Stappenplan. 80% gaat naar. Hoe organiseert. een succesvolle Grote Clubactie? Uit ons onderzoek. jouw vereniging

Transcriptie

1 Stappenplan 80% gaat naar jouw vereniging Uit ons onderzoek Hoe organiseert jouw vereniging een succesvolle Grote Clubactie? Verenigingen die het Stappenplan gebruiken hebben gemiddeld een hogere opbrengst (ongeacht verenigingsgrootte).

2 Introductie Voor je ligt het Stappenplan van de Grote Clubactie. Hierin staat beschreven hoe jouw vereniging een succesvolle Grote Clubactie organiseert. Stap voor stap en geclusterd per onderwerp. Voor veel onderwerpen uit dit plan verwijzen we je naar Mijn Grote Clubactie, de digitale inlogomgeving van de Grote Clubactie. Mijn Grote Clubactie is de persoonlijke online inlogomgeving van de Grote Clubactie voor jouw vereniging. Na het inloggen met jouw registratienummer en wachtwoord, kun je hier diverse acties ondernemen. Denk aan het plaatsen van je bestelling(en), het wijzigen van clubgegevens, het invoeren van verkochte (Super)loten en het klaarzetten van je online actie. Mijn Grote Clubactie vind je door rechts bovenaan op op inloggen te klikken. Of ga direct naar: clubactie.nl/inloggen. De handleiding van Mijn Grote Clubactie is te vinden onder de knop Downloads. Deze knop vind je na het inloggen aan de rechterzijde van je webpagina. Heb je nog vragen? Dan mag je altijd contact opnemen met onze Servicedesk via De agenda voor 2018 ziet er als volgt uit: 1 maart Start bestellen verkoopmateriaal en loten 1 augustus Persoonlijke online inlogomgeving Mijn Grote Clubactie staat klaar 21 augustus Laatste dag bestellen verkoopmateriaal en loten (met de zekerheid dat je de materialen op 5 september in huis hebt) 5 september Bezorging verkoopmateriaal en loten 15 september Start landelijke lotenverkoop Grote Clubactie 2018! 3 oktober Ontvangst vouchers 20-loten-actie 22 november - Sluiting nabestellen contante loten en Superloten - Sluiting invoer lotenkopers met eenmalige machtiging 11 december - Sluiting inschrijving Kids-verkoopwedstrijd - Laatste dag contante lotenverkoop 12 december - Trekking Grote Clubactie - Trekking Superlot 13 december Publicatiedatum trekkingsuitslag 14 december Ontvangst cheques per post 31 december Prijswinnaars Kids-verkoopwedstrijd bekend 31 januari 2019 Uitbetaling verkoopopbrengst met machtiging 2

3 ... ook stichtingen mee kunnen doen aan de Grote Clubactie? Stappenplan STAP 1 Een goede voorbereiding is het halve werk! A. Vorm een energieke werkgroep blz. 4 B. Bepaal jullie doel blz. 4 C. Kies jullie verkoopmethode(s) blz. 5 D. Bestel jullie verkoopmateriaal blz. 7 E. Registreer jullie verkopers in Mijn Grote Clubactie blz. 8 F. Zet jullie online actie klaar blz. 8 STAP 2 Motiveer jullie verkopers! A. Zet acties op om jullie verkopers te belonen blz. 9 B. Maak jullie Grote Clubactie bekend blz. 10 STAP 3 Klaar voor de start? A. Verspreid het verkoopmateriaal en de begeleidende brief blz. 11 B. Start de Grote Clubactie blz. 11 C. Geef de tussentijdse stand door blz. 12 D. Verspreid een extra aanjager blz. 12 E. Verzamel de verkoopboekjes en/of het contante geld blz. 12 F. Verwerk de verkochte loten blz. 12 STAP 4 Vier het succes! A. Deel jullie succes blz. 14 B. Zet jullie beste verkopers in het zonnetje blz. 15 C. Communiceer het gerealiseerde doel blz. 15 3

