1 DOEL EN TOEPASSINGSGEBIED Deze instructie beschrijft de procedure en de algemene principes voor de afgifte van geleidebiljetten. Deze instructie is een raamwerkinstructie die de algemene kaders schetst en de link legt naar andere instructies die betrekking hebben op de afgifte van geleidebiljetten. Deze instructie gaat niet over specifieke controles die moeten worden uitgevoerd naar aanleiding van specifieke landeneisen. Deze staan in de verticale landeninstructies. Geleidebiljetten worden beschouwd als een middel om de kanalisatie van producten te waarborgen en niet om het eindproduct te certificeren. Deze instructie is van toepassing op het afgeven van geleidebiljetten voor: a. vlees en vleesproducten, inclusief pluimveevlees en pluimveevleesproducten. 2 WETTELIJKE BASIS 2.1 EU-regelgeving Richtlijn 96/93/EG van de Raad van 17 december 1996 inzake de certificering van dieren en dierlijke producten 2.2 Nationale wetgeving N.v.t. 2.3 Overige N.v.t. 3 DEFINITIES Algemene definities certificeren: zie hiervoor de instructies EXA-01 en EKS-01. Geleidebiljet : Kanalisatiedocument voor het vervoer van een partij van een erkend bedrijf naar een ander erkend bedrijf binnen Nederland. Het is tevens een garantiebewijs voor de EU-overstijgende eisen die worden geëist bij de export van deze partij naar een derde land. De garanties zijn alleen van toepassing op de eisen verbonden aan de specifieke product-land(en) combinatie van deze specifieke Deze eisen zijn bij de latere afgifte van een exportcertificaat van deze specifieke partij anders niet of moeilijk te controleren. Het geleidebiljet biedt geen garantie voor de volledige exportwaardigheid van de 4 WERKWIJZE 4.1 Algemeen Afgifte van geleidebiljetten kan op twee manieren. Hetzij volgens de klassieke manier waarbij de partijen fysiek worden gecontroleerd, hetzij volgens het nog volop in ontwikkeling zijnde systeem waarbij niet meer fysiek wordt gecontroleerd. Bij dit laatste worden de garanties gewaarborgd via het exportkanalisatiesysteem (EKS). Dit systeem is beschreven in de Procedure Export Kanalisatie systeem (EKS01-P001). 4.2 Werkwijze afgifte geleidebiljet bij een bedrijf zonder EKS Voor de kanalisatie van partijen is een geleidebiljet het enige systeem dat garanties biedt. Indien het bedrijf toch nog een ander systeem voor kanalisatie in gebruik heeft, dient per individuele export gecontroleerd te worden door de certificerende ambtenaar of dit voldoende garanties biedt voor deze 4.2.1 Aanvraag geleidebiljet Bedrijven die een geleidebiljet van de NVWA nodig hebben vragen dit aan via het systeem Client-Export of via de regionale NVWA-planning. 4.2.2 Aanmelding door de aanvrager De aanvragen vinden plaats via het systeem Client-Export. Verder informatie is te vinden op www.clientexport.nl. Bij de aanvraag maakt de aanvrager tenminste de volgende gegevens bekend: Bron: NVWA V&I, TO Import/Export Pagina 1 van 5
De gewenste dag, de begin- en eindtijd van de afgifte van het geleidebiljet en de tijd in kwartieren uitgedrukt; Het volledige adres inclusief het telefoonnummer van het bedrijf waarvandaan de partij goederen zal vertrekken. Eventueel ook het erkenningsnummer; Naam, adres en telefoonnummer van de exporteur; Debiteur/klantnummer van de exporteur; Soort product, identificatie en grootte van de partij; Het volledige fysieke bestemmingsadres van de 4.2.3 Controle aanvraag Er vindt geen voorscreening van de aanvraag plaats. 