Jaarverslag 2014 en Jaarplan 2015 Centrale Cliëntenraad (CCR) Pleyade Februari 2015
Inhoudsopgave 1. Korte terugblik 2014 3 2. Veranderingen in de zorg 4 3. Pleyade in 2015: de basis op orde 4 4. De basis op orde - cliëntperspectief 5 5. CCR speerpunt 2015: de basis op orde 6 6. Afspraken CCR Raad van Bestuur Pleyade 9 2
1. Korte terugblik 2014 2014 was een hectisch jaar voor Pleyade en daarmee ook voor de centrale cliëntenraad (CCR). Om Pleyade toekomstbestendig te maken is in de zomer van 2013 een herstelplan opgesteld. Ook is een nieuw strategisch plan 2013-2016 opgesteld gebaseerd op de sterk bewegende markt van de ouderenzorg in de regio s Arnhem en Overbetuwe. In dit plan is een managementlaag verdwenen. In 2014 is het plan Pleyade 3.0 (de basis op orde) door de bestuurder opgesteld en gepresenteerd aan de CCR. De CCR onderschrijft het belang en daarmee de noodzaak van de in dit plan beschreven aandachtsgebieden en heeft daarom positief geadviseerd. In 2014 zijn 2 nieuwe gebiedsmanagers aangetrokken en op alle locaties zijn teamhoofden zorg benoemd. De cliëntenraden zijn bij de sollicitatieprocedures betrokken geweest. De instroom van nieuwe cliënten bleef ook in 2014 achter bij eerdere aannames. Dit heeft tot gevolg dat Pleyade minder inkomsten heeft en de personeelsbezetting en de uitgaven hierop heeft moeten aanpassen. De noodzakelijke aanpassingen in personeelsbezetting, werkwijze en cultuur hebben een zware wissel getrokken op het personeel. Hoewel vertrekkend personeel, aanpassingen in werkprocessen etc. niet zonder gevolgen blijven voor cliënten heeft de CCR toch waardering voor de inzet van het personeel. Bij de advisering over alle beleidsstukken en overleggen, ook in de bespreking met de Raad van Toezicht van Pleyade, is steeds de vraag gesteld: wat betekent dit voor de kwaliteit van de dagelijkse zorg. De CCR heeft steeds als voorwaarde gesteld dat de plannen geen negatieve invloed mogen hebben op de kwaliteit van de dagelijkse zorg. Ook in 2014 waren niet alle cliëntenraden optimaal bezet. Het is lastig cliënten, familieleden of vrijwilligers enthousiast te maken voor het werk van een cliëntenraad. Er is wel vooruitgang geboekt op dit punt. Op alle locaties is een cliëntenraad actief of wordt vertegenwoordigd door een cliëntenraad van een andere locatie. Ook de CCR is uitgebreid waardoor de locaties van Pleyade beter vertegenwoordigd zijn in de CCR. Helaas hebben de thuiszorgcliënten op dit moment nog geen cliëntenraad en worden dus evenmin vertegenwoordigd in de CCR. De CCR heeft in 2014 o.a. adviezen uitgebracht over de volgende onderwerpen: Jaarverslag 2013 Mantelzorg en Familieparticipatie Productie-uitwisseling met De Drie Gasthuizen Jaarlijkse externe audit in het kader van HKZ (KIWA rapport) Kaderbrief 2015 Begroting 2015 3
Daarnaast zijn o.a. de volgende onderwerpen besproken: Levenseindebeleid Voortgang invoering ECD (elektronisch cliëntendossier) Uniforme registratie en afdoening van klachten Maandelijkse financiële rapportage en bezettingsoverzichten Welzijnsactiviteiten en geestelijke verzorging huisvesting De CCR heeft zijn werkzaamheden uitvoerig geëvalueerd en werkafspraken gemaakt ter stroomlijning van de activiteiten. Met alle lokale raden, de CCR en de managers en teamhoofden heeft in februari een bijeenkomst plaatsgevonden die in het teken stond van kennismaken en het maken van werkafspraken. 