Nota van Inlichtingen aanbesteding van de architect voor de functionele programmering en renovatie van het Gemeentehuis te Alblasserdam Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: aanbesteding van de architect voor de functionele programmering en renovatie van het Gemeentehuis te Alblasserdam Gemeente Alblasserdam 150115GAD Omschrijving: De werkzaamheden van de architect bestaan uit de volgende onderdelen: het ontwikkelen van de functionele programmering van het gebouw; het opstellen en uitwerken van een programma van eisen; uitwerken van het bouwkundig en architectonisch ontwerp betreffende de interne verbouwing en renovatie van het gemeentehuis inclusief inrichting; De werkzaamheden hebben betrekking op de uitwerking van voorgenoemde onderdelen in de projectfasen Projectdefinitie, Structuurontwerp, Voorontwerp, Definitief Ontwerp, Bestek en Werktekeningen, tevens zal de architect tijdens de uitvoering de esthetische begeleiding verzorgen. De te verstrekken opdracht van opdrachtgever aan de architect heeft betrekking op de werkzaamheden voor de Projectdefinitie, het Structuurontwerp, het Voorontwerp en het Definitief Ontwerp. Vervolgopdrachten (d.w.z. opdrachten met betrekking tot de fase ná het Definitief Ontwerp en verder) zullen door opdrachtgever telkens per fase separaat worden verstrekt. De opdrachtgever kan besluiten de opdracht voor een volgende fase niet te gunnen. De architect heeft geen recht op enige vorm van vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins voor projectfasen waar geen opdracht voor wordt verstrekt. Toelichting: Bijgaand treft u de Nota van inlichtingen aan m.b.t. de aanbesteding van de architect voor de functionele programmering en renovatie van het Gemeentehuis te Alblasserdam. Betreft pagina 35 selectieleidraad 1 Vraag Mag 1 project voor meerdere kerncompetenties worden ingediend? Antwoord Vrijgegeven: 08-12-2015 Ja, dit is toegestaan. Betreft pagina 35 selectieleidraad 2 Vraag Gevraagd wordt om referenties die minimaal betrekking moeten hebben op een kantooromgeving van minimaal 3.500 m2 bvo en een gemeentelijk en/of rijksmonumentaal gebouw uit de wederopbouwperiode betreft. De referenties moeten bovendien gedurende de afgelopen drie jaren verricht/uitgevoerd zijn. Vervolgens wordt onder kerncompetentie 4 ook nog specifiek gevraagd om een renovatie van een gemeentehuis. Dit is wel een hele specifieke vraag, vooral in combinatie met leeftijdseis van 3 jaar. Kan de leeftijdseis opgerekt worden naar bijvoorbeeld 5 jaar? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 1 of 39
Antwoord Vrijgegeven: 08-12-2015 Niet akkoord. Betreft leidraad 7.4.2 Kerncompetenties en referenties 3 Vraag De eisen die aan de referentieprojecten woden gesteld zijn extreem strikt, zeker bij kerncompetentie 4. Het komt er ongeveer op neer dat men in de laatste drie jaar het gemeentehuis van Alblasserdam al een keer gerenoveerd moet hebben en nieuw ingericht. Zoudt u willen overwegen om de eisen iets meer algemeen te maken? Meer zoeken naar een 'vergelijkbare' ervaring, in plaats van een recentelijke ervaring met een "wederopbouw gemeentehuis met horeca"? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 2 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft selectiecriterium 1 4 Vraag Op pagina 28 van de leidraad is de 'scoretabel selectiecriterium: ervaring en competenties van de projectarchitect' opgenomen. Op basis van welke gegevens vindt deze beoordeling plaats? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 3 of 39
in de selectiefase wordt de ervaring en competenties van het architectenbureau beoordeeld en niet van de projectarchitect zelf. Betreft kerncompetities / selectiecriteria 5 Vraag Wij begrijpen dat u met deze selectie een architect wilt selecteren, die beschikt over de benodigde vakbekwaamheid en ervaring heeft met vergelijkbare opdrachten. Wij menen echter dat u een kans voorbij laat gaan door erg zware eisen aan de referenties te stellen. Architecten, die wel ervaring hebben met alle gevraagde competenties, maar niet in een en hetzelfde project komen amper voor selectie in aanmerking. De selectie wordt nog beperkter, omdat in de afgelopen drie jaar door de crisis maar zeer weinig projecten zijn uitgevoerd. In artikel 7.4.2. licht u de kerncompetenties toe die voor u relevant zijn. De referenties dienen te voldoen aan strenge minimumeisen (kantoor, grootte, monument, afgelopen drie jaar) waardoor er zeer weinig architectenbureaus in staat zullen zijn überhaupt geschikte referenties in te dienen. Bovendien clustert u in competentie 1, 2 en 4 meerdere eisen aan elkaar. Bijvoorbeeld kerncompetentie 1: Hoeveel monumentale multifunctionele kantoorgebouwen voor tenminste drie eindgebruikers zijn er in de afgelopen drie jaar gerenoveerd? (En hiermee is nog niet eens het maximum aantal punten te behalen) Wij vragen u vriendelijk zowel de minimumeisen te versoepelen als ook de selectiecriteria aan te passen, om straks de meest creatieve architecten uit te kunnen nodigen voor uw opgave. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 4 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Alinea 7.4.2 Kerncompetenties en referenties p.25/26: 6 Vraag ALGEMEEN: U omschrijft een aantal algemene eisen die worden gesteld aan een referentie, welke zijn verwoord op pagina 26. Dit gaat over het aantal bvo s, de functie, een monumentenstatus en het uitvoeringstijdstip van de referentie. Wat bedoelt u met verricht / uitgevoerd in de afgelopen drie jaren? Voldoet een afgeronde besteksfase in deze periode ook? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 5 of 39
De werkzaamheden die betrekking hebben op de kerncompetenties zijn verricht (afgerond) in de periode van drie jaren te rekenen vanaf de indieningsdatum. Een afgeronde besteksfase voldoet in dit verband. Betreft Alinea 7.4.2 Kerncompetenties en referenties p.25/26: 7 Vraag Kerncompetentie 4: De eisen die bij deze kerncompetentie genoemd zijn, zijn nog specifieker en uitgebreider dan bij de voorgaande competenties. Hebt u een beeld bij de hoeveelheid referenties die hieraan kunnen voldoen? We vragen ons sterk af in hoeverre u met deze gevraagde specificaties een goede afspiegeling krijgt van de mogelijk gewenste geschikte kandidaten en daarbij ook iedereen nog een eerlijke kans biedt. U heeft hierin als overheid ook een voorbeeldfunctie richting de markt. Wij dringen er bij deze bij u op aan de hoeveelheid eisen van deze kerncompetentie te willen herzien, zodat er meerdere partijen een geschikte referentie hiervoor in kunnen dienen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 6 of 39
Paragraaf 7.4.2 is als volgt gewijzigd: 7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) De referenties is op een tijdige, vakkundige wijze, naar tevredenheid van referent uitgevoerd. Gegadigde beschikt hiertoe over een tevredenheidsverklaring van referent, die op verzoek Betreft Alinea 7.4.2 Kerncompetenties en referenties p.25: 8 Vraag Kerncompetentie 3: Is het bij deze kerncompetentie relevant dat dit gerealiseerd is in een monumentaal pand van minimaal 3500m2 bvo kantoor in de laatste 3 jaar of kan de gegadigde ook zijn kwaliteiten aantonen als er 4 of 5 jaar geleden een dergelijke referentie gerealiseerd is in een gebouw van bijvoorbeeld 3000m2 winkels en kantoren? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 7 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Alinea 7.4.2 Kerncompetenties en referenties p.25: 9 Vraag Kerncompetentie 3: Hoe moeten we aantonen dat we voldoen aan deze kerncompetentie? Welke partijen moeten er bijvoorbeeld minimaal begeleidt zijn bij de participatie in het proces? Is begeleiding van alle gebruikers, de opdrachtgever en de omwonenden voldoende of scoort men meer punten naar gelang er meer partijen bij betrokken zijn? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 8 of 39
De relevantie kan worden aangetoond door aantoonbaar ervaring te hebben met de participatie van opdrachtgever, gebruikers, omwonenden en de bewoners van de gemeente. Hoe breder de participatie des te relevanter de referentie. Betreft Alinea 7.4.2 Kerncompetenties en referenties p.25: 10 Vraag Kerncompetentie 2: De vraag naar de ontwikkeling van een geïntegreerd programma van eisen voor meerdere eindgebruikers is al behoorlijk specifiek. Daarnaast vraagt u ook dat het hier moet gaan om een gemeentelijk en/of rijks- monumentaal, multifunctioneel gebouw. Deze eisen zijn opnieuw bijzonder specifiek voor een gebouw dat de laatste 3 jaar is uitgevoerd. Wilt u overwegen deze eisen te verruimen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 9 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Alinea 7.4.2 Kerncompetenties en referenties p.25: 11 Vraag Kerncompetentie 2: Hoe kunnen we aantonen dat we een geïntegreerd programma van eisen hebben ontwikkeld met meerdere eindgebruikers? Wordt hiermee bedoeld dat er zonder PvE met partijen het overleg aangegaan wordt om de behoeften te bepalen, vast te leggen en daarmee vervolgens te gaan ontwerpen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 10 of 39
