Concept verslag Overlegorgaan Plaats, datum en tijd vergadering Aanwezig Gastsprekers Afwezig Verspreiding Agendaoverleg BAG BAO 23 juni 2016 in Gouda, CBS s Gravenhage (10.00-12.00) Dhr. J. Eshuis (voorzitter, VNG), mw. A. Elemans (VNG), dhr. R. Kathmann (Waarderingskamer), dhr. M. Klomp (Kadaster, BAGdhr. M. Odijk (Min. IenM), dhr. K. Prins (CBS), mw. M. Quist (VNG), dhr. T. Splithof (Kadaster), mw. J. Storm (Kadaster, secretaris BAG BAO), dhr. P. Wolbers (KvK), mw. M. Ligtenberg (verslaglegging, Kadaster, BAG) P. van der Hoeven (BZK ENSIA), dhr. A. v.d. Ven (Min. IenM), dhr. B. Mast (Kadaster Kwaliteitsmanagement BAG) Dhr. J. van Aalst (Min. BZK), dhr. M. van Esch (Min. EZ), mw. A. Hautvast (Min. EZ), mw. J. Jongepier (Min. BZK), dhr. M. van Meteren (Belastingdienst), dhr. M. Reuvers (Geonovum), dhr. G. van Schijndel (VNG) Leden en agendaleden BAG BAO en Agendaoverleg 1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 10.07 uur. 2. Mededelingen Stand van zaken Stacaravans (brief bronhouders + aangevuld objectenhandboek) Richtlijn aan colleges van BenW (CC BAG-beheerders) is verspreid. Uitspraak van de rechter in de zaak van zeeuwsche recreatieondernemers tegen de gemeente Veere is dat de voorschriften duidelijk zijn. De rechter heeft geoordeeld dat Gemeente Veere alle betreffende panden (waar bezwaarschriften tegen ingediend zijn) opnieuw dient te beoordelen en binnen 12 weken moet aanpassen. In de Richtlijn is het advies van BAG BAO strak gevolgd. Er zijn geen foto s toegevoegd in de instructie. Vraag die voorligt: is er behoefte aan een generieker document met foto s om helderheid en duidelijkheid te geven? Juridische teksten worden vaak lastig bevonden door BAG-beheerders. De voorliggende vraag is: is het Objectenhandboek op deze manier goed samengesteld? Losse FAQ documentatie is nodig waarbij foto s zijn opgenomen (niet normatieve informatie). Actie: Aangepast Objectenhandboek van Agendaoverleg aan BAG BAO sturen. Kadaster en IenM stellen een toelichting (met foto s) op t.b.v. stacaravans. 6 september is Geo Gebruikers Festival. Diverse gebruikers overleggen (o.a. BAG) vinden op deze dag plaats en er worden workshops verzorgd. De aankondiging voor het evenement is verzonden. Alex van der Ven en Paulien van der Hoeven zijn aanwezig voor het agendapunt zelfcontrole. 3. Notulen Agendaoverleg 31 maart 2016 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Actiepunten zijn geagendeerd en/of afgehandeld. Naar aanleiding van: Bezoek Digicommissaris: nuttig bezoek geweest van Ambassadeur Digicommissaris. Aandacht voor het financieel aspect werd onderkend. Het verhaal wat was voorbereid heeft geholpen om aandacht te vragen. Blad 1 van 6 Partner in BAG
4. Wetswijziging Stand van zaken Op 22 april is het wetsontwerp via het Kabinet van de Koning aan Raad van State aangeboden ter advisering. De Raad van State was positief, alleen het voorstel om de vierjaarlijkse wetsevaluatie te schrappen is gewijzigd naar nog één evaluatie uit te voeren in 2022 (aangepast bij nader rapport ). Nu aangeboden aan de Griffie van de Tweede Kamer. Informatiemodel en bijeenkomst oktober De expertsessie Agendaoverleg plus is op 14 juni jl. bijeen geweest. Gedeeltelijk met andere bronhouders dan hier aan tafel (Delft en Oegstgeest) en KING was aanwezig. Focus op objectafbakening en het meer technische IMBAG verhaal. Er lagen circa twintig te bespreken kwesties op tafel. Nevenadres en afgelegen bijgebouwen vergen nog meer aandacht. Een meeting voor informatieanalisten aan de IT kant wordt wenselijk gevonden. Dit onderwerp wordt geagendeerd als plenaire en verdiepende sessie op 12 oktober tijdens Op weg naar BAG 2.0. ENSIA zelfcontrole Alex van de Ven neemt ons mee door de presentatie ENSIA-zelfcontrole naar aanleiding van de nieuwe wettelijke bepaling om jaarlijks een zelfcontrole uit te