Informatiebeheer Generation Development Plan van aanpak Auteurs: Mattijs Eggermont, Brent Alleweireldt, Cedric Cornelis, Nick Cornelis, Jasper Deblieck en Jordy Verstraete Handelswetenschappen en bedrijfskunde Bachelor in de toegepaste informatica Campus Kortrijk Academiejaar 2014-2015 Docent: Dhr. H. Van Steenkiste 1
1
Informatiebeheer Generation Development Plan van aanpak Auteurs: Mattijs Eggermont, Brent Alleweireldt, Cedric Cornelis, Nick Cornelis, Jasper Deblieck en Jordy Verstraete Handelswetenschappen en bedrijfskunde Bachelor in de toegepaste informatica Campus Kortrijk Academiejaar 2014-2015 Docent: Dhr. H. Van Steenkiste 2
Inhoudstafel INLEIDING... 4 1 TASKS... 5 1.1 Vooronderzoek (haalbaarheid)... 5 1.2 Voorbereiding... 5 1.3 Oprichting... 5 1.3.1 Financieel... 5 1.3.2 Administratief... 5 1.3.3 Juridisch... 5 1.3.4 Marketing... 5 1.3.5 Stakeholders... 5 1.4 Startup... 5 2 DELIVERABLES... 6 2.1 Financieel... 6 2.2 Juridisch... 6 2.3 Uitzicht bedrijf... 6 2.4 Interne documenten... 6 3 MILESTONES... 7 4 DEADLINES... 9 5 ROLES & RESPONSIBILITIES... 11 5.1 Chief Executive Officer... 11 5.2 Chief Operating Officer... 11 5.3 Chief Financial Officer en Chief Investment Officer... 11 5.4 Chief Technology Officer... 11 5.5 Chief Marketing Officer en Chief Sales Officer... 11 5.6 Chief Knowledge Officer... 11 6 RACI MATRIX... 12 7 BESLUIT... 14 Plan van aanpak - Inleiding 3
Inleiding De wereld wordt steeds meer afhankelijk van de internet en de digitale ontwikkelingen. Aan een hoog tempo worden nieuwe technologieën ontwikkeld en geïntroduceerd. Met de opkomst van de smartphones en tablets zijn de applicaties die daarop beschikbaar zijn een onmisbare schakel in het bedrijfsleven en ver daarbuiten. Als de nieuwe generatie van enthousiaste jongeren willen wij ons graag in de markt gooien van de applicaties (apps). Door onze persoonlijke ervaringen kunnen wij snel inspelen op de nieuwste trends en ontwikkelingen in dit gebied. Generation Development (GenDev) moet een fris, jong en energiek bedrijf worden dat kort inspeelt op nieuwe innovaties op vlak van applicaties. Het bedrijf kent gemotiveerde werknemers met uitstekende vaardigheden en een brede visie. Generation Development Mattijs Eggermont Brent Alleweireldt Cedric Cornelis Nick Cornelis Jasper Deblieck Jordy Verstraete Kortrijk, 10 oktober 2014 Plan van aanpak - Inleiding 4
1 Tasks 1.1 Vooronderzoek (haalbaarheid) Businessplan opstellen Financiën bepalen 1.2 Voorbereiding Bedrijfsnaam kiezen Domeinnaam registreren Functies bepalen Ondernemingsnummer aanvragen Bedrijfslicenties aanvragen Sociale media profielen maken 1.3 Oprichting 1.3.1 Financieel Bankrekening aanmaken Boekhouding in orde brengen Aandeelhouders zoeken Sponsors zoeken 1.3.2 Administratief Locatie bepalen Website ontwikkelen Verantwoordelijkheden toewijzen aan medeoprichters Technologie aankopen Materiële vaste activa aankopen Beveiliging inbrengen in het bedrijf 1.3.3 Juridisch Verzekering laten opstellen Patenten en trademarks aanwerven 1.3.4 Marketing Visitekaartjes aankopen Publiciteit maken 1.3.5 Stakeholders Personeel aanwerven Leveranciers contacteren Connecties leggen 1.4 Startup Bedrijfsactiviteit opstarten Verkoopafdeling implementeren in het bedrijf Plan van aanpak - Tasks 5
