Bedrijfsintroductie Euro-Com International B.V. Euro-Com International B.V. Auteur: Remco Kok Operationeel directeur In samenwerking met: Malon Hamoen Algemeen directeur Januari 2014
Inhoudsopgave 1. Algemene Informatie 3 2. Contactinformatie 4 3. Beschrijving van het bedrijf 4 4. Referenties 5 5. Kwaliteit 6 6. Linguïsten 9 7. Projectmanagement 10 8. Kerncompetenties 11 9. Overige diensten 12 10. Software & CAT tools 13-2 -
1. Algemene informatie Volledige wettelijke naam Euro-Com International B.V. Adres Energieweg 4 Plaats Renkum Postcode 6871 KB Land Nederland Telefoonnummer +31 (0)317 316690 Faxnummer +31 (0)317 311304 URL website www.euro-com.net Opgericht 2004 Btw-nummer NL.8135.03.206.B01 Management CEO: Dhr. J.J. Hamoen, COO: Dhr. R.M.N. Kok, CFO/Managing Director: Mevr. M.R. Hamoen-Giraldi - 3 -
2. Contactinformatie Eerste contactpersoon Remco Kok (of Malon Hamoen) Primair e-mailadres remcokok@euro-com.net Primair telefoonnummer +31 (0)317 316690 Primair faxnummer +31 (0)317 311304 3. Omschrijving van het bedrijf Euro-Com International B.V is in 2004 door lokalisatieprofessionals opgericht. Sindsdien verzorgen wij een groeiend aantal projecten voor verschillende andere vertaalbureaus en een aantal directe klanten, waardoor wij onze activiteiten elk jaar met 20-50% uit kunnen breiden. De omzet van vorig jaar (2013) bedroeg ongeveer 2.970.000. Ons voornaamste doel is, onze klanten een complete oplossing aan te bieden in de vorm van een volledig dienstenpakket (vertaling-revisie-proeflezen) voor een scherpe prijs. Wij beschikken over interne proeflezers en gespecialiseerde linguïsten voor vertalingen naar het NL/DE/EN. Veel klanten werken ook met ons samen voor vertalingen naar de Scandinavische talen, die wij steevast met een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding aanbieden. Voor de overige talen laten wij de revisie uitsluitend uitvoeren door gespecialiseerde vertalers waar wij sinds lange tijd mee samenwerken, om zo de gewenste kwaliteit te kunnen waarborgen. Bedrijfsmissie Wij leveren hoogwaardige vertalingen en helpen onze klanten zakelijk succes te boeken op de internationale markt. Flexibiliteit, scherpe prijzen, nauwe communicatie en snelle reacties op verzoeken van klanten zijn belangrijke pijlers binnen onze organisatie en kenmerken de manier waarop wij samenwerken. Geografisch bereik Het hoofdkantoor is gevestigd in Nederland met een partnerkantoor in de VS: Klanten in de VS: 12 vertaalbureaus en verschillende directe klanten. Klanten in Azië: 30. Europese vertaalbureaus waar wij mee samenwerken: 8 Duitse, 3 Scandinavische, 5 Britse, 8 Nederlandse en 4 Franse. Directe klanten: meer dan 400, waarvan de meeste in Europa. - 4 -
Aantal projectmanagers (zonder partnerkantoren): 14; aantal interne linguïsten: 3; overig ondersteunend personeel: 8 (verkoop, beheer, IT). 4. Referenties Door deze informatie te verlenen, geven wij u het recht om uitsluitend voor referentiedoeleinden contact op te nemen met deze klanten. Het is de ontvanger van deze informatie niet toegestaan contact met deze klant op te nemen voor andere redenen dan het verkrijgen van referenties met betrekking tot deze introductie. Katarina Wester Director of Project Management / Vendor Management AAC Global AB/Interverbum Erstagatan 1 F, Box 4619, SE-116 91 Stockholm, SWEDEN Phone +46 8 457 88 00 E-mail: Katarina.Wester@aacglobal.com Soorten vertalingen: sinds 8 jaar: verschillende soorten: technisch, medisch, marketing, IT, juridisch, etc. Belangrijkste talen: EN<>DE,IT,NL,FR,PT,BPT,ES. Sinds vorig jaar ook regelmatig EN<>SV,DA,NO,FI. - 5 -