4 STAP 1 Een goede voorbereiding is het halve werk! A. Vorm een energieke werkgroep Samen sta je sterk. De Grote Clubactie organiseer je als clubcoördinator (idealiter) dus niet alleen. Stel dan ook een team samen, zodat de werkzaamheden van de actie verdeeld kunnen worden. Binnen een vereniging zijn er vaak genoeg leden bereid om te helpen. En dit kan ook erg gezellig zijn. Zet de leden van de werkgroep in op hun kwaliteiten Een Grote Clubactiecoördinator Een commerciële man of vrouw Een creatieve schrijver Enkele nauwkeurige baasjes Een sociaal dier om de grote lijnen uit te zetten. voor het verkopen van Superloten en/of regelen van een prijzenpakket voor jullie eigen verkoopwedstrijd. voor het opstellen van een begeleidende brief aan verkopers en leiding. voor het verwerken van de verkochte loten. voor het bijhouden van updates over jullie actie op de website en social media. Hebben jullie genoeg leden die willen meehelpen met het organiseren van jullie Clubactie? Dan kunnen jullie de rollen zoals hierboven beschreven verdelen. Uiteraard kan een lid ook meerdere rollen op zich nemen. B. Bepaal jullie doel Een duidelijk doel is belangrijk. Het moet iets zijn waar jullie als vereniging achter staan. Bedenk daarom samen een mooi doel waar jullie de opbrengst aan willen besteden. Denk aan: Nieuwe tenues Nieuwe materialen Opknappen clubhuis Organiseren activiteiten Vieren kampioenschappen... verenigingen met een werkgroep een hogere opbrengst hebben dan verenigingen zonder werkgroep? (ongeacht de verenigingsgrootte) Een duidelijk doel levert meer geld op Maak het doel kenbaar aan alle leden van je vereniging. Het is bewezen dat verenigingen meer loten verkopen als ze een duidelijk doel voor de opbrengst hebben. Verkopers raken gemotiveerder als het doel ze zelf direct iets oplevert. Denk aan een jeugdactiviteit, een nieuw klimrek of een feestavond. Een doel maakt het voor een koper ook concreter. Tips! Organiseer een verkoopdag en beloon de lotenverkopers na afloop. 4 Verkoop contante loten tijdens een evenement of in de kantine.

5 STAP 1 C. Kies jullie verkoopmethode(s) Er zijn 3 manieren om loten te verkopen. Een combinatie hiervan is ook mogelijk.... je contante loten per 25 stuks kunt bestellen? 1 Contante lotenverkoop Voordelen Op deze manier krijgt de vereniging direct contant geld voor de papieren loten die verkocht worden. Verkopers hoeven maar één keer langs de deur. Werkwijze De vereniging koopt loten in voor 0,60 per stuk en verkoopt deze voor 3,- per stuk. Kopers betalen contant en krijgen een papieren lot. Deze methode leent zich, naast deurverkoop, ook zeer goed voor lotenverkoop op een evenement. Opbrengst De vereniging ontvangt de opbrengst direct contant van de lotenkoper. Dit is 3,- per verkocht lot. 20% hiervan is al bij de inkoop betaald aan de Grote Clubactie. Mogelijke verkopers Deze methode leent zich goed voor volwassen leden. Op deze manier krijgt de vereniging direct geld voor de papieren loten die verkocht worden. Jeugdleden kunnen ook met deze methode aan de slag. 2 Eenmalige machtiging Lot Voordelen De verkopers hoeven maar één keer langs de deur. De verkopers lopen niet met geld over straat. Werkwijze De leden gaan met verkoopboekjes langs de deuren en noteren de gegevens van de lotenkopers in de verkoopboekjes. De werkgroep van jullie vereniging registreert de gegevens in Mijn Grote Clubactie. De Grote Clubactie incasseert eenmalig het bedrag bij de lotenkoper, die het lotnummer of de lotenreeks op zijn/haar bankafschrift ontvangt. Opbrengst De vereniging ontvangt de opbrengst (80% van elk verkocht lot), minus de incassokosten ( 0,10 per incasso-poging) van de Grote Clubactie. In januari 2019 wordt de opbrengst overgemaakt naar de vereniging. Mogelijke verkopers Met name verenigingen die veel jeugdleden hebben, maken gebruik van deze verkoopmethode. Op deze manier hoeven kinderen niet met geld over straat. Tips! Vraag andere leden om mee te helpen met het invoeren van de verkochte loten. Ga in clubtenue langs de deur. Verkoopboekje eenmalige machtiging 5

