een vergoeding of verstrekking in belast loon daardoor heel duur zijn. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 14
Let op! Houd er rekening mee dat het meestal niet is toegestaan om als werkgever eenzijdig de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Sommige werkgevers zijn gebonden aan cao s en moeten rekening houden met de arbeidsvoorwaarden conform de cao. Toestemming Wanneer een cao u niet belemmert om arbeidsvoorwaarden aan te passen, dan mag u dit in principe doen. Hierbij is wel toestemming van de werknemer of de ondernemingsraad nodig. Vraagt u deze toestemming niet, dan kan de werknemer naar de rechter stappen om handhaving van de verdwenen arbeidsvoorwaarde af te dwingen. Stem, ter voorkoming van onduidelijkheden, een en ander vooraf af met de ondernemingsraad of uw werknemers! Als u hier tijdig mee begint, kunnen uw werknemers alvast aan het idee wennen. Bovendien kunt u bij veel weerstand kiezen om de 80% eindheffing te accepteren en in ruil daarvoor een aantal jaren af te zien van loonsverhogingen. Op die manier worden de loonkosten in de greep gehouden. Dit laatste kan natuurlijk alleen voor zover de wettelijke minimumlonen of de verplichte cao-lonen niet in het gedrang komen. Vrije ruimte over Bedragen uw vergoedingen en verstrekkingen minder dan 1,2% van de loonsom, dan heeft u belastingvrije ruimte over. U kunt uw huidige arbeidsvoorwaarden handhaven. Deze bedragen bij elkaar zijn immers niet meer dan de vrije ruimte en leiden niet tot extra belastingheffing. Misschien betekent toepassing van de werkkostenregeling zelfs wel een besparing. Voor bepaalde inkomensbestanddelen, zoals kleine geschenken, geldt namelijk een eindheffing. Deze komt onder de werkkostenregeling te vervallen. Om te bepalen hoe groot het voordeel van de werkkostenregeling is, kunt u het beste de eindheffingen die u onder de huidige wetgeving betaalt, maar gaan vervallen, bij elkaar optellen. Toepassing werkkostenregeling: administratieve gevolgen De volgende zaken moeten in de administratie worden bijgehouden: Alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte, worden in de (financiële) administratie opgenomen als eindheffingsloon. Deze gegevens hoeven niet op werknemersniveau te worden vastgelegd. Als een vergoeding of verstrekking niet is aangewezen in de vrije ruimte, maar wordt behandeld als individueel loon van de werknemer, moet deze vergoeding of verstrekking wel op werknemersniveau worden vastgelegd in de loonstaat van de werknemer. Een gerichte vrijstelling is eindheffingsloon welke op werknemersniveau moet worden vastgelegd. Voor zover meer wordt vergoed of verstrekt wordt dan het gericht vrijgestelde bedrag, is er sprake van een bovenmatige vergoeding. Als deze bovenmatige vergoeding is aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte, dan moet deze als eindheffingsloon worden opgenomen in de administratie. Als deze bovenmatige vergoeding wordt aangemerkt als individueel loon van de werknemer, moet deze op werknemersniveau worden geadministreerd in de loonstaat van de werknemer. Let op! Zijn in de financiële administratie de vergoedingen en verstrekkingen opgenomen exclusief btw, dan moet de btw worden toegevoegd. Vastlegging in de financiële administratie door werkgevers die met btw belaste prestaties verrichten, gebeurt in principe exclusief btw. In de brief van 3 juli 2014 (DB2014/272) heeft staatssecretaris Wiebes aangegeven dat voor het berekenen van het bedrag dat in de vrije ruimte moet worden geboekt, de werkgever met de inspecteur kan afspreken dat hij de gemiddelde btw-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 15
aanmerking neemt. In dat geval hoeft niet per voorziening separaat de btw geadministreerd te worden. Daarnaast is het raadzaam om in de administratie bij te houden hoeveel vrije ruimte er nog is. Op die manier houdt u grip op de eventuele verschuldigde eindheffing. Vanaf 2015 hoeft u nog maar één keer per jaar de eventuele eindheffing als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte te berekenen en af te dragen. Na afloop van het kalenderjaar zal de salarisadministratie de totale loonsom (kolom 14-loon) berekenen, daaruit afleiden wat uw vrije ruimte is en bepalen of die is overschreden. U geeft de eventueel verschuldigde belasting als gevolg van een overschrijding van de vrije ruimte aan en draagt deze af uiterlijk met de belasting over