5. Kwaliteit De standaard kwaliteitscontroles voor vertalingen (i.e. hoe wij de nauwkeurigheid van een vertaling waarborgen) zijn: Vertalen & proeflezen Onze standaardprocedure is TEP ( Translation-Editing-Proofreading, i.e. vertalen & reviseren/proeflezen in een tweede stap). - Bijna al onze werkzaamheden worden uitgevoerd door freelancers met de vereiste specialisatie voor het desbetreffende project. - Na het vertalen worden de bestanden door een van onze editors gereviseerd. Voor vertalingen naar het DE/NL & EN beschikken wij over interne editors. Ons partnerkantoor in de VS beschikt over interne proeflezers voor Aziatische talen en Tagalog. Voor IT & ES en andere talen hebben wij toegewijde, gespecialiseerde proeflezers, met wie wij al lange tijd succesvol samenwerken. - Voordat de bestanden aan de klant worden geleverd, worden ze op volledigheid gecontroleerd. - Ons principe is dat onze klanten de geleverde bestanden niet opnieuw hoeven te bekijken. Kwaliteitsborging Wij onderwerpen al onze vertalingen aan kwaliteitscontroles voordat ze geleverd worden. Wij controleren op: - Onvertaalde segmenten - Interpunctiefouten - Doel gelijk aan bron - Inconsistentie in bron - Inconsistentie in doel - Niet-overeenkomende tags - Niet-overeenkomende getallen - Niet-overeenkomende essentiële termen Euro-Com gebruikt de geïntegreerde kwaliteitscontrolefuncties van onze CAT-software en maakt bovendien gebruik van Apsic Xbench en (voor het Frans) van Antidote. Projectmanagement Wij gebruiken Plunet als ons projectmanagementsysteem. Plunet helpt ons om deadlines, gedetailleerde informatie over projecten (woordenlijsten, TM s, etc.) en onze vertalersdatabase bij te houden, zodat we altijd de juiste persoon voor uw project kunnen vinden. Het programma helpt ons ook om onze - 6 -
projecten zodanig te beheren dat soortgelijke vertalingen over het algemeen door dezelfde vertalers worden gedaan. Testvertalingen en voorbeelden Omdat wij zijn gebonden aan geheimhoudingsovereenkomsten, kunnen wij geen documenten verstrekken die voor anderen zijn vertaald. Indien gewenst kunt u ons een testvertaling sturen (maximaal 400 woorden) voor elke gewenste talencombinatie. Wij verzorgen tevens beëdigde vertalingen. Ons prestatiebeoordelingsprogramma Linguïsten moeten eerst via onze sollicitatieprocedure worden goedgekeurd. Bij deze procedure worden de vertalingen van de linguïsten altijd nagekeken: wij vragen onze interne of externe proeflezers om feedback over de kwaliteit te geven. Vooral de eerste projecten worden nauwgezet gecontroleerd en in geval van twijfel over de kwaliteit van het werk van een bepaalde linguïst, wordt dit aangegeven in onze database. Bij grote of tijdgevoelige projecten houden wij de voortgang van onze linguïsten indien nodig nog intensiever in de gaten. Certificaties Lidmaatschappen: VViN (Vereniging van Vertaalbureaus in Nederland, voorheen ATA Association of Translation Agencies), GALA (Globalization and Localization Association) en EUATC (European Union of Associations of Translation Companies). ProZ.com Certified PRO Network. Gecertificeerd gebruiker van Plunet. Wij gebruiken een ISO 9000-kwaliteitssysteem. Wij zijn binnenkort ISO 9000- gecertificeerd (de procedure hiervoor zal in April 2014 voltooid zijn). Onze operationeel directeur, Remco Kok, is auditor voor ISO 9000 geweest en binnen ons bedrijf passen wij ISO 9000 kwaliteitsprocedures toe bij het registreren van kwaliteitsniveaus, procedures en klachten volgens de ISO 9000-norm. Vragen & klachten Bij het vertalen zijn altijd mensen betrokken. Ook al wordt de TEP-procedure strikt nageleefd, het is niet realistisch om altijd foutloze resultaten te verwachten, vooral - 7 -
