GEDRAGSCODE
L MEDEDELING VAN DE ALGEMEEN DIRECTEUR 2 L UITGANGSPUNTEN 4 L INDIVIDUELE GEDRAGSPRINCIPES 12 L COMMISSIE ETHIEK 18 L ETHISCH HANDVEST 24 INHOUDSOPGAVE L 1
L Mededeling van de Algemeen Directeur Met zijn aanwezigheid in meer dan honderddertig landen is Total een grote internationale speler, die wordt gedragen door bijna honderdduizend medewerkers met de meest uiteenlopende achtergronden en functies. Daarom kunnen we niet duurzaam groeien zonder gemeenschappelijke ethische waarden en principes, die de inspiratie en leidraad moeten vormen voor het dagelijks handelen van alle medewerksters en medewerkers van de Groep. Dit is een onmisbare basis voor het succes van een geïntegreerde onderneming als de onze en de reden waarom we een gedragscode hebben opgesteld. Onze ethische gedragscode is gebaseerd op drie belangrijke waarden: respect, de waarborg voor het vertrouwen in en de duurzaamheid van onze (handels)activiteiten; verantwoordelijkheid, zowel wat betreft solidariteit als professionalisme; voorbeeldfunctie, de garantie voor de geloofwaardigheid van onze interne en externe acties. Om deze ethische waarden een invulling te geven, moeten we ze in de vorm gieten van een aantal gedragsprincipes die aansluiten op ons activiteitengebied: het in acht nemen van de universele rechten van de mens, de voortdurende zorg voor de veiligheid en het milieu, het respect van een ieder voor zijn of haar gesprekspartners, de integriteit, zowel ten opzichte van de onderneming als van onze zakelijke relaties, de niet-inmenging in de politiek en, niet te vergeten, de solidariteit, zowel intern als ten aanzien van de gemeenschappen en de bedrijven die verbonden zijn met onze activiteiten. 2 L MEDEDELING VAN DE ALGEMEEN DIRECTEUR
Het uitdragen van deze ethische waarden en het naleven van de principes die eruit voortvloeien, vallen uiteraard onder de verantwoordelijkheid van de directies van alle eenheden van de Groep. Voor al uw vragen over de toepassing van deze gedragscode kunt u terecht bij de ethische commissie, vooral als het gaat om ondersteuning bij het nemen van moeilijke beslissingen voor de uitvoering van uw taken. Dit zijn de grondbeginselen waarop wij ons streven naar een gezonde en duurzame groei kunnen baseren, in het voordeel van iedereen. Ik reken dus graag op u allen voor een goede toepassing in de dagelijkse praktijk van onze gedragscode. Christophe de Margerie Algemeen Directeur MEDEDELING VAN DE ALGEMEEN DIRECTEUR L 3
4 L UITGANGSPUNTEN L UITGANGSPUNTEN
Total is een aardoliemaatschappij en een chemische groep met internationale dimensie die talloze industriële en commerciële activiteiten ontplooit op het vlak van aardolie, gas, elektriciteit, duurzame energiebronnen en chemie. De Groep, die in meer dan 130 landen wil aanwezig is, haar groei baseren op een geheel van gemeenschappelijke waarden. Zich bewust van haar industriële verantwoordelijkheden, wil Total bijdragen tot een doelmatig en doordacht gebruik van de producten en de verschillende energiebronnen die de Groep aanbiedt. Total houdt rekening met de behoeften van de hedendaagse consument en de belangen van de komende generaties, waarbij het milieu actief wordt beschermd binnen het kader van een duurzaam ontwikkelingsbeleid waarover regelmatig transparante informatie wordt verstrekt. Deze uitgangspunten vormen het referentiekader van de Groep en ondersteunen haar groei ten gunste van de aandeelhouders, klanten en medewerkers. Tegelijk wordt bijgedragen tot de economische en sociale ontwikkeling van de landen waarin het bedrijf gevestigd is. UITGANGSPUNTEN L 5
Meer in het algemeen: Total houdt zich strikt aan de toepasselijke wetten, reglementen en besluiten van de UNO en van de Europese Unie, met name op het vlak van milieu, concurrentie en sociale wetgeving. Total staat open voor de bekommernissen van de internationale, Europese, gouvernementele en niet-gouvernementele organisaties die in verband staan met onze bedrijfsactiviteiten. Total respecteert de regels van de vrije concurrentie. Total verwerpt elke vorm van corruptie, zowel openbare als privé-corruptie, actieve als passieve corruptie. Total onderschrijft: de principes van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens; de principes van de Internationale Arbeidsorganisatie; de richtlijnen van de OESO ten behoeve van multinationale bedrijven; de principes van het wereldpact van de Verenigde Naties. 6 L UITGANGSPUNTEN
