Notulen oprichtingsvergadering Verenigingen van Eigenaren project Heuvelhof te Tiel. Gehouden d.d. 13 maart 2006 ten Restaurant de Betuwe te Tiel. Aanwezig: de heer J-W. (Jan-Wouter) Broekhuis Verbeek Vastgoed Management; de heer E. (Eric) van de Vinne Verbeek Vastgoed Management; de heer M. (Mark) Miggiels (notulist) Verbeek Vastgoed Management; de heer A. Boer gevolmachtigde namens ING Dutch Residential Fund B.V. Diverse appartementsrechten; de heer J. van der Giessen (Proper-Stok Woningen B.V.) Diverse appartementsrechten; de heer J.F. Reehorst (SGBB) Diverse appartementsrechten; mevrouw M.T. van Beem de Kranshof 98; mevrouw N.M.E. Blokker de Kranshof 84; de heer J. Breedveld en/of mevrouw H. Hasselt de Kranshof 172; de heer P.J. Brugman en/of mevrouw B.C.M. Brugman-Wijman de Kranshof 162; de heer E. van Dorst de Kranshof 166; de heer J.J.P. Enthofen de Kranshof 232; de heer J. de Goei en/of mevrouw M.P.F. van Rosmalen de Kranshof 222; de heer W.J.C. Groenhuijzen en/of mevrouw C.J. Sliepen de Kranshof 220; de heer D.M.G. Hageman en/of mevrouw M.M.C. van Gent de Kranshof 60; de heer G. van der Heide de Kranshof 304; de heer H. van Helten de Kranshof 182; de heer A. de Keijzer en/of mevrouw D.K. Baran de Kranshof 70; de heer A.J. v/d Klashorst en/of mevrouw M. v/d Klashorst - van Straaten de Kranshof 278; de heer P. Klein Zaaltink en/of mevrouw N. van Voorthuizen de Kranshof 58; de heer P.F. Kool en/of mevrouw E.W.G. Verbiezen de Kranshof 96; de heer R.H. Koopmans en/of mevrouw T.H.J. Koopmans Leenders de Kranshof 54; de heer B. Louwerse en/of mevrouw F.C. van Rumpt de Kranshof 178; mevrouw J.A. Meier de Kranshof 92; de heer M. van Ravenzwaaij en/of mevrouw G. van Ravenzwaaij Heethuis de Kranshof 300; de heer J. Ruiter en/of mevrouw T.H.M. van Leth de Kranshof 88; de heer H.N.W. van Santen de Kranshof 164; mevrouw P.C. Schoots de Kranshof 62; de heer J.P.S. van der Sluiszen en/of mevrouw J.M. Geurtsen de Kranshof 282; mevrouw E. Spek de Kranshof 100; mevrouw G. Stolk de Kranshof 170; de heer G.J.A. Tap de Kranshof 208; de heer H.J. van Tintelen en/of mevrouw H. van Tintelen Jansen de Kranshof 186; de heer A.T.M. Verhagen en/of mevrouw A. Verhagen Stam de Kranshof 274; de heer J.D. van Viegen de Kranshof 180; de heer H. Vissers de Kranshof 176; de heer H.C. de Waal de Kranshof 204; Pagina 1 van 8
mevrouw J.W. Weber van der Pol de Kranshof 224; de heer H. Oevering gevolgmachtigde namens de heer H. Wijnveen de Kranshof 280; de heer T.M. van Winsen en/of mevrouw C.G.H. van Winsen Doesburg de Kranshof 168; de heer D.J. van Zoelen en/of mevrouw G.J.T. Elsing de Kranshof 212. 1. Opening door de voorzitter De heer Broekhuis opent om 19:30 uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. De heer Broekhuis (Accountmanager VvE s) stelt zichzelf aan de aanwezige voor waarna hij eveneens de heer Eric van de Vinne (technisch opzichter) en de heer Mark Miggiels (notulist). 2. Vaststelling aantal stemmen De heer Broekhuis legt uit dat het project Heuvelhof bestaat uit 5 afzonderlijke VvE s die als volgt in een organigram geplaatst kunnen worden: Hoofd VvE Heuvelhof 98 woningen 54 woningen 323 stallingplaatsen 314 stallingplaatsen nivo 3,5,6 & 8 nivo 2 & 4 nivo 0 nivo 1 individuele Eigenaren Eigenaar Eigenaar zorgcentrum individuele Eigenaren individuele Eigenaren appartementen (huur)woningen parkeerplaatsen parkeerplaatsen Daar in verband met de verwachte spoedige oplevering van het project, geen tijd was om deze VvE s afzonderlijk te laten vergaderen, zijn alle eigenaren welke lid zijn bij deze VvE s uitgenodigd. Aan de hand van de getekende presentielijst stelt de heer Broekhuis vast dat voor: De VvE 98 woningen nivo 