RISICOBELEID VOOR HET CLIËNTENONDERZOEK INGEVOLGE DE WET TER VOORKOMING VAN WITWASSEN EN FINANCIEREN VAN TERRORISME (WWFT) Oktober 2012
RISICOBELEID ACIMON ADVICE VOOR HET CLIËNTENONDERZOEK INGEVOLGE DE WET TER VOORKOMING VAN WITWASSEN EN FINANCIEREN VAN TERRORISME (WWFT) INHOUD: 1 ALGEMEEN 2 STANDAARD CLIËNTENONDERZOEK 2.1 Cliënt/natuurlijk persoon 2.2 Cliënt/rechtspersoon 2.3 Vaststellen doel en aard van de beoogde relatie 2.4 Monitoring 3 VEREENVOUDIGD CLIËNTENONDERZOEK 4 CRITERIA VOOR AANVULLEND CLIËNTENONDEZOEK 4.1 Toelichting criteria m.b.t. cliënt, land van vestiging, zakelijke relatie 4.2 PEP status 5 AANVULLEND CLIËNTENONDERZOEK 1 ALGEMEEN De WWFT eist dat een cliëntenonderzoek wordt ingesteld alvorens een zakelijke relatie aan te gaan met een nieuwe cliënt dan wel een transactie te verrichten voor een nieuwe cliënt. Het cliëntenonderzoek dient risico-georiënteerd te zijn. In het onderhavige risicobeleid wordt invulling gegeven aan dit begrip. Het risicobeleid is afgestemd op de organisatie van ACIMON ADVICE en haar cliënten. Binnen ACIMON ADVICE is JOHN ROELSE & MONICA ROELSE-DE REUS aangewezen om eigenaar ACIMON ADVICE de naleving van de WWFT te bewerkstelligen. In het onderstaande wordt uitwerking gegeven aan de volgende onderwerpen: 1. Het cliëntonderzoek wordt afgestemd op de risicogevoeligheid voor witwassen en/of terrorismefinanciering van het type: a. Cliënt; b. Zakelijke relatie, product of transactie 1. 2. Identificatie en riskbased verificatie van de eventuele Ultimate Beneficial Owner (UBO) met een belang of zeggenschap van meer dan 25% 2. 3. Een aanvullend cliëntenonderzoek is verplicht bij zakelijke relaties en transacties met een verhoogd risico 3. 4. Voor cliënten (natuurlijke personen) die niet fysiek aanwezig zijn, dient een specifiek nader onderzoek plaats te vinden 4. 5. Een instelling dient een op risico gebaseerde procedure te hebben om te bepalen of een cliënt (natuurlijk persoon niet in Nederland woonachtig) een PEP is 5. 1 Art. 3 lid 4 Wwft 2 Art. 3 lid 2, onderdeel b Wwft juncto art 1, lid 1, onderdeel f Wwft 3 Art. 8 lid 1 Wwft 4 Art. 8 lid 2 Wwft 5 Art. 8 lid 4 Wwft juncto artikel 1, lid 1, onderdeel e Wwft (2)
2 STANDAARD CLIËNTENONDERZOEK 2.1 Cliënt/natuurlijk persoon Het wettelijk vereiste basisonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/natuurlijk persoon kan als volgt worden weergegeven: CLIENT/NATUURLIJK PERSOON Identificatie Verificatie door middel van Binnenlandse Cliënt Buitenlandse Cliënt Voornamen; Achternaam; Geboortedatum; Adres; Woonplaats of Plaats van vestiging (i.g.v. een onderneming van een natuurlijk persoon). Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron c.q. internationaal gebruikelijke bron* dan wel in persoon met behulp van een ID door instelling of door verwijzende instelling. Vertegenwoordiger (binnen- en buitenlands) Schema 2.1 Voornamen; Achternaam; Geboortedatum. Als boven doch alleen indien aanvullend onderzoek vereist is. * De volgende documenten voldoen in elk geval aan dit criterium 6 : a. Een geldig paspoort b. Een geldige Nederlandse identiteitskaart c. Een geldige identiteitskaart die is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat en is voorzien van een pasfoto en de naam van de houder d. Een geldig Nederlands rijbewijs e. Een geldig rijbewijs dat is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere ldistaat en is voor zien van een pasfoto en de naam van de houder f. Reisdocumenten voor vluchtelingen en vreemdelingen g. Vreemdelingendocumenten afgegeven op grond van de Vreemdelingenwet 2000. 6 Art 4 lid 1 Uitvoeringsregeling Wwft (3)
