VLAAMS SECRETARIAAT VAN HET KATHOLIEK ONDERWIJS vzw Dienst Besturen

VLAAMS SECRETARIAAT VAN HET KATHOLIEK ONDERWIJS vzw Dienst Besturen OPDRACHT, SAMENSTELLING EN WERKING VAN HET BUREAU BESTUREN EN OVERLEGFORUM BESTUREN Intern reglement OPDRACHT Art. 1, 1 Art. 1, 2 Het bureau besturen - organiseert de inspraak van de besturen in het beleid van het katholiek onderwijs, en - geeft ondersteuning aan de lokale besturen en bestuurders om hen in staat te stellen hun lokale eindverantwoordelijkheid ten volle uit te oefenen. Dat gebeurt door het verstrekken van actuele informatie, het aanbieden van vorming en het uitbouwen van een gecoördineerd ondersteunings-netwerk. De dienst besturen werkt daarvoor samen met de andere diensten en verbonden van het VSKO en met de bisdommen. Het bureau besturen leidt de dienst besturen. De dagelijkse leiding van de dienst wordt toevertrouwd aan een directeur. STRUCTUUR EN SAMENSTELLING Art. 2, 1 Art. 2, 2 Art. 2, 3 De vertegenwoordiging van de besturen wordt georganiseerd in een overlegforum besturen en een bureau besturen. De leden worden gekozen uit de toegetreden leden van de vzw VSKO. Een rechtspersoon, lid van het overlegforum besturen of het bureau besturen, wordt vertegenwoordigd door een mandataris, aangeduid door de raad van bestuur van die rechtspersoon. Alle toegetreden leden van de vzw VSKO die voldoen aan de voorwaarden van de artikelen 14 en 15 van de VSKO-statuten, kunnen zich kandidaat stellen voor lidmaatschap via onderstaande procedure. Diocesaan comité De aanduiding gebeurt trapsgewijs en verloopt als volgt. Art. 3, 1 Art. 3, 2 In elk bisdom wordt overeenkomstig een eigen huishoudelijk reglement een diocesaan comité opgericht, dat is samengesteld uit toegetreden leden van de vzw VSKO, zoals beschreven in artikel 2 2 en 3 van voorliggend intern reglement: - het diocesaan comité van de besturen van het katholiek onderwijs in het bisdom Antwerpen, - het diocesaan comité van de besturen van het katholiek onderwijs in het bisdom Brugge, - het diocesaan comité van de besturen van het katholiek onderwijs in het bisdom Gent, - het diocesaan comité van de besturen van het katholiek onderwijs in het bisdom Hasselt, - het diocesaan comité van de besturen van het katholiek onderwijs in het aartsbisdom Mechelen-Brussel. Het diocesaan comité wordt voorgezeten door de vicaris of bisschoppelijk afgevaardigde voor het onderwijs in het bisdom of door zijn afgevaardigde en vergadert minstens driemaal per jaar. 1

Art. 3, 3 Elk diocesaan comité maakt een huishoudelijk reglement op, waarin wordt vastgelegd: de samenstelling (o.a. aantal leden en de wijze van aanstellen), de regelmaat van de vergaderingen en de wijze van functioneren, de wijze waarop de vertegenwoordigers in het overlegforum besturen en het bureau besturen worden aangeduid. Overlegforum besturen Art. 4, 1 Art. 4, 2 Art. 4, 3 Art. 4, 4 Art. 4, 5 Art. 4, 6 Art. 4, 7 Art. 4, 8 Art. 4, 9 Het overlegforum besturen bestaat uit een gelijk aantal vertegenwoordigers van elk diocesaan comité. Elk diocesaan comité draagt zes van zijn leden voor, die de besturen van het basisonderwijs, het secundair onderwijs en het buitengewoon onderwijs in het bisdom vertegenwoordigen: - drie leden voor de vertegenwoordiging van het basisonderwijs - drie leden voor de vertegenwoordiging van het secundair onderwijs Een van de zes vertegenwoordigers vertegenwoordigt het buitengewoon onderwijs. Elk diocesaan comité zorgt ervoor dat uit elk bisdom zo mogelijk alle soorten inrichters van besturen (bisdommen, congregaties, leken, decanaten, parochies ) en alle types van besturen (grootschalig, kleinschalig ) in het overlegforum besturen vertegenwoordigd worden. Tevens wordt er gestreefd naar een evenwichtige participatie van mannen en vrouwen. De besturen van het katholiek hogescholenonderwijs, van het katholiek volwassenenonderwijs en van de katholieke internaten in Vlaanderen dragen aan het overlegforum