6 STAP 1... mensen online gemiddeld meer dan 4 loten per keer kopen? Online verkoop Eenmalige machtigingsloten kun je ook online verkopen. In Mijn Grote Clubactie hebben jullie gratis de beschikking over een unieke webpagina waarop loten van jullie vereniging gekocht kunnen worden. Deze pagina wordt, ongeacht jouw bestelling, standaard voor jouw club klaargezet. Om online loten te verkopen, dien je wel eerst je clubpagina gereed te maken. Dat wil zeggen: een clublogo toevoegen, aangeven wat jullie streefbedrag is en waarvoor jullie geld ophalen. Je kunt deze webpagina vervolgens delen met jullie leden en daarna kunnen zij deze verspreiden binnen hun netwerk. Denk hierbij aan het mailen van vrienden of zakenrelaties of het delen van de pagina op social media, zoals Facebook en Twitter. Na de aankoop van het lot incasseert de Grote Clubactie het lot met een eenmalige machtiging. De koper ontvangt het lotnummer op zijn of haar bankafschrift. Zet jullie online actie vroegtijdig klaar. Dit is mogelijk vanaf 1 augustus Superloten Voordelen Met Superloten verkoop je in één klap 50 loten! Superloten zijn bij uitstek geschikt als vorm van mini-sponsoring. Zo kun je bedrijven laagdrempelig kennis laten maken met het sponsoren van jouw vereniging. Je betrekt niet alleen de jongste leden bij de verkoop van loten, maar juist ook de (jong)volwassen leden van je vereniging. Zo draagt iedereen zijn of haar steentje bij! Met de verkoop van Superloten maakt jouw vereniging kans op het Grote Clubfeest t.w.v ,-. Werkwijze Het Superlot vertegenwoordigt 50 loten en is vooral geschikt om te verkopen aan sponsors, lokale bedrijven en winkels in de regio (zoals de bakker, slager of groenteboer op de hoek) of aan een team. Een Superlot is een vorm van mini-sponsoring en kan op twee manieren verkocht worden; 1) per eenmalige machtiging of 2) via contante verkoop. De koper van het Superlot ontvangt na aankoop één symbolisch Superlot, plus de lotenrange op zijn/haar bankafschrift (eenmalige machtiging) of 50 papieren loten (contante verkoop). Opbrengst Superlot Eenmalige machtiging 1. Wanneer je een Superlot via eenmalige machtiging verkoopt, registreer je het verkochte Superlot. 2. Daarna incasseert de Grote Clubactie 150,- bij de koper van het Superlot. De koper ziet op zijn/haar bankafschrift de lotenrange van de 50 gekochte loten. 3. Tot slot keert de Grote Clubactie 120,- uit aan jouw vereniging, minus 0,10 per incassopoging. 6

7 STAP 1 Contante verkoop 1. Bij de contante verkoopmethode registreer je het verkochte Superlot. De koper betaalt 150,- aan de club. 2. De Grote Clubactie stuurt vervolgens 50 papieren loten naar het adres van de Superlot-koper en incasseert daarna 34,- bij de vereniging, bestaande uit de 20% die de Grote Clubactie gebruikt om de loterij te faciliteren ( 30,-) en 4,- voor verzendkosten. Mogelijke verkopers Oudere jeugdleden, volwassen leden en leden van de sponsorcommissie. Het liefst met affiniteit voor verkoop! Kunnen wij ook meerdere methodes gebruiken? Jazeker, het is slim om meerdere (of zelfs alle!) verkoopmethodes in te zetten. Houd hierbij rekening met de mogelijke verkopers van jouw vereniging. Daarnaast kun je gemakkelijk een online actiepagina aanmaken om online extra loten te verkopen. Voor iedere vereniging is een perfecte combinatie van verkoopmethodes samen te stellen. Zijn er kosten verbonden aan de Grote Clubactie? Deelname aan de Grote Clubactie is gratis en er is géén minimum aantal loten dat verkocht hoeft te worden. De eerste 100 boekjes zijn bij de eerste bestelling gratis! Meer nodig? Dan betaal je 6,- per 25 extra boekjes. Boekjes kunnen per 25 stuks besteld worden. Doe je mee met de contante verkoopmethode? Contante loten worden ingekocht per 25 stuks. De inkoopprijs van een contant lot is 0,60. De verkoopprijs is 3,-. Er worden wel verzendkosten berekend (maximaal 7,50 per bestelling). Bij de verkoopmethodes eenmalige machtiging en Superlot (via eenmalige machtiging) wordt 0,10 per incassopoging berekend, op het moment dat de verkochte loten worden geïncasseerd. D. Bestel jullie verkoopmateriaal Om mee te doen aan de Grote Clubactie kun je een bestelling plaatsen in Mijn Grote Clubactie. Dit is mogelijk door in te loggen via de button rechts bovenaan op de website ( De inloggegevens heb je als coördinator na de inschrijving van ons ontvangen. Indien je nog geen bestelling hebt geplaatst, kom je automatisch in Mijn bestellingen terecht. Wil je op een later tijdstip een nabestelling plaatsen, dan ga je in het menu naar Mijn bestellingen. Welk verkoopmateriaal hebben jullie nodig voor welke methode? Methode Benodigdheden materiaal Gemiddelde hoeveelheid Contant Loten Loten: ongeveer 7 loten per verkopend lid. Loten kunnen per 25 stuks besteld worden. Eenmalige machtiging Verkoopboekjes Eenmalige Machtiging Verkoopboekjes: 1 verkoopboekje per verkopend lid (eventueel enkele reserve boekjes). Verkoopboekjes kunnen per 25 stuks besteld worden. Per verkoopboekje zijn er 20 posities om lotenkopers te noteren. Superlot Superloten (intekenlijsten zitten hierbij) Superlot: Het aantal te bestellen Superloten is gelijk aan het aantal bedrijven waaraan jij denkt dat jouw club een Superlot kan verkopen. 7

