PROMOTIEBELEID MAGISTER JFT Jaimy Rademakers, Commissaris PR 2012-2013 Elza Kwekkeboom, Commissaris PR 2013-2014
Beste lezer, Voor je ligt het promotiebeleid van Magister JFT. Lees dit document zorgvuldig door, want hierin staat alle informatie omtrent de mogelijkheden en regels die gelden bij het promoten van Magister JFT. Dit document is opgesteld, omdat er op dit moment nog al wat onduidelijkheden bestaan en er ook al veel discussies is geweest omtrent dit onderwerp. Op deze manier hopen wij duidelijkheid te scheppen over de verschillende manieren van promotie en wat hierbij komt kijken. Dit document is opgesteld met ervaringen van afgelopen jaren in het achterhoofd. De richtlijnen genoemd in dit beleid zijn bindend voor zowel Kamers als Commissies. Bij vragen of onduidelijkheden kun je altijd contact opnemen met de Commissaris PR via commissarispr@magisterjft.nl Met vriendelijke groet, Jaimy Rademakers, Commissaris PR 2012-2013 Elza Kwekkeboom, Commissaris PR 2013-2014 N.B.: In dit document wordt voor Vrijspraak, Fractie van Magister JFT, één lijn getrokken met de Kamers, daarom wordt zij niet apart genoemd.
1. Social Media Beleid Omdat social media de afgelopen jaren zijn uitgegroeid tot een van de belangrijkste middelen om activiteiten te promoten en omdat is gebleken dat daaromtrent nogal wat onduidelijkheden bestaan, is er besloten om het gebruik van social media op te nemen in dit promotiebeleid. 1.1 Facebook Magister JFT Facebook pagina De Magister JFT Facebook pagina is ervoor bedoeld om, naast Magister JFT zelf, centrale en niet goedlopende activiteiten te promoten. Het is niet de bedoeling dat Kamers en Commissies zelf berichten op deze pagina plaatsen, hiervoor kan een verzoek worden ingediend bij de Commissaris PR. Deze zal vervolgens besluiten om een bericht wel of niet op de pagina te plaatsen. De Commissaris PR zal dit bericht in principe altijd plaatsten, tenzij het om een kantoorbezoek gaat, hiervoor mag geen promotie worden gemaakt via Facebook. Daarnaast houdt de Commissaris PR rekening met het aantal berichten dat per dag geplaatst wordt. Deze regels zijn er om het overzicht te kunnen behouden en om te voorkomen dat mensen constant lastiggevallen worden met promotionele berichten van activiteiten van Magister JFT.. Persoonlijke Facebook pagina s Het is absoluut niet de bedoeling dat de promotie van activiteiten van Magister JFT gebeurt door berichten te plaatsen op iemands eigen, persoonlijke Facebook pagina. Op deze manier is er geen enkele controle meer mogelijk op wat er allemaal op Facebook geplaatst wordt en worden mensen teveel lastiggevallen. Een bericht dat geplaatst is op de pagina van Magister JFT kan wel gedeeld worden. Op deze manier verschijnt het bericht wel op iemands persoonlijke Facebookpagina, maar is er wel te controleren wat er allemaal op Facebook verschijnt. Daarnaast is het ook niet toegestaan om activiteiten te promoten door het sturen van privéberichten. Evenement aanmaken Een Kamer of Commissie van Magister JFT mag niet zelf een evenement aanmaken om op deze manier de activiteit extra onder de aandacht te brengen. Hiervoor kan ook een verzoek worden ingediend bij de Commissaris PR. Het is aan de Commissaris PR om te beoordelen of het aanmaken van een dergelijk event daadwerkelijk nodig is, zodat deze events exclusief blijven voor activiteiten die het echt nodig hebben. Op deze manier wordt ook gewaakt voor een overdaad aan Magister JFT evenementen op Facebook. Eigen pagina voor Kamers en Commissies Het is als Kamer of Commissie niet toegestaan om een eigen pagina te beheren waarvan ook mensen buiten de Kamer of Commissie lid kunnen worden. Een alternatief hiervoor is het maken van een pagina voor een bepaalde studierichting, bijvoorbeeld IER bachelor derde jaar. Binnen deze groep kunnen studiegerelateerde zaken besproken worden, maar kan ook een bericht dat op de Magisterpagina staat gedeeld worden. Vrijspraak is de op dit moment nog de enige uitzondering op deze regel, zij heeft een fanpage.