omdat sommige werkzaamheden, zoals marketinggerelateerde vertalingen, afhankelijk zijn van voorkeuren over de manier waarop bepaalde dingen het best uitgedrukt kunnen worden. Dat neemt niet weg dat wij er altijd naar streven om zeer hoogwaardige vertalingen te leveren door de hierboven genoemde procedures te volgen. Als wij een klacht ontvangen, wordt de desbetreffende projectmanager hiervan op de hoogte gesteld. Elke klacht wordt in ons kwaliteitssysteem gedocumenteerd. Afhankelijk van het soort klacht zijn er verschillende handelwijzen. Als het gaat om de kwaliteit van een vertaling, passen wij een procedure toe waarbij wij u de relevante feedbackformulieren toesturen om de problemen precies te kunnen identificeren. De laatste persoon die aan de vertaling heeft gewerkt (normaal gesproken de proeflezer) wordt om feedback gevraagd. Indien nodig wordt de feedback bevestigd door middel van een derde proeflezing. Afhankelijk van de uitkomst van deze procedure worden corrigerende maatregelen getroffen (relevante items worden in onze vertalerdatabase gedocumenteerd, procedures worden aangepast of methodes worden verbeterd om soortgelijke klachten te voorkomen) en/of de klant wordt een compensatie aangeboden. Enkele voorbeelden van hoe wij kwaliteitsverbeteringen aan onze klanten hebben geleverd Onlangs hebben wij via AAC Global (een van onze hierboven genoemde klanten) een update van de handleidingen van een van de grootste wereldwijde multinationals op het gebied van constructie en industriële automatisering uitgevoerd. Zo n 700.000 woorden werden naar het DE/FR/IT vertaald en een kleiner aantal naar het NL/PT/DA (waarvan meer dan de helft ooit al eens vertaald was). Voor elke taal hebben wij een team van linguïsten samengesteld om zo een nog hoger kwaliteitsniveau te waarborgen. De klant was zeer tevreden over het door ons in de afgelopen jaren geleverde werk. Verder gebruiken wij een aantal verbeterde CAT-tools en onderhoudssystemen voor termen en woordenlijsten om klanten die hierom vragen vertalingen van een nog hogere kwaliteit te kunnen leveren. Vorig jaar hebben wij in een complete Across Language Server geïnvesteerd voor het maken van vertalingen voor klanten die willen dat wij met dit platform werken. Dit platform biedt een groot aantal voordelen ten opzichte van andere CAT-tools. Andere klanten geven weer de voorkeur aan Idiom, Passolo, Catalyst of andere programma s, en wij proberen altijd om aan de specifieke wensen en behoeften van onze klanten te voldoen. - 8 -
6. Linguïsten Selectieprocedure voor linguïsten en kwaliteitscontrole Linguïsten moeten eerst via onze sollicitatieprocedure worden goedgekeurd. De vertalingen van alle linguïsten worden altijd nagekeken; wij vragen onze interne of externe proeflezers om feedback over de kwaliteit te geven. Vooral de eerste projecten worden nauwgezet gecontroleerd en in geval van twijfel over de kwaliteit van het werk van een bepaalde linguïst wordt dit aangegeven in onze database. Bij grote of tijdgevoelige projecten houden wij de voortgang van onze linguïsten indien nodig nog intensiever in de gaten. Freelancers & interne krachten Wij werken met freelancers, omdat wij het belangrijk vinden flexibel te zijn bij het selecteren van de juiste vertalers voor elk specifiek project. Daarnaast proberen wij altijd samen te werken met mensen die wonen in het land waar de taal wordt gesproken waarin zij vertalen. Revisies voor DE/EN/NL worden intern gedaan, mits onze capaciteit dit toelaat. Voor revisies in andere talen doen we een beroep op ons team van hoogwaardige linguïsten. Locatie Linguïsten moeten altijd moedertaalspreker van de doeltaal zijn. Bij voorkeur moeten ze wonen in het land waar de doeltaal wordt gesproken, of ze moeten hier recent gewoond hebben. Geheimhoudingsovereenkomst Al onze linguïsten hebben een geheimhoudingsovereenkomst ondertekend. - 9 -
