Werkkostenregeling in HR2day Personeel Salaris Vandaag Morgen Per 1 januari 2015 wordt het toepassen van de werkkostenregeling voor alle werkgevers verplicht. In dit document een korte introductie van de werkkostenregeling (uitgaande van de situatie in 2015), een stappenplan en wat achtergronden voor het inrichten en gebruik van de werkkostenregeling in HR2day. WAT IS DE WKR? De werkkostenregeling biedt een vaste belastingvrije ruimte voor vergoedingen (in geld) en verstrekkingen (in natura) aan je personeel. Je hoeft deze vergoedingen niet per medewerker te specificeren. Vrije ruimte en eindheffing Als werkgever mag je vergoedingen of verstrekkingen geven aan je medewerkers, bv. maaltijden, kerstpakketten of een fiets. Onder de nieuwe WKR zijn deze onbelast tot een totaalbedrag van 1,2% van je fiscale loonsom. Dat heet de vrije ruimte. Over het bedrag van de vergoedingen dat boven die vrije ruimte komt, moet je 80% belasting betalen via een eindheffing. Deze eventuele overschrijding wordt aan het einde van het jaar bepaald en dan moet je de eventuele eindheffing betalen. Gerichte vrijstellingen Gelukkig zijn er gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Gerichte vrijstellingen gaan, onder voorwaarden, niet ten koste van je vrije ruimte. Voor werkplekgerelateerde voorzieningen maakt de fiscus m.i.v. 2015 geen onderscheid meer tussen vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Welke voorzieningen dit worden, zal later dit jaar bekend worden gemaakt. Ook de bestaande regeling voor personeelskortingen zal in de vorm van een gerichte vrijstelling in de WKR worden opgenomen. Intermediaire kosten Daarnaast onderscheidt men nog de intermediaire kosten. Intermediaire kosten zijn uitgaven die de werknemer niet voor zichzelf doet maar namens de werkgever en voor diens rekening. In 2015 wordt het noodzakelijkheidscriterium toegevoegd aan de WKR. Dit houdt in dat de werkgever gereedschappen en apparatuur waarvan de werkgever vindt dat de werknemer deze redelijkerwijs nodig heeft voor het uitoefenen van zijn functie, onbelast kan vergoeden of verstrekken. De werkgever dient echter wel op te letten dat deze zaken zonder meer nodig moeten zijn voor de behoorlijke vervulling van zijn dienstbetrekking. Details over de WKR, met name over de verschillende vormen van gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en dergelijke, lees op de site van de belastingdienst. WKR in HR2day EMERUS HR SOLUTIONS 1
WAT MOET JE DOEN? Als je momenteel onbelaste vergoedingen of vergoedingen met eindheffing aan je medewerkers verstrekt zal je deze hoogstwaarschijnlijk moeten herzien. Ook als je geen onbelaste vergoedingen hebt kan het de moeite waard zijn goed te onderzoeken of alle kosten die je nu maakt voor je personeel binnen de vrije ruimte past en of er misschien nog ruimte is voor andere zaken. Welke stappen voor jou precies relevant zijn is afhankelijk van je huidige regelingen en kostenvergoedingen. Soms zijn die per CAO bepaald, soms bepaal je dat helemaal zelf. Maar de volgende stappen zijn voor iedereen relevant: 1. Inventariseer je huidige regelingen en vergoedingen. Dit zal je altijd zelf moeten doen. 2. Rubriceer ze en bepaal wat de effecten zijn als gevolg van de WKR. Afhankelijk van de aard en hoeveelheid regelingen kun je je hierbij laten ondersteunen door een expert. 3. Bepaal wat je gaat doen. Accepteren van de effecten, of veranderen en/of aanpassen van de regelingen. Dit kan dan direct effect hebben op eventuele gesprekken met bijvoorbeeld de OR als je regelingen wilt versoberen om hoge lasten te voorkomen. 