Visie op een sociaal intranet Thema: de functionaliteiten
Welke functionaliteiten heeft een sociaal intranet nodig? In een van onze andere whitepapers sloten we af met de opmerking dat een sociaal intranet de gebruiker dient en hebben we de globale voordelen ervan besproken. In deze whitepaper maken we dat nog iets concreter en gaan we in op de functionaliteiten die een sociaal intranet tot een succes maken. Zo lees je hoe een sociaal intranet de gebruiker dient. We benoemen de vijf belangrijkste functionaliteiten. 1. Zoekfunctionaliteit of wel vindfunctionaliteit Op een goed werkend sociaal intranet wordt veel content gedeeld. Dat is natuurlijk een goede zaak, maar een goede zoekfunctie komt dan van pas. Zo kunnen medewerkers eenvoudig zoeken in álle content die op het intranet aanwezig is. Daaronder valt ook de inhoud van Word-documenten, PDF s en Excel-bestanden. Zo worden dus ook handboeken en (KICK) protocollen snel en eenvoudig gevonden én doorzocht. Url: https://www.am-impact.nl/producten/sociaal-intranet/snel-zoeken-in-het-intranet/ Een voorbeeld van dat belang is Stichting Sprank. Deze stichting wilde een intranet met een zoekfunctie, die zich qua zorgvuldigheid, snelheid en gebruiksvriendelijkheid met Google kan meten. Juist in de zorg is het cruciaal dat het zoeken van informatie en documentatie slechts minimale tijd in beslag neemt, zodat medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaak. Ook zorginstelling Careander is blij met haar sociaal intranet en de slimme zoekfunctie daarin. Het nieuwe intranet is vooral gebouwd rondom de zaken die alle medewerkers dagelijks intensief gebruiken, zoals het delen van nieuwsberichten en de slimme zoekfunctie: Het werkt net zo toegankelijk en intuïtief als Facebook en het levert ons flinke efficiency en tijdwinst op. Zoek je nu een telefoonnummer van een medewerker of een compleet behandelplan van een cliënt, dan heb je die binnen een paar seconden bij de hand. De zoekfunctie noemen we daarom ook wel eens intern de vindfunctie. 2
2. Community s samenwerken in groepen In principe is een sociaal intranet één community in zijn geheel. Maar om effectief te zijn, moeten er logische subgroepen zijn, waarbinnen mensen samen werken aan bijvoorbeeld projecten of een bepaald vakgebied. Bij de grote organisaties (100+ fte) waarvoor een sociaal intranet zeer aantrekkelijk is, wordt gewerkt in teams die voortdurend van samenstelling wisselen. Via subgroepen (community s) kunnen eenvoudig ideeën, expertise en bestanden gedeeld worden. Die subgroepen kunnen een besloten of zelfs onzichtbaar karakter hebben. Net waar de situatie om vraagt. Url: https://www.am-impact.nl/producten/sociaal-intranet/communities-voor-teams-en-groepen/ Bij assurantiekantoor Heilbron maakt de logische ordening van het sociaal intranet de bedrijfsvoering een stuk efficiënter. Daar heeft het sociaal intranet er voor gezorgd dat het contact tussen de medewerkers veel beter is geworden: Je stuurt sneller even een berichtje en je betrekt elkaar nu veel vaker bij projecten. Zo hebben we overkoepelende vakgroepen gemaakt en daar kunnen medewerkers uit verschillende afdelingen aan deelnemen om kennis te delen of projecten uit te voeren. En alle relevante documenten voor die groep zijn in een mum van tijd gedeeld. Bij autodealer Harrie Arendsen kwam juist het community-aspect van ons sociaal intranet als geroepen. Het bedrijf was net bezig om de organisatie in te richten volgens het organisatie 3.0 principe. Dat betekent dat medewerkers veel zelf organiseren en sociaal intranet biedt daarvoor de perfecte structuur. Net als bij Heilbron speelde de eenvoudige communicatie tussen verschillende vestigingen een rol bij de keuze voor ons sociaal intranet. 3
