beraadslaging/proces verbaal Kopie college van burgemeester en schepenen Zitting van 10 november 2016 Besluit B-punt GOEDGEKEURD Ondernemen en Stadsmarketing Samenstelling de heer Bart De Wever, burgemeester de heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen de heer Roel Verhaert, stadssecretaris 124 2016_CBS_09842 Organisatie en logistieke ondersteuning - Berchemse Sinterklaasstoet - Berchem en Deurne - 20 november 2016 - Goedkeuring Motivering Aanleiding en context Op zondag 20 november 2016 organiseert het Berchemse Sinterklaascomité, Diksmuidelaan 198, 2600 Berchem, voor de 31ste keer de Berchemse Sinterklaasstoet. Het parcours Luchthaven (tarmac); Luchthavenlei; Diksmuidelaan; Borsbeekbrug; Singel; Posthoflei; Statiestraat; Driekoningenstraat; Grotesteenweg; Frans Van Hombeeckstraat; Frans Van Hombeeckplein. Programma 13.30 uur: aankomst van de Sint op de luchthaven van Deurne; 14.00 uur: vertrek praalstoet; 14.00 uur tot 16.00 uur: optocht; 15.00 uur: start van muziek op het Frans van Hombeeckplein; 16.00 uur: aankomst en meet and greet met de Sint op het Frans van Hombeeckplein; 1 / 6
Bezoekers Het aantal bezoekers over het hele parcours wordt geschat op 15.000. De meeste bezoekers worden verwacht op: Luchthaven van Deurne om 13.30 uur; Diksmuidelaan (tussen Vosstraat en Bikschotelaan) om 14.30 uur; Statiestraat - Driekoningenstraat tussen 15.30 uur en 16.00 uur; Frans Van Hombeeckplein om 16.00 uur. Voor de communicatie (sandwichborden) wordt er samengewerkt met de communicatiedienst van het district Berchem. Logistieke ondersteuning en inzet van personeel In de stoet rijden een aantal praalwagens mee die door tractors worden getrokken. Hiervoor vraagt de organisatie 5 tractors (met bol) en chauffeurs voor de tractie van de praalwagens. Verloop zondag 20 november 2016: Tegen 11.00 uur: bijeenkomst aan de luchthaven Antwerpen in Deurne, verlenging Luchthavenlei ingang bedrijvenpark; om 11.30 uur: aanpikken praalwagens en plaatsing in stoetvolgorde; rond 16.00 uur eindigt de stoet aan het Frans Van Hombeeckplein, loskoppeling van de tractoren in de Kemmelbergstraat. Opmerking: De tractors kunnen langs de Kemmelbergstraat wegrijden naar de magazijnen van Zomer Van Antwerpen (Singel - Nieuw Zurenborg), onder politiebegeleiding. Stadstrommelaars Voor deze gelegenheid wordt de medewerking gevraagd van de Antwerpse Stadstrommelaars. de kosten voor de deelname van de Antwerpse Stadstrommelaars worden geraamd op 446,00 EUR. De kosten worden gedragen door de organisator, Berchems Sinterklaascomité, Diksmuidelaan 198, 2600 Berchem. Juridische grond Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het nieuw retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed. Op 4 maart 2016 (jaarnummer 1659) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed. Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen. Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens 2 / 6
en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend. Argumentatie Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het is de 31ste editie en in de voorgaande jaren is altijd alles vlekkeloos verlopen. Financiële gevolgen Nee Strategisch kader Dit besluit past in de realisatie van volgende doelstellingen/projecten: 5 - Bruisende stad 1SBR07 - Evenementen versterken de verschillende troeven van de stad op lokaal, nationaal en internationaal niveau 1SBR0702 - Het faciliteren van evenementen en filmproducties over het ganse grondgebied onderstreept de verschillende troeven van de stad 1SBR070202 - Er is een effectieve en klantvriendelijke logistieke ondersteuning voor, tijdens en na het evenement of de filmproductie (feestmateriaal) Adviezen OS business en innovatie Volksgezondheid Milieuvergunningen Dierenwelzijn Er is een beperkte hulppost vereist en u dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid. Het gemiddelde geproduceerde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85dB(A). Het maximum geproduceerde geluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A). De stedelijke dienst Dierenwelzijn heeft kennis genomen van het evenement Berchemse Sinterklaasstoet dat plaatsvindt op 20 november 2016 in Berchem en verleent positief advies op voorwaarde dat volgende richtlijnen strikt worden nageleefd: de koetsiers moeten volgende documenten bij zich hebben tijdens het evenement: een bewijs dat de burgerlijke aansprakelijkheid van de exploitant en de koetsiers gedekt zijn tijdens het evenement, een kopie van het paspoort en een gezondheidsattest van de in te zetten paarden. Dit attest moet afgeleverd worden 3 / 6
