handleiding in Oostende
0 1. INHOUD Inleiding 5 1.1. Wat is de evenementenkalender van Oostende? 6 1.2. Hoe krijg je jouw informatie in de agenda van Oostende? 7 1.3. Wie en Wat? 7 2. Invoeren 9 2.1. Controle vóór invoer 9 2.2. Selectie invoerformulier 10 2.3. Invullen van de velden 11 2.3.1. De titel 11 2.3.2. De korte beschrijving 11 2.3.3. De lange beschrijving 12 2.3.4. Extra informatie 13 2.3.5. Soort en thema van het aanbod 14 2.3.6. Gezelschap, producent, uitvoerders 15 2.3.7. Doelgroep 16 2.3.8. Specifieke doelgroep 17 2.3.9. Waar 18 2.3.10. Organisator 19 2.3.11. Wanneer Eenmalig event 19 2.3.12. Wanneer Meermalig event 20 2.3.13. Wanneer Permanent event 21 2.3.14. Prijs 22 2.3.15. Jouw gegevens 23 3. Wat gebeurt er na het invoeren? 25 3.1. Publicatie 25 4. Wijzigingen 26 5. Hulp en contact 26 3
4
1 Inleiding Als je iets organiseert, wil je zoveel mogelijk mensen bereiken en zo goed mogelijk de aankondiging verspreiden. Deze handleiding is een hulpmiddel om het aanbod van jouw vereniging of organisatie snel in de kalender van de stad Oostende te krijgen en meteen ook te verspreiden naar een pak andere publicatiekanalen. Roept deze handleiding nog vragen op of loop je toch vast tijdens het invoeren? Geen nood! Neem dan contact op met het op het nummer 059/80.55.00 of via uit@oostende.be. 5
1.1. Wat is de evenementenkalender van Oostende? Iemands vrije tijd is zoveel waard als hij zelf. >> A. Schopenhauer Duits filosoof (1788-1860) De evenementenkalender bundelt het cultureel en vrijetijdsaanbod van Oostende en publiceert het in de eerste plaats op www.uitinoostende.be. www.uitinoostende.be is de nieuwe kalenderwebsite van Oostende en is (ook) bereikbaar via de website van Oostende www.oostende.be, en de vele subsites. Staat je activiteit op www.uitinoostende.be, dan komt die meteen ook in de gedrukte kalender Uit in Oostende (+/- 2.500 exemplaren) die maandelijks verschijnt en op tal van plaatsen in Oostende beschikbaar is. We linken ook door met de verenigingenwebsite. Verenigingen die aanwezig zijn op die verenigingensite, zien hun activiteiten ook daar verschijnen. Door een koppeling met de UiTdatabank (voorheen CultuurDatabank) verschijnen de evenementen bovendien op UiTinVlaanderen.be, de Vlaamse portaalsite voor vrije tijdsinformatie, en de kanalen van verschillende grote evenementen, toeristische sites en mediakanalen. Voor een over - zicht, zie www.allesoveruitdatabank.be/partners. Alle activiteiten die je invoert via de site van Oostende hoef je dus niet langer in te voeren via UiTdatabank.be, de gegevens stromen automatisch door. Je hoeft maar één keer in te voeren om overal te verschijnen! Wanneer je stap voor stap deze handleiding volgt, zal het invoeren vlot gaan. 6
1.2. Hoe krijg je jouw informatie in de agenda van Oostende? De agenda van Oostende is gebaseerd op een decentraal invoerproces. Iedereen die een vrijetijdsactiviteit organiseert, kan die zelf invoeren via www.uitinoostende.be. Organisatoren zijn immers zelf het best op de hoogte van hun evenement en indien er zich wijzigingen voordoen, zijn zij hiervan het eerst op de hoogte. Zo is de kans het grootst dat de gegevens correct zijn. 1.3. Wie en Wat? Elke burger of organisatie uit Oostende mag activiteiten invoeren in de evenementenkalender. Invoeren is uiteraard volledig gratis. Met Uit in Oostende proberen we een volledig overzicht te geven van wat er te beleven valt in Oostende. Tentoonstellingen of toneelvoorstellingen, kaartmiddagen of filosofische lezingen, feesten of sportwedstrijden: je kan het allemaal kwijt in onze kalender. Welke informatie mag je niet invoeren? informatie die niet voldoet aan de algemeen maatschappelijke normen, zoals racistische of pornografische informatie politieke propaganda erg subjectieve benaderingen multimediabestanden waarvan de invoerder geen auteur of niet rechthebbend is multimediabestanden waarvoor de invoerder geen toestemming heeft 7
8
2 Invoeren 2.1. Controle vóór invoer Controleer alvorens je je activiteit invoert of het aanbod al niet gepubliceerd is. Zo vermijd je dubbele invoer. Ga naar www.uitinoostende.be, en maak gebruik van de zoekopties (datum of categorie) om je evenement terug te vinden. 9