2 Deliverables 2.1 Financieel Bankrekening 2.2 Juridisch Oprichtingsakte Reclamecontract Samenwerkingscontract CO 05 Eigendomspapieren bedrijfsgebouw End User License Agreement-template Juridische documenten voor trademarks 2.3 Uitzicht bedrijf Website Company video Accounts op sociale media Logo Visitekaartjes 2.4 Interne documenten Plan van aanpak Business plan Technical paper Plan van aanpak - Deliverables 6
3 Milestones Input milestones Business plan opmaken (28 november 2014) Elk bedrijf begint met een goed opgesteld bedrijfsplan. Dit willen we dan ook binnen de eerstvolgende weken afhebben. Het business plan bevat alles van analyse van de markt tot de berekening van het kapitaal. Lening afsluiten/financiële zaken regelen (7 december 2014) Om het bedrijf te kunnen starten hebben we geld nodig, dit proberen we via een lening te verwerven. Ook dit is een zeer belangrijk deel dat we kort na het opstellen van ons business plan willen verwerven. Door het afsluiten van onze lening is ook ons financieel beheer van start gegaan en moeten zaken zoals het openen van een bedrijfsrekening, ook verworven zijn. Statuut aanvragen (14 december 2014) Elk bedrijf heeft een statuut waardoor het andere fiscale verplichtingen en rechten heeft. Dit willen we binnen een week na het afwerken van ons bedrijfsplan ook aangevraagd hebben. Zodra we dit hebben kunnen we alle bijhorende zaken zoals btwnummer, verzekering, te regelen. Intellectueel goed beschermen (15 december 2014) Voordat ons bedrijf reclame kan maken willen we ons ervan verzekeren dat onze intellectuele eigendommen beschermd zijn tegen diefstal. Hiervoor moeten er bepaalde juridische aanvragen ingediend worden. Dit willen we kort na de oprichting van het bedrijf klaar hebben zodat we niet hoeven te wachten om onze bedrijfsactiviteiten te starten. Ook wordt hier al een eerste versie van een End Users License Agreement opgesteld. Public relations starten (20 december 2014) Samen met het starten van de bedrijfsactiviteiten starten we ook onze public relations. Hier zullen we contact opnemen met bepaalde bedrijven en onze diensten aanbieden. Zo hopen we om naambekendheid te krijgen om zo later opdrachten te verwerven zonder zelf contact op te nemen. Ook een website is een belangrijk onderdeel van public relations, deze willen we dan ook graag online hebben tegen deze datum. Bedrijfsactiviteit beginnen (5 januari 2015) Zodra alle administratieve zaken in orde zijn zal ons bedrijf starten met zijn activiteiten. Dit willen we zo snel mogelijk bereiken. Dit is een van onze belangrijkste milestones omdat dit gezien zal worden als de oprichting van het bedrijf. Plan van aanpak - Milestones 7
Opstarten ontwikkelingsafdeling voor particulieren (2015-2016) Dit is onze 2 de grote milestone. Met de start van deze afdeling kunnen particulieren bij ons komen aankloppen met een idee. Indien het idee goedgekeurd wordt, kan de ontwikkeling van deze app starten. De particulier die het idee aanbracht krijgt in het 1 ste jaar een nog onbepaald deel van de winst. Result milestones Naambekendheid (2015-2016) We willen dat ons bedrijf enige naambekendheid heeft. We blijven echter wel nog reclame maken om de naambekendheid te vergroten. Succesvolle apps ontwikkelen (2017) We hopen om na een periode al enkele succesvolle apps ontwikkelt te hebben om zo meer naambekendheid te verwerven. Afbetalen initiële kosten (2019) Door het afbetalen van de initiële kosten vergroot de winstmarge van het bedrijf. Onder deze kosten vallen de lening, aankoop van materiaal en gebouwen. Hierdoor blijft er meer geld over voor investeringen. Plan van aanpak - Milestones 8
