Rapport Gemeentelijke Ombudsman Behandeling klacht over de voorzitter van de raadscommissie Grondgebied Gemeente Landsmeer 17 december 2008 RA0832731 Samenvatting In de vergadering van 12 juni 2007 bespreekt de raadscommissie Grondgebied een bouwplan voor het Noordeinde 108. Omwonenden laten hun bezwaren tegen dit plan horen maar vinden hun reactie niet terug in het verslag van de vergadering. In een volgende vergadering van de commissie vragen de omwonenden naar een reactie van de wethouder op hun bezwaren. Als die uitblijft en ook de notulen van de vergadering niet worden aangepast, dient een van de omwonenden een klacht in over de voorzitter van de commissie. Die was ooit aanwezig bij een bespreking van het bouwplan tussen een projectontwikkelaar en de wethouder. Dat getuigt volgens de bewoner van niet integer handelen en van belangenverstrengeling. De burgemeester probeert partijen nader tot elkaar te brengen. Als dat niet lukt wordt de klacht door het college van burgemeester en wethouders niet ontvankelijk verklaard. De man begrijpt er niets van en vermoedt dat de klachtbehandeling niet onafhankelijk en objectief is, omdat de burgemeester en ook het college het bouwplan steunt. De ombudsman stelt vast dat niet de burgemeester of het college maar de gemeenteraad de klacht van de man had moeten afhandelen. Het resultaat was echter hetzelfde gebleven. Klagen over een individueel raadslid is volgens de Algemene wet bestuursrecht niet mogelijk. De handelwijze van de burgemeester is weliswaar te billijken, maar door een onduidelijke rolverdeling binnen de gemeente op het gebied van de klachtbehandeling, heeft dat niet tot het gewenste resultaat geleid. De ombudsman beveelt de gemeente Landsmeer aan een eigen klachtenregeling voor de gemeenteraad vast te stellen. Oordeel De onderzochte gedraging is onzorgvuldig.
Pagina : 2/8 Aanbeveling De gemeente Landsmeer wordt verzocht te bevorderen dat elk betrokken bestuursorgaan een eigen klachtenregeling krijgt.
Pagina : 3/8 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 24 december 2007 per e-mail ingediend en betreft de gemeente Landsmeer. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: de afhandeling van een klacht over de voorzitter van de raadscommissie Grondgebied. Bevindingen achtergrond van het verzoek In de vergadering van 12 juni 2007 bespreekt de raadscommissie Grondgebied een bouwplan voor het Noordeinde 108. Omwonenden laten hun bezwaren tegen dit plan horen, maar vinden hun reactie niet terug in het verslag van de vergadering. In een volgende vergadering van de commissie vragen de omwonenden naar een reactie van de wethouder op hun bezwaren. Als die uitblijft en ook de notulen van de vergadering niet worden aangepast, dient verzoeker, namens de omwonenden, een klacht in bij de klachtencommissie over de voorzitter van de commissie Grondgebied. Er zou sprake zijn van niet integer handelen en belangenverstrengeling met betrekking tot dit bouwplan, omdat de voorzitter in juni 2006 aanwezig is geweest bij een bespreking van dit bouwplan door de projectontwikkelaar en de wethouder. Verzoeker is van mening dat de voorzitter niet als adviseur van de projectontwikkelaar bij dit gesprek aanwezig had mogen zijn. De griffier bevestigt de ontvangst van de klacht. De burgemeester nodigt verzoeker en de voorzitter van de commissie Grondgebied uit voor een gesprek over de klacht. De burgemeester concludeert ondermeer dat het achteraf gezien beter ware geweest als de voorzitter het gesprek van de projectontwikkelaar met de wethouder niet had bijgewoond. Betrokkenen spreken af de afhandeling van de klacht vooralsnog te laten rusten, in afwachting van de reactie van de commissie Grondgebied op het verzoek de notulen aan te passen. Als dat verzoek niet het gewenste resultaat heeft, vraagt verzoeker de burgemeester op 28 oktober 2007 de klacht alsnog schriftelijk af te handelen. In reactie op deze brief schrijft de burgemeester aan verzoeker diens handelwijze te betreuren, omdat daarmee de mogelijkheid om door overleg een uitweg te vinden wordt afgesneden. Afschrift van deze brief wordt naar het college van burgemeester en wethouders, de voorzitter van de commissie Grondgebied en de fractievoorzitters gestuurd. Verzoeker reageert op 21 november 2007 met een brief. Hij betreurt het op zijn