het eerste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar. Bij een aangiftetijdvak van een maand is dit de aangifte over januari die in februari wordt gedaan. U mag er overigens voor kiezen om de verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte op een eerder moment al aan te geven en af te dragen. Eindigt de inhoudingsplicht gedurende een kalenderjaar, dan mag u niet wachten met aangeven en afdragen van de verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte tot het nieuwe kalenderjaar. In dat geval moet de verschuldigde belasting uiterlijk worden aangegeven en afgedragen in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd. Let op! Heeft u op basis van de huidige regeling afspraken met de Belastingdienst over vergoedingen en verstrekkingen, dan vervallen deze per 1 januari 2015. Tot slot In deze notitie staan de stappen die u moet nemen om tot een goede afweging te komen beschreven. De te nemen stappen kunnen als volgt samengevat worden: 1. Inventariseer de vergoedingen en verstrekkingen binnen uw onderneming. 2. Deel de vergoedingen en verstrekkingen in categorieën in A. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon vormen B. Gerichte vrijstellingen C. Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen D. Vergoedingen die nihil worden gewaardeerd E. Vergoedingen die vallen in de vrije ruimte. 3. Bepaal de vrije ruimte 4. Beoordeel de arbeidsvoorwaarden Begin hiermee op tijd en neem voor meer informatie en advies contact met ons op. Ondersteuning Onze salaris- en HR-adviseurs kunnen u ondersteunen bij het in beeld brengen van uw onkostenregeling en het aanpassen van uw arbeidsvoorwaardenregeling. U kunt hiervoor contact opnemen met: Eddy Bras (Zuid-Holland) e-mail: e.bras@drv.nl telefoon: 0184-414766 Ko Prinsen (Zeeland) e-mail: j.prinsen@drv.nl telefoon: 0118-634000 Marga de Bree (Brabant) e-mail: m.de.bree@drv.nl telefoon: 0164-241850 DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 16
Bijlage: FAQ Werkkostenregeling 1. Begrippen kader werkkostenregeling 2. Cafetariaregeling 3. Vergoedingen & verstrekkingen 4. Voorbeelden werkkostenregeling DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 17
1. Begrippen kader werkkostenregeling Loon Intermediaire kosten Nihilwaarderingen Gerichte vrijstellingen Noodzakelijkheidscriterium Concernregeling Loon is al datgene wat iemand ontvangt uit hoofde van een dienstbetrekking, inclusief vergoedingen en verstrekkingen. Indien de vergoedingen en verstrekkingen worden aangemerkt als eindheffingbestanddeel, dan behoren deze niet meer tot het loon. Er is geen wettelijke bepaling die regelt wat intermediaire kosten zijn. Dit begrip is in de loop der jaren in de praktijk ontwikkeld. Intermediaire kosten zijn kosten die weliswaar door de werknemer worden gemaakt, maar die in feite bij de werkgever thuishoren. Dit is met name het geval als kosten worden gemaakt ten behoeve van de bedrijfsvoering of voor zaken die tot het vermogen van de onderneming behoren. Intermediaire kosten vallen niet onder de vrije ruimte. Een aantal versterkingen worden in de werkkostenregeling niet onder de vrije ruimte geplaatst. Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura (meestal in de vorm van terbeschikkingstelling), niet voor vergoedingen in geld. Loon in natura waarvoor een vrijstelling geldt. Voor de gerichte vrijstellingen mag ook een vaste kostenvergoeding gegeven worden. Gerichte vrijstellingen en vaste kostenvergoedingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte voor zover ze binnen de normen blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden. Wordt er meer vergoedt of verstrekt dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen. Voor dit bovenmatige deel mag gekozen worden om dit als eindheffingloon onder te brengen in de vrije ruimte of als loon van de werknemer te belasten. Vanaf 1 januari 2015 wordt het noodzakelijkheidscriterium ingevoerd. Dit is een open norm waarbij ervan wordt uitgegaan dat werkgevers hetgeen zij noodzakelijk achten voor hun bedrijfsvoering aan hun werknemers belastingvrij kunnen vergoeden. Hierbij hoeft niet te worden gekeken naar het privévoordeel dat de werknemers zouden kunnen hebben. Vooralsnog is het noodzakelijkheidscriterium beperkt tot gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Vanaf 1 januari 2015 wordt de concernregeling ingevoerd. Hiermee kunnen verschillende in een concern (minimaal 95% eigendom) opererende inhoudingsplichtigen al hetgeen door hen vergoed en verstrekt is in een gezamenlijke vrije ruimte laten vallen. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 18
