VAN DATUM AUTEURS Werkgroep stages Oktober 2014 Mr Akse CES, HR, Faculteiten Dr Ferwerda Mr Korsten Drs Paardenkooper Drs Strubbe ONDERWERP: Werkprocedures voor stage en placement Mobiliteit: Stage en placements Scope Dit document betreft alleen de plaatsing van studenten voor een praktische opdracht aan de UT. Studenten zijn hier: Bachelor of Master studenten ingeschreven bij een buitenlandse instelling voor hoger onderwijs. Stage of placement In dit document wordt een onderscheid gemaakt tussen twee vormen van praktisch werk op de UT: Stage: Een student die de stage als onderdeel van de studie moet volgen wordt met een tewerkstellingsvergunning naar de UT gehaald om een opdracht uit te voeren. Intern wordt de student geregistreerd als stagiaire, via HR Placement: In het kader van uitwisseling met buitenlandse instellingen ontvangst de UT studenten voor een opdracht. Twee opties: 1. De student valt onder het Erasmus programma, of 2. Er zijn afspraken met de buitenlandse instelling in de vorm van een Memorandum of Understanding / Exchange agreement en de placement is verplicht onderdeel van de studie. Financiën Het is in geen enkel geval de plicht van de UT om een stagiaire of een student voor placement te voorzien van inkomen. Elke non-eu student moet wel onomstotelijk bewijzen (in de meeste gevallen door een overboeking naar de UT) dat ze voldoende financiële middelen hebben voor verblijf aan de UT. Het bedrag waar een student per maand over moet beschikken is 50% van het wettelijk minimum loon. Op het moment van schrijven ligt het bedrag dat aantoonbaar beschikbaar moet zijn rond de 800 euro per maand
Keuzediagram Onderstaand keuzediagram wordt gebruikt om te bepalen welke administratieve stappen een studentdossier moet doorlopen vóór aankomst op de UT. Dit diagram zal bijgewerkt worden zodra er veranderingen in nationaal beleid zijn welke implicaties hebben op de verschillende categorieën inkomende mobiliteiten. Stap 1. Betreft het een BSc of MSc student? De procedure gaat alleen over personen die bij hun thuisinstelling ingeschreven staan als Bachelor of Master student. Als iemand geen inschrijving heeft bij een andere universiteit, of het betreft een PhD student, dan vallen ze niet onder deze procedure en zal altijd contact opgenomen moeten worden met HR om te kijken of deze persoon geplaatst kan worden. (Keuzediagram categorie 1) Stap 2. Heeft de student een nationaliteit uit een Erasmus land? Het Nederlands beleid volgt Europa, en de keuzes die hier gemaakt worden. Daarom bestaat er een verschil in regels voor mensen die de nationaliteit hebben van een land dat onderdeel maakt van het Erasmus netwerk. De Erasmus landenlijst op de EU website http://ec.europa.eu/ is hiervoor leidend. Op het moment van schrijven is de lijst te vinden onder http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/nationalagencies/index_en.htm. Zo : Dan kan de student in het kader van Erasmus naar Nederland komen voor een placement. (Keuzediagram categorie 4) Op het moment van schrijven zijn er extra voorwaarden voor studenten uit Kroatië. Zo : Vervolg is afhankelijk van stap 3. Stap 3. Is stage een verplicht onderdeel van de studie? Studenten die niet onder Erasmus vallen en in Nederland in het kader onder de vlag van uitwisseling een placement willen doen moeten van de thuisinstelling een verklaring krijgen dat de stage een verplicht onderdeel is van de studie. Deze verklaring is onderdeel van de COSPA stage overeenkomst en is een verplichting wanneer een TWV aangevraagd moet worden. Als de thuisinstelling die verklaring niet afgeeft, kan de student niet komen. (Keuzediagram categorie 2). Indien : Ga verder met stap 4. Indien : Op dit moment is er geen optie open om deze mensen tijdelijk te ontvangen. (Keuzediagram categorie 2). Stap 4. Is er een agreement? Op het moment dat er een overeenkomst is met de instelling waar de student een bachelor of Master student is, en deze instelling verplicht de student een stage te lopen om de studie te kunnen afronden, kan de student ontvangen worden op basis van een COSPA stage overeenkomst. (Keuzediagram categorie 5) Als er geen overeenkomst is met de instelling, dan kan de student komen. De persoon wordt dan behandeld als stagiaire. Een tewerkstellingsvergunning moet aangevraagd worden door HR. (Keuzediagram categorie 3).
