DEELNEMERS HANDBOEK 2 & 3 oktober 2013 Ahoy, Rotterdam CONTACTPERSONEN Sales Marita Marcelis +31 (0) 162 408 983 Operations Gerbrig Reitsma +31 (0) 162 480 252 Marketing Daniëlle Beverloo +31 (0) 162 408 986
INHOUDSOPGAVE 1. Contactgegevens 3 2. Tijden en toegang 4 Op en afbouwtijden; openingstijden beurs Laden en lossen Toegangscontrole op en afbouw easyfairs Service Desk Parkeren Exposantenbadges 3. Standinformatie 6 All-in stand Mijn easyfairs; bijbestellingen Meubelpakketten Bijbestellen tijdens opbouw Eigen standbouw in all-in stand Afval Deadlines 4. Beursreglement 9 easyfairs reglement Locatie reglement 5. Hotels 10 6. Spread the word! 11 7. Promotietools 12 8. Stand bemanning 15 9. Sales tips tijdens en na de beurs 16 10. Promotiefilm 17 11. Checklist 18 12. Stand plattegrond 19 Bijlage Beurscatalogus 2
CONTACTGEGEVENS Organisatie: OPERATIONS: Gerbrig Reitsma Operations Manager gerbrig.reitsma@easyfairs.com Tel: +31 (0) 162 480 252 Fax: +31 (0) 162 467 988 SALES: Marita Marcelis Sales Executive marita.marcelis@easyfairs.com Tel: +31 (0) 162 408 983 MARKETING: Danielle Beverloo Marketeer danielle.beverloo@easyfairs.com Tel: +31 (0) 162 408 986 Locatie: Ahoy, Rotterdam Ahoyweg 10 3084 BA Rotterdam Route: Openbaar vervoer: van Rotterdam CS kunt u de metro nemen naar halte Zuidplein. Auto: Ahoy staat aangegeven vanaf de ring Rotterdam (A15). Zie ook: www.ahoy.nl/over-ahoy/routebeschrijving Handling / Logistiek: Valverde Evert van de Beekstraat 46 1118 CL Schiphol Tel: +31(0) 20 653 85 55 Fax: +31(0) 20 653 76 58 E-mail: info@valverde.nl www.valverde.nl Alleen heftrucks en elektrische palletwagens van Valverde hebben toegang tot de beurslocatie Catering: Ahoy Standcatering Tel: +31 (0) 10 293 33 79 E-mail: standcatering@ahoy.nl Hotels: Van der Valk Ridderkerk of Van der Valk Blijdorp sales@ridderker.valk.com of info@rotterdam-blijdorp.valk.com Voor meer info zie pagina 10 3
TIJDEN EN TOEGANG Tijdschema Het is niet toegestaan om af te bouwen voor de officiële sluitingstijd van de beurs. Overzicht Dinsdag 1 oktober Woensdag 2 oktober Donderdag 3 oktober Inrichting stand / aanvoer materieel 08:00-19:00 uur 08:00 10:00 uur 08:00-10:00 uur Openingstijden beurs 10:00-17:00 uur 10:00-17:00 uur Demontage (klein materiaal, alleen busjes, max lengte 6m) Demontage (vrachtwagens > 6m) 17:00-18:30 uur 18:30-22:00 uur Alleen heftrucks en elektrische palletwagens van Valverde zijn toegestaan in de beurslocatie. LET OP: Alleen als uw materialen door Valverde gelost worden, kunnen deze maandag 30 september op de stand uitgeleverd worden. Neem s.v.p. tijdig contact met Valverde op om uw handling te bestellen. Tijdens beursdagen is alleen de hoofdingang geopend; het is niet toegestaan om via de laaddeuren materieel binnen te brengen. Alle materialen dienen uiterlijk donderdag 3 oktober om 22:00 uur afgevoerd te zijn. Materialen die donderdag avond na 22.00 uur nog aanwezig zijn, worden als afval beschouwd en als zodanig afgevoerd. Alleen materialen die door Valverde gelabeld zijn en afgehandeld worden, mogen na 22:00 uur nog aanwezig zijn. Laden en lossen Het laad en losterrein bij hal 1 van Ahoy Rotterdam is beperkt, daarom krijgen alle voertuigen maximaal 60 minuten om te laden en lossen. Tijdens de op en afbouw is parkeren gratis. Bij het oprijden van het terrein krijgt u een laad en lospas, waarop u uw bedrijfsnaam, standnummer, mobiele telefoonnummer en oprijtijd dient in te vullen. Als de kaart niet volledig ingevuld is, krijgt u geen toegang tot de laad en loszone. Indien u gebeld wordt om uw voertuig te parkeren, vragen wij u vriendelijk om uw medewerking, zodat uw collega exposanten ook tijdig hun stand kunnen inrichten. Tijdens de demontage is het laad en losterrein tot 18:30 uur alleen toegankelijk voor personenwagens, busjes en bakwagens tot maximaal 6 meter. Na 18:30 uur worden er, indien er plaats is, vrachtwagens en busjes met aanhangers toegelaten. Wij verzoeken u vriendelijk te allen tijde de instructies van de parkeerbegeleiders op te volgen. Toegangscontrole op en afbouw Tijdens de op en afbouw wordt er gewerkt met polsbandjes. Deze worden uitgegeven per bedrijf / standnummer. Zorg ervoor dat ook uw standbouwer of koerier hier van op de hoogte is. 4
TIJDEN EN TOEGANG easyfairs Service Desk De easyfairs Service Desk vindt u op het Business Point op de beursvloer. Hier kunt u terecht met al uw vragen omtrent de opbouw, voor eventuele bijbestellingen en het ophalen van uw badges e.d. Eventuele klachten over standbouw, elektra, meubels en andere services die besteld zijn via Mijn easyfairs worden alleen in behandeling genomen als deze tijdens de opbouw of beurs gemeld zijn bij de operations manager op de Service Desk. De openingstijden van de Service Desk zijn: Dinsdag 1 oktober Woensdag 2 oktober Donderdag 3 oktober 08:00-19:00 uur 08:00-17:00 uur 08.00-19.00 uur LET OP: bijbestellingen tijdens opbouw en beurs kunnen alleen voldaan worden d.m.v. automatische incasso! Parkeren Parkeren op het laad en losterrein tijdens de opbouw is niet toegestaan. Na het lossen kunt u uw auto parkeren op