2
Jaardocument 2009
4
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Inhouds opgave 5
6
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Inhoudsopgave Voorwoord...11 1 Uitgangspunten van verslaglegging...17 2 Profiel van de organisatie...21 2.1 Algemene gegevens...21 2.2 Structuur van het concern...21 2.2.1 Juridische structuur...21 2.2.2 Besturingsmodel...21 2.3 Kerngegevens...22 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering...22 2.3.2 Productie, personeel en opbrengsten...24 2.3.3 Verpleging en verzorging AWBZ...25 2.3.4 WMO...25 2.3.5 Werkgebieden...26 2.4 Samenwerkingsrelaties...27 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap...33 3.1 Normen voor een goed bestuur...33 3.1.1 Zorgbrede Governance Code...33 3.1.2 Samenstelling Raad van Bestuur...33 3.1.3 Taken en werkwijze Raad van Bestuur...34 3.1.4 Bezoldiging Raad van Bestuur...35 3.1.5 Samenstelling Raad van Toezicht...35 3.1.6 Taken en werkwijze Raad van Toezicht...36 3.1.7 Bezoldiging Raad van Toezicht...37 3.1.8 Verslag Raad van Toezicht...38 3.2 Bedrijfsvoering...40 3.2.1. Planning en Control...40 3.2.2. Risicomanagement...40 3.3 Cliëntenraden...41 3.3.1 Samenstelling cliëntenraden...41 3.3.2 Taken en werkwijze cliëntenraden...42 3.3.3 Adviezen cliëntenraad...43 3.4 Vertrouwenspersonen...44 3.5 Ondernemingsraad...45 3.5.1 Samenstelling ondernemingsraad...45 3.5.2 Taken en werkwijze ondernemingsraad...45 3.5.3 Adviesaanvragen (artikel 25 WOR)...46 3.5.4 Instemmingsaanvragen (artikel 27 WOR)...48 3.5.5 Informatie- en initiatiefrecht...49 7
4 Visie, strategie en prestaties...53 4.1 Visie/meerjarenbeleid...53 4.1.1 meerjarenbeleidsplan 2010-2012...53 4.1.2 Motto meerjarenbeleid 2010-2012...53 4.1.3 Missie van Woonzorg...54 4.1.4 Visie van Woonzorg...54 4.2 Algemeen beleid...55 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid...56 4.3.1 Kwaliteitsbeleid op hoofdlijnen...56 4.3.2 Kwaliteitsmanagementsysteem...57 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten en cliënten...58 4.4.1 Algemeen...58 4.4.2 Klachten...59 4.4.3 Toegankelijkheid...60 4.4.4 Veiligheid...63 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers...66 4.5.1 Personeelsbeleid...66 4.6 Samenleving...75 4.6.1 Stichting Intramurale Ziekenzorg Zeeuws-Vlaanderen...75 4.6.2 Stichting Woonzorgcentra Sluis (Voorheen: vrienden van Rozenoord)...75 4.6.3 Stichting vrienden van Ter Schelde...76 4.6.4 Milieu...77 4.7 Financieel beleid...79 4.7.1 Doelstelling van de zorginstelling...79 4.7.2 Gerealiseerde effecten...80 4.7.3 Financiële gang van zaken...83 4.7.4 Vooruitzichten 2009 en volgende jaren...87 5 Jaarrekening...93 5.1.Jaarrekening...95 5.1.1 Balans per 31 december 2009...95 5.1.2 Resultatenrekening over 2009...96 5.1.3 Kasstroomoverzicht...96 5.1.4 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling...98 5.1.4.1 Algemeen...98 5.1.4.2 Grondslagen van waardering van activa en passiva...98 5.1.4.3 Grondslagen van resultaatbepaling...100 5.1.5 Toelichting op de balans...102 5.1.6 Mutatieoverzicht materiële en financiële vaste activa...102 5.1.6.1 WTZi vergunningsplichtige vaste activa...108 5.1.6.2 WTZi meldingsplichtige vaste activa...109 5.1.6.3 WMG gefinancierde vaste activa...110 5.1.7.1 Specificatie ultimo boekjaar onderhanden projecten...102 5.1.7.2 Specificatie in het boekjaar gereedgekomen projecten...102 5.1.8 Overzicht langlopende schulden ultimo 2009...102 5.1.9 Toelichting op de resultatenrekening...112 5.1.9.1 Resultatenrekening over 2009...112 8
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen 5.2 Overige gegevens...119 5.2.1 Vaststelling en goedkeuring jaarrekening...119 5.2.2 Resultaatbestemming...119 5.2.3 Gebeurtenissen na balansdatum...119 5.2.4 Ondertekening door bestuurders en toezichthouders...119 5.2.5 Accountantsverklaring...120 5.2.6 Investeringen 2009...123 A Bijlage ziekteverzuim...127 B Bijlage personeel...129 C Begrippenlijst...131 9
10
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Voorwoord Ook dit jaar waren de financiële resultaten positief. Dat geldt echter niet voor de overige resultaten als bezettingspercentage en ziekteverzuim, alsmede voor de medewerkertevredenheid en cliënttevredenheid. Dit werd vorig jaar al gesignaleerd, hetgeen leidde tot diepgaand organisatieonderzoek en adviezen voor een andere besturingssystematiek. Diverse adviezen zijn al in uitvoering genomen en de Raad van Toezicht heeft besloten de Raad van Bestuur in te krimpen. Begin 2010 is afscheid genomen van dhr. Sanders, directeur verpleeghuiszorg in de raad van bestuur. Hij heeft 19 jaar zijn inzet en betrokkenheid getoond aan de ouderenzorg in West Zeeuws-Vlaanderen, waar uitgebreid bij is stilgestaan tijdens zijn afscheidsreceptie. Andere stappen zijn gericht op meer openheid en zichtbaarheid van Woonzorg, terwijl de stichting in principe ook meegaat met de nieuwe zorgbrede governancecode. De organisatieaanpak wordt stap voor stap ingevoerd, gedurende 2010 ondersteund door interim-inzet, teneinde ook te komen tot cultuurveranderingen, die ten doel hebben de cliëntgerichtheid van de organisatie te verbeteren. Een en ander gebeurt in nauw overleg met managementteam, ondernemingsraad en cliëntenraden. Het meerjarenbeleidplan naar een betere (woon-)zorg is eind van het jaar door de Raad van Bestuur vastgesteld en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. De visie op zorg daarin uiteengezet is gebaseerd op grotere cliëntgerichtheid, hetgeen ook zal moeten leiden tot een grotere medewerker- en cliënttevredenheid. De rol van Woonzorg in West Zeeuws-Vlaanderen blijft gericht op samenwerking. Dit speelt ook bij de regionale herinvulling van de verpleeghuiscapaciteit in ZZP s. De economische crisis en de Zeeuws-Vlaamse krimp speelt de nieuwbouw van De Burght in Oostburg niet bepaald in de kaart, doch start van de bouw wordt nog steeds voorzien tegen eind 2010. Voor De Stelle is actualisatie van de gebouwde omgeving aan de orde, en deze wordt ook voorbereid uitgaande van de bovengeschetste visie op zorg. Het zal nogal wat inspanning vergen de komende maanden om alle veranderingen in gang te zetten, alle afspraken te borgen en ook nog de gevraagde zorg te blijven verlenen. Het