besturen elk twee leden voor. De dienst besturen organiseert de verkiezing in samenwerking met resp. het Vlaams Verbond van Katholieke Hogescholen, de Vlaamse Dienst van het Katholiek Volwassenenonderwijs en de Dienst Internaten van het VSKO. De leden van het overlegforum besturen worden aangeduid voor een termijn van vier jaar. Het mandaat is hernieuwbaar. Het lidmaatschap eindigt wanneer het betrokken bestuur geen mandaat meer heeft van de geleding die het afvaardigde. Wanneer het lidmaatschap van de mandataris van een bestuur eindigt voor het verstrijken van het mandaat, duidt de betrokken geleding een vervanger aan voor de rest van de termijn. Zijn als adviseurs aanwezig in het overlegforum besturen: een afgevaardigde van de vicarissen/bisschoppelijk afgevaardigden, bevoegd voor het onderwijs, van de Vlaamse bisdommen; de diocesane ankerpersoon in elk bisdom (coördinatoren voor de besturenwerking op het diocesane vlak); een afgevaardigde van de Unie van de Religieuzen van Vlaanderen (URV); de directeur-generaal van het VSKO of diens vertegenwoordiger; de directeur van de dienst besturen van het VSKO of diens vertegenwoordiger. Het secretariaat wordt waargenomen door de dienst besturen van het VSKO. 2

Bureau besturen Art. 5, 1 Het overlegforum besturen duidt onder zijn leden 12 besturen aan die zullen zetelen in het bureau besturen. De samenstelling is als volgt. - 1 lid op voordracht van elk diocesaan comité van de besturen van het katholiek onderwijs - 1 lid uit de leden die het katholiek gewoon basisonderwijs vertegenwoordigen - 1 lid uit de leden die het katholiek gewoon secundair onderwijs vertegenwoordigen - 1 lid uit de leden die het katholiek buitengewoon onderwijs vertegenwoordigen - 1 lid uit de leden die het katholiek hogescholenonderwijs vertegenwoordigen - 1 lid uit de leden die het katholiek volwassenenonderwijs vertegenwoordigen - 1 lid uit de leden die de katholieke internaten vertegenwoordigen - De voorzitter van het bureau besturen Art. 5, 2 Art. 5, 3 Art. 5, 4 Art. 5, 5 Art. 5, 6 Het overlegforum besturen zorgt ervoor - dat de leden die het gewoon basisonderwijs, het gewoon secundair onderwijs, het buitengewoon onderwijs, het hogescholenonderwijs, het volwassenenonderwijs en de internaten vertegenwoordigen in het bureau besturen, zoveel mogelijk gespreid zijn over de Vlaamse bisdommen, met dien verstande dat de vertegenwoordigers van het gewoon basisonderwijs, het gewoon secundair onderwijs en het buitengewoon onderwijs die zetelen in het bureau besturen, alleszins uit een verschillend bisdom moeten komen; - dat zo mogelijk alle soorten inrichters van besturen (bisdommen, congregaties, leken, decanaten, parochies ) en alle types van besturen (grootschalig, kleinschalig ) in het bureau besturen vertegenwoordigd worden. Tevens wordt er gestreefd naar een evenwichtige participatie van mannen en vrouwen. De leden kiezen onder elkaar een voorzitter. De voorzitter van het bureau besturen is tevens voorzitter van het overlegforum besturen. De voorzitter overstijgt de geledingen. De geleding waaruit de voorzitter komt, vervolledigt het overlegforum besturen en het bureau besturen met een bijkomend lid. De leden van het bureau besturen worden aangeduid voor een termijn van vier jaar. Het mandaat is hernieuwbaar. Het lidmaatschap eindigt wanneer het betrokken bestuur geen deel meer uitmaakt van het overlegforum besturen. Wanneer het lidmaatschap van de mandataris van een bestuur eindigt voor het verstrijken van het mandaat, duidt het overlegforum besturen een vervanger aan voor de rest van de termijn. Art. 5, 7 Zijn als adviseurs aanwezig in het bureau besturen: een afgevaardigde van de vicarissen/bisschoppelijk afgevaardigden, bevoegd voor het onderwijs, van de Vlaamse bisdommen; een afgevaardigde van de Unie van de Religieuzen van Vlaanderen (URV); de directeur-generaal van het VSKO of diens vertegenwoordiger; de directeur van de dienst besturen van het VSKO of diens vertegenwoordiger. Art. 5, 8 Het secretariaat wordt waargenomen door de dienst besturen van het VSKO. 3