L Ten opzichte van de aandeelhouders Total zet zich in om het vertrouwen van zijn aandeelhouders te verdienen en waakt over de rentabiliteit van hun investering. De Groep verstrekt regelmatig transparante en volledige informatie aan al haar aandeelhouders en blijft voor hen openstaan, met name via het comité van aandeelhouders. Er wordt nauwgezet toegezien op de naleving van de beursreglementen en op de correcte weergave van de activiteiten in de boekhouding. UITGANGSPUNTEN L 7
L Ten opzichte van de klanten Total biedt zijn klanten kwalitatief hoogstaande producten en diensten aan, en streeft steeds naar de beste prestaties voor elke toepassing, tegen een concurrerende prijs. De Groep blijft attent voor de behoeften van haar klanten. Via een voortdurende controle, evaluatie en verbetering van de producten, diensten, technologieën en procédés wordt permanent gewaakt over de kwaliteit, de veiligheid en de innovatie in elke fase van het verwerkings-, productie- en distributieproces. 8 L UITGANGSPUNTEN
L Ten opzichte van de medewerkers Total heeft alle vertrouwen in de loyaliteit, de motivatie, de bekwaamheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van zijn medewerkers. Van deze medewerkers wordt verwacht dat zij blijk geven van een verregaande integriteit en dat zij alles in het werk stellen om belangenvermenging te vermijden. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan de werkomstandigheden, met name inzake het respect voor de persoon, het uitsluiten van discriminatie, de bescherming van de gezondheid en de bevordering van de veiligheid. De medewerkers worden vertrouwd gemaakt met de bedrijfscultuur van de Groep door het stimuleren van informatie, dialoog en uitwisselingen. De Groep respecteert de persoonlijke levenssfeer van de medewerker. De personeelsleden worden uitsluitend geselecteerd met het oog op de behoeften van de Groep en de kwaliteiten waarover de kandidaat beschikt. Total zorgt voor de ontwikkeling van hun professionele vaardigheden en verantwoordelijkheden, zonder enige vorm van discriminatie omwille van ras, geslacht, of het toebehoren tot een politieke, religieuze of syndicale organisatie of tot een minderheidsgroep. Elke medewerker heeft een beoordelingsgesprek met zijn hiërarchische oversten. Tijdens dat gesprek worden zijn doelstellingen bepaald, worden zijn prestaties beoordeeld en worden zijn doorgroeimogelijkheden onderzocht, die bevorderd worden door aangepaste opleidingsprogramma's. UITGANGSPUNTEN L 9
L Ten opzichte van de leveranciers en dienstverleners De relatie van Total met zijn leveranciers en dienstverleners steunt op de volgende principes: rekening houden met ieders belangen, hetgeen tot uitdrukking komt in duidelijke en billijke contractuele bepalingen; van hen verwachten dat zij soortgelijke principes naleven welke in onze gedragscode voorkomen. L Ten opzichte van de industriële partners Total past deze uitgangspunten en gedragsprincipes toe wanneer de Groep het initiatief neemt tot samenwerking of de leidende partij is. In andere gevallen worden de initiatiefnemers of andere leidende partijen geacht principes te hanteren die verenigbaar zijn met deze uitgangspunten en gedragsprincipes. 10 L UITGANGSPUNTEN
L Ten opzichte van de landen waarin de Groep actief is Total handelt met respect voor de natuurlijke omgeving en culturen in alle landen waarin de Groep gevestigd is. Total respecteert de soevereiniteit van de staten en bemoeit zich niet met de werking of de financiering van het politieke leven. Total behoudt zich echter wel het recht voor om regeringen zijn mening te geven over: zaken aangaande zijn activiteiten, werknemers of aandeelhouders; zijn overtuiging van het belang van de naleving van de Mensenrechten. Met haar activiteiten draagt de Groep bij tot de economische en sociale ontwikkeling van die landen - en in het bijzonder van de gemeenschappen waarbinnen het bedrijf zijn activiteiten ontplooit. Total verwerpt elke vorm van corruptie. Total verbindt zich er in het bijzonder toe geen gebruik te maken van corruptie "met de bedoeling om een bepaalde markt of een ongepast voordeel te verkrijgen of te behouden in het kader van de internationale handel", zoals bepaald in het OESO-verdrag inzake de bestrijding van corruptie van buitenlandse ambtenaren. UITGANGSPUNTEN L 11