4. Implementeer de regelingen in je arbeidsvoorwaarden en financiële en salarissysteem. TYPISCHE KEUZES BIJ DE INVOERING VAN WKR Bij het inventariseren van je huidige regelingen en vergoedingen loop je aan tegen een aantal veelvoorkomende situaties. Hieronder worden er enkele uitgewerkt. Vaste onkostenvergoeding Veel organisaties kennen de vaste onkostenvergoeding. Op basis van een uitsplitsing van gangbare kosten voor een bepaalde categorie medewerker, wordt maandelijks een onbelaste vergoeding verstrekt. Binnen de WKR zal deze kostenuitsplitsing in categorieën moeten worden onderverdeeld. Sommige van de kosten zullen vallen in de gerichte vrijstellingen, andere in de intermediaire kosten. De rest zal in de vrije ruimte voor de WKR vallen of bruto of gebruteerd moeten worden uitbetaald. Voor de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten zijn vaste vergoedingen alleen mogelijk als aan deze vergoedingen een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Dit kan er als volgt uit zien: Uit een kostenonderzoek volgt dat de buitendienstwerknemers van een verkooporganisatie de 56 aan kosten kosten (per persoon en per periode) maken: - Kosten voor parkeren van de lease-auto 25 - Kosten externe representatie 8 WKR in HR2day EMERUS HR SOLUTIONS 2
- Kosten van consumpties onderweg 16 - Kosten van schrijfwaren en printerpapier 7 De werkgever kan met deze gegevens een vaste vergoeding geven die hij tot een bedrag van 49 per periode moet specificeren. Dit betreft 33 voor intermediaire kosten (parkeren en externe representatie) en 16 kosten waarvoor een nihilwaardering of een gerichte vrijstelling geldt (nihilwaardering voor consumpties onderweg). Voor zover hij een hogere vergoeding geeft dan 49 gaat dat deel van de vaste vergoeding ten laste van de beschikbare vrije ruimte. Personeel Salaris Vandaag Morgen In HR2day zal je in dit geval dus twee looncomponenten voor de onkostenvergoeding onderscheiden: één met vrijgestelde of intermediaire vergoedingen (deze kan eventueel ook opgesplitst worden) en één met vergoedingen in de vrije ruimte voor de WKR. Bovenmatige onkostenvergoeding Vóór de WKR was er de mogelijkheid een bovenmatige onkostenvergoeding aan de medewerkers te geven als er meer betaald wordt dan op basis van een kostenuitsplitsing verantwoord kan worden. Hierover betaalt de werkgever een eindheffing. Deze mogelijkheid vervalt met de WKR, en deze vergoeding moet dus worden meegenomen in de analyse en uitwerking van de vaste onkostenvergoeding. Lunch Veel werkgevers stellen een lunch ter beschikking aan de medewerkers, al dan niet met inhouding van een eigen bijdrage. Dit wordt gezien als loon en hiervoor geldt een forfaitaire fiscale bijtelling van 2,40 per dag. In de WKR wordt de waarde gesteld op 3,15 maar hoef je dit niet meer per medewerker bij te houden. Je registreert hoeveel medewerkers per dag lunchen en berekent de totale kosten voor de periode, die je onderbrengt in de vrije ruimte. Een eventuele eigen bijdrage van de medewerker kun je van dit bedrag aftrekken, maar hier is uiteraard 3,15 het maximum. In HR2day hoef je een eventuele bijtelling lunch dus voortaan bij de medewerkers niet meer te registreren, maar alleen het totaalbedrag per periode vast te leggen. Als de medewerkers een bijdrage betalen komt dit in een looncomponent die wordt tegengeboekt in de vrije ruimte. Reiskostenvergoeding In de WKR blijft het mogelijk om 0,19 per kilometer aan je medewerkers te vergoeden voor reiskosten. Er is geen onderscheid tussen reiskosten voor woonwerkverkeer en andere reiskosten. Als je een hogere vergoeding per kilometer uitbetaalt is deze belast. Als je voldoende ruimte hebt kan je overwegen om deze in de vrije ruimte onder te brengen. In HR2day hoef je niets te veranderen als je minder vergoedt dan de fiscaal vrije 0,19 per kilometer of als je het meerdere bruto uitbetaalt. Als je het meerdere wilt onderbrengen in de vrije ruimte zal je een andere looncomponent moeten gaan gebruiken. WKR in HR2day EMERUS HR SOLUTIONS 3
