Stappenplan Hoe organiseert uw vereniging een succesvolle Grote Clubactie? 80% gaat naar de vereniging Uit ons onderzoek Verenigingen die het Stappenplan gebruiken hebben gemiddeld een hogere opbrengst (ongeacht verenigingsgrootte).
Introductie Voor u ligt het Stappenplan van de Grote Clubactie. Hierin staat beschreven hoe jullie vereniging een succesvolle Grote Clubactie organiseert. Stap voor stap en geclusterd per onderwerp. Voor veel onderwerpen uit dit plan verwijzen we u naar Mijn Grote Clubactie, de digitale omgeving van de Grote Clubactie. Mijn Grote Clubactie is de persoonlijke online inlogomgeving van de Grote Clubactie voor uw vereniging. Na het inloggen met uw registratienummer en wachtwoord, kunt u hier diverse acties ondernemen. Denk aan het plaatsen van uw bestelling(en), het wijzigen van uw clubgegevens, het invoeren van verkochte (Super)loten en het klaarzetten van uw online actie. Mijn Grote Clubactie vindt u door rechts bovenaan op www.clubactie.nl op inloggen te klikken. Of ga direct naar: clubactie.nl/inloggen. De handleiding van Mijn Grote Clubactie is te vinden onder Downloads na het inloggen. Heeft u nog vragen? Dan mag u altijd contact opnemen met onze Servicedesk via 013-455 28 25. De agenda voor 2017 ziet er als volgt uit: AGENDA 2017 1 maart - Start bestellen verkoopmateriaal en loten - Start Jubileumactie 1 augustus Persoonlijke online inlogomgeving Mijn Grote Clubactie staat klaar 22 augustus Laatste dag bestellen verkoopmateriaal en loten (met de zekerheid dat u de materialen op 6 september in huis heeft) 23 augustus Start nabestellen contante loten en verkoopmateriaal 6 september Bezorging verkoopmateriaal en loten 15 september Einde Jubileumactie 16 september Start landelijke lotenverkoop Grote Clubactie 2017! 4 oktober Ontvangst vouchers 20-loten-actie 23 november - Sluiting nabestellen contante loten en Superloten - Sluiting invoer lotenkopers met eenmalige machtiging - Sluiting online lotenverkoop 12 december - Sluiting inschrijving Kids-verkoopwedstrijd - Laatste dag contante lotenverkoop 13 december - Trekking Grote Clubactie - Trekking Superlot 14 december Publicatiedatum trekkingsuitslag 22 december Prijswinnaars Kids-verkoopwedstrijd bekend 31 januari 2018 Uitbetaling verkoopopbrengst met machtiging 2
Stappenplan STAP 1 Een goede voorbereiding is het halve werk! A. Vorm een energieke werkgroep blz. 4 B. Bepaal jullie doel blz. 4 C. Kies jullie verkoopmethode(s) blz. 5 D. Bestel jullie verkoopmateriaal blz. 9 E. Registreer jullie verkopers in Mijn Grote Clubactie blz. 10 F. Zet jullie online actie klaar blz. 10 STAP 2 Motiveer jullie verkopers! A. Zet acties op om jullie verkopers te belonen blz. 11 B. Maak jullie Grote Clubactie bekend blz. 12 STAP 3 Klaar voor de start? A. Verspreid de begeleidende brief en het verkoopmateriaal blz. 13 B. Organiseer een verkoopdag blz. 14 C. Geef een tussentijdse stand door blz. 14 D. Verspreid een extra aanjager blz. 14 E. Verzamel de verkoopboekjes en/of het contante geld blz. 15 F. Verwerk de verkochte loten blz. 16 STAP 4 Vier het succes! A. Deel jullie succes blz. 18 B. Zet jullie beste verkopers in het zonnetje blz. 19 C. Communiceer het gerealiseerde doel blz. 19... ook stichtingen mee kunnen doen aan de Grote Clubactie? 3
STAP 1 Een goede voorbereiding is het halve werk! A. Vorm een energieke werkgroep Samen sta je sterk. De Grote Clubactie organiseert u als clubcoördinator (idealiter) dus niet alleen. Stel dan ook een team samen zodat de werkzaamheden van de actie verdeeld kunnen worden. Binnen een vereniging zijn er vaak genoeg leden bereid om te helpen. En dit kan ook erg gezellig zijn. Een Grote Clubactie-coördinator Een commerciële man of vrouw Een creatieve schrijver Enkele nauwkeurige baasjes Een sociaal dier Zet de leden van de werkgroep in op hun kwaliteiten om de grote lijnen uit te zetten. voor het verkopen van Superloten en/of regelen van een prijzenpakket voor jullie eigen verkoopwedstrijd. voor het opstellen van een begeleidende brief aan verkopers en leiding. voor het verwerken van de verkochte loten. voor het bijhouden van updates over jullie actie op de website en social media. Hebben jullie genoeg geïnteresseerde leden? Dan kunnen jullie de rollen zoals hierboven beschreven verdelen. Uiteraard kan een lid ook meerdere rollen op zich nemen. B. Bepaal jullie doel Een duidelijk doel is belangrijk. Het moet iets zijn waar jullie als vereniging achter staan. Bedenk daarom samen een mooi doel waar jullie de opbrengst aan willen besteden. Denk aan: Nieuwe tenues Nieuwe materialen Opknappen clubhuis Organiseren activiteiten Vieren kampioenschappen... verenigingen met een werkgroep een hogere opbrengst hebben dan verenigingen zonder werkgroep? (ongeacht de verenigingsgrootte) Een duidelijk doel levert meer geld op Maak het doel kenbaar aan alle leden van uw vereniging. Het is bewezen dat verenigingen meer loten verkopen als ze een duidelijk doel voor de opbrengst hebben. Verkopers raken gemotiveerder als het doel ze zelf direct iets oplevert. Denk aan een jeugdactiviteit, een nieuw klimrek of een feestavond. Een doel maakt het voor een koper ook concreter. Verkopers zijn extra gemotiveerd als er een duidelijk doel is. 4