2.2 Cliënt/rechtspersoon Het wettelijk vereiste basisonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/rechtspersoon kan als volgt worden weergegeven: CLIENT/RECHTSPERSOON Identificatie Verificatie door middel van Binnenlandse Rechtspersoon Rechtsvorm; Statutaire naam; Handelsnaam; Vestigingsadres (adres, postcode, plaats); Statutaire Zetel; Registratienummer KvK. Buitenlandse Rechtspersoon Rechtsvorm; Statutaire naam; Vestigingsadres (adres, postcode, plaats) en/of andere identificerende gegevens. Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijk bron c.q. internationaal gebruikelijke bron.* Vertegenwoordiger rechtspersoon (binnen- en buitenlands) Ultimate Beneficial Owner Schema 2.2 Voornamen; Achternaam; Geboortedatum. Voornamen en/of initialen; Achternaam; Adres. Als boven doch alleen indien aanvullend onderzoek vereist is. Als boven doch alleen indien aanvullend onderzoek vereist is 7. * De volgende documenten voldoen in elk geval aan dit criterium 8 : a. Een uittreksel uit het handelsregister b. Een akte of verklaring opgemaakt onderscheidenlijk afgegeven door een in Nederland of een andere lidstaat gevestigde advocaat, notaris, kandidaat-notaris of een hiermee vergelijkbare, onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep c. Een document waaruit blijkt dat een kerkgenootschap of lichaam waarin zij is verenigd, is aangesloten bij het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken dan wel dat het kerkgenootschap of lichaam is aangemerkt als een instelling als bedoeld in artikel 6.33 eerste lid, onderdeel b, van de Wet inkomstenbelasting 2001 d. Een document waaruit blijkt dat een zelfstandig onderdeel van een kerkgenootschap als bedoeld in onderdeel c deel uitmaakt van dat kerkgenootschap en het kerkgenootschap voldoet aan het bepaalde sub c e. de statuten van een vereniging van eigenaars 9 die deel uitmaken van het reglement van de akte van splitsing 10 2.3 Vaststelling doel en aard van de beoogde relatie De Wwft eist de vaststelling van het doel en de aard van de beoogde relatie 11. Deze beide zullen vrijwel altijd al duidelijk zijn gezien de dienstverlening 12 die van de belastingadviseur of accountant gevraagd wordt en die veelal in de opdrachtbevestiging wordt vastgelegd. Bij enige twijfel dient 7 Art. 3 lid 1 onder b: Indien de cliënt een rechtpersoon, stichting of trust is dienen op risico gebaseerde maatregelen genomen te worden om inzicht te verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt. 8 Art 4 lid 2 Uitvoeringsregeling Wwft 9 Als bedoeld in artikel 112, eerste lid onderdeel e van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek 10 Als bedoeld in artikel 111 van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek 11 Wwft art 3 lid 2 12 Mvt TK 2007-2008, 31 238, nr 3 p. 18 (4)
nader onderzoek gedaan te worden, zo nodig in overleg met de intern verantwoordelijke functionaris. 2.4 Monitoring Indien een zakelijke relatie bestaat met een cliënt, dient deze cliënt, zijn handelwijze, de zeggenschaps- of eigendomsstructuur, vermogenssituatie, zakenrelatie en familierelaties (indien van toepassing) e.d. en zijn handelen regelmatig gemonitord te worden op veranderingen in het risicoprofiel. Deze monitoring dient plaats te vinden door degenen die de cliënt bedienen alsook waar mogelijk gecentraliseerd bijvoorbeeld op het niveau van de cliëntadministratie en de financiële administratie. (5)
