* Gen. Smutsstraat 29 * 6543 NJ * Nijmegen * tel. (024)377 68 31 * * E-mail: info@subanederland.nl * * www.subanederland.nl * KvK Arnhem 09135627 * Bankrekening : 59.78.04.532 *
JAARVERSLAG 2003 STICHTING SUBA NEDERLAND De Stichting Suba Nederland is opgericht in Nijmegen op 13-05-2003 en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Centraal Gelderland op 15-05-2003. Het bestuur bestaat uit: - Angela Bomers, voorzitter - Cecilia Reijnen, secretaris - Fred Smeets, penningmeester (vanaf 04-07-2003; Maire Harte tot 04-07-2003) Doelstellingen van de stichting. het ondersteunen, zowel financieel als anderszins, van het weeshuis Suba Children s Orphanage, gevestigd te Suna/Migori in Kenia. het verrichten van alle verdere handelingen die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. Activiteiten. Vanuit de globale doelstellingen heeft het bestuur in de afgelopen 7 maanden de volgende activiteiten verricht: 1. Er zijn een flyer en een brochure samengesteld. 2. De flyers zijn verspreid onder familie, vrienden, relaties en collega s van de bestuursleden. Resultaat: Op basis van de verzonden flyers zijn er brochures aangevraagd en hebben zich 2 sponsors en 23 donateurs aangemeld. Op basis van het geringe aantal aanmeldingen van sponsors is besloten deze mogelijkheid te laten vervallen. [er waren al 5 sponsors voordat de stichting werd opgericht] 3. Er is een website opgezet die regelmatig geactualiseerd wordt. Resultaat: Via de website is de stichting in contact gekomen met o.a. - de stichting Read to Grow: zij doneerden tijdens het Charity Dinner 500 Engelstalige kinderboeken. - een verpleegkundige die de post-hbo-opleiding community health care volgt en onze stichting wil helpen. Zij gaat binnenkort naar Ghana en beslist daarna in welke vorm zij ons wil en kan helpen. Een (landurig) verblijf in Bondo Nyironge behoort tot de opties. - enkele personen die geïnteresseerd waren in een werkbezoek aan het Suba Children s Orphanage. 4. Er zijn procedures opgesteld voor interne geldstromen en geldstromen tussen de stichting en het weeshuis, zowel in het Nederlands als in het Engels; de Engelstalige versie is besproken met Janet Oduol, directrice van het Suba Children s Orphanage. Resultaat: De Engelstalige procedures zijn in juli 2003 door 5 bestuursleden van de Suba Children s Orphanage ondertekend. 5. De aanvraag voor financiële ondersteuning van de aanleg van pijpleidingen ten behoeve van (door derden geschonken watertanks) is besproken en goedgekeurd. Resultaat: De watertanks (1 bij het weeshuis en 1 in het dorpscentrum) functioneren, tot grote vreugde van de dorpsgemeenschap. De bevolking betaalt voor het water een klein bedrag, dat deels aangewend wordt om de vrouwen die voor de kinderen in het weeshuis zorgen een kleine vergoeding te kunnen geven. 2
6. Er zijn contacten geweest met een ex-medewerkster van een bank in Nijmegen (die tussen juli en december in weeshuizen in Roemenië en Nairobi werkte) met als doel: te bezien of zij ook een bezoek aan ons weeshuis kan brengen en eventueel daar kan gaan werken. Resultaat: Deze mevrouw gaat in januari en februari 2004 naar het Suba Children s Orphanage, met als belangrijkste opdracht: het samenstellen van dossiers van de weeskinderen en het begeleiden van veranderingen in de organisatie van het weeshuis. Daarnaast zal zij ook enkele mensen van het bestuur aldaar en enkele leerkrachten wegwijs maken in het omgaan met computers. 7. In overleg met de manager van Hotel Erica in Berg en Dal is een Afrikaans Charity Dinner georganiseerd dat op 10 november plaatsvond. Daartoe zijn 2000 uitnodigingen verstuurd naar het adressenbestand van Hotel Erica, adressen uit het regionale bestand van de Kamer van Koophandel en naar de relaties van onze stichting. Resultaat: De verwachting dat met name de zakenwereld interesse in het Charity Dinner zou hebben is helaas niet uitgekomen. De ± 45 deelnemende gasten kwamen voornamelijk uit de kring van onze eigen relaties; het bestuur en de aanwezigen hebben de avond inhoudelijk als succesvol ervaren. De conclusie van het bestuur was, dat we het diner in een te vroeg stadium georganiseerd hebben en dat we eerst moeten werken aan de verdere bekendmaking van onze stichting alvorens dit te herhalen. 8. Er is contact gelegd met de stichting CORDAID. Deze heeft ons verwezen naar het bureau van Cordaid in Nairobi. Resultaat: Er gaat binnenkort een verzoek naar Cordaid in Nairobi, om de bouw van de keuken en eetzaal voor 50% te financieren. 