Arteveldehogeschool Campus Kantienberg Voetweg 66 9000 Gent STAGEVERSLAG Stageverslag voorgedragen door Michiel D harte tot het behalen van het diploma Bachelor in het communicatiemanagement Begeleid door Mevrouw Liliane Vandenheede Academiejaar 2009-2010
1. Algemene voorstelling het stagebedrijf 1.1 Contactgegevens 24Seven nv Haenhoutstraat 181 9070 Destelbergen T 09 211 00 26 F 09 211 00 43 M contact@24seven.be W www.24seven.be Stagementor Ann Schaetsaert - projectmanager T 0477 59 59 27 M ann@24seven.be 1.2 Activiteiten van het stagebedrijf 24Seven is een no nonsense allround evenementenbureau, opgericht in 2007. Het telt slechts zeven personen, maar men organiseert hier evenementen van alle soorten en formaten. Van commerciële concerten tot publieksevenementen van de overheid, maar ook bedrijfs- en privé feesten. Het is een bureau dat al eens out of the box durft denken en tegelijk ook goed georganiseerd en flexibel te werk gaat. Duidelijke afspraken en strikte deadlines worden bij het eerste contact met de klant vastgelegd. 24Seven heeft dan ook maar één doel: De klant laten schitteren bij de genodigden en na afloop doen glunderen van tevredenheid. Dit zijn enkele realisaties van 24Seven: Voor een compleet overzicht verwijs ik graag de website www.24seven.be Dit lijstje bevat evenementen die nog niet zijn gepubliceerd op de website. Deze hebben allemaal plaats gevonden tijdens mijn stageperiode medio mei 2010 - medio juni 2010. - RedBull Road Rage in Aywaille - Santens metaalwaren - 75jarig bestaan in Sint-Amandsberg - RedBull Motor Clash II in Soignies - Flashmob voor Het gouden ei van de Keyserlei op de Groenplaats in Antwerpen - Q8 Panini actie over gans België - Q8 Promotiekaravaan voor de ASO-wielerwedstrijden - Productlancering Auping tussen de oldtimercollectie van Garage Beerens in Antwerpen In de eerste weken van mijn stage kreeg ik de opdracht een presentatie van het bedrijf te maken. Ik verzamelde hiervoor een aantal recente referenties met bijhorende foto s. De presentatie wordt in de toekomst naar nieuwe -potentiële- klanten gemaild om een juiste 2
indruk te krijgen van 24Seven. Aangezien dit tot vandaag nog niet gebeurd is, geef ik u een aantal indrukken van mijn werk. Deze presentatie geeft de recentste realisaties van 24Seven weer. Twee internationale atleten van de Red Bull Cliff Diving World Series voerden de meest elegante en acrobatische sprongen uit vanaf het dak van de scheepslift. Dit was de eerste maal dat de kampioenen een duik maakten in een gebouw. Vanop 25 meter hoogte voerden zij met een snelheid van 80 km per uur hun beste sprongen uit. Jet Import Red Bull Cliff Diving Jet Import Red Bull Motorclash De inzet van dit duel der titanen was eenvoudig: wie haalt de top van de Muur van Geraardsbergen in de snelste tijd, een Citroën C4 WRC-wagen of een Red Bull KTM 450 cc? Protagonisten van dienst: wereldkampioen rally Sébastien Loeb en wereldkampioen motorcross Stefan Everts. 24Seven bouwde voor Dash op het strand uitgenodigd om ook hun steentje bij te dragen in het wasgoed en vervolgens vanop het podium te genieten van dit zopas verbroken wereldrecord! P&G Dash wereldrecord langste witte waslijn P&G Lancering Gilette Fusion De lancering van dit nieuwe mesje mocht niet ongemerkt voorbij gaan. We brachten het werd in een exclusief reclameblok live vertoond op TV. Een zeer uitgebreide mediacoverage en een overschrijding van de vooropgestelde verkoopscijfers waren het resultaat! 3
In een uitgeregend Koning Boudewijnstadion organiseerde 24Seven voor Electronic Arts een speciaal evenement om de lancering van FIFA 10, de belangrijkste titel van EA Sports in Europa, wat luister bij te zetten. Dit in het gezelschap van de verzamelde pers, een hoop Belgische topvoetballers en de ervaren gamers van de LowLandLions. EA Games Lanceringsevent FIFA 10 Q8 Q8 United 24Seven bedacht voor Q8 een evenement op maat om de Q8 dealer en hun personeel onder te dompelen in de Q8 way-of-life. Op 29 oktober 2009 werd Tour&Taxis in een Q8 kleedje gestoken voor een heuse tv-show met Véronique de Kock en Jean-Michel Zecca. De doorheen de hele avond en personalisatie was key in dit evenement. "Nog nooit zoveel apothekers uit de bol zien gaan"... Dit is één van de zo vele positieve quotes na het 10de verjaardagsfeest dat 24Seven in de maand juni organiseerde voor Sandoz. 24Seven wist de 1000 genodigden aangenaam te verrassen met een mooi aangeklede TV-studio, een dynamische verjaardagsspeech, culinaire hoogstandjes & muzikaal entertainment. Sandoz Happy Birthday Callebaut Culinaria Op donderdagavond 14 mei 2009 ging in het Jubelpark in Brussel Culinaria2 van start. Callebaut was partner van dit event. 24Seven werd gevraagd om op de openingsavond het vakmanschap van Callebaut in de kijker te zetten. Tijdens de openingsshow onthulden de 84 topchocolatiers een reusachtige pralinedoos (ballotin voor de kenners), met meer dan 10.000 pralines. 4