2. Cafetariaregeling De werknemer kan nog steeds brutoloon inleve- ren voor een netto vergoeding van de fiets. Ook elektrische fietsen mogen hiervoor in aanmerking komen. De gehele netto vergoeding van de fiets valt echter onder de vrije ruimte, ondanks dat de werknemer een stukje bruto loon inlevert. Voor de werkgever is daarom de fietsregeling niet meer aantrekkelijk. Stel de werkgever komt daardoor boven de vrije ruimte, dan moet over het meerdere 80% eindheffing betaald worden. Mag de vakbondscontributie nog worden verrekend? Mogen reiskosten worden gesaldeerd? Kan nog deelgenomen worden aan de fietsregeling? Mogen vakantiedagen worden uitgeruild voor zakelijke telefoon? Onder de oude regeling mag vakbonds- contributie belastingvrij aan de werknemer worden vergoedt. Onder de werkkostenregeling is er geen vrijstelling meer opgenomen voor de vakbondscontributie. De gehele vergoeding van de vakbondcontributie valt daardoor in de vrije ruimte, ondanks dat de werknemer een stukje loon inlevert of dient beschouwd te worden als loon voor de werknemer dat wordt belast bij de werknemer. Volgens de oude regels mag u voor reiskosten een bedrag van 0,19 per kilometer onbelast vergoeden aan werknemers. Als u werkt met een variabele reiskostenvergoeding mag u deze onder voorwaarden salderen per loontijdvak of per jaar. Er is dan alleen sprake van belastingheffing als de gemiddelde vergoeding hoger is dan 0,19. De salderingsregels zijn ook van toepassing onder de werkkostenregeling. Onder het huidige regime kunnen vakantiedagen uitgeruild worden voor een onbelaste vergoeding van een aangeschafte zakelijke telefoon. Door invoering van het noodzakelijkheidscriterium kan een zakelijke telefoon niet meer onbelast worden uitgeruild voor een zakelijke telefoon. De vergoeding is dan belast als loon of valt in de vrije ruimte. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 19
3. Vergoedingen & verstrekkingen Valt de bijdrage aan de Personeelsvereniging onder de vrije ruimte? Vallen etentjes/feesten ivm jubilea of afscheid onder de vrije ruimte? Vallen cadeaus bij huwelijk, geboorte etc. onder de vrije ruimte? Vallen attenties bij ziekte onder de vrije ruimte? Vallen overwerkmaaltijden onder de vrije ruimte? De bijdrage van de werkgever aan de PV valt onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Alle personeelsactiviteiten vallen onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling, dus ook de etentjes en feesten ivm een jubileum/afscheid. Een borrel (niet zijnde een maaltijd) die op de wekplek gegeven wordt valt echter onder de regeling van consumptie op de werkplek en wordt gewaardeerd op nihil. Geschenken aan personeel vallen onder de vrije ruimte. Geschenken in natura tot 25 bij bijzondere gelegenheden zijn onder voorwaarden wel nog belastingvrij. Men moet hier denken aan een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen dan de werkgever een dergelijke attentie plegen te geven bij de desbetreffende gelegenheid. Wanneer er bij ziekte een fruitmand of een bloemetje aan een werknemer wordt gegeven wordt gegeven, wordt dit door de belastingdienst beschouwd als zijnde verstrekt uit medelevendheid en valt niet in de vrije ruimte. De volgende maaltijden vallen onder de gerichte vrijstellingen: maaltijden tijdens overwerk of op koopavonden; maaltijden tijdens dienstreizen; maaltijden die onderweg worden genoten door mobiele en ambulante werknemers; maaltijden die samen met cliënten worden genoten op een andere locatie dan de werkplek; en maaltijden die op een niet-vaste werkplek worden genoten, maaltijden aan boord van vliegtuigen, schepen, boordplatforms etc. Overige maaltijden vallen tegen een forfaitair bedrag van 3,15 in de vrije ruimte van 1,2%. Consumpties op de werkplek (niet zijnde maaltijden) worden overigens op nihil gewaardeerd. Vallen verblijfskosten onder de vrije ruimte? Tijdelijke verblijfskosten vallen onder de gerichte vrijstellingen als de vergoeding of verstrekking meer dan een bijkomstig zakelijk karakter heeft. De kosten van het hotel, lunchpakketten etc. vallen dus onder de gerichte vrijstelling. DRV Accountants & Adviseurs Werkkostenregeling 2014 Versie 1-10-2014 20