FAQ Frequently Asked Questions - Veelgestelde Vragen (VERSIE 10 maart 2013) Nuffic, Europees Platform, CINOP en het Nederlands Jeugdinstituut vormen het Nederlands Nationaal Agentschap Erasmus+. Ze voeren samen het Europese subsidieprogramma Erasmus+ uit. Dit document is opgesteld door het Europees Platform. Binnen Erasmus+ is het Europees Platform verantwoordelijk voor de subsidieprojecten die op het basis- en voortgezet onderwijs betrekking hebben. Deze FAQ is geschreven om subsidieontvangers en toekomstige aanvragers uit het po en vo te informeren over het subsidieprogramma Erasmus+. Als u een vraag heeft die het middelbaar beroepsonderwijs, volwasseneneducatie, hoger onderwijs of dan wel de jeugdsector betreft, dan verwijzen we u naar onderstaande websites van onze partners binnen het Nationale Agentschap. CINOP: Nuffic: Nederlands Jeugdinstituut: mbo en volwasseneneducatie hoger onderwijs Jeugd In de FAQ wordt waar mogelijk verwezen naar Europese brondocumenten. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de informatie te vinden in de FAQ. De informatie zoals te vinden in de Europese brondocumenten is leidend. De FAQ is opgesteld op basis van onderstaande versies van de Europese documenten. Eventuele wijzigingen in nieuwe versies zijn nog niet verwerkt in de FAQ. Voor meer informatie verwijzen we u ook naar: - Programmagids versie 1 01/01/2014. - Aanvraagformulieren - Op http://www.europeesplatform.nl/projecten/erasmusplus is de belangrijkste informatie voor u op een rij gezet. Zit uw vraag er niet bij? Stuur uw vraag dan naar erasmusplus@epf.nl onder vermelding van FAQ - actielijn (Mobiliteit van personeel of Strategische Partnerschappen) Indeling FAQ: Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 FAQ Algemeen Erasmus+ FAQ Mobiliteit van professionals in het po en vo FAQ Strategische Partnerschappen schoolpartnerschappen FAQ Strategische Partnerschappen sector-overstijgend 1
Inhoudsopgave 1 FAQ Algemeen Erasmus+... 5 1.1 Hoe is Erasmus+ opgebouwd?... 5 1.2 Waar kan ik subsidie aanvragen... 5 1.3 Wat is de looptijd van projecten?... 5 1.4 Wanneer moet ik mijn aanvraag indienen?... 6 1.5 Waar vind ik de aanvraagformulieren... 6 1.6 Waar vind ik informatie over de mogelijkheden binnen Erasmus+ voor de verschillende onderwijsvelden?... 6 1.7 Hoe kan ik een aanvraag indienen? Wat is de PIC/PI-code?... 6 1.8 Moet ik de aanvraag nog op papier opsturen?... 6 1.9 Kan ik bijlagen toevoegen aan mijn aanvraag?... 6 1.10 Hoe laat ik de aanvraag ondertekenen als de aanvraag digitaal gesubmit wordt? 7 1.11 Wat is een financial capacity check?... 7 1.12 Is het mogelijk om als individu een aanvraag in te dienen?... 7 1.13 Moeten partners ook een PI-Code aanvragen? (PI-code = personal identification code) 7 1.14 Kan ik de PI-code voor alle programmaonderdelen van Erasmus+ gebruiken?... 7 1.15 Zijn de kosten voor voorbereidende bezoeken (preparatory visits) subsidiabel binnen E+?... 7 1.16 Wat is het budget voor vo en po voor de call 2014 in Nederland?... 8 1.17 Waar vind ik meer informatie over het onderdeel Sport van Erasmus+?... 8 1.18 Welke organisaties vormen het Nationaal Agentschap Erasmus+ in Nederland?.. 8 1.19 Welke landen nemen deel aan het programma?... 8 1.20 Is het ook mogelijk om met niet-programmalanden samen te werken?... 9 2 FAQ Mobiliteit van personeel in het po en vo KA1... 10 2.1 Wie kan een aanvraag indienen?... 10 2.2 Hoeveel aanvragen kan een school indienen?... 10 2.3 Voor welke projectduur kan ik bij KA1 aanvragen?... 10 2.4 Wat zijn minimum- en maximumverblijfsduren in KA1?... 10 2.5 Mag de school, als zij dit jaar een 2-jarige mobiliteitsaanvraag hebben ingediend, volgend jaar weer aanvragen?... 10 2