3 VEREENVOUDIGD CLIËNTENONDERZOEK De WWFT maakt een vereenvoudigd onderzoek mogelijk. ACIMON ADVICE heeft er voor gekozen hiervan gebruik te maken op de volgende wijze. Soort cliënt Registratie bij DNB Zetel in EU of in een door de Minister aangewezen staat 13 Vereenvoudigd onderzoek 1 Kredietinstelling Ja Ja Ja 2 Financiële instelling Ja Ja Ja 3 Geldtransactiekantoor Ja Ja Ja 4 Levensverzekeraar (tenzij uitsluitend voor natura-uitvaartverzekeringen) Ja Ja Ja 5 Beleggingsonderneming Ja Ja Ja 6 Beleggingsinstelling Ja Ja Ja 7 Instelling met beursgenoteerde effecten binnen de EU Ja 8 100% dochter van een instelling genoemd onder 7 14 Ja 9 Cliënt met geld op derdenrekening advocaat of notaris Ja 10 Nederlandse overheidsinstanties Ja Schema 3.1 Het moet aantoonbaar zijn dat deze toetsing heeft plaatsgevonden. In het cliëntendossier wordt daartoe bijvoorbeeld een gedateerde print van de registratie bij De Nederlandse Bank 15 opgenomen waaruit blijkt dat sprake is van registratie in de gevallen 1 t/m 6 zonodig aangevuld met gegevens omtrent de vestigingsplaats. Voor de gevallen 7 en volgende dient eveneens uit bijvoorbeeld het cliëntendossier of de cliëntenadministratie te blijken dat cliënt onder de genoemde omschrijving valt. Indien blijkt dat een directielid, vertegenwoordiger of UBO[ 16 ] een PEP is, wordt aanvullend onderzoek ingesteld met behulp van een zoekmachine op het internet[ 17 ]. De WWFT kent nog meer gevallen waarin een vereenvoudigd cliëntenonderzoek mogelijk is 18. Omdat het niet eenvoudig kenbaar is of een cliënt hiervoor in aanmerking komt, wordt het vereenvoudigd cliëntenonderzoek in deze gevallen gedaan in overleg met en met toestemming van eigenaar ACIMON ADVICE. 13 Art 3 Uitvoeringsregeling Wwft van 25 juli 2008 wijst aan: Argentinië, Aruba, Australië, Brazilie, Canada, Frans Polynesië, Guernsey, Hongkong, Japan, Jersey, het eiland Man, Mayotte, Mexico, De Nederlandse Antillen, Nieuw Zeeland, de Russische Federatie, Singapore, Sint Pierre en Miquelon, de Verenigde Staten van Amerika, de Wallis-archipel en Futunaeiland, Zuid-Afrika en Zwitserland. 14 Art 2 Uitvoeringsbesluit Wwft van 15 juli 2008. 15 www.dnb.nl 16 NB: het is niet verplicht actief de PEP status van deze personen te controleren 17 NB: De instelling kan er voor kiezen een commerciële database hiervoor te gebruiken, waarin zgn PEP-lijsten zijn opgenomen en deze controle centraal en/of op de achtergrond plaats te laten vinden 18 Zie art. 6 WWFT en art. 3 Uitvoeringsregeling (6)
4 CRITERIA VOOR AANVULLEND ONDERZOEK In een aantal gevallen dient aanvullend onderzoek verricht te worden. Dit is deels expliciet voorgeschreven in de WWFT en deels overgelaten aan het risicobeleid van de instelling. Hoofdstuk 4 betreft de vaststelling in welke gevallen sprake is van een verhoogd risico zodat aanvullend onderzoek verplicht is. Hoofdstuk 5 betreft de wijze waarop dit onderzoek plaats dient te vinden. In de volgende schema s worden de criteria uiteengezet voor de gevallen waarin aanvullend onderzoek vereist is. NATUURLIJKE PERSONEN Binnenlandse Cliënt Buitenlandse Cliënt Vertegenwoordiger Cliënt/Natuurlijk persoon (binnen- en buitenlands) Schema 4.1 RECHTSPERSOON Binnenlandse rechtspersoon Buitenlands Rechtspersoon Vertegenwoordiger rechtspersoon (binnen- en buitenlands) Ultimate Beneficial Owner Schema 4.2 Criteria voor aanvullend onderzoek Cliënt niet fysiek aanwezig; Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie of transactie*. Cliënt niet fysiek aanwezig; Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie of Vestiging in land met verhoogd risico + verhoogd risico zakelijke relatie of PEP status. Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie of Vestiging in land met verhoogd risico + verhoogd risico zakelijke relatie of Criteria voor aanvullend onderzoek Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie of transactie*. Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie of Vestiging in land met verhoogd risico + verhoogd risico zakelijke relatie of * Criterium deels in te vullen door instelling, zie ook hierna. 4.1 Toelichting criteria met betrekking tot cliënt, land van vestiging, zakelijke relatie In deze paragraaf worden de criteria uitgewerkt voor de risicogevoeligheid voor witwassen en/of terrorismefinanciering van het type cliënt en zakelijke relatie of transactie. 4.1.1 Toelichting risico cliënt Ondermeer de volgende omstandigheden leiden tot een verhoogd risico voor een cliënt 19 : 1. Geen direct contact met de cliënt bij de aanvang van de relatie en daarna, wanneer dit wel voor de hand zou liggen; 2. Onduidelijkheid over de positie van tussenpersonen; 3. Onduidelijkheid over de wisseling van eigendom; 19 Deze richtlijnen zijn grotendeels ontleend aan de RBA Guidance for accountants van de FATF van 17 juni 2008. Omdat de risico s deels al zijn opgenomen in de WWFT en de schema s 4.1 en 4.2, beperken we ons hier tot de risico s die niet expliciet in de WWFT en schema s 4.1 en 4.2 zijn voorzien. (7)
4. Onduidelijkheid over de activiteiten van de onderneming; 5. Veelvuldige wijziging van de juridische structuur van de cliënt; 6. Directie lijkt te handelen op instructie van onbekende partij(en); 7. Nodeloos ingewikkelde structuur; 8. De keuze van cliënt voor ACIMON ADVICE ligt niet voor de hand gezien omvang, specialisatie of locatie van ACIMON ADVICE; 9. De cliënt is terughoudend of weigerachtig in het verschaffen van de relevante informatie of er bestaat twijfel over de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie; 10. Cliënten afkomstig uit delen van de wereld waar sprake is van (burger)oorlogen of andere gewapende conflicten; 11. Cliënten die veel met contant geld werken; 12. Cliënten met een niet verklaarbare voorkeur voor buitenlandse rechtsvormen; 13. Cliënten waarvan de bron van het vermogen onduidelijk is; 4.1.2. Toelichting risico land van vestiging Onderstaande landen van vestiging worden geacht een laag risico mee te brengen 20. Top CPI lijst Top CPI lijst vervolg Overige EU-staten 1 Australië 18 Luxemburg A Bulgarije 2 Barbados 19 Nederland B Griekenland 3 België 20 Nieuw Zeeland C Hongarije 4 Canada 21 Noorwegen D Italië 5 Chili 22 Oostenrijk E Letland 6 Cyprus 23 Portugal F Litouwen 7 Denemarken 24 Qatar G Malta 8 Dominicaanse republiek 25 Saint Lucia H Polen 9 Duitsland 26 Saint Vincent and the Grenadines I Roemenië 10 Estland 27 Singapore J Slowakije 11 Finland 28 Slovenië 12 Frankrijk 29 Spanje 13 Hong Kong 30 Uruguay 14 Ierland 31 Verenigd Koninkrijk 15 Ijsland 32 Verenigde Staten van Amerika 16 Israel 33 Zweden 17 Japan 34 Zwitserland Vestiginglanden die op de lijst van Non Co-operative Countries and Territories (NCCT) van de FATF 21 staan worden geacht een verhoogd risico op witwassen en/of terrorismefinanciering mee te brengen. 