Met geïntegreerd PvE wordt bedoeld: functioneel, technisch, ruimtelijk, facilitair en financieel PvE. Betreft Alinea 7.4.2 Kerncompetenties en referenties p.25: 12 Vraag Kerncompetentie 1: Kunnen de eisen aangaande deze kerncompetitie, die bovenop de eisen van p.26 komen, verruimd worden? Deze 3 eisen zijn namelijk bijzonder specifiek voor een gebouw dat de laatste 3 jaar is uitgevoerd. 7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 11 of 39
Betreft Alinea 7.4.2 Kerncompetenties en referenties p.25: 13 Vraag Kerncompetentie 1: Wat wordt bedoeld met eindgebruikers? Worden huurders beschouwd als eindgebruikers? Deze zijn namelijk vaak niet verantwoordelijk voor de gezamenlijke exploitatie. Wat wordt precies verstaan onder exploitatie van het gebouw? Gaat dit ook over onderhoud van het gebouw zelf, dat mogelijk het eigendom is van een andere partij? Zie visie huisvesting gemeente Alblasserdam. Hier worden als eindgebruikers genoemd medewerkers, bestuur, politiek, inwoners, instellingen, zzp-ers, lokale en regionale netwerkpartners. Met exploitatie wordt 'gebruiken' bedoeld. de gemeente blijft eigenaar en is (mede-)verantwoordelijk voor de exploitatie. In geval van een horecagelegenheid zal de exploitatie onder verantwoordelijkheid vallen van gemeente en horeca exploitant. De gemeente is belast en verantwoordelijk voor het onderhoud aan het gebouw. Betreft Alinea 7.4.2 Kerncompetenties en referenties p.25/26: 14 Vraag ALGEMEEN: U omschrijft een aantal algemene eisen die worden gesteld aan een referentie, welke zijn verwoord op pagina 26. Dit gaat over het aantal bvo s, de functie, een monumentenstatus en het uitvoeringstijdstip van de referentie. Alleen al gelet op deze eisen is er in onze optiek en met onze kennis van de markt reeds sprake van een zeer beperkt aantal partijen dat hieraan kan voldoen. Daarnaast komen er per kerncompetentie nog een behoorlijk aantal specifieke eisen bij, waardoor het bijna onmogelijk wordt hier een of meer geschikte referenties voor te vinden. Wij denken dat dit bij het zoeken naar de juiste kandidaat voor een opdracht conform de aanbestedingsregels en de gids proportionaliteit niet zo bedoeld is. Is het mogelijk deze eisen te verruimen door bijvoorbeeld het aantal bvo s te verlagen, de functie te verruimen of het uitvoeringstijdstip te verruimen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 12 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Alinea 5.5 Ondertekening p.21: 15 Vraag Indien er gebruik wordt gemaakt van onderaanneming of derden dient er een bewijs uit het beroeps- of handelsregister overlegd te worden. Moet deze reeds bij de oorspronkelijke indiening aangeleverd worden of valt deze onder de later aan te leveren officiële bewijsstukken? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 13 of 39
Deze valt onder de later aan te leveren officiële bewijsstukken. Betreft Alinea 3.7 Planning aanbestedingsprocedure p.15: 16 Vraag Hoeveel partijen is de Gemeente Alblasserdam voornemens uit te nodigen voor de gunningsfase? Zie 8.4 eerste zin. Maximaal 5 partijen. Betreft Alinea 2.6 Clustering en percelen p.11: 17 Vraag Hoe worden andere benodigde adviseurs als constructeur, adviseurs installaties, bouwfysica, kosten, etc. geselecteerd? Heeft de ontwerpende partij daar eventueel een stem in? Deze adviseurs worden eveneens aanbesteed waarbij ontwerpende partij waar mogelijk bij wordt betrokken. Betreft Alinea 2.5 Duurzaamheidstrategie Drechtsteden p.11: 18 Vraag Er wordt hier niet gesproken over het Convenant Drechtsteden. Is dit wel van toepassingen op deze opdracht? Of is het de wens met behulp van een andere meetmethodiek duurzaamheid inzichtelijk te maken en een bepaalde ambitie na te streven? Hoe wilt u de omschreven gewenste duurzaamheid meten? In fase 2 wordt hier verder op ingegaan. Betreft Alinea 2.4 Beschrijving ontwerpwerkzaamheden architect p.11: 19 Vraag Er wordt hier gesproken over werkzaamheden in de projectfasen Projectdefinitie t/m Werktekeningen en Esthetische begeleiding. Vervolgens wordt er geschreven dat de te verstrekken opdracht aan de architect betrekking heeft op de Projectdefinitie t/m het Definitief Ontwerp. Het vervolg zal fasegewijs verstrekt worden of mogelijk niet gegund worden. Wat is hier de achterliggende reden van? Is het wel de intentie om de gehele opdracht bij 1 partij te laten? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 14 of 39