1.3 Samenstelling van het stagebedrijf Oprichter: Vennoten: Events: Design: Backoffice: Stagiairs: Bruno Schaubroeck - bestuurder en projectmanager Isabelle Dierckxsens - projectmanager Ann Schaetsaert - projectmanager Han Staelens - junior projectmanager Tim Ost - graphic designer Griet Van Cauwenberge Stefanie Vervloet Michiel D harte (ik) Marlies Wanneyn - bedrijfsmanagement - Arteveldehogeschool 2. Takenpakket binnen 24Seven Informatie verzamelen Offertes aanvragen en interpreteren is een dagelijkse taak. Voor elk evenement, hoe klein ook, heeft men wel een of meerdere leveranciers nodig. Het was mijn taak om die te contacteren een offerte te vragen op maat van de wens van de klant, afgestemd op het concept dat het bureau bedacht heeft. Strategische communicatie Een van mijn taken was het opstellen van een nieuwe presentatie over het bedrijf. Deze presentatie zal naar nieuwe en potentiële klanten gemaild worden. Hierdoor krijgt men een juist beeld over 24Seven. Deze presentatie heb ik in twee versies gemaakt. Een om te presenteren op een scherm en eentje die printvriendelijk is. Het vertaalbureau zal deze dan nog vertalen naar het Frans. Eind mei waren de nieuwe flyers van het bureau klaar. Deze werden klaargemaakt voor verzending naar alle bestaande klanten en naar veel potentiële klanten. Om die lijst op te stellen zijn vele uren gespendeerd. Deze mailing werd dan eind mei 2010 verstuurd. Persberichten schrijven behoorde ook tot mijn taken. Ik stond erop elk evenement mee te volgen en daardoor mocht ik ook voor elk evenement een gespast persbericht schrijven. Deze komen op de website van 24Seven en op www.eventnews.be samen met de gepaste foto s. Organiseren en evalueren Voor de stagiairs is er veel werk. De mentor geeft regelmatig voldoende taken door waardoor wij veel kunnen leren. Dit is een belangrijke reden waarom dit zo n goede stageplaats is. Om evenementen goed te laten verlopen heb je allerhande documenten nodig: een draaiboek, de locatiefiche, het budget, allemaal taken die ook aan de stagiairs worden toevertrouwd. Je leert dan alle aspecten van een evenement kennen. Het contact met de leveranciers, de opbouw, de afwerking in de decoratie, het verloop, het back-up plan, de afbouw en de evaluatie. Van A tot Z, van eerste contact met de klant tot de laatste afrekening. 5
Uitvoeren en implementeren Logistieke steun is een onmisbare factor voor een evenement. Dit werd mij vaak toevertrouwd. Het aanleveren van drukwerk, stickers en decoratie of het zorgen voor de crewcatering, allemaal leuk werk waarvoor je ook soms last-minute de baan op moet. Bij de opbouw van een evenement hebben we vaak verschillende voertuigen die geladen zijn met materiaal. Ik was daar regelmatig bestuurder van en dan reden we samen met de andere auto s naar de locatie. Ook van grote bestelwagens met laadklep en van de promotiewagen van Q8 heb ik het stuur in handen gehad. Omgaan met nieuwe media en ict Het volledige officepakket is dagelijks nodig om de taken te volbrengen. De Mac-versie wel te verstaan, want het zijn allemaal Apple computers bij 24Seven. De toepassingen Indesign en Photoshop heb je niet nodig, dat laat men over aan de Tim, de graficus van het bureau. Communicatie De meeste communicatie verloopt in het Nederlands. Wel moeten er soms Engelstalige presentaties gemaakt worden. Ook documenten die je nodig hebt zijn soms in het Engels of het Frans. Zelf communiceren in het Frans kan zeker voorkomen. Ik denk dan aan de evenementen van RedBull die steeds plaatsvonden in Wallonië. Ook daar moet je je kunnen uitdrukken. Onderhandelen en vergaderen Brainstormen stond wekelijks wel eens op de agenda. In zo n sessie leer je heel veel bij. De ideeën van klant, de graficus en de projectmanagers ontmoeten elkaar en vormen een nieuw geheel dat later kan uitvloeien in een concept. Ikzelf was hier nog niet zo sterk ik, maar het is vooral de ervaring en het stelen met de ogen die tot vele creatieve en originele ideeën leidt. 