L INDIVIDUELE GEDRAGSPRINCIPES 12 L INDIVIDUELE GEDRAGSPRINCIPES
De harmonieuze ontwikkeling van Total is grotendeels gefundeerd op vertrouwen, zowel in de relaties tussen de Groep en de medewerkers als tussen de medewerkers zelf. Het bestaan en het bestendigen van dat vertrouwen veronderstelt, op alle niveaus, het naleven van de overeengekomen gedragsregels in de soms complexe situaties die voortvloeien uit risicovolle activiteiten. Het gaat er niet om alles te willen voorzien of in regels te willen vastleggen. Maar een aantal duidelijke en ondubbelzinnige principes vormen, samen met het verantwoordelijkheidsgevoel en het gezond verstand van eenieder, een nuttig referentiekader voor iedereen binnen de Groep, ongeacht zijn of haar activiteit. INDIVIDUELE GEDRAGSPRINCIPES L 13
L Gezondheid - Veiligheid - Milieu ledere medewerker heeft de verantwoordelijkheid erop toe te zien dat de activiteiten van Total die van hem afhangen, worden uitgevoerd in overeenstemming met de binnen de Groep geldende regels inzake de bescherming van de gezondheid, de veiligheid en het milieu. L Relaties tussen de medewerkers ledere medewerker geeft blijk van loyaliteit, waakt over de kwaliteit van zijn relaties met zijn collega's en onthoudt zich van elke vorm van discriminatie. Hij geeft de voorkeur aan teamwerk. L Gebruik van informatie- en communicatietechnologie De IT- en communicatiemiddelen van de Groep zijn bestemd voor professioneel gebruik. Een redelijk gebruik voor privédoeleinden kan worden aanvaard binnen de geldende wetten en voorschriften. 14 L INDIVIDUELE GEDRAGSPRINCIPES
L Relaties met klanten en leveranciers ledere medewerker onderhoudt loyale en eerlijke betrekkingen met de klanten en leveranciers, waarbij de afgesloten contracten en de geldende wetten en voorschriften strikt worden toegepast. Het aanbieden of ontvangen van uitnodigingen en geschenken moet binnen aanvaardbare grenzen blijven, zowel in het licht van de plaatselijke gebruiken als in het licht van de anticorruptiewetgevingen. Bij twijfel moet hij zich tot zijn directe overste richten. In geen geval kan hij of zij een geschenk of een uitnodiging verlangen. L Vertrouwelijkheid en intellectuele en industriële eigendom ledere medewerker neemt de nodige maatregelen om het vertrouwelijke karakter te beschermen van de informatie waarover hij beschikt in het kader van zijn professionele activiteiten en die hij enkel in bewaring heeft. Hij verbindt zich ertoe geen enkele professionele informatie vrij te geven op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze, behoudens uitdrukkelijke opdracht of toestemming van zijn oversten. Hij dient tevens de regels op het gebied van intellectuele en industriële eigendom na te leven. Deze verplichting blijft ook van kracht na zijn vertrek uit de Groep. INDIVIDUELE GEDRAGSPRINCIPES L 15
L Belangenvermenging ledere medewerker loopt het risico geconfronteerd te worden met situaties waarin zijn persoonlijke belangen of die van natuurlijke personen of rechtspersonen waarmee hij verbonden is of waarmee hij nauwe banden heeft, in aanvaring komen met de belangen van de Groep. Hij heeft de plicht om naar eer en geweten een standpunt in te nemen, rekening houdend met zijn loyaliteitsverplichtingen ten overstaan van de Groep. In geval van twijfel moet hij zijn hiërarchische oversten of de Commissie Ethiek raadplegen. Om te voorkomen dat zij ten opzichte van de Groep terechtkomen in een situatie van tegenstrijdige belangen, mogen de medewerkers: geen participatie nemen bij een concurrent, een leverancier of een klant, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van hun hiërarchische oversten of wanneer het gaat om aandelen waarvoor geen vertrouwelijke informatie in het geding komt; geen professionele activiteiten buiten de Groep uitoefenen, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de hiërarchische oversten voor medewerkers met een voltijds arbeidscontract. 16 L INDIVIDUELE GEDRAGSPRINCIPES
L Misbruik van voorkennis De medewerker die in het kader van zijn professionele activiteiten beschikt over informatie die niet bekend is bij het grote publiek en die, wanneer ze zou worden vrijgegeven, invloed zou kunnen hebben op de beursnotering van de aandelen van een bedrijf uit de Groep of van een ander bedrijf, ziet af van de aan- of verkoop van aandelen of andere waardepapieren van het betrokken bedrijf en zal daartoe ook geen opdracht geven aan andere tussenpersonen zolang deze informatie niet openbaar is gemaakt. L Politiek Wanneer een medewerker van de Groep kan worden beschouwd als vertegenwoordiger van de Groep, zal hij niet deelnemen aan het politieke leven van de landen waarin hij geen burgerrechten geniet en waarin de Groep actief is. Hij zorgt er bovendien voor de tradities en culturen in die landen niet te schaden. INDIVIDUELE GEDRAGSPRINCIPES L 17