het algemene parkeerterrein. Tijdens de beurs kunt u parkeren op een van de algemene parkeerterreinen van Ahoy. Voor Solids werken we met digitale parkeerkaarten. Deze parkeerkaarten kunt u gemakkelijk en snel bestellen via TicketServiceNederland voor de gehele periode. Bestellingen dienen per order direct afgerekend te worden middels ideal of Creditcard. Klik hier om te bestellen. U ontvangt de bestelde parkeerkaarten als e-ticket per e-mail. Op het ticket staat aangegeven waar het parkeerterrein zich bevindt. Uw e-ticket dient u, per dag, uit te printen en bij de parkeermedewerker bij Ahoy Rotterdam te laten scannen. Hulp nodig? Klik hier voor de klantenservice. De kaart die inclusief is bij uw stand is een abonnementskaart die u achter de voorruit dient te steken. Deze wordt 23 september naar u opgestuurd. LET OP: Ahoy werkt met betalen bij inrijden, dus zorg er voor dat u uw codes bij de hand heeft! Exposanten badges Op mijn easyfairs kunt u voorafgaand aan de beurs kosteloos uw standpersoneel registreren. Met de uitgeprinte barcodes kunt u op dinsdag de badges afhalen bij de easyfairs Service Desk, dit om wachttijden voor uw bezoekers op woensdagochtend te voorkomen. LET OP: tijdens de beurs dient de badge zichtbaar gedragen te worden. 5
STANDINFORMATIE All-in stand Bij de all-in stand is het volgende inbegrepen: witte modulaire MDF wanden (2.5m hoog) per paneel is de zichtmaat 230cm h x 97cm b donkerblauwe tapijttegels 1 naambord met vermelding firmanaam + standnummer verplichte friesconstructie dagelijkse schoonmaak gebruik van wireless internet (niet geschikt voor live streaming) Onderstaande items zijn afhankelijk van de grootte van uw stand; in het overzicht ziet u waar u recht op heeft. Standaard pakket 12 t/m 16 m2 17 t/m 23 m2 24 t/m 35 m2 >36 m2 Stoel synthetic grey (105gr) 2 2 4 6 Tafel wit, rond (603W) 1 1 2 3 Brochurerek antraciet (935) 1 1 2 3 Spots, 120W 2 3 4 6 Stopcontact incl. stroomtoevoer 1 kw 1 1 Stopcontact incl. stroomtoevoer 3 KW 1 1 Parkeerkaart 1 1 2 3 Het is niet mogelijk items uit het standaard pakket te ruilen. Indien u onderdelen uit het pakket niet gebruikt, stellen wij het op prijs als u dat per e-mail laat weten aan Gerbrig Reitsma: gerbrig.reitsma@easyfairs.com. Het is niet toegestaan om in de wanden te boren, schroeven of spijkeren. Ook het gebruik van velcro/klitteband direct op de wanden is niet toegestaan. Bij de easyfairs Service Desk kunt u tijdens de opbouw haken of dubbelzijdig tape halen waarmee u bijvoorbeeld posters kunt ophangen. 6
STANDINFORMATIE Bestellingen Bij het boeken van uw stand heeft u een welkomst e-mail ontvangen over Mijn easyfairs. In deze e-mail vindt u een link voor het aanmaken van uw persoonlijke wachtwoord, welke u daarna toegang geeft tot onze online bestelmodule. Via de bestelmodule kunt u onder andere meubels en meubelpaketten, vitrines, extra spots, elektra, water, AV materiaal bestellen. Als u een item zoekt dat niet te vinden is in de bestelmodule, neemt u dan contact op met Gerbrig Reitsma, gerbig.reitsma@easyfairs.com. LET OP: de logistieke diensten van Valverde staan niet online, zij sturen u ca 6 weken voor de beurs een mail met hun tarieven en bestelformulieren. Het cateringformulier is een aparte pdf-download die u rechtstreeks naar de cateraar kunt mailen/faxen. TIP: vergeet niet uw standnaam tijdig door te geven via Mijn easyfairs. Hier vindt u de link naar alle pdfdownloads, o.a. catering formulier. Vul hier de naam in die u op de stand wilt hebben. Deze naam komt in alle easyfairs communicatie rondom de beurs terug. Deadline t.b.v. standnaam is 17 september Meubelpakketten NIEUW: Om het u gemakkelijker te maken, hebben wij drie uitgebreidere meubelpakketten toegevoegd aan onze online bestelmodule. Meubelpakket A: 1 ronde witte tafel, 3 design stoelen (rood, grijs, blauw of oranje), 1 brochurerek en een kleine afvalbak. Meubelpakket B: 1 hoge witte tafel, 3 krukken (rood, grijs, blauw of oranje), 1 brochurerek en een kleine afvalbak. Meubelpakket C: 1 tafel, 4 stoelen en 1 open balie allen in beuken, 1 brochurerek zilver / beuken en een kleine afvalbak. LET OP: Wanneer u een van de meubelpakketten bestelt, vervalt het standaard pakket automatisch! 7
STANDINFORMATIE Bestellingen tijdens de opbouw Tijdens de opbouw kunt u nog bijna alle additionele zaken bijbestellen bij de Service Desk. U kunt helaas geen printwerk meer bestellen. Voor AV materialen geldt een extra transport toeslag. Voor krachtstroom, water en perslucht dient er eerst ter plekke gekeken te worden naar de mogelijkheden, Alle bestellingen onsite dienen via automatische incasso betaald te worden. Eigen standbouw in all-in stand Binnen de stand, is het toegestaan eigen standbouw te plaatsen. De frieslijst kan niet verwijderd worden en de maximale bouwhoogte is 400 cm. Alle ontwerpen dienen vooraf door de organisatie goedgekeurd te zijn. U kunt uw ontwerp mailen naar gerbrig.reitsma@easyfairs.com. LET OP: de netto afmetingen van de ruimte in uw stand zijn uw bruto meters standzijde -/- 3 cm. Dus een stand van 4 x 5 meter heeft een netto afmeting