2.6 Kan een (overkoepelend) bestuur een aanvraag indienen voor meerdere scholen? 10 2.7 Kan een docent een aanvraag indienen?... 11 2.8 Waar vind ik een aanvraagformulier voor KA1 voor po & vo?... 11 2.9 Hoe dien ik een aanvraag in?... 11 2.10 Mag het formulier in het Nederlands ingevuld worden?... 11 2.11 Is er een Nederlandse vertaling van het aanvraagformulier voor KA1 beschikbaar?... 11 2.12 Moet ik de aanvraag voor KA1 ook op papier opsturen?... 12 2.13 Voor wanneer moet ik de aanvraag indienen?... 12 2.14 Wanneer kan ik de uitslag van KA1 Mobiliteit call 2014 verwachten?... 12 2.15 Wanneer moeten mobiliteitsprojecten in KA1 onder de call 2014 starten?... 12 2.16 Mag een school die al gebruik heeft gemaakt van een mobiliteit binnen het Comenius In-Service-Training ook mee doen aan het Erasmus+ Programma?... 12 2.17 Bij onderdeel L. Checklist in het aanvraagformulier KA1 wordt er gerefereerd aan relevante documenten. Wat wordt hiermee bedoeld en wat is een Proof of legal status and financial capacity? Waar vind ik deze formulieren?... 12 2.18 Hoe weet ik welke Activity Type ik in het aanvraagformulier KA1 bij onderdeel H.1. Activities Details moet selecteren?... 13 2.19 Zijn Letters of Intent verplicht bij mobiliteitsaanvragen?... 13 2.20 Wat wordt bedoeld met partner organisation(s) in het aanvraagformulier KA1 bij onderdeel C.?... 13 2.21 Is er een lijst met vergoedingstabellen voor mobiliteit van docenten in het po & vo? 13 2.22 Welke kostencategorieën zijn er bij KA1 mobiliteit voor docenten in het po & vo? 14 2.23 Wat is een Declaration of Honour?... 14 2.24 Welke landen mogen deelnemen en naar welke landen kunnen docenten op nascholing/mobiliteit?... 14 2.25 Mag een school voor mobiliteiten buiten Europa aanvragen?... 15 2.26 Mag een school voor mobiliteiten naar de Nederlandse Antillen aanvragen?... 15 3 FAQ Strategische partnerschappen PO/VO... 16 3.1 Wat zijn strategische partnerschappen?... 16 3.2 Wie kan een aanvraag indienen?... 16 3.3 Welke partnerschappen zijn mogelijk?... 16 3
3.4 Wat is het budget voor strategische partnerschappen?... 16 3.5 Welke kosten zijn subsidiabel?... 16 3.6 Wat wordt er bedoeld met intellectual output?... 17 3.7 Wanneer komt iets in aanmerking voor exceptional costs?... 17 3.8 Mogen de multiplier bijeenkomsten (conferenties, seminars e.d.) plaatsvinden in een van de partnerlanden?... 17 3.9 Is er mobiliteit mogelijk binnen een Strategisch Partnerschap?... 17 3.10 Is er een minimum aantal partners?... 17 3.11 Kan het project nog doorgaan als er partners afvallen?... 18 3.12 Zijn er maximale bedragen verbonden aan de subsidiabele kostenposten?... 18 3.13 Hoe zit het met co-financiering in Strategische Partnerschappen?... 18 3.14 Beleidsrijke invulling en nationale thema s voor po en vo: wat betekenen ze voor mij als aanvrager?... 18 3.15 Hoe is het aanvraagformulier opgebouwd?... 19 3.16 Wat zijn de beoordelingscriteria?... 19 3.17 Wie beoordeelt de aanvragen?... 19 3.18 Wat betekent een sector-overstijgend partnerschap?... 20 3.19 Welke landen kunnen deelnemen aan een strategisch partnerschap?... 20 3.20 Kan mijn organisatie meerdere aanvragen indienen of als partner deelnemen in meerdere strategische partnerschappen... 20 3.21 Wat zijn ontvankelijkheidscriteria?... 20 3.22 Waar kan ik voorbeelden vinden van Strategische Partnerschappen en de mogelijke activiteiten?... 21 3.23 Wanneer kan ik de uitslag verwachten?... 21 3.24 Wanneer starten de projecten?... 21 3.25 Moet ik de resultaten van mijn project beschikbaar stellen?... 21 4 Afronding van lopende projecten Leven Lang Leren programma (Call 2010 t/m Call 2013)... 22 4.1 Wat gebeurt er met de Comenius-projecten die nog lopen onder het Leven Lang Leren programma? (call 2011, call 2012 en call 2013)... 22 4
1 FAQ Algemeen Erasmus+ 1.1 Hoe is Erasmus+ opgebouwd? Erasmus+ is opgebouwd uit de volgende Key Actions. Deze zijn identiek voor alle onderwijsvelden en jeugd. o KA1: Learning mobility of individuals Mobility for learners and staff Joint master degrees Master student loan guarantee o KA2: Cooperation and innovation for good practices Strategic partnerships Knowledge and sector skills alliances Capacity Building IT support platforms (such as E-twinning) o KA3: Support for policy reform Knowledge in the fields of education, training and youth Prospective initiatives Support to European policy tools Cooperation with international organisations Stakeholder dialogue, policy and programme promotion o Jean Monnet o Sport 1.2 Waar kan ik subsidie aanvragen Voor de volgende kunt u terecht bij de Nationale Agentschappen(decentraal): o KA1: Learning mobility of individuals o KA2: Cooperation and innovation for good practices Strategic partnerships De overige acties worden uitgevoerd door de Executive Agency/Europese Commissie. De Sector Skills Alliances en Knowledge Alliances worden vanuit het Executive Agency centraal aangestuurd en het NA zal met EA EAC nauw samenwerken bij het voorlichten, verbreden van partnerschappen en het vergroten van de impact in de nationale context. 1.3 Wat is de looptijd van projecten? Voor mobiliteit geldt een looptijd van één of twee jaar. Voor strategische partnerschappen geldt een looptijd van twee of drie jaar. Terug naar begin>> 5