18 L COMMISSIE ETHIEK L COMMISSIE ETHIEK
De Commissie Ethiek valt onder de rechtstreekse bevoegdheid van de Algemeen Directeur van de Groep. De samenstelling, de opdracht en de werking ervan worden hieronder gedefinieerd. Samenstelling en benoeming van de Commissie Ethiek De Commissie Ethiek bestaat uit een voorzitter en vier andere leden. De Algemeen Directeur van de Groep benoemt de voorzitter van de Commissie Ethiek. De andere leden worden aangesteld door het Uitvoerend Comité op voorspraak van de voorzitter van de Commissie Ethiek en met instemming van de betrokkenen. Alle leden van de Commissie Ethiek zijn medewerkers van de Groep; zij hebben allen een diepgaande kennis van haar activiteiten en vakgebieden. Hun carrière biedt de nodige waarborgen voor een onafhankelijk oordeel en een onafhankelijke ingesteldheid. Ze kunnen zich niet laten vertegenwoordigen. Alle leden van de Commissie Ethiek worden benoemd voor een termijn van vier jaar, behoudens een bijzondere regeling die een geregelde vernieuwing van de Commissieleden mogelijk moet maken. Een Commissielid kan enkel worden afgezet via een schriftelijke beslissing van alle andere Commissieleden. Een kopie van de beslissing wordt bezorgd aan de Algemeen Directeur van de Groep en aan het betrokken Commissielid. COMMISSIE ETHIEK L 19
Opdracht De Commissie Ethiek is, onder de bevoegdheid van de Algemeen Directeur van de Groep, belast met de opvolging van ethische kwesties binnen de Groep, met name: het voorstellen van de nodige aanbevelingen over ethische kwesties aan de Algemeen Directeur van de Groep, ofwel met betrekking tot kwesties die de Commissie onafhankelijk zal hebben onderzocht, ofwel met betrekking tot vragen die haar werden voorgelegd; de Directies wijzen op mogelijke problemen rond bepaalde handelswijzen in het licht van de grote ethische principes; toezien op de verspreiding van de Gedragscode van de Groep en eventuele wijzigingen voorstellen; erop toezien dat de procedures worden gevolgd om de kennis, het begrip en de naleving van de Gedragscode door alle medewerkers van de Groep te verzekeren; meewerken aan de controle van elke specifieke bijsturing van de Gedragscode die eventueel nodig kan blijken voor een bepaald filiaal en daar de nodige opmerkingen bij formuleren; de nodige procedures aanbevelen of, naar eigen goeddunken, een advies formuleren met betrekking tot vragen van medewerkers inzake de toepassing of de naleving van de Gedragscode in een welbepaalde situatie, waarbij steeds absolute vertrouwelijkheid wordt gegarandeerd; 20 L COMMISSIE ETHIEK
in overleg met de betrokken instantie(s), alle mondelinge of schriftelijke communicatie onderzoeken rond de ethiek binnen de Groep, en alle contacten verzorgen inzake ethiek, met name met internationale, Europese, gouvernementele en nietgouvernementele organisaties (NGO's); in overleg met de betrokken instanties, alle antwoorden controleren op vragen over de ethiek binnen de Groep of binnen een van de filialen; aanbevelingen formuleren aan de verschillende opleidingsinstanties binnen de Groep om de Gedragscode te verwerken in alle stages die zich daartoe lenen, met name de introductiestage en managementstages. COMMISSIE ETHIEK L 21
Werking De algemene en operationele directies van de Groep worden aangemoedigd de Commissie Ethiek binnen gepaste tijd te informeren over alle investeringsprojecten of beleidswijzigingen die, door hun omvang of hun implicaties voor de relaties met de lokale omgeving, gevolgen kunnen hebben op ethisch vlak. De voorzitter van de Commissie Ethiek ontvangt de dossiers van het Directiecomité van de Groep. Hij krijgt inzage in de agenda van het Directiecomité, de algemene, operationele directies en het Risicocomité. Waar nodig is hij bij dit laatste comité aanwezig of laat hij zich hier vertegenwoordigen door een van de andere leden van de Commissie Ethiek. De Commissie Ethiek ontvangt een kopie van elke briefwisseling aan een entiteit binnen de