STAP 1 C. Kies jullie verkoopmethode(s) Er zijn 4 manieren om loten te verkopen. Een combinatie hiervan is ook mogelijk.... u contante loten per 25 stuks kunt bestellen? 1 Contante lotenverkoop Voordelen Op deze manier krijgt de vereniging direct contant geld voor de papieren loten die verkocht worden. Werkwijze De vereniging koopt loten in voor 0,60 per stuk en verkoopt deze voor 3,- per stuk. Kopers betalen contant en krijgen een papieren lot. Dit kan ook middels voorinschrijving waarbij kopers hun gegevens achterlaten in een verkoopboekje en pas bij afgifte van het lot betalen. Deze methode leent zich, naast deurverkoop, ook zeer goed voor lotenverkoop op een evenement. Opbrengst De vereniging ontvangt de opbrengst direct contant van de lotenkoper. Dit is 3,- per verkocht lot. 20% hiervan is al bij de inkoop betaald aan de Grote Clubactie. Mogelijke verkopers Deze methode leent zich goed voor volwassen leden. Op deze manier krijgt de vereniging direct geld voor de papieren loten die verkocht worden. Jeugdleden kunnen ook met deze methode aan de slag. Het is handig als zij daarbij gebruik maken van het verkoopboekje. Verkoopboekje contant Lot Tips! Organiseer een verkoopdag en beloon de lotenverkopers na afloop. Verkoop contante loten tijdens een evenement of in de kantine. Stan van den Dobbelsteen (links) en Jochem van Gelder (rechts), ambassadeurs van de Grote Clubactie. 5
STAP 1 2 Eenmalige machtiging Voordelen De verkopers hoeven maar één keer langs de deur. De verkopers lopen niet met geld over straat. Werkwijze De leden gaan met verkoopboekjes langs de deuren en noteren de gegevens van de lotenkopers in de verkoopboekjes. De werkgroep van jullie vereniging registreert de gegevens in Mijn Grote Clubactie. De Grote Clubactie incasseert eenmalig het bedrag bij de lotenkoper, die het lotnummer of de lotenreeks op zijn/haar bankafschrift ontvangt. Opbrengst De vereniging ontvangt de opbrengst (80% van elk verkocht lot), minus de incassokosten ( 0,10 per incasso-poging) van de Grote Clubactie. In januari 2018 wordt de opbrengst overgemaakt naar de vereniging. Mogelijke verkopers Met name verenigingen die veel jeugdleden hebben, maken gebruik van deze verkoopmethode. Op deze manier hoeven kinderen niet met geld over straat. Verkoopboekje eenmalige machtiging Tips! Vraag andere leden om mee te helpen met het invoeren van de machtigingen. Ga in clubtenue langs de deur. 6
STAP 1 3 Online verkoop Voordelen Loten die via de online verkoopmethode worden verkocht, hoeft u zelf niet meer in te voeren. Het aanmaken van de webpagina is gratis en kost maar 30 minuten van uw tijd. U kunt in korte tijd een groot netwerk bereiken. Werkwijze In Mijn Grote Clubactie hebben jullie de beschikking over een unieke webpagina waarop loten van jullie vereniging gekocht kunnen worden. U kunt deze webpagina delen met uw leden en daarna kunnen zij deze verspreiden binnen hun netwerk. Denk hierbij aan het mailen van vrienden of zakenrelaties of het delen van de pagina op social media, zoals Facebook en Twitter. Na de aankoop van het lot incasseert de Grote Clubactie het lot met een eenmalige machtiging. De koper ontvangt het lotnummer op zijn of haar bankafschrift.... mensen online gemiddeld meer dan 4 loten per keer kopen? Opbrengst De vereniging ontvangt de opbrengst (80% van elk verkocht lot), minus de incassokosten ( 0,10 per incasso-poging) van de Grote Clubactie. De opbrengst wordt in januari 2018 overgemaakt naar het rekeningnummer van de vereniging. Mogelijke verkopers De online verkoopmethode leent zich perfect voor oudere jeugdleden en volwassenen die actief zijn op het internet en social media. Volwassenen hebben een groot netwerk dat ze in kunnen zetten voor de verkoop. Spoor uw oudste jeugdleden en volwassenen binnen de club aan om de clubpagina of persoonlijke pagina te verspreiden via e-mail of social media. Online verkooppagina Tips! Bedank de lotenkopers met een persoonlijk bericht op uw social media, zo worden anderen uit het netwerk aangespoord om ook een lot te kopen. Het is mogelijk om voor de leden een persoonlijke verkooppagina te maken. Verzamel zoveel mogelijk e-mailadressen van leden, supporters, oud-leden en sympathisanten van de club. Hoe meer e-mailadressen, hoe hoger de verkoop! 7