1.4 Wanneer moet ik mijn aanvraag indienen? De deadlines voor het indienen van aanvragen: KA1 mobiliteit 17 maart 2014 12:00 uur KA2 Strategische Partnerschappen 30 april 2014 12:00 uur Let op, aanvragen dienen voor 12:00 ingediend te zijn, Bij indiening om 12.01 uur s middags is uw aanvraag niet ontvankelijk. 1.5 Waar vind ik de aanvraagformulieren De aanvraagformulieren zijn te downloaden van onze website. 1.6 Waar vind ik informatie over de mogelijkheden binnen Erasmus+ voor de verschillende onderwijsvelden? Via de website http://www.erasmusplus.nl/aanvragen-subsidie/oproep-2014/ is informatie te vinden voor alle velden en vindt u ook een link naar de specifieke onderwijsvelden. Per actielijn is er een toelichting met links naar bijvoorbeeld aanvraagformulier en de Europese programmagids. Het Europese brondocument is de programmagids, hier is alle informatie over het programma en de voorwaarden te vinden. 1.7 Hoe kan ik een aanvraag indienen? Wat is de PIC/PI-code? Voordat u aan de slag kunt met het indienen van uw aanvraag dient uw organisatie zich te registreren in de participants portal. Alle organisaties die in een aanvraag opgevoerd worden (dus ook de partnerorganisaties) dienen zich hier eerst eenmalig te registreren. Meer informatie over de aanvraagprocedure vindt u op onze website. 1.8 Moet ik de aanvraag nog op papier opsturen? Nee, vanaf Erasmus+ geldt totale digitalisering van de aanvraag middels een e-form. Terug naar begin>> 1.9 Kan ik bijlagen toevoegen aan mijn aanvraag? Ja, dit is mogelijk tot maximaal 2 mb. 6
1.10 Hoe laat ik de aanvraag ondertekenen als de aanvraag digitaal gesubmit wordt? Als de aanvraag volledig is, print u alleen de pagina waar de handtekening gezet dient te worden. U laat de tekenbevoegde ondertekenen, scant de pagina vervolgens in en voegt deze als bijlage toe bij de aanvraag. 1.11 Wat is een financial capacity check? Private aanvragers die een project indienen boven de 60.000 krijgen een financial capacity check. Dit houdt in dat uw organisatie wordt gecontroleerd op financiële draagkracht. 1.12 Is het mogelijk om als individu een aanvraag in te dienen? Nee, aanvragen binnen Erasmus+ kunnen alleen ingediend worden door rechtspersonen. 1.13 Moeten partners ook een PI-Code aanvragen? (PI-code = personal identification code) Ja, alle organisaties die willen deelnemen in Erasmus+ moeten een pi-code aanvragen (ook wel PIC/URF). De code moet worden ingevoerd in het aanvraagformulier en zorgt ervoor dat aantal velden dan al vooraf ingevuld zijn. Voor KA1 (Mobiliteit) geldt: hosting partners (dus buitenlandse ontvangende partners) die u in uw Nederlandse aanvraag opneemt dienen wél een pi-code te hebben maar de code hoeft niet gevalideerd te worden. 1.14 Kan ik de PI-code voor alle programmaonderdelen van Erasmus+ gebruiken? Ja, de PI-code is voor alle actielijnen van Erasmus +. Elke deelnemende organisatie heeft een eigen PI-code nodig. 1.15 Zijn de kosten voor voorbereidende bezoeken (preparatory visits) subsidiabel binnen E+? Nee, de actielijn voorbereidende bezoeken is binnen Erasmus+ komen te vervallen. Nationale Agentschappen zullen wel contactseminars en/of thematische seminars organiseren waarbij u de gelegenheid heeft om nieuwe partners te leren kennen. 7
1.16 Wat is het budget voor vo en po voor de call 2014 in Nederland? KA 1 KA 2 Mobiliteit van professionals Strategische Partnerschappen po en vo 1.340.631 3.883.304 Totalen 5.223.935 1.17 Waar vind ik meer informatie over het onderdeel Sport van Erasmus+? De subsidies voor Sport worden door het Executive Agency uitgezet. Voor meer informatie zie pagina 179-191 van de programmagids of ga naar de website van de Executive Agency. 