8 STAP 1 Verkopers zijn extra gemotiveerd als er een duidelijk doel is. Om de bestelling ruim een week voor de start van de actie binnen te hebben, dien je uiterlijk 21 augustus je bestelling te plaatsen in Mijn Grote Clubactie op Je ontvangt de bestelling dan 5 september Het plaatsen van een eerste bestelling, evenals het nabestellen van loten en verkoopmaterialen, is na deze datum nog steeds mogelijk. Vanaf 22 augustus bestellen, heeft als gevolg dat je bestelling pas vanaf 15 september geleverd wordt. Bij je bestelling ontvang je 2 posters ter promotie van jullie actie.... de eerste 100 verkoopboekjes gratis zijn bij de eerste bestelling? Zet meerdere verkoopmethodes in, elk toegespitst op de mogelijke verkopers van jouw club. E. Registreer jullie verkopers in Mijn Grote Clubactie Als je meedoet met de methode eenmalige machtiging, kun je de verkopende leden van jouw vereniging invoeren. Maak in Mijn Grote Clubactie, na de inlog, een compleet overzicht van al jullie leden die deelnemen aan de Grote Clubactie. Dit doe je door na het inloggen te klikken op Deelnemende Leden. Daar kun je jouw ledenbestand in één keer toevoegen of leden afzonderlijk invoeren. Zo heb je tijdens de actie een goed overzicht van het aantal verkochte loten per clublid. Dit zie je bij het onderdeel Verkochte Loten. F. Zet jullie online actie klaar Jouw club heeft automatisch toegang tot de online methode, dit is een eigen online clubpagina. Met deze pagina kunnen jullie (potentiële) verkopers en kopers mailen. Dit is heel eenvoudig. Het grote voordeel is dat de actie ruim voor de start klaargezet kan worden. Jullie online verkooppagina kan naar eigen wens gepersonaliseerd worden. Omschrijf het doel, voeg onder meer het clublogo en social media toe, verander de kleuren en jullie online clubpagina staat binnen enkele minuten klaar! Verspreid de pagina naar verkopers en potentiële kopers (zoals oud-leden en supporters van je club) via Online verkoop in Mijn Grote Clubactie. Hoe groter je bestand met adressen, hoe groter het succes. Ook kan de clubpagina gedeeld worden op jullie website of via social media. Binnen een half uur staat jullie complete online actie klaar. 8