Het is zeker de intentie om de opdracht bij 1 partij te gunnen. Par 2.4 oorspronkelijke tekst van de alinea: De te verstrekken opdracht van opdrachtgever aan de architect heeft betrekking op de werkzaamheden voor de Projectdefinitie, het Structuurontwerp, het Voorontwerp en het Definitief Ontwerp. Vervolgopdrachten (d.w.z. opdrachten met betrekking tot de fase ná het Definitief Ontwerp en verder) zullen door opdrachtgever telkens per fase separaat worden verstrekt. De opdrachtgever kan besluiten de opdracht voor een volgende fase niet te gunnen. De architect heeft geen recht op enige vorm van vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins voor projectfasen waar geen opdracht voor wordt verstrekt. Par 2.4 gewijzigde alinea: De te verstrekken opdracht van opdrachtgever aan de architect heeft betrekking op de werkzaamheden voor de Projectdefinitie, het Structuurontwerp, het Voorontwerp. Vervolgopdrachten (d.w.z. opdrachten met betrekking tot de fase ná het Voorontwerp en verder) zullen door opdrachtgever telkens per fase separaat worden verstrekt. De opdrachtgever kan besluiten de opdracht voor een volgende fase niet te gunnen. De architect heeft geen recht op enige vorm van vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins voor projectfasen waar geen opdracht voor wordt verstrekt. Betreft Alinea 2.2.4 Overige uitgangspunten p.10: 20 Vraag Wat is de status van de meegeleverde stukken, voornamelijk onder de eerste 3 bolletjes? Zijn deze door de raad en/of B&W officiëel vastgesteld o.i.d? De stukken zijn nog niet formeel vastgesteld. Betreft Alinea 2.2.2 Samenlevingsagenda en communicatie p.9: 21 Vraag Hoe ziet de gemeente het participatietraject voor zich met de samenleving, de inwoners, de raad, de maatschappelijke partners en de medewerkers en welke rol en medezeggenschap krijgt iedere partij hierin? Waar berust uiteindelijk de beslissingsbevoegdheid aangaande programma van eisen en ontwerp? Wat betekent dit voor de gewenste rol van de ontwerpende partij? De beslissingsbevoegdheid ligt bij Opdrachtgever waarbij de ontwerpende partij een adviesrol heeft in programma van eisen en ontwerp waarbij zoveel mogelijk reacties van belanghebbende zijn gehoord en meegewogen door de ontwerpende partij. Betreft Selectieleidraad 7.4.2, blz. 26 22 Vraag U stelt dat de referenties met tekst en beeld mogen worden toegelicht (max. 2 A4). Mag deze toelichting van deze 2 A4 in eigen format? Dit zou inhouden dat op bijlage 1D de gevraagde gegevens worden ingevuld met daarnaast 2 A4 toelichting. Ja, dit is akkoord. Betreft Selectieleidraad 3.4, blz. 14 23 Vraag Wordt er in de gunningsfase een vergoeding uitgereikt aan de partijen die de opdracht niet verwerven? Zo ja, kunt u aangeven wat de hoogte is van deze vergoeding. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 15 of 39
Opdrachtgever is niet voornemens een vergoeding uit te reiken. Betreft Selectieleidraad 24 Vraag Kunt u aangeven op welke wijze u de gunningsfase vorm wilt geven en aan welke vereisten de inzendingen dan moeten voldoen? Deze informatie wordt pas in fase 2 bekend gemaakt. In ieder geval speelt kwaliteit een belangrijke rol bij de emvi-criteria en zal inhoudelijk ingezoomd op de specifieke kenmerken van de opdracht. Betreft Selectieleidraad 7.4.2, blz. 25/26 25 Vraag Ten aanzien van kerncompetentie 4 zijn de eisen zodanig gesteld dat het een vrijwel identiek project moet zijn. Nu is in zijn algemeenheid het aantal transformatie en renovatieprojecten op het gebied van gemeentehuizen gering, zeker als het daarbij ook nog eens gaat om gemeentehuizen en de vijf heel specifieke sub-criteria die u hierbij opvoert. Vraag is of dit strookt met de gids proportionaliteit. Bent u bereid om de criteria te verruimen tot utiliteitsgebouwen uit de wederopbouwperiode met de volgende subcriteria: 1. een (openbare) horecagedeelte 2. een substantiële en passende entreepartij/plein/trap/e.d. 3. interieurontwerp? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 16 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Selectieleidraad 7.4.2, blz. 25 26 Vraag U spreekt bij kerncompetentie 2 over het ontwikkelen van een PVE voor een gemeentelijk en/of rijksmonumentaal multifunctioneel gebouw. Het aantal opdrachten in de afgelopen 3 jaar met deze specifieke omschrijving is zeer gering. Vraag is of dit strookt met de gids proportionaliteit. Bent u bereid om de term gemeentelijk en/of rijksmonumentaal te laten vervallen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 17 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Selectieleidraad 7.4.2, blz. 26 27 Vraag In uw leidraad is sprake van projecten die de afgelopen 3 jaar zijn gerealiseerd. Bent u bereid om ook referenties toe te laten waarvan de technisch ontwerp fase naar tevredenheid van de opdrachtgever is afgerond en de uitvoering inmiddels is gestart? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 18 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft 7.4.2. Kerncompetenties en referenties 28 Vraag Dienen we 4 verschillende projecten als referenties in te dienen ter beantwoording van de 4 kerncompetenties, of mag één en hetzelfde project ook ingediend worden bij meerdere kerncompetenties? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 19 of 39