4.2.4 Controle partij De partij wordt fysiek gecontroleerd door de certificerende NVWA-ambtenaar. Deze controle betreft de eisen verbonden aan de specifieke product-land(en) combinatie die van toepassing zijn voor de voorgenomen export van deze specifieke De controle bestaat uit een DOM-controle en controle van het vervoermiddel. Documentencontrole De documenten dienen onlosmakelijk verbonden te zijn met de specifieke Overeenstemmingscontrole Tijdens de overeenstemmingscontrole worden de eisen voor deze product-land(en)combinatie zoals beschreven in de desbetreffende exportinstructie gecontroleerd. Daarnaast wordt ook de EU-waardigheid, de merking en identificatie van de partij gecontroleerd. Materiële/fysieke controle Dit is alleen van toepassing indien het relevant is voor het processtadium bijvoorbeeld bij reeds versneden en/of verpakt vlees. Bij het openen van een verpakking deze weer sluiten. Controle transportmiddel Indien van toepassing. Controle of het transportmiddel geschikt is voor het beoogde vervoer. Dit houdt in dat het transportmiddel in ieder geval schoon en droog moet zijn en voor het te vervoeren product op de juiste temperatuur kan gehouden worden. 4.2.5 Invullen van het geleidebiljet Controle van de gegevens in Client bij afgifte van het geleidebiljet door de certificerende ambtenaar ter plaatste. Deze gegevens kunnen in Client gekopieerd worden bij de afgifte van het exportcertificaat van deze specifieke 4.2.6 Afgifte van het geleidebiljet Als de partij voldoet aan de gestelde eisen kan het geleidebiljet afgegeven worden. Er wordt gebruik gemaakt van het NVWA-waardepapier. Dit papier dient altijd onder controle van de NVWA te blijven. Het geleidebiljet wordt getekend door de certificerende ambtenaar. De partij mag pas weg nadat het geleidebiljet is afgegeven. 4.2.7 Afgifte kopie geleidebiljet Dit is niet toegestaan. 4.2.8 Afgifte vervangend geleidebiljet/replacements Het vervangen van het geleidebiljet dient altijd overleg met de NVWA-bedrijvenbeheerder (of diens vervanger) in het productiebedrijf plaats te vinden. De NVWA-bedrijvenbeheerder van het bedrijf van ontvangst dient ingelicht te worden over de vervanging als dat nodig is. Op het vervangend geleidebiljet moet vermeld worden dat het een vervanging betreft samen met het nummer van het te vervangen geleidebiljet. De incidentenlijst moet ingevuld worden. Voor het eventueel laten vervallen van het te vervangen geleidebiljet dient contact opgenomen te worden met de Client-Helpdesk. De NVWA-bedrijvenbeheerder zal de tijd van de beoordeling van de vervanging van het geleidebiljet in rekening brengen. 4.2.9 Na-certificering Bron: NVWA V&I, TO Import/Export Pagina 2 van 5
Dit is niet toegestaan. Het geleidebiljet dient afgegeven te zijn voordat de specifieke partij het bedrijf verlaat. 4.3 Werkwijze afgifte geleidebiljet bij een bedrijf met EKS Bij een bedrijf met EKS is voor de kanalisatie van partijen alleen een geleidebiljet toegestaan. Andere systemen zijn niet toegestaan. 4.3.1 Aanvraag geleidebiljet Bedrijven die een geleidebiljet van de NVWA nodig hebben vragen dit aan via het systeem Client-Export. 4.3.2 Aanmelding door de aanvrager De aanvragen vinden plaats via het systeem Client-export. Verder informatie is te vinden op www.clientexport.nl. Bij de aanvraag maakt de aanvrager tenminste de volgende gegevens bekend: De gewenste dag, de begin- en eindtijd van de afgifte van het geleidebiljet en de tijd in kwartieren uitgedrukt; Het volledige adres inclusief het telefoonnummer van het bedrijf waarvandaan de partij goederen zal vertrekken. Eventueel ook het erkenningsnummer; Naam, adres en telefoonnummer van de exporteur; Debiteur/klantnummer van de exporteur; Soort product, identificatie en grootte van de partij; Het volledige fysieke bestemmingsadres van de 4.3.3 Controle aanvraag Er vindt geen voorscreening van de aanvraag plaats. 4.3.4 Controle partij Indien het bedrijf beschikt over een EKS voor een specifieke product-land(en)combinatie dan krijgt dit bedrijf het geleidebiljet automatisch zonder tussenkomst van een NVWA-toezichthouder, zie ook EKS-01 Instructie werkwijze export vlees(producten) derde landen. 