9 STAP 2 Motiveer jullie verkopers! De Grote Clubactie valt of staat met de motivatie van jullie leden. Maar hoe krijg jij hen zover om zoveel mogelijk loten te verkopen voor jullie beoogde doel? A. Zet acties op om jullie verkopers te belonen Zet een eigen verkoopwedstrijd op Eén manier om jullie lotenverkopers te motiveren is het opzetten van een eigen verkoopwedstrijd. Je kunt lotenverkopers goed motiveren door ze te belonen. Geef de beste lotenverkopers binnen jouw vereniging een mooie prijs. Het regelen van prijzen kan eenvoudiger zijn dan je denkt. Heb je al eens gedacht aan het benaderen van een plaatselijke sport-, speelgoed- of snoepwinkel? In 2017 hebben veel verenigingen met succes gratis cadeaubonnen ontvangen van tientallen of honderden euro s. In ruil voor de cadeaubonnen maakt jouw vereniging tijdelijk reclame voor het gulle (lokale) bedrijf. Dit kan in het clubhuis, langs het veld of op jullie website. Maak hier wel goede afspraken over. De sponsorcommissie kan hier vast bij helpen. Naast de individuele prijzen, kan ook een teamprijs motiverend werken. Als een team bijvoorbeeld 200 loten weet te verkopen, dan mogen ze met z n allen naar de bioscoop of een voetbalwedstrijd van de plaatselijke profclub. Maak de 20-loten-actie bekend Om jullie vereniging te ondersteunen met het behalen van jullie doel, heeft de Grote Clubactie de 20-loten-actie in het leven geroepen. Hiermee beloon je lotenverkopers als ze 20 loten of meer hebben verkocht en laat je ze genieten van bijvoorbeeld een dagje pretpark. Breng jullie lotenverkopers op de hoogte van deze actie. De vouchers van de 20-loten-actie worden digitaal beschikbaar gesteld voor jouw vereniging.... de Grote Clubactie weer te gekke prijzen op de 20-loten-voucher heeft staan in 2018? Maak de landelijke Kids-verkoopwedstrijd bekend De Grote Clubactie organiseert een Kids-verkoopwedstrijd. Dit is een landelijke verkoopwedstrijd waarin de beste lotenverkopers worden beloond door middel van diverse prijzen. De beste lotenverkoper wint een Playstation 4. Maak deze Kids-verkoopwedstrijd bekend onder jullie verkopende jeugdleden t/m 13 jaar en laat ze weten tot welke datum ze zich kunnen inschrijven en wanneer ze de uitslag van deze wedstrijd ontvangen. Data kun je vinden op pagina 2 van dit Stappenplan. Kinderen kunnen zich inschrijven voor de Kids-verkoopwedstrijd via kids.clubactie.nl. Deze website staat vanaf de start van de actie helemaal in het teken van lotenverkopende kids. Dankzij een eigen verkoopwedstrijd zijn verkopers extra gemotiveerd. 9

10 STAP 2 B. Maak jullie Grote Clubactie bekend Voorlichting aan clubleden Maak aan al jullie clubleden bekend dat jullie vereniging deelneemt aan de Grote Clubactie. Leg ze uit wat het inhoudt, wat er van ze verwacht wordt en tot slot: wat jullie doel is. Waar halen de verkopers geld voor op? Zorg dat je trainers, coaches en ouders goed en enthousiast informeert. Dan kunnen zij dat op een leuke manier overbrengen naar hun jeugdleden. Maak kenbaar hoeveel loten jullie verwachten dat ieder lid gaat verkopen. Besteed aandacht aan de Kids-verkoopwedstrijd van de Grote Clubactie en jullie (eventuele) eigen verkoopwedstrijd. Begeleidende brief Het is belangrijk dat de verkopers van jouw vereniging weten hoe de Grote Clubactie werkt. Dit doe je door middel van een begeleidende brief die je verspreidt onder de leden. Laat hierin het volgende aan bod komen: Het doel van jullie Clubactie Hoe jullie verkoopmethode werkt Wat jullie nodig hebben van de kopers en andersom Aan wie jullie leden kunnen verkopen Hoe ze het verkopen kunnen aanpakken Waar en wanneer de leden het verkoopmateriaal moeten inleveren De acties waarmee jullie verkopers worden beloond Gebruik diverse communicatiekanalen om jullie actie bekend te maken. Social media en andere communicatiekanalen Uiteraard wil je jullie deelname aan Grote Clubactie aan iedereen kenbaar maken. Hoe meer mensen weten dat jullie meedoen aan de Grote Clubactie, hoe groter de kans dat jullie het doel kunnen realiseren. Verspreid jullie boodschap over de deelname via jullie website, social media, clubkrant, nieuwsbrief of via mond-tot-mond-reclame. Stuur een persbericht over jullie deelname aan de Grote Clubactie naar de plaatselijke media. Maak voor de online media gebruik van de banners die de Grote Clubactie beschikbaar stelt onder het kopje Downloads in Mijn Grote Clubactie. Gebruik in het clubhuis de posters die jullie van de Grote Clubactie hebben ontvangen. Ook hebben jullie de mogelijkheid om extra promotiemateriaal te bestellen via de Grote Clubactie-webshop. Meer informatie en de link er naartoe, vind je in Mijn Grote Clubactie.... je in Mijn Grote Clubactie (onder Downloads ) een voorbeeldbrief voor verkopers klaar staat? 10