1.2 Twitter Het is niet toegestaan om als Kamer of Commissie van Magister JFT een eigen Twitter account te beheren. De regels over posten die gelden voor Facebook gelden ook voor Twitter en andere social media. 1.3 LinkedIn Magister JFT heeft ook een groep op LinkedIn. De promotionele doeleinden van deze groep verschillen van die van Facebook en Twitter. Gezien de leden van deze groep, die vaak afgestudeerd of werkende zijn, wordt van dit kanaal (nog) maar beperkt gebruik gemaakt. Alleen voor activiteiten zoals de JBT en het Congres worden hier eventuele berichten op geplaatst. Mocht je als Kamer of Commissie denken dat je een activiteit hebt die ook voor andere personen dan studenten toegankelijk zijn kan hier eventueel gebruik van worden gemaakt na overleg met de Commissaris PR. Een eigen LinkedIn pagina voor een Kamer of commissie is niet toegestaan. 2. Website 2.1 Kamers Iedere Kamer is verantwoordelijk voor haar eigen deelpagina op de website. Deze dient aan het begin van het jaar geüpdate te worden. Dit houdt in dat de tekst en de foto aangepast moeten worden. Dit geldt zowel voor de Nederlands- als de Engelstalige deelpagina! 2.2 Commissies Commissies dienen zowel in het Nederlands als in het Engels een stukje en een foto aan te leveren bij de Commissaris PR, zodat deze de deelpagina van de Commissie kan aanpassen. Voor zowel de Kamers als de Commissies geldt dat dit aan het begin van het jaar zo snel mogelijk moet gebeuren, zodat de site up to date is en er geen oude Kamers of Commissies meer opstaan. Dit zorgt voor een professionele uitstraling van de website. 2.3 Agenda Iedere activiteit op de agenda moet door de Voorzitter van het Dagelijks Bestuur worden goedgekeurd. Deze keurt de activiteit alleen goed wanneer er zowel een stuk tekst in het Nederlands en in het Engels is aangeleverd. Dit geldt ook wanneer het gaat om een activiteit die alleen geschikt is voor Nederlandse studenten. Na goedkeuring zal je activiteit op de website verschijnen, eerder dus niet. 2.4 Homepagina Mocht je voor een activiteit een stukje geplaatst willen zien op de Homepagina dan kun je hiervoor een verzoek indienen bij de Commissaris PR. Lever een stukje aan en de Commissaris PR zal vervolgens bekijken of er ruimte voor is op de Homepage. In principe is iedere activiteit geschikt om op de voorpagina te staan, maar dit kan helaas niet gerealiseerd worden door een gebrek aan ruimte. De Commissaris PR zal zoveel mogelijk proberen alle Kamers en Commissies een even groot aandeel te geven op de Homepage. 2.5 Foto s Naar iedere activiteit dient de Magistercamera meegenomen te worden. Deze camera dient naderhand zo snel mogelijk weer geretourneerd te worden. De Commissaris PR zal er vervolgens zorg voor dragen dat de foto s zo snel mogelijk op de website worden geplaatst. Zorg dat je tijdens de activiteit dus genoeg representatieve foto s maakt.
3. Collegepraatjes Een goede manier van promotie is van oudsher het houden van een collegepraatje. Om ervoor te zorgen dat er niet drie promotiepraatjes van Magister JFT gehouden worden in één college wordt hier een schema van bijgehouden door de Commissaris PR. Dit is ook om klachten van docenten te voorkomen die door verschillende Kamers en Commissies worden benaderd voor praatjes tijdens hetzelfde college. Dit houdt in dat een collegepraatje vooraf wordt aangevraagd bij de Commissaris PR. Deze kijkt vervolgens of er voor dat college al een praatje gepland staat. Wanneer dit niet het geval is kan de docent benaderd worden. Wanneer dit echter wel het geval is kan er eventueel wel een praatje gehouden worden, echter dient hierover overlegd te worden met de Kamer of Commissie die al een praatje gepland heeft staan. Daarnaast dient in de mail naar de docent aangegeven te worden dat de Kamer of Commissie ervan op de hoogte is dat er al een praatje van Magister JFT gepland staat. 