beurt, dat de burgemeester en de voorzitter onvoldoende hun invloed bij de commissie hebben aangewend om ervoor te zorgen dat de grieven van de omwonenden tegen het bouwplan inhoudelijk besproken werden. Verzoeker blijft van mening dat het College de besluitvorming ten aanzien van het plan niet op objectieve wijze heeft laten plaatsvinden. Hij laat weten er geen behoefte aan te hebben dat andere instituten binnen de gemeente van zijn brief in kennis worden gesteld en hij dringt aan op afhandeling van de klacht. Op 9 december 2007 stuurt hij een e-mail naar de griffier van de gemeente waarin hij nogmaals aandringt op afhandeling van zijn klacht. Op 13 december 2007 schrijft de burgemeester hem onder meer dat de klachtenregeling er niet in voorziet zich te beklagen over het optreden van het raadslid, ook niet als die optreedt als voorzitter van een raadscommissie. De burgemeester stuurt een afschrift van deze brief naar de voorzitter van de commissie, de leden van het college van burgemeester en wethouders en de fractievoorzitters van de raad. Verzoeker wendt zich op 24 december 2007 tot de ombudsman omdat hij zich in de klachtafhandeling niet kan vinden. In een aanvullende brief van 28 december schrijft hij van mening te zijn dat de burgemeester de klacht niet had moeten afhandelen. Als deelgenoot aan het college dat
Pagina : 4/8 medewerking verleent aan het plan van de projectontwikkelaar, is hij niet onafhankelijk. Verder begrijpt hij niet waarom hij zich niet kan beklagen over de handelwijze van de voorzitter van de commissie Grondgebied. De ombudsman legt de zaak op 29 januari 2008 aan de gemeente voor. reactie van de burgemeester Desgevraagd deelt de burgemeester mee dat nader onderzoek uitgewezen heeft dat het college noch de burgemeester noch de gemeenteraad bevoegd zijn om een klacht in behandeling te nemen die gericht is tegen de gedraging van een raadslid. Een raadslid is namelijk niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente en is zelf ook geen bestuursorgaan. Het college heeft om die reden de klacht op 25 februari 2008 alsnog niet ontvankelijk verklaard en verzoeker hiervoor excuus aangeboden. Over de gang van zaken merkt de burgemeester het volgende op. Het bevreemdt hem dat verzoeker in eerste instantie meewerkt aan wat in diens opvatting een klachtbehandeling door de burgemeester is, en zelfs aandringt op afhandeling van zijn klacht, en daarna klaagt over behandeling door de burgemeester als zijnde niet-onafhankelijk. De burgemeester heeft tijdens zijn optreden in deze kwestie nooit van verzoeker gehoord of in diens brieven gelezen of anderszins gemerkt dat hij vond dat een ander dan de burgemeester zijn klacht moest behandelen. Bovendien staat nergens in de Algemene wet bestuursrecht dat de klacht door een onafhankelijke persoon of commissie moet worden behandeld. Integendeel, de klachtbehandeling wordt neergelegd bij het bestuursorgaan waarover wordt geklaagd. Het klopt dat de burgemeester de klacht niet had moeten behandelen, maar om een andere reden dan verzoeker aangeeft, namelijk omdat de burgemeester geen bevoegd bestuursorgaan is. Verzoeker geeft aan dat hij geen behoefte heeft dat andere instituten binnen de gemeente van zijn brief in kennis worden gesteld. De burgemeester merkt op dat het juist verzoeker is die de raad en alle raadsfracties heeft benaderd. Daarnaast betreft de klacht het (maatschappelijk) functioneren van een raadslid. Het is niet meer dan behoorlijk als dan ook de voortgang en het resultaat van de klachtbehandeling aan de raad wordt doorgegeven. Verzoeker gaat er kennelijk vanuit dat de gemeente het raadslid bij het gesprek van 6 juni 2006 heeft uitgenodigd. Dit klopt niet. De projectontwikkelaar heeft zich bij dit gesprek door het raadslid laten vergezellen. De reden waarom men zich niet bij enig gemeentelijk bestuursorgaan kan beklagen over de handelwijze van een afzonderlijk raadslid, is reeds in de brief van 25 februari 2008 uiteengezet. De burgemeester heeft in deze brief al aangegeven dat hij zijn kennisgeving van 13 december 2007 intrekt. Hij onthoudt zich ook hier van inhoudelijke uitlatingen over de gedraging van het raadslid. Met inachtneming van het bovenstaande kan de burgemeester zich herkennen in het feitenrelaas zoals hierboven weergegeven. De burgemeester kan zich