11 STAP 3 Klaar voor de start? De Grote Clubactie gaat beginnen. Tijd voor actie! Het is belangrijk dat jullie verkopers hun materiaal op tijd krijgen en weten wat er van hen wordt verwacht. Houd ze tijdens de actie betrokken bij de voortgang, zodat ze gemotiveerd blijven. A. Verspreid het verkoopmateriaal en de begeleidende brief Zorg ervoor dat je de brief en het verkoopmateriaal op tijd verspreidt. Dan kunnen jullie verkopers gelijk bij de start van de actie op zaterdag 15 september aan de slag. Wanneer je uiterlijk donderdag 21 augustus bestelt, heb je de materialen ruim een week voor de start van de actie op woensdag 5 september in huis. Je kunt in die week de materialen al verspreiden, zodat je zeker weet dat iedereen de loten en/of het boekje heeft zodra hij of zij mag gaan verkopen. Een ludieke start Indien het voor jouw club mogelijk is, stop dan iets leuks of lekkers bij de begeleidende brief of het verkoopmateriaal. Denk bijvoorbeeld aan een koekreep, in het kader van: Jij kunt wel wat energie gebruiken tijdens het loten verkopen. B. Start de Grote Clubactie Op zaterdag 15 september 2018 is de landelijke kick-off van de Grote Clubactie. Om de teamspirit te bevorderen en de start te vieren is het leuk om op deze dag een eigen verkoopdag te organiseren. Verdeel jullie verkopers in teams en laat ieder team in een eigen wijk rondom de vereniging loten verkopen. Ga fanatiek aan de slag en spreek een tijd af waarop jullie weer verzamelen. Zorg ervoor dat ze bij terugkomst ontvangen worden in een feestelijke kantine, geheel in Clubactie-stijl. Beloon ze dan met bijvoorbeeld een ijsje of een snoepzak. Jullie kunnen deze verkoopdag natuurlijk ook op een later moment organiseren, want verkopen mag de hele Clubactie-periode. Kijk voor de data van 2018 in de agenda op pagina 2 van dit Stappenplan. Verspreid het verkoopmateriaal al in de week voor de actie! Dan kunnen de verkopers op zaterdag 15 september meteen aan de slag. 11

12 STAP 3 C. Geef de tussentijdse stand door de hoogte houdt? Houd tijdens de actie contact met je leden over hoe de verkoop gaat. Geef één of meerdere keren de tussenstand door van het aantal tot dan toe verkochte loten, zodat jullie leden weten hoe jullie vereniging ervoor staat. Geef ook aan welke leden of teams tot dan toe de meeste loten hebben verkocht. Dit kan bijvoorbeeld door een foto en interview in jullie clubblad, met de tekst: De beste lotenverkopers van dit moment. Haal jij ze in?. Op die manier kan er een onderlinge competitie ontstaan, waardoor sommige leden extra hun best gaan doen om nog meer loten te verkopen. Je kan ook aangeven hoeveel loten de verkopers verwijderd zijn van een prijs. Houd hiervoor contact met de leiders. Zij kunnen de kinderen goed motiveren om er nog even de schouders onder te zetten. Communiceer ook een teamprijs; dit zorgt ook voor een positieve competitie tussen teams. D. Verspreid een extra aanjager... je met het inzetten van jullie website en social media de leden eenvoudig op Om jullie leden gedurende de gehele periode actief te houden, kan je halverwege een extra aanjager verspreiden. Denk hierbij aan een bericht of brief vanuit een prominent lid, een bekend persoon uit de regio of de voorzitter van de vereniging. Hierin vermeld je namens hem/haar alvast een woordje van dank voor de inzet, maar zorg je ook voor een extra stimulans door het doel nogmaals onder de aandacht te brengen. Verder kun je aandacht besteden aan de Kids-verkoopwedstrijd. De Grote Clubactie blijft op deze manier relevant voor jullie verkopers en hierdoor maakt jullie vereniging optimaal gebruik van de actieperiode. E. Verzamel de verkoopboekjes en/of het contante geld Zorg er als coördinator voor dat je op tijd al het materiaal weer terug hebt. Neem voldoende tijd om boekjes voor eenmalige machtiging in te voeren, (Super)loten en verkoopboekjes (na) te bestellen en/of het geld te tellen. Het is zonde wanneer een boekje te laat bij jou als coördinator wordt ingeleverd. Communiceer dus altijd een uiterlijke inleverdatum naar de verkopers. Houd hierbij rekening met de tijd die de werkgroep nog kwijt zal zijn met invoeren en/of (na)bestellen. Laat jouw verkopers weten dat ze hun verkoopboekje eerder mogen inleveren (en indien gewenst: een nieuwe krijgen), als ze het boekje al vroegtijdig vol hebben. F. Verwerk de verkochte loten 1 Contant Wanneer jullie loten verkopen via de verkoopmethode contant is het belangrijk om op tijd loten (na) te bestellen. Bij de contante methode geef je de verkopers contante loten en ontvangen zij direct contant geld. Zorg dat je dit geld op tijd verzamelt, zodat je weet hoeveel loten er zijn verkocht. Het kan hierbij helpen om bij te houden hoeveel loten (en welke lotenrange) je aan ieder verkopend lid hebt meegegeven. In beide gevallen tel je samen met de werkgroep het geld en verminder je het met de inkoopprijs van de loten en de verzendkosten. Op die manier weet je precies hoeveel geld jouw vereniging met de contante methode heeft opgehaald. 12 Plan jullie uiterlijke inleverdatum rond 4 december 2018, dan bouw je voor de werkgroep voldoende ruimte in om het geld te tellen.

