Provincie Vlaams-Brabant Arrondissement Halle-Vilvoorde UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD GEMEENTEBESTUUR Zitting van donderdag 24 september 2015 van SINT-PIETERS-LEEUW Aanwezig : Luc Deconinck, burgemeester-voorzitter; Jos Speeckaert, Jan Desmeth, Luc Van Ruysevelt, Marleen De Kegel, Lucien Wauters, Gunther Coppens, Bart Keymolen, schepenen; Jean Cornand, Annie Mathieu, Kathleen D'Herde, Marleen Bosmans, Joseph Van Cutsem, Wim Peeters, Praxedes Vargas-Garcia, Georgios Karamanis, Eddy Longeval, Lydie De Smet, Guy Jonville, Michel Miedzinski, Jenny Sleeuwaegen, Nicole Billens, Gust Crabbe, Katleen Bury, Raymond Stiens, Herwig Smeets, Hilde Van Impe, Kim Paesmans, Godefroid Pirsoul, Raimondo Palermo, Alain Carremans, leden; Paul Defranc, OCMW-voorzitter / schepen. Walter Vastiau, gemeentesecretaris. Jeugddienst Raad nr. 2015SE124019 Onderwerp Gebruiksreglement polyvalente zaal Laekelinde - goedkeuring. De Raad, Aanleiding Het concessiecontract voor levering van dranken in de polyvalente zaal van Laekelinde loopt ten einde op 30 september 2015. Er werd een nieuw bestek voor deze dienstverlening opgemaakt. Juridische gronden Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en alle latere wijzigingen. Meerjarenplan 5 Ontwikkel-, speel- en ontmoetingskansen voor kinderen en jongeren aanbieden via de lokale jeugdwerkinitiatieven. 5.1. Ondersteuning bieden aan het jeugdwerk. 5.1.3. Infrastructuur. Adviezen en visum Advies jeugdraad dd. 06 augustus 2015. Motivering Aangezien er een aantal nieuwe bepalingen zijn in het bestek voor levering van dranken in de polyvalente zaal, moet ook het gebruiksreglement worden aangepast. Financiële impact Tarieven goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad dd.19 december 2013.
Met algemene stemmen Besluit Artikel 1. GEBRUIKSREGLEMENT POLYVALENTE ZAAL LAEKELINDE VANAF 01.01.2016 1 Beschrijving van de polyvalente zaal Gelijkvloers (oppervlakte 180m²): 1) inkomhal + sas 2) vestiaire + opslagruimte drank leverancier 3) tapruimte 4) toog 5) opbergruimte (vaatwasser, poetsmateriaal, douche) 6) fuifzaal 7) sanitair vrouwen (3 toiletten) 8) toilet voor personen met een beperking 9) sanitair mannenn (3 urinoirs, 1 toilet) De zaal heeft op de benedenverdieping 3 nooddeuren Bovenverdieping (oppervlakte 70m²): 10) toog 11) open ruimte 12) open ruimte
De zaal heeft op de bovenverdieping 2 nooddeuren. Backstageruimte Niet ingericht. Totale oppervlaktee De totale oppervlakte van de zaal (boven en benedenverdieping) die toegankelijk is voor het publiek bedraagt 240 m². De maximumcapaciteit bedraagt 400 personen. De organisato houdt bij de verkoop van de toegangskaarten rekening met de maximumbezetting van de polyvalente zaal. 2 Tarieven en afspraken Wie mag tegen welk tarief, wanneer reserveren? Activi Weekactiviteit Weekendtarief socio-culturele activit Weekendtarief fuif Jaarabonnement Reservatiemogelijkheid Categorie Categorie B Categorie C A 35 EUR 50 EUR 75 EUR teit 75 EUR 125 EUR 150 EUR 250 EUR 350 EUR 450 EUR 300 EUR 500 EUR 600 EUR 1 jaar op 6 maanden 4 maanden voorhand op voorhand op voorhand Categorie D 100 EUR 175 EUR 550 EUR 700 EUR 4 maanden op voorhand Categorie A Categorie B Categorie C Categorie D Erkende jeugdwerkinitiatieven binnen de gemeente. Andere erkende verenigingen binnen de gemeente. Jeugdwerkinitiatieven buiten de gemeente, andere categorieën zonder winstoogmerk niet behorend tot A en B. Particulieren of bedrijven met winstoogmerk (bv. Klassenfuiven). Weektarief: per dagdeel van maximum 4 opeenvolgende uren, van maandag t.e.m. donderdag voor repetities, cursussen, voorstellingen. Jaarabonnement: maximum 1 x per week gedurende maximum 4 opeenvolgende uren tijdens de weekdagen, tenzij anders overeengekomen. In dit geval wordt het tarief aangepast volgens het gebruik. Een jaarabonnement dient jaarlijks schriftelijk door de vereniging te worden aangevraagd.