7. Projectmanagement Euro-Com heeft momenteel 14 projectmanagers in dienst. Heeft u een nieuw project, dan kunt u dit naar uw eigen contactpersoon of naar de projectmanager van uw vorige project (of het vorige project voor uw klant) sturen. Procedure Onze projectmanagers hebben elk hun eigen accounts. Zij houden de vertaalgeheugens, woordenlijsten, stijlgidsen en andere instructies van u bij. Zij sturen het TEP-proces zo dat u de vertaling altijd op de gewenste deadline in alle gewenste talen ontvangt. U kunt hun altijd een nieuw project toesturen, waarna zij dit voor het eerder overeengekomen tarief verwerken, of u kunt een offerte aanvragen. Afwezigheid Mocht uw projectmanager wegens ziekte of verlof afwezig zijn, dan houden wij met ons projectmanagementsysteem (Plunet) al uw deadlines en instructies nauwkeurig in de gaten. Voor elke klant is er een tweede projectmanager, die de werkzaamheden indien nodig zal overnemen. Dit is mogelijk bij geplande (vakantie) of ongeplande (ziekte) afwezigheid, omdat alle informatie op een beveiligde server wordt opgeslagen waar alle andere projectmanagers toegang tot hebben. - 10 -
Volumes Vertalen en revisie: afhankelijk van de taal kan het volume zeer hoog zijn op basis van eerdere verleende diensten aan andere klanten (zie bovenstaande voorbeelden). Alleen revisie: afhankelijk van de taal kan het volume zeer hoog zijn op basis van eerdere verleende diensten aan andere klanten (zie bovenstaande voorbeelden). Proeflezen: afhankelijk van de taal kan het volume zeer hoog zijn op basis van eerdere verleende diensten aan andere klanten (zie bovenstaande voorbeelden). Doorlooptijd De doorlooptijd verschilt per talencombinatie, specialiteit en volume. Normaal gesproken hebben wij altijd genoeg capaciteit voor redelijke doorlooptijden. Voor grotere projecten gebruiken wij meerdere linguïsten en bij voorkeur één revisor aan het eind. 8. Kerncompetenties Onderstaande tabel geeft het aantal brontaalwoorden (in duizendtallen) voor elk van onze specialiteiten weer: Specialiteit: Volume 2012 (x 1000 woorden) Volume 2013 (x 1000 woorden) Constructie 14000 14850 Entertainment/spellen 1500 1755 Computers (hardware, 10000 11475 systeemanalyse, IT) Softwarelokalisatie 10000 10125 Websitelokalisatie 2000 2025 Juridisch/financieel 6000 6750 Patenten 100 135 Overheid 2000 2025 Automobiel 5000 5400 Elektronica 10000 10800 Telecommunicatie 2000 2025 Medische 1300 1485 apparatuur/cardiologie Farmaceutisch 200 243 Tandheelkunde 200 243 Bouw & detailhandel 900 1012 E-learning 9200 9720-11 -
9. Overige diensten Voice-over producties Tolken Desktoppublishing Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden of over onze studio en ervaring Op aanvraag Op aanvraag - 12 -
10. Software & CAT-tools Euro-Com werkt voor een groot aantal vertaalbureaus. Daarom hebben wij ervaring met de meeste veelgebruikte tools. CAT-tools Wij werken momenteel met de volgende tools: Trados (2007 suite, Studio 2009, 2011, 2014) Across (server) Catalyst Idiom Passolo WordFast Multilizer XTM Transit Translation Workspace Kwaliteitscontrole: Xbench; voor Frans: Antidote Wij staan altijd open voor nieuwe ontwikkelingen en zijn altijd bereid nieuwe software te leren gebruiken. Sommige van onze linguïsten werken met andere tools, zoals MemoQ, Déjà Vu en Swordfish. CAT-kortingen De tabel voor CAT-kortingen is te vinden op onze prijslijst. Woordenlijsten De meeste CAT-tools beschikken over geïntegreerde opties voor het bijhouden van woordenlijsten. Wij gebruiken MultiTerm en andere beschikbare opties. Als een bepaalde CAT-tool niet de mogelijkheid biedt om woordenlijsten bij te houden, dan gebruiken wij Apsic Xbench om te controleren of de woordenlijsten zijn gebruikt. Opslag (veiligheid) Euro-Com gebruikt een beveiligde server en voor klanten die een hoog veiligheidsniveau vereisen, gebruiken wij ook PGP en/of het Across-systeem, dat over veel meer functies beschikt om de vertrouwelijkheid te waarborgen dan de reguliere protocollen. - 13 -