13 STAP 3... je in Mijn Grote Clubactie kunt zien welke incasso s zijn mislukt en waarom? 2 Eenmalige machtiging Wanneer jullie loten verkopen via de verkoopmethode eenmalige machtiging is het heel belangrijk om op tijd en nauwkeurig alle verkochte loten te registreren. Zorg ervoor dat jullie dit met meerdere personen (bijv. uit de werkgroep) oppakken. Dan gaat het snel en is het ook nog gezellig. De kopers hebben in het verkoopboekje een machtiging afgegeven voor een eenmalige incasso. Deze machtiging moet worden ingevoerd via Mijn Grote Clubactie onder het kopje Verkochte loten. De Grote Clubactie incasseert het bedrag. De lotenkoper ziet het lotnummer op zijn/haar bankafschrift. Als de incasso niet gelukt is, wordt de reden van stornering aangegeven. Dit kan 8 tot 18 dagen in beslag nemen. Je kunt dan, afhankelijk van de storneringsreden, een nieuw verkocht lot registreren met de juiste gegevens zodat de machtiging opnieuw kan plaatsvinden. Dan lopen jullie als vereniging geen inkomsten mis. Online verkoop Het voordeel van de online verkoop is dat kopers zelf hun gegevens registreren op de actiepagina en daarmee een machtiging afgeven. Je hoeft bij de online verkoop dus zelf geen verkochte loten te verwerken. 3 Superloten Superloten kunnen verkocht worden met zowel de contante verkoopmethode, als via eenmalige machtiging. In beide gevallen moet het Superlot worden geregistreerd in Mijn Grote Clubactie, zodat de koper de 50 Clubactie-loten kan ontvangen. Via Mijn Grote Clubactie, onder het kopje Verkochte loten, kies je voor Superlot toevoegen. Vervolgens registreer je de gegevens van de koper en geef je aan hoe de betaling moet worden uitgevoerd. Bij de eenmalige machtigingsmethode incasseert de Grote Clubactie 150,- bij de koper, welke op zijn/haar bankafschrift de lotenrange van de 50 gekochte loten ziet. De Grote Clubactie keert 120,- uit aan de vereniging, minus de 0,10 aan incassokosten. Bij de contante methode betaalt de koper 150,- aan de club. De Grote Clubactie stuurt 50 papieren loten naar het adres van de Superlot-koper. De Grote Clubactie incasseert 34,- bij de vereniging, bestaande uit de 20% die voor de Grote Clubactie is ( 30,-) en de verzendkosten ( 4,-). Verwerk alle verkochte loten nauwkeurig en op tijd! Als er wat mis gaat, heb je voldoende tijd om dit op te lossen. 13