STAP 1 4 Superloten... u met elk verkocht Superlot als vereniging kans maakt op het Grote Clubfeest t.w.v. 5.000,-? Voordelen Met Superloten verkoopt u in één klap 50 loten! Superloten zijn bij uitstek geschikt als vorm van mini-sponsoring. Zo kunt u bedrijven laagdrempelig kennis laten maken met het sponsoren van uw vereniging. U betrekt niet alleen de jongste leden bij de verkoop van loten, maar juist ook de (jong)volwassen leden van uw vereniging. Zo draagt iedereen zijn of haar steentje bij! Met de verkoop van Superloten maakt uw vereniging kans op het Grote Clubfeest t.w.v. 5.000,-. Werkwijze Het Superlot vertegenwoordigt 50 reguliere loten en is vooral geschikt om te verkopen aan sponsors, de lokale bedrijven en winkels in de regio (zoals de bakker, slager of groenteboer op de hoek) of aan een team. Een Superlot is een vorm van mini-sponsoring en kan op twee manieren verkocht worden; 1) per eenmalige machtiging of 2) via contante verkoop. De koper van het Superlot ontvangt na aankoop één symbolisch Superlot, plus de lotenrange op zijn/haar bankafschrift (eenmalige machtiging) of 50 papieren loten (contante verkoop). Opbrengst Eenmalige machtiging 1. Wanneer u een Superlot via eenmalige machtiging verkoopt, registreert de vereniging het verkochte Superlot. 2. Daarna incasseert de Grote Clubactie 150,- bij de koper van het Superlot. De koper ziet op zijn/haar bankafschrift de lotenrange van de 50 gekochte loten. 3. Tot slot keert de Grote Clubactie 120,- uit aan de vereniging, minus de 0,10 aan incassokosten. Contante verkoop 1. Bij de contante verkoopmethode registreert uw vereniging het verkochte Superlot. De koper betaalt 150,- aan de club. 2. De Grote Clubactie stuurt vervolgens 50 papieren loten naar het adres van de Superlot-koper en incasseert daarna 34,- bij de vereniging, bestaande uit de 20% die de Grote Clubactie gebruikt om de actie en loterij te faciliteren ( 30,-) en 4,- voor verzendkosten. Mogelijke verkopers Oudere jeugdleden, volwassen leden en leden van de sponsorcommissie. Het liefst met affiniteit voor verkoop! Superlot Tips! Zet de kopers van het Superlot in het zonnetje. Maak reclame voor de Superlot-koper. Met contante Superloten kan de koper de 50 papieren loten als gift verspreiden onder klanten of personeel. 8
STAP 1 Kunnen wij ook meerdere methodes gebruiken? Jazeker, het is slim om meerdere (of zelfs alle!) verkoopmethodes in te zetten. Houd hierbij rekening met de mogelijke verkopers van uw vereniging. Daarnaast kunt u gemakkelijk een online actiepagina aanmaken om online extra loten te verkopen. Voor iedere vereniging is een perfecte combinatie van verkoopmethodes samen te stellen. Zijn er kosten verbonden aan de Grote Clubactie? Deelname aan de Grote Clubactie is gratis en er is géén minimum aantal loten dat verkocht hoeft te worden. De eerste 100 boekjes zijn bij de eerste bestelling gratis! Meer nodig? Dan betaalt u 6,- per 25 extra boekjes. Boekjes kunnen per 25 stuks besteld worden. Doet u mee met de contante verkoopmethode? Contante loten worden ingekocht per 25 stuks. De inkoopprijs van een contant lot is 0,60. De verkoopprijs is 3,-. Er worden wel verzendkosten berekend (maximaal 7,50 per bestelling). Bij de verkoopmethodes eenmalige machtiging, online en het Superlot (via eenmalige machtiging) wordt 0,10 per incassopoging berekend, op het moment dat de verkochte loten worden geïncasseerd. D. Bestel jullie verkoopmateriaal Zet meerdere verkoopmethodes in, elk toegespitst op de mogelijke verkopers van uw club. Om mee te doen aan de Grote Clubactie kunt u een bestelling plaatsen in Mijn Grote Clubactie. Dit is mogelijk door in te loggen via de button rechts bovenaan op de website (www.clubactie.nl). De inloggegevens heeft u als coördinator na de inschrijving via een e-mail ontvangen. Indien u nog geen bestelling heeft geplaatst, komt u automatisch in Mijn bestellingen terecht. Wilt u op een later tijdstip een nabestelling plaatsen, dan gaat u in het menu naar Mijn bestellingen. Welk verkoopmateriaal hebben jullie nodig voor welke methode? Methode Benodigdheden materiaal Gemiddelde hoeveelheid Contant Loten (en verkoopboekjes Contant ) Loten: ongeveer 7 loten per verkopend lid. Loten kunnen per 25 stuks besteld worden. Verkoopboekjes: 1 verkoopboekje