De sleutel tot veilig zakelijk e-mailen Een e-book van
Aanleiding Ondanks de komst van tal van nieuwe communicatiemiddelen blijft e-mail onverminderd populair. Uit Nederlands en internationaal onderzoek blijkt dat e-mail nog steeds een belangrijke rol speelt in ons dagelijks leven, zowel privé als zakelijk. Ondervraagden verwachten dat e-mail in de komende jaren het belangrijkste zakelijke communicatiemiddel zal blijven. E-mail werd rond 1995 populair bij het grote publiek en is eigenlijk niets meer dan digitaal, elektronisch postverkeer. Dat was dan ook haar oorspronkelijke functie: korte, informele berichten versturen, als een soort digitale ansichtkaart. Hoewel de dienst zich verder heeft ontwikkeld, onder andere met de mogelijkheid om bijlagen te mee te sturen, is de veiligheid nog steeds te vergelijken met een simpele ansichtkaart: de informatie op de kaart is direct door iedereen uit te lezen en zelfs aan te passen. Bovendien heb je geen garantie dat jouw kaartje terecht komt bij de beoogde ontvanger. Is dit de manier waarop we massaal onze gevoelige bedrijfsgegevens versturen? Privacy en beveiliging van (persoonlijke) gegevens zijn hot topics in het digitale tijdperk. Online ligt het gevaar op de loer van criminelen, concurrenten en zelfs overheden die meekijken. Patiëntdossiers, de boekhouding, prijsafspraken, octrooigegevens, de salarisadministratie; het zijn gegevens die je absoluut niet in verkeerde handen wil laten vallen! Toch sturen we dergelijke data nog steeds via onbeveiligde e-mails of clouddiensten als Dropbox en WeTransfer. Met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de bijbehorende meldplicht datalekken stelt de Nederlandse overheid sinds 2016 strengere eisen aan de beveiliging van dergelijke data. Tijd dus om ook de veiligheid van jouw zakelijke dataverkeer op orde te brengen!
Veel bedrijven hebben hun eigen IT-omgeving inmiddels goed beveiligd. Een veilige netwerkomgeving met een sterke firewall behoort tot de standaard. Elk bedrijf heeft zijn eigen ondoordringbare fort gebouwd. Maar wat gebeurt er als er informatie van het ene fort naar het andere moet worden gestuurd? Zodra we een e-mail versturen gooien we het bundeltje data over onze stadsmuur, waar het open en bloot voor iedereen voor het grijpen ligt. Dat moet toch veiliger kunnen! In dit e-book vertellen we je alles over het veilig versturen van omvangrijke en / of gevoelige data. We leren je hoe je er voor kunt zorgen dat jouw informatie bij de juiste persoon terecht komt, zonder dat het onderschept of gemanipuleerd wordt. Ga aan de slag en zorg ervoor dat jouw gevoelige data niet meer per ansichtkaart maar per digitale koeriersdienst wordt verstuurd! Team Cryptshare
Wat doet een goed e-mail beveiligingsprogramma? Een datalek via e-mail kan op verschillende manieren ontstaan. Een effectief beveiligingsprogramma voor e-mail moet dan ook op verschillende vlakken actief zijn. Waar zitten de risico s en hoe kan een beveiligingsprogramma hier tegenop treden? Het signaleren van gevoelige inhoud Is het nodig dat dit e-mailbericht met deze inhoud beveiligd wordt verstuurd? Het signaleren van mogelijke adresseerfouten Gaat deze e-mail naar de juiste persoon / personen? Bescherming tegen hacken tijdens het verzenden van de e-mail Kan iemand met kwaad in de zin meekijken? Verzekeren dat alleen de beoogde ontvanger toegang heeft tot de e-mailinhoud Kan iemand anders met toegang tot de mailbox van de ontvanger de e-mail ook inzien? Bescherming van de e-mail na verzending Welke invloed heb ik als verzender op mijn bericht na verzending? Bijdrage aan bewustwording omtrent datalekken binnen de organisatie Zorgt het programma voor meer bewustzijn in mijn organisatie over informatiebeveiligingsrisico s? Traceerbaarheid van e-mails Is er informatie beschikbaar over wanneer wat naar wie is verzonden? Nu we weten waar de veiligheidsrisico s van e-mail zitten en hoe een beveiligingsprogramma deze risico s kan verkleinen, is het tijd om te gaan bekijken hoe veilig e-mailen in de praktijk werkt.