2. Veranderingen in de zorg. De ouderenzorg in Nederland is volop in beweging. De overheid wil stimuleren dat mensen langer thuis blijven wonen en in de thuissituatie naar oplossingen zoeken. Intramurale zorg zal afnemen als dit beleid succesvol is. De overheid zet in op het terugdringen van opname in verzorgingshuizen: lagere indicaties voor opname zijn vervallen. De financiering en organisatie van de zorg zal anders worden. De invoering van de wet langdurige zorg (WLZ) zal de financiële kaders en uitvoeringsaspecten bepalen. Het inkoopbeleid van het zorgkantoor in het kader van de WLZ maar ook de aanbesteding in het kader van de WMO door de gemeente en de contracten met de ziektekostenverzekeraars zijn bepalend voor productieafspraken met Pleyade. De beschikbare middelen wil Pleyade zo veel mogelijk in zetten in het primaire proces (handen aan het bed). Pleyade moet, evenals alle vergelijkbare instellingen, in 2015 in staat zijn het personeelsbestand aan te laten sluiten bij de fluctuatie van het aantal cliënten en de zorgzwaarte die is geïndiceerd. 3. Pleyade in 2015: de basis op orde. Stichting Pleyade is een overkoepelende organisatie voor wonen, zorg en welzijn in Arnhem. Pleyade bestaat uit de volgende 9 locaties: Altenova, Eilandstaete, Eimersstaete, Eldenstaete, Hof van Bourtange, Malburgstaete, Polderhof, Tertzio en Waalstaete. Op deze locaties is de begrote bezetting 537 cliënten. Naast intramurale zorg verleent Pleyade extramurale zorg via het organisatieonderdeel Thuiszorg Arnhem. Pleyade wil ook in 2015 een partner zijn voor de ouderen in de regio. Ze wil een organisatie zijn die beschikbaar is voor ondersteuning en begeleiding tijdens de verschillende zorgfasen van een cliënt: van zelfstandig thuiswonend tot zorg op één van de locaties. 4
Pleyade wil in 2015 verder groeien naar een organisatie die zorgt voor tevreden cliënten die graag zorg ontvangen van Pleyade. Met een proactieve houding wil Pleyade werken aan een goed imago binnen de regio. Voor het realiseren van Pleyade 3.0 de basis op orde is een verdeling gemaakt in een vijftal aandachtsgebieden: cliëntperspectief, medewerkerperspectief, gezond bedrijf, projecten en overheidsontwikkelingen. Het cliëntperspectief is voor de centrale cliëntenraad (CCR) uiteraard het belangrijkste aandachtsgebied. In 2015 zal verder zichtbaar dienen te worden dat de genomen maatregelen tot verbeteringen leiden. Primair betekent dit dat een optimale en passende dagelijkse zorg wordt verleend aan de cliënten: de basis op orde. 4. De basis op orde cliëntperspectief. Het bieden van professioneel maatwerk aan de cliënten is de basis van de zorg die Pleyade wil leveren. Door een voortdurende dialoog met de cliënt en/of de familieleden ontstaat een helder beeld van de verwachtingen van de cliënt. In het zorgleefplan zijn de wensen en behoeften van cliënt opgenomen t.a.v. de zorg en de behandeling. Het periodiek gehouden Multi disciplinair overleg (MDO), waarbij alle behandelende disciplines aanwezig zijn, wordt gehouden in het bijzijn van de cliënt en/of familie. Vrijwilligers en mantelzorgers zijn steeds belangrijker voor het bieden van aandacht, begeleiding en het verhogen van het welbevinden van individuele cliënten. Zij vormen een welkome aanvulling op de zorg die door beroepskrachten geboden wordt. De vraag van de cliënt is daarbij steeds leidend, dus ook waar het de inzet van vrijwilligers betreft. Cliëntinspraak is in de wet geregeld en moet verankerd zijn in de organisatie. Pleyade en de cliëntenraden willen de inspraak van de cliënt zo dicht mogelijk bij de dagelijkse zorg