De vernieuwde regeling inzake gedwongen mede-eigendom Mrs. Katrien Kempe Advocaat / Avocat kakempe@laga.be Mr. Stefaan Van Dyck Advocaat / Avocat svandyck@laga.be De wet van 2 juni 2010 versterkt en verfijnt de zogenaamde appartementswet van 8 juli 1924. Deze materie regelt de gedwongen mede-eigendom van gemene delen in onroerend goed, zoals onder andere van toepassing in appartementsgebouwen. De wet van 30 juni 1994 bracht ingrijpende veranderingen in deze materie. De praktijk leerde echter dat een aantal pijnpunten onopgelost bleven, dat moderne communicatiemiddelen geen plaats hadden gekregen, dat meer transparantie kon worden vereist aangaande het beheer door de syndicus, en dat de democratische werking van de algemene vergadering van mede-eigenaars nog kon worden verbeterd. Hieronder worden enkele van de voornaamste aanpassingen uiteengezet. 1. Deelverenigingen met rechtspersoonlijkheid Teneinde een efficiënter beheer van groepen van gebouwen en grote mede-eigendommen toe te laten en de impact van bepaalde belangenconflicten die in een dergelijke context kunnen rijzen te beperken, voorziet de wetgever nu uitdrukkelijk een wettelijke basis voor de facultatieve invoering van deelverenigingen. Voortaan kunnen deelverenigingen worden opgericht met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid, voor de particuliere gemene delen die specifiek zijn aangeduid en slechts tot het gebruik van een deel van de mede-eigenaars zijn bestemd, naast de overkoepelende hoofdvereniging voor de algemene gemene delen die voor alle medeeigenaars van het gebouw of de groep van gebouwen zijn bestemd en de zaken die tot het gemeenschappelijk beheer van de mede-eigendom behoren. De voorwaarden voor het oprichten van dergelijke deelverenigingen zijn drievoudig: * De hoofdvereniging moet tenminste uit twintig afzonderlijke kavels bestaan. * Een deelvereniging kan worden opgericht per afzonderlijk gebouw of, als men een deelvereniging wil oprichten binnen eenzelfde gebouw, voor zover een fysieke verdeling in duidelijk te onderscheiden onderdelen van dat gebouw aanwezig is. 1
* Het oprichten van een of meer deelverenigingen met rechtspersoonlijkheid kan ook geschieden in een bestaande vereniging van mede-eigenaars. Hiertoe dienen de statuten van de bestaande vereniging te worden gewijzigd, waartoe een vier vijfde meerderheid in de algemene vergadering van de hoofdvereniging vereist is. De deelvereniging verkrijgt de rechtspersoonlijkheid vanaf de overschrijving bij de hypotheekbewaarder van haar basisakte en reglement van mede-eigendom. Ze beschikt dan over een eigen vermogen en eigen organen teneinde de belangen ten aanzien van de betreffende particuliere gemene delen zowel in feite als in rechte effectief te behartigen. Verder blijft het mogelijk om, aansluitend bij de vroegere praktijk, feitelijke deelverenigingen zonder rechtspersoonlijkheid te voorzien. 2. Criteria voor de bepaling van het aantal aandelen van de kavels Het bepalen van aantal aandelen van de kavels, dat een impact heeft op, onder meer, de stemrechten in de algemene vergadering en de bijdrageplicht van de individuele medeeigenaars, is voortaan te bepalen in functie van de waarde op grond van drie limitatieve criteria: netto-vloeroppervlakte, bestemming en ligging van de privatieve kavel. Deze waarde moet worden uiteengezet in een met reden omkleed verslag van een notaris, landmeter-expert, architect of vastgoedmakelaar, dat moet worden opgenomen in de basisakte. 