ORGANOGRAM Art. 6 Onder de verantwoordelijkheid van het bureau besturen organiseert de dienst besturen: - een stuurgroep en een kerngroep voor het aanbieden van vormingsinitiatieven aan de besturen, - een regelmatig overleg met de diocesane ankerpersonen in de bisdommen (coördinatoren voor de besturenwerking op het diocesane vlak), - eventuele werkgroepen ad hoc. RELATIE MET ANDERE GELEDINGEN VAN HET VSKO EN MET DE BISDOMMEN Relatie met de algemene vergadering en de raad van bestuur van het VSKO Art. 7 Het overlegforum besturen draagt 17 van zijn leden voor als werkend lid van de vzw VSKO, namelijk: - de 12 leden van het bureau besturen (excl. adviseurs), - een lid op voordracht van elk diocesaan comité van de besturen van het katholiek onderwijs. De leden van het bureau besturen onder hen worden voorgedragen als bestuurders van de vzw VSKO. Relatie met de bisdommen Art. 8 De leden van het diocesaan comité zijn de woordvoerders van de toegetreden leden van het VSKO in het betreffende bisdom en houden daartoe voeling met de besturen die zij vertegenwoordigen. Zij geven de vragen, bekommernissen, opinies en standpunten van de toegetreden leden mee aan hun vertegenwoordigers op het interdiocesane vlak. Zij geven vervolgens ook feedback aan de toegetreden leden over de opvolging daarvan. Het diocesaan comité vormt zo een belangrijke tussenschakel in de wisselwerking en de wederkerige communicatie tussen enerzijds de toegetreden leden en anderzijds de bestuursorganen van het VSKO. Relatie met de beleidsorganen van de verbonden en diensten van het VSKO Art. 9, 1 Art. 9, 2 Art. 9, 3 De vertegenwoordigers van de besturen in de bureaus van de verbonden en diensten worden door het bureau besturen aangeduid. Zij worden bij voorkeur gekozen uit de leden van het overlegforum besturen. Het is aangewezen dat een lid dat in het bureau besturen is aangeduid voor de vertegenwoordiging van het gewoon basisonderwijs, het gewoon secundair onderwijs, het buitengewoon onderwijs, het hogescholenonderwijs, het volwassenenonderwijs, de internaten, vanuit het bureau besturen tevens wordt aangeduid voor de vertegenwoordiging van de besturen in het overeenkomstige bureau van een verbond of dienst. De vertegenwoordigers van het bureau besturen in eenzelfde beleidsorgaan van een verbond of dienst van het VSKO plegen zo vaak als nodig onderling overleg. 4

PROFIEL VAN EEN LID VAN HET BUREAU BESTUREN Art. 10, 1 Art. 10, 2 Een lid van het bureau besturen is zo mogelijk op elke vergadering aanwezig, bereidt ze voor, participeert in de debatten vanuit een open houding, verzamelt en verwoordt de bezorgdheden en verwachtingen van de besturen die het vertegenwoordigt, spreekt daarbij niet vanuit de eigen particuliere situatie, houdt het algemene belang van het katholiek onderwijs voor ogen en geeft feedback aan de achterban die het vertegenwoordigt. De leden met een vertegenwoordigingsopdracht in de algemene vergadering of de raad van bestuur van het VSKO of in een beleidsorgaan van een verbond of dienst van het VSKO vertolken daar de zorgen van het bureau besturen en houden daarbij het algemene belang van het katholiek onderwijs voor ogen. Ze koppelen de standpunten en beleidsbeslissingen van het betrokken orgaan terug naar het bureau besturen. INTERNE WERKING Concretisering van de opdracht Art. 11, 1 Art. 11, 2 Art. 11, 3 Het overlegforum besturen is een breed reflectie- en consultatieforum als ondersteuning en draagvlak van het bureau besturen. Het bureau besturen bereidt de standpuntbepaling voor ten aanzien van actuele thema s die zich aandienen, wordt permanent op de hoogte gehouden over de evolutie in de onderwijsactualiteit, draagt bij tot de visieontwikkeling op middellange en lange termijn en tot het bepalen van de algemene beleidslijnen ten aanzien van alle materies waarvoor