1.18 Welke organisaties vormen het Nationaal Agentschap Erasmus+ in Nederland? In Nederland vormen Nuffic, Europees Platform, en CINOP het Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training. Nuffic is verantwoordelijk voor het hoger onderwijs, Europees Platform voor het primair en voortgezet onderwijs en CINOP voor het middelbaar beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie. Het Agentschap werkt nauw samen met het Nationaal Agentschap Erasmus+ Jeugd, dat is ondergebracht bij het Nederlands Jeugdinstituut. 1.19 Welke landen nemen deel aan het programma? België Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Voormalig Joegoslavië Macedonië IJsland Frankrijk Griekenland Hongarije Ierland Italië Spanje Kroatië Europese lidstaten Letland Litouwen Luxemburg Malta Nederland Oostenrijk Polen Niet Europese lidstaten Liechtenstein Noorwegen Turkije Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Tsjechië Verenigd Koninkrijk Zweden 8
1.20 Is het ook mogelijk om met niet-programmalanden samen te werken? Voor de actielijn mobiliteit is dit niet mogelijk. Bij strategische partnerschappen voor het po en vo is het alleen mogelijk om met zogenaamde partnerlanden samen te werken indien er sprake is van een essentiële toegevoegde waarde. U dient in uw aanvraag aannemelijk te maken dat het gaat om unieke inbreng of kennis die niet in Europa aanwezig is. Implementatie van projectresultaten vindt plaats in de programmalanden. Capaciteitsopbouw is niet mogelijk en alleen beschikbaar voor hoger onderwijs en de jeugdsector. 9
2 FAQ Mobiliteit van personeel in het po en vo KA1 2.1 Wie kan een aanvraag indienen? Raadpleeg hiervoor de lijst met in aanmerking komende instellingen op onze website. Terug naar begin>> 2.2 Hoeveel aanvragen kan een school indienen? Voor mobiliteiten onder KA1 kan één aanvraag per call per school ingediend worden. Indien er meerdere aanvragen ingediend worden door 1 school gaan wij bij de beoordeling uit van de laatst ingediende versie. Let op: Het is daarom belangrijk om (als contactpersoon/coördinator) goed te inventariseren hoe groot de vraag is binnen uw school, zodat alle wensen meegenomen kunnen worden in de aanvraag. 2.3 Voor welke projectduur kan ik bij KA1 aanvragen? U kunt voor de duur van 1 of 2 jaar een aanvraag indienen. 2.4 Wat zijn minimum- en maximumverblijfsduren in KA1? De verblijfsduur is als volgt: KA1 - mobiliteit van docenten minimaal 2 dagen, maximaal 2 maanden (exclusief reistijd) 2.5 Mag de school, als zij dit jaar een 2-jarige mobiliteitsaanvraag hebben ingediend, volgend jaar weer aanvragen? Ja, dat mag. Let op: de thematiek en doelen van de toekomstige aanvraag dient zich duidelijk te onderscheiden van de lopende subsidie. 2.6 Kan een (overkoepelend) bestuur een aanvraag indienen voor meerdere scholen? Nee, voor de call 2014 dient de school zelf de aanvraag in te dienen. 10
2.7 Kan een docent een aanvraag indienen? Een individuele docent kan niet meer zelf een aanvraag indienen, zoals dat in het Comenius Programma mogelijk was. De school zal de aanvraag moeten indienen en moeten ondertekenen. 2.8 Waar vind ik een aanvraagformulier voor KA1 voor po & vo? Op onze website staat het aanvraagformulier voor KA1. Ook treft u hier de Nederlandse vertaling van het formulier (dit exemplaar is niet om in te vullen), evenals de Toelichting op de aanvraagprocedure KA1 voor po & vo. Direct naar deze pagina: http://www.europeesplatform.nl/projecten/erasmusplus/aanvraagprocedure-erasmus 2.9 Hoe dien ik een aanvraag in? U dient de aanvraag online in middels de submit knop in het aanvraagformulier KA1 bij onderdeel P. U dient een internet verbinding te hebben op uw computer om dit te kunnen doen. Let op: post ingezonden stukken worden niet behandeld. Alle aanvragen voor Erasmus+ worden digitaal ingediend. 2.10 Mag het formulier in het Nederlands ingevuld worden? Ja, het aanvraagformulier KA1 mag in het Nederlands worden ingevuld. 2.11 Is er een Nederlandse vertaling van het aanvraagformulier voor KA1 beschikbaar? Ja, een Nederlandse vertaling is beschikbaar gesteld op onze website. Deze vertaling vindt u onder Aanvraagformulieren : http://www.europeesplatform.nl/projecten/erasmusplus/aanvraagprocedure-erasmus 11