3. Smoelenboek Vanzelfsprekend heeft een sociaal intranet een sterke sociale component. En dat is niet een leuk extraatje, maar een belangrijk onderdeel van de filosofie erachter. Een sociaal intranet brengt heel veel relevante informatie op één plek. Zo ook informatie over collega s in de vorm van een smoelenboek. Met zo n smoelenboek vind je snel collega s, telefoonnummers, verjaardagen en jubilea, e-mailadressen en werklocaties. Maar ook berichten geplaatst door een collega of groepen waarvan hij lid is. Zorginstelling Aveleijn is een voorbeeld van een organisatie dat een uitgebreid smoelenboek heeft als onderdeel van een sociaal intranet. Dat smoelenboek bevat naast de hierboven genoemde functionaliteiten ook informatie over bijeenkomsten en handige persoonlijke informatie. Zo laat het systeem je weten als een collega waarmee je samenwerkt, jarig is. 4
4. Geoptimaliseerd voor mobiel gebruik Werken doen we lang niet altijd van 9 tot 5, vanachter een bureau. Een goed sociaal intranet is altijd en overal beschikbaar. Daarom is het net zo toegankelijk op een smartphone of tablet, als op een desktop of laptop. Zeker in de zorg, waar het sociaal intranet aan een grote opmars bezig is, biedt dat uitkomst. Voor zorgmedewerkers geldt immers in het bijzonder dat zij vaak niet achter een bureau zitten, terwijl zij hun werk doen. Voor hen is het belangrijk dat zij buiten kantoor even veilig en praktisch kunnen werken als achter een bureau. Ook dit aspect speelde voor Aveleijn een belangrijke rol in hun keuze voor een sociaal intranet: Omdat het nieuwe intranet ook vanaf de smartphone en tablet te benaderen is, kunnen onze medewerkers eenvoudiger contact met elkaar hebben. Ook zijn ze sneller op de hoogte van nieuws uit de organisatie en raadplegen ze belangrijke informatie bij de cliënt of thuis, vanaf de bank. Via het online smoelenboek zien ze alle profielen, raadplegen elkaars werktijden en werklocaties, sturen berichten en zijn sneller op de hoogte van verjaardagen en bijeenkomsten. Zo blijkt ook duidelijk dat een mobiel toegankelijk sociaal intranet vrijwel alle functionaliteiten versterkt. 5. Eenmalig inloggen (single-sign-on) Er is niets zo dodelijk voor de efficiëntie van werknemers als een wildgroei van afzonderlijke softwarepakketten en applicaties. Met een single-sign-on loggen medewerkers in één keer in voor het sociaal intranet én de bestaande systemen die in gebruik zijn, zoals bijvoorbeeld webmail, Office 365, Youforce, Cura, KICK protocollen etc. Dit is erg praktisch en verlaagt ook de drempel voor gebruik door medewerkers. Sterker nog, een single-sign-on maakt dat het actief gebruik van het sociaal intranet voor de meeste medewerkers volkomen logisch wordt. Een veelgehoorde wens is ook dat organisaties het sociaal intranet als startportal willen voor alle medewerkers. En dat alle andere applicaties daaraan gekoppeld zijn. Over deze mogelijkheid en andere technische koppelingen ga ik het in het volgende deel hebben. Tot slot Hierboven staan slechts een aantal functionaliteiten die wij op de plank hebben liggen. Iedere organisatie is anders en heeft specifieke wensen. Wij zetten deze wensen in een mum van tijd om in passende functionaliteiten. Neem contact met ons op geheel vrijblijvend gesprek! Contact a&m impact internetdiensten Dhr. Tom Dellepoort of Arno ten Hagen Telefoon: 0314-368160 E-mail: info@am-impact.nl Website: www.am-impact.nl 5