laten voeren door de bronhouders van de BAG. Het ministerie van BZK heeft opdracht gegeven aan de Taskforce BID om in nauwe samenwerking met de VNG, de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) en de Auditdienst Rijk (ADR) onderzoek te verrichten naar de mogelijkheid om audit- en verantwoordingsinspanning terug te dringen. Momenteel wordt gekeken of een Eenduidige Normatiek Single Informatie Audit (ENSIA) kan worden geïntroduceerd binnen de (lokale) overheid. Doel van ENSIA is te komen tot een vermindering van de verantwoordings- en auditinspanning bij overheden. De focus van ENSIA ligt op de informatieveiligheid (BIG = Baseline Informatieveiligheid Gemeenten). Doel van ENSIA is om de implementatie van de BIG bij gemeenten te monitoren. Vermindering van de toezichtlast is nog niet aan de orde, omdat niet alle domeinen volledig geïntegreerd kunnen worden in dit nieuwe instrument. Echter de methodiek ENSIA sluit naadloos aan op de PCcyclus van gemeenten en levert in die zin niet te veel toezichtlast op. IenM heeft het voornemen dat de zelfcontrole BAG onderdeel wordt van de ENSIA, en gaat dus voor de BAG (en straks de BGT) breder dan alleen de informatieveiligheid. een zelfde methodiek als ENSIA te gebruiken. Er wordt gestuurd op het beschikbaar stellen van vragenlijsten ENSIA per 1 april van elk jaar. De gemeentelijke zelfcontrole-rapportage dient uiterlijk per 1 oktober te worden ingediend bij IenM. Medio augustus zal worden gestart met een pilot bij een vijftal gemeenten. BAG/BGT toezicht doet mee met deze pilot om de nieuwe opzet te testen. Een aantal gemeenten heeft zitting in stuurgroep ENSIA. In deze pilot doen de vragenlijsten van BAG en BGT volwaardig mee. IenM is voornemens de nieuwe manier van programmatisch toezicht landelijk per 1 januari 2017 in te voeren, vooruitlopend op de inwerkingtreding van de aangepaste Wet BAG. blad 2 van 6
Van het Agendaoverleg wordt gevraagd kennis te nemen van deze concept vragen, zowel de in control vragen als de zoeklicht vragen en te reflecteren op de inhoud tijdens het AO. Na de presentatie vraagt Alex input op de meegestuurde vragenlijst (alleen het BAG-deel). De eerste 6 vragen gaan over de in control -verklaring, de zevende vraag vormt een zogenaamde zoeklichtvraag die inzoomt op actuele issues, in het verlengde van het kwaliteitsmanagement. Er ontstaat discussie over de voorliggende vragenlijst. Margot Quist merkt op dat de gemeenten niet uit de voeten kunnen met deze vragenlijst, en de vragenlijst in deze vorm geen bijdrage zal leveren aan het verbeteren van de kwaliteit van de BAG. Margot stelt dat BAG Kwaliteitsmanagement waardevoller is en wel bijdraagt aan een betere kwaliteit. Zelfcontrole is geen audit en daarmee is ook de band met het oude inspectiesysteem doorgeknipt! Ruud Kathmann geeft aan enthousiast te zijn m.b.t. ENSIA koppeling inzake het informatieveiligheidsaspect. Er is veel behoefte aan een goede kwaliteit BAG. In de discussie wordt opgemerkt dat deze zelfcontrole zowel horizontaal (verantwoording van het College aan de Gemeenteraad) als verticaal (verantwoording van het College naar het ministerie) een rol moeten kunnen vervullen, en dat het belangrijk is dat een dergelijke vragenlijst dus bijdraagt aan de kwaliteitsverbetering. Er moet een duidelijke link zijn met Kwaliteitsmanagement BAG door het Kadaster (in opdracht van IenM). Gesuggereerd wordt dat ook de ervaring bij BZK (vragenlijst BRP) en Waarderingskamer (vragenlijst WOZ) benut kan worden. Geconcludeerd wordt dat de vraagstelling in de voorliggende vragenlijst niet akkoord is vanuit het agendaoverleg. En dat er voor de pilot gestart kan worden er in juli nog een pressurecooker-sessie nodig is met de bronhouders, kwaliteitsmanagement en IenM. Alex geeft aan dat na de eerste pilot met de gemeenten (augustus) de vragenlijst nog