Veilig e-mailen: hoe werkt dat? Veel bedrijven maken gebruik van e-mailprogramma s zoals MS Outlook of IBM Notes. Je kunt er echter niet vanuit gaan dat jouw data op een veilige manier verstuurd wordt met deze e-mailsystemen. Hiervoor is vaak een extra plug-in nodig. Dit is een stukje software dat toegevoegd kan worden aan een programma om het uit te breiden of meer mogelijkheden te bieden. Cryptshare biedt zo n plug-in aan en fungeert als de beveiliger van jouw e-mailprogramma. Wat doet zo n beveiliger precies om e-mail veiliger te maken? Simpel gezegd zet hij een slot op de inhoud van een e-mail zodat deze onleesbaar wordt. Vervolgens zorgt hij er voor dat de unieke sleutel aankomt bij de beoogde ontvanger van de e-mail zodat deze de inhoud kan openen. Dit wordt ook wel e-mail versleuteling of encryptie genoemd. Gebruik je een ander e-mailprogramma, zoals Gmail of Outlook.com? Ook dan is veilig e-mailen makkelijk te realiseren! Gebruik hiervoor de Cryptshare webinterface in jouw browser (IE, Chrome, Firefox). Je hebt hiervoor geen gebruikersaccount of speciale software nodig. Na het invullen van je gegevens kan Cryptshare jou authenticeren met behulp van een toegangscode. Vervolgens voeg je zoals bij een normale e-mail de ontvangersgegevens, je boodschap en de bijlagen toe. Klik op verzend en Cryptshare versleutelt je e-mailinhoud en bezorgt de downloadbare link bij de ontvanger. Een veilig alternatief voor clouddiensten als WeTransfer en Dropbox. Het proces van e-mail versleuteling In de praktijk merk je weinig van de e-mail versleuteling; Cryptshare doet al het zware werk voor jou. Als de plug-in is geïnstalleerd, is het e-mailproces voor jou als gebruiker vrijwel gelijk aan het normale e-mailproces. Op de achtergrond werkt de software aan het beschermen van jouw e-mailinhoud. Dit werkt als volgt:
De verzender geeft zoals gewoonlijk in het eigen e-mailprogramma het e-mailadres van de ontvanger in en typt een boodschap. Indien nodig voegt de verzender een of meerdere bijlages toe. In tegenstelling tot de meeste e-mailprogramma s kun je met Cryptshare onbeperkt data versturen, er is geen limiet aan het aantal MB s! Vervolgens wordt de inhoud van de e-mail - onderwerp, tekst en bijlagen - versleuteld met een wachtwoord. Dit kan op twee manieren: - De verzender kiest zelf een wachtwoord; - Het systeem kiest op de achtergrond automatisch een wachtwoord. De versleutelde e-mail wordt nu via een beveiligde verbinding verstuurd naar de Cryptshare server. Op de server wordt de inhoud van de mail gescand op virussen en worden de gegevens versleuteld opgeslagen. Voor elke mailwisseling heeft de server een unieke sleutel om de inhoud te beveiligen. De server verzendt een e-mailbericht naar de ontvanger. Hierin staan instructies voor hoe de beveiligde informatie kan worden opgehaald. Via een link in de
e-mail kan de inhoud van de e-mail gedownload worden. De versleutelde inhoud van de e-mail en de bijlagen worden beschikbaar met behulp van het wachtwoord dat op twee manieren verstrekt kan worden aan de ontvanger: - De verzender deelt het wachtwoord met de ontvanger, bijvoorbeeld telefonisch, of spreekt vooraf een wachtwoord af; - De server stuurt het wachtwoord op de achtergrond mee en activeert het automatisch als op de link wordt geklikt. Zodra de ontvanger de inhoud heeft gedownload krijgt de verzender een bericht dat de e-mail succesvol is ontvangen. De verzonden gegevens blijven een bepaalde periode beschikbaar voor de ontvanger terwijl ze beveiligd zijn opgeslagen op de server. Na die periode worden ze automatisch verwijderd van de server. Zoals je leest kun je veilig e-mailen, zonder dat daar veel extra moeite voor nodig is van de verzender of de ontvanger. Cryptshare zorgt er voor dat je met weinig inspanning toch een grote verbetering in e-mail beveiliging kunt realiseren. In het volgende hoofdstuk van dit e-book vertellen we je meer over de voordelen van versleuteling van e-mail.