per verkopend lid (eventueel enkele reserve boekjes). Verkoopboekjes kunnen per 25 stuks besteld worden. Per verkoopboekje zijn er 20 posities om lotenkopers te noteren. Eenmalige machtiging Verkoopboekjes Eenmalige Machtiging Verkoopboekjes: 1 verkoopboekje per verkopend lid (eventueel enkele reserve boekjes). Verkoopboekjes kunnen per 25 stuks besteld worden. Per verkoopboekje zijn er 20 posities om lotenkopers te noteren. Online Geen materiaal vereist Niet van toepassing Superlot Superloten (intekenlijsten zitten hierbij) Superlot: 1 Superlot per verkopende groep of persoon. Superloten kunnen per stuk besteld worden. Verkoopmateriaal is niet vereist, maar wel handig. Zo weet de koper direct welke gegevens hij/zij in moet vullen. Ook heeft de verkoper dan direct al het materiaal bij de hand, zoals bedankbriefjes en deurzegels. Een koper weet dan dat de verkoper loten verkoopt via de Grote Clubactie. Op de loten en de bedankbriefjes staat de trekkingsdatum.... de eerste 100 verkoopboekjes gratis zijn bij de eerste bestelling? Om de bestelling ruim een week voor de start van de actie binnen te hebben, dient u uiterlijk 22 augustus de bestelling te plaatsen in Mijn Grote Clubactie op www.clubactie.nl. U ontvangt de bestelling dan 6 september 2017. Het plaatsen van een eerste bestelling, evenals het nabestellen van loten en verkoopmaterialen, is na deze datum nog steeds mogelijk. Vanaf 23 augustus bestellen, heeft als gevolg dat de bestelling pas vanaf 11 september geleverd wordt. Bij uw bestelling ontvangt u 2 posters en een vlaggenlijn. 9
STAP 1 E. Registreer jullie verkopers in Mijn Grote Clubactie Als u meedoet met de methode eenmalige machtiging of de online verkoopmethode, kunt u de verkopende leden van uw vereniging invoeren. Maak in Mijn Grote Clubactie, na de inlog, een compleet overzicht van al jullie leden die deelnemen aan de Grote Clubactie. Dit doet u door na het inloggen te klikken op Deelnemende Leden. Daar kunt u uw ledenbestand in één keer toevoegen of leden afzonderlijk invoeren. Zo heeft u tijdens de actie een goed overzicht van het aantal verkochte loten per clublid.... het invoeren van verkopers eenvoudig gaat door het uploaden van een Excel-bestand? In Mijn Grote Clubactie onder Downloads vindt u een uitgebreide handleiding over de online methode. F. Zet jullie online actie klaar Door met de online methode mee te doen, hebben jullie toegang tot een eigen online clubpagina van waaruit jullie (potentiële) verkopers en kopers kunnen mailen. Dit is heel eenvoudig. Het grote voordeel is dat de actie ruim voor de start klaar gezet kan worden. Jullie online verkooppagina kan naar eigen wens gepersonaliseerd worden. Omschrijf het doel, voeg onder meer het clublogo en social media toe, verander de kleuren en jullie online clubpagina staat binnen enkele minuten klaar! Verspreid de pagina naar verkopers en potentiële kopers via Online verkoop in Mijn Grote Clubactie. Ook kan de clubpagina gedeeld worden op jullie website of via social media. Binnen een half uur staat jullie complete online actie klaar. Zet jullie online actie vroegtijdig klaar. Dit is mogelijk vanaf 1 augustus 2017. 10
STAP 2 Motiveer jullie verkopers! De Grote Clubactie valt of staat met de motivatie van jullie leden. Maar hoe krijgt u hen zover om zoveel mogelijk loten te verkopen voor jullie beoogde doel? A. Zet acties op om jullie verkopers te belonen Maak de landelijke Kids-verkoopwedstrijd bekend De Grote Clubactie organiseert een Kids-verkoopwedstrijd. Dit is een landelijke verkoopwedstrijd waarin de beste lotenverkopers worden beloond door middel van diverse prijzen. De beste lotenverkoper wint een Playstation 4. Maak deze Kids-verkoopwedstrijd bekend onder jullie verkopende jeugdleden t/m 13 jaar en laat ze weten tot welke datum ze zich kunnen inschrijven en wanneer ze de uitslag van deze wedstrijd ontvangen. Data kunt u vinden op pagina 2 van dit Stappenplan. Kinderen kunnen zich inschrijven voor de Kids-verkoopwedstrijd via kids.clubactie.nl. Maak de 20-loten-actie bekend Om jullie vereniging te ondersteunen met het behalen van jullie doel, heeft de Grote Clubactie de 20-loten-actie in het leven geroepen. Hiermee beloont u lotenverkopers als ze 20 loten of meer hebben verkocht en laat u ze genieten van bijvoorbeeld een dagje pretpark. Breng jullie lotenverkopers op de hoogte van deze actie. De vouchers van de 20-loten-actie worden digitaal beschikbaar gesteld voor uw vereniging. Zet een eigen verkoopwedstrijd op Eén manier om jullie lotenverkopers te motiveren is het opzetten van een eigen verkoopwedstrijd. U