Ja dit is toegestaan. Betreft 7.4.2. Kerncompetenties en referenties 29 Vraag U stelt dat de referenties gedurende de afgelopen drie jaren verricht/uitgevoerd dienen te zijn. Mogen wij ook een project als referentie indienen, dat nog niet is opgeleverd, maar waarvan de DO-fase wel volledig is afgerond? 7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 20 of 39
Betreft 7.4.2. Kerncompetenties en referenties 30 Vraag Na kerncompetentie 4 volgt een lijstje met eisen waaraan de referentie dient te voldoen (De referentie is vergelijkbaar...kan worden). Gelden deze eisen alleen voor kerncompetentie 4 of dienen ook de kerncompetenties 1 t/m 3 aan deze eisen te voldoen? 7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 21 of 39
Betreft Selectieleidraad - Geschiktheidseisen technische bekwaamheid 7.4.2 31 Vraag Kerncompetenties en referenties (7.4.2.); kerncompetentie 4 Onder de toelichting van Kerncompetenties en referenties van Geschiktheidseisen ten aanzien van technische en beroepsbekwaamheid (7.4.2 selectieleidraad pag. 25) is sprake van een zogenaamde stapeling van competenties. De referentie moet aan de volgende eisen voldoen: - het gebouw een gemeentelijk en/ of rijksmonumentaal gebouw betreft - het gebouw uit de wederopbouwperiode - het gebouw heeft een (openbare) horeca gedeelte; - het gebouw betreft een gemeentehuis; - het gebouw een substantiële en passende entree partij / trap / terras of bordes heeft die zowel onderdeel uitmaakt van het gebouw alsmede onderdeel van de aangelegen buitenruimte uitmaakt. - Hier is sprake van een stapeling van zelfs 8 (!) competenties, los van de competenties die bij de algemene toelichting staan en welke gelden voor alle referenties: - Minimaal 3.500 m² - Kantooromgeving - Gemeentelijk en/of Rijksmonument (dubbel) - Vergelijkbare werkzaamheden conform paragraaf 2.4 o Ontwikkelen van functionele programmering van het gebouw o Opstellen en uitwerken van een programma van eisen o Uitwerken van het bouwkundig en architectonisch ontwerp verbouwing, renovatie en inrichting o Opdrachtwaarde tussen 125.000-200.000,- Een stapeling van competenties is niet toegestaan volgens de Gids Proportionaliteit en bijbehorend advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts (08/06/2015). Dit geldt voor alle kerncompetenties, maar deze laatste is uitzonderlijk uitputtend. Bent u bereid te overwegen een aantal sub-competenties te laten vervallen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 22 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Selectieleidraad - Geschiktheidseisen technische bekwaamheid 7.4.2 32 Vraag Kerncompetenties en referenties (7.4.2); kerncompetentie 3 Bij deze kerncompetentie is onduidelijk wat er wordt gevraagd, waar wordt op beoordeeld? Welke aspecten met betrekking tot participatieprocessen worden in de beoordeling meegenomen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 23 of 39
De relevantie kan worden aangetoond door aantoonbaar ervaring te hebben met de participatie van opdrachtgever, omwonenden en de bewoners van de gemeente. Hoe breder de participatie des te relevanter de referentie. Betreft Selectieleidraad - Geschiktheidseisen technische bekwaamheid 7.4.2 33 Vraag Kerncompetenties en referenties (7.4.2); kerncompetentie 2 Bij deze kerncompetentie geldt hetzelfde als voor kerncompetentie 1: een stapeling van competenties. Het gaat hier om de volgende aspecten: - Ontwikkelen geintegreerd programma van eisen - Gemeentelijk en/of Rijksmonument - Meerdere eindgebruikers Hier is sprake van een stapeling van minimaal 4 competenties, los van de competenties die bij de algemene toelichting staan en welke gelden voor alle referenties: - Minimaal 3.500 m² - Kantooromgeving - Gemeentelijk en/of Rijksmonument - Vergelijkbare werkzaamheden conform paragraaf 2.4 o Ontwikkelen van functionele programmering van het gebouw o Opstellen en uitwerken van een programma van eisen o Uitwerken van het bouwkundig en architectonisch ontwerp verbouwing, renovatie en inrichting o Opdrachtwaarde tussen 125.000-200.000,- Een stapeling van competenties is niet toegestaan volgens de Gids Proportionaliteit en bijbehorend advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts (08/06/2015). Bent u bereid te overwegen een aantal sub-competenties te laten vervallen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 24 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Selectieleidraad - Geschiktheidseisen technische bekwaamheid 7.4.2 34 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 25 of 39