3. Stage vs. de opleiding Wat absoluut een meerwaarde is aan een stage is het doen, de actie, de action learning. Je leert pas alle opgedane kennis toepassen als je op stage bent. Dit is de perfecte manier om te zien waar je goed in bent en waar niet, wat je graag doet en wat je nooit meer wilt doen. Een interessante en goede stageplaats is natuurlijk een voorwaarde. Ik denk dat bijna elk vak van onze opleiding eens aan bod komt. Te veel om op te noemen maar ik geef de belangrijkste. Van de cases leer je vooral met een groep werken, op stage is dat niet anders. Een evenementenbureau is één groep. Er worden taken verdeeld en daarna terug overlegd. Ook de afwerking van de verschillende dossiers binnen de case leren om een document zorgvuldig op te stellen. De lessen eventmanagement en het eigen evenement in de tweede schijf geven natuurlijk het meeste bagage als je naar een evenementenbureau trekt. De kennis van draaiboeken, planningen, contacten leggen en het coördineren van D-day komen heel goed van pas op een 6
stage bij 24Seven. Dankzij onze opleiding zijn we eigenlijk anderen al voor op vlak van ervaring. Wat de minder goede aspecten betreft kan ik maar twee zaken aanhalen. Ten eerste is er volgens mij binnen de opleiding te weinig aandacht voor het leren creatief denken en werken. Dit vind ik een echt gebrek. Een van de eerste opdrachten die men aan een stagiair geeft, geeft aan hoeveel hij/zij waard is. Je wordt dan gevraagd om een idee uit te werken voor een aankomend evenement. Dat lukt wel, maar we zijn te snel geneigd om aan bestaande concepten te denken of om op het internet ideeën op te doen. Een van de principes bij 24Seven is dat bij er bij een brainstorm geen computers worden gebruikt. Enkel zo kan men de eigen geest zijn werk laten doen en enkel zo komen de leukste ideeën. Ten tweede is er de combinatie stage en eindproject. Als men op een stage terecht komt als de mijne, waar je goed onthaald wordt en veel taken en verantwoordelijkheid krijgt, dan heb je na de uren echt geen tijd om nog een eindproject en website te maken. Men zou veel beter deze zaken voor of na de stage laten maken. Dan is er tijd genoeg om het grondig te doen. 4. Stagebeoordeling Positieve punten - Bij 24Seven krijg je een goede begeleiding. Men leidt je in in het bureau en je leert snel de leuke sfeer kennen. Als er feedback wordt gegeven, dan is die echt waardevol, je kan er meteen mee aan de slag. - Als er een aantal projecten lopen, krijg je als stagiair diverse taken. Niet alleen heel afwisselend maar ook voldoende van hoeveelheid. Je leert zowel op kantoor als op een evenement wat werken is. Flexibiliteit is hier een grote troef. - Binnen die diverse taken is er ook ruimte voor eigen invulling. Men vraagt je een document te maken met een bepaalde inhoud en doel, maar de uitwerking mag je zelf kiezen. Zelfs het programma waarmee je het maakt mag je soms zelf kiezen, dit geeft een gevoel van vertrouwen, wat aangenaam werken is. Minder positieve punten - Als de zaken goed gaan en er zijn dus veel lopende projecten, durft het al eens gebeuren dat je wat langer moet wachten op een opdracht. Door het drukke leven van de projectmanagers hebben die soms geen tijd om iets door te geven. Gelukkig slaagt men er echter meestal in om dat wel te doen. Het blijft natuurlijk de bedoeling van een agentschap dat er veel werk is. - Bij sommige projecten zie je enkel de start of de uitwerking. Doorheen de stage leer je wel alle aspecten kennen van een evenement, maar niet zo vaak alles van een project. Dit maakt het soms een beetje moeilijk om te volgen in de gesprekken of om de status van de ontwikkeling in te schatten. 7
- Dit punt hoeft zeker niet negatief te zijn. Ik wil enkel aangeven dat een flexibele ingesteldheid en een correct aanpassingsvermogen een must zijn. De sfeer op kantoor is heel ontspannen en informeel, sommige vorige stagiairs hadden het hier moeilijk mee. Het is de kunst om alles eerst correct te observeren om u dan correct te kunnen aanpassen aan de omgangsstijl. Aanbeveling Als je wil stage lopen bij 24Seven moet je weten wat werken is. Het is een uistekende stageplaats met prima begeleiding en waar je veel leert, maar je zal ook voelen wat werken is. Ik vind dit enkel positief. De persoon die hier stage wil lopen moet zeker vlot kunnen communiceren en een open karakter hebben. Als je niet meteen contact durft te maken met mensen kan je beter een andere omgeving kiezen. Verder is een portie gezond verstand nodig en een goede algemene kennis. Zo kan je het snelst geïntegreerd geraken in een uiterst interessante stageplaats. 8