kunt lotenverkopers goed motiveren door ze te belonen. Geef de beste lotenverkopers binnen uw vereniging een mooie prijs. Het regelen van prijzen kan eenvoudiger zijn dan u denkt. Heeft u al eens gedacht aan het benaderen van een plaatselijke sport-, speelgoed- of snoepwinkel? In 2016 hebben veel verenigingen met succes gratis cadeaubonnen ontvangen van tientallen of honderden euro s. In ruil voor de cadeaubonnen maakt uw vereniging tijdelijk reclame voor het gulle (lokale) bedrijf. Dit kan in het clubhuis, langs het veld of op jullie website. Maak hier wel goede afspraken over. De sponsorcommissie kan hier vast bij helpen.... de Grote Clubactie weer te gekke prijzen op de 20-loten-voucher heeft staan in 2017? Naast de individuele prijzen, kan ook een teamprijs motiverend werken. Als een elftal bijvoorbeeld 200 loten weet te verkopen, beloon ze dan met een bioscoop-uitje of bezoek aan de plaatselijke profclub. Dankzij een eigen verkoopwedstrijd zijn verkopers extra gemotiveerd. 11
STAP 2 B. Maak jullie Grote Clubactie bekend Voorlichtingsbijeenkomst Maak aan al jullie clubleden tijdens een voorlichtingsbijeenkomst bekend dat jullie vereniging deelneemt aan de Grote Clubactie. Leg ze uit wat het inhoudt, wat er van ze verwacht wordt en tot slot: wat jullie doel is. Waar halen de verkopers geld voor op? Zorg dat u trainers, coaches en ouders goed en enthousiast informeert. Dan kunnen zij dat op een leuke manier overbrengen naar hun jeugdleden. Als u actief bent binnen een kleine vereniging, dan kunt u zelf het enthousiasme overbrengen naar de jeugdleden, door bijvoorbeeld trainingen of repetities te bezoeken. Breng jullie verhaal zo enthousiast mogelijk. Maak kenbaar hoeveel loten jullie verwachten dat ieder lid gaat verkopen. Besteed aandacht aan de Kids-verkoopwedstrijd van de Grote Clubactie en jullie (eventuele) eigen verkoopwedstrijd. Begeleidende brief Het is belangrijk dat de verkopers van uw vereniging weten hoe de Grote Clubactie werkt. Dit doet u door middel van een begeleidende brief die u verspreidt. Laat hierin het volgende aan bod komen: Het doel van jullie Clubactie Leg uit wat jullie willen realiseren met het geld dat jullie ophalen. Laat weten hoeveel loten jullie verwachten te verkopen. Spreek een verwachting uit over het aantal loten per verkopend lid. Hoe jullie verkoopmethode werkt Licht toe met welke verkoopmethode jullie meedoen en hoe deze in zijn werk gaat. Wat jullie nodig hebben van de kopers en andersom - Contante verkoopmethode: De koper geeft contant geld in ruil voor (een) lot(en). De verkoper laat een lot en een deurzegel achter. - Eenmalige verkoopmethode: De koper noteert naam- en adresgegevens, aantal loten, IBAN en handtekening in het verkoopboekje. De verkoper laat een bedankbriefje met een deurzegel achter. Aan wie jullie leden kunnen verkopen Aan ouders, familieleden, vrienden en buren. Denk aan verkopen in de buurt, op verjaardagen of tijdens een wedstrijddag of evenement. Hoe ze het verkopen kunnen aanpakken Geef jullie leden tips hoe zij aan de slag kunnen gaan: Adviseer ze, indien mogelijk, om in hun clubtenue de buurt in te gaan. Geef aan dat verkopen samen met een vriendje of teamgenootje leuker is dan alleen. Waar en wanneer de leden het verkoopmateriaal moeten inleveren Geef aan waar de leden het contante geld of hun verkoopboekje in moeten leveren. Zorg er ook voor dat er een uiterlijke inleverdatum wordt genoemd. De acties waarmee jullie verkopers worden beloond Benoem hoe en wanneer verkopers in de prijzen kunnen vallen bij zowel de Kids-verkoopwedstrijd van de Grote Clubactie, als jullie eigen wedstrijd. Gebruik diverse communicatiekanalen om jullie actie bekend te maken. 12 Social media en andere communicatiekanalen Uiteraard wilt u de Clubactie aan iedereen kenbaar maken. Hoe meer mensen weten dat jullie meedoen aan de Grote Clubactie, hoe groter de kans dat jullie het doel kunnen realiseren. Verspreid jullie boodschap over de deelname via jullie website, social media, persbericht, clubkrant, nieuwsbrief of via mond-totmond-reclame. Maak voor de online media gebruik van de banners die de Grote Clubactie beschikbaar stelt onder het kopje Downloads in Mijn Grote Clubactie. Gebruik in het clubhuis de posters en vlaggenlijn die jullie van de Grote Clubactie ontvangen. Ook hebben jullie de mogelijkheid om extra promotiemateriaal te bestellen via de Grote Clubactie-webshop. Meer informatie en de link er naartoe, vindt u in Mijn Grote Clubactie.... u in Mijn Grote Clubactie (onder Downloads ) een voorbeeldbrief voor uw verkopers kunt vinden?