Kerncompetenties en referenties (7.4.2); kerncompetentie 1 Onder de toelichting van Kerncompetenties en referenties van Geschiktheidseisen ten aanzien van technische en beroepsbekwaamheid (7.4.2 selectieleidraad pag. 25) is sprake van een zogenaamde stapeling van competenties. De referentie voor kerncompetentie 1 moet aan de volgende eisen voldoen: - Meerdere en minimaal 3 eindgebruikers - Gezamenlijk exploitatie van eindgebruikers - Meerledig gebruik door meerdere eindgebruikers - Gebouw met zowel een openbaar als afgesloten toegankelijkheidsgebied (?) Hier is sprake van een stapeling van minimaal 4 competenties, los van de competenties die bij de algemene toelichting staan en welke gelden voor alle referenties: - Minimaal 3.500 m² - Kantooromgeving - Gemeentelijk en/of Rijksmonument - Vergelijkbare werkzaamheden conform paragraaf 2.4 o Ontwikkelen van functionele programmering van het gebouw o Opstellen en uitwerken van een programma van eisen o Uitwerken van het bouwkundig en architectonisch ontwerp verbouwing, renovatie en inrichting o Opdrachtwaarde tussen 125.000-200.000,- Een stapeling van competenties is niet toegestaan volgens de Gids Proportionaliteit en een relevant advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts (08/06/2015). Meer is niet beter in dit geval. Bent u bereid te overwegen een aantal sub-competenties te laten vervallen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 26 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Omtrent: 7.4.2; geschiktheidseisen, kerncompetentie 4 35 Vraag Vraag: U stelt dat elke referentie vergelijkbaar moet zijn met de werkzaamheden uit paragraaf 2.4 van de selectieleidraad. De kerncompetenties zoals omschreven in de leidraad zijn echter al specifiek omschreven. Wat bedoeld u precies met deze eis? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 27 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Omtrent: selectieleidraad, 7.4.2. kerncompetentie 4 36 Vraag Vraag: Wat is de meerwaarde van het component uit de wederopbouwperiode als toevoeging aan de eis gemeentelijk en/of rijksmonumentaal gebouw uit kerncompetentie 4? Bent u bereid dit component te laten vervallen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 28 of 39
Dit is niet akkoord. Betreft Omtrent: 7.4.2; geschiktheidseisen, kerncompetentie 4 37 Vraag Vraag: U vraagt hier naar een kerncompetentie omtrent bouwkundige en architectonische werkzaamheden voor (I) renovatie en herbestemming van technisch en energetisch verouderd (II) gemeentelijke en/of rijksmonumentaal (III) multifunctioneel gebouw, waarbij gegadigde eveneens bekend is met (IV) de restauratieladder, -ethiek en filosofie waarbij: - (V) het gebouw een gemeentelijk en/ of rijksmonumentaal gebouw uit (VI) de wederopbouwperiode - (VII) naast de bouwkundige en architectonische ontwerpwerkzaamheden ook het inrichtings- ontwerp - (VIII) het gebouw heeft een (openbare) horeca gedeelte; - het gebouw betreft een gemeentehuis; - (IV) het gebouw een substantiële en passende entree partij / trap / terras of bordes heeft die zowel onderdeel uitmaakt van het gebouw alsmede onderdeel van de aangelegen buitenruimte uitmaakt. Tevens geldt dat de referentie (X) minimaal 3.500 m2 moet zijn en (XI) vergelijkbaar met de werkzaamheden uit paragraaf 2.4 van de selectieleidraad. Benoemde kerncompetentie lijkt een stapeling te zijn van verschillende kerncompetenties (I t/m XI). Gelet op de aanbestedingsregelgeving willen wij u verzoeken bovengenoemde stapeling van kerncompetenties aan te passen, zodanig dat er geen sprake is van ongeoorloofde stapeling van kerncompetenties. Bent u bereid deze geschiktheidseis, in lijn met de regelgeving, aan te passen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 29 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft Omtrent: Bijlage 1.D Verklaring referenties 38 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 30 of 39