2.12 Moet ik de aanvraag voor KA1 ook op papier opsturen? Nee. Alle aanvragen voor Erasmus+ online ingediend. Papieren aanvragen worden niet in behandeling genomen. 2.13 Voor wanneer moet ik de aanvraag indienen? De deadline voor aanvragen voor KA1 is vastgesteld op 17 maart 12:00 uur. Na deze datum/tijd is het niet meer mogelijk om uw aanvraag in te dienen. 2.14 Wanneer kan ik de uitslag van KA1 Mobiliteit call 2014 verwachten? U kunt de uitslag eind mei 2014 verwachten. 2.15 Wanneer moeten mobiliteitsprojecten in KA1 onder de call 2014 starten? Voor alle mobiliteiten in KA1 onder de call 2014 geldt dat de activiteiten tussen 1 juni en 31 december 2014 moeten aanvangen. 2.16 Mag een school die al gebruik heeft gemaakt van een mobiliteit binnen het Comenius In-Service-Training ook mee doen aan het Erasmus+ Programma? Ja, dat mag. 2.17 Bij onderdeel L. Checklist in het aanvraagformulier KA1 wordt er gerefereerd aan relevante documenten. Wat wordt hiermee bedoeld en wat is een Proof of legal status and financial capacity? Waar vind ik deze formulieren? Deze formulieren hebben betrekking op de juridische entiteit (bestaansrecht) van de school en de financiële gegevens van de school die nodig zijn voor het overmaken van subsidiegelden. U vindt 2 linkjes naar deze formulieren in het Deel C Information for applicants van de Programmagids (pagina 195-198). - The Legal Entity form (this form can be downloaded from the European Commission s website at: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_en tities_en.cfm); - The Financial Identification form. Please fill in the form relating to the country in which the bank is located, even if the applicant organisation is officially registered in another country (this form can be downloaded at: 12
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_i d_en.cfm) Let op: Deze formulieren moeten geüpload worden in de Participant Portal (URF) waar u de PI-code heeft aangevraagd. Dit dient eenmalig te gebeuren (m.u.v. wijzigingen in de organisatie). Gelieve deze formulieren NIET in het aanvraagformulier KA1 mee te sturen. 2.18 Hoe weet ik welke Activity Type ik in het aanvraagformulier KA1 bij onderdeel H.1. Activities Details moet selecteren? Cursussen, conferenties, seminars en jobshadowing vallen onder Activity Type Staff training abroad. Teaching assignments vallen onder Activity Type Training/teaching assignments abroad. 2.19 Zijn Letters of Intent verplicht bij mobiliteitsaanvragen? Ja, in het geval van jobshadowing en teaching assignments dient er een Letter of Intent van de ontvangende school meegestuurd te worden. Deze moet als bijlage toegevoegd worden aan het aanvraagformulier KA1 (onderdeel O. Annexes). U vindt een model Intentieverklaring KA1 voor po & vo onder aanvraagformulieren : http://www.europeesplatform.nl/projecten/erasmusplus/aanvraagprocedure-erasmus 2.20 Wat wordt bedoeld met partner organisation(s) in het aanvraagformulier KA1 bij onderdeel C.? Een partnerorganisatie hoeft alleen ingevuld te worden als er sprake is van jobshadowing en teaching assignments. De partnerscholen dienen ook een PI-code aan te vragen en door te geven, zodat u deze kunt invoeren bij onderdeel C. 2.21 Is er een lijst met vergoedingstabellen voor mobiliteit van docenten in het po & vo? Ja, deze tabellen zijn te vinden in de programmagids op pagina 58-59. Voor Individual support geldt dat het Nationaal Agentschap van Nederland de maximumvergoedingen hanteert. U vindt de programmagids onder Het programma : http://www.europeesplatform.nl/projecten/erasmusplus/aanvraagprocedure-erasmus Terug naar begin>> 13
2.22 Welke kostencategorieën zijn er bij KA1 mobiliteit voor docenten in het po & vo? De kostencategorieën vallen uiteen in reiskosten (travel), verblijfskosten (individual support), management/organisatiekosten (organisational support), cursuskosten (course fees) en kosten voor mensen met specifieke behoeften (special needs support). Meer informatie over vergoedingen vindt u in de Programmagids op pagina 58-59. U vindt de programmagids onder Het programma : http://www.europeesplatform.nl/projecten/erasmusplus/aanvraagprocedure-erasmus 2.23 Wat is een Declaration of Honour? Dit is de pagina waarop de directie van de school moet tekenen voor de aanvraag (onderdeel N. in het aanvraagformulier KA1). Deze declaration dient te worden ondertekend door de legal representative van de school/organisatie (directie). Instructies voor de directie: u print deze pagina uit, ondertekent de pagina en scant de pagina. De pagina moet worden geüpload naar onderdeel O. Annexes in het aanvraagformulier. 