organiseren. Pleyade heeft de cliëntinspraak op drie niveaus georganiseerd: Huiskamer of afdelingsniveau Locatieniveau Centraal niveau De cliëntenraden op de locaties hebben tot taak individuele wensen, meningen en opvattingen van cliënten te vertalen naar het gemeenschappelijke cliëntenbelang. Ze bespreken de onderwerpen periodiek met de teamhoofden zorg die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken op een locatie. Ze geven daarbij gevraagd en ongevraagd advies. Kortom: ze zijn het oog en oor van alle bewoners op de locatie. De leden zijn bewoners, familieleden of andere personen met een specifieke relatie met de locatie. Ze worden op voordracht van de raad benoemd door de bestuurder van Pleyade. 5
De CCR bestaat minimaal uit 5 leden, inclusief de voorzitter. Deze leden zijn, met uitzondering van de voorzitter, lid van een lokale cliëntenraad en worden benoemd door de Raad van Bestuur op basis van een bindende voordracht vanuit de cliëntenraden. Op basis van het aantal cliënten per locatie is gekozen voor de volgende verdeling: Malburgstaete, Eilandstaete en Polderhof: samen 1 lid Eimersstaete en Hof van Bourtange: samen 1 lid Altenova: 1 lid Waalstaete: 2 leden Eldenstaete en Tertzio: samen 2 leden Thuiszorg Arnhem: 1 lid Uit pragmatische overwegingen is gekozen voor 1 vertegenwoordiger namens Eimersstaete en Polderhof. Hof van Bourtange wordt vertegenwoordigd door de cliëntenraad Eldenstaete en Tertzio. De reguliere vergadering van de CCR vindt plaats in januari, maart, mei, juli, september en november. Het eerste uur vergadert de CCR alleen met de leden; daarna is een lid van de Raad van Bestuur aanwezig. Circa 2 weken voorafgaand aan deze reguliere vergadering wordt een agendaoverleg gehouden door het dagelijks bestuur met de bestuurder. Het dagelijks bestuur van de CCR bestaat uit de voorzitter, één lid en de ondersteuner. Indien daar aanleiding voor bestaat kan de CCR besluiten een extra vergadering te houden, al dan niet in aanwezigheid van een bestuurder van Pleyade. De CCR laat zich ondersteunen door een onafhankelijk adviseur; de verspreiding van de vergaderstukken en de verslaglegging wordt verzorgd door het secretariaat van de Raad van Bestuur. Tweemaal per jaar (maart en november) bespreekt de CCR een aantal relevante onderwerpen met een afvaardiging van de Raad van Toezicht van Pleyade. 5. CCR speerpunt 2015: de basis op orde. Pleyade wil een krachtige organisatie zijn waar aandacht is voor elkaar en waar de cliënt echt centraal staat. Een dergelijke verandering vraagt een grote betrokkenheid en verantwoordelijkheid van alle medewerkers. Hierbij speelt een cultuuromslag een grote rol. Voor een betere aansturing en om beter aan te kunnen sluiten op de wensen en eisen van de omgeving is in 2014 gekozen voor een gebiedsmodel. De indeling in gebieden biedt de mogelijkheid om afdeling, locatie en wijkoverstijgende functies aan te laten sturen door 2 gebiedsmanagers. Netwerkvorming vindt gecoördineerd plaats op wijk of gebiedsniveau. Tot op dit moment was de focus primair gericht op interne zaken als procesoptimalisatie en aansturing. Positionering van Pleyade als belangrijke 6