Vraag: Onder de beschreven kerncompetentie nr. 4, staat een opsomming van de eisen die aan de referentie worden gesteld. De referentie voldoet aan de volgende voorwaarden: - De referentie is vergelijkbaar met de...de Aanbestedende dienst overlegt kan worden. Kunnen wij er van uitgaan dat deze voorwaarden alleen gelden voor kerncompetentie nr. 4? Of gelden deze voorwaarden voor alle kerncompetenties? Als deze voorwaarden gelden lijkt er sprake te zijn van ongeoorloofde stapeling van kerncompetenties. Bent u bereidt deze geschiktheidseis, in lijn met de aanbestedingsregelgeving, aan te passen? 7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 31 of 39
Betreft Omtrent: 7.3.1; geschiktheidseisen, aansprakelijkheidsverzekering 39 Vraag Vraag: Wij gaan er vanuit dat u in de gunningsfase in de conceptovereenkomst geen noemenswaardige afwijkingen op de DNR hanteert, welke van invloed zijn op de verzekeringsplicht die wij in het kader van deze geschiktheidseis hebben (bijvoorbeeld aansprakelijkheid voor indirecte schade, hetgeen niet verzekerbaar is). Kunt u dit bevestigen? De aanbestedende dienst verlangt een adequate verzekering. De inschrijver dient (bij aanvang van de opdracht en gedurende de looptijd ervan) minimaal de navolgende verzekeringen met genoemde verzekerde sommen en eigen risico s te hebben afgesloten. - Een verzekering voor de algemene aansprakelijkheid met minimaal een dekking van 1.000.000,- per gebeurtenis (ongeacht het aantal gebeurtenissen) en met een maximum van 2.000.000,- per jaar. Het eigen risico bedraagt hierbij maximaal 2.500,- per gebeurtenis. - Een verzekering voor de beroepsaansprakelijkheid met minimaal een dekking van 1.000.000,- per gebeurtenis (ongeacht het aantal gebeurtenissen) met een maximum van 2.000.000,- per jaar. Het eigen risico bedraagt hierbij maximaal 2.500,- per gebeurtenis. De aansprakelijkheid van de inschrijver wordt hierdoor beperkt conform bovengenoemde verzekerde bedragen en geldt voor alle schades. De opdrachtnemer zal desgevraagd een afschrift van de polis van de door hem afgesloten verzekering aan de opdrachtgever verstrekken. Betreft Omtrent: Bijlage 2.D Klachtenregeling 40 Vraag Vraag: Welke datum wordt hier precies bedoelt? 15 augustus lijkt ons niet de juiste. Dit is foutief overgenomen. De op 1 na laatste bullit moet zijn: "klacht n.a.v. aanbesteding architenselectie Gemeentehuis Alblasserdam" De laatste bullit komt te vervallen. Betreft Omtrent: Selectieleidraad 2.4 Beschrijving ontwerpwerkzaamheden architect 41 Vraag Vraag: Kunt u aangeven welke andere adviseurs worden ingeschakeld en op welke wijze en wanneer deze worden geselecteerd? Constructeur/adviseur technische installaties/bouwfysicus. Deze adviesdiensten worden naar alle waarschijnlijkheid meervoudig onderhands aanbesteed. Categorie Planning Betreft Omtrent: Selectieleidraad 2.3 Planning doorlooptijd bouwproces 42 Vraag Vraag: Kunnen wij voor de gunning architect uitgaan van 24 maart 2016 in tegenstelling tot 24 maart 2015, zoals vermeld? Dit is correct. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 32 of 39
Betreft Omtrent: selectieleidraad, 2.4 43 Vraag Vraag: Eén van de onderdelen waaruit de werkzaamheden bestaan is het ontwikkelen van een programma van eisen. Kunt u aangeven welke werkzaamheden u hieronder verstaat en welke stukken u voor deze fase verwacht te ontvangen? Met geïntegreerd PvE wordt bedoeld: functioneel, technisch, ruimtelijk, facilitair en financieel. Betreft Omtrent: Selectieleidraad 2.4 Beschrijving ontwerpwerkzaamheden architect 44 Vraag Vraag: Eén van de onderdelen waaruit de werkzaamheden bestaan is het ontwikkelen van de functionele programmering van het gebouw. Kunt u aangeven welke werkzaamheden u hieronder verstaat en welke stukken u voor deze fase verwacht te ontvangen? Heeft betrekking op de huisvestingsvisie en dit moet worden uitgewerkt in overleg met de betrokken partijen in een functionele programmering. Betreft Omtrent: Selectieleidraad 5.5 Ondertekening 45 Vraag Vraag: In paragraaf 5.5 staat omschreven dat voor onderaannemers geldt dat er een bewijs, dat hij volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven, dient te worden overlegd. Kunt u aangeven waar de mogelijkheid bestaat om eventuele onderaannemers te benoemen waar bovenstaand gevraagde bewijs moet worden aangeleverd? Dit moet worden aangegeven in de Eigen verklaring, bovengenoemd bewijsstuk kan op eerste verzoek van de aanbestedende dienst worden overhandigd. Betreft Omtrent: Bijlage 1.E Gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid 46 Vraag Vraag: Op deze bijlage staat duidelijk vermeld dat dit document uitsluitend ingevuld dient te worden in geval van aanmelding in combinatie. Kunt u aangeven waar wij kunnen aangeven met welke onderaannemer wij samenwerken om eventueel aan de kerncompetenties te voldoen. In de Eigen verklaring Betreft Omtrent: Bijlage 1.D Verklaring referenties 47 Vraag Vraag: Op de bijlagen ten behoeve van het omschrijven van de vier referenties ten behoeve van de kerncompetenties staat de mogelijkheid aan te geven of het om een gemeentelijk monument of een rijksmonument gaat. Hoort dit criterium niet alleen bij referentie 4? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 33 of 39