STAP 3 Klaar voor de start? De Grote Clubactie gaat beginnen. Tijd voor actie! Het is belangrijk dat jullie verkopers hun materiaal op tijd krijgen en weten wat er van hen wordt verwacht. Houd ze tijdens de actie betrokken bij de voortgang, zodat ze gemotiveerd blijven. A. Verspreid de begeleidende brief en het verkoopmateriaal Zorg ervoor dat u de brief en het verkoopmateriaal op tijd verspreidt. Dan kunnen jullie verkopers gelijk bij de start van de actie op zaterdag 16 september aan de slag. Wanneer u vóór donderdag 23 augustus bestelt, heeft u de materialen ruim een week voor de start van de actie op woensdag 6 september in huis. U kunt dus in die week de materialen al verspreiden, zodat u zeker weet dat iedereen de loten en/of het boekje heeft zodra hij of zij mag gaan verkopen. Een ludieke start Indien het voor uw club mogelijk is, stop dan iets leuks of lekkers bij de begeleidende brief of het verkoopmateriaal. Denk bijvoorbeeld aan een koekreep, in het kader van: Jij kunt wel wat energie gebruiken tijdens het loten verkopen. Verspreid het verkoopmateriaal al in de week voor de actie! Dan kunnen de verkopers op zaterdag 16 september meteen aan de slag. 13
STAP 3 B. Organiseer een verkoopdag Op zaterdag 16 september 2017 is de landelijke kick-off van de Grote Clubactie. Om de teamspirit te bevorderen en de start te vieren is het leuk om op deze dag een eigen verkoopdag te organiseren. Verdeel jullie verkopers in teams en laat ieder team in een eigen wijk rondom de vereniging loten verkopen. Ga fanatiek aan de slag en spreek een tijd af waarop jullie weer verzamelen. Zorg ervoor dat ze bij terugkomst ontvangen worden in een feestelijke kantine, geheel in Clubactie-stijl. Beloon ze dan met bijvoorbeeld een ijsje of een snoepzak. Jullie kunnen deze verkoopdag natuurlijk ook op een later moment organiseren, want verkopen mag de hele Clubactie-periode. Kijk voor de data van 2017 in de agenda op pagina 2 van dit Stappenplan. C. Geef de tussentijdse stand door Houd tijdens de loop van de actie contact met uw leden over hoe de verkoop gaat. Geef één of meerdere keren de tussenstand door van het aantal tot dan toe verkochte loten, zodat jullie leden weten hoe jullie vereniging ervoor staat. Geef ook aan welke leden of teams tot dan toe de meeste loten hebben verkocht. Dit kan bijvoorbeeld door een foto en interview in jullie clubblad, met de tekst: De beste lotenverkopers van dit moment. Haal jij ze in?. Op die manier kan er een onderlinge competitie ontstaan, waardoor sommige leden extra hun best gaan doen om nog meer loten te verkopen. U kunt ook aangeven hoeveel loten de verkopers verwijderd zijn van een prijs. D. Verspreid een extra aanjager Om jullie leden gedurende de gehele periode actief te houden, kunt u halverwege een extra aanjager verspreiden. Denk hierbij aan een bericht of brief vanuit een prominent lid, een bekend persoon uit de regio of de voorzitter van de vereniging. Hierin vermeldt u namens hem/haar alvast een woordje van dank voor de inzet, maar zorgt u ook voor een extra stimulans door het doel nogmaals onder de aandacht te brengen. Verder kunt u aandacht besteden aan de Kids-verkoopwedstrijd. De Grote Clubactie blijft op deze manier relevant voor jullie verkopers en hierdoor maakt jullie vereniging optimaal gebruik van de actieperiode. De verkopers raken op deze manier extra gemotiveerd om nog een rondje door de wijk te lopen of hun boekje mee te nemen naar een verjaardag.... u met het inzetten van jullie website en social media de leden eenvoudig op de hoogte houdt? Een aanjager kan leden die nog niks verkocht hebben activeren. 14
Plan jullie uiterlijke inleverdatum rond 1 november 2017, dan bouwt u voor de werkgroep voldoende ruimte in om de verkochte loten te verwerken. E. Verzamel de verkoopboekjes en/of het contante geld Zorg er als coördinator voor dat u op tijd al het materiaal weer terug heeft. Neem voldoende tijd om boekjes voor eenmalige machtiging in te voeren, (Super)loten en verkoopboekjes (na) te bestellen en/of het geld te tellen. Het is zonde wanneer een boekje te laat bij u als coördinator wordt ingeleverd. Communiceer dus altijd een uiterlijke inleverdatum naar de verkopers. Houd hierbij rekening met de tijd die de werkgroep nog kwijt zal zijn met invoeren en/of (na)bestellen. Laat uw verkopers weten dat ze hun verkoopboekje eerder mogen inleveren (en indien gewenst: een nieuwe krijgen), als ze het boekje al vroegtijdig vol hebben. 15