zorgaanbieder in regio heeft, althans voor zover de CCR heeft kunnen waarnemen, nog niet plaatsgevonden. De CCR wil in 2015, ook in het kader van Pleyade 3.0, primair aandacht schenken aan de volgende onderwerpen. De cliënt heeft de regie. De cliënt moet direct invloed hebben op de dagelijkse gang van zaken. De cliënt heeft de regie moet meer zijn dan een zin in een visiedocument; luisteren naar de wensen van de cliënt moet een structurele plaats hebben in de organisatie en aanwezig zijn in het dna van de Pleyade medewerker. Naast op individueel niveau een goed intakegesprek en de periodieke raadpleeggesprekken met de cliënt zelf of zijn vertegenwoordiger zijn voor de cliëntenraden periodieke huiskamergesprekken een prima instrument om te toetsen of nog wordt voldaan aan de uitgangspunten en of verbeteringen mogelijk zijn. Tot op dit moment is het voor de medewerkers van Pleyade lastig gebleken huiskamergesprekken structureel te laten plaatsvinden. De lokale cliëntenraden en de CCR hebben dit onderwerp steeds geagendeerd en zullen zich voor het periodiek organiseren hiervan inzetten. In 2015 gaat de CCR opnieuw monitoren of dit overleg met de cliënt en/of de familie de aandacht krijgt die het verdient. Kwaliteit van de zorg De CCR moet zo objectief mogelijk zicht hebben op de geleverde kwaliteit, zowel in de locaties als bij de mensen thuis door het onderdeel Thuiszorg. Dit kan enerzijds door de terugkoppeling vanuit de lokale cliëntenraden maar anderzijds moet zij kennis kunnen nemen van de interne informatie die hierover beschikbaar is. De CCR kan op basis hiervan vaststellen of het management van Pleyade beschikt over een adequaat beheersinstrumentarium om de verantwoordelijkheid te nemen voor de levering van verantwoorde zorg. Welzijn maakt een belangrijk onderdeel uit van de kwaliteit van de zorg. Of het nu gaat om het aanbieden van adequate geestelijke verzorging of van voldoende activiteiten in de huiskamer of van groepsactiviteiten: alles is onderdeel van het welzijn van cliënten. De CCR wil in 2015 extra aandacht geven aan het onderwerp welzijn. De cliënt moet naast adequate zorg een prettige leefomgeving ervaren waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen van de cliënt. Bij Pleyade staat de cliënt centraal moet blijken uit objectieve informatie die periodiek en structureel beschikbaar is voor de CCR. Communicatie In 2014 heeft de CCR veel aandacht besteed aan de verbetering van de communicatie door Pleyade: intern (Pleyade cliëntenraden) en extern (Pleyade cliënten en/of familieleden). Hoewel zeker sprake is van een 7
verbetering op dit punt moeten nog stappen gezet worden. De noodzakelijke cultuuromslag heeft hier alles mee te maken. Het vroegtijdig informeren van cliëntenraden over wijzigingen of voorgenomen aanpassingen zal de kwaliteit van de besluitvorming verbeteren. Dit alles met slechts één doel: een bijdrage leveren aan optimale zorg voor de cliënt. In 2015 worden 2 locaties gesloten: Hof van Bourtange en Altenova. Het is essentieel dat hierover steeds tijdig en volledig wordt gecommuniceerd met de cliënten en familieleden. De lokale cliëntenraad moet betrokken worden bij de organisatie van deze herhuisvesting. Dit geldt ook voor verbouwingen van locaties en noodzakelijke verhuizingen van specifieke doelgroepen. Daarnaast zal aandacht worden besteed aan goede en voldoende beschikbare informatie voor potentiële en bestaande cliënten over de spelregels die Pleyade hanteert. Hierbij wordt gedacht aan zaken als welzijnsactiviteiten, kosten die aan cliënten in rekening worden gebracht, huisregels etc. De cliëntenraden op de locaties hebben een belangrijke taak: hier wordt zichtbaar hoe het centraal vastgestelde beleid uitpakt. De communicatie tussen cliëntenraden en CCR is dan ook van groot belang. Alleen zo houdt de CCR contact met de basis