door een dierenarts en mag maximum 1 maand oud zijn. Het attest moet volgende gegevens bevatten: de paarden verkeren in goede gezondheid, de paarden zijn vrij van parasieten of hebben recent een antiparasitaire behandeling ondergaan, de paarden zijn gevaccineerd tegen griep en zijn geschikt om te worden ingezet; de paarden moeten volgende verzorging krijgen: 10 minuten rust na een werktijd van 60 minuten, de paarden moeten tijdens de rust voldoende beschermd zijn tegen extreme weersomstandigheden en moeten voldoende drinkwater krijgen; de aanwezige dieren worden niet blootgesteld aan luide muziek of ander lawaai; de aanwezige dieren worden na het evenement teruggebracht naar hun vertrouwde omgeving; de organisator zorgt zelf voor het verwijderen van uitwerpselen van de paarden en eventueel ander afval tijdens de gehele rondrit; de organisator zorgt ervoor dat de veiligheid en het welzijn van de aanwezige dieren niet in het gevaar komt. De koetsen moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: de wielen van de wagens moeten op het loopvlak voorzien zijn van rubber beslag, maar mogen geen luchtbanden hebben; de wagens moeten getrokken worden door één of twee paarden met een minimale schofthoogte van 147 cm; de maximale last die voortgetrokken mag worden, zijnde de totaalsom van het gewicht van de wagens, de passagiers en de koetsiers moet beantwoorden aan de volgende regel: op vlakke weg 3 x zijn eigen gewicht; de koetsiers moeten de rijstijl aanpassen aan de weersomstandigheden en de ondergrond die hij of zij betreden om de veiligheid van de paarden en het publiek te vrijwaren. Indien aan bovenvermelde verplichtingen niet wordt voldaan of een inbreuk wordt vastgesteld op het vlak van dierenwelzijn, behoudt de stad Antwerpen zich het recht voor de vergunning in te trekken. District Berchem Stadsbeheer/Logistiek/Bijzondere opdrachten en feestmateriaal Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend. 4 / 6
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat: er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen; alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd; alle eventuele schade wordt vergoed; bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, ). Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden: in de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan; de retributie per geleverde container bedraagt: 7,00 euro voor 240 liter en 27,00 euro voor 1.100 liter inhoud; voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container; u zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer; bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container; er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas; als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur; de feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit; stadsdiensten en stedelijke vzw s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen. Brandweer preventie Met standaard voorwaarden. Lokale Politie/Openbare Orde/Evenementen Besluit 5 / 6
Artikel 1 Het college keurt de organisatie van de Berchemse Sinterklaasstoet, zoals hierboven beschreven, op 20 november 2016 tussen de luchthaven van Deurne en het Frans van Hombeeckplein goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. Artikel 2 Het college geeft opdracht aan: Dienst Taak SB/L/BOF om logistieke ondersteuning te geven volgens het order nummers B605797 SB/GB om 5 tractoren te voorzien en de bijhorende inzet van personeel te voorzien PM om het bijkomend werk van het personeel van SB op zondag 20 november 2016 te verwerken in overeenstemming met de rechtspositionering Artikel 3 Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen. 6 / 6