Handreiking relatiebeheer hoofdwerkgever VNG, 2009 (De inhoud van deze handreiking was voorheen te raadplegen op www.vrijwilligebrandweer.nl. In augustus 2012 is deze tekst gebundeld in een handreiking)
Inhoudsopgave Inleiding... 1 1. De rechtspositie... 2 2. PR en imagoverbetering... 3 3. Communiceren met de werkgever... 4 4. Voorkomen van onnodige belasting... 5 BIJLAGE - Voorbeeldbrief hoofdwerkgever... 6 2
Inleiding De meeste vrijwilligers bij de brandweer hebben naast hun brandweerwerk een reguliere baan. Een van de aspecten van het brandweerwerk is dat de vrijwilliger zijn werktijden niet altijd kan inplannen. Een melding van een brand, ongeluk of een andere spoedeisende gebeurtenis komt altijd onverwacht. Voor de hoofdwerkgever betekent dit dat hij een werknemer heeft die plotsklaps zijn werkplek moet verlaten. Dit kan als bezwaarlijk ervaren worden. Daartegenover staat dat de kennis en vaardigheden van brandweervrijwilligers ook van toegevoegde waarde kunnen zijn voor een organisatie. Het is voor de brandweerorganisatie van belang werkgevers goed te informeren over wat het betekent om een brandweervrijwilliger in dienst te hebben. De ervaring leert dat werkgevers die hierover goed geïnformeerd zijn, aanmerkelijk positiever staan tegenover het beschikbaar stellen van hun werknemers voor de brandweer. Op deze website vindt u informatie over hoe u de relatie met de hoofdwerkgevers van vrijwilligers kunt leggen en onderhouden. Deze informatie borduurt deels voort op de in 2007 verschenen publicatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken in samenwerking met de VNG en de NVBR met de titel handleiding relatiebeheer vrijwillige brandweer'. In deze publicatie zijn ook extra tips en praktijkvoorbeelden te vinden van gemeenten die met het relatiebeheer aan de slag zijn gegaan. In deze handreiking treft u informatie aan over rechtspositionele informatieplicht aan de hoofdwerkgever, PR en imagoverbetering, communicatie met de hoofdwerkgever, voorkomen van onnodige belasting en tot slot een voorbeeldbrief voor hoofdwerkgevers. 1
1. De rechtspositie Om het brandweerwerk te kunnen combineren met werk in loondienst bij een andere werkgever is het van belang dat de gemeente en de hoofdwerkgever van de vrijwilliger op de hoogte zijn van deze dubbele werkgeversfunctie. Ook als de vrijwilliger zelfstandig ondernemer is, dan moet de gemeente weten welk werk hij verricht en hoeveel tijd dit werk kost. Op deze website is uitgebreide informatie te vinden over relatiebeheer met de hoofdwerkgever. De vrijwilliger moet de werkgever in ieder geval informeren over: contactgegevens van de hoofdwerkgever; zijn werktijden bij de hoofdwerkgever; wijzigingen hierin. Ook de zelfstandig ondernemer heeft een informatieplicht over: de aard van zijn werkzaamheden; de tijd die hij aan zijn werkzaamheden besteedt; wijzigingen hierin. Op het moment dat iemand vrijwilliger wordt bij de brandweer heeft dit invloed op zijn werkzaamheden die hij daarnaast verricht. Als dit werkzaamheden zijn in loondienst kan het gebeuren dat de vrijwilliger het werk voor korte tijd neer moet leggen als hij opgeroepen wordt om uit te rukken. Het is belangrijk dat hoofdwerkgevers hiervan en van een aantal andere zaken op de hoogte zijn. Daarom is in de rechtspositieregeling opgenomen dat de vrijwilliger zijn hoofdwerkgever moet informeren over: zijn aanstelling als vrijwilliger bij de brandweer; zijn oproepbaarheid tijdens het werk; het feit dat de arbeidstijdenwet werktijden begrenst en dat bij vaststelling van zijn werkzaamheden; hier rekening mee moet worden gehouden. Meestal zal het de gemeente zijn die hier rekening mee dient te houden. Een uitruk die nachts of s ochtends plaatsvindt, kan ertoe leiden dat de vrijwilliger wat later op zijn werk verschijnt om voldoende nachtrust te krijgen. In dit geval mag van de hoofdwerkgever wordt verwacht dat deze hier rekening mee houdt; het feit dat de vrijwilliger een vergoeding ontvangt voor zijn brandweeractiviteiten; het recht op financiële compensatie voor het missen van de werknemer als deze ziekte of arbeidsongeschiktheid als gevolg van een dienstongeval tijdelijk niet kan werken. 2