20 Deze lijst is gebaseerd op de Corruption Perceived Index 2008 (www.transparency.org) en bestaat uit de 34 staten met een confidence range beginnend boven de 6. Deze index betreft corruptie in de overheid en publieke sector. Een land met een overheid en publieke sector die lager dan 6 scoort op deze index zal ook in overige delen van de maatschappij corrupt gedrag vertonen en derhalve gevoelig zijn voor witwaspraktijken. De Overige EU-staten A t/m J zijn toegevoegd en worden als laag risico beschouwd omdat de EU-regelgeving o.a. op het gebied van witwassen ook van kracht is. NB: Afhankelijk van het type van de instelling en de markt waarin zij opereert kan deze lijst aangepast worden. De lijst is alfabetisch geordend t.b.v. de leesbaarheid, i.p.v. volgens ranking. Vetgedrukte staten behoren tot de EU. 21 http//www,fatf-gafi.org (8)
4.1.3 Toelichting risico zakelijke relatie (product of transactie) Bij de volgende zakelijke relaties of transacties is sprake van een verhoogd risico 22. 1. Transacties die niet passen bij de normale activiteiten van de cliënt; 2. Het opzetten van een onderneming die niet past bij de cliënt; 3. Bereidheid van cliënt om ongewoon hoge tarieven te willen betalen; 4. Grote internationale betalingen zonder duidelijke zakelijke reden; 5. Het opzetten van internationale structuren die eigendom of economisch belang verhullen bijvoorbeeld door gebruikmaking van trust, rechtspersonen met aandelen aan toonder enzovoort; 6. Het ontvangen van betalingen van onbekende partijen. 4.2 PEP status Een PEP is een persoon als bedoeld in de Uitvoeringsrichtlijn 23, tenzij deze de bedoelde functie langer dan één jaar geleden voor het laatst bekleedde, alsmede diens directe familie en naast geassocieerden. Van een PEP is sprake indien de betreffende persoon buiten Nederland woont. Het gaat om de volgende personen (dit zijn de hoofd-pep s ): staatshoofden, regeringsleiders, ministers en staatssecretarissen; parlementsleden; leden van hooggerechtshoven, constitutionele hoven en andere hoge rechterlijke instanties die arresten wijzen waartegen doorgaans geen verder beroep mogelijk is; leden van rekenkamers of van directies van centrale banken; ambassadeurs, zaakgelastigden en hoge legerofficieren; leden van bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende organen van overheidsbedrijven. Middelbare of lagere ambtenaren vallen niet onder de onder a) tot en met f) genoemde categorieën. Onder de onder a) tot en met e) genoemde categorieën vallen, waar toepasselijk, ook posten op internationaal niveau, waaronder EU-niveau. De directe familieleden zijn 24 : de echtgenoot of echtgenote; een partner die naar nationaal recht als gelijkwaardig met een echtgenoot of echtgenote wordt aangemerkt; de kinderen en hun echtgenoten of partners; de ouders. De naast geassocieerden zijn 25 : a. een natuurlijke persoon van wie bekend is, dat deze met een PEP de gezamenlijke uiteindelijke begunstigde is van juridische entiteiten of juridische constructies of met genoemde persoon andere nauwe zakelijke heeft; b. een natuurlijke persoon die alleen de juridische begunstigde is van een juridische entiteit of juridische constructie waarvan bekend is, dat deze is opgezet ten behoeve van de feitelijke begunstiging van de in lid 1 genoemde persoon. 