Weekendtarief: per dag, van vrijdag t.e.m. zondag. Eerste dag: volledig tarief, vanaf de tweede dag: ½ van het tarief per dag. Fuif: een activiteit waarbij de mogelijkheid wordt geboden om drank te nuttigen en te dansen op elektronisch versterkte muziek. Socio-culturele activiteit: activiteiten die sociale contacten bevorderen met als doel samen iets bijleren, deelnemen aan cultuur en mensen stimuleren om zich in te zetten voor anderen Afspraken Leeuwse jeugdwerkinitiatieven kunnen eenmaal per jaar de zaal gratis gebruiken voor culturele activiteiten (niet van toepassing op fuiven). Elke vereniging mag maximum 1 weekactiviteit per week inrichten tenzij anders overeengekomen met het gemeentebestuur. Per weekend kan slechts één vereniging of initiatief gebruik maken van de zaal tenzij anders overeengekomen met het gemeentebestuur. Wanneer een feestdag op een weekdag valt, krijgen activiteiten die normaal onder het weekendtarief vallen voorrang op weekactiviteiten. Voor deze activiteiten wordt het weekendtarief aangerekend. Wanneer geen fuiven gereserveerd werden, kunnen weekactiviteiten doorgaan aan het weektarief. Voorbeeld: Op woensdag 25 december (kerstmis) krijgt een fuif voorrang op andere, vaste activiteiten die normaal op woensdag doorgaan in de zaal. Laekelinde is toegankelijk tot 23 uur gedurende weekdagen en tot 03u00 tijdens het weekend (indien vooraf een nachtvergunning werd bekomen), tenzij anders overeengekomen met het gemeentebestuur. Het doorverhuren van de zaal aan derden is verboden. Afwijkingen zijn enkel mogelijk na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.. 3 Concrete afspraken vooraf De verantwoordelijke moet minimum 20 jaar zijn. Bij klassenfuiven stellen ouders of leerkrachten zich verantwoordelijk. Voor de organisatie van fuiven wordt een afsprakennota met wettelijke bepalingen door de verantwoordelijke organisator ondertekend. De jeugdcentrumverantwoordelijke geeft een rondleiding in de zaal voor de bediening van toog, technische installaties en voor het aftekenen van het document staat van bevinding. Openbare evenementen zijn onderworpen aan een kennisgeving aan de burgemeester. De kennisgeving moet schriftelijk (minstens 45 kalenderdagen voor de geplande datum) worden ingediend bij het Evenementenloket: Dienst Maatschappelijke Veiligheid - 02 371 22 93. 4 Vaste kosten De huursom, waarborg, nachtvergunning, verzekering, belasting op de verkoop van etenswaren zoals vermeld op het aanvraagformulier, worden door het gemeentebestuur gefactureerd aan de vereniging. De organisator kan intekenen op een abonnementenpolis verzekering contractuele en burgerlijke aansprakelijkheid. Het tarief varieert per activiteit en wordt vermeld op het aanvraagformulier. Indien de huurder niet intekent op de abonnementenpolis moet de huurder kunnen aantonen in orde te zijn met de contractuele en burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering. Waarborg voor alle weekactiviteiten en gewone weekendactiviteiten: 350 euro, voor fuiven en jaarabonnementen: 400 euro.