van 397 x 497 cm. Houdt u hier rekening mee met uw standontwerp. Afval easyfairs probeert haar beurzen zo groen mogelijk te organiseren. Daarom gebruiken we zoveel mogelijk recyclebare materialen, proberen we zo paperless mogelijk te werken en willen we zo weinig mogelijk afval achter laten. Wij willen u dan ook vriendelijk doch dringend verzoeken uw afval zoveel mogelijk zelf af te voeren of hiervoor een container te bestellen. Ahoy werkt met gescheiden afvalinzameling, u kunt dus ook een papier- of houtcontainer bestellen. De formulieren hiervoor kunt u downloaden bij documenten en materialen easyfairs op mijn easyfairs. Deadlines Ontwerp eigen standbouw 3 september 2013 VERPLICHT Naam op de stand (friesnaam)* 17 september 2013 VERPLICHT Printwerk (logo, panelen) 17 september 2013 Andere bijbestellingen tegen vroegboek tarief* * 17 september 2013 Stand plattegrond bij bestellingen berging, elektra of water 24 september 2013 VERPLICHT bij bestelling berging, water of lucht Sluitingsdatum mijn easyfairs 24 september 2013 17.00 uur * indien u na 17 september de naam op uw stand nog wilt wijzigen, zijn daar kosten aan verbonden i.v.m. de herprint. De kosten zijn 30 euro per naamsvermelding, gemiddeld 2 per stand. * *u kunt tussen 17 en 24 september nog wel online bestellen, maar dan voor de reguliere prijzen. Deze zelfde prijzen gelden ook voor bijbestellingen tijdens de opbouw. Alleen printwerk is na 17 september niet meer te bestellen. 8
BEURSREGLEMENT easyfairs reglement Alle zichtbare zijden van de stand boven 250cm grenzend aan buurstands moeten worden afgewerkt in het wit zonder enige vorm van logo uiting. Maximale bouwhoogte is 400 cm. Uitzonderingen zijn niet mogelijk. De wanden en frieslijsten kunnen niet verwijderd worden. De hele hal wordt voorzien van blauwe tapijttegels. Gezien het concept dat easyfairs uitdraagt (geen verschil tussen gangpad en stand om het zo laagdrempelig mogelijk te maken voor bezoekers) wordt het ten zeerste afgeraden andere vloerbedekking in uw stand te leggen. Het is voor de organisator technisch niet mogelijk de stand zonder vloerbedekking op te leveren. Er mag geen gebruik worden gemaakt van beamers en lichteffecten buiten de stand. Er mogen geen commerciële acties worden gevoerd buiten de stand, zonder toestemming van de beursorganisator. Alle eigen inbouw stands dienen vooraf goedgekeurd te zijn door de beursorganisator. Elke vorm van dakconstructie is niet toegestaan. Versterkt geluid dient tot een minimum beperkt te worden en mag nooit omliggende stands hinderen. Indien hierover klachten zijn, kan de organisatie te allen tijde besluiten het geluid uit te schakelen. Eigen heftrucks en/of elektrische palletwagens zijn niet toegestaan in de hal. Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen gefactureerd worden aan de klant à 50,- per paneel. Demomateriaal wordt in de stand geplaatst, niet in de gangpaden. Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk. Balies en/of bergingen zijn huurmaterialen waarvan de beursorganisator niet kan garanderen dat het een veilige bergplaats voor uw waardevolle spullen is. Laat waardevolle spullen daarom nooit onbeheerd achter. Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annuleringskosten door te belasten: > tot 2 weken voor de beurs: 50% annuleringskosten > vanaf 2 weken voor de beurs: 100% annuleringskosten Reglement Ahoy Roken is niet toegestaan in Ahoy Rotterdam. Alle nooduitgangen dienen te allen tijde vrijgehouden te worden. Tijdens op en afbouw zijn de hallen niet toegankelijk voor kinderen onder de 16 jaar. Het is niet toegestaan onderdelen van het gebouw zelf te gebruiken om materialen tegen aan te plakken en/of aan op te hangen. Gasflessen zijn niet toegestaan in de hal. Demo voertuigen zijn toegestaan in de hal, mits de accu is losgekoppeld en er een minimum aan benzine in de tank aanwezig is. Wij verzoeken u vriendelijk alle facturen m.b.t. tot uw deelname vooraf te voldoen. Pas na volledige betaling kunnen wij de stand compleet aan u opleveren. 9
HOTELS Hotels Voor overnachtingen tijdens Solids heeft easyfairs twee hotels geselecteerd, waar u voor een scherp tarief kunt boeken. Van der Valk Ridderkerk Dit 4 **** Van der Valk hotel ligt op een steenworp afstand van Ahoy. Alle hotelkamers zijn gelegen aan een bijzonder Atrium. Als gast van Van der Valk Hotel Ridderkerk kunt u gratis gebruik maken van de zeer ruime parkeergelegenheid. De Atrium kamer heeft 2 losse bedden (2.10m lang), bureau, internet aansluiting, airco en een badkamer met douche, toilet en ligbad. Tarief: 115,00 per kamer per nacht inclusief ontbijt Exclusief toeristenbelasting Boeken kan rechtstreeks bij het hotel, uitsluitend per email: sales@ridderkerk.valk.com U dient bij de boeking de referentie RID-GF30530 te vermelden. Adres: Hotel Ridderkerk Krommeweg 1 2988 CB Ridderkerk Van der Valk Blijdorp Het exclusieve Van der Valk Hotel Rotterdam-Blijdorp ligt direct aan knooppunt Kleinpolderplein, waar de A13 & A20 samenkomen. Het hotel is gelegen op slechts enkele kilometers van Rotterdam Airport en het centrum van Rotterdam. Ahoy is goed bereikbaar via het nieuwe metrostation Blijdorp (ca 10 minuten). De Superior kamer in zijn moderne, ergonomische stijl biedt extra comfort. Deze kamers zijn voorzien van twin bedden, airconditioning, LCD TV, internet aansluiting, kluisje, telefoon, minibar en wekdienst. De badkamer is uitgerust met douche, toilet en haardroger. Tarief: 109,00 per kamer per nacht inclusief ontbijt Exclusief toeristenbelasting Boeken kan rechtstreeks bij het hotel, uitsluitend per email: info@rotterdam-blijdorp.valk.nl U dient bij de boeking de referentie easyfairs2013 te vermelden. Adres: Hotel Rotterdam-Blijdorp Energieweg 2 3041 JC Rotterdam 10