De voordelen van een oplossing voor e-mail versleuteling Natuurlijk zijn er meerdere mogelijkheden om e-mails te versleutelen. Het verschil tussen deze oplossingen zit hem in de gebruiksvriendelijkheid. Versleutelingsmethoden zijn vaak technisch veeleisend en lastig te implementeren binnen bedrijven. Gevolg: gebruikers haken af en e-mail beveiliging mislukt. Cryptshare is een stuk minder complex en daardoor veel makkelijker in gebruik. Enkele voordelen op een rijtje: Snelle en gemakkelijke integratie met IT-systemen Cryptshare is gemakkelijk te integreren in het IT-systeem van jouw bedrijf. Afhankelijk van wat het beste bij jouw bedrijf past, kan de server binnen het eigen netwerk worden geïmplementeerd of bijvoorbeeld extern worden gehost. De Cryptshare plug-in is makkelijk en snel te integreren binnen het bestaande e-mailprogramma en is dan beschikbaar voor alle gebruikers binnen jouw e-maildomein. Cryptshare is eenvoudig aan te passen aan de wensen en eisen van jouw bedrijf. De beheerder kan bijvoorbeeld regels instellen voor wachtwoorden en de maximale periode dat data wordt bewaard op de server. Ook kan de opmaak van de e-mails aangepast worden aan de huisstijl van jouw bedrijf. Zo blijf je als bedrijf altijd duidelijk herkenbaar in het e-mailverkeer. Veilig e-mailen in een vertrouwde omgeving De plug-in werkt binnen bestaande e-mailprogramma s zoals MS Outlook en IBM Notes. Gebruikers kunnen dus blijven werken in hun vertrouwde e-mailomgeving. Dit zorgt er voor dat de stap voor hen kleiner is om veilig te gaan e-mailen, ze hoeven tenslotte niet eerst een heel nieuw programma onder de knie te krijgen. Cryptshare werkt zeer intuïtief en is makkelijk in gebruik, ook voor de minder ervaren computergebruiker.