5 Voorwaarden verkopen van (alcoholische) drank Het gemeentebestuur werkt samen met enkele drankenhandelaars uit de buurt waaruit de huurder kan kiezen om dranken af te nemen. De prijzen van de dranken worden door de huurder zelf met de drankenhandelaar van hun keuze (uit lijst) bedongen. Dranken worden geschonken in ecobekers die ter beschikking worden gesteld. De organisator stelt hiervoor een inzamelsysteem op zonder waarborg te vragen. De organisator is verantwoordelijk voor het naleven van alle afspraken en heersende regelgevingen, het is verboden alcohol te schenken aan -16 jarigen en sterke drank aan -18 jarigen. Een machtiging voor het schenken van cocktails kan aangevraagd worden bij de jeugddienst. Het is verboden alcoholische dranken met een alcoholpercentage boven de 25 % te schenken. Sterke drank met een maximum alcoholpercentage van 25 % moet aangelengd worden volgens de berekening: maximum 1/3 alcoholische drank en minimum 2/3 niet alcoholische drank. 6 Verkoop van etenswaren Het gebruik van een frietketel, bakplaten e.a. is ten strengste verboden in de zaal. Afwijkingen van deze regel zijn enkel mogelijk na goedkeuring door college van burgemeester en schepenen. Het gebruik van een frietketel of een gasfles is ten strengste verboden (zowel binnen als buiten), uitgezonderd bij het inhuren van mobiele eetkramen. De uitbaters van de eetkramen moeten in orde zijn met alle wettelijke bepalingen (brandveiligheid, verzekering Burgerlijk Aansprakelijkheid, leurderskaart, ). Voor het uitbaten van een eetkraam moet een aanvraagformulier om toelating tot het innemen van een standplaats ingediend worden bij de gemeentelijke jeugddienst. 7 Afspraken de dag van de activiteit De organisator is zelf verantwoordelijk voor het binnenlaten van de P.A. De organisator zorgt zelf voor WC-papier, vuilniszakken, handdoeken, schotelvodden, vloertrekker, afwasproducten. De verantwoordelijke van de organisatie dient zichtbaar (met een fluo vest) aanwezig te zijn tijdens de gehele duur van de activiteit. Zijn/haar naam, adres en telefoonnummer dienen opgegeven te worden in de huurovereenkomst en op het aanvraagformulier. De jeugdcentrumverantwoordelijke of zijn/haar vervanger krijgen gedurende de hele duur van de activiteiten vrije toegang tot de zaal. De huurder mag de activiteiten in de andere ruimten niet storen. De huurder moet voorkomen dat vandalisme wordt toegebracht aan de infrastructuur. 8 Veiligheid De organisator is verplicht bij het betreden van de zaal om de inbraakbeveiliging van de deuren te halen en te stockeren op een veilige plaats. Doorgangen en nooduitgangen in de zaal dienen steeds te worden vrijgehouden. Er mag geen meubilair geplaatst worden voor de trappen. Affiches mogen enkel tegen de affichezuil en tegen de bakstenen of houten wanden aangebracht worden, niet op geverfde muren of deuren. Het gebruik van licht ontvlambare stoffen of brandonveilige versieringen is verboden.
Bij gevaarlijke situaties dient de muziek onmiddellijk te worden stopgezet. De organisator moet kunnen garanderen dat de hulpdiensten altijd (voor/tijdens/na de activiteit) het gebouw kunnen betreden en het terrein kunnen bereiken. Om de hulpdiensten een vlotte doorgang te verlenen is het verboden te parkeren op het terrein voor het jeugdhuis en de polyvalente zaal, met uitzondering van 1 wagen van de P.A. Security moet herkenbaar zijn tijdens de fuif. 9 Opkuis en afsluiten van de zaal De organisator moet na afloop de zaal achter laten in de staat waarin deze zich bevond voor aanvang van de activiteit. a) Einde activiteit Een half uur voor sluitingsuur moet de vaatwasser worden opgezet. Een half uur voor sluitingsuur moet er rustigere muziek worden gespeeld. Op het sluitingsuur moet de muziek worden stopgezet en moet de zaal worden ontruimd. b) Materiaal Na afloop van de activiteit moet de zaal onmiddellijk worden leeggemaakt. De dranken dienen te worden gestapeld in de opbergruimte. Afwijkingen op deze regel zijn enkel mogelijk na goedkeuring van het gemeentebestuur. c) Schoonmaak Na afloop van de activiteit dienen alle ecobekers met de vaatwasser te worden gereinigd, gedroogd en gestapeld volgens de geafficheerde richtlijnen. De huurder verbindt er zich toe de gebruikte infrastructuur afvalvrij achter te laten, d.w.z. alle losliggend vuil op te ruimen (inclusief togen, trappen, sanitair, deurposten, tegels, ingang, vestiaire, deurmat, vuilbakken toilet, ). De huurder verbindt er zich toe alle togen en verwarmingstoestellen te poetsen. Het zwerfvuil rondom het gebouw dient te worden opgeruimd. Borstels worden ter beschikking gesteld van de organisator en worden teruggeplaatst in de berging. Restafval wordt verzameld in vuilniszakken en in de molokcontainer gegooid (geen glas of papier en karton). De huurder dient de glazen flessen te deponeren in een daartoe voorziene container. Tegen een vergoeding ( 31 per begonnen uur + 15 administratie kosten) kan het verzamelde afval (glas, papier en karton) in de week na de fuif opgehaald worden door bevoegde gemeentediensten. Na afloop worden de frigo s geleegd en met een droge vod uitgeveegd en open gezet. Kosten die voortkomen uit schade of het niet naleven van afspraken en onvoldoende reinigen van infrastructuur en materiaal worden afgehouden van de waarborg. d) Afsluiten zaal Bij het afsluiten van de zaal: o worden alle lichten gedoofd; o wordt de thermostaat van de verwarming afgezet (10 C); o wordt de beveiliging op de nooddeuren geplaatst; o wordt het alarm opgezet; o worden de deuren gesloten. De jeugdcentrumverantwoordelijke controleert de zaal de eerste werkdag na de activiteit. Eventuele schade aan de infrastructuur evenals het aantal niet gereinigde, beschadigde en/of verdwenen ecobekers worden door de jeugdcentrumverantwoordelijke genoteerd op de staat van bevinding.