3,5,6 & 8 2.265 van de 2.348 stemmen (96,5 %) ; De VvE 54 woningen nivo 2 & 4 1.270 van de 1.270 stemmen (100 %) ; De VvE 323 Stallingplaatsen nivo 0 323 van de 323 stemmen (100 %) ; De VvE 314 Stallingplaatsen nivo 1 311 van de 314 stemmen (99,0 %) uitgebracht kunnen worden, hetgeen inhoud dat deze VvE s rechtsgeldig kunnen vergaderen. Als gevolg van het behaalde quorum binnen alle onder-vve s en de aanwezigheid van de eigenaar van het appartementsrecht van het zorgcentrum kan er ook rechtsgeldig vergaderd worden door de Hoofd-VvE. 3. Ingekomen stukken De heer Broekhuis geeft aan dat er geen ingekomen stukken zijn binnen gekomen. Pagina 2 van 8
4. Toelichting omtrent de VvE s Project Heuvelhof De heer Broekhuis geeft uitleg over de splitsingsakte en het ontstaan van een vereniging van Eigenaars. Hij staat stil bij het verschil tussen een appartementrecht en een woning welke grond gebonden is. Het recht welke iedere eigenaar nu kan uitoefenen is keurig vastgelegd in de splitsingsakte en de splitsingstekening. Hetgeen in de splitsingstekening binnen de vette lijnen valt is van de eigenaar, het resterende gedeelte is van de eigenaren samen. (Te denken valt hierbij aan de trappenhuizen, het dak, de funderingen e.d.) De eigenaren zijn met zijn alle verantwoordelijk voor dit gemeenschappelijke gedeelte. Omtrent de verzekeringen geeft de heer Broekhuis aan dat de opstal, brand en glasverzekeringen via de Vereniging van Eigenaren lopen en de eigenaren zelf dienen zorg te dragen voor een inboedelverzekering. Voor die eigenaren die een duurdere keuken en of een marmeren vloer hebben dan een standaard appartement, is het raadzaam om zelf deze opstal bij te verzekeren. Vanuit de vereniging dienen er vertegenwoordigers gekozen te worden welke het bestuur vormen. De VvE kan uiteindelijk zelf beheren (alles zelf regelen), maar kan dit ook uitbesteden aan een professionele beheerder. Deze professionele beheerder heeft geen stemrecht in de vereniging, daar zij geen eigenaar is. Vele taken kunnen uitbesteed worden (Notuleren, voeren van de administratie, opstellen jaarrekening, opstellen meerjaren onderhoudsbegroting e.d.). De heer Broekhuis geeft aan dat Proper Stok in deze Verbeek Vastgoedmanagement voor het eerste jaar na oplevering heeft aangesteld als VvE-Manager. Het grote verschil tussen een normale vereniging (zoals bijvoorbeeld een voetbalvereniging) en een vereniging van eigenaars is dat de vrijwilligheid tot lidmaatschap bij een VvE ontbreekt. Iedere eigenaar is van rechtswege lid en kan ook niet door de vereniging geroyeerd worden. Op het moment van tekenen bij de notaris bent vangt dit lidmaatschap aan, en eindigt pas na verkoop van het appartement bij de notaris. Het aantal stemmen dat iedere eigenaar kan uitoefenen in een vergadering is gelijk aan de teller in de breuk waartoe hij gerechtigd is in de gemeenschap. Deze is gerelateerd aan de grootte van het appartement. Ook het aandeel in de gemeenschappelijke kosten welke een eigenaar dient te voldoen aan de VvE is gerelateerd aan dit breukdeel. 5. Bestuursbenoeming Daar ook iedere afzonderlijke VvE een bestuur dient te hebben, zal deze in deze vergadering benoemd dienen worden. Een bestuur dient volgens de akte van splitsing uit een oneven aantal bestuursleden te bestaan. De bestuursleden hebben in praktijk niet echt een portefeuille, daar de feitelijke activiteiten uitbesteed zijn aan de VvE-manager. Uiteindelijk stellen de volgende personen zich beschikbaar en worden unaniem door de vergadering benoemd: Bestuur Hoofd VvE de heer H.C. de Waal, Mevrouw J.A. Meier, de heer G. van der Heide, SGBB & Verbeek Vastgoed Management. Bestuur VvE 98 woningen nivo 3,5,6 & 8 de heer H.C. de Waal, Mevrouw J.A. Meier, de heer G. van der Heide, SGBB & Verbeek Vastgoed Management. Pagina 3 van 8