25% van de kosten zal door de plaatselijke bevolking worden opgebracht en 25% van de kosten zal de Stichting Suba Nederland voor haar rekening nemen. Dit verzoek wordt ingediend door het Suba Children s Orphanage en is door Janet Oduol in samenwerking met de stichting voorbereid. 9. Er is gebrainstormd over scholenprojecten en informatie ingewonnen bij de Wilde Ganzen, die particulier initiatief met ideeën en financiën ondersteunt. Resultaat: Doordat de organisatie van het Charity Dinner veel tijd opslokte, is het scholenproject nog in een prematuur stadium. 10. Er is contact gezocht met het Quaker Hulpfonds, Wings of Support, twee Rotary-clubs in de regio Nijmegen, het Werelddiaconaat in Nijmegen, de Soroptimisten in Amsterdam. Resultaat: Bij enkele van deze organisaties past onze stichting niet in hun doelstellingen; anderen hebben al meerjaren afspraken met andere projecten; een enkel lijntje ligt nog open. 11. Een bestuurslid van het Suba Children s Orphanage (die op persoonlijke titel voor een kort bezoek naar Nederland kwam) heeft op ons verzoek houten dierenfiguren en 20 pakketjes kerstkaarten meegebracht, gemaakt door de vrouwen in het dorp. Resultaat: De kerstkaarten gingen zeer vlot van de hand. Er zijn bestellingen voor volgend jaar gedaan en eveneens voor kaarten voor andere gelegenheden. Tijdens zijn verblijf in Nijmegen heeft de secretaris hem geschoold in het omgaan met een computer; deze vaardigheid komt het weeshuis ten goede. 12. Er is enkele keren overleg gepleegd met het bestuur van de Stichting Klaartje Derks voor Kisumu; [deze stichting werft gelden voor weeshuizen in de provinciehoofdstad van de provincie Nyanza, waar ons weeshuis zich eveneens bevindt.] Resultaat: De Stichting Klaartje Derks heeft ons veel waardevolle adviezen gegeven en ons tevens in contact gebracht met 2 studenten van de PABO (Hogeschool van Arnhem en Nijmegen); zij zullen in februari en maart 2004 gaan werken voor de school waar o.a. de kinderen van het Suba Children s Orphanage naar toe gaan. 13. De flyer en brochure zijn in het Engels vertaald (zie plannen voor 2004). 3
Overige resultaten: Eén van de relaties organiseerde een garage sale waarvan de opbrengst voor de stichting was. Een aantal bedrijven is bereid om goederen aan ons af te staan: - een linnenservicebedrijf schenkt het linnengoed dat voor verhuur is afgekeurd - twee zaken voor tweedehands kinderkleding schenken de overgebleven kleding en het schoeisel. De drukker die de mailing voor het diner gratis verzorgde heeft toegezegd dat we voortaan bij hem terecht kunnen voor het gratis vermenigvuldigen van pr-materiaal. Een overheidsinstantie heeft 4 computers geschonken t.b.v. de school voor het voortgezet onderwijs, waarop door ons Engelstalige software is geïnstalleerd. Een 5 e computer is door een bestuurslid geschonken t.b.v. de medewerkers van het weeshuis. N.B. In Bondo-Nyironge (het dorpje bij Migori waar ons weeshuis is) stond al enige tijd een schoolgebouwtje (in ruwbouw-fase) met 4 lokalen, bedoeld voor beroepsonderwijs aan o.a de kinderen uit het weeshuis. De intentie was, om dit te kunnen laten afbouwen vóór januari 2004, wanneer in Kenia het nieuwe schooljaar begint. De kas van de stichting liet dit evenwel niet toe, omdat de opbrengst van het Charity Dinner tegen viel. Janet Oduol heeft dit uit eigen reserves betaald! Functioneren van het bestuur. Het bestuur heeft vanaf de oprichting 12 keer vergaderd. Daarnaast zijn er in koppels van twee zaken besproken ofwel individueel uitgewerkt. Er is frequent tussendoor telefonisch overleg gepleegd. De bestuursleden vullen elkaar qua kennis, kunde en netwerken goed aan. De secretaris is de centrale figuur in het bestuur, die veruit het merendeel van de werkzaamheden voor haar rekening neemt. De bestuursleden waarderen elkaars kwaliteiten en weten elkaar te enthousiasmeren. Plannen voor 2004. - de ontvangen goederen zullen per schip naar Kenia worden verzonden. - Janet Oduol zal in februari een bezoek brengen aan Ierland, op uitnodiging van vrienden aldaar. Eén van hen, lid van de Ierse tak van de Quakers, zal een sponsoractie opzetten ten bate van onze stichting (vandaar de Engelstalige flyer en brochure). - Verder uitbouwen van de naamsbekendheid van de stichting, o.a. door het benaderen van de media. - Ontwikkelen van een scholenproject (voorlichtings- en onderwijsmateriaal voor scholen die in ruil voor het gebruik ervan een inzamelingsactie voor het Suba Children s Orphanage houden). - Nieuwe wegen zoeken voor financiële ondersteuning (Novib, SOS-kinderdorpen, Stop AIDS Now, bedrijven die zaken doen met Kenia). - Verkoop van producten, gemaakt door de vrouwen van Bondo-Nyeronge, tijdens diverse markten. Verslag: Angela Bomers, voorzitter. Bijlage: financieel jaarverslag. 4