2.2. Selectie invoerformulier Om je gegevens in te voeren, surf je naar www.uitinoostende.be en klik je op de banner Voer zelf een activiteit in. Selecteer vervolgens het invoerformulier dat correspondeert met de doorlooptijd van je activiteit. We maken het onderscheid tussen: Activiteit met één datum en tijdstip (eenmalig event) bv. dinsdag 19 augustus om 20.00 uur Activiteit met meer data of tijdstippen (meermalig event) bv. dinsdag 19 augustus om 20.00 uur en woensdag 20 augustus om 20.00 uur bv. dinsdag 19 augustus om 20.00 uur en 21.00 uur Permanente activiteit met een begin- en einddatum (permanent event) bv. van 1 september tot en met 31 oktober 10
2.3. Invullen van de velden 2.3.1. De titel Begin de titel steeds met een hoofdletter. Vermijd extra aanvullingen zoals de datum en de namen van uitvoerders. Deze gegevens kan je beter in andere velden invullen. 2.3.2. De korte beschrijving De korte beschrijving is een erg belangrijk veld. Het bevat namelijk de tekst die het publiek onmiddellijk ziet op de overzichten van www. uitinoostende.be, UiTinVlaanderen.be en diverse andere kanalen. Maak er dus een leuk tekstje van dat zegt waar het om gaat en dat het publiek aanspreekt. Dit veld kan maximaal 400 tekens bevatten. Kopieer je in het veld een tekst uit een ander document, zorg er dan voor dat de leestekens en andere speciale tekens leesbaar opgeslagen worden. 11
2.3.3. De lange beschrijving Wil je meer informatie over je activiteit kwijt (recensies, dagprogramma, biografie, etc.), vermeld die dan in de lange beschrijving. 12
2.3.4. Extra informatie In deze rubriek kan je een foto of een document opladen bij je activiteit. De afbeeldingen en/of bijlage verschijnen ook op www.uitinoostende.be en maken je activiteit aantrekkelijker voor het publiek. De foto en de bijlage mogen maximaal 512 kb groot zijn. Klik op Bladeren om de foto of het document op te halen op je computer. Probeer bij de foto en bijlage ook steeds een beschrijving en vermelding van de copyright mee te geven. 13
2.3.5. Soort en thema van het aanbod Theater is er voor het amusement. Als je een boodschap hebt, moet je naar het telegraafkantoor. >> Woody Allen Amerikaans filmregisseur en acteur (1935 - ) Hier kan je het soort en thema van je aanbod selecteren. Probeer bij het kiezen zo duidelijk en precies mogelijk te zijn. Vink bij voorkeur telkens één soort aanbod aan, en één thema van het aanbod. Op die manier krijgt jouw activiteit zijn juiste plaats op onze kalender, en kunnen bezoekers jouw activiteit gemakkelijk vinden. 14
2.3.6. Gezelschap, producent, uitvoerders In deze reeks van velden kan je (optioneel) de belangrijkste uitvoerders van het evenement en hun rol invullen. De organisator wordt later ingevuld. Voor de uniformiteit: begin altijd eerst met de voornaam en dan de familienaam. 15
2.3.7. Doelgroep In de rubriek Doelgroep duid je aan voor welke leeftijdsgroep en welke doelgroep de activiteit bedoeld is. Als je voor kinderen vanaf 3 jaar of voor kinderen vanaf 6 jaar selecteert, krijgt je aanbod het icoontje Vlieg mee. Het aanbod dat met Vlieg gemarkeerd wordt, komt in één beweging ook op de website van Ketnet terecht. Ook op yetiworld.be (website voor 10-12 jarigen) is het evenement terug te vinden. Enkele van de tips verschijnen ook op vliegjemee.be. Als jouw aanbod zich specifiek tot kinderen richt, zorg je er best ook voor dat de korte beschrijving aangepast is aan jeugdige lezertjes. Standaard staat de doelgroep ingesteld op Voor iedereen. Dit kan je zo laten staan als de activiteit niet specifiek op een bepaalde leeftijdsgroep gericht is. 16
2.3.8. Specifieke doelgroep In de rubriek Specifieke doelgroep kan je optioneel een doelgroep selecteren als jouw activiteit hier speciaal voor bedoeld is. Dit is niet verplicht! Ik heb geen zin om over Het Cultuurbeleid na te denken. Een koe hoeft ook niet te weten hoe een milk-bar gerund moet worden. >> Hugo Claus Vlaams schrijver en schilder (1929-2007) 17