Bestuur VvE 54 woningen nivo 2 & 4 SGBB Bestuur VvE 323 Stallingplaatsen Nivo 0 de heer H.C. de Waal, Mevrouw J.A. Meier, de heer G. van der Heide, SGBB & Verbeek Vastgoed Management. Bestuur VvE 314 Stallingplaatsen Nivo 1 Verbeek Vastgoed Management. De heer Broekhuis deelt mede dat hij binnenkort met de bestuursleden een afspraak zal maken voor een eerste bestuursvergadering. 6. Benoeming voorzitter De heer Broekhuis geeft aan dat er voor iedere VvE tevens een voorzitter aangewezen moet worden. Deze voorzitter vertegenwoordigt in principe in de hoofd-vve alle eigenaren van die onder-vve. Mevrouw J.A. Meier stelt zich beschikbaar voor deze functie voor de VvE s 98 woningen nivo 3,5,6 & 8 en VvE 314 Stallingplaatsen nivo 1, de vergadering gaat accoord. De overige VvE s welke slechts één bestuurder hebben, zullen door deze voorzitter vertegenwoordigd worden in de Hoofd-VvE. 7. Verkiezing werkgroep De heer Broekhuis geeft aan dat er nog geen huishoudelijk reglement is. Voor het opstellen van een huishoudelijk reglement zou een werkgroep opgericht kunnen worden. Aangezien de vergadering pas in een later stadium een werkgroep wil aanstellen, wordt er nog geen concept huishoudelijk reglement opgesteld. 8. Oplevering algemene ruimten De heer Broekhuis legt uit dat de algemene ruimten (Trappenhuis, binnentuin, buitentuin, liften daken e.d.) opgeleverd dienen te worden aan de VvE (welke vertegenwoordigd wordt door het bestuur). Daar er bij de oplevering van de algemene ruimte diverse gemeenschappelijke installaties opgeleverd zullen worden waarvoor enige technische kennis benodigd is, is het wellicht verstandig om deze kennis (indien niet aanwezig bij de eigenaren) in te kopen. Het bestuur krijgt van de vergadering een volmacht om na oriëntatie bij diverse instanties (o.a. Vereniging Eigen Huis) deze kennis in te kopen. 9. Verzekeringen De heer Broekhuis geeft aan dat door hem bij een tweetal verzekeraars offerten zijn aangevraagd voor de opstalverzekering en de aansprakelijkheidverzekering. Omdat bij oplevering van de appartementen de CAR verzekering op houdt dienen er twee verplichte verzekeringen afgesloten te worden. Hij licht deze offerten toe. Opstalverzekering: Op basis van een geschatte herbouwwaarde van 35.000.000,= Premie Eigen risico * Overall * Storm Nationale Nederlanden 0,4 1.000,= standaard Avero Achmea 0,36 500,= standaard Pagina 4 van 8
Collectieve aansprakelijkheidsverzekering: Op basis van een geschatte herbouwwaarde van 35.000.000,= Premie Eigen risico * Op elke aanspraak * Uitsluitend zaakschade Nationale Nederlanden 0,04 454,= Avero Achmea 0,06 113,= Over de opstalverzekering heeft SGBB te melden dat de premie welke zijzelf bewerkstelligen bij Raadsheer van Oorden een lager promillage heeft dan Nationale Nederlanden en Avero Achmea, zijnde 0,3. Het voorstel vanuit de vergadering is om de opstalverzekering af te sluiten bij Avero Achmea voor een jaar. In dit jaar kan het bestuur op zoek gaan naar een scherpere polis. De vergadering gaat accoord met dit voorstel. Om te komen tot de juiste verzekerde waarde, zal er een taxatie van de herbouwwaarde dienen plaats te vinden. Het bestuur krijgt van de vergadering volmacht om deze taxatie te laten uitvoeren. Over de aansprakelijkheidverzekering heeft SGBB, te melden dat bij hen deze niet zo scherp kunnen aanbieden als Nationale Nederlanden en Avero Achmea. Het voorstel aan de vergadering is om in te stemmen voor een collectieve aansprakelijkheidsverzekering bij Avero Achmea voor een jaar. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of er ook een rechtsbijstandverzekering afgesloten kan worden. De heer Broekhuis zegt toe hieromtrent met het bestuur onderzoek naar te doen. 10. Openen bankrekeningen << pauze >> Iedere VvE dient een tweetal bankrekeningen hebben. De eerste zijnde een normale betaalrekening, De tweede een spaarrekening voor het stallen van overtollige liquiditeiten. De vergadering geeft het bestuur volledige vrijheid om deze twee rekeningen te openen bij een bank naar keuze. De leden hebben tijdens de overdracht van hun woning bij de notaris een voorschot VvE-bijdrage betaald om de diverse kosten te dekken voor de VvE. De VvE Manager zal de notaris aanschrijven dit bedrag over te maken naar de VvE om hiervan o.a. de verzekeringen te kunnen betalen. De spaarrekening wordt voornamelijk gebruikt voor de post reservering grootonderhoud. Deze post staat in de Meerjarenonderhoudsbegroting, maar deze wordt pas vastgesteld in 2007. Er is tevens een concept begroting voor 2006, deze begroting en de maandelijkse VvEvoorschotbijdrage zullen pas vastgesteld worden in de volgende vergadering. 11. Op te vragen offerten Onderhoudscontracten De heer Broekhuis geeft aan dat er alle eigenaren tezamen verantwoordelijk zijn voor het onderhoud en de instandhouding van het gehele complex. Om hieraan gevolg te kunnen geven zullen er verschillende offertes aangevraagd worden voor het onderhoud van b.v. de liften, schoonmaak (algemene ruimten), glasbewassing en onderhoud groenvoorziening. Pagina 5 van 8
Lift onderhoud Voor de lift zo meldt de heer Broekhuis is het wettelijk verplicht om een onderhoudscontract af te sluiten. De VvE kan een all-inclusive abonnement nemen waarbij alle reparaties en klachten binnen dit contract geregeld worden of een simpel onderhoudscontract. Het bestuur zal in overleg met de VvE Manager offerten aanvragen. Schoonmaak Ondanks het feit dat niet alle schoonmaakkosten gedragen worden door de hoofd-vve, is het volgens de heer Broekhuis praktisch om alle (onder)-vve s (welke de schoonmaak wensen uit te besteden) bij één schoonmaakbedrijf onder te brengen. Daar de praktijk bij normaal gebruik uiteindelijk zal aangeven welk werkschema (frequentie en werkzaamheden) het meest optimaal zal zijn bij de diverse VvE s zal het schoonmaakbedrijf zich flexibel dienen op te stellen. De heer Broekhuis deelt mede dat de leden zich kunnen melden voor de diverse onderhoudswerkzaamheden (schoonmaak, schilderwerk enzovoort) na de vergadering met de heer van de Vinne, om de adressen en andere adviezen door te geven voor het aanvragen van diverse offertes. De heer Broekhuis zegt de vergadering toe dat de aangevraagde en ingekomen offertes tijdens de bestuursvergadering zullen worden besproken. 12. Rondvraag Wie is SGBB en wat doen ze? SGBB is op het ogenblik druk in onderhandeling om in totaal 91 huurwoning van Proper Stok (en ING) te kopen. Het aantal woningen in Nivo 3,5,6 en 8 zal aldaar 39% zijn. Het aandeel in Nivo 2 en 4 is uiteraard 100%). Wat is de hoogte van deze huurwoningen? SGBB licht toe dat deze liggen boven de huurtoeslaggrens. Op de vragen uit de vergadering over de oplevering door Proper Stok, legt de heer van der Giessen (Hoofd Juridische zaken van Proper Stok) het volgende uit: Waar kan het bezoek parkeren? Tijdens de openingstijden van de te bouwen supermarkt is het (wellicht) mogelijk om te parkeren in de onderste parkeerlaag. Deze parkeerlaag zal naar alle waarschijnlijkheid na sluiting van de supermarkt sluiten. Buiten deze tijden dienen de bezoekers hun auto buiten de parkeergarage stallen. Op de vraag van de heer Koopmans inzake een 1 e, 2 e of 3 e oplevering deelt de heer van der Giessen mede dat er maar één oplevering is. Uiterlijk veertien dagen voor de oplevering krijgt iedere eigenaar een brief met de datum en tijd van deze oplevering. Een week van tevoren is er de mogelijkheid tot schouw waarin de eigenaar een rondje kan maken door het appartement, garage en berging. Indien er opmerkingen zijn kan de aannemer dit binnen een week herstellen zodat alles naar wenst is op het moment van opleveren. Pagina 6 van 8