echter niet herkennen in de inkleuring van de feiten. De opmerking dat het college zijn besluitvorming hierdoor niet op objectieve wijze kan doen deelt de burgemeester niet. Hij merkt op dat niet geklaagd is over gedragingen van het college noch over gedragingen van afzonderlijke leden van het college. Daarnaast bestaat het college uit drie personen en niet alleen uit de wethouder. Het uiteindelijke besluit over het bouwplan ligt overigens bij de gemeenteraad en niet bij het college. Bovendien gaat het om een vrijstellingsprocedure ex artikel 19 lid WRO waarbij een goede ruimtelijke onderbouwing vereist is en zienswijzen kunnen worden ingediend. Na het besluit staan de gebruikelijke bezwaar- en beroepsprocedures open. Naar de mening van de burgemeester zijn dat genoeg waarborgen voor omwonenden. In reactie op het informatieverzoek van de ombudsman deelt de burgemeester mee niet te begrijpen waarom en op grond waarvan de ombudsman een onderzoek heeft ingesteld. Er is een fout gemaakt en die is uit eigen beweging hersteld. Daarnaast zijn daarvoor excuses gemaakt. Dat is toch (mede) de bedoeling van klachtbehandeling. Nu een correcte klachtbehandeling leidt tot niet-ontvankelijkverklaring van de klacht, is verzoeker niet in zijn (proces)belangen geschaad en hoeft er verder geen herstel plaats te vinden. Daarmee komt naar zijn idee de grond voor verdere behandeling te vervallen. De
Pagina : 5/8 burgemeester vraagt de ombudsman om expliciet toe te lichten waarom en op grond waarvan hij het onderzoek toch voortzet. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoeker en naar de burgemeester gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Verzoeker, de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders hebben gereageerd. Deze reacties zijn, voor zover relevant, in het rapport verwerkt. Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen van gemeentelijke instanties aan behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan het vereiste van adequate organisatorische voorzieningen en van privacy. Overwegingen de afhandeling van een klacht over de voorzitter van de raadscommissie Grondgebied Het vereiste van adequate organisatorische voorzieningen houdt in dat bestuursorganen hun administratieve beheer en organisatorische functioneren inrichten op een wijze die een behoorlijke dienstverlening aan burgers verzekert. Dat betekent in dit geval dat het bestuursorgaan zorg draagt voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en over gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn. In deze zaak verzetten verzoeker en andere omwonenden zich tegen een hen onwelgevallig bouwplan. Men laat zijn mening horen in een raadscommissie, maar vindt daar geen gehoor. Als ook nog eens de notulen van die vergadering geen melding maken van deze zienswijzen en een verzoek om de notulen aan te passen geen gevolg heeft, dient men een klacht in tegen de voorzitter van de commissie Grondgebied tevens raadslid. En dan begin de onduidelijkheid bij alle partijen. De burger denkt door middel van deze klacht alsnog invloed op het bestuurlijke besluitvormingsproces te kunnen uitoefenen, de griffier bevestigt de ontvangst van de klacht en de burgemeester belast zich met de afhandeling van de klacht. 1. waarom heeft de ombudsman de klacht in behandeling genomen? De ombudsman heeft de klacht in behandeling genomen in overeenstemming met het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht 1. Een behoorlijke klachtbehandeling is afhankelijk van verschillende factoren die onderling op elkaar van invloed zijn. De burger moet weten dat hij een klacht kan indienen; hiervoor zijn een informatieve website, goed toegeruste medewerkers en soms ook een klachtenfolder noodzakelijk. De ambtenaar die de klacht in ontvangst neemt, moet deze als zodanig herkennen en weten welke procedure er gevolgd moet worden. De ombudsman stelt vast dat in deze zaak verzoeker meent dat de gemeente Landsmeer een klachtencommissie heeft, dat de klacht over een lid van de gemeenteraad niet door de raad zelf is afgehandeld maar door de burgemeester en dat laatstgenoemde zich niet kan herkennen in wat hij noemt, de inkleuring van de feiten. Ten slotte stelt de ombudsman vast dat de gemeenteraad geen klachtenregeling heeft. 1 Art. 9:2 juncto art. 9:20 Awb. Zie Bijlage.