14 STAP 4 Vier het succes! De trekking van de Grote Clubactie heeft plaatsgevonden. Tijd om de balans op te maken en de actie goed en feestelijk af te sluiten. Vier het succes in bijzijn van zoveel mogelijk leden en betrokkenen. A. Deel jullie succes Je ontvangt van de Grote Clubactie in december een mooie cheque met daarop de opbrengst van jullie actie. Deze staat symbool voor het geld dat jullie met de actie hebben opgehaald. Mogelijk hebben jullie (een deel van) dit bedrag al direct ontvangen van de kopers via de contante verkoop. Het bedrag op de cheque is als volgt opgebouwd: Het totaal aantal verkochte loten X 2,40 minus de eventueel gemaakte incassokosten De opbrengst van de loten, die via de eenmalige machtigingsmethode en het Superlot (via eenmalige machtiging) is geïncasseerd, wordt uiterlijk 31 januari 2019 op jullie rekening gestort. Laat met de cheque aan de leden zien wat jullie met zijn allen bereikt hebben. Om de opbrengst naar de rest van de vereniging te communiceren kun je, samen met de werkgroep, de volgende acties ondernemen: Reik de cheque uit Het is voor de leden belangrijk dat er een moment wordt georganiseerd waarbij het totaalbedrag aan de gehele vereniging bekend wordt gemaakt. Zorg dus dat je de opbrengst in een volle kantine of op een verenigingsbijeenkomst uitreikt. Denk hierbij aan de kerst- of nieuwjaarsborrel. Laat bijvoorbeeld jullie beste verkoper de cheque uitreiken aan de voorzitter van jullie vereniging. Maak hier een speciaal moment van. Geef de cheque een mooie plaats Geef de cheque een prominente plaats in het clubhuis of elders waar veel mensen deze kunnen zien. Zo worden jullie leden eraan herinnerd wat jullie met zijn allen gepresteerd hebben. Zet een foto van de opbrengst online Maak een creatieve foto van de cheque en zet deze als nieuwsbericht op jullie website en/of in een update op social media met bijvoorbeeld #clubactie Zo toon je aan een groot publiek wat de opbrengst van de Grote Clubactie voor jullie vereniging is. Laat, indien mogelijk, het gerealiseerde doel zien. Maak bijvoorbeeld een foto van iemand met de cheque op het vernieuwde klimrek. Je kunt ook een foto met een stukje tekst naar de lokale krant sturen. Leuk als zij dat in de krant of op hun website delen!... sommige verenigingen meer dan ,- ophalen met de Grote Clubactie? 14

15 STAP 4... je gemakkelijk via de knop Exporteren bij Verkochte loten een Excel-bestand kunt krijgen met de lotenstand van al jouw verkopers? Handig voor jullie verkoopwedstrijd! B. Zet jullie beste verkopers in het zonnetje Het succes van de Grote Clubactie valt of staat met het motiveren van jullie verkopers. Immers, zij hebben hard hun best gedaan om loten te verkopen. Daarom is het van belang dat je hen aan het einde van de actie eens goed in het zonnetje zet. Dit gaat vaak hand in hand met het presenteren van de opbrengst. Als je een verkoopwedstrijd hebt georganiseerd, is het leuk om van de prijsuitreiking een speciaal moment te maken. De verkopers die je dit jaar beloont, zullen volgend jaar vooraan in de rij staan om loten te verkopen! En als je mooie prijzen weggeeft, gaan hun vriendjes volgend jaar wellicht ook harder lopen om een prijs in de wacht te slepen. C. Communiceer het gerealiseerde doel Als jullie van tevoren een duidelijk Clubactie-doel hebben bedacht, is het erg belangrijk dat jullie de leden laten weten wat er met de opbrengst is gedaan. Hebben jullie bijvoorbeeld nieuwe materialen aangeschaft met het opgehaalde geld? Stuur iedereen dan een of brief op het moment dat de materialen binnen zijn. Laat alle verkopers weten dat jullie dit met z n allen voor elkaar hebben gebokst. Leden die duidelijk zien waar het geld naartoe is gegaan, begrijpen de relevantie van het loten verkopen des te meer. Voor het bekendmaken van het doel kunnen jullie natuurlijk ook de website en social media inzetten. Plaats bijvoorbeeld een foto van de prijswinnende teams tijdens hun bioscoopuitje of bezoek aan de lokale profclub. Communiceer ook richting lotenkopers wat jullie met het opgehaalde bedrag hebben gedaan. Dat kan door middel van een persbericht naar de lokale media. Breng hierin jullie Clubactie en het gerealiseerde doel onder de aandacht. Een leuk stukje publiciteit voor jouw club! Door duidelijk te maken wat er met de opbrengst is gerealiseerd, krijgen de leden het gevoel dat ze écht iets hebben bijgedragen. 15

16 Hulp nodig bij de organisatie? Bel ons dan op of stuur een naar Nationale Stichting Grote Clubactie Apennijnenweg 16, 5022 DV Tilburg Op de hoogte blijven? Like ons op Facebook of volg ons op Twitter! facebook.com/clubactie twitter.com/clubactie