STAP 3 F. Verwerk de verkochte loten 1 Contant Wanneer jullie loten verkopen via de verkoopmethode contant is het belangrijk om op tijd loten (na) te bestellen. Er zijn twee manieren om contante loten te verkopen: via voorinschrijving of direct. Verkoopt uw vereniging via voorverkoop, dan gaan de verkopers eerst langs de deuren, familie en vrienden. De kopers hebben in het verkoopboekje aangegeven hoeveel loten zij willen kopen. Als coördinator geeft u de verkoper de benodigde contante loten. De verkoper gaat met het verkoopboekje en de loten terug naar de koper. Het lot wordt afgeleverd en het verkopende lid ontvangt de lotprijs ( 3,-). Vervolgens levert de verkoper het geld bij de coördinator in. Ook kunnen jullie als vereniging de keuze hebben gemaakt om de loten direct te verkopen. In dit geval geeft u de verkopers contante loten en ontvangen zij direct contant geld. Zorg dat u dit geld op tijd verzamelt, zodat u weet hoeveel loten er zijn verkocht. Het kan hierbij helpen om bij te houden hoeveel loten (en welke lotenrange) u aan ieder verkopend lid heeft meegegeven. In beide gevallen telt de coördinator samen met de werkgroep het geld en vermindert het met de inkoopprijs van de loten en de verzendkosten. Op die manier weet de coördinator precies hoeveel geld zijn/haar vereniging met de contante methode heeft opgehaald. 2 Eenmalige machtiging Wanneer jullie loten verkopen via de verkoopmethode eenmalige machtiging is het heel belangrijk om op tijd en nauwkeurig alle verkopen te registreren. Zorg ervoor dat jullie dit met meerdere personen (bijv. uit de werkgroep) oppakken, dan gaat het snel en is het ook nog gezellig. De kopers hebben in het verkoopboekje een machtiging afgegeven voor een eenmalige incasso. Deze machtiging moet worden ingevoerd via Mijn Grote Clubactie onder het kopje Verkochte loten. De Grote Clubactie incasseert het bedrag. De lotenkoper ziet het lotnummer op zijn/haar bankafschrift. Als de incasso niet gelukt is, wordt de reden van stornering aangegeven. Dit kan 8 tot 18 dagen in beslag nemen. U kunt dan, afhankelijk van de storneringsreden, een nieuwe verkoop registreren met de juiste gegevens zodat de machtiging opnieuw kan plaatsvinden. Dan lopen jullie als vereniging geen inkomsten mis.... u in Mijn Grote Clubactie kunt zien welke incasso s zijn mislukt en waarom? 16
STAP 3 3 Online verkoop 80% gaat naar de vereniging Het voordeel van de online verkoopmethode is dat kopers zelf hun gegevens registreren op de actiepagina en daarmee een machtiging afgeven. U hoeft bij deze methode dus zelf geen verkochte loten te verwerken. 4 Superloten Superloten kunnen verkocht worden met zowel de contante verkoopmethode, als via eenmalige machtiging. In beide gevallen moet het Superlot worden geregistreerd in Mijn Grote Clubactie, zodat de koper de 50 Clubactieloten kan ontvangen. Via Mijn Grote Clubactie, onder het kopje Verkochte loten, kiest u voor Superlot toevoegen. Vervolgens registreert u de gegevens van de koper en geeft u aan hoe de betaling moet worden uitgevoerd. Bij de eenmalige machtigingsmethode incasseert de Grote Clubactie 150,- bij de koper, welke op zijn/haar bankafschrift de lotenrange van de 50 gekochte loten ziet. De Grote Clubactie keert 120,- uit aan de vereniging, minus de 0,10 aan incassokosten. Bij de contante methode betaalt de koper 150,- aan de club. De Grote Clubactie stuurt 50 papieren loten naar het adres van de Superlot-koper. De Grote Clubactie incasseert 34,- bij de vereniging, bestaande uit de 20% die voor de Grote Clubactie is ( 30,-) en de verzendkosten ( 4,-). Verwerk alle verkochte loten nauwkeurig en op tijd! Indien er wat mis gaat, heeft u voldoende speling om dit op te lossen. 17