SPREAD THE WORD! ACTIES: Gedrukte uitnodigingen versturen Excell bestand aanleveren (uitnodigingen door ons kosteloos laten versturen uit uw naam) Uw persoonlijke registratielink versturen DEADLINES: AANLEVEREN ADRESSEN- BESTAND: danielle.beverloo@easyfairs.com Deadline: 12-08-2013 UITNODIGINGEN BIJBESTELLEN danielle.beverloo@easyfairs.com Deadline: 09-09-2013 Verstuur zoveel mogelijk uitnodigingen Gemiddeld 60% van de bezoekers komt op basis van een persoonlijke uitnodiging van een exposant! Maak gebruik van onze gratis tools en promoot uw deelname actief naar uw klanten en prospects. Gedrukte uitnodigingen Op bestelling ontvangt u van ons gedrukte uitnodigingen om zelf te verspreiden aan uw (potentiële) klanten en mee te geven aan uw vertegenwoordigers. Wij sturen u een email met daarin de bestelmogelijkheden. easyfairs verstuurt uw uitnodigingen Stuur ons uw Excel bestand in onderstaand format met max. 500 Benelux contacten vóór 12/08/2013! Wij zullen de uitnodigingen dan uit uw naam versturen Bovendien zijn de portokosten voor onze rekening VERPLICHTE KOLOMMEN IN UW EXCEL BESTAND: Bedrijfsnaam Dhr / Mevr Voornaam Achternaam Straat + huisnummer Postcode Plaats Land (BE - NL) Wij gebruiken deze gegevens alleen voor het versturen van uw uitnodigingen. 11
PROMOTIETOOLS ACTIES: Briefstickers gebruiken Handtekening aanvullen Banners gebruiken Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig Ruim 83% van de bezoekers informeert zich vóór de beurs over exposerende bedrijven. De belangrijkste bronnen: de beurswebsite, advertenties, advertorials en artikelen in vakbladen; internetsites en (beurs)catalogi. Maak hier gebruik van! Briefstickers: op bestelling ontvangt u van ons een pakket met stickers die u op uw uitgaande post kunt plakken. Wij sturen u een email met daarin de bestelmogelijkheden (zolang de voorraad strekt). E-mail handtekening: een geschikte plek om uw deelname te promoten. U kunt het beurslogo samen met ander promotiemateriaal terugvinden op onze site:, onder Exposeer / Uw marketing campagne / Downloads. Bijvoorbeeld: DEADLINES: STICKERS BIJBESTELLEN danielle.beverloo@easyfairs.com Vriendelijke groeten, Marita Marcelis Sales Executive Tel +31 (0)162 408 983 Fax +31 (0)162 467988 Bezoek ons tijdens SOLIDS, stand 1234. Registreer hier voor uw gratis badge Deadline: 09-09-2012 Banners: u ontvangt van ons kosteloos een aantal banners. Deze kunt u downloaden van onze site:, onder Uw marketing campagne downloads. Plaats deze op uw website of in uw handtekening. TIP: Hyperlink deze met uw persoonlijke registratielink! (Deze link is toegevoegd in deze e-mail) LET OP: ONAFHANKELIJKE AANBIEDERS VAN BEURSKALENDERS! Regelmatig horen wij berichten van exposanten die benaderd worden door bedrijven die zich voorstellen als ontwerpers van een catalogus van de beurs of een algemene beurskalender. Via brief, fax of e-mail geven zij u te kennen dat zij een aanpassing bieden van uw adresgegevens voor opname in hun beurskalender. In de kleine lettertjes merkt u echter dat zij aanzienlijke bedragen aanrekenen voor deze gegevens als u het document ondertekend terugstuurt. easyfairs distantieert zich volledig van deze praktijken. 12
PROMOTIETOOLS ACTIES: Laatste nieuws Advertenties aanpassen Booster Pack Laatste nieuws Op kunnen bezoekers en journalisten aan de bezoekerskant uw persberichten en productnieuws bekijken. Via Mijn easyfairs kunt u uw productnieuws en persberichten opladen. Deze verschijnen op uw mini-website, maar tevens ook in het menu onder Persberichten van exposanten en Productnieuws van exposanten. Advertenties Noem de beurs en uw standnummer in advertenties in de media. Booster Pack zichtbaarheid vóór, tijdens en na de beurs easyfairs neemt uw logo op in haar bezoekerscampagne: - in een newsletter voor de beurs - in de online catalogus - in de logoscroller op de website - op de beursplattegrond tijdens de beurs - in de nabeschouwingemail na de beurs Voor meer informatie over het booster pack, kunt u terecht op onze website:, onder Uw marketing campagne. DEADLINES: Booster Pack Marita.Marcelis@easyFairs.com Deadline: 09-09-2013 Prijs: 495,- Meer info: 13