2. PR en imagoverbetering Voordat de relatie met de hoofdwerkgever verbeterd kan worden is het van belang dat een korps een goed beeld heeft hoe er tegen de brandweer wordt aangekeken. Sluit dit beeld aan bij het imago dat de brandweer zelf uit wil stralen? Geeft het beeld een goede weergave van de werkzaamheden die de brandweer verricht? Met het antwoord op dergelijke vragen kan het korps interne doelstellingen opstellen om op die manier, zonodig, gericht te gaan werken aan imagoverbetering. Het gaat hierbij om het beeld dat er is vast te stellen en periodiek te evalueren. De gemeentelijke organisatie kan het brandweerkorps hierbij van dienst zijn met diverse communicatiemiddelen die de gemeente tot haar beschikking heeft. Voorbeelden van communicatievormen zijn: bedankje werkgevers op website gemeente; artikel in een huis-aan-huis blad; informatie verstekken tijdens reguliere bedrijfsbezoeken; oefenen op locatie bij bedrijven; de lokale media actief opzoeken; organiseren van informatiebijeenkomsten voor werkgevers. ieder jaar de acties die op het gebied van PR en imagoverbetering zijn ondernomen evalueren om te kijken of de van te voren gestelde doelen bereikt zijn en of er acties voor herhaling vatbaar zijn. Vragen die het korps zichzelf kan stellen zijn: Welke effecten zijn meetbaar? Hoe is de samenwerking met andere partijen verlopen? Wat hebben verschillende activiteiten aan geld en middelen gekost? Aandacht voor PR en imago werpt op lange termijn zijn vruchten af. Aandacht voor deze zaken hoeft geen dagtaak te zijn voor de korpsleiding, maar moet wel een terugkerend punt van aandacht zijn om tot succes te leiden. 3
3. Communiceren met de werkgever Naast algemene activiteiten die gericht zijn op het imago, is het ook van belang om persoonlijk contact te leggen en te onderhouden met de werkgever van de vrijwilliger. De werkgever moet over voldoende informatie beschikken wat het inhoud om zijn werknemers als vrijwillige brandweer actief te laten zijn. Ook is het voor de werkgever van belang te weten bij wie hij met zijn vragen terecht kan. Eén contactpersoon bij de brandweerorganisatie schept voor de werkgever duidelijkheid hierin. In de rechtspositieregeling liggen er voor de vrijwilliger een aantal verplichtingen vast als het gaat om de informatie-uitwisseling tussen brandweerkorps en werkgever. De korpsleiding moet echter deze plicht tot informatie-uitwisseling zo goed mogelijk faciliteren. Dit om te voorkomen dat de vrijwilliger voor een loyaliteitsdilemma wordt geplaatst. De werkgever kan bijvoorbeeld op de volgende manieren benaderd worden: persoonlijke benadering door de commandant via een telefoontje of een bezoek; opsturen van een informatiepakket over vrijwilligheid bij de brandweer; organiseren van een informatiebijeenkomst op de kazerne; organiseren van een bedrijvendag op de kazerne. Niet alle werkgevers zijn over één kam te scheren. De gemeente zelf is bijvoorbeeld een werkgever, maar ook de lokale schoenenfabriek of wellicht een landelijke warenhuisketen. Het is daarom van belang de informatie die het korps verstrekt af te stemmen op de behoefte (frequentie en inhoudelijke boodschap van de werkgever en de juiste nadrukken te leggen). De brandweer kan zich hierbij bijvoorbeeld profileren op de volgende manieren: netwerkfunctie: contact met de brandweerorganisatie biedt een snelle ingang naar contact met de gemeente/ de burgemeester en wellicht andere werkgevers; vrijwilligers geven het bedrijf meerwaarde door bijvoorbeeld als BHV er ingezet te kunnen worden. Vanuit de brandweerorganisatie krijgt de vrijwilliger op veel terreinen gratis opleiding en scholing; het bedrijf kan gemakkelijk beschikken over alle informatie in verband met de eigen brandpreventie; een vrijwilliger in je bedrijf betekent iemand in je bedrijf die verantwoordelijkheid wil nemen en maatschappelijk betrokken is; de werkgever wordt tijdelijk gecompenseerd voor de loonschade als er onverhoopt iets gebeurt met de vrijwilliger; er kunnen afspraken gemaakt worden over de afwezigheid tijdens werktijd, zodat de werkgever weet waar hij aan toe is. Een korps staat in zijn relatiebeheer nooit alleen. Er kan hierbij worden samengewerkt met de gemeente en met, of binnen de Veiligheidsregio. Ook kunnen best practices van andere korpsen gebruikt worden om te komen tot een geslaagde samenwerking met werkgevers. In de bijlage vindt u een voorbeeldbrief die u kunt gebruiken in uw communicatie met de hoofdwerkgevers van uw vrijwilligers. 4
4. Voorkomen van onnodige belasting Naast het actief bezig zijn met beeldvorming over en relatiebeheer van de brandweer, kan de brandweerorganisatie ook bewust bezig zijn met maatregelen die de uitruk overdag terugdringen, zodat werkgevers hun personeel minder vaak kwijt zijn. Werkgevers staan over het algemeen niet negatief tegenover uitrukken onder werktijd, zolang de uitruk in hun ogen nuttig is en niet al te frequent voorkomt. In eerste instantie is het goed om het aantal uitrukken per jaar in kaart te brengen en de redenen van uitruk te categoriseren. Dit geeft inzicht in het aantal loze meldingen. Ook zijn er wellicht werkzaamheden die niet per se door de gemeente verricht moeten worden. Tot slot kan het