aangepast kan worden. Martijn Odijk geeft daarnaast aan, dat na de pilot ook een regulier adviestraject vanuit het BAG BAO gevraagd wordt (op de agenda van het agendaoverleg na de zomer, en het BAG BAO van 10 november) alvorens de vragenlijst voor de landelijke pilot in 2017 vastgesteld wordt. Ook wordt het onderwerp geagendeerd voor de bijeenkomst Op weg naar BAG 2.0 van 12 oktober aanstaande. Uitgangspunt bij de zelfcontrole is dat de horizontale verantwoording 1:1 wordt gebruikt voor de wettelijk verplichte verticale verantwoording. Getracht wordt om van de zelfcontrole (formeel toezicht) en het kwaliteitsmanangement (informeel toezicht/monitoring) een logisch en vloeiend geheel te maken. De Agenda-overleg leden vinden dat dit met de huidige voorgestelde vragenlijst nog niet bereikt wordt. Verder is de zelfcontrole methodisch opgelijnd met ENSIA/BIG. RvIG zit bij ENSIA aan tafel. De ervaringen die daar de afgelopen jaren zijn opgedaan, zijn van meet af aan meegenomen; dat geldt ook voor de concept-vragenlijst BAG. Bij ENSIA kunnen op basis van de door de gemeente gegeven antwoorden automatisch suggesties worden gegenereerd. Ook bij de BAG willen we gaan werken met automatisch gegenereerde rapportages en verbeterplannen. Er komt voor de BAG geen it-audit en over een in-control-verklaring oid wordt nog nagedacht. blad 3 van 6
Acties: Sturingsonderwerpen benoemen voor in de zelfcontrole Inhoudelijk betrokkenen (vanuit gemeenten, VNG, kwaliteitsmanagement, IenM) zijn nodig om de juiste vragen op te stellen tussen nu en vier weken (pressure cooker). Een zorgvuldig proces met elkaar is noodzakelijk. Genodigden zijn de bronhouders uit het AO (gemeenten) aangevuld met BAG beheerders van de deelnemers in de pilots ENSIA, en wellicht gemeentelijke deelnemers uit de post-evaluatie werkgroep 1. Het is van belang om met een goede basis aan dit traject te beginnen. Aanmelden bij het secretariaat BAG BAO, een datumprikker wordt verzonden. 5. Kwaliteitsmanagement BAG Van het Agendaoverleg wordt gevraagd kennis te nemen van de voortgangsrapportage van het BAG Kwaliteitsmanagement tot en met medio juni 2016 en van de voortgang van de uitvoering van het Besluit Studentencomplexen, voornamelijk van de voortgang van de gemeente Delft en de te ondernemen actie vanuit KM BAG. We zijn van 22 naar 21 gemeenten gegaan in deze rapportage; gemeente Venlo had bij nader inzien geen studentencomplexen. Voortgang studentencomplexen naar de stand van zaken gebeurt nu maandelijks. Belastingdienst en BAG Kwaliteitsmanagement koppelen naar elkaar terug. Bronhouders sturen aan Belastingdienst de was/wordt lijst. Delft moet nog beginnen maar gaat mee, escalatie is in dit geval niet nodig. Het gegeven dat zij de enige gemeente zijn die 31 december a.s. niet gaan redden zorgt mogelijk voor een psychologische stimulans. Praktische vragen worden door bronhouders gesteld aan BAG Kwaliteitsmanagement als gevolg van de rapportages. In porties worden suggesties ter verbetering van BAG Kwaliteitsdashboard doorgevoerd. Vaak ontstaat een mutatieprobleem door gebrek aan capaciteit bij gemeenten. Zelfcontrole kan helpen om inzicht te vergroten en interne werkprocessen te verbeteren. Acties: Monitoring Richtlijn panden in relatie tot stacaravans is een nieuwe actie van het BAG Kwaliteitsmanagementteam. Recron betrekken is een optie omdat zij in zicht hebben waar problemen zijn ontstaan. E.e.a. om goed zicht te krijgen welke bronhouders dit betreft. KvK en CBS kunnen hiervoor benaderd worden. Suggestie: Follow-up ook verwoorden om werkwijzen zo effectief mogelijk te laten zien. Intervisie-bijeenkomsten met BAG-beheerders kan uitgebreid worden met neem je collega s mee is een initiatief van BAG Kwaliteitsmanagement. blad 4 van 6