3. Algemene vergadering van mede-eigenaars De wetgever heeft de werking van de algemene vergadering als democratisch orgaan van de vereniging van mede-eigenaars op een aantal vlakken efficiënter willen laten functioneren en tegelijk de betrokkenheid van de mede-eigenaars willen verhogen. Daarom heeft de wetgever op verschillende punten de regeling inzake de algemene vergadering verfijnd, onder meer: * Het reglement van mede-eigendom bepaalt de periode van 15 dagen waarbinnen jaarlijks de gewone algemene vergadering moet worden gehouden. De syndicus is er verantwoordelijk voor binnen deze periode een algemene vergadering te organiseren. * Verder moet de syndicus een algemene vergadering organiseren telkens als er dringend in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen. Dit dient hij eveneens te doen wanneer hij hiertoe per aangetekend schrijven wordt verzocht door een of meer medeeigenaars die 1/5e van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Geeft de syndicus aan dit verzoek niet binnen dertig dagen na ontvangst gevolg, dan kan de algemene vergadering worden samengeroepen door een van de betreffende mede-eigenaars. Voortaan bestaat ook de mogelijkheid om (mits hun instemming) de mede-eigenaars op te roepen via elektronische communicatiemiddelen zoals e-mail. * De mede-eigenaars hebben de mogelijkheid om punten op de agenda van de algemene vergadering te laten plaatsen. 2
* De toegang van de mede-eigenaars tot de relevante informatie en documenten voor een algemene vergadering wordt verbeterd. Naast de oproeping van de algemene vergadering, dient de syndicus de data van de algemene vergadering ook aan te plakken in de gemeenschappelijke delen van het goed. * De vergadering moet worden voorgezeten door een mede-eigenaar en niet door de syndicus. De vergadering dient eveneens een secretaris aan te duiden. * Het aanwezigheidsquorum voor geldige beraadslagingen, is vastgesteld op ofwel (i) een aanwezigheid of vertegenwoordiging van meer dan de helft van de mede-eigenaars indien zij ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigen ofwel (ii) de aanwezigheid of vertegenwoordiging van mede-eigenaars die meer dan drie vierde van de aandelen vertegenwoordigen. Dit quorum moet bij het begin van de vergadering worden vervuld. * De praktijk van het verlenen van volmachten wordt aan verdere beperkingen onderworpen, zoals de verplichting deze op naam te verlenen zodat de volmachthouder steeds gekend is en de in principe beperkte geldingskracht tot één algemene vergadering. Bovendien zal men in principe slechts drie volmachten kunnen aanvaarden (tenzij het totaal aantal eigen en vertegenwoordigde stemmen van de volmachthouder niet meer dan 10% van het totaal aantal stemmen). * Het reglement van mede-eigendom kan niet langer bijzondere meerderheden opleggen die afwijken van de wettelijke meerderheidsvereisten. * De syndicus staat in voor de opmaak van notulen tijdens elke algemene vergadering, houdt hiervan een register bij en bezorgt de mede-eigenaars binnen dertig dagen een kopie. De notulen moeten de behaalde meerderheden aangeven, alsook welke mede-eigenaars hebben tegengestemd of zich hebben onthouden. * De wet voorziet de mogelijkheid voor de algemene vergadering van mede-eigenaars om schriftelijk te besluiten indien dit bij eenparigheid gebeurt en geen authentieke akte vereist is voor het betreffende besluit. 4. Syndicus De wetgever heeft het takenpakket van de syndicus duidelijker omschreven en een betere controle en verantwoordingsplicht werd ingevoegd. Enkele aandachtspunten met betrekking tot de taken van de syndicus zijn dat hij: * elke bewoner die geen stemrecht heeft in de algemene vergadering van mede-eigenaars, de datum van de algemene vergadering moet meedelen, zodat de bewoner zijn opmerkingen kan formuleren; * alle documenten en gegevens met betrekking tot de mede-eigendom ter beschikking moet stellen van de mede-eigenaars, eventueel (ook) in elektronische vorm; * op verzoek van een mede-eigenaar, moet instaan voor de vertaling, naar een taal van het taalgebied waar het onroerend goed zich bevindt, van documenten uitgaande van de vereniging; * vooraf de algemene vergadering om toestemming moet verzoeken indien hij een overeenkomst wenst af te sluiten die mogelijks een belangenconflict inhoudt. 3
