Notulen Raad van Beheer 198 Datum: 30 aug 2012, 19.00u Plaats: Mercatormuseum, Sint-Niklaas Aanwezig: Luc Zwartjes, Luc Steeman, Jordy Loones, Dirk Coolsaet, Tom De Ryck, Pascal Van Gelue, Ria Van Mol, Ingrid Van den Zegel, Peter Bosmans Verontschuldigd: Geert David, Evy Copejans, Etienne Van Hecke Agendapunten 1. Goedkeuring verslag RvB 197 Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Geo-Olympiade 2012/2013 2.1. Financieel verslag (Ria) Er volgen nog enkele kosten van Keulen (ongeveer 50 ), maar er is een positief saldo van 516. (De druk van 2 vla-kranten waar info in staat, verrekenen we met de olympiade om aan een kleinere winst te komen.) Kosten van finale: merkelijk lager dan vorig jaar. Eigenlijk moeten we de vergelijking kunnen maken om het verschil te verklaren. Dan kun je eventueel nog toelaten om hoger te gaan. Iets meer dan 700 leerlingen hebben effectief deelgenomen. (908 hebben betaald) Op basis van de effectief deelgenomen leerlingen worden subsidies betaald. Dus zullen we ongeveer 500 minder ontvangen dan vorig jaar. Maar die regeling verandert misschien wel om wiskunde minder te bevoordelen. Moeten we de Geo-Olympiade in school organiseren? Chemie heeft het gecentraliseerd. Een vrijgestelde secretaresse regelt alles. Zij digitaliseert de vragen, stuurt alles door naar de scholen en stuurt de punten door naar de organisatie. Ingrid heeft gevraagd of wij eventueel kunnen aansluiten (mochten we dat willen!) aan Luc Van Meervelt. Die beslissing moeten we goed onderbouwen. Enkele mensen die op prospectie gaan bij chemie (en anderen) en aan de Raad van Beheer de plus en min aangeven. Ook een bevraging aan de leerkrachten die inschrijven zou helpen (visie vanuit het veld). Dan kan de Raad beslissen. De stuurgroep van de Geo-Olympiade zag het extra werk niet zitten via het oude systeem. Er zijn met het nieuwe systeem wel scholen die monsterscores halen op school en in de tweede ronde komen ze er niet aan te pas. Misschien worden we wel verplicht vanuit Brussel, en dan zitten we wel onder de koepel
wetenschappen (wat we al wilden). De extra vragen (voor de extra ronde) zijn geen probleem voor de stuurgroep. We zullen een Ad hoc commissie voor de Olympiade oprichten. We vragen het aan Jacques Denys en Daniël Goethals. Deze moeten dus ook contact hebben met Luc Van Meervelt. Iemand contacteert Jacques en Daniël om dit voor te leggen. 2.2. Voorbereiding Geo-Olympiade 2013 Loopt zoals gewoonlijk. Ontwerp affiche komt in orde. 2.3. Evaluatie finale Geo-Olympiade 2012 (Jordy) Dit verliep goed, er zijn geen problemen ondervonden. 2.4. igeo 2012 Keulen (Ria) Voor de mensen van Keulen is dit goed verlopen in grote lijnen. Studenten van België gaven wel problemen. Zie bedenkingen Robert. We moeten beter selecteren in de finale in functie voor wat ze nodig hebben in de internationale finale. Voorstellen: Moeten taal (Engels) beheersen, Eventueel een leermoment aan koppelen: leren kaart maken. Pikken ze dat op, dan is dat goed voor hen en ook voor ons. Attitude: willen ze zich inzetten. Interview: waarom moet wij jou meenemen naar Japan? En op punten zetten. Dus een lijst opstellen met vakgerichte attitudes die op punten staan en in het draaiboek staan en de winnaars bepalen. De stuurgroep stelt een strikte lijst op en verwerkt dit in het draaiboek zodat de organisatoren ook weten dat er andere criteria gelden dan enkel de inhoud. De internationale finale vindt plaats in Kyoto van 30 juli tem 5 august en daarna post-tour (reis). Begeleiders: iemand die al geweest is en een nieuwe persoon. Stuurgroep Olympiade (Ria en Ingrid) stellen strikte criteria op voor de finalisten. 3. Ledenadministratie (Evy, Peter) 3.1. Stand van zaken + opvolging abonnees Aantal mensen hebben betaald alsof ze lid zijn, maar volgens de lijst zijn ze geen lid. Ze hebben hun lidgeld via de Fortisrekening betaald en komen dan niet op de lijst bij Pascal. Tom denkt dat hij ze allemaal gevonden. Zes hebben betaald via Paypal, maar dat wordt niet doorgestuurd naar de rekening en komen dus ook niet op de lijst. De verwittiging van betaling komt bij Evy terecht. Tom denkt wel die bedragen te kunnen overschrijven. Bij dringende stortingen (excursie) moeten we dit goed in de gaten houden.