4. Magister JFT Designcommissie 4.1 Posters en flyers De posters en flyers die gebruikt worden ter promotie van activiteiten worden gemaakt door de Magister JFT Designcommissie. Wil je een poster of flyer laten ontwerpen, maak dan gebruik van het formulier op de website van Magister JFT. Dit formulier is te raadplegen via Home Magister JFT > Commissies > Design-cie > Promotie. Voor posters en flyers geldt dat deze minstens twee weken voor de deadline moeten worden aangevraagd. Deze deadline wordt aangehouden zodat de commissie genoeg tijd heeft om de poster/flyer te maken en op deze manier is er ook nog tijd om eventuele aanpassingen te doen. Het zelf ontwerpen van een poster kan bij hoge uitzondering, dit dient echter overlegd te worden met de Commissaris PR. Dit omdat er een vaste huisstijl gehanteerd wordt bij het maken van de posters en de flyers. Deze is ingesteld om uniformiteit uit te stralen. Wanneer een poster of flyer niet gemaakt is in de huisstijl van Magister JFT zal deze niet worden vergoed. Posters en flyers worden in opdracht van de Commissaris PR gedrukt. De Commissaris PR zorgt ervoor dat de posters worden opgehangen op de daarvoor bestemde posterplekken van Magister JFT. Mocht een Kamer of commissie dit liever zelf willen doen dan is dat natuurlijk mogelijk. 4.2 Filmpjes Naast posters en flyers is het ook mogelijk om een filmpje te laten maken. Wanneer je dit wilt neem je contact op met de Commissaris PR. Deze zal je in contact brengen met de juiste persoon. Alle filmpjes worden op het YouTubekanaal van Magister JFT geplaatst. 5. Waar is Magister JFT? In het jaar 2012-2013 is er een begin gemaakt met een verzameling foto s waarop Magister JFT vertegenwoordigd is. Het gaat hier dan om bijvoorbeeld vakantiefoto s waarop iemand een Magistervest draagt. Deze foto s kunnen gemaild worden naar commissarispr@magisterjft.nl en worden vervolgens voor verschillende promotiedoeleinden gebruikt. De foto kan bijvoorbeeld met een leuk bijschrift op Facebook geplaatst worden of worden afgedrukt in de Magisteragenda.
6. Gadgets Magister JFT heeft een aantal gadgets en goodies tot haar beschikking voor promotiedoeleinden. Sommige gadgets zijn verkrijgbaar via de webshop, andere worden op verschillende momenten verstrekt door bijvoorbeeld de Magister JFT Promotiecommissie. Deze gadgets en goodies worden centraal geregeld en dienen dan ook alleen ter promotie van Magister JFT Centraal. Kamers en Commissies mogen altijd verzoeken om deze gadgets uit te delen. Het is niet toegestaan om eigen gadgets of goodies te laten maken voor een specifieke Kamer of Commissie. De enige uitzondering hierop staat hieronder beschreven. Vesten en truien Kamers en commissies mogen voor hun bestuursleden vesten of truien laten drukken. Deze moeten echter wel (deels) zelf bekostigd worden. In verband met de huisstijl geldt hiervoor de volgende richtlijn: Het logo van Magister JFT moet op de linkerborst gedrukt worden. De drukkosten hiervoor worden door Magister JFT vergoed. Wat de achterkant betreft is de Kamer vrij in de bedrukking hiervan. De drukkosten hiervoor komen voor eigen rekening, dus ook niet voor de rekening van de Kamer. Magister JFT beschikt over vesten die gebruikt kunnen worden ter promotie van de Juridische Bedrijvendagen Tilburg. Deze vesten mogen gebruikt worden door de JBT-commissie maar dienen na de JBT weer ingeleverd te worden. 7. Nieuwsbrief Iedere maand wordt de Magister JFT nieuwsbrief verstuurd. Hierin worden alle activiteiten voor de komende maand opgenomen. De nieuwsbrief wordt verstuurd door de Secretaris van het Dagelijks Bestuur en wordt verstuurd naar alle Magisterleden. In deze nieuwsbrief worden de stukjes opgenomen die in de agenda zijn opgenomen. Naast deze Nieuwsbrief kun je er als Kamer voor kiezen om zelf ook een Nieuwsbrief te versturen naar jullie eigen achterban. Stuur deze Nieuwsbrief voor verzending eerst langs je coördinator vanuit het Dagelijks Bestuur ter controle. Het is aan te raden om een dergelijke Nieuwsbrief niet te vaak te versturen. Een goedgevulde Nieuwsbrief die bijvoorbeeld eens per kwartaal verzonden wordt is aantrekkelijker dan een lege Nieuwsbrief die maandelijks verstuurd wordt. Geïnteresseerdenlijst Aan het begin van het collegejaar kun je als Kamer een collegepraatje houden en daarbij met een lijst langs te gaan waarop studenten zich kunnen aanmelden als geïnteresseerde. Contactgegevens van Magisterleden mogen wegens privacyredenen niet door het Dagelijks Bestuur doorgespeeld worden aan Kamers. 8. Magister JFT App Naast een stukje op de website is het ook mogelijk om een activiteit (extra) te promoten via de Magister JFT App. Een bericht plaatsen op de App is altijd mogelijk. Wil je dat leden een pushbericht ontvangen over jouw activiteit? Geef dit dan aan bij de Commissaris PR.