Ja dit is correct, heeft betrekking op kerncompetentie 4. Betreft Omtrent: Bijlage 1.D Verklaring referenties 48 Vraag Vraag: Onder de beschreven kerncompetentie nr. 4, staat een opsomming van de eisen die aan de referentie worden gesteld. De referentie voldoet aan de volgende voorwaarden: - De referentie is vergelijkbaar met de...de Aanbestedende dienst overlegt kan worden. Kunnen wij er van uitgaan dat wij voor iedere referentie een toelichting van 2x A4 mogen toevoegen? Of geldt dit alleen voor referentie nr. 4? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 34 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft bijlage stedenbouwkundige visie 49 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 35 of 39
Uit de aanbestedingsstukken maken wij op dat bureau Roos en Ros intensief betrokken is geweest bij de analyse en verantwoordelijk is voor het opstellen van de kaders en daarmee de kans heeft gehad om in dialoog met de opdrachtgever te spreken over wensen en ambities. Andere bureaus hebben deze mogelijkheid niet. Deelname van Roos en Ros aan de voorliggende aanbestedingsprocedure zou daarmee leiden tot oneerlijke concurrentie (ARW, p. 233) en is derhalve niet toegestaan. Kunt u ons bevestigen dat Roos en Ros vanwege hun opdrachten in de voorfase uitgesloten is van deelname aan deze aanbesteding? bureau Roos en Ros is gerechtigd deel te nemen in deze procedure omdat alle relevante en beschikbare informatie voor iedereen beschikbaar is of wordt gesteld. Betreft 2.4 beschrijving ontwerpwerkzaamheden architect 50 Vraag U geeft hier een bandbreedte aan voor de opdrachtwaarde. Met welk doel geeft u deze bandbreedte aan? Wij schatten, op basis van de omvangrijke opdracht inclusief projectdefinitie en een participatieproces, het aangegeven maximum in als zeer beperkt. Door nog een veel lager (60% lager) minimum te hanteren, zal dit leiden tot prijsduiken en daarmee onverantwoordelijke inschrijvingen. Wij verzoeken u de bandbreedte te verkleinen en te overwegen het maximum te verhogen. In de gunningsfase wordt hier verder over gecommuniceerd. Betreft 7.4.2. kerncompetenties en referenties / kerncompetentie 4 51 Vraag Kerncompetentie 4: de eisen die u stelt vragen om een zeer specifieke referentie waarbij het maar zeer de vraag is of er vijf architectenbureaus zijn die zich met een dergelijke specifieke referentie kunnen presenteren. Kunt u overwegen de minimumeisen te laten vallen en de ingediende referenties te waarderen naar de mate waarin de gevraagde eisen aanwezig zijn? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 36 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft 7.4.2. kerncompetenties en referenties 52 Vraag In de competenties worden eisen gestapeld, waarmee de geschiktheid voor het indienen ernstig wordt beperkt. We verzoeken u de minima criteria ( blz 26 monument, min 3.500 m2 BVO) niet voor iedere competentie te laten gelden maar in de plaats daarvoor referenties hoger te waarderen naarmate aan meer eisen wordt voldaan. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 37 of 39
7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Betreft selectieleidraad paragraaf 7.42 53 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 38 of 39
De eisen die gesteld worden aan de referentie zijn heel specifiek en niet te combineren in één project. Wij kunnen een referentie (oplevering 2015) aanleveren van een nieuwbouw multifunctioneel gebouw van 5.200 m2 bvo met de functies gemeentehuis, bibliotheek, horeca, theaterzaal, multifunctionele ruimten voor diverse eindgebruikers (zoals diverse verenigingen en culturele instellingen). Werkzaamheden betroffen van PvE tot en met interieurinrichting/ingebruikname. Het project komt dus naadloos overeen met de vraagstelling/kerncompetities in de selectieleidraad. Daarnaast kunnen we separaat diverse oudere referenties (ouder dan 3 jaar) van renovaties van gemeentelijke en/of rijksmonumentale gebouwen tonen. Kan hiermee voldaan worden aan uw minimumeis? 7.4.2. Kerncompetenties en referenties (Gewijzigd) Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2015 Pagina 39 of 39