2.24 Welke landen mogen deelnemen en naar welke landen kunnen docenten op nascholing/mobiliteit? Deelnemende landen aan het Erasmus+ Programma: Europese lidstaten en de Niet Europese Lidstaten. Voor een overzicht zie algemene vragen Erasmus+ België Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Voormalig Joegoslavië Macedonië IJsland Frankrijk Griekenland Hongarije Ierland Italië Spanje Kroatië Europese lidstaten Letland Litouwen Luxemburg Malta Nederland Oostenrijk Polen Niet Europese lidstaten Liechtenstein Noorwegen Turkije Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Tsjechië Verenigd Koninkrijk Zweden 14
2.25 Mag een school voor mobiliteiten buiten Europa aanvragen? Nee, daartoe is geen gelegenheid binnen het Erasmus+ Programma. Overzeese gebieden van EU-landen tellen wel mee. Let op: de Nederlandse Antillen maken onderdeel uit van het Nederlands Koninkrijk en om die reden wordt dit niet als een mobiliteit naar een ander programmaland gezien (Nederland heeft één Nationaal Agentschap, de Nederlandse Antillen vallen daar ook onder). 2.26 Mag een school voor mobiliteiten naar de Nederlandse Antillen aanvragen? Nee, de Nederlandse Antillen maken onderdeel uit van het Nederlands Koninkrijk en om die reden wordt dit niet als een mobiliteit naar een ander programmaland gezien. Scholen op de Nederlandse Antillen kunnen ook aanvragen indienen bij het Nederlandse Nationaal Agentschap. 15
3 FAQ Strategische partnerschappen PO/VO 3.1 Wat zijn strategische partnerschappen? Strategische partnerschappen zijn internationale samenwerkingsprojecten gericht op het ontwikkelen, transfereren en implementeren van innovatieve aanpakken op organisatie, lokaal, regionaal, nationaal en/of Europees niveau. Strategische Partnerschappen dienen aan te sluiten bij en een bijdrage te leveren aan Europese en nationale (beleids-)thema s zoals verbeteren van de kwaliteit van onderwijs. 3.2 Wie kan een aanvraag indienen? Raadpleeg hiervoor de lijst met in aanmerking komende instellingen op onze website. Terug naar begin>> 3.3 Welke partnerschappen zijn mogelijk? Voor scholen zijn er binnen Erasmus+ 3 verschillende projecttypes mogelijk: Schoolpartnerschappen bi- of mulitlateraal Regiopartnerschappen bi- of mulitlateraal Sectoeroverstijgende parternschappen (min. 3 partners uit 3 landen) 3.4 Wat is het budget voor strategische partnerschappen? Zie hoofdstuk 1. 3.5 Welke kosten zijn subsidiabel? Het budget is modulair opgebouwd. Afhankelijk van de doelstellingen en resultaten van uw project kunt u budget aanvragen voor: Projectmanagement & implementatie Transnationale projectbijeenkomsten Intellectuele output Multiplier bijeenkomsten Exceptionele kosten Special needs Mobiliteiten leerlingen en docenten 16
Meer informatie over de opbouw van het budget is te vinden in de programmagids pag 101-107. 3.6 Wat wordt er bedoeld met intellectual output? Dit moet iets tastbaars zijn wat door een partnerschap wordt geproduceerd, zoals werk- of lesmateriaal, IT Tools, modules, curricula, analyses, studies, Open Education Resources e.d. Het gaat hier om innovatieve resultaten die op grote schaal omgezet worden. Terug naar begin>> 3.7 Wanneer komt iets in aanmerking voor exceptional costs? Dit is gerelateerd aan de huur of aanschaf van iets of het inhuren van iemand voor een specifieke service die niet geleverd kan worden door een van de deelnemende organisaties. Het betreft hier nooit reguliere kantoorartikelen en/of materialen. Terug naar begin>> 3.8 Mogen de multiplier bijeenkomsten (conferenties, seminars e.d.) plaatsvinden in een van de partnerlanden? Nee, dit soort bijeenkomsten mogen alleen plaatsvinden in de bij het partnerschap betrokken programmalanden. 3.9 Is er mobiliteit mogelijk binnen een Strategisch Partnerschap? Ja, maar mobiliteit is geen doel op zich. Het moet in de aanvraag goed worden onderbouwd waarom bepaalde mobiliteitsactiviteiten plaatsvinden. Dragen soort en aantal (voldoende) bij aan de te behalen doelstellingen van het partnerschap? De verschillende vormen van mobiliteit worden omschreven in de programmagids pg.98. 3.10 Is er een minimum aantal partners? Een strategisch partnerschap bestaat in principe uit minimaal 3 partners uit 3 programmalanden. Uitzondering geldt voor de schoolparnterschappen en regiopartnerschappen. Bij schoolpartnerschappen zijn er min 2 scholen uit 2 landen betrokken. Voor regiopartnerschappen geldt minimaal twee schoolbesturen uit programmalanden plus in elk land één school en één andere organisatie. 17