4.3.5 Invullen van het geleidebiljet Er vindt een geautomatiseerde afgifte plaats. De gegevens kunnen in Client gekopieerd worden bij de afgifte van het exportcertificaat van deze specifieke 4.3.6 Afgifte geleidebiljet Als de partij voldoet aan de gestelde eisen kan het geleidebiljet afgegeven worden. (zie ook 4.3.4) Het geleidebiljet kan geprint worden op gewoon wit papier. De NVWA-ambtenaar tekent dit in elk geval niet. Dit geleidebiljet hoeft niet geprint te worden maar kan de partij ook digitaal begeleiden. De partij mag pas weg nadat het geleidebiljet is afgegeven/opgemaakt. 4.3.7 Afgifte kopie geleidebiljet Dit is niet toegestaan 4.3.8 Afgifte vervangend geleidebiljet/replacements Bij het productiebedrijf: Op de dag zelf van afgifte van het te vervangen geleidebiljet: Indien het aanpassingen betreft ten gevolge van een administratieve fout zoals gewicht, aantal colli, autonummer: het bedrijf kan een vervangend geleidebiljet opmaken en hoeft dit niet te melden aan de NVWA-bedrijfsbeheerder (of vervanger). Indien het een aanpassing betreft ten gevolge van een fout die betrekking heeft op de landen vermelding: het vervangen van het geleidebiljet kan alleen in overleg met de NVWA-bedrijvenbeheerder (of diens vervanger). Het bedrijf moet kunnen aantonen dat de partij aan deze verandering kan voldoen. Later dan de dag van afgifte van het te vervangen geleidebiljet: Alle type aanpassingen: het vervangen van het geleidebiljet kan alleen als aan een aantal voorwaarden is voldaan: Er dient altijd overleg met de NVWA-bedrijvenbeheerder (of diens vervanger) plaatst te vinden. Het bedrijf moet aantonen welke fout is gemaakt, waarom deze is gemaakt en dat de fout op de juiste wijze is hersteld. Bij het ontvangstbedrijf: Bron: NVWA V&I, TO Import/Export Pagina 3 van 5
De NVWA-bedrijvenbeheerder inlichten over de vervanging. Op het vervangend geleidebiljet moet vermeld worden dat het een vervanging betreft samen met het nummer van het te vervangen geleidebiljet. De incidentenlijst moet worden ingevuld. Voor het eventueel laten vervallen van het te vervangen geleidebiljet dient contact opgenomen te worden met de Client-Helpdesk. De NVWA-bedrijvenbeheerder zal de tijd van de beoordeling van de vervanging van het geleidebiljet in rekening brengen. Bij grote tekortkomingen kan eenmalig een aanpassing met waarschuwing volgen. Bij herhaalde grote tekortkomingen treedt het bonus-malussysteem in werking en volgt een malus-actie. 4.3.9 Na-certificering Dit is niet toegestaan. Het geleidebiljet dient afgegeven te zijn voordat de specifieke partij het bedrijf verlaat. 5 BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN De regionale NVWA-planning is verantwoordelijk voor het inplannen van de medewerkers bij bedrijven zonder EKS. De certificerende NVWA-ambtenaar is verantwoordelijk voor de controle op de gegevens en de afgifte van het geleidebiljet. De NVWA-bedrijvenbeheerder (of diens vervanger) is verantwoordelijk voor de beoordeling van een vervanging van het geleidebiljet. 6 TOELICHTING In december 2015 is deze instructie ontstaan omdat er behoefte was aan meer duidelijkheid over de afgifte van geleidebiljetten. Bron: NVWA V&I, TO Import/Export Pagina 4 van 5
Bijlage 1: certificaat GELEIDEBILJET (bestemd voor vlees(producten) dat/die aan kanalisatie onderhevig zijn) Certificaatnummer: Product nr. Product Diersoort Origine vlees Origine Dier Erkenningsnummer Product nr. Verpakking Totaal netto gewicht Slacht datum Productie datum Invries datum Bedrijfsnummers Geplande datum van vertrek : Registratie transportmiddel : Registratie laadeenheid : Van bedrijf : EG-No : Naar bedrijf: : EG-No : Kanalisatie : Aard der verzegeling per verpakkingseenheid/ : Vervoermiddel, nummer(s) Lab-uitslag/Stickernummer/Ordernummer : Bron: NVWA V&I, TO Import/Export Pagina 5 van 5