INKOOP- EN AANBESTEDINGBELEID Professionaliseren facilitaire zaken Project Opdrachtgever Adviseur : Almeerse Scholen Groep (ASG) : de heer Hank de Jong : Martine de Kok Periode : juni 2010 Projectnummer : 9043 Versie : v.1.1 - definitief 1
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Aanleiding en achtergrond... 3 Inkoopfunctie... 4 Inkoop- en aanbestedingsbeleid... 6 Inleiding... 6 Definitie... 6 Strategie... 6 Kaders en randvoorwaarden... 8 Inkoopethiek... 9 Duurzaam inkopen.... 10 Maatschappelijk verantwoord... 10 Overige criteria... 12 Inkooptools... 12 Bijlagen... 14 Bijlage 1 Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen... 14 Bijlage 2 Algemene Inkoopvoorwaarden Diensten en Werken... 15 2
INLEIDING AANLEIDING EN ACHTERGROND Gezien het inkoopvolume van bijna 23 mio euro is het noodzakelijk om in ieder geval binnen de ASG organisatie duidelijk te maken waar inkoop zich naar toe zal moeten ontwikkelen en welke principes daarbij horen. Juist om de verwachting van interne en externe organisatieonderdelen helder te kunnen stellen. Hierbij hoort een inkoopbeleid dat door het College van Bestuur en de directieraden is goedgekeurd en geïmplementeerd binnen de ASG. Door helder, transparant en breed gedragen inkoopbeleid weet elke ASG medewerker wat van hem of haar verwacht wordt wanneer het aankomt op het doen van aan inkoopgerelateerde taken. In het inkoopbeleid is vastgesteld welke drempelbedragen er gelden voor bepaalde aankopen en de daarbij behorende inkoopmethodiek. Onderhandse procedure, openbare procedure, een Europese aanbesteding etc. Inkoop moet mandaat krijgen binnen de organisatie. Alle medewerkers van ASG zullen zich moeten houden aan het inkoopbeleid en de afdeling inkoop moet de mogelijkheden krijgen om de medewerkers hieraan te houden. Inkoopbeleid wordt vertaald naar herkenbare procedures en processen. Standaardisatie ASG breed van het (administratieve) inkoopproces is hier een onderdeel van. In het inkoopactieplan wordt vastgelegd welke inkoopacties op korte termijn (1 á 2 jaar) worden uitgevoerd. 3
INKOOPFUNCTIE Bij het inrichten van de inkoopfunctie wordt een splitsing gemaakt tussen de tactische en operationele inkoop. De (strategische en) tactische inkoop vindt plaats vanuit het Bedrijfsbureau en is verantwoordelijk voor de contractering terwijl de operationele inkoop belegd is binnen de scholen. Zij maken gebruik van de gesloten contracten om daadwerkelijk te kunnen bestellen. In het volgende figuur is dit schematisch weergegeven. Tactische inkoop De tactische inkoop houdt zich bezig met de eerste drie fasen van het inkoopproces en wordt ook wel initiële inkoop genoemd. Deze fasen worden uitgevoerd binnen het Bedrijfsbureau. 1. Samen met de materiedeskundigen, het specificeren van wat er precies nodig is voor ASG; 2. Selecteren van een of meerdere leveranciers; 3. Contracteren van de geselecteerde leverancier(s). Ook houdt de tactische inkoop zich bezig met het contract- en leveranciersmanagement. Hiermee wordt de evaluatie/nazorg van het inkooptraject geborgd. Operationele inkoop Na de tactische inkoop komen de drie stappen van de operationele inkoop: 1. Bestellen of afroepen van de gecontracteerde items; 2. Bewaken van levertijden, accorderen van de facturen en corrigeren van de foutieve bestellingen, leveringen en/of facturen; 3. Nazorg betreft afhandelen van claims en creditfacturen, archiveren van besteldocumenten en evalueren van de leveranciersprestaties. 4
Dit operationele deel van de inkoop is belegd bij de scholen voor wat betreft het bestellen c.q. afroepen van gecontracteerde items vanuit een bestelsysteem (catalogus). Het vullen van het bestelsysteem, actualiseren van prijsafspraken, bewaken van doorlooptijden etc. zijn operationele taken die binnen het Bedrijfsbureau gepositioneerd zijn. Inkoopproces Het (doen) uitvoeren van het inkoopproces vormt het hart van de inkoopfunctie, maar de inkoopfunctie is meer dan alleen het inkoopproces. De keuzes die in verschillende fasen van het inkoopproces worden gemaakt, zijn afhankelijk van de strategie en het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het volgende hoofdstuk is dit nader uitgewerkt. 5
INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID INLEIDING De uitgangspunten die ASG hanteert bij de invulling van een professionele inkoopfunctie worden middels het inkoop- en aanbestedingsbeleid eenduidig en open vastgelegd. Het inkoopbeleid geeft richting aan de wijze waarop inkopen gedaan worden en geldt voor alle inkopen welke door of namens de ASG worden gedaan. De keuzen die in de verschillende fases van het inkoopproces worden gemaakt, zijn afhankelijk van de strategie en het beleid van de ASG. Vandaar dat de keuzen met betrekking tot het inkoopproces moeten worden uitgewerkt in inkoopbeleid. Daarbij is vastgesteld hoe met leveranciers en met interne klanten wordt omgegaan. De gemaakte keuzen moeten vooral houvast bieden aan die medewerkers die betrokken zijn bij inkoop. DEFINITIE Inkopen voorzien de ASG organisatie van de benodigde leveringen en/of diensten, in de juiste hoedanigheden en hoeveelheden én op het juiste moment. Bij inkopen worden verplichtingen en risico s aangegaan door de ASG. Voor inkoop geldt de volgende definitie: Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. Inkopen worden daarnaast gespecificeerd naar hun aard. Daarbij maakt de aanbestedingsregelgeving het volgende onderscheid: Levering omvat aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Deze zijn tastbaar en vallen niet onder een Werk. Werken zijn alle bouwkundige en civieltechnische werken. Onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden van het werk en verbouwingen vallen ook onder Werken. Onder Diensten vallen alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen. Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot contractering van een geschikte leverancier met het meest geschikte product, dienst of werk tegen de meest gunstige voorwaarden (waaronder de prijs). STRATEGIE Het motto van de Almeerse Scholen Groep luidt De school centraal binnen één concern. Deze één concern gedachte vertaald zich voor alle ASG scholen in het optimaal benutten van de van de gezamenlijke inkoopkracht. En dit begint met gezamenlijk inkoopbeleid. 6
De Besturingsfilosofie van ASG heeft gediend als uitgangspunt voor het inkoopbeleid. Deze Besturingsfilosofie beschrijft de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de scholen en het Bedrijfsbureau. De wijze waarop een inkooptraject verloopt ligt in het verlengde van deze Besturingsfilosofie. Het inkoopbeleid van ASG dient te voldoen aan de rechtmatigheid voor het verkrijgen van de goederen en diensten zoals dat redelijkerwijs van een overheidsinstantie mag worden verwacht. Daarnaast verlangt de organisatie dat de inkoopactiviteiten bijdragen tot het verkrijgen van de goederen en diensten onder de meest voor de ASG gunstige voorwaarden. Met dit inkoopbeleid wil ASG het navolgende realiseren: Voldoen aan de geldende wet- en regelgeving o.a. rond de Europese aanbestedingswet; Minimaliseren van kosten en maximaliseren van de budgetmogelijkheden; Doelmatig inkopen waarbij optimalisatie van kostenbeheersing en kwaliteit centraal staan; Bewaken van de integriteit en rechtmatigheid; Beperken van de risico s (economisch, financieel en juridisch); Inrichten van een transparant en efficiënt inkoopproces. De doelstelling van het inkoopbeleid luidt: Op professionele en zorgvuldige wijze inkopen van diensten, leveringen en werken voor de Almeerse Scholen Groep, waarbij ASG zich zowel intern als extern profileert als betrouwbare en integere partij. Inkoopmissie Het op professionele manier ondersteunen van alle inkoop- en aanbestedingstrajecten, het onderhouden van een effectief en efficiënt inkoopproces, het voeren van adequaat leveranciers- en contractmanagement om hier mee te komen tot een zo laag mogelijke integrale kostprijs voor de in te kopen goederen, diensten of werken. Inkoopvisie De ASG wil een innovatief beleid voeren voor wat betreft haar inkoopactiviteiten. ASG volgt actief de ontwikkelingen op inkoopgebied en implementeert deze daar waar zinvol. Uitgangspunt is hier steeds het verbeteren van de inkoopprocessen en het inkoopresultaat. Inkoopdoelstellingen Vanuit het Inkoopactieplan worden de inkoopdoelstellingen vastgesteld. Aan de hand van een inkoopscan, marktontwikkelingen en behoeften vanuit de scholen worden er jaarlijks acties vastgesteld om de inkoopmissie en de inkoopvisie op de langere termijn waar te kunnen maken. 7