Financieel jaarverslag Inleiding Stichting Suba Nederland stelt zich ten doel het ondersteunen, zowel financieel als anderszins, van Suba Children s Orphanage Group in Kenia. Daartoe is het afgelopen jaar een financiele huishouding ingericht, ondersteund met een door het bestuur goedgekeurde beschrijving van de administratieve organisatie. In deze huishouding staan natuurlijk enerzijds de ontvangsten van donateurs, de giften en de opbrengsten van de vele activiteiten centraal. Anderzijds dienen wij de doelen van het Suba Children s Orphanage, zoals die op onze website en in onze brochures duidelijk verwoord zijn. Dat houdt in dat wij projecten onderscheiden die in hun definities aansluiten op gestelde en door het bestuur onderschreven doelen. Om het een en ander in een organisatorisch vat te gieten is een overeenkomst afgesloten tussen onze Stichting en de Orphanage Group. Daarmee is geregeld hoe de Orphanage Group een projectaanvraag kan indienen en op welke wijze zij zich dienen te verantwoorden over de inzet van de middelen. Financien 2003 De financien 2003 zijn karakteristiek voor een stichting in de startfase, zo blijkt uit de onderstaande presentatie van de rekening. Er is een relatief zwaar gewicht voor de Stichtingskosten (oprichting, kantoor- drukwerk, kleine materiele uitgaven) en voor kosten verbonden aan Activiteiten (mailing, drukwerk, presentatie). De projectuitgaven zijn nog niet echt uit de startblokken gekomen. Edoch in 2004 zal een aanvang worden gemaakt met de bouwinvesteringen in het weeshuis. Wij presenteren met enige trots een positief rekeningresultaat van 6261,- euro. Onderstaand de rekening 2003. Rekeningresultaat 2003 Lasten 2003 Baten 2003 Projectuitgaven 100 Donateurs 505 Activiteiten 1604 Sponsors 1540 Stichtingskosten 913 Giften 4056 Rekeningresultaat 6261 Activiteiten 2778 Totaal 8879 Totaal 8879 De projectuitgaven zijn nog erg bescheiden geweest met een uitgave van 100 euro voor de waterleiding. De activiteiten (charity dinner, garage sale) hebben tot een winst geleid van 1174 euro, immers 1604,- lasten tegenover 2778 aan baten. De sponsoring is een zelfstandige financieringsstroom, er gaat niet meer of minder sponsorgeld naar Kenia dan er door de sponsors is ingelegd, 1540,- euro gaat naar sponsoring van schoolgelden voor kinderen. 5
Dit leidt tot de volgende balans per 31-12-2003. Balans 31-12-2003 Activa Passiva Materiele vaste activa 0 Overlopende passiva 0 Vorderingen 165 Schulden 430 Rekeningresultaat 6261 Eigen vermogen. sponsorgelden. beschikbaar projecten 5996. 1540. 4456 Activa totaal 6426 Passiva totaal 6426 Met deze Balans presenteren wij een eigen vermogen van een kleine 6000,- euro waarvan ruim 4400 euro beschikbaar is voor projecten. Dit zal voor een groot deel ingezet worden als co-financiering bij een projectaanvraag ingediend bij Ontwikkelingssamenwerker Cordaid (overkoepelend voor Memisa, Mensen in nood, Vastenactie). Wij hopen daarmee de bouwkosten van keuken cq. eetzaal van het weeshuis te financieren. Toelichting op de balans Materiele vaste activa Op deze post staan opgenomen de goederen die wij op transport naar Kenia zenden. Aangezien wij de goederen om niet krijgen is de waardering 0,- Klaar voor verzending staan 500 kinderboeken van bevriende Stichting Read to grow, een vijftal complete PC s, linnengoed, kleding, speelgoed. Vorderingen Van een drietal donateurs is na telefonisch overleg een vordering van nog te ontvangen donaties 2003 opgenomen. Rekeningresultaat Het Bankboek is afgesloten met een resultaat van 6.236,- Het Kasboek is afgesloten met een saldo van 25,- Schulden Wij hebben schulden aan de voorzitter van het bestuur in verband met de notariskosten. Eigen vermogen Het eigen vermogen wordt opgesplitst in een bestemming voor de sponsors en een bestemming voor projecten. De sponsorgelden is een zelfstandige stroom, wij betalen niet meer aan sponsorgelden dan wij van sponsors voor dit doel krijgen, de rest van het eigen vermogen is bedoeld voor de projecten, de doelen van de Orphanage Group. Overige overlopende passiva. Wij hebben geen overige overlopende passiva. 6