4 Deadlines Business model (28 november 2014) Het business model is een van de belangrijkste documenten die we moeten maken, hierin wordt de volledige structuur en werking van het beschrijf beschreven. Dit document wordt gebruikt als beoordeling bij aanvraag van een lening e.d. Technical paper (15 december 2014) De technical paper beschrijft het volledige technische aspect van het bedrijf, hieronder valt de technische expertise van het team, de gebruikte methodes en dergelijke. Zodra dit af is kunnen we kijken waarin we moeten investeren, waar we onderzoek moeten doen en wat we kunnen verbeteren. Company video (15 december 2014) Een van de meest gekende manieren om de klanten een inzicht te geven in het bedrijf is een company video. In deze video vertellen we op een iets luchtiger manier onze doelen, visie, manier van werken en meer. Ondernemingsnummer en bankrekening (7 december 2014) Ondernemingsnummer is nodig om bepaalde rechten en verzekeringen te kunnen krijgen en het bedrijf mag niet starten zonder. Ook kan er niks van financieel beheer gedaan worden zonder bankrekening. Lening goedkeuren (7 december 2014) De voornaamste manier om geld te verkrijgen voor een bedrijf is via een lening. Een lening afsluiten vereist echter wat werk en voorbereiding maar is zeker nodig voor het bedrijf. Locatie innemen (10 december 2014) Het bedrijf moet natuurlijk een fysieke locatie hebben waar er gewerkt kan worden. Deze locatie moet bepaald en ingenomen worden. Op deze manier kan iedereen zich rusting inwerken in het fysieke aspect van het bedrijf en zich voorbereiden tot het echte werk begint. Start reclame (15 december 2014) Als startend bedrijf zijn we onbekend. Om hier iets aan te doen zullen we enkele weken voor de start van ons bedrijfsactiviteiten reclame beginnen te maken. Dit gebeurt via onze website, telefonisch contact met toekomstige klanten, folders, kranten, Plan van aanpak - Deadlines 9
Sponsors (15 december 2014) Bepaalde zaken zoals toestellen, netwerken, zullen zodanig vaak nodig zijn dat ze een verloren kost zijn. Hiervoor zouden we kijken om met sponsors te werken om zo de kosten wat te drukken, de sponsor krijgt reclame via ons en wij hoeven zo minder kosten te maken voor veel zaken die we nodig hebben. Een win-win situatie voor beide. Samenwerking met bedrijf CO 05 (15 december 2014) Als ontwikkelaar zijn servers een must. Tijdens het ontwikkelingsproces moeten de gegevens veilig bewaard kunnen worden. Ook zijn servers handig om applicaties te testen en om gegevens te wisselen met de opdrachtgever. Voor deze diensten gaan we beroep doen op de kennis van CO O5 (naam nog onbekend). Bedrijfsactiviteit opstarten (5 januari 2015) Het bedrijf gaat nu echt van start. Hopelijk hebben we tegen dan al enkele opdrachten van andere bedrijven om aan onze verovertocht te beginnen. Plan van aanpak - Deadlines 10