KADERS EN RANDVOORWAARDEN Europese- en Nederlandse wetgeving maar ook interne richtlijnen en afspraken bepalen de kaders en randvoorwaarden waarbinnen het inkoopproces zich afspeelt. Alle scholen zijn al vanaf 1992 aanbestedingplichtig. De waarde van de opdracht bepaalt volgens welke procedure ASG het inkoopproces zal uitvoeren. Voor de Europese aanbestedingen gelden de wettelijke drempels. Als de geschatte waarde van de opdracht boven deze drempel uitkomt, is ASG verplicht de Europese richtlijn toe te passen. Voor inkopen beneden de wettelijke drempels, gelden de drempelbedragen en procedures zoals in onderstaande tabel zijn: Procedure Werken* Levering en diensten Min. aantal uit te nodigen leveranciers Enkelvoudig onderhands < 50.000 < 10.000 n.v.t. Meervoudig onderhands > 50.001-500.000 > 10.001-192.999 min. 3 Nationale openbare procedure > 500.001-4.844.999 N.v.t. Conform ARW 2005 Europese aanbesteding 4.845.000 193.000 Conform EA richtlijnen *) In een aantal gevallen heeft de ASG bij Werken te maken met het inkoopbeleid van de Gemeente Almere. Dit betreft o.a. situaties waarin ASG voor de bekostiging afhankelijk is van de Gemeente. Het Europees aanbestedingsrecht ziet de ASG als één entiteit hetgeen inhoudt dat opdrachten niet mogen worden gesplitst in kleinere opdrachten om een andere procedure te kunnen hanteren. Vanuit de inkooppakketten worden opdrachten gebundeld ingekocht om de schaalvoordelen ASG breed te kunnen benutten. Mandatering Vanuit de Ondermandateringregeling is geregeld tegen welke bedragen de genoemde budgethouders voor de betreffende kostenplaatsen bevoegd zijn om namens de Almeerse Scholen Groep, per overeenkomst, verplichtingen aan te gaan tot maximaal het vermelde bedrag. Bij overschrijding van de limiet gelden afspraken rond bijtekening. 8
De inkoop (bestelorder) moet dus voorafgaand aan de daadwerkeijke bevestiging aan de leverancier, geaccordeerd zijn door de gemandateerde budgethouder. Een gemandateerde budgethouder mag een besteller benoemen maar zal dit formeel op schrift moeten stellen. Een benoemde besteller dient zich te houden aan alle afspraken rond het doen van inkopen door of namens ASG. Procedure Bij enkelvoudig onderhands inkopen wordt voordat de opdracht wordt gegund aan minimaal één partij een schriftelijke offerte opgevraagd. In dit geval is er geen sprake van concurrentie. Bij meervoudig onderhands inkopen worden meerdere partijen uitgenodigd om een offerte op te maken. Het programma van eisen, dat door ASG is opgesteld, omschrijft naast de productkwaliteit alle overige voorwaarden. Bij de beoordeling van de offerte wordt de prijs afgezet tegen de kwaliteit. Als er alleen op prijs beoordeeld wordt, moet de kwaliteit ondubbelzinnig en precies gedefinieerd zijn. Bij meervoudig onderhandse procedures streeft ASG ernaar om tenminste een derde van het aantal uit te nodigen kandidaat-leveranciers uit het lokale of regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. Ondernemers kunnen hierbij combinaties van (plaatselijke) ondernemers vormen. De nationaal openbare aanbesteding is een procedure, waarbij de publicatie veelal plaatsvindt op aanbestedingskalender en waarop alle geïnteresseerde dienstverleners dan wel leveranciers kunnen inschrijven. Europese aanbesteding kennen verschillende procedures; openbare en niet-openbare aanbesteding procedure. Een openbare aanbesteding houdt in dat de selectie van de leverancier en het gunnen aan één of meerdere leveranciers die voldoen aan de selectiecriteria, in één procedure wordt gevat. Uiteraard kan iedere potentiële leverancier een inschrijving doen. Bij een niet-openbare aanbesteding vindt het selecteren en het gunnen in twee afzonderlijke procedures (fasen) plaats. Bij de eerste fase wordt op basis van vooraf bepaalde criteria een voorselectie gemaakt. Vervolgens worden de geselecteerde leveranciers uitgenodigd een aanbieding uit te brengen. Naast de openbare en de niet-openbare procedure biedt de Europese aanbestedingsregeling nog enkele procedures maar deze mogen alleen onder beperkte omstandigheden toegepast worden. INKOOPETHIEK Naast de wettelijke kaders en fiscale aspecten hanteert ASG een aantal uitgangspunten in haar inkoopbeleid welke de normen en waarden van ASG vertegenwoordigen. Deze richten 9