Veilig versturen van grote bestanden Veel e-mailprogramma s en bedrijven hebben een limiet voor de grootte van te verzenden bijlages. Door deze limieten wenden gebruikers zich vaak tot gratis online programma s als Dropbox of WeTransfer. Deze programma s voor het opslaan en delen van bestanden via de cloud zijn echter onveilig en het is volledig onduidelijk waar jouw gegevens worden opgeslagen. Met behulp van de Cryptshare plug-in kunnen gebruikers onbeperkt data toevoegen aan hun e-mail. Handig, want vaak is gevoelige informatie ook omvangrijk. Met de Cryptshare plug-in voorkom je het gebruik van onveilige programma s als Dropbox of WeTransfer en ben je er van verzekerd dat alle inhoud veilig wordt verstuurd. Zeker weten dat gegevens bij de juiste persoon terecht komen Bij gevoelige of vertrouwelijke informatie is het van groot belang om zeker te weten dat de juiste persoon de informatie ontvangt. Hoe vaak gebeurt het wel niet dat je per ongeluk een verkeerd e-mailadres intikt? Cryptshare zorgt er voor dat alleen de beoogde ontvanger de meegestuurde inhoud kan openen met behulp van een uniek wachtwoord. Dankzij de ontvangstbevestiging weet de verzender zeker dat de e-mail goed is aangekomen. Gebruiksvriendelijk en toegankelijk, ook voor de ontvanger Je kent het wel, wil je even snel een programmaatje gebruiken, moet je eerst het hele installatieproces doorlopen. Veel mensen haken dan af. Ook het switchen tussen verschillende programma s zorgt voor gebruiksongemak. De Cryptshare plug-in functioneert binnen het bestaande e-mailprogramma en het gebruik ervan vereist geen extra installaties voor de ontvanger! Ontvangers
hoeven dan ook geen account aan te maken of over licenties te beschikken. Het is een prettige gedachte dat je de ontvanger niet opzadelt met extra gedoe. Volledig in lijn met geldende wet- en regelgeving In Nederland gelden sinds 2016 nieuwe wetten en regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en datalekken. Een oplossing als Cryptshare draagt bij aan het voldoen aan deze regelgeving op digitaal gebied. Doordat e-mails volledig traceerbaar zijn hou je als bedrijf de controle over de data die wordt uitgewisseld. Hierdoor is het ook mogelijk om je bedrijf te laten auditen op dit gebied.
Cryptshare vergeleken met standaard e-mail In dit e-book hebben we de voordelen en het nut van veilig e-mailen besproken. Het is nu tijd om de afweging te maken of Cryptshare iets voor jouw bedrijf is. Om je te helpen bij deze keuze hebben we op een rijtje gezet wat de kenmerken van Cryptshare zijn ten opzichte van standaard e-mail: Kenmerk Standaard e-mail Versleuteling van e-mailinhoud Versleuteling van bijlagen Limiet voor bestandsuitwisseling ± 20 MB Geen gebruiker accounts Op maat gemaakte opmaak van e-mails voor optimale herkenbaarheid In lijn met geldende wet- en regelgeving Integreerbaar in MS Outlook en IBM Notes nvt Geen kosten per verzonden e-mail Geen externe opslag van gegevens Geschikt voor mobile devices zoals smartphone en tablet Onderhoudsvriendelijk E-mailbeveiliging kan afgedwongen worden Beveiliging van zowel verzonden als ontvangen e-mails Zender krijgt een ontvangstbevestiging Ontvanger heeft geen speciale software of instellingen nodig Annuleren van verkeerd geadresseerde e-mails Logbestanden van verstuurde e-mails
Conclusie E-mail mag dan ooit verzonnen zijn als het digitale antwoord op de ansichtkaart, het huidige gebruik van e-mail is deze oorspronkelijke functie al lang ontgroeid. Ons e-mailgebruik heeft zich verder ontwikkeld, maar e-mail zelf is stil blijven staan. Het gevolg: grote informatieveiligheidsrisico s, elke keer als we een e-mail versturen of ons noodgedwongen wenden tot publieke clouddiensten. Met een plug-in als Cryptshare geef je jouw bestaande e-mailprogramma gemakkelijk en snel een veiligheidsupgrade. Op een voor zowel verzender als ontvanger gebruiksvriendelijke manier zorgt Cryptshare voor de beveiliging van gevoelige en omvangrijke e-mailinhoud. Cryptshare zorgt er voor dat jouw gevoelige data niet meer per ansichtkaart maar per digitale koeriersdienst wordt verstuurd! Benieuwd of Cryptshare ook jouw zakelijke e-mail veiliger kan maken? Neem contact met ons op voor meer informatie! Lucien Barink E: lucien.barink@cryptshare.com www.cryptshare.com T: +31 26 82 00 322 Bronnen: Icons designed by Flaticon from Freepik Regionaal ZorgCommunicatie Centrum (2016). Veilig mailen in de zorg. Adobe (2016). Media Alert: Adobe Survey Reveals Americans Dependence on Email.