STAP 4 Vier het succes! Vier het succes in bijzijn van zoveel mogelijk leden en betrokkenen. De trekking van de Grote Clubactie heeft plaatsgevonden. Tijd om de balans op te maken en de actie goed en feestelijk af te sluiten. A. Deel jullie succes U ontvangt van de Grote Clubactie eind december een mooie cheque met daarop de opbrengst van jullie actie. Deze staat symbool voor het geld dat jullie met de actie hebben opgehaald. Mogelijk hebben jullie (een deel van) dit bedrag al direct ontvangen van de kopers via de contante verkoop. Het bedrag op de cheque is als volgt opgebouwd: Het totaal aantal verkochte loten X 2,40 minus de eventueel gemaakte incassokosten. De opbrengst van de loten, die via de eenmalige machtigingsmethode, de online methode en het Superlot (via eenmalige machtiging) zijn geïncasseerd, wordt rond 31 januari 2018 op jullie rekening gestort. Laat met de cheque aan de leden zien wat jullie met zijn allen bereikt hebben. Om de opbrengst naar de rest van de vereniging te communiceren kunt u, samen met de werkgroep, de volgende acties ondernemen: Reik de cheque uit Het is voor de leden belangrijk dat er een moment wordt georganiseerd waarbij het totaalbedrag aan de gehele vereniging bekend wordt gemaakt. Zorg dus dat u de opbrengst in een volle kantine of op een verenigingsbijeenkomst uitreikt. Denk hierbij aan de kerst- of nieuwjaarsborrel. Laat bijvoorbeeld jullie beste verkoper de cheque uitreiken aan de voorzitter van jullie vereniging. Maak hier een speciaal moment van. Geef de cheque een mooie plaats Geef de cheque een prominente plaats in het clubhuis of elders waar veel mensen deze kunnen zien. Zo worden jullie leden eraan herinnerd wat jullie met zijn allen gepresteerd hebben. Zet een foto van de opbrengst online Maak een creatieve foto van de cheque en zet deze als nieuwsbericht op jullie website en/of in een update op social media met bijvoorbeeld #opbrengstgroteclubactie2017. Zo toont u aan een groot publiek wat de opbrengst van de Grote Clubactie voor jullie vereniging is. Laat, indien mogelijk, het gerealiseerde doel zien. Maak bijvoorbeeld een foto van iemand met de cheque op het vernieuwde klimrek.... sommige verenigingen meer dan 10.000,- ophalen met de Grote Clubactie? 18
STAP 4 B. Zet jullie beste verkopers in het zonnetje Het succes van de Grote Clubactie valt of staat met het motiveren van jullie verkopers. Immers, zij hebben hard hun best gedaan om loten te verkopen. Daarom is het van belang dat u hen aan het einde van de actie eens goed in het zonnetje zet. Dit gaat vaak hand in hand met het presenteren van de opbrengst. Als u een verkoopwedstrijd heeft georganiseerd, is het leuk om van de prijsuitreiking een speciaal moment te maken. De verkopers die u dit jaar beloont, zullen volgend jaar vooraan in de rij staan om loten te verkopen! En als u mooie prijzen weggeeft, gaan hun vriendjes volgend jaar wellicht ook harder lopen om die prijs in de wacht te slepen. C. Communiceer het gerealiseerde doel Als jullie van tevoren een duidelijk Clubactie-doel hebben bedacht, is het erg belangrijk dat jullie de leden laten weten wat er met de opbrengst is gedaan. Hebben jullie bijvoorbeeld nieuwe materialen aangeschaft met het opgehaalde geld? Stuur iedereen dan een e-mail of brief op het moment dat de materialen binnen zijn. Laat alle verkopers weten dat jullie dit met zijn allen voor elkaar hebben gebokst. Voor het bekendmaken van het doel kunnen jullie natuurlijk ook de website en social media inzetten. Plaats bijvoorbeeld een foto van de prijswinnende teams tijdens hun bioscoopuitje of bezoek aan de lokale profclub. Leden die duidelijk zien waar het geld naartoe is gegaan, begrijpen de relevantie van het loten verkopen des te meer.... u gemakkelijk via de knop Exporteren bij Verkochte loten een Excel-bestand kunt krijgen met de lotenstand van al uw verkopers? Handig voor jullie verkoopwedstrijd! Door duidelijk te maken wat er met de opbrengst is gerealiseerd, krijgen de leden het gevoel dat ze écht iets hebben bijgedragen. 19
De Jubil eum tot en m actie loopt 15 septe et vrijdag mber 20 17. Jubileu mac ti e Plaats nu uw bestelling voor de Grote Clubactie 2017 en maak elke maand kans op één van de 5 geldprijzen. Hoe sneller u bestelt, hoe vaker uw vereniging kans maakt. Voor meer informatie, kijk snel op www.clubactie.nl Jochem en Stan vormen het Grote Clubactie Actieteam! Meer weten? Ga snel naar actieteam.clubactie.nl! Prijzenpot: o 14.000,Iedere maand: 1 x o 1.000,4 x o 250,- Hebben jullie hulp nodig bij de organisatie? Bel ons dan op 013-455 28 25 of stuur een e-mail naar info@clubactie.nl. Op de hoogte blijven? Like ons op Facebook of volg ons op Twitter! facebook.com/clubactie twitter.com/clubactie