Groep waarin de Groep op ethisch vlak ter discussie wordt gesteld. De Commissie Ethiek wordt rechtstreeks door de Algemeen Directeur van de Groep of door de medewerkers geraadpleegd inzake vragen over problemen op ethisch vlak en in het bijzonder met betrekking tot de moeilijkheden die kunnen voortvloeien uit de praktische toepassing van de Gedragscode. Zij kan, naar eigen goeddunken, enkel antwoorden aan de auteurs van de gestelde vraag of vragen. De leden van de Commissie mogen de identiteit van de vragenstellers niet vrijgeven en zullen informatie die zou kunnen leiden tot de identificatie van de vragenstellers niet vrijgeven. Zij kan zich ook op eigen initiatief buigen over alle vragen op ethisch vlak binnen de Groep. 22 L COMMISSIE ETHIEK
De Commissie Ethiek mag elke vestiging en elk filiaal van de Groep bezoeken. Zij werkt nauw samen met de directie die de Groep auditeert, en onderhoudt er geregelde contacten mee. De Commissie Ethiek komt bijeen op uitnodiging van en op basis van een agenda opgesteld door de Algemeen Directeur of door een meerderheid van de leden; beslissingen worden genomen bij meerderheid van stemmen. De voorzitter van de Commissie Ethiek presenteert een jaarlijks activiteitenverslag aan het Uitvoerend Comité en aan de Raad van Bestuur van de Groep. COMMISSIE ETHIEK L 23
L ETHISCH HANDVEST 24 L ETHISCH HANDVEST
Total wil zijn ontwikkeling bouwen op een reeks waarden en principes die duidelijk zijn ethisch engagement en zijn verantwoordelijkheid in al zijn activiteitengebieden bevestigen. De verantwoordelijkheid van Total geldt met name ten opzichte van: zijn aandeelhouders, en heeft tot doel de goede rendabiliteit van hun investering te garanderen en hen regelmatig transparante en volledige informatie te verstrekken; zijn klanten, tegenover wie Total zich ertoe verbindt kwaliteitsproducten en -diensten te verschaffen en daarbij de veiligheidsnormen en milieuvoorschriften stipt na te leven; zijn medewerkers: Total heeft aandacht voor de ontwikkeling van hun professionele vaardigheden en voor hun werkomstandigheden, meer bepaald wat betreft hun veiligheid en de bescherming van hun gezondheid; zijn leveranciers en partners: aan de hand van heldere contractuele afspraken die worden nageleefd. Total verwacht van hen dat zij de uitgangspunten en gedragsprincipes van zijn Gedragscode respecteren; de burgermaatschappij: Total draagt bij tot de economische en sociale ontwikkeling van de landen waarin de Groep actief is en waarvan ze de wetten en voorschriften naleeft. Total heeft aandacht voor de bescherming van het milieu en zorgt ervoor geen inbreuk te plegen op de plaatselijke culturen. In het algemeen onderschrijft Total: de principes van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van 1948; de principes van de Internationale arbeidsorganisatie; de richtlijnen van de OESO ten behoeve van multinationale bedrijven;
de principes van het Wereldpact van de Verenigde Naties. Total respecteert de regels van vrije concurrentie en verwerpt elke vorm van corruptie. De Groep bemoeit zich niet met het politieke leven van de landen waarin ze werkzaam is. Total zet zich in voor een actieve bescherming van het milieu als onderdeel van een transparant duurzaam ontwikkelingsbeleid. Total verwacht dat alle medewerkers van de Groep een positieve bijdrage leveren aan het ethische beleid van de Groep, dat ze dagelijks uitdragen. Total vraagt hen dan ook, de waarden en principes van de Gedragscode te respecteren, meer in het bijzonder: zich strikt aan de geldende wetten en voorschriften te houden; de voorgeschreven regels met betrekking tot de bescherming van gezondheid, veiligheid en milieu strikt na te leven; duidelijke en eerlijke relaties op te bouwen met klanten, leveranciers en partners; de vertrouwelijkheid van professionele informatie te respecteren; loyaal en integer te zijn ten aanzien van Total en daarbij belangenvermenging of misbruik van voorkennis te vermijden; zich niet te bemoeien met het politieke leven van de landen waarin zij geen burgerrechten hebben; aandacht te hebben voor de kwaliteit van de menselijke relaties binnen de werkteams. Christophe de Margerie Algemeen Directeur
This version in Dutch language is a translation of the Total Code of Conduct. Only the English version has a legal reference. TOTAL S.A. September 2007 Ontwerp: - Foto's: Gary Cralle - Ryan McVay /Getty Images