waar het tenslotte allemaal om draait: wordt er verantwoorde zorg geleverd. De samenhang tussen het werk van de cliëntenraden (op locatieniveau en centraal) is essentieel. Voor de cliëntenraden is communicatie met de achterban ook belangrijk. Niet alleen om verslag te doen van de activiteiten en adviezen maar ook om potentiële leden te bereiken en enthousiast te maken voor het werk van de cliëntenraad. De informatievoorziening door de cliëntenraden wordt in 2015 structureel opgepakt: wel of geen nieuwsbrieven, gebruik van de website, periodieke (thema)bijeenkomsten etc. De CCR zal ook in 2015 extra aandacht besteden aan verbetering van de communicatie. Enerzijds door bij Pleyade aan te dringen op tijdige en volledige informatievoorziening maar anderzijds door zelf de cliënten en familieleden beter te informeren over de activiteiten van de cliëntenraden van Pleyade. Specifiek beleid Pleyade brede onderwerpen worden besproken in de CCR. Dit ontlast de lokale cliëntenraden en maakt een efficiënte en effectieve advisering mogelijk. De CCR maakt bij de advisering uiteraard gebruik van de input van de lokale cliëntenraden. De CCR zal in 2015 in ieder geval adviseren over de volgende onderwerpen: 8
Levenseindebeleid, beleid geestelijke verzorging, implementatie van het ECD inclusief het waarborgen van de gegevensbescherming, inkoop voeding, mondzorg en de verhuisbewegingen. 6. Afspraken CCR Raad van Bestuur Pleyade Voor het op een juiste wijze behandelen en agenderen van bovengenoemde speerpunten maakt de CCR de volgende afspraken met de Raad van Bestuur van Pleyade. De cliënt heeft de regie: Pleyade houdt op alle locaties huiskamergesprekken. Vorm en inhoud zijn daarbij niet voorgeschreven; invulling is sterk afhankelijk van de specifieke kenmerken van de cliëntpopulatie. De lokale cliëntenraden weten wanneer deze huiskamergesprekken plaatsvinden en worden geïnformeerd over de uitkomsten. De CCR bewaakt dat structureel huiskamergesprekken worden gehouden. In 2015 wordt een start gemaakt met het uitnodigen van cliënt en/of familie voor het periodieke MDO. Kwaliteit van de zorg: De CCR ontvangt periodiek de uitkomsten en analyses van het managementinformatiesysteem (huidige dashboardmeting) De (maand)rapportages van de teamhoofden Zorg over de basis op orde worden verstrekt aan de lokale cliëntenraad en daar door het teamhoofd Zorg toegelicht De (kwartaal)rapportages van de gebiedsmanagers worden verstrekt aan de CCR en daar toegelicht door de Raad van Bestuur Rapportage over aard en omvang van de klachten alsmede over de afdoening van deze klachten. Communicatie: De cliëntenraden van Pleyade worden niet alleen tijdig geïnformeerd over de uitkomsten van nieuw beleid of voorgenomen wijzigingen maar de cliëntenraden worden meegenomen in het proces van besluitvorming. Vaak informatief maar, afhankelijk van het onderwerp, soms ook als projectdeelnemer bij het opstellen van nieuw beleid (bijv. Familieparticipatie). De betreffende lokale cliëntenraad wordt in een vroeg stadium geïnformeerd over het plan van aanpak voor de sluiting van de 2 locaties. De CCR volgt dit proces nauwgezet en is steeds op de hoogte van de communicatie richting cliënt en familie betreffende de noodzakelijke verhuizing naar een andere locatie. De CCR wil de communicatie met de achterban verbeteren door een periodieke nieuwsbrief of via de Pleyade website. Ook wil de CCR nagaan of de afstemming tussen lokale en centrale cliëntenraad voor alle partijen voldoende helder is. 9