3.11 Kan het project nog doorgaan als er partners afvallen? Binnen Erasmus+ Strategische Partnerschappen kunnen er geen partners wegvallen in verband met te weinig budget. Dit was in het LLP bij Partnerschappen soms wel aan de orde, omdat de budgetten toen uit de betrokken landen kwamen. Als uw SP toegekend wordt komt het gehele budget uit Nederland en daardoor kunnen en om die reden geen partners afvallen. 3.12 Zijn er maximale bedragen verbonden aan de subsidiabele kostenposten? Meer informatie over de subsidiehoogtes is te vinden in de programmagids pag. 101-107. 3.13 Hoe zit het met co-financiering in Strategische Partnerschappen? In Erasmus+ zijn er geen vastgestelde bedragen of percentages voor co-financiering opgenomen. Wel is het zo dat de vergoedingen voor staff-costs met 25% zijn gedaald en dus veelal niet kostendekkend zijn. Op die manier zal een subsidieaanvrager dus een eigen bijdrage leveren aan de kosten van het project. Sowieso moet de subsidie worden gezien als een stimulans en bijdrage aan de kosten. Aanvragers en partners moeten er rekening mee houden dat deze subsidie niet altijd kostendekkend is. Het grote verschil met de Erasmus+, ten opzichte van LLP, is dat co-financiering niet apart onderbouwd hoeft te worden. 3.14 Beleidsrijke invulling en nationale thema s voor po en vo: wat betekenen ze voor mij als aanvrager? Het is van belang dat projecten passen bij de doelstellingen die uw organisatie nastreeft en uw eigen beleidsagenda. Daarnaast dient een project aansluiting te hebben bij de nationale en Europese beleidsthema s. Om invulling te geven aan deze beleidsrijke invulling van het programma heeft het Nationaal Agentschap in afstemming met het ministerie van OCW en diverse stakeholders een aantal thema s benoemd die op zowel Europees als nationaal niveau van belang zijn en in het midden van deze drie cirkels passen. Voor het PO en VO gaat het om de volgende thema s: 1. Verbetering vreemde talenonderwijs 2. Excellentie en talentontwikkeling 3. Professionalisering leraren en schoolleiders 4. Rekenen en taalonderwijs 5. Ondernemerschap 6. Voorschoolse educatie 7. Virtuele communicatie 8. Techniek 18
9. Vroegtijdig schoolverlaten 10. Profielscholen 11. Samenwerking onderwijs - bedrijfsleven 3.15 Hoe is het aanvraagformulier opgebouwd? Zie www.erasmusplus.nl of de website van het Europees Platform voor de aanvraagformulieren. 3.16 Wat zijn de beoordelingscriteria? Uw project wordt beoordeeld op vier criteria: 1. De relevantie van het project (30 punten) Hierbij gaat het om de relevantie voor EU, eventuele nationale beleidsdoelstellingen en uw eigen schoolbeleid, de mate waarin er een behoefte aan is, de doelstellingen concreet en realistisch zijn, de mate waarin er sprake is van een innovatief project. 2. Kwaliteit van de projectopzet en implementatie (20 punten) Denk hierbij aan de kwaliteit van het werkprogramma, de consistentie tussen projectdoelstellingen en beoogde activiteiten en de kosteneffectiviteit, een goed evaluatiesysteem. 3. Kwaliteit van het projectteam en de samenwerking (20 punten) Denk hierbij aan de samenstelling van het partnerschap; past dit bij de beoogde doelstellingen, zijn de juiste partijen betrokken en op welke manier bent u van plan de samenwerking vorm te geven, balans in de takenverdeling en of er nieuwkomers bij betrokken zijn. 4. Impact en disseminatie (30 punten) Denk hierbij aan de potentiële impact van het project op de deelnemers en deelnemende organisaties en organisaties buiten het project en de mate waarin er sprake is van een duurzaam projectresultaat De minimumscore voor projecten is 60 van de 100 punten waarbij u op elk van de criteria min. 50% van de maximumscore dient te behalen. Sta stil bij wat u wilt bereiken met het project en wat de toegevoegde waarde is op Europees niveau. Zorg dat u helder formuleert en expliciet bent. 3.17 Wie beoordeelt de aanvragen? De subsidieaanvraag wordt beoordeeld door twee externe experts. De experts zijn geselecteerd en getraind door het Nationaal Agentschap Erasmus+. Zij maakt daarbij gebruik van Europese documenten, handboeken en beoordelingstools. 19