Boetes mogen overigens niet in de vrije ruimte voor de WKR worden ondergebracht. Geschenken, kerstpakketten Eén van de voordelen van de WKR is dat je geschenken en kerstpakketten niet meer uitgesplitst per medewerker hoeft te registreren voor het bepalen van de bijbehorende eindheffingen. Als het geen geld of kadobon, minder dan 25,00 en niet gerelateerd aan de dienstbetrekking is kan een geschenk onder voorwaarden onbelast zijn. In de meeste gevallen wordt het dus gezien als loon, en kan het in de vrije ruimte van de WKR worden ondergebracht. Je hoeft dit dan niet op medewerkerniveau in het salarissysteem vast te leggen. Computers, smartphones en tablets In de nieuwe werkkostenregeling wordt het onderscheid in fiscale behandeling tussen computers, smartphones en tablets weggenomen. Indien een werknemer een ipad nodig heeft om zijn werk te doen, kan de werkgever deze verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Overigens heeft de staatssecretaris de uitspraak over het belastingvrij mogen verstrekken van een ipad nog voorgelegd aan de Hoge Raad, dus dit kan nog veranderen. Fiets De fietsplanregeling komt met de invoering van de WKR te vervallen. Uiteraard is het wel mogelijk aan de medewerkers een fiets ter beschikking te stellen binnen de vrije ruimte van de WKR. Een werkgever kan er bijvoorbeeld voor kiezen een maximum bedrag te vergoeden en/of een deel van de vrije ruimte hiervoor te reserveren. Vaak wordt geen vergoeding gegeven voor woon-werkverkeer bij korte afstand. Aangezien de medewerker hier fiscaal gezien wel recht op heeft, kan er voor gekozen worden de niet betaalde woon-werkvergoeding onbelast in te zetten voor de fiets. Vakbondscontributie Met de WKR vervalt de regeling voor het onbelast vergoeden van de vakbondscontributie. Het is wel mogelijk deze in de vrije ruimte onder te brengen. Personeelskortingen De fiscale regeling voor onbelaste personeelskorting die in de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen bestaat, zal in de vorm van een gerichte vrijstelling in de WKR worden opgenomen. Gericht vrijgesteld is een bedrag van ten hoogste 20% van de waarde in het economische verkeer van de branche-eigen producten, maar niet meer dan 500 per werknemer per kalenderjaar. Consumpties op de werkplek en personeelsfeesten Consumpties op de werkplek (zoals koffie, thee en gebak, maar geen maaltijden) zijn onbelast. Ook de consumpties die worden verstrekt bij een feest op de werkplek zijn onbelast. Als bij een externe activiteit het zakelijke karakter overheerst en het feestelijke karakter niet meer dan een bijkomstigheid is, zijn de consumpties ook onbelast. WKR in HR2day EMERUS HR SOLUTIONS 4
Vergoedingen voor consumpties en kosten voor feesten op een externe locatie zijn wel belast en kunnen worden ondergebracht in de vrije ruimte voor de WKR. WAT DOET HR2DAY? Wij bereiden de overgang naar de WKR voor door de looncomponenten ter beschikking te stellen en te adviseren hoe je deze het beste bij de medewerkers kan omzetten. Om het inventariseren te vergemakkelijken hebben we een rapportage gemaakt waarmee je de looncomponenten die momenteel onbelast of met eindheffing worden vergoed kan oproepen. Standaard staat dus in HR2day vanaf 2015 voor iedere werkgever de WKR aan. Tot nu toe moest je kiezen of en zo ja met welke variant je de WKR wilde toepassen. Elke periode wordt de vrije ruimte bepaald. Daarnaast worden de componenten die bij de medewerkers worden opgevoerd gecumuleerd. Ook kan een bedrag worden opgevoerd voor de WKR kosten die niet op medewerkerniveau zijn ingevoerd. Deze kosten samen worden afgezet tegen de vrije ruimte en daarmee kan worden bepaald of er sprake is van een overschrijding. Dit gebeurt bij het aanmaken van een (test-)loonaangifte. In de laatste periode van het jaar wordt bij een overschrijding van de vrije ruimte automatisch de 80% eindheffing berekend en in de loonaangifte verwerkt. VOORBEHOUD emerus is geen adviseur met betrekking tot het implementeren van de werkkostenregeling. Wij faciliteren dit uiteraard wel in onze HR- en salarisapplicatie HR2day. De inhoud van dit document is puur illustratief maar niet volledig en slechts bedoeld als extra achtergrond bij de invoering. Wij adviseren om altijd de bronnen van de belastingdienst te raadplegen en deskundige hulp in te roepen. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend. WKR in HR2day EMERUS HR SOLUTIONS 5