Inhoudsopgave Inleiding 3 Uitgangspunten 4 Hoofdstuk 2 Profiel van de Organisatie 2.1. Algemene identificatiegegevens 5 2.2. Structuur van het concern 5 2.3. Kerngegevens 7 2.4. Samenwerkingsrelaties 11 Hoofdstuk 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1. Normen voor goed bestuur 14 3.2. Raad van Bestuur 14 3.3. Toezichthouders 15 3.4. Bedrijfsvoering 19 3.5. Cliëntenraad 23 3.6. Ondernemingsraad 23 Hoofdstuk 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1. Meerjarenbeleid 24 4.2. Algemeen beleid 25 4.3. Algemeen kwaliteitsbeleid 27 4.4. Kwaliteitsbeleid cliënten 31 4.5. Kwaliteitsbeleid medewerkers 35 4.6. Samenleving en belanghebbenden 37 4.7. Financieel beleid 38 4.8. Slotwoord 41 Jaarrekening De jaarrekening is middels een bijlage opgenomen in het jaardocument 2
Inleiding Voor Vrijwaard was 2014 een bewogen jaar waarin, zoals de algehele tendens in zorgland, een groot aantal veranderingen plaatsvonden gedurende de transitie van de AWBZ en WMO. Het langer zelfstandig thuis blijven wonen wordt gestimuleerd en door Vrijwaard ondersteund met aanvullende diensten zoals de gemaksdiensten, kortdurende opname en ondersteuning in de huishouding. In 2014 is het ontmoetingscentrum in Julianadorp geopend, een mooi initiatief in een voor Vrijwaard nieuw werkgebied. Daarnaast zijn er plannen om op dezelfde locatie een fitnessfaciliteit te ontwikkelen in combinatie met ontmoeting. Midden 2014 zijn de voorbereidingen van start gegaan voor het realiseren de Kop Beatrixstraat, een nieuw kleinschalig wooncomplex voor 24 bewoners midden in het centrum van Den Helder. Begin 2015 zullen de eerste bewoners komen wonen en gaat het zelfstandige team van start. Voor De Golfstroom werd in 2014 een voorgenomen herontwikkeling van de begane grond naar een gezondheidscentrum ingezet in samenwerking met de Woningstichting Den Helder. Reeds is met de bewoners tot een compromis gekomen waardoor 4 bewoners kunnen blijven wonen op de begane grond. Voor de andere 4 bewoners is in goed onderling overleg gekomen tot een voor hen passende nieuwe woning binnen De Golfstroom. De verhuizing zal in het eerst half jaar van 2015 plaatsvinden. Aanvang van de bouwactiviteiten zal vanaf juni 2015 zijn. Bij Vrijwaard staat ondernemen, het zien van vragen en realiseren van kansen centraal. De organisatie werkt met kleine teams die de verantwoordelijkheid krijgen en nemen om de klant optimaal te ondersteunen. Door deze methode wordt men gestimuleerd om vernieuwingen in de producten en diensten, klantbenadering en werkmethodes van de organisatie te realiseren. Door de positieve en creatieve inzet van ons team, kon Vrijwaard aan de zorgvraag blijven voldoen. Door efficiënte inzet van formatie, maar belangrijk ook het lage ziekteverzuim en de kwaliteit van personeel en scholing, kon Vrijwaard kwalitatieve zorg op maat bieden. Vernieuwingen werden toegepast, maar ook werd per klant gekeken naar het afgesproken arrangement en in hoeverre dit aansluit bij de vraag en wens van de klant. De uitdaging is en blijft om klanten uit te nodigen om te blijven bewegen, zoveel mogelijk zelf te doen en te ondersteunen in hun levensgeluk. Vrijwaard is ondernemend en bestaat uit een sterk team met zeer gemotiveerde medewerkers en vrijwilligers, als ambassadeurs van de organisatie. Bij Vrijwaard blijft gedrevenheid, bezieling en kwaliteit de rode draad vormen naar de toekomst, waarin wordt gewoond, geleefd en gewerkt met plezier. Den Helder, 22 april 2015 Coert Veenstra MA Voorzitter Raad van Bestuur 3
1. Uitgangspunten van de verslaggeving De samenstelling en het verplichte karakter van het maatschappelijke deel van het jaardocument is sinds verslagjaar 2012 gewijzigd. Aanbieders (stichtingen) zijn niet langer verplicht om een maatschappelijk verslag op te stellen. Echter heeft Vrijwaard gekozen, mede op aanraden van de accountant, een verkorte versie van het maatschappelijk verslag op te leveren. Daarbij is uitgegaan van een samenstelling van de belangrijkste onderdelen vanuit de opzet van voorgaande verslagjaren en de belangrijkste ontwikkelingen van Vrijwaard. Het jaardocument is tot stand gekomen middels een projectaanpak. De in het Jaardocument verwerkte informatie is verkregen aan de hand van een tijdsplanning. De opgenomen cijfermatige informatie is samengesteld vanuit de diverse geautomatiseerde systemen van Stichting Vrijwaard. De betrouwbaarheid van de gegevens is hierdoor volledig gedekt. De teksten zijn aangeleverd door de diverse leden van het projectteam en vervolgens gescreend door de projectcoördinator en de Raad van Bestuur. Bij het voldoen aan de gestelde criteria vermeldt de accountant dit in de controleverklaring. Het document is vastgesteld door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Toezicht van Vrijwaard. 4
2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Vrijwaard Adres Timorlaan 139 Postcode 1782 DR Plaats Den Helder Telefoonnummer 0223-6808 24 Identificatienummer Kamer van Koophandel 37136887 E-mailadres info@vrijwaard.nl Internetpagina www.vrijwaard.nl 2.2 Structuur van het concern Voor de juridische structuur is gekozen voor een stichting. Stichting Vrijwaard is opgericht op 31 oktober 2007 en is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Noordwest Holland te Alkmaar onder nummer 37136887. De stichting is gevormd vanuit de fusie van Stichting Ouderenzorg De Nieuwstad en woon- en zorgcentrum de Golfstroom, beiden gevestigd te Den Helder. De organisatorische structuur is vastgelegd in bijgaand organogram. De bedrijfsvoering op de locaties werd in 2014 uitgevoerd door een locatiemanager en coaches. De locatiemanager wordt aangestuurd door de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur staat onder toezicht van de Raad van Toezicht. Het bedrijfsbureau, de welzijnsdienst, de voedingsdienst en het servicebureau zijn stafafdelingen. Het bedrijfsbureau bestaat uit het bestuurssecretariaat, PR en communicatie, de economische en administratieve dienst, personeel en opleidingen, kwaliteit en ICT. Stichting Vrijwaard is een stichting, in 2014 bestaande uit acht locaties; - Woonzorgcentrum Ten Anker - Woon- en zorgcentrum De Golfstroom - Wooncomplex Goede Ree - Paviljoen van Toen - De Soos - De Verbinding - Wooncomplex Parkzicht - Wooncomplex Lyceumhof Stichting Vrijwaard is AWBZ erkend op de functies: - Persoonlijke verzorging - Verpleging - Begeleiding - Verblijf - Behandeling 5