De Gids voor experts is openbaar en vindt u op www.europeesplatform.nl/projecten/erasmusplus/aanvraagprocedure-erasmus 3.18 Wat betekent een sector-overstijgend partnerschap? Dit heeft betrekking op een project waarin verschillende onderwijssectoren of onderwijs (po-vo-mbo-ho-ve) en jeugd samen werken en deelnemen. 3.19 Welke landen kunnen deelnemen aan een strategisch partnerschap? Organisaties uit zowel programmalanden als partnerlanden (link boven) kunnen als partner worden opgenomen. Het alleen mogelijk om met partnerlanden samen te werken indien er sprake is van het importeren van kennis ten behoeve van het project. U dient in uw aanvraag aannemelijk te maken dat het gaat om unieke inbreng of kennis die niet in Europa aanwezig is. Implementatie van projectresultaten vindt plaats bij de programmalanden. Als in de aanvraag niet kan worden aangetoond dat de deelname van partnerlanden vereist is wordt de hele aanvraag afgekeurd. 3.20 Kan mijn organisatie meerdere aanvragen indienen of als partner deelnemen in meerdere strategische partnerschappen Ja, dit is mogelijk. Maar let op: eenzelfde consortium van partners mag slechts één aanvraag indienen bij één Nationaal Agentschap. Indien blijkt dat éénzelfde aanvraag meerdere malen is ingediend bij het NA (bijvoorbeeld bij Europees Platform én CINOP), worden alle aanvragen van dit strategisch partnerschap direct afgewezen. 3.21 Wat zijn ontvankelijkheidscriteria? Voordat uw project inhoudelijk beoordeeld wordt, wordt er gecheckt of uw project voldoet aan de ontvankelijkheidscriteria. Denk hierbij aan is het project tijdig ingediend en voldoet uw partnerschap aan de voorwaarden. Een overzicht met de ontvankelijkheidscriteria is te vinden op pag 97-98 van de programmagids. Neem vooraf ook de checklist in het aanvraagformulier goed door; daarin wordt onder andere vermeld welke documenten aanwezig moeten zijn als bijlage bij het aanvraagformulier. 20
3.22 Waar kan ik voorbeelden vinden van Strategische Partnerschappen en de mogelijke activiteiten? In de programmagids vindt u verschillende voorbeeldactiviteiten per onderwijsveld en verschillende voorbeelden van een Strategisch Partnerschap, zowel specifiek voor een bepaalde sector als sectoroverstijgend (pag. 237-246). 3.23 Wanneer kan ik de uitslag verwachten? U kunt de uitslag in juli/augustus 2014 verwachten. 3.24 Wanneer starten de projecten? De eerst mogelijke startdatum voor projecten in de call 2014 is 1 september 2014. Terug naar begin>> 3.25 Moet ik de resultaten van mijn project beschikbaar stellen? De impact die het Strategisch Partnerschap heeft buiten het partnerschap is van groot belang en is ook onderdeel van de beoordeling. In dat kader is het de bedoeling resultaten breed te dissemineren en mogelijk ook te exploiteren zijn (zie pag 247-253 programmagids ). Daarnaast geldt in principe een open acces requirement voor onderwijsgerelateerde documenten en stukken die tijdens het project zijn geproduceerd. (meer informatie hierover op pagina 12 Programmagids). Erasmus+ promotes the open access to materials, documents and media that are useful for learning, teaching, training, youth work and are produced by projects funded by the Programme. Beneficiaries of Erasmus+ grants producing any such materials, documents and media in the scope of any funded project should make them available for the public, in digital form, freely accessible through the Internet under open licences. Beneficiaries are nonetheless allowed to define the most appropriate level of open access, including limitations (e.g. interdiction of commercial exploitation by third parties) if appropriate in relation to the nature of the project and to the type of material. The open access requirement is without prejudice to the intellectual property rights of the grant beneficiaries.(programmagids pagina 12). 21
4 Afronding van lopende projecten Leven Lang Leren programma (Call 2010 t/m Call 2013) 4.1 Wat gebeurt er met de Comenius-projecten die nog lopen onder het Leven Lang Leren programma? (call 2011, call 2012 en call 2013) De projecten van het LLL-programma blijven gewoon doorlopen en het kan dus zijn dat u straks parallel projecten in het nieuwe en oude programma heeft lopen. 22