PROMOTIETOOLS ACTIES: Informatie opladen in Mijn easyfairs, de online beurscatalogus Mijn easyfairs Na inschrijving voor uw deelname heeft u een welkomst email ontvangen voor Mijn easyfairs. Hierin vindt u de link naar de login voor het aanmaken van uw persoonlijke wachtwoord die u toegang geeft tot onze online bestelmodule. Via Mijn easyfairs kunt u uw bedrijf en innovaties optimaal presenteren in de online beurscatalogus en kunt u eenvoudig bijbestellingen doen. Bovendien onthoudt Mijn easyfairs uw gegevens zodat u deze bij toekomstige deelnames niet opnieuw hoeft in te voeren. Voor meer informatie over het optimale gebruik van Mijn easy- Fairs en om een handleiding te downloaden, surf naar www.easyfairs.com/myef-handleiding Via Mijn easyfairs kunt u uw bedrijf duidelijk promoten met een uitgebreid bedrijfsprofiel uw bedrijfslogo publiceren in de catalogus promotiemateriaal over uw producten of diensten publiceren Uw standpersoneel registreren en uw bezoekerslink ophalen Online365 Pack Naast 'Mijn easyfairs' maakt u automatisch ook gebruik van het Online365 Pack. Genereer leads en verhoog uw marktprofiel het hele jaar door! Het Online365 Pack is onderdeel van het standaard aanbod voor exposanten van easyfairs, naast het all-in pakket. Het Online365 Pack is de meest eenvoudige en kostenefficiënte manier om uzelf online en op social media gebied op de kaart te zetten. Het pakket bestaat uit: - Multi show, multi industrie, multi land product zoekmachine - Uw bedrijfsnaam met doorklik in de online catalogus - Uw vermelding in de productcategorieën - Tools om uw deelname direct te delen via social media - Uw eigen miniwebsite op de beurswebsite met de mogelijkheid om zelf een onbeperkte hoeveelheid documenten en producten te uploaden - Easy en direct in contact komen met ingeschreven bezoekers 14
STANDBEMANNING ACTIES: Exposantenbadges aanvragen (barcodes afdrukken) Selecteer enthousiaste en extraverte medewerkers die graag met (potentiële) klanten omgaan en die voldoende kennis hebben over uw bedrijf en uw oplossingen. Stel enkele basisregels op: * Dresscode * Look & feel van de stand * Praktische afspraken Benoem een standmanager; iemand die flexibel, goed georganiseerd en een goede verkoper is. Brief uw medewerker op voorhand over wat u van hen verwacht, wat ze klanten en de pers moeten vertellen, enzovoort. DEADLINES: AANVRAAG EXPOSANTEN- BADGES Vragen? Danielle.Beverloo@easyFairs.com +31 (0)162 40 89 86 Exposantenbadges aanvragen en uw bezoekersregistratie bijhouden via Mijn easyfairs Het is essentieel dat u voor de beurs uw standbemanning registreert. Als u bent ingelogd in Mijn easyfairs kunt u via de link naar het registratiesysteem N200. Hier kunt u uw standbemanning aanmelden en de barcodes afdrukken. Tevens vindt u hier uw persoonlijk bezoekersregistratielink. Deze link kunt u meesturen in mailings en uw email handtekening om uw klanten en relaties uit te nodigen de beurs en uw stand te bezoeken. Bekijk de handleiding voor het gebruik van Mijn easyfairs en N200 onder documenten en materialen op Mijn easyfairs. 15
SALES TIPS TIJDENS EN NA ACTIES: Trek de aandacht tijdens de beurs Leg van tevoren goed vast hoe u zich wilt presenteren tijdens de beurs. Hoofddoel is uiteraard om u binnen het easyfairs concept te onderscheiden van de rest! TIJDENS DE BEURS Sales lead systeem opzetten NA DE BEURS Follow up Breng resultaten in kaart Evalueer & motiveer! Plan nog vóór de beurs de opvolging van uw beursdeelname. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs. Behandel eerst de belangrijkste contacten. TIJDENS DE BEURS Neem deel aan de learnshops presentaties Blijf niet op uw eiland zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij Trek de aandacht met een actie op uw stand Laad uw productnieuws en persberichten op via Mijn easyfairs zodat bezoekers en journalisten dit kunnen lezen. NA DE BEURS Doorzetten wordt beloond! Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden. Uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben. Meet uw resultaten op een efficiënte manier Zo kunt u uw Return on Investment (ROI) meten en kunt u zich hier in de toekomst o.a. op baseren bij het nemen van beslissingen. Vandaar : Houd uw sales leads systematisch bij! Let hierbij op de volgende elementen: Waarde van de verkoop Uw investering in deelname Aantal sales leads Kosten per lead = totale kosten deelname gedeeld door aantal leads Aantal nieuwe contacten Gegenereerde media-aandacht Andere meetbare elementen Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit) Evalueer daarna uw resultaten Probeer te achterhalen waarom u beter of minder goed presteerde dan u had verwacht. Breng uw medewerkers op de hoogte en geef hen de nodige motivatie om het een volgende keer (nog) beter te doen. 16
PROMOTIEFILM ACTIES: Boek uw promotiefilm Nieuw bij easyfairs! Bent u op zoek naar een stukje extra publiciteit en professioneel filmmateriaal wat u zelf eindeloos in kunt zetten binnen uw marketingcampagne? Tijdens Solids is een cameraploeg aanwezig om een professionele promotiefilm te produceren. easyfairs geeft u de mogelijkheid om hier op mee te liften; wij bieden u de mogelijkheid om voor een kleine investering ( 200,-) een eigen reportage op de beursvloer te laten maken. De regie hiervoor heeft u helemaal zelf in handen en kunt u direct met deze ploeg tot uitvoering brengen. Het eindresultaat is geheel rechtenvrij en 100% uw eigendom. Hier ziet u enkele voorbeelden: Well Design Smurfit Kappa Reportage Packaging Innovations 2012 Reportage Transport & Logistics 2013 Reportage Empack 2013 Bedrijfsfilm Marita.Marcelis@easyFairs.com Prijs: 200,- Meer info: 17