de besturen op het lokale vlak een belangrijke verantwoordelijkheid dragen. Het bureau besturen denkt mee in de verschillende ontwikkelingsfasen van de beleidsvoorbereiding en is in het bijzonder in een vroege ontwerpfase van de dossiers betrokken om mee de krachtlijnen voor de verdere ontwikkelingen in de betrokken materies te bepalen. Na raadpleging van de diocesane comités en van de andere geledingen van het VSKO bepaalt en actualiseert het bureau besturen jaarlijks zijn werkprogramma. Vergaderingen en besluitvorming Overlegforum besturen Art. 12, 1 Art. 12, 2 Art. 12, 3 Art. 12, 4 Art. 12, 5 Het overlegforum besturen komt minimaal driemaal per schooljaar samen. Op één van de vergaderingen per schooljaar worden alle leden van de diocesane comités uitgenodigd. De uitnodiging voor de vergadering gebeurt schriftelijk en vermeldt dag, uur, plaats van de vergadering en de agenda. Alle leden worden uitgenodigd. De voorzitter bepaalt de agenda in samenspraak met de directeur van de dienst besturen. De agenda wordt bij voorkeur een week voor de vergadering ter beschikking gesteld. Een lid mag zich door een ander lid laten vertegenwoordigen. Een vertegenwoordiger mag echter over niet meer dan één volmacht beschikken. De vergadering beraadslaagt uitsluitend over de aangelegenheden die op de agenda staan, tenzij tweederde van de aanwezige en vertegenwoordigde leden akkoord gaan om een aangelegenheid te behandelen die niet op de agenda voorzien is. 5

Art. 12, 6 Art. 12, 7 Art. 12, 8 Het overlegforum besturen vergadert geldig wanneer ten minste de helft van de leden plus één aanwezig of vertegenwoordigd is. Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt dat aan alle leden bezorgd wordt, uiterlijk samen met de bijeenroeping tot de volgende vergadering. Op de volgende vergadering wordt het verslag ter goedkeuring voorgelegd. De leden van het overlegforum besturen ontvangen de verslagen van het bureau besturen. Op elke vergadering van het overlegforum besturen brengt het bureau besturen bovendien mondeling verslag uit over zijn werking. Bureau besturen Art. 13, 1 Art. 13, 2 Art. 13, 3 Art. 13, 4 Art. 13, 5 Art. 13, 6 Art. 13, 7 Art. 13, 8 Het bureau besturen vergadert maandelijks. Tenzij uitzonderijk vergadert het bureau besturen niet in juli en augustus. De uitnodiging voor de vergadering gebeurt schriftelijk en vermeldt dag, uur, plaats van de vergadering en de agenda. Alle leden worden uitgenodigd. De voorzitter bepaalt de agenda in samenspraak met de directeur van de dienst besturen. De agenda wordt bij voorkeur een week voor de vergadering ter beschikking gesteld. Een lid mag zich door een ander lid laten vertegenwoordigen. Een vertegenwoordiger mag echter over niet meer dan één volmacht beschikken. De vergadering beraadslaagt uitsluitend over de aangelegenheden die op de agenda staan, tenzij tweederde van de aanwezige en vertegenwoordigde leden akkoord gaan om een aangelegenheid te behandelen die niet op de agenda voorzien is. Het bureau besturen vergadert geldig wanneer ten minste de helft van de leden plus één aanwezig of vertegenwoordigd is. Het bureau besturen streeft naar consensus. Indien eensgezindheid niet mogelijk blijkt en een gemeenschappelijk standpunt of beslissing toch nodig is, wordt een stemming gehouden. De meerderheid beslist. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt dat aan alle leden bezorgd wordt, uiterlijk samen met de bijeenroeping tot de volgende vergadering. Op de volgende vergadering wordt het verslag ter goedkeuring voorgelegd. Documentenbeheer Art. 14 De agenda s, verslagen en documenten worden via een beveiligd deel van de website ter beschikking gesteld en bewaard. Elk lid heeft toegang tot het documentenbeheersysteem via een persoonlijke gebruikersnaam en paswoord. INWERKINGTREDING Art. 15 Onderhavig reglement, goedgekeurd door de Raad van bestuur van het VSKO vzw op 13 maart 2014, treedt in werking op 1 september 2014. 6