5 Roles & Responsibilities 5.1 Chief Executive Officer Deze rol zal door Mattijs Eggermont worden vervuld. Deze is de belangrijkste en heeft het de grootste responsabiliteit. Hij zal beslissingen maken op alle vlakken zoals financieel, human resources, milieu en investeringen. Hij zal de rapporten ontvangen die de andere C-levels zullen opstellen voor hem in iedere afdeling. 5.2 Chief Operating Officer Jasper Deblieck zal alle dagelijkse operaties in het bedrijf bepalen. Ook zal hij nauw met de CEO samenwerken om het bedrijf in goede banen te leiden. 5.3 Chief Financial Officer en Chief Investment Officer Deze twee rollen zullen worden toevertrouwd aan Cedric Cornelis. Hij zal de overzichten bewaren van alle inkomsten en uitgaven dat het bedrijf zal hebben. Daarnaast zal hij de investeringen analyseren, onderzoeken en beoordelen die het bedrijf mogelijk zouden kunnen doen. 5.4 Chief Technology Officer Research en development is het belangrijkste in het bedrijf. Aan de hand van deze zal het bedrijf zijn productie beslissen. Op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen en technologieën zal dus essentieel zijn voor het bedrijf en dat zal Jordy Verstraete doen. Ook zal hij deze beoordelen tijdens het gebruik ervan. 5.5 Chief Marketing Officer en Chief Sales Officer De verantwoordelijkheid van de inkomsten van het bedrijf zal zijn voor Nick Cornelis. Hij zal ook de marktonderzoeken doen, het berekenen van de kostprijs, het ontwerpen van reclames en het maken van promoties voor het bedrijf. 5.6 Chief Knowledge Officer Het beheren van alle intellectuele eigendommen van het bedrijf zoals het trademark, copyright, patenten en octrooien zullen door Brent Alleweireldt worden beheerd. Hij zal ook alle contracten opstellen en EULA s. Plan van aanpak - Roles & Responsibilities 11
6 RACI matrix Legende: R: Responsible (doet de stap) A: Accountable (verantwoordelijk voor de stap) C: Consulted (wordt geraadpleegd voor de stap) I: Informed (wordt geïnformeerd als de stap gedaan is) Stap: Omschrijving: CEO CKO CFO CIO CMO CSO COO CTO 1 Ontwikkeling 1.1 Vooronderzoek project I I I I I I C/I R/A 1.2 Ontwikkelen project I C/I R/A 1.3 Implementeren project I C/I R/A 1.4 Beoordelen project C I I I I I R/A I 1.5 Beheer project C R/A 2 Vergaderen 2.1 Voorbereiden vergadering C I I I I I R/A I 2.2 Leiden vergadering I I I I I I R/A I 2.3 Samenvatten vergadering I I I I I I R/A I 3 Financieel 3.1 Financieel beheer I R/A C/I I 3.2 Financieel plannen I R/A C/I I 3.3 Boekhouden I R/A C/I I 3.4 Beheer financiële risico's I I R/A C/I I Plan van aanpak - RACI matrix 12
3.5 Onderzoek in investeringen I R/A C/I I 3.6 Investeren I R/A C/I I 4 Technologie 4.1 Onderzoek in nieuwe technologie I C I R/A 4.2 Bestuderen technologische Evolutie I C I R/A 4.3 Beslissen over technologie I C I R/A 5 Marketing 5.1 Ontwerpen reclame I R/A C I 5.2 Maken van promoties I R/A C I 5.3 Marktonderzoek I R/A C I 5.4 Adverteren I R/A C I 6 Juridisch 6.1 Opstellen contracten C/I R/A I 6.2 Beheer van intellectueel goed C/I R/A I 6.3 Regelen juridische geschillen C/I R/A I 6.4 Gebruik van patenten C/I R/A I 7 Diversen 7.1 Human resources C I I I I I R/A I 7.2 Coördinatie van teams C I I I I I R/A I 7.3 Beoordeling bedrijfsactiviteiten C I I I I I R/A I 7.4 Beheer van klanten C/I R/A I Plan van aanpak - RACI matrix 13
7 Besluit Met dit document besluiten we de eerste fase van de oprichting van ons bedrijf. In de volgende fase worden de technische en financiële zaken uitgewerkt van het bedrijf. Dit document zal dienen als hulpmiddel voor de verdere ontwikkeling. Plan van aanpak - Besluit 14