Pagina : 6/8 2. de klachtbehandeling Op grond van de Algemene wet bestuursrecht heeft een ieder het recht om over een bestuursorgaan een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan. Vast staat dat verzoeker een klacht indient over niet integer handelen door en belangenverstrengeling van een raadslid, tevens voorzitter van de raadscommissie Grondgebied. Hij richt de brief aan de klachtencommissie Landsmeer. De griffier bevestigt de ontvangst maar laat na verzoeker te informeren over de verdere gang van zaken. Een correcte behandeling van deze klacht zou zijn geweest dat de griffier namens de gemeenteraad verzoeker had laten weten a. dat de gemeente geen klachtencommissie kent en b. dat klachten over individuele leden van de raad niet mogelijk zijn. De griffier had daarbij kunnen voorstellen de klacht als raadsadres te behandelen waarbij de gemeenteraad zelf op grond van de Verordening gedragscode raadsleden 2 de handelwijze van een van zijn leden kan bespreken. Nu neemt de burgemeester de klacht in behandeling en probeert door interventie de zaak in onderling overleg met verzoeker en het raadslid op te lossen. Deze handelwijze is weliswaar te billijken, maar houdt tevens het gevaar in zoals nu ook is gebleken dat als de interventie mislukt de burger met lege handen staat en dat het vertrouwen in de gemeentelijke organisatie verder is afgenomen. Verzoeker op zijn beurt lijkt het niet veel uit te maken wie de klacht behandelt, als de gemeente maar luistert naar de bezwaren van de omwonenden tegen het bouwplan. Hij stemt er zelfs mee in de klachtbehandeling te laten rusten als de notulen van de commissievergadering van 12 juni 2007 maar worden aangepast. Als dat niet gebeurt, is hij ook niet tevreden met de klachtbehandeling door de burgemeester omdat deze deel uitmaakt van het college dat vóór het bouwplan is. De klacht van verzoeker is in strijd met voornoemd vereiste afgehandeld. De handelwijze is echter niet zo zeer onbehoorlijk dat de ombudsman zijn zwaarste oordeel wenst uit te spreken. Er is sprake van een onzorgvuldige en niet van een onbehoorlijke handelwijze. Het vorenstaande is voor de ombudsman wel aanleiding een aanbeveling aan zijn oordeel te verbinden. het doorsturen van stukken naar derden Het behoorlijkheidvereiste van privacy houdt in dat een ieder het recht heeft op eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer, behoudens bij of krachtens de wet te stellen beperkingen. Bij dit recht op privacy gaat het om bescherming van burgers tegen het vergaren en doorgeven van persoonlijke gegevens. Dat betekent onder meer dat een bestuursorgaan de informatie die het over een burger bezit niet zonder meer aan derden (zoals andere burgers of bedrijven, of een ander bestuursorgaan of andere ambtenaren) kan overdragen. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht wordt aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, een afschrift van het klaagschrift alsmede de daarbij meegezonden stukken toegezonden. De klager dient gemotiveerd in kennis te worden gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en het oordeel en de eventuele conclusies. Het toezenden van het klaagschrift en de brieven van de burgemeester van 5 november en 13 december 2007 naar de klager en de betrokken voorzitter acht de ombudsman in overeenstemming met de wet. De burgemeester heeft het klaagschrift en de antwoorden van 5 november en 13 december 2007 echter ook naar de wethouders en de fractievoorzitters gestuurd omdat de klacht het (maatschappelijk) functioneren van de voorzitter betreft. De ombudsman kan de burgemeester hierin 2 Verordening gedragscode raadsleden Landsmeer 2003 zie Bijlage
Pagina : 7/8 niet volgen en acht het zonder toestemming van klager en de voorzitter versturen van deze stukken naar genoemde instanties naar de letter noch naar de geest der wet. De burgemeester heeft het vereiste van privacy geschonden. Oordeel De onderzochte gedraging is onzorgvuldig. Aanbeveling De gemeente Landsmeer wordt verzocht te bevorderen dat elk betrokken bestuursorgaan een klachtenregeling krijgt.
Pagina : 8/8 Bijlage I. Algemene wet bestuursrecht Klachtbehandeling door een bestuursorgaan Art. 9:2 Het bestuursorgaan draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en over gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn. Klachtbehandeling door een ombudsman Art. 9:20 1. Alvorens het verzoek aan een ombudsman te doen, dient de verzoeker over de gedraging een klacht in bij het betrokken bestuursorgaan, tenzij dit redelijkerwijs niet van hem kan worden gevergd. 2. Het eerste lid geldt niet indien het verzoek betrekking heeft op de wijze van klachtbehandeling door het betrokken bestuursorgaan. II. Verordening gedragcode raadsleden Landsmeer 2003 3. Informatie 3.3 een raadslid maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het raadslidmaatschap verkregen informatie Gedragscode politieke ambtsdragers Landsmeer 2008 2 Belangenverstrengeling 2.2 Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de politieke ambtsdrager (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. 2.3 indien de onafhankelijke oordeelsvorming van een politieke ambtsdrager over een onderwerp in het geding kan zijn, geeft hij bij de besluitvorming daarover aan in hoeverre het onderwerp hem persoonlijk aangaat. III. de schijn van gedragscodes In Binnenlands Bestuur van 6 juni 2008 schrijft Prof. Mr. Douwe Jan Elzinga, Hoogleraar Staatsrecht, RU Groningen een column over gedragscodes. Hij waarschuwt ervoor voorzichtig om te gaan met de gedragscodes omdat de kans bestaat dat een raadslid aan de schandpaal genageld wordt, terwijl er geen enkele juridische norm is overtreden.