CHECKLIST Activiteit Actie Deadline Check Heeft u het deelnemers handboek gelezen? Heeft u uw uitnodigingen al (bij)besteld? Mochten er vragen zijn, neem dan contact op met Gerbrig Reitsma Neem contact op met Danielle Beverloo Heeft u uw adressenbestand al aangeleverd? Heeft u een eigen standbouwer die de inrichting van de stand voor u verzorgt? Heeft u een heftruck nodig? Heeft u opslag nodig? Heeft u perslucht, extra elektra of water nodig? Wilt u uw stand voorzien van logo, foto s of illustraties op de wanden? Heeft u uw Booster Pack al aangevraagd? Stuur uw adressenbestand naar Danielle Beverloo (zie pag 9) Ontwerp ter goedkeuring indienen bij Gerbrig Reitsma Neem contact op met Valverde, zij maken graag een offerte voor u Bestel via mijn easyfairs. Vergeet niet uw plattegrond ook in te sturen (zie pag 18) Neem s.v.p. contact op met Gerbrig Reitsma voor de mogelijkheden Neem contact op met Marita Marcelis voor de mogelijkheden 12-08-2013 03-09-2013 17-09-2013 17-09-2013 09-09-2013 Heeft u de juiste bedrijfsnaam doorgegeven? Vul deze in op Mijn easyfairs 17-09-2013 Heeft u een berging, schappen of extra wanden nodig? Bestel via Mijn easyfairs. Vergeet niet uw plattegrond ook in te sturen (zie pag 18) 24-09-2013 Heeft u extra meubels, planten, AV apparatuur nodig? Wilt u catering op uw stand of voor uw personeel? Bestel via Mijn easyfairs 24-09-2013 Download het bestand via Mijn easyfairs en fax/mail het terug naar de cateraar Heeft u extra parkeerkaarten nodig? Bestel via de link op pagina 5 Sluitingsdatum mijn easyfairs de online webshop Vergeet u niet uw standpersoneel voor te registreren? Het systeem sluit om 17.00 uur 24-09-2013 Dit kan via Mijn easyfairs 01-10-2013 Wij wensen u succes met de voorbereidingen en zien u graag in Rotterdam! 18
STANDPLATTEGROND Bedrijfsnaam: Standnummer: Contactpersoon: Datum: Indien u elektriciteit, perslucht, wateraansluiting of een berging besteld heeft via Mijn easyfairs, vragen wij u om de locatie van deze voorzieningen op uw stand aan te duiden door middel van een schets. Eén vakje = 1 m2 Dit is geen bestelbon! LEGENDA DEADLINE: 24 september 2013 E: elektriciteit P: perslucht B: berging W: extra wand Water: Wateraansluiting Terugfaxen naar: +31 (0) 162 467 988 Handtekening: Datum: / / 19
BIJLAGE 1: BEURSCATALOGUS + speciale editie van SOLIDS PROCESSING BENELUX BEURSCATALOGUS SOLIDS Elke bezoeker van easyfairs SOLIDS krijgt persoonlijk de beurscatalogus uitgereikt. Deze catalogus verschijnt in samenwerking met onze Main Mediapartner: VEZOR Media, de uitgever van Solids Processing Benelux. De catalogus wordt tevoren ook al meegezonden met de SOLIDS-special van Solids Processing Benelux die op 17 september a.s. verschijnt. De oplage in print is 7.000 ex., digitaal 10.000 ex, totaal een oplage van maar liefst 17.000 exemplaren. In deze editie besteedt de redactie uitgebreid aandacht aan easyfairs SOLIDS, die op 2 en 3 oktober a.s. plaatsvindt in de AHOY te Rotterdam. Zo bereikt de beurscatalogus een totale oplage van maar liefst 9000 ex. En u kunt hiervan optimaal gebruik maken, op diverse manieren: Uw gratis vermelding in de beurscatalogus De beurscatalogus vermelding bestaat uit uw adresgegevens, inclusief e-mail en internetadres en een bedrijfsprofiel (van max. 500 tekens). In het bedrijfsprofiel kunt u uw activiteiten, merken, vertegenwoordigingen beschrijven. Aanleveren gaat via de website SolidsProcessing.nl. Klik rechtsboven in het scherm op 'Bedrijven log-in. Zoek uw bedrijfsnaam, selecteer deze en klik op Volgende om in te loggen. Uw wachtwoord wordt gevraagd, maar kan via de link ook worden toegezonden. Ga in het controlpanel naar het onderdeel Beursdeelname (in het rood-oranje gedeelte), en klik op de link om de gegevens voor de beurscatalogus aan te leveren: max. 500 tekens (incl. spaties). NB Deze vermelding in de beurscatalogus is gratis. Doe dit vóór 26 augustus! Uw nieuws gratis in de easyfairs SOLIDS-beurscatalogus en de beursspecial van Solids Processing De redactie van Solids Processing Benelux stelt een zo volledig mogelijk overzicht samen van het beursnieuws. Uw hulp, als exposant, is daarbij onontbeerlijk. Wij verzoeken u vriendelijk een persbericht van maximaal 2500 tekens op te stellen waarin duidelijk naar voren komt wat u op easyfairs Solids laat zien en welk product en/of welke dienst nieuw of vernieuwd is. Aanleveren gaat ook via de website SolidsProcessing.nl (u krijgt ook maandelijks een uitnodiging tot het vermelden van nieuws voor de e-mail nieuwsbrief). Als volgt: Ga naar het controlpanel (inloggen onder Bedrijven log-in rechtsboven in het menu). Controleer of uw standnummer goed is ingevuld (onder Beursdeelname) Klik in het gele vak op Persbericht toevoegen. Vul uw bericht in (max. 2500 tekens), en voeg evt. een afbeelding en/of film toe.