22 Deze richtlijnen zijn grotendeels ontleend aan de RBA Guidance for accountants van de FATF van 17 juni 2008. Omdat de risico s deels al zijn opgenomen in de WWFT en de schema s 4.1 en 4.2 hiervoor, beperken we ons hier tot de risico s die niet expliciet in de WWFT en de schema s 4.1 en 4.2 zijn voorzien. 23 Zie de verwijzing in artikel 1, lid 1, onderdeel e Wwft naar artikel 2, lid 1, lid 2 en lid 3 van de Uitvoeringsrichtlijn 2006/70/EG. 24 Art. 2, lid 2 Uitvoeringsrichtlijn. 25 Art. 3, lid 3 Uitvoeringsrichtlijn. (9)
De nadruk in de omschrijving van de naast geassocieerden ligt op de zinsnede van wie bekend is. Naar de aanwezigheid van een naaste geassocieerde hoeft geen actief onderzoek ingesteld te worden. De vraag of een cliënt een direct familielid is van bijvoorbeeld een hoge legerofficier moet wel actief onderzocht worden. Indien er op grond van concrete aanwijzingen of vermoedens sprake kan zijn van een PEP, wordt de betreffende naam gecontroleerd met een zoekmachine op het internet of met een daarvoor bestemde internationale commerciële database 26. 26 NB: de instelling kan er voor kiezen bij cliënten betrokken personen uit bepaalde landen (vgl lijst onder 4.1.2 systematisch te controleren. (10)
5 AANVULLEND CLIËNTENONDERZOEK Het aanvullend cliëntenonderzoek kan als volgt schematisch worden weergegeven. Type cliënt Criteria voor aanvullend onderzoek Inhoud aanvullend onderzoek Aanvullende procedure van de instelling Binnenlandse Cliënt /Natuurlijk persoon Buitenlandse Cliënt /Natuurlijk persoon Vertegenwoordiger Cliënt/Natuurlijk persoon (binnenen buitenlands) Cliënt niet fysiek aanwezig; Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie. Cliënt niet fysiek aanwezig; Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie of Vestiging in land met verhoogd risico + verhoogd risico zakelijke relatie of PEP status Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie of Vestiging in land met verhoogd risico + verhoogd risico zakelijke relatie of Nader onderzoek naar cliënt; Onderzoek naar herkomst vermogen gebruikt bij transactie/relatie. Achtergrondinfo inzake hoofd-pep; Bron vermogen PEP i.v.m transactie/relatie vaststellen. Nader onderzoek naar cliënt; Onderzoek naar herkomst vermogen gebruikt bij transactie/relatie. Onderzoek internet m.b.v. webbrowser of gebruik van business information provider; Beslissing eigenaar Acimon Advice. Binnenlandse Rechtspersoon Buitenlandse Rechtspersoon Vertegenwoordiger rechtspersoon (binnen- en buitenlands) Ultimate Beneficial Owner Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie of transactie*. Verhoogd risico cliënt + verhoogd risico zakelijke relatie of Vestiging in land met verhoogd risico + verhoogd risico zakelijke relatie of Nader onderzoek naar cliënt; Onderzoek naar herkomst vermogen gebruikt bij transactie/relatie. Nader onderzoek naar cliënt en vertegenwoordiger; Onderzoek naar herkomst vermogen gebruikt bij transactie/relatie. Nader onderzoek naar UBO en de juridische relatie tot cliënt; Verificatie identiteit (bij twijfel); Onderzoek internet m.b.v. webbrowser of gebruik business information provider; Beslissing eigenaar Acimon Advice. In overleg met eigenaar Acimon Advice: Juridische band van UBO met cliënt onderzoeken (internet of business provider) en controleren en/of verificatie identiteit van betrokkenen. Schema 5.1 (11)