Naast de AWBZ-functies levert Vrijwaard ook huishoudelijke ondersteuning in het kader van de wet WMO. Stichting Vrijwaard kent in het verslagjaar als inspraakorganen de Procesgroepen, de medezeggenschapscommissie in het kader van de reorganisatie en de Centrale Cliëntenraad. Cliëntenraad De cliëntenraad is centraal georganiseerd. Per september 2014 is de nieuwe centrale cliëntenraad voor Vrijwaard geformeerd. De cliëntenraad bestaat uit vrijwilligers, maatschappelijk betrokken mensen die een eigen specifieke achtergrond en interesse hebben met betrekking tot de zorgverlening. Zij staan klaar voor de cliënten vanuit een gedeelde missie: gelukkig leven in een kansrijke omgeving. Medezeggenschap De Medezeggenschapscommissie (MC) van Vrijwaard is medio december 2013 gestart om de medezeggenschap van de medewerkers van Vrijwaard, gedurende de aangekondigde periode van reorganisatie, ontwikkeling en verandering, te borgen. In 2014 zijn inspanningen verricht aan het tot stand komen van het reorganisatieplan en het sociaal plan ter ondersteuning van deze reorganisatie. Op donderdag 18 september 2014 heeft de MC haar eerste spreekuur gehouden waar medewerkers terecht konden voor vragen en informatie rondom de reorganisatie, toekomstplannen en ontwikkelingen. Tijdens het spreekuur kwam duidelijk naar voren dat medewerkers in het kader van vertegenwoordiging van de achterban, de voorkeur uitspreken voor een gekozen ondernemingsraad. Gezien deze duidelijke voorkeur heeft de MC gezamenlijk gemeend dat dit voor ons belemmerend is voor de positie en de uitvoering van onze taken. Dit resulteert helaas in het beëindigen van de huidige medezeggenschapscommissie met ingang van heden. Vrijwaard heeft vervolgens in oktober 2014 het initiatief nemen voor het instellen van een ondernemingsraad. Deze zal per 15 januari 2015 officieel worden geformeerd. Gezien de ontwikkelingen binnen de organisatie is in 2014 besloten vooralsnog de procesgroepen niet actief in te zetten. Voornemens is om dit in 2015 anders vorm te gaan gegeven door middel van één klankbordgroep gekoppeld aan de afdeling Marketing en Communicatie. 6
Organogram Vrijwaard in verslagjaar 2014 2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Stichting Vrijwaard bestaat uit acht locaties. Vrijwaard biedt een ruim aanbod van functies en activiteiten aan. Door ontwikkeling van diverse producten en diensten wordt het zo lang mogelijk zelfstandig wonen ondersteund. De kern bij Vrijwaard is het menselijk geluk. In de ontwikkeling van diensten en producten streven wij er naar dit gevoel zo veel mogelijk te kunnen bewerkstelligen. De stichting biedt de volgende functies aan: Woonfunctie appartementen die zijn aangepast aan de problematiek van de doelgroep technisch en bouwkundig onderhoud faciliteiten voor alarmering en communicatie collectieve ruimten facultatief beschikbaar stellen Zorgfunctie 7
de algemene dagelijkse levensverrichtingen ondersteunen medicijnen bestellen, distribueren en eventueel toedienen huishoudelijke werkzaamheden verrichten was- en linnenverzorging maaltijden, koffie, thee en dergelijke verstrekken Verpleegfunctie in opdracht van de arts verpleegkundige en geneeskundige (somatische) handelingen eerste- en tweedelijns geneeskundige voorzieningen coördineren terminale zorg voorwaarden scheppen voor paramedische zorg nazorg bij ontslag uit ziekenhuis of verpleeghuis, voor zover het geen langdurige intensieve (specialistische) zorg of revalidatie betreft Begeleidingsfunctie individuele en groepsgerichte psychosociale en psychogeriatrische begeleiding individuele praktische begeleiding, bijvoorbeeld bij noodzakelijke aankopen voorwaarden scheppen voor levensbeschouwelijke begeleiding activiteitenbegeleiding kapel winkel, kapsalon en pedicure Wijkgerichte functie sociaal-culturele activiteiten aanbieden ontmoetingspunten kapel winkel, kapsalon, schoonheidspecialist en pedicure restaurants Vrienden van Vrijwaard Bewegen voor senioren Gemaksdiensten Verblijfs- en preventieve functie dagverzorging en dagopvang intervalzorg kortdurende opvang nachtopvang 24-uurs alarmeringsopvolging Mobiel Verpleegkundig Team 8
2.3.2 Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens Aantal/bedrag Cliënten Aantal Aantal cliënten in de instelling op basis van een zzp 216 Aantal cliënten met verblijf op basis van een volledig pakket thuis (VPT) 8 Aantal extramurale cliënten (inclusief begeleiding en dagbesteding) 210 Capaciteit Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar 243 Productie Aantal Aantal dagen zorg met verblijf 79.838 Aantal dagen zorg op basis van een volledig pakket thuis (VPT) 2.956 Aantal dagdelen dagbesteding 11.062 Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagbesteding en 41.811 WMO-zorg) Personeel Aantal Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 397 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 234 Percentage Innovatie bedrijfsopbrengsten Bestedingen aan innovatie 1% 9
2.3.3 Werkgebieden Werkgebied locatie woonzorgcentrum Ten Anker Locatie Ten Anker bevindt zich op loopafstand van het centrum van Den Helder. Werkgebied locatie woon- en zorgcentrum De Golfstroom Locatie De Golfstroom bevindt zich in de wijk De Schooten in Den Helder. Werkgebied locatie woonzorgcomplex Goede Ree Locatie Goede Ree bevindt zich midden in het centrum van Den Helder. Werkgebied locatie Paviljoen van Toen Locatie Paviljoen van Toen bevindt zich op loopafstand van het centrum van Den Helder en is gesitueerd tegenover de locaties Ten Anker en Parkzicht en het Timorpark. Werkgebied locatie Parkzicht Locatie Parkzicht bevindt zich op loopafstand van het centrum van Den Helder. Parkzicht is door middel van een sluis verbonden aan de locatie Ten Anker. Hierdoor kunnen bewoners gebruik maken van de diensten en faciliteiten die in Ten Anker worden geboden. Werkgebied locatie Lyceumhof Locatie Lyceumhof bevindt zich tegenover locatie Ten Anker en is centraal gelegen nabij het centrum van Den Helder en het Timorpark. Werkgebied locatie De Soos Locatie De Soos bevindt zich in de wijk De Schooten in Den Helder. De Soos zit aan de achterzijde van De Golfstroom. Werkgebied locatie De Verbinding Locatie De Verbinding bevindt zich in Julianadorp. Vrijwaard levert daar dagbesteding. Stichting Vrijwaard richt zich op de thuiszorg, zorg, WMO (huishoudelijke ondersteuning) en welzijnsfuncties in de wijk. Stichting Vrijwaard is werkzaam in de zorgkantoorregio Noord-Holland Noord. 10