We stellen voor om betalingen gescheiden te houden (lidgeld of excursie-symposium) : ledenadministratie en activiteiten. Lidgeld gaat enkel naar de lidgeldrekening of via Paypal. Activiteiten niet via Paypal! Best eens checken of je via Paypal de verwittigingen naar meerdere adressen kan laten sturen. Misschien ledenadministratie van gmail. Vaste plaats voor alle rekeningen en hun functie in het krantje is misschien een goed idee: zie tabel die Tom gemaakt heeft. Problemen met betalenden of niet-lid van het symposium zijn opgelost. Misschien zijn er enkele die via schoolabonnement toch binnen geraakt, maar dit is verwaarloosbaar. Tom past de verwittiging in Paypal aan indien nodig. Iemand past de teksten voor betalingen aan zodat lidgeld enkel op de Fortisrekening komt en activiteiten op de andere. Toekomstige organisatoren houden hier ook rekening mee. 3.2. Koppeling ledenadministratie aan website stand van zaken Leden moeten misschien zichzelf kunnen activeren op de website. (zie ook apart document) Ze moeten zelf login maken, zelf een paswoord en als test kunnen we het lidnummer gebruiken. Daarna kunnen ze zelf hun account en paswoord beheren. Dat laat toe om het te koppelen aan de betaling. Dat verlicht het werk voor Evy. Tom en Pascal informeren bij Evy voor de technische kant van de accounts en lidnummers. 3.3. Vereenvoudiging status leden/lidkaart (mail Tom) Voorstel van Tom (zie tabel): een letter voor soort abonnement. Op het etiket of elke communicatie komt naast het lidnummer ook een vb 12 als je laatste betaling in 2012 was. Liefst besteden we hier in het novembernummer aandacht aan. Ondertussen informeren Tom en Pascal bij Evy of alles technisch mogelijk is en eenvoudig genoeg is. We kunnen ook flashberichten (einde betaling excursie, ) van de site gebruiken. Omdat sommige mensen dit als storend ervaren kunnen we bij de login laten aan- of uitvinken of ze dit willen of niet. Buitenlandse leden kunnen via Paypal en moeten dan wel een vakje kunnen aanvinken. Lidkaart invoeren? Voor werkgroepen is dat makkelijk om lid te controleren. Nadeel: lidkaart vergeten, Voorzitters kunnen het geactualiseerd bestand van gmail gebruiken (afdrukken of op laptop meenemen). Bij (op voorhand) inschrijven lidnummer opvragen. VLA-krant meenemen kan ook: etiket vermeld soort lid en betaling. Lidkaarten die je nooit gebruikt, heb je ook niet mee. Conclusie: genoeg alternatieven, dus geen lidkaart nodig. 4. Financiën (Tom) Bedragen van lidgelden blijven.
Onze reserve loopt op. Dat was onze voorzichtigheid met overgang naar het jaarboek. Misschien moeten we de excursies voor leden goedkoper maken, zonder zot te doen. 5. PR en huisstijl 5.1. Banners en promotiestand Banners zijn op tijd gehaald en terug geleverd bij Dirk. Voorstel: Iedere werkgroep (5) zijn banner? Of meer banners voor VLA en enkele pancartes (goedkoper) voor de werkgroepen? Banners doen het nog altijd goed en we gebruiken ze uiteindelijk niet zo veel. Promotiestand heeft weinig zin zolang we geen materiaal hebben om er op te leggen. Promotiefolder: is gemaakt samen met banner. Er waren er 2, maar die van de VLA moeten we misschien herdrukken. En aan de werkgroepen een flyer vragen om hun werkgroep voor te stellen. Wie heeft de folder? Tom en Luc S. Olympiade-affiches plastificeren zou ook mooi aankleden. Tegen 30 november (Dagen van de geografie) moeten die zaken klaar zijn. Luc Z: stuurt naar alle voorzitters een vraag voor een A4 flyer met 6 luikjes tegen (kosten gedragen door VLA voor bepaalde oplage). Als ze ze zelf willen, dan kunnen ze dit aanvragen. Luc S maakt bestandje op en stuurt het naar Luc Z. 5.2. Naam werkgroepen (Jordy) De namen van de werkgroepen zijn weinig consistent (WAL tegen VLA-Oost-Vlaanderen) maar dat is historisch zo gegroeid. Dit gaan we best niet veranderen, maar via website is er al meer duidelijkheid. Straks nog meer via flyers. 6. Publicaties 6.1. De Aardrijkskunde (Nico) Stavaza volgende week Nico zal iedereen van de redactieraad uitgebreid mailen in de loop van volgende week over de stavaza van 'de aardrijkskunde' en over de verdere stappen Materiaal is bijna allemaal binnen. Begin september wordt het afgesloten, op 2 uitzonderingen na (actualiteit en Olympiade). Dan zitten we op schema om het te hebben voor Knagdag. 6.2. VLA-krant (Geert) kopij (zeer dringend) excursie, olympiade Als de krant tijdig bij de mensen geraakt om zaken voor de excursie te melden is het zinvol om de tekst aan te passen (inkorten) voor laattijdige inschrijvingen. We zullen dit ook op de website vermelden. Dirk stuurt het tekstje voor de website naar Evy, Luc S en Geert. 7. Symposium 2012 Mercatorjaar (Luc S)