brandweerkorps nadenken over preventieve maatregelen die de uitruk verminderen. Na een inventarisatie van de uitrukken kan het korps zich de vraag stellen welke maatregelen getroffen kunnen worden om het aantal uitrukken te verminderen. De partijen die hierbij benaderd moeten worden en de verwachte kosten van de maatregelen moeten op voorhand worden vastgesteld. Het is raadzaam andere instanties die de gevolgen zullen ondervinden van een nieuwe manier van werken op voorhand mee te laten denken over de te nemen maatregelen. Dit kan weerstand voorkomen in een later stadium. Indien taken door de gemeente overgenomen kunnen worden is het raadzaam om dit eerst met de burgemeester te bespreken. Als alle partijen meegenomen zijn in de besluitvorming over de nieuwe maatregelen kan tot actie worden overgegaan. Het is goed om na een periode van ongeveer een jaar te kijken wat de effecten zijn van de veranderde werkwijze. Vragen die hierbij kunnen worden opgeworpen zijn: Is de uitruk verminderd? Zijn alle afspraken goed nagekomen? Pakken de maatregelen voor iedereen gunstig uit? Zijn er verbetermogelijkheden? Als het gewijzigde beleid tot succes heeft geleid, kan het korps dit communiceren via de lokale pers of de website van de gemeente. 5
BIJLAGE - Voorbeeldbrief hoofdwerkgever Geachte Dhr/Mw (bedrijfsleider/directeur), Een van uw medewerkers is als brandweervrijwilliger bij ons korps in dienst getreden. Het betreft de heer/ mevrouw., wonende aan de. (adres) te. (plaats), geboren op. Door middel van deze brief informeren wij u over een aantal praktische zaken waar u als werkgever mee te maken kunt krijgen. 1. Uitruk tijdens werktijd Een aantal werkzaamheden bij de brandweer is onvoorspelbaar. Het kan voorkomen dat de vrijwilliger tijdens werktijd moet uitrukken vanwege een brandmelding, of een andere spoedeisende hulpvraag. Wij vragen u hieraan uw medewerking te verlenen. Alleen op die manier kan het brandweerkorps invulling geven aan zijn maatschappelijke taak om de inwoners van de gemeente te beschermen bij brand en hulp te bieden waar nodig is. 2. Arbeidstijden wetgeving Bij de vaststelling van de werktijd van uw medewerkers wordt rekening gehouden met de regels over arbeids- en rusttijden uit de Arbeidstijdenwet. Het is voor u belangrijk om te weten dat de werkzaamheden die verricht worden als vrijwilliger bij de brandweer ook als arbeidstijd aangemerkt worden. Doorgaans zal dit geen invloed hebben op uw bedrijfsvoering. Onze brandweerorganisatie streeft ernaar de werkzaamheden voor de brandweer zo in te richten, dat u als werkgever zo min mogelijk geconfronteerd wordt met deze regelgeving. Loopt u bij de uitvoering tegen problemen aan, dan kunt u contact opnemen met onze contactpersoon, de heer of mevrouw (zie onder 5) 3. Vergoeding vrijwilliger De vrijwilliger wordt betaald voor zijn werkzaamheden voor de brandweer. Wanneer uw medewerker tijdens werktijd wordt opgeroepen voor de brandweerdienst ontvangt hij daarvoor dus een vergoeding. U kunt met uw medewerker afspraken maken over hoe er door uw bedrijf omgegaan wordt met de afwezigheid tijdens werktijd wegens een oproep. Voor richtlijnen hierbij kunt u contact opnemen met onze organisatie. 4. Ongeval De risico s van het brandweervak zijn beperkt door de goede opleiding die vrijwilligers krijgen en de scherpe veiligheidsmaatregelen. Niettemin is het mogelijk dat uw medewerker tijdens de brandweerdienst een ongeval krijgt en daardoor -tijdelijk- arbeidsongeschikt raakt. Dit raakt uw organisatie omdat uw medewerker zijn/haar werk dan niet kan verrichten. De gemeente/ de veiligheidsregio heeft een verzekering gesloten die hiervoor een voorziening biedt. U ontvangt daarom (bij deze brief/separaat) van ons een overzicht van de voorwaarden die in de ongevallenverzekering zijn opgenomen. 5. Contact Als brandweerorganisatie vinden wij het onderhouden van contact met uw bedrijf van groot belang. Wij begrijpen echter dat u niet continu zaken die uw organisatie en uw werknemer aangaan met ons kunt bespreken. Wij hebben daarom een contactpersoon aangesteld die u kunt benaderen met vragen over onze organisatie en de inzet van uw werknemer voor onze organisatie. Daarnaast organiseren wij af en toe activiteiten om u als werkgever te betrekken bij de inhoud van ons werk en op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen. Het staat u vrij om aan deze activiteiten deel te nemen. Tot slot vernemen wij graag van u wie wij in uw organisatie kunnen benaderen als contactpersoon. Voor al uw vragen kunt u contact opnemen met: (- naam- functie- overige contactgegevens) Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Met vriendelijke groet, (handtekening) (naam), (functie) 6