Keuzediagram 1 MSc of BSc student Categorie 1 Other Contact HR 2 3 Student national uit Erasmus land Is stage verplicht deel van studie Categorie 2 Niet mogelijk 4 Is er een Agreement Categorie 3 TWV plicht & inkomenseis Categorie 4 Categorie 5 Mag komen Mag komen met COSPA stage overeenkomst Geen student status. Behandeling door Human Resources Student status. Behandeling door International Office
Stappen registratie Volledig diagram op laatste pagina. Stap 1. Student toont interesse: Een student kan op verschillende manieren interesse tonen in een opdracht bij de UT. Dit kan 2 zijn bijvoorbeeld doordat 3 het registratieformulier voor Student toon uitwisseling is ingevuld, of een interesse medewerker op de UT heeft een mailtje ontvangen. Als het bericht bij een medewerker is binnengekomen, dan zal de eerste stap nadat de medewerker 4 besloten heeft dat het interessant kan zijn, registratie in OSIRIS zijn. De student wordt, indien deze niet in OSIRIS staat, doorverwezen worden naar het registratieformulier (Ook wel bekend onder de six steps to exchange). Faculteit heeft interesse Six steps registration Staat in OSIRIS? Stap 2. Bepaal type plaatsing: op basis van het keuzediagram bepaalt IO welk type mobiliteit het hier betreft. De uitkomst wordt in OSIRIS opgenomen, en de aanvraag wordt voor de faculteit open gesteld ter beoordeling. Als de faculteit negatief besluit, wordt de aanvraag afgewezen. Mocht de faculteit besluiten de student te willen ontvangen, vervolgt het proces stap 3. IO determines with decision tree: Internship, Placement, or other and registers in OSIRIS Faculty: OSIRIS registration of decision: Welcome, Yes or No No Student is rejected (Regular procedure) Stap 3a. Plaatsingsverzoek komt niet van een student: Deze procedure gaat niet over personen die niet in het kader van hun studie in het buitenland naar de UT willen komen. Dus niet over personen die op een andere manier op de UT willen komen werken. (Zie ook Keuzediagram categorie 1). Case: Staff Full HR procedures
Stap 3b: Plaatsingsverzoek voor Stage, Keuzediagram categorie 3: Indien een student als stagiaire naar de UT wil komen, zet IO de OSIRIS student status om naar Stage (ten tijde van schrijven moet deze optie nog ingebouwd worden in OSIRIS). De facultaire contactpersoon stuurt een printout/screenshot van het OSIRIS dossier van desbetreffende student naar HR in de faculteit. De facultaire HR registreert de student in ORACLE en zal bij HR centraal het verzoek voor TWV inzetten. Case: Internship IO adjusts student status in OSIRIS to Internship Faculty sends OSIRIS printout to HR Fac HR Faculty registration ORACLE HR Test of finances OFE Visa & TWV No finances: HR Rejects HR Centraal test of de stagiair voldoet aan de financiële verplichtingen volgens bestaande procedures. Zo niet, wordt de student geïnformeerd dat hij vanwege financiën niet kan komen. Stap 3c: Plaatsingsverzoek voor placement, keuzediagram categorie 5: Indien een student voor een placement naar de UT wil komen zal International Office de beschikbare financiën testen, volgens bestaande procedures. Zo niet, wordt de student geïnformeerd dat hij/zij niet kan komen. Bij bewijs voldoende financiën zal IO een visum aanvragen. De faculteit bereid samen met de student de COSPA stage overeenkomst voor. International Office zal de stage overeenkomst namens de universiteit tekenen, en zorg dragen voor archivering in het digitaal studenten dossier. Case: Placement IO test beschikbaarheid financiën IO vraagt visa aan Student ondersteund door faculteit, bereid COSPA stage overeenkomst voor IO tekent stage overeenkomst en laat dit toevoegen aan student dossier(b&a)
Student expresses interest Faculty is interested Six steps registration Registered in OSIRIS? No Yes IO determines category with decision tree: Internship, Placement, or Other and registers in OSIRIS Faculty: OSIRIS registration of decision: Welcome, Yes or No Yes No Cases: Not welcome & Category 2 Student is rejected (Regular procedure) No Finances Case: Other Category 1 Case: Internship Category 3 Case: Placement Category 4, 5 Contact HR IO adjusts student status in OSIRIS to Internship IO requests proof of financial means Faculty sends OSIRIS printout to HR Fac IO Request student Visa HR Faculty registration ORACLE Student prepares COSPA placement agreement, assisted by Faculty No finances: HR Rejects HR Test of finances OFE Visa & TWV IO signs COSPA internship agreement and submits to B&A student record IO Housing, Intro info etc Regular procedures