Bovendien voegde de wetgever enkele concepten van corporate governance in om de verhouding tussen de mede-eigenaars en de syndicus transparanter te maken. Bijvoorbeeld zal hun relatie in een schriftelijke overeenkomst moeten worden vastgelegd en zal het reglement van mede-eigendom de wijze van benoeming, de omvang van zijn bevoegdheden, de duur van zijn mandaat en de mogelijkheden tot opzegging van zijn contract moeten bevatten. De syndicus zal ook slechts voor een (hernieuwbare) termijn van drie jaar (in plaats van vijf jaar) aangesteld kunnen worden. Zijn mandaat kan niet stilzwijgend worden verlengd. Hij is verantwoordelijk voor het financieel beheer van de middelen van de vereniging van mede-eigenaars, zal een boekhouding moeten houden overeenkomstig de wettelijke bepalingen en wordt hierbij aan strikter toezicht onderworpen. Bij het einde van zijn mandaat moet de syndicus binnen de 30 dagen zijn volledige dossier van het beheer van zijn gebouw aan zijn opvolger of aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering overhandigen. 5. Raad van de mede-eigendom De vroegere raad van beheer werd omgedoopt tot raad van mede-eigendom. De raad van medeeigendom moet worden opgericht in grote verenigingen, die tenminste twintig kavels tellen met uitzondering van kelders, garages en parkeerplaatsen. In kleine verenigingen is het mogelijk, maar in principe niet verplicht, een raad van de mede-eigendom in te stellen. De raad van de mede-eigendom heeft als voornaamste taak toezicht uit te oefenen op de syndicus. De wet geeft de raad hiertoe bijzondere informatierechten. Anders dan bij de vroegere raad van beheer behoort het bijstaan van de syndicus niet meer tot de opdracht van de raad van de mede-eigendom, teneinde eventuele belangenconflicten in het uitoefenen van het toezicht te beperken. De raad dient halfjaarlijks verslag uit te brengen aan de mede-eigenaars over de uitoefening van haar taken. 6. Overige wijzigingen De wet brengt daarenboven de volgende wijzigingen aan aan de regeling inzake mede-eigendom: * De regeling inzake vertegenwoordiging in rechte van de vereniging van mede-eigenaars en haar procesbevoegdheid en hoedanigheid werd verfijnd. De vereniging voor mede-eigenaars heeft onder andere vanaf de inwerkingtreding van de nieuwe wet de vereiste wettelijke hoedanigheid om rechtsvorderingen in te stellen die verband houden met de gemeenschappelijke delen of het beheer ervan; * De precontractuele informatieverstrekking ten aanzien van potentiële kopers van privatieve kavels werd versterkt. Zo moet de verkoper van een privatieve kavel of de vastgoedmakelaar die hem daarin bijstaat, een aantal gegevens opvragen bij de syndicus teneinde deze te kunnen opnemen in de onderhandse verkoopsovereenkomst; * Ook moet de notaris aan de syndicus vragen om hem bepaalde inlichtingen en documenten mee te delen om deze informatie te kunnen opnemen in de authentieke verkoopsakte; 4
* De wet verbiedt nu uitdrukkelijk statutaire arbitragebedingen. * Jaarlijks stelt de algemene vergadering een commissaris van de rekeningen aan, die de boekhouding van de mede-eigendom controleert en wiens verplichtingen en bevoegdheden nader in het reglement van de mede-eigendom worden bepaald. 7. Inwerkingtreding aanpassing van statuten De wet trad in werking op 1 september 2010 en is vanaf die datum onmiddellijk van toepassing op bestaande mede-eigendommen (met uitzondering van de nieuwe regels aangaande de bepaling van de aandelen van de private kavels, die enkel toepasselijk zijn op statuten bepaald vanaf 1 september 2010). Strikt genomen vereist de wet niet uitdrukkelijk dat de statuten van bestaande verenigingen binnen een bepaalde periode in overeenstemming worden gebracht met de nieuwe wet. Wel heeft de syndicus de verplichting om voor 1 september 2011 een aangepaste gecoördineerde versie van de basisakte, het reglement van de mede-eigendom en het huishoudelijk reglement voor te leggen aan de algemene vergadering van mede-eigenaars. De statutenwijziging waartoe de algemene vergadering vervolgens desgevallend beslist dient uiteraard conform de toepasselijke vereisten inzake quorum, meerderheid en publiciteit worden beslist en moet authentiek worden vastgesteld. 5