6. Kwartaalrapportage BAG 2016 1e kwartaal Van het Agendaoverleg wordt gevraagd kennis te nemen van de kwartaalrapportage over Q1 en het BAG BAO hierover te adviseren. Besluit: vastgesteld 7. Werkgroepen doorontwikkeling Van het Agendaoverleg wordt gevraagd kennis te nemen van de update van de werkzaamheden van de vier BAG werkgroepen die gestart zijn in opdracht van het BAG BAO. Gemeente Amsterdam heeft een notitie aangeboden met een voorstel hoe geometrie van openbare ruimten vast te leggen. Deze notitie wordt later onder de aandacht gebracht, wanneer dit opportuun is, na besluitvorming over werkgroep Behoud van ID en afstemmingsacties BAG- BGT van IenM. 8. Functionele doorontwikkeling Van het Agendaoverleg wordt gevraagd kennis te nemen van de stand van zaken van de activiteiten in het kader van doorontwikkeling BAG en ook kennis te nemen van de wensenlijst. Prototype BAG Kwaliteitsdashboard Afnemers ontwikkelen en deze presenteren bij het volgende AO in oktober. Input hiervoor graag aanleveren bij Martijn Klomp. Doel is inzicht geven in de kwaliteit BAG, deze behoefte kwam o.a.uit het tevredenheidsonderzoek. Kwaliteit beleving stamt vaak uit ervaring 2012, 2013. Duiding geven aan kwaliteitsontwikkeling. Het doel is om de afnemer actiever te maken en daarbij de beleving bij de afnemer omtrent kwaliteit te verhogen. Terugmeldingen: Naast Digimelding (voor overheden) gaan we een laagdrempelige terugmeldmogelijkheid bieden vanuit de BAG Viewer. Ook andere partijen kunnen van de faciliteit gebruik maken (mbv API). Dit wordt generiek ingericht in samenhang met o.a. BGT. Complimenten aan BAG-Viewer. 9. Rondvraag en onderwerpen volgend Agendaoverleg Presentatie Omgevingswet Zelfcontrole / toezicht Informatiemodel en voorbespreking van Op weg naar BAG 2.0 op 12-10-2016 Acties: Agendaoverleg wordt verplaatst naar 29 september (Lodewijk vervangt Martijn Odijk), met Alex, in Den Haag gemeentehuis Spui 13 oktober vervalt 10.Sluiting: 12.20 uur blad 5 van 6
Actiepunten Agendaoverleg 31 maart 2016 5. Herziening wet BAG: Governance: is er integratie mogelijk vanuit VNG in diverse gremia. Er wordt een derde vertegenwoordiger gezocht vanuit de bronhouders voor AO. Handreikingen voor de praktijk, waar nodig, op stelselniveau beschouwen (denk aan afstemming met BGT bijvoorbeeld). 6. Uitvoering geven aan verbeteracties en monitoren Mensen uitnodigen van Omgevingswet VNG Margot Quist Astrid Elemans secretariaat 9. Kwaliteitsmanagement BAG nieuw tekstvoorstel maken voor het BAG BAO (Aanpassing op punt 2 (zorg bij verwerking BD/toeslagen en 3 aanjaagfunctie VNG ) Vanuit BAG Kwaliteitsmanagement strak sturen op was/wordt lijst, proces faciliteren BAG BAO vragen naar de wijze waarop de VNG betrokken kan en wil zijn bij de verdere monitoring. Agendaoverleg 23 juni 2016 2. Organisatie Geo Gebruikers Festival op 6 september 2016 4. Wetswijziging: Sturingsonderwerpen benoemen voor ENSIA zelfcontroletool Vragenlijst voor BAG krijgt een andere rol dan voor informatieveiligheid Werkgroep instellen die naar de ENSIA-vragen gaat kijken o Inhoudelijke mensen zijn nodig om de juiste vragen op te stellen tussen nu en vier weken (pressure cooker). o Deelnemers AO aangevuld met deelnemers Stuurgroep ENSIA, werkgroep 1. o Aanmelden bij het secretariaat BAG BAO 5. BAG-Kwaliteitsmanagement: Monitoring Richtlijn panden in relatie tot stacaravans is een nieuwe actie van het BAG Kwaliteitsmanagementteam. Recron betrekken. KvK kan hiervoor benaderd worden. Follow-up ook verwoorden om werkwijzen zo effectief mogelijk te laten zien. Intervisie-bijeenkomsten met BAG-beheerders uitbreiden neem je collega s mee Input voor BAG Kwaliteitsdashboard Afnemers gevraagd om prototype te ontwikkelen en deze te presenteren 9. 29 september ophogen naar AO (plus Lodewijk en Alex) in Den Haag gemeentehuis Spui 13 september vervalt Martijn Klomp Bert Mast Martijn Klomp secretariaat Korte termijn AO oktober blad 6 van 6