zich enerzijds op duurzaam inkopen maar ook op de maatschappelijke rol die ASG zelf vervuld en verwacht van haar leveranciers. DUURZAAM INKOPEN. De overheid heeft zich als doelgesteld om in 2010 100% duurzaam in te kopen. Ook andere overheden en het onderwijs hebben duurzaamheiddoelstellingen geformuleerd. Duurzaam inkopen gaat uit van een goede balans tussen mens, omgeving en economie (people, planet, profit). Dit betekent dat organisaties die duurzaam inkopen rekening houden met het milieu en met sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van een product, dienst of werk op het milieu bijv. door energie- of materiaalgebruik. De sociale criteria omvatten kinderarbeid, mensenrechten, etc. De duurzaamheidcriteria zijn door het Ministerie van VROM opgesteld voor verschillende productgroepen. De voortgang wordt 2-jaarlijks door het Ministerie van VROM gerapporteerd aan de Tweede Kamer in de Monitor Duurzaam Inkopen. ASG sluit zich, tijdens de fasen van het inkoopproces, aan bij de duurzaamheidcriteria zoals deze door SenterNovem (Agentschap NL) zijn opgesteld in het kader van Duurzaam Inkopen. MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD Naast de duurzaamheidcriteria op milieu- en (internationaal) sociaal vlak, stelt ASG ook maatschappelijke eisen aan haar leveranciers. Eisen worden gesteld aan arbeidsvoorwaardelijke aspecten en aan de integriteit van de leverancier. Arbeidsvoorwaardelijke aspecten Leveranciers van ASG worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaardelijke aspecten. Aspecten als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd. ASG zal dit toetsen door het inwinnen en analyseren van informatie. Integriteit leverancier ASG wenst alleen zaken te doen met bedrijven die betrouwbaar en niet crimineel zijn. Op het moment dat een bedrijf hieraan niet voldoet, wordt deze uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Integriteit ASG ASG streeft naar een positieve en zakelijke relatie met haar huidige en toekomstige leveranciers en houdt daarbij ook de belangen van de leverancier in het oog door: de leverancier altijd van correcte en niet misleidende informatie te voorzien; de leverancier niet onder druk te zetten door informatie van of over concurrenten te verstrekken; 10
11 medewerkers van ASG handelen integer, onafhankelijk en belangenloos. Van hen wordt verwacht dat zij geen geschenken, lunches of deelname aan sociale evenementen aanvaarden. Een en ander zoals verwoord in de richtlijn Integer handelen.
OVERIGE CRITERIA Naast de criteria voor duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen, stelt ASG bij elk inkooptraject vast welke overige bepalingen van belang zijn om een leverancier te selecteren die aansluit bij de inkoopbehoefte. Hierbij valt te denken aan bedrijfseconomische criteria, zoals Eén of meerdere leveranciers Lokale leveranciers of (inter-)nationale leveranciers Omvang leverancier Standaardisatie INKOOPTOOLS ASG maakt gebruik van een aantal hulpmiddelen om het inkoopproces goed te laten verlopen. Inkoopvoorwaarden Voor elk contract dat ASG afsluit en voor elke geplaatste bestelorder, heeft ASG algemene inkoopvoorwaarden vastgesteld. Dit maakt het voor ASG mogelijk om aanbiedingen eenduidig te kunnen beoordelen. De inkoopvoorwaarden zullen worden gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank of de Kamer van Koophandel. De algemene inkoopvoorwaarden zijn opgenomen in de bijlagen waarbij er Algemene Inkoopvoorwaarden zijn voor Leveringen en een set met Algemene Inkoopvoorwaarden voor het verlenen van Diensten en Werken. Contracten ASG werkt aan standaardcontracten met haar leveranciers. In het contract wordt formeel vastgesteld welke verplichting ASG is aangegaan. Ook worden de algemene bepalingen vastgelegd in aanvulling op de inkoopvoorwaarden. Contract- en leveranciersmanagement Alle contracten worden geregistreerd in een contractmanagement systeem. Hiermee wordt inzicht verkregen in het aantal afgesloten contracten, overeengekomen prijzen en condities en de looptijd van de overeenkomst. Inkomende facturen kunnen hieraan worden getoetst. Hieruit volgt tevens een inkoop- en aanbestedingjaarkalender. De prestaties van de gecontracteerde leveranciers worden periodiek beoordeeld. Het doel daarbij is om de prestaties van de leverancier steeds beter af te stemmen op de behoeften van ASG. De constateringen worden vastgelegd en bij een slechte score worden verbeteracties verwacht van de leverancier. 12
Bestelcatalogi Om de scholen de juiste bestellingen te laten plaatsen bij de juiste contractpartij, wordt een bestelcatalogus opgesteld. Bestelprocedure De wijze waarop scholen hun bestellingen plaatsen, de wijze waarop bestellingen ontvangen worden maar ook de wijze van factuurafhandeling, zijn vastgelegd in bestelprocedures die ASG breed gelden. Hierbij gelden duidelijke afspraken rond functiescheiding. 13
BIJLAGEN BIJLAGE 1 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LEVERINGEN. 14
BIJLAGE 2 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN DIENSTEN EN WERKEN 15