BIJLAGE 1: BEURSCATALOGUS + speciale editie van SOLIDS PROCESSING BENELUX U kunt ook een Engelse versie invullen NB voor beursnieuws: Selecteer bij Verwijs naar agenda : de link naar SOLIDS 2013. Bewaar als concept, controleer tekst afbeelding en/of film (controleer evt. de link naar een preview) Klik op bevestigen. Plaatsen van uw nieuws in de beurscatalogus is gratis. Bovendien wordt uw nieuws gratis vermeld op de website SolidsProcessing.nl. Doe dit vóór 26 augustus! Uw nieuws kunt u ook per e-mail of op CD-rom sturen. Het beeldmateriaal in jpeg of tiff met een resolutie van 300 dpi, de tekst in een Worddocument (geen beeld in het Worddocument plaatsen). De informatie dient uiterlijk 26 augustus in ons bezit te zijn. U kunt het per e-mail sturen naar redactie@solids-processing.nl of de CD-rom sturen naar Solids Processing Benelux, t.a.v. Henk Klein Gunnewiek, Postbus 106, 7000 AC Doetinchem. Vermeld daarbij dat het gaat om de easyfairs SOLIDS beurscatalogus. Doe dit vóór 26 augustus! Adverteren De sluitingsdatum voor het reserveren van advertentieruimte in de easyfairs Solids beurscatalogus en het beursnummer van Solids Processing Benelux is 26 augustus a.s. Dan moeten wij ook het advertentiemateriaal in ons bezit hebben. Voor het reserveren van advertentieruimte kunt u het bijgevoegde formulier gebruiken of contact opnemen met: Marion van Sinderen en Debbie van den Dool +31 (0)316-228544 Hans Schouten: +31 (0)314-664815 Wij wensen u een succesvolle beursdeelname. Uw aanwezigheid in de beurscatalogus zal daaraan zeker een bijdrage leveren.
BIJLAGE 1: BEURSCATALOGUS + speciale editie van SOLIDS PROCESSING BENELUX Ja, ik wil maximaal rendement halen uit mijn beursdeelname Ik kies voor de volgende speciale advertentiemogelijkheden: In de beursuitgave van Solids Processing Benelux (17 september a.s.) met een oplage van 7000 ex 1 x ¼ pagina zwart/wit 558,- 1 x ½ pagina zwart/wit 1054,- 1 x 1/1 pagina zwart/wit 1993,- Uiteraard is steunkleur en fullcolour ook mogelijk Extra doorplaatsen van uw advertentie in de easyfairs SOLIDS beurscatalogus (oplage 9000 ex) met een doorplaatskorting van 50% op de tarieven in de beursuitgave. In de extra e-mailnieuwsbrief (Beursspecial) 1 x boxbanner 125,- (formaat 137 x 90) 1 x fullbanner 170,- (formaat 468 x 60) 1 x advertorial 225,- (ca 1500 tekens) Naam:... Contactpersoon:...... E-mail:... Adres:... Postcode / plaats:... Telefoon:... Fax:... Handtekening:... Fax dit ingevulde formulier voor 26 augustus naar +31-(0)84 2207821. Of stuur/mail het voor 26 augustus a.s. naar: Vezor Media, t.a.v. Hans Schouten, Postbus 106, 7000 AC Doetinchem (NL) E-mail: h.schouten@vezor.nl Heeft u nog vragen? Marion van Sinderen en Debbie van den Dool +31 (0) 316-228544 Hans Schouten: +31 (0)314-664815
BIJLAGE 1: BEURSCATALOGUS + speciale editie van SOLIDS PROCESSING BENELUX BEURSCATALOGUS SOLIDS Elke bezoeker van easyfairs SOLIDS krijgt persoonlijk de beurscatalogus uitgereikt. Deze catalogus verschijnt in samenwerking met onze Main Mediapartner: VEZOR Media, de uitgever van Solids Processing Benelux. De catalogus wordt tevoren ook al meegezonden met de SOLIDS-special van Solids Processing Benelux die op 17 september a.s. verschijnt. De oplage in print is 7.000 ex., digitaal 10.000 ex, totaal een oplage van maar liefst 17.000 exemplaren. In deze editie besteedt de redactie uitgebreid aandacht aan easyfairs SOLIDS, die op 2 en 3 oktober a.s. plaatsvindt in de AHOY te Rotterdam. Zo bereikt de beurscatalogus een totale oplage van maar liefst 9000 ex. En u kunt hiervan optimaal gebruik maken, op diverse manieren: Uw gratis vermelding in de beurscatalogus De beurscatalogus vermelding bestaat uit uw adresgegevens, inclusief e-mail en internetadres en een bedrijfsprofiel (van max. 500 tekens). In het bedrijfsprofiel kunt u uw activiteiten, merken, vertegenwoordigingen beschrijven. Aanleveren gaat via de website SolidsProcessing.nl. Klik rechtsboven in het scherm op 'Bedrijven log-in. Zoek uw bedrijfsnaam, selecteer deze en klik op Volgende om in te