2.3.9. Waar Een minnaar belt zijn lief op en vraagt of de kus vrij is. >> Johan Anthierens Vlaams journalist, satiricus en schrijver (1937-2000) In de rubriek Waar geef je de locatie weer. Klik eerst op het veld Locatie om na te gaan of de locatie waar het evenement plaatsvindt al is opgenomen in de databank. Je kunt verder specifiëren door de eerste letters van de locatie in te typen. De databank genereert onmiddellijk enkele suggesties. Vind je de juiste locatie terug, klik die dan aan. De straat, het huisnummer, de postcode en de gemeente worden dan automatisch ingevuld. Probeer eventueel verschillende schrijfwijzen of benaming van de locatie bij het opzoeken, zodat je de aanmaak van dubbels vermijd. Is de locatie niet bekend, voer dan alle gegevens zelf in. 18
2.3.10. Organisator In de rubriek Organisator maak je de naam van de organisator en zijn contactgegevens bekend. Volg dezelfde procedure zoals bij de rubriek Waar. 2.3.11. Wanneer Eenmalig event Geef de dag en het aanvangsuur op. Klik hiervoor op de icoontjes of vul de gegevens manueel in. Let bij het invoeren dat je de BIN-notatie gebruikt: voor de datum altijd dd/mm/jjjj (bv. 24/12/2009) voor het tijdstip uu:mm (bv. 19:30). 19
2.3.12. Wanneer Meermalig event Geef de dagen en de aanvangstijd op. Volg dezelfde procedure zoals bij de rubriek Wanneer Eenmalig event. Een appel per dag houdt de dokters weg, vooral als je goed mikt. >> Winston Churchill Engels staatsman (1874-1965) 20
2.3.13. Wanneer Permanent event Geef de begin- en einddag op. Optioneel kan je hier ook de openingstijden kwijt (alhoewel dit niet verplicht is). Deze informatie verschijnt enkel op de website van www.uitinvlaanderen.be. Details over openingstijden of weekschema drop je dus beter gewoon bij de infovelden. Dan verschijnt het meteen overal: op www.uitinoostende.be en alle andere gekoppelde kalenders. 21
2.3.14. Prijs Opnieuw optioneel kan je de prijsgegevens kwijt in het bewuste veld. Merk op dat deze info enkel op www.uitinvlaanderen.be verschijnt. Details over prijs drop je dus beter gewoon bij de infovelden. Dan verschijnt het meteen overal: op www.uitinoostende.be en alle andere gekoppelde kalenders. 22
2.3.15. Jouw gegevens Geef je naam en je e-mailadres op. Deze gegevens worden enkel gebruikt ter verificatie van je identiteit. De redactie van de evenementenkalender kan op die manier ook contact met je opnemen bij eventuele problemen. Caravans willen helemaal niet op vakantie. Vandaar dat die auto s zo hard moeten trekken. >> Kees van Kooten Nederlands cabaretier en schrijver (1941- ) Belangrijk voor verenigingen Is je vereniging opgenomen op de verenigingenwebsite en zou je de ingevoerde activiteit graag gekoppeld zien met je pagina op de verenigingenwebsite? Dan is het belangrijk dat je bij de contactgegevens duidelijk de naam van je vereniging vermeldt. Op die manier kan het (dat de invoer valideert) de vereniging herkennen en de koppeling maken met de verenigingenwebsite. Merk je alsnog dat je activiteit niet wil verschijnen, neem dan contact op met uit@oostende.be. 23
24
3 De Wat gebeurt er na het invoeren? items die je correct hebt ingevoerd en opgeslagen in de evenementenkalender, worden gevalideerd door het. Na de validatie worden ze gepubliceerd. 3.1. Publicatie Wanneer de items die je invoerde gevalideerd zijn, verschijnt alles meteen op www.uitinoostende.be. Heb je op tijd ingevoerd, dan verschijnt de activiteit ook in de papieren kalender. De kalender verdeelt bovendien het ingevoerde aanbod naar UiTinVlaanderen.be en verscheidene culturele agenda s (zowel online als in druk) in Vlaanderen en Brussel. Als verenigingen die aanwezig zijn op de verenigingenwebsite hebben ingevoerd, dan verschijnt die invoer ook op hun eigen pagina van de verenigingenwebsite. We zouden eigenlijk altijd vakantie moeten hebben. We zijn ervoor geschapen. Maar waar moet je dan nog naar verlangen? >> Simon Carmiggelt Nederlands schrijver (1913-1987) Validatie gebeurt in principe de werkdag nadat je hebt ingevoerd. Verschijnt jouw aanbod 5 dagen nadat je het ingevoerd hebt nog steeds niet, neem dan contact op met de helpdesk van de evenementenkalender via uit@oostende.be. 25
4 Merk Wijzigingen je een fout in de kalender, dan kan je die melden via uit@oostende.be. Ook wijzigingen van reeds ingevoerde evenementen kunnen op deze wijze worden gemeld. Het zorgt voor de aanpassing. 5 059/80.55.00 uit@oostende.be www.uitinoostende.be Hulp en contact 26