De heer Keizer: Hoe zit het met de inkoop van de energiekosten? Voor het transport is de leverancier vast (NUON), voor de levering is het mogelijk om een andere leverancier te kiezen. Het voorstel van de heer Broekhuis is om vooralsnog bij één energieleverancier te blijven in verband met de problemen welke in praktijk ontstaan bij het switchen van leverancier. Mevrouw Verhagen: Hoeveel woningen zijn er nog te koop? De heer van der Giessen deelt mede dat er nog 21 woningen te koop zijn. Mevrouw Spek: Is het mogelijk om zonwering te plaatsen? De heer Broekhuis geeft aan dat behalve het eventuele veto van de ledenvergadering ook de architect nog een veto zou kunnen uitroepen inzake het zogenoemd architectrecht. De heer van der Giessen van Proper Stok zegt toe om de architect te verzoeken om het door de architect goedgekeurde zonweringsplannen kenbaar te maken. De heer Broekhuis legt uit dat dit zonweringplan opgenomen zou kunnen worden in het huishoudelijk reglement van de VvE s zodat niet bij lek verzoek tot plaatsing van een zonnescherm de vergadering zal dienen te beslissen. De heer van Rijn van SGBB vraagt of er al een huismeester of niet is aangesteld. DE heer Broekhuis antwoordt ontkennend. Hierover wordt op dit moment nog geen besluit genomen, het bestuur zal in de nabije toekomst hieromtrent een voorstel dienen te verrichten aan de vergadering. 13. Sluiting Niets meer ter tafel zijnde, sluit de heer Broekhuis om 21.54 uur de vergadering en hoopt eenieder op korte termijn retour te zien voor een volgende vergadering. Tevens wenst de heer Broekhuis eenieder een behouden thuiskomst. Pagina 7 van 8
Besluitenlijst 1.1 Bestuursbenoeming Hoofd VvE: de heer H.C. de Waal,mevrouw J.A. Meijer, de heer G. van der Heide; SGBB & Verbeek Vastgoed Management. 1.2 Bestuursbenoeming VvE 98 woningen: de heer H.C. de Waal,mevrouw J.A. Meijer, de heer G. van der Heide; SGBB & Verbeek Vastgoed Management. 1.3 Bestuursbenoeming VvE 54 woningen: SGBB 1.4 Bestuursbenoeming VvE 323 Stallingplaatsen Nivo 1: de heer H.C. de Waal,mevrouw J.A. Meijer, de heer G. van der Heide; SGBB & Verbeek Vastgoed Management. 1.5 Bestuursbenoeming VvE 314 Stallingplaatsen Nivo 0: Verbeek Vastgoed Management. 1.6 Benoeming voorzitter VvE 98 woningen: Mevrouw J.A. Meijer 1.7 Benoeming voorzitter VvE 54 woningen: SGBB 1.8 Benoeming voorzitter VvE 323 Stallingplaatsen Nivo 1: Mevrouw J.A. Meijer. 1.9 Benoeming voorzitter VvE 314 Stallingplaatsen Nivo 0: Verbeek Vastgoed Management. 1.10 Oplevering algemene ruimten: Bestuur is gevolmachtigd om deze kennis in te kopen. 1.11 Opstalverzekering: afsluiten via GHW bij Avero Achmea voor 1 jaar. 1.12 Taxatie: Bestuur is gevolmachtigd om deze uit laten voeren. 1.13 Aansprakelijkheidsverzekering: afsluiten via GHW bij Avero Achmea voor 1 jaar. Actiepuntenlijst 1.1 VvE Manager schrijft de notaris aan inzake voorschot VvE bijdrage. 1.2 Diverse offerten aanvragen inzake onderhoudscontract lift en schoonmaak e.d.. 1.3 De heer van der Giessen zal de architect verzoeken om het goedgekeurde zonweringsplan kenbaar te maken. 1.4 Offerten inzake bestuursaansprakelijkheid en rechtsbijstandsverzekering opvragen. 1.4 Bestuur zal bankrekeningen openen. 1.5 Huishoudelijk reglement zal in een later stadium worden opgesteld. Pagina 8 van 8