Indien de organisator niet aanwezig is tijdens de controle, verklaart deze zich automatisch akkoord met de staat van bevinding. 10 Verantwoordelijkheid huurder De organisator is integraal verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie, participanten). Hij/zij dient toe te zien of de gemaakte afspraken worden nageleefd. Van zodra de sleutel overhandigd is, kan het gemeentebestuur niet aansprakelijk worden gesteld bij diefstal of beschadiging van materiaal. De huurder beschikt vrij over het gehuurde lokaal en het beschikbare meubilair, binnen de globale veiligheids- en huurvoorschriften. De huurder is verantwoordelijk voor het handhaven van de orde op het volledige terrein Laekelinde en de parking. Bij het niet naleven van het huur- en gebruiksreglement wordt een vergoeding ingehouden van de waarborg. 11 Vergunningen aanvragen aansprakelijkheid Reglementen Laekelinde De organisator is verplicht zich te houden aan het gebruiksreglement voor de ecobekers, tenzij anders overeengekomen met het gemeentebestuur. De organisator is verplicht zich te houden aan het afficheringsreglement. Nachtvergunning De nachtvergunning wordt samen met het aanvraagformulier ingediend. Hiervoor wordt 12,50 euro aangerekend. Als deze niet wordt betaald, kan er geen nachtvergunning worden verkregen. Sabam Bij het spelen van muziek tijdens een activiteit dient de huurder in orde te zijn met SABAM. SABAM kan via de jeugddienst worden aangevraagd. SABAM factureert rechtstreeks aan de vereniging. Security Het is verplicht om minimum 6 security vrijwilligers aan te stellen tijdens de fuif. Zij gaan het gedrag van personen na met het oog op de veiligheid gedurende de hele fuif. De security vrijwilligers moeten voldoen aan volgende voorwaarden: o geen strafblad hebben; o bepaalde beroepen (privédetective, wapenhandelaar, ) niet uitoefenen; o de laatste 5 jaar geen lid zijn geweest van een politiedienst; o minstens 18 jaar (voor de uitvoerders) en 21 jaar (voor de leidinggevende) zijn; o een sterke band met de vereniging kunnen aantonen; o hun diensten kosteloos aanbieden. Verzekering Het gemeentebestuur beschikt over een verzekering waarbij de oorzaak brand, beschadiging of diefstal aan de infrastructuur verzekerd is met de clausule afstand van verhaal, behoudens nalatigheid. De huurder is zelf volledig verantwoordelijk voor alle door hem gebruikte of tentoongestelde voorwerpen en dient deze dus desgewenst zelf te verzekeren. Schadegevallen worden door de jeugdcentrumverantwoordelijke via de abonnementenpolis doorgegeven aan de verzekering. Nadat eventuele schade aan de infrastructuur door de verzekeringsmaatschappij is vergoed, wordt de waarborg aan de organisator teruggegeven. Geluidsnormen De organisator is steeds verantwoordelijk voor de toepassing van de wettelijke geluidsnormen. In geval van overschrijding van deze geluidsnormen, zijn boetes ten laste van de organisator.