loggen. Uw wachtwoord wordt gevraagd, maar kan via de link ook worden toegezonden. Ga in het controlpanel naar het onderdeel Beursdeelname (in het rood-oranje gedeelte), en klik op de link om de gegevens voor de beurscatalogus aan te leveren: max. 500 tekens (incl. spaties). NB Deze vermelding in de beurscatalogus is gratis. Doe dit vóór 26 augustus! Uw nieuws gratis in de easyfairs SOLIDS-beurscatalogus en de beursspecial van Solids Processing De redactie van Solids Processing Benelux stelt een zo volledig mogelijk overzicht samen van het beursnieuws. Uw hulp, als exposant, is daarbij onontbeerlijk. Wij verzoeken u vriendelijk een persbericht van maximaal 2500 tekens op te stellen waarin duidelijk naar voren komt wat u op easyfairs Solids laat zien en welk product en/of welke dienst nieuw of vernieuwd is. Aanleveren gaat ook via de website SolidsProcessing.nl (u krijgt ook maandelijks een uitnodiging tot het vermelden van nieuws voor de e-mail nieuwsbrief). Als volgt: Ga naar het controlpanel (inloggen onder Bedrijven log-in rechtsboven in het menu). Controleer of uw standnummer goed is ingevuld (onder Beursdeelname) Klik in het gele vak op Persbericht toevoegen. Vul uw bericht in (max. 2500 tekens), en voeg evt. een afbeelding en/of film toe.
BIJLAGE 1: BEURSCATALOGUS + speciale editie van SOLIDS PROCESSING BENELUX U kunt ook een Engelse versie invullen NB voor beursnieuws: Selecteer bij Verwijs naar agenda : de link naar SOLIDS 2013. Bewaar als concept, controleer tekst afbeelding en/of film (controleer evt. de link naar een preview) Klik op bevestigen. Plaatsen van uw nieuws in de beurscatalogus is gratis. Bovendien wordt uw nieuws gratis vermeld op de website SolidsProcessing.nl. Doe dit vóór 26 augustus! Uw nieuws kunt u ook per e-mail of op CD-rom sturen. Het beeldmateriaal in jpeg of tiff met een resolutie van 300 dpi, de tekst in een Worddocument (geen beeld in het Worddocument plaatsen). De informatie dient uiterlijk 26 augustus in ons bezit te zijn. U kunt het per e-mail sturen naar redactie@solids-processing.nl of de CD-rom sturen naar Solids Processing Benelux, t.a.v. Henk Klein Gunnewiek, Postbus 106, 7000 AC Doetinchem. Vermeld daarbij dat het gaat om de easyfairs SOLIDS beurscatalogus. Doe dit vóór 26 augustus! Adverteren De sluitingsdatum voor het reserveren van advertentieruimte in de easyfairs Solids beurscatalogus en het beursnummer van Solids Processing Benelux is 26 augustus a.s. Dan moeten wij ook het advertentiemateriaal in ons bezit hebben. Voor het reserveren van advertentieruimte kunt u het bijgevoegde formulier gebruiken of contact opnemen met: Marion van Sinderen en Debbie van den Dool +31 (0)316-228544 Hans Schouten: +31 (0)314-664815 Wij wensen u een succesvolle beursdeelname. Uw aanwezigheid in de beurscatalogus zal daaraan zeker een bijdrage leveren.
BIJLAGE 1: BEURSCATALOGUS + speciale editie van SOLIDS PROCESSING BENELUX Ja, ik wil maximaal rendement halen uit mijn beursdeelname Ik kies voor de volgende speciale advertentiemogelijkheden: In de beursuitgave van Solids Processing Benelux (17 september a.s.) met een oplage van 7000 ex 1 x ¼ pagina zwart/wit 558,- 1 x ½ pagina zwart/wit 1054,- 1 x 1/1 pagina zwart/wit 1993,- Uiteraard is steunkleur en fullcolour ook mogelijk Extra doorplaatsen van uw advertentie in de easyfairs SOLIDS beurscatalogus (oplage 9000 ex) met een doorplaatskorting van 50% op de tarieven in de beursuitgave. In de extra e-mailnieuwsbrief (Beursspecial) 1 x boxbanner 125,- (formaat 137 x 90) 1 x fullbanner 170,- (formaat 468 x 60) 1 x advertorial 225,- (ca 1500 tekens) Naam:... Contactpersoon:...... E-mail:... Adres:... Postcode / plaats:... Telefoon:... Fax:... Handtekening:... Fax dit ingevulde formulier voor 26 augustus naar +31-(0)84 2207821. Of stuur/mail het voor 26 augustus a.s. naar: Vezor Media, t.a.v. Hans Schouten, Postbus 106, 7000 AC Doetinchem (NL) E-mail: h.schouten@vezor.nl Heeft u nog vragen? Marion van Sinderen en Debbie van den Dool +31 (0) 316-228544 Hans Schouten: +31 (0)314-664815