7.1. Evaluatie symposium Opmerkingen: Annemie van Cleemput heeft een boeket bloemen gekregen, schepen en stad zijn bedankt voor de samenwerking ivm het symposium. Geslaagd. Inhoudelijk zeer goed, organisatie geslaagd. Financieel: inkomsten 2725, nieuwe leden: 1022, uitgaven: 3972. Dat maakt 225 verlies in totaal. Kosten van de kaarten zijn er wel bijgerekend (ook de opslag). Deze locatie moeten we misschien nog gebruiken voor volgende symposia. Ligging, infrastructuur, samenwerking, zijn zeer goed gebleken. 7.2. Attentie Attentie voor de opslag van 2 jaar een Vlaanderen vakantieland checque. Bedrag: 250. Volgend symposium: op tijd over nadenken. Wanneer? Over wat? WOI in 2014? Geopolitiek? In 2013: bij de opening van het museum is men bereid ons te ontvangen. Koppelen aan algemene vergadering? Namiddag werkgroepen technische middelen: GPS-fietstocht,? Iedereen denkt na over ons volgende symposium in 2014. Luc S haalt de vakantieland checque. 8. Reizen en excursies 8.1. Reisvoorstellen 2012 en verder Ethopië: voorjaar/paasvakantie 2014 en is toegewezen aan Luik. Jammer dat het uitgesteld is, maar gelukkig gaat het nog door. Zuid-Afrika van Jan Callemeyn is afgevallen. Voorlopig geen reis in 2013. Parijs: 4 dagen, Luc S bekijkt het nog eens en dient zijn voorstel in. Liefst in de zomer. Iedereen denkt aan voorstellen voor reizen. 8.2. Excursie Hedwigepolder 20 september 19u30 worden laatste organisatorische aspecten besproken. Maximum 50 losbladige overdrukken. Pascal is in blijde verwachting van een extra folder. Vragen van de commissie reizen ivm de excursie van Veerle voor volgend jaar. Luc Z informeert bij Nevelland of de overdrukken mogelijk zijn. Dirk stuurt bijlage voor het verslag naar Jordy ivm de 20 september. 8.3. Dagen van de Geografie Vorig jaar in Leuven en nu in Louvain-la-Neuve.
Vrijdag 30 november (academische dag) geografieonderzoek in België. Zaterdag 1 december (onderwijsdag) 4 thema voordrachten in de voormiddag en 2 excursies in de namiddag 1. ecologie optimistisch bekeken 2. didactisch bekeken onderwerpen (nog een spreker gezocht, Dirk C als eerste reserve) 3. x 4. x Exc 1: In Louvain-la-Neuve zelf: ontwikkeling van studentenstad naar voorstad van Brussel (Het express netwerk komt tot hier) Exc 2: Erosie en bestrijding die daar in de streek plaatsvinden. Luc Z stuurt het programma als bijlage voor het verslag door naar Jordy. 9. Website (Evy) 9.1. Stand van zaken nieuwe website 9.2. Invulling website Luc Z heeft de actua-powerpoint opnieuw opgesteld en op de website geplaatst. 9.3. Advertentietarieven 9.4. Mailadressen terug activeren? De mailadressen terug activeren is niet nodig. 10. Varia / Activiteiten 10.1. Samenwerking Velewe (Peter) Studiedag in Planetarium was boeiend, eenvoudige praktische tips voor OC imv sterrenkunde. 30 mensen in totaal en 5 geografen. Meer samenwerking zou positief zijn en zij hebben de kar getrokken. 26 september zijn er astronautendagen: Dirk stuurt reclame door naar Velewe. Dirk stuurt reclame door naar Velewe. 10.2. MicrowebEdu, drukken cursus (Jordy) Er is geen enthousiasme voor deze dienst. 10.3. IGU-atlas Speciale editie van atlas van België: alle leden van VLA zullen één krijgen en een pdf-versie zal waarschijnlijk ook beschikbaar zijn. 10.4. Eurogeo Volgende congres (meerdere dagen) in Brugge. Koppelen aan iets van de VLA? Tijdens het verlengd weekend van Hemelvaart. Luc Z organiseert, misschien is er korting voor VLA-leden die maar 1 dag komen.
10.5. Knag 7 dec Luc S kan er een halve dag zijn. 10.6. Gust Hooris Gust heeft een ongeval gehad en VLA kijkt voor een attentie. Luc S kijkt voor een attentie 10.7. ArcGIS (cursus van de Olympiade) We zijn er mee bezig. 11. Volgende vergaderingen De data moeten aangepast worden wegens de verbouwingen in het museum en de permanentie in het Stem. 14 november in Stem 19u tot 21u30 of 21u45 max. 10 januari in Kopenhagen. 28 maart (Mercator weer vrij) 23 mei De vergadering wordt afgesloten om 21u50. De verslaggever, Jordy Loones