2.4 Samenwerkingsrelaties Toezichthoudend Zorgkantoor Het maken van productieafspraken. Voorleggen van begroting en budget. Verantwoording over gemaakte productie. Financiële ontwikkelingen. NZA Uitvoering van de activiteiten door middel van de vastgestelde tarieven. Voldoen aan te behalen productiecijfers. CIZ Naar aanleiding van afgifte van indicatie verzorgt Vrijwaard de vastgestelde zorg. Vrijwaard dient, indien noodzakelijk, herindicaties in bij het CIZ, wanneer de huidige zorglevering (indicatie) niet langer toereikend is. Het CIZ controleert de lopende indicaties en de geldigheid ervan. CAK Controle op de geleverde zorg extramuraal en intramuraal. Ministerie VWS Hanteren landelijke richtlijnen. Inspectie Gezondheidszorg Verantwoording afleggen voor verantwoorde zorg. Gemeente De gemeente beoordeelt of de organisatie voldoet aan de eisen, zoals gesteld in de aanbesteding WMO. Naar aanleiding van afgifte van indicatie huishoudelijke ondersteuning (WMO) van de gemeente (zorgloket) levert Vrijwaard de vastgestelde diensten. Raad van Toezicht Sociale verantwoording. Financiële verantwoording. Bestuursmatige verantwoording. Toezicht op en inspraak in ontwikkelingen en voortgang van lopende projecten. Samenwerkend Samen Samenwerkingsverband op het gebied van medisch adviseurschap. GGZ Samenwerkingsverband op het gebied van aanvullende zorg psychiatrie. 11
Stichting Geriant Op het gebied van aanvullende zorg (Project Meer dan Wonen). WIO Op het gebied van het project Wonen van Indische Ouderen. Helderse Huisartsen De zorg-, service- en dienstverlening op elkaar af te stemmen ten behoeve van de cliënten. Zorggroep Tellus Oriëntatie op mogelijke samenwerking op diverse onderdelen. Een samenwerkingsovereenkomst omtrent het door Vrijwaard leveren van nachtzorg en alarmering. Omring Incidenteel op onderdelen. Woningstichting Woningstichting op het gebied van (toekomstige) huisvesting. Woontij Woontij op het gebied van (toekomstige) huisvesting en afstemming van zorg- en dienstverlening binnen de huidige complexen van Woontij. Gemini Ziekenhuis Gemini Ziekenhuis op het gebied van kortdurende zorg. Informerend Samenleving De samenleving in zijn geheel wordt geïnformeerd omtrent ontwikkelingen binnen Vrijwaard door middel van de website, brochures, advertenties, krantenartikelen maar ook door Social Media (Twitter en Hyves). Bewoners De bewoners van Vrijwaard worden geïnformeerd over wijzigingen, reglementen, ontwikkelingen, nieuws en activiteiten door middel van de publicatieborden, kabelkrant, cliëntenraad en bewonersbijeenkomsten. Medewerkers Medewerkers van Vrijwaard worden geïnformeerd over wijzigingen, reglementen, ontwikkelingen, nieuws, activiteiten en evenementen door middel van het portaal, publicatieborden, website, Social Media, werkoverleggen, leidinggevenden. 12
Vrijwilligers De vrijwilligers van Vrijwaard worden geïnformeerd over wijzigingen, reglementen, ontwikkelingen, nieuws, activiteiten en evenementen door middel van de publicatieborden, website en werkoverleggen. Vrijwaard voorziet haar interne publieksgroepen breed van informatie door middel van het huisblad Thuis dat verzonden wordt naar bewoners, cliënten, vrijwilligers, medewerkers en Vrienden van Vrijwaard. 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 13
3.1 Normen voor goed bestuur Vrijwaard hanteert de zorgbrede Governance Code. Dit betekent dat de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht de normen in deze code onderschrijven, hanteren en uitvoeren. Conform de Governance Code heeft in er 2014 een evaluatie plaats gevonden binnen de Raad van Toezicht, de uitkomsten zijn door de voorzitter Raad van Toezicht schriftelijk vastgelegd. Daarnaast is er aandacht geweest voor het rooster van aftreden. In 2014 heeft er een jaargesprek plaatsgevonden tussen de Raad van Bestuur en de voorzitter en twee leden van de Raad van Toezicht. Het gesprek is schriftelijk vastgelegd. 3.2 Raad van Bestuur / Directie 3.2.1 Raad van Bestuur In 2014 was er een eenhoofdige Raad van Bestuur, de heer Coert Veenstra. De heer Veenstra trad in dienst per 16 januari 2008. De Raad van Bestuur heeft zich gehouden aan de gedragscode opgesteld door de NVZT. Daarnaast staan de taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur beschreven in de statuten van Vrijwaard. Conform de laatstgenoemde code wordt de bezoldiging gehanteerd. De beloning van de Raad van Bestuur wordt vermeld in de jaarrekening van Vrijwaard. 3.2.2 Nevenfuncties De Raad van Bestuur had in 2014 geen nevenfuncties. De nevenfuncties van de leden Raad van Toezicht zijn bekend en staan beschreven onder hoofdstuk 3.3 van dit document. Zowel Raad van Bestuur als Raad van Toezicht hebben geconcludeerd dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties Coert Veenstra Voorzitter Raad van Bestuur Geen 3.2.3 Managementteam De Raad van Bestuur maakt deel uit van het managementteam. Daarnaast bestaat het team uit de volgende functionarissen; - locatiemanager Ten Anker / De Golfstroom / Thuiszorg (Ineke Kloos) - HEAD (Jym Chan) - Hoofd Personeel en Opleidingen (Marije Bruijstens) - PR & Communicatiefunctionaris (Linda van der Eijk) - Beleidsmedewerker zorg en innovatie (Ruud Jekkers) - Servicemanager (Wilma Meertens) - Welzijnscoördinator (Petra Alders) Vergaderingen met het managementteam vinden iedere 14 dagen plaats. Voorgenomen besluiten en definitieve besluiten worden genomen in het managementoverleg. Binnen maximaal één week worden de notulen van het managementoverleg gepubliceerd. Besluiten en voorgenomen besluiten worden, indien van toepassing, besproken met de procesgroepen en cliëntenraden. 14
In 2014 is de vergaderstructuur tussentijds geëvalueerd en is de frequentie aangehouden van iedere 14 dagen waarbij eens in de maand de managementrapportage wordt behandeld. 3.2.4 Informatieprotocol Raad van Bestuur Raad van Toezicht Er vindt maandelijks overleg plaats tussen de voorzitters Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Daarnaast vindt er vijf keer per jaar een vergadering plaats met de voltallige Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. Strategie, ontwikkeling en exploitatie worden tussentijds afgestemd. Calamiteiten en crisis worden direct afgestemd tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht en tussen Raad van Bestuur, managementteam en het team. 3.3 Toezichthouders In 2014 bestond de Raad van Toezicht uit vijf leden. Na de zomer zijn de twee aspirant leden benoemd tot volwaardig lid. Volgens het in 2010 vastgestelde schema van aftreden bestond de Raad van Toezicht per ultimo 2014 weer uit vijf leden; twee leden wegens bereiken einde zittingsperiode (conform de Governancecode Zorg) per einde 2014 afgetreden. De samenstelling van de Raad van Toezicht is zodanig dat de continuïteit en kwaliteit geborgd blijft. De Raad van Toezicht is onafhankelijk. Alle leden fungeren zonder last en ruggespraak in de Raad van Toezicht. Het functioneren van de leden van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door integriteit en onafhankelijkheid. De leden van de Raad van Toezicht hebben in de uitoefening van hun functie geen ander belang dan het uitoefenen van de rol als toezichthouder van Stichting Vrijwaard. De Raad van Toezicht legt over zijn handelen extern verantwoording af in het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording en de jaarrekening. De bestuurder verschaft de Raad van Toezicht tijdig de informatie die nodig is voor een adequaat functioneren. Dit geschiedt als voorbereiding op of tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Wanneer daartoe aanleiding is voorziet de bestuurder de Raad van Toezicht steeds tussentijds van relevante informatie. Daarnaast wordt 4 tot 5 keer per jaar een uitgebreide managementrapportage geleverd. Maandelijks heeft de voorzitter van de Raad van Toezicht een bilateraal overleg gevoerd met de bestuurder over alle lopende zaken volgens een vaste agenda. Het hierin besprokene wordt naar relevantie weergegeven in de genoemde managementrapportage. Naar aanleiding van de besproken zaken is er soms overleg geweest tussen de voorzitter en één of meerdere leden van de raad om reden van extra informatie of verheldering. Ook informeert de voorzitter de leden tussentijds schriftelijk als er specifieke zaken in het bilateraal overleg aan de orde geweest zijn. Hiermee wordt eenieder steeds gelijktijdig van dezelfde informatie voorzien. De Raad van Toezicht heeft in 2014 zes keer gepland en twee keer tussentijds vergaderd met de bestuurder. De agendapunten van de geplande vergaderingen worden tevoren vastgesteld in een jaaragenda zodat de bestuurder zijn rapportages kan afstemmen op dit schema. Uiteraard was er altijd mogelijkheid om zaken die om welke reden dan ook aandacht vroegen op de agenda te plaatsen en hiervoor soms een aparte vergadering te beleggen. 15
Op 12 november is er overleg geweest tussen de Raad van Toezicht en de vertegenwoordigers van de procesgroepen en de VAR en de centrale cliëntenraad. Aan de bestuurder is in de overlegvergadering verslag gedaan van hetgeen met de CCR en de vertegenwoordigers van de procesgroepen is besproken. Hieruit zijn een aantal actiepunten naar voren gekomen. Tevens was er op die dag een gezamenlijke bijeenkomst (de jaarlijkse strategiedag ) over de effecten van de gevolgde strategie en kwaliteit van de zorg in relatie tot de actuele politieke- en zorginzichten. Aan de hand van een actueel thema werd met management, CCR en RvT een levendige discussie gevoerd in het nieuwe gebouw aan de Beatrixstraat, gevolgd door een bezichtiging. Uit de discussie zijn conclusies getrokken zijn ten aanzien van het te volgen beleid. Op 17 december heeft de Raad van Toezicht een zelfevaluatie gedaan conform de richtlijnen van de NVTZ. Hieruit zijn wederom een aantal persoonlijke en gezamenlijke leerpunten gebleken waaraan door het volgen van een groot aantal trainingen en cursussen invulling wordt gegeven. In 2015 is er weer een evaluatie onder begeleiding van externe experts. Taakverdeling en benoeming aandachtsgebieden per lid zijn aan de orde geweest en hierover zijn afspraken gemaakt. De te volgen studies en dergelijke zijn hierop afgestemd. Hierdoor is het voor de bestuurder makkelijker om te bepalen welk lid van de RvT over welk onderwerp specifieke kennis heeft. In de diverse overlegvormen is dit handig. De RvT-leden mevrouw van Klaveren en de heren Van de Water en Jansen hebben 17 december het jaarlijkse functioneringsgesprek gevoerd met de bestuurder. Hierin zijn, naast de bespreking van de algehele gang van zaken en zijn rol hierin, ook de voor 2014 gedefinieerde doelstellingen getoetst aan hun resultaat. De raad heeft over deze resultaten zijn tevredenheid uitgesproken. Er zijn concrete afspraken gemaakt over de doelstellingen voor 2015. De Raad van Toezicht heeft in 2014 herbevestigd dat de honorering van Raad van Toezicht en de bestuurder conform de adviesregeling van de NVTZ c.q. NVZD (BBZ-code) wordt uitgevoerd. Omdat deze adviesregeling per 2014 is omgezet in wetgeving (WNT-1) is bezien in hoeverre de bestaande afspraken moeten worden gewijzigd. Hierover zijn met de bestuurder zodanige afspraken gemaakt en schriftelijk vastgelegd dat altijd binnen het kader van bedoelde wetgeving wordt gehonoreerd. Door de voorzitter en leden van de Raad van Toezicht worden de vergaderingen, symposia, congressen en bijscholingsdagen van o.a. de NVTZ bezocht zodat de raad steeds goed geïnformeerd is en ook, middels contacten met collega s, weet wat er leeft op toezichtgebied. De governancecode voor zorginstellingen wordt naar letter en geest nauwkeurig in acht genomen. De Raad van Toezicht heeft in haar vergadering overlegd met de externe accountant over hun managementletter en het jaarplan en de begroting 2014 besproken. Gezien de hoeveelheid en aard van de vragen, de actualiteit van de benodigde informatie en de impact van de snel veranderende overheidsmaatregelen is in februari 2014 een extra vergadering geweest om de te maken impactanalyse te bespreken en de begroting actueel en definitief te maken. De algemene- en financiële rapportages, de kwaliteit van zorg en de algemene gang van zaken in Vrijwaard zijn in elke vergadering besproken met de bestuurder, veelal vergezeld door de controller of een lid van het managementteam, afhankelijk van het te bespreken item. De kwaliteit van zorg in relatie tot de exploitatie was daarbij steeds aan de orde, evenals de taakstelling. Regelmatig heeft de Raad van Toezicht gesproken over de strategie van de organisatie en de daarmee samenhangende risico s. 16
De organisatorische gang van zaken in de Golfstroom, de onrust onder een klein deel van de medewerkers, de acties van de AbvaKabo en de betreurenswaardige zelfmoord van een bewoner gecombineerd met de daarbij optredende niet altijd even zorgvuldige berichtgeving in de pers, zijn voor de RvT reden geweest tot zeer frequent en intensief onderling overleg en met de bestuurder en zijn team alsmede met de CCR. Het onderzoeksrapport van Facit, de verslaglegging en de aanbevelingen van de IGZ en ook het zogenaamde zwartboek van de AbvaKabo zijn zorgvuldig door de RvT bestudeerd en besproken. De bevindingen van de RvT dienaangaande zijn met bestuurder en CCR uitgebreid doorgenomen. De RvT heeft hierin opgetreden in de geest van de Governancecode, gehandeld naar bevind van zaken en geprobeerd steeds wijsheid te betrachten. Uiteraard is er uitgebreid geëvalueerd met de bestuurder en zijn hieruit conclusies getrokken. Dit zal onder andere leiden tot een intensievere begeleiding van de noodzakelijke veranderingsprocessen, waarbij een adequate communicatie van wezenlijk belang is. De RvT heeft uitgesproken vertrouwen te hebben in de bestuurder en de toekomstvisie van Vrijwaard waarbij aan de praktische uitvoering van deze visie nadrukkelijk meer aandacht gegeven zal worden. Voorts is in het verslagjaar specifiek en vaak diepgaand gesproken over de effecten van de wijzigingen in de bekostigingssystematiek (ZZP), het scheiden van wonen en zorg en de effecten daarvan op zorgkwaliteit en kosten, de huisvestingskosten in samenhang met de gewijzigde wetgeving, de relatie met Woningstichting Den Helder, de WMO en de extramurale zorgverlening. De voortgang van de diverse (nieuw)bouw- en verhuisplannen, gerelateerd aan het strategisch vastgoedbeleid, is een vast item op de agenda geweest. Andere zaken die aan de orde geweest zijn in willekeurige volgorde: De verbetering van de cliënttevredenheid aan de hand van alle aspecten Uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek in relatie tot de personele samenstelling en organisatie De relatie met het zorgkantoor, de gemeente en de verhuurder van de panden De gevolgen van de wijzigingen in de ZZP-systematiek in relatie tot interne ondersteunende systemen en de kwalitatieve en kwantitatieve personele samenstelling; idem in verband met effecten van scheiden van wonen en zorg Ontwikkelingen in de samenleving en politieke keuzes over de zorg en hoe daar mee om te gaan Ontwikkeling van aanbod van extramurale zorg in verhouding tot aanbod van intramurale zorg De beloning van de leden Raad van Toezicht staat opgenomen in DIGI MV en in de jaarrekening van Vrijwaard. 17
Samenstelling Raad van Toezicht 2014 Naam Dhr/ mw Bestuursfunctie Functie en nevenfuncties H. van de Water Dhr Voorzitter Interim-manager/Organisatieadviseur Commissaris Rabobank Schagen-Wieringerland R.W.M.M. Jansen Dhr lid Klinisch geriater MGG N.A. Bais Dhr Lid Lid Raad van Commissarissen, Den Helder Airport Lid Raad van Toezicht Stichting Kopwerk, Primair PC Basisonderwijs Kop van Noord- Holland Voorzitter Voedselbank Den Helder Voorzitter Vrienden van Vrijwaard Voorzitter Federatie Het Buurtcollectief Voorzitter WMO-Platform H. Visser Dhr Lid (aftredend per ultimo 2014) A.E. Koster Dhr Lid (aftredend per ultimo 2014) Relatiemanager bij Alvi te Baam Adviseur in de zakelijke- en privé financiële dienstverlening Advocaat, partner Prins & Koster advocaten P.A.J. van Klaveren Mw (Aspirant) Lid Hoord P&O Triversum Lid Bezwaren Commissie, Academisch Centrum de Bascule te Amsterdam Secretaris Bestuur Fokvereniging Het Friesche Paard Noord- en Zuid-Holland Gastdocent Human Resource Management Hogeschool InHolland M.E. van Tongeren Dhr (Aspirant) Lid Zorgmanager (Ziekenhuis Tjongerschans) 18
3.4 Bedrijfsvoering Activiteitenplanner De activiteiten worden SMART weergegeven in de activiteitenplanner. De planner is de basis voor sturing en input op managementniveau. In de planner wordt op hoofdlijnen de activiteiten en strategische stappen vastgelegd en gekoppeld aan projectgroepen. Terugkoppeling vindt plaats in managementoverleg. De sturing en input op managementniveau wordt geleverd vanuit het strategisch beleid, het kwaliteitssysteem en de meest recente klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken en de zorginhoudelijke prestatie-indicatoren. Planning en Control De uitvoering van de planning- en controlfunctie en de bestuurlijke informatievoorziening wordt door de HEAD en bestuurssecretariaat gezamenlijk uitgevoerd. De producten waar voor zij zorg dragen betreffen de financiële rapportage, managementrapportage, interne controle en economisch advies. De ondersteunende diensten werken continu aan de verbetering van het administratieve proces en professionalisering van dienstverlening. De diensten profileren zich als ontwikkelaar en leverancier van managementinformatie en stuurinformatie. De managementinformatie met betrekking tot kwaliteit, veiligheid, tevredenheid en ontwikkeling van zorg worden met name gestuurd vanuit de afdeling service. De sturing en input van de managementinformatie wordt geleverd vanuit de klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken en de zorginhoudelijke indicatoren. Planning en Controlcyclus De cyclus van planning en control is bedoeld om de Raad van Bestuur in staat te stellen om bestuurlijke verantwoordelijkheden te nemen. Dit geldt zowel intern als extern. De verantwoordelijkheden betreffen de sturing (planning) en de beheersing (control) van de zorginstelling. Planning en control houdt in het maken van afspraken op lange en korte termijn; dit wordt respectievelijk strategische en tactische planning genoemd. In de planning komt aan bod hoe beschikbare middelen verdeeld gaan worden, budgetten worden vastgesteld, te leveren prestaties en dergelijke. De begroting is een financiële planning voor het komende jaar. Het is een planning op tactisch niveau (korte termijn planning). De controle of de begroting nog steeds aangehouden wordt, gebeurt door het tussentijds opstellen van voorgekomen financiële zaken, het opstellen van de financiële resultaten tot nu toe (verslaglegging). Op deze manier kan de Raad van Bestuur en het management op tijd bijsturen in het geval dat er te veel wordt afgeweken van de opgestelde begroting. De jaarlijkse planning- en controlcyclus kent een aantal fasen die door het jaar heen doorlopen worden. Per locatie kunnen deze fasen verschillende doorlooptijden hebben of een andere indeling maar de opzet is bij alle instellingen gelijk. Hieronder is de globale jaarlijkse planning- en controlcyclus chronologisch weergegeven. 19
Budget afspraken Productieafspraken maken met het zorgkantoor voor wat betreft het leveren van zorg in het volgend jaar. Strategisch beleidsplan/jaarplan Verkenning naar de belangrijkste activiteiten/ontwikkelingen op korte en lange termijn. Begroting Aanvragen van formatie, investeringen en exploitatie. 20
Maandrapportages en verantwoording aan externe partijen Per maand wordt van de locaties een financiële rapportage gemaakt. Dit dient voor het management en Raad van Bestuur als beheersinstrument om tijdig afwijkingen tussen begroting en realisatie te constateren en bij te sturen. Tevens wordt er maandelijks middels speciale formats verantwoording afgelegd op de gerealiseerde productie (belangrijkste geldstroom). Jaarrekening Het jaarverslag is het sluitstuk van het jaarlijkse planning- en controleproces. In dit verslag wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid. Eén van de belangrijkste onderdelen van het jaarverslag is de jaarrekening. De jaarrekening bevat de verantwoording over de bereikte financiële resultaten. Externe Controle De boekhouding en dus de begroting, tussentijdse rapportages en het jaarverslag worden jaarlijks gecontroleerd door een externe accountant. In het najaar vindt een tussentijdse controle plaats en in het voorjaar de eindcontrole inclusief controle verantwoording zorgproductie. Per maand verantwoordt de Raad van Bestuur zich over het gevoerde (met name financiële) beleid. Risico De budgetopbrengsten zijn gekoppeld aan inzet personeel en daarmee ook aan personele kosten. Door het volgen van de beleid- en controlcyclus heeft Vrijwaard dit volledig onder controle. Bij nieuwe en huidige huurovereenkomsten wordt er rekening gehouden met de effecten die de invoering van de Normatieve Huisvestingscomponent met zich meebrengen. In het kader van de overheveling van de functie begeleiding vanuit de AWBZ naar de WMO is een projectgroep gestart binnen Vrijwaard die zich richt op de ontwikkelingen en invoering van de maatregelen. Regeling AO/IC AWBZ Zorgaanbieders De beleidsregel Regeling Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) AWBZ Zorgaanbieders vereist dat zorgaanbieder zorgdragen voor een voortdurend en volledige, juist een actuele vastlegging van zorgprestaties. Het doel van de regeling is dat gecontroleerd en vastgesteld wordt dat een zorgaanbieder rechtmatig AWBZ-gelden heeft verkregen. Een van de elementen van de regeling AO/IC is een periodieke toetsing en controle op de naleving van voorschriften op basis van een IC-plan (Interne Controlefunctie). 21
Jaarplanning De uitvoering van werkzaamheden in het kader van de planning en controlcyclus wordt bewaakt aan de hand van de Raad van Bestuur vastgelegde planning. In de jaarplanning zijn de momenten benoemd waarop belangrijke P&C producten, zoals bijvoorbeeld Jaardocument en de activiteitenplanner, door en voor management, worden geleverd. De jaarplanning is een product van samenwerking tussen de financiële administratie, P&O, kwaliteit en bestuurssecretariaat. Deze afdelingen zijn primair verantwoordelijk voor betrouwbare, tijdige en volledige administratie van personeel, productie, kosten en opbrengsten. Per twee maanden verantwoordt de Raad van Bestuur zich over het gevoerde beleid en wordt er een resultatenrekening van baten en lasten gepresenteerd, voorzien van een toelichting en risicoanalyse. Voor nieuwe projecten wordt een risicoanalyse / businessplan geschreven. Bestuurlijke informatievoorziening De informatievoorziening die nodig is om de doelstelling van Vrijwaard op strategisch, tactisch en operationeel niveau te realiseren en bij te sturen, is afkomstig uit bronregistratie die door de verschillende afdelingen worden bijgehouden. De gegevens worden voornamelijk via geautomatiseerde systemen (zoals NEDAP), periodiek in het systeem van Vrijwaard ingelezen. Vanuit deze informatie worden periodiek rapportages gemaakt voor de Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, management en externe stakeholders. De prestaties van Vrijwaard worden gemeten en inzichtelijk gemaakt door middel van prestatie-indicatoren die voor afdelingen en Raad van Bestuur periodiek worden aangeleverd. 22
3.5 Cliëntenraad Vrijwaard heeft in het verslagjaar de omslag gemaakt naar één centrale cliëntenraad voor alle intramurale en extramurale locaties van Vrijwaard. Dit is gedurende een half jaar ondersteund door een externe adviseur die gedurende de overgangsperiode als interim voorzitter heeft gefungeerd. Gedurende dit half jaar zijn er nieuwe leden aangetrokken voor de cliëntenraad en is gezamenlijk met de adviseur gekomen tot een passende vorm en indeling. Ieder lid van de cliëntenraad werkt nu met een eigen aandachtsgebied en staat gekoppeld aan één of meerdere locaties van Vrijwaard. De cliëntenraad heeft frequent overleg met bestuurder en management. De cliëntenraad heeft een budget waarvan zij zaken bekostigen zoals deelname aan LOCvergaderingen, lidmaatschappen en eventuele kantoorbenodigdheden. Jaarlijks vind er een bijeenkomst plaats met de Raad van Toezicht en Cliëntenraad. Op informele wijze wordt daarin besproken wat de lopende zaken zijn en hoe deze verlopen. In 2014 kwam de Centrale Cliëntenraad 7 maal bijeen waarvan drie vergaderingen werden bijgewoond door de Raad van Bestuur. Vertrouwenspersoon Vrijwaard beschikt over haar eigen vertrouwenspersoon die stichtingsbreed ingezet wordt voor alle interne publieksgroepen. Daarnaast bestaat er lidmaatschap aan de klachtencommissie van Facit waarmee de klachtenprocedure gewaarborgd is. 23
4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1. Meerjarenbeleid In de afgelopen jaren heeft Stichting Vrijwaard nadrukkelijk de keuze gemaakt om zich niet te richten op het uitbreiden van intramurale zorg, maar zich te richten op de uitbreiding van extramurale zorg, om de steeds groter wordende groep thuisblijvers van dienst te kunnen zijn. Daarnaast is gekozen voor het uitbreiden van niet primaire zorgactiviteiten door het openstellen van sociale en ontspanningsactiviteiten voor thuisblijvers. Vrijwaard richt zich op preventie met activiteiten en ontmoeting voor senioren. Het door ontwikkelen van de kleinschalige ontmoetingspunten en woonvormen voor senioren van Den Helder vindt de komende jaren plaats. De gekozen weg van Stichting Vrijwaard om de thuiszorg uit te breiden wordt de komende jaren voortgezet en verder vormgegeven. Vrijwaard kijkt waar mogelijk in levensloopbestendige complexen en geschikte aanleunwoningen om dit product uit te breiden. Onderdelen in het meerjarenbeleid zijn: - Scheiden van wonen en zorg - Omslag naar kleine zelfstandige teams - Zorgzwaartebekostiging (ZZP) - Domotica - Huisvesting - Decentralisatie, transitie en transformatie begeleiding in de WMO - Naamsbekendheid Missie Vrijwaard is een organisatie voor en van mensen. Mensen worden uitgenodigd om het beste uit zichzelf te halen. Vertrouwen en verbinden zijn de uitgangspunten. Vrijwaard streeft naar kwaliteit van leven. Wonen, welzijn, verzorging en verpleging zijn essentiële ingrediënten die moeten bijdragen tot een zeker gevoel van geluk. Positieve energie en inzet is wat de organisatie kenmerkt. Vrijwaard zorgt er voor dat gasten zich thuis voelen bij Stichting Vrijwaard. Er wordt gewerkt met een menselijke maat; dit betekent dat de organisatie de bewoner kent maar ook het team. Vrijwaard biedt zorg en dienstverlening van hoge kwaliteit en wil hier in uitblinken. Vrijwaard ziet haar bewoners en cliënten als gasten. Door deze benadering in het denken en handelen biedt Vrijwaard net dat beetje extra. De teamleden voelen zich én zijn ambassadeur van Stichting Vrijwaard. 24
4.2. Algemeen beleid verslagjaar Groei vrienden van Vrijwaard De vrienden van Vrijwaard blijft groeien qua aantal leden. Het jaar 2014 is geëindigd met 1.325 leden. Een groei van bijna 75 leden in een jaar tijd. Voor 2015 zijn er diverse initatieven vanuit de Vrienden van Vrijwaard vastgesteld. Eén van de doelstellingen is het behalen van 1.500 leden aan het einde van 2015. Productie en inzet Managers en teamleiders hebben de doorlopende opdracht om binnen de begroting te werken en ook binnen de begroting FTE in te zetten. Risicomanagement en beheersing Op het gebied van risicomanagement en beheersing (compliance) heeft de projectgroep een plan van aanpak geschreven. Een van de onderdelen binnen het plan van aanpak is het realiseren van het beleidsplan risicobeheersing. Dit is in 2014 afgerond. Een van de belangrijkste onderdelen die is ontwikkeld is de risicoanalyse. Deze wordt ingevuld voor alle nieuwe projecten, structurele risico s en top 10 risico s voor de organisatie die jaarlijks vastgesteld worden. Daarnaast is voortvloeiende uit het project, een bedrijfscode opgesteld inclusief geheimhoudingsplicht, sanctiebeleid en klokkenluidersregeling. In de eerste helft van 2015 zal dit volledig geïmplementeerd worden richting medewerkers als onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Actief in de Wijk Activiteiten in de wijk worden op diverse centrale locaties in Den Helder aangeboden, de zogenoemde ontmoetingspunten. In 2014 is er een nieuwe dagopvang geopend in het Wijksteunpunt in Julianadorp. Gebouwen / Nieuwbouw / Verbouw In het verslagjaar is toegewerkt naar het in gebruik nemen van het nieuwbouwcomplex Kop Beatrixstraat. Begin 2015 zal van start worden gegaan met een zelfstandig team op deze locatie. In 2014 is in overleg met de Woningstichting Den Helder tot overeenstemming gekomen over de herontwikkeling van de begane grond van locatie De Golfstroom. ICT De huidige servers zijn vervangen voor een serversysteem waar op virtuele server zijn geïnstalleerd. Door dit systeem is het eenvoudig om een server of test server aan te maken en te beheren. De stabiliteit en de betrouwbaarheid is hierdoor verhoogd. Ook is het nu mogelijk om het server systeem op een ander locatie of in de Cloud te plaatsen. Maatregelen worden getroffen om de beveiliging rondom deze werkwijze te garanderen gezien het verhoogde risico om de toegankelijkheid van informatie. 25
Tevens hebben we de mogelijkheid voor thuis werken verbeterd zodat er een stabiele werkomgeving is ontstaan voor de thuiswerker. De zorg is meer gaan werken met de Tablets dit heeft een gevolg dat er in de toekomst er ook voor mobiele data nieuwe programmatuur voor de beveiliging nodig is hier is een start mee gemaakt dat in 2015 verder zal worden uit gebreid. Milieu Leveranciers worden door Vrijwaard beoordeeld op hun mate van duurzaamheid. Bij de inkoop van grondstoffen kijkt Vrijwaard kritisch naar het duurzame karakter van omzetting van deze middelen en het geproduceerde afval. 26
4.3. Algemeen kwaliteitsbeleid Alle kwaliteitsdocumenten zijn te vinden op het kwaliteitsplein en is voor medewerkers toegankelijk op de werkplek. Het kwaliteitssysteem van Vrijwaard is conform de HKZ opgebouwd. Door het kwaliteitsplein worden documenten eerder en makkelijker gevonden en kunnen de formulieren digitaal worden ingevuld en opgeslagen. Hierdoor is het systeem voor de medewerker een stuk vriendelijker geworden. Daarnaast worden formulieren vereenvoudigd en samengevoegd. Tevens biedt het systeem de mogelijkheid dat wijzigen van bestaande documenten en het ontwikkelen van nieuwe documenten digitaal kan plaatsvinden op het kwaliteitsplein. In 2014 is het plein verder geïmplementeerd binnen Vrijwaard. Managementreview / Managementrapportage Het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem komt o.a. tot uiting in het tweemaandelijks managementreview en activiteitenplanner. Het managementreview levert input om kwaliteitsverbeteringen op de locatie uit te voeren en te monitoren. Het managementreview wordt tweemaandelijks besproken op de locatie met de leidinggevende om incidenten te analyseren en te beoordelen of de genomen acties leiden tot het gewenste effect ( de herbeoordeling). De managementreview bevat de volgende prestatie-indicatoren; klachten, MIM meldingen, MIC meldingen, mancoregistraties, evaluaties met cliënten en/of familieleden, Leveranciersbeoordelingen, interne audits etc. De acties naar aanleiding van de managementreview worden beschreven in de activiteitenplanner evenals de voortgang van verbetertrajecten. De verbetertrajecten zijn terug te vinden in de jaarplannen van de locaties. Ethische Veiligheid Met betrekking tot de veiligheid van persoonsgegevens werkt Vrijwaard volgens een aantal vastgestelde procedures en richtlijnen, waaronder; - Archiveerbeleid, in het beleid staat omschreven op welke wijze omgegaan dient te worden met dossiers van bewoners, medewerkers en vrijwilligers en de bewaartermijnen hiervan. - Privacyreglement op basis wetgeving en ontwikkelingen in de organisatie. - Missie en visie en kernwaarden - Zorgvisie en visie op ethische aangelegenheden. - Procedure systeembeheer 27
Algemene veiligheid De veiligheidsmaatregelen zoals genoemd in de gebruiksvergunningen van de locaties van Vrijwaard zijn door de brandweer geaccordeerd. Arbobeleidsplan In 2012 is een arbobeleidsplan 2012-2014 geschreven. Onderdeel van dit arbobeleidsplan zijn de arbo-onderwerpen en een planning van de onderwerpen arbobeleid in de werkoverleggen 2012-2014. Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) In het voorjaar van 2014 heeft de eindevaluatie van de RIE uitgevoerd najaar 2012 met tussenevaluatie in 2013 plaatsgevonden. In het najaar van 2013 is een RI&E gestart voor de nieuwe locatie Lyceumhof. Een wettelijke verplichting, uit te voeren binnen een jaar na opstart van een nieuwe locatie. Hiervan heeft de evaluatie en eindevaluatie plaatsgevonden in het voorjaar van 2014. Onderstaande belangrijke Arbo-onderwerpen zijn in 2014 continu onder de aandacht geweest: Fysieke belasting Psychosociale arbeidsbelasting Voorlichting en (herhaling)instructie op het gebied van arbeidsomstandigheden Naar aanleiding van deze meldingen zijn uiteenlopende acties afhankelijk van de situatie ondernomen om bijvoorbeeld de onveilige situaties te verbeteren, ongevallen en incidenten met agressie en geweld te voorkomen. Daarnaast is veel aandacht besteed aan nazorg betrokken medewerkers naar aanleiding van een suïcide voorval met veel mediaberichtgeving als gevolg. Bedrijfshulpverlening (BHV) In 2014 zijn 108 medewerkers gecertificeerd tot bedrijfshulpverlener. De grote intramurale locaties beschikken in 2014 over minimaal een ploegleider BHV en opgeleid persoon. De 24- uurs bezetting intramuraal is zo georganiseerd dat altijd 1 of meerdere gecertificeerde BHV ers. Daarnaast is de mobiele nachtdienst ook opgeleid bedrijfshulpverlener. In het najaar 2014 zijn de eerste 12 nieuwe medewerkers via e-learning met af toetsing in de praktijk opgeleid tot BHV ers, waarbij het totaal BHV ers eind 2014 op 120 ligt. In het najaar 2014 is gestart met calamiteiteninstructies voor zelfstandige teams op Lyceumhof. Doel is de calamiteiteninstructies te houden op de werkplek van de medewerker. Het accent ligt hierbij op brandbestrijding, preventie en ontruiming in de eigen werkruimten. De instructie is verplicht voor alle teamleden, BHV er en niet BHV er. Mantelzorgers en vrijwilligers mochten zich aansluiten. Deze opzet wordt begin 2015 verder uitgerold op de overige locaties. Op Lyceumhof is tevens een grote brandoefening gehouden in samenwerking met de brandweer. Voor de nieuwe locatie, woon-zorgcomplex Kop Beatrix, is een calamiteiteninstructie geschreven, zijn ontruimingsplattegronden getekend. En staat een eerste calamiteiteninstructie plus oefening voor het zelfstandige team begin 2015 gepland. 28
In samenwerking met de gemeentelijke afdeling Pro actie en Preventie (Brandweer) zijn door Vrijwaard twee voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd voor zelfstandig wonende ouderen. AED In Ten Anker, de Golfstroom en in Parkzicht bevindt zich een Automatische Externe Defibrillator (AED). De software van de AED s is in 2014 geüpdatet, enkele batterijen zijn vervangen. Fysieke belasting Lichamelijke overbelasting is een van de belangrijkste veroorzakers van verzuim en arbeidsongeschiktheid. Fysiek zwaar werk hoeft echter niet te leiden tot problemen als rugklachten, ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid. Daarvoor is een goed preventiebeleid fysieke belasting nodig. De Praktijkrichtlijnen fysieke belasting geven iedereen duidelijkheid over de grenzen tussen toelaatbare - en niet meer toelaatbare belasting tijdens het werk. Ze vormen daarmee de basis voor het preventieve beleid fysieke belasting binnen Stichting Vrijwaard. Om het preventief beleid fysieke belasting te waarborgen zijn op iedere locatie ergocoaches aangesteld. De ergocoach heeft per locatie 2 uur per maand tot haar beschikking voor het uitvoeren van haar taken. Daarnaast nemen de ergocoaches stichtingsbreed, 4 keer per jaar, deel aan het ergocoachoverleg, onder leiding van een beleidsmedewerker met ondersteuning van een projectmedewerker Servicebureau. Taken van het ergo coach overleg zijn: Protocollen en procedures ontwikkelen; Voorlichting, advies en instructie geven aan collega s en cliënten; Advies geven over aan te schaffen materialen; Informatie en ervaringen uitwisselen. In 2014 zijn onder andere de volgende zaken gerealiseerd: Rollatorkeuring uitgevoerd binnen de Stichting. Verschillende probleemanalyses gemaakt naar aanleiding van ervaren problematiek bij verplaatsingen binnen zorg en ondersteunende dienst Aanschaf hulpmiddelen; o.a. handschoenen met noppen, tillift, tilbanden. Jaarlijks onderhoud hulpmiddelen. NEN-keuring hoog-laagbedden. Beveiliging ICT De beveiliging is centraal geregeld, bestaande uit een beveiligingssysteem Sophos antivirus en Firewall, een anti-spam programma van GFI en een centraal back-up systeem voor de dagelijkse back-up van de servers. De werknemers kunnen toegang krijgen tot het computersysteem door in te loggen met een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. Door middel van dit gebruikersaccount wordt bepaald welke rechten de gebruiker heeft op het netwerk. 29
De rechten van de gebruiker worden door de systeembeheerder in overleg met de applicatie beheerders of de leidinggevende ingesteld. De beveiliging van de applicaties wordt door de applicatie beheerders gedaan. Om toegang te krijgen tot deze applicatie moet men gebruikersnaam en wachtwoord van deze applicatie hebben. Voor iedere applicatie is er een toegangsaccount nodig. Het is mogelijk om via een beveiligde VPN-verbinding contact te maken met een van de servers. Hiervoor moet de gebruiker worden gemachtigd. In geval van storingen kunnen externe bedrijven ingeschakeld worden. Tevens wordt gebruik gemaakt van zorg alarmering voor de diverse locaties en de wijkteams (Zorgvrij Wonen KPN). Ook wordt voor de telefooncommunicatie het Zorgvrij Wonen platform van KPN gebruikt. 30