Het gemeentebestuur hanteert een maximaal geluidsniveau van 95 dba Laeq 15min. De organisator is verplicht om het meetsysteem gedurende de hele activiteit aan te sluiten en zichtbaar op te stellen. Uitzonderingen op de reglementering betreffende het geluidsniveau worden voorgelegd aan van het college van burgemeester en schepenen. De organisator dient de nodige maatregelen te treffen om in orde te zijn met de wetgeving. Geluidsmeter Bij het gebruik van de polyvalente zaal voor muziekactiviteiten (fuiven ) wordt de geluidsmeter verplicht ontleend. De geluidsmeter blijft gedurende het hele evenement aanwezig in de polyvalente zaal. De geluidsmeter wordt niet doorverhuurd aan derden. De geluidsmeter wordt de eerste werkdag na het evenement gecontroleerd op beschadigingen. Bij schade, verlies of diefstal worden de herstellingskosten of vervangingskosten betaald door de verantwoordelijke van de activiteit. De verantwoordelijke mag in geen geval overgaan tot het zelf herstellen of laten herstellen van eventuele schade. De organisator van de muziekactiviteit is verantwoordelijk voor de geluidsmeter. Bij schade, diefstal of verlies van de geluidsmeter brengt de ontlener de jeugdcentrumverantwoordelijke de eerste werkdag na de activiteit op de hoogte. Rookverbod Er geldt een algemeen rookverbod in de polyvalente zaal Laekelinde. De organisator van de activiteit dient erop toe te zien dat het rookverbod wordt nageleefd. Algemene voorwaarden Dit gebruiksreglement gaat voor op het reglement met algemene voorwaarden voor de infrastructuur van het Vlaams Trefpunt Laekelinde. 12 Definities: Een erkende jeugdvereniging: is een jeugdvereniging die erkend is door het gemeentebestuur van Sint-Pieters-Leeuw na advies van de jeugdraad (gemeentelijke adviesraad). Een erkende vereniging is een vereniging die erkend is door het gemeentebestuur van Sint-Pieters-Leeuw na advies van de volgende gemeentelijke adviesraden van de gemeente Sint-Pieters-Leeuw: de Cultuurraad (socio-culturele verenigingen), de sportraad (sportverenigingen), de jeugdraad (jeugdverenigingen), de seniorenraad (seniorenverenigingen), de GROS (ontwikkelingshulp), de raad voor Lokale economie en de milieuraad (milieuverenigingen). Deze lijst is limitatief. Een niet-erkende vereniging is elke andere vereniging die niet aan de voorwaarde van een erkende vereniging van Sint-Pieters-Leeuw voldoet. Er wordt geen onderscheid gemaakt of deze vereniging in Sint-Pieters-Leeuw gevestigd is of niet. Een instelling of vereniging, die lessen organiseert, waarbij de lessen kunnen worden bijgewoond voor alle inwoners van Sint-Pieters-Leeuw, wordt gelijkgeschakeld met een erkende vereniging van Sint-Pieters-Leeuw voor zover zij deze lessen in het Nederlands geeft (met uitzondering van taallessen). Bedrijven en/of particuliere personen en/of andere: alles wat niet valt onder de eerste drie punten, valt automatisch onder de definitie bedrijven en/of particuliere personen. Een bedrijf onderscheidt zich van een vereniging, doordat het personeel in dienst heeft.
Politieke partijen, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, kunnen gratis gebruik maken van het fractielokaal in het gemeentehuis voor hun politieke werking. Indien zij een zaal willen huren in één van de gebouwen van de gemeente, worden zij gelijkgeschakeld met de erkende verenigingen van Sint-Pieters-Leeuw. Intercommunales, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en alle andere instellingen, waar de gemeente Sint-Pieters-Leeuw via OCMW, politie of gemeente lid is van de Algemene Vergadering, worden gelijkgeschakeld met de erkende verenigingen. Dit reglement zal op geregelde tijdstippen worden geactualiseerd en waar nodig bijgestuurd. Ondergetekende verklaart dit reglement en de afsprakennota voor fuiven te hebben gelezen en te respecteren. Verantwoordelijke organisatie Datum Artikel 2. Het aangepaste gebruiksreglement gaat in voege vanaf 01/01/2016. In opdracht : De Gemeentesecretaris, (get.) Walter Vastiau De Voorzitter, (get.) Luc Deconinck VOOR EENSLUIDEND AFSCHRIFT Sint-Pieters-Leeuw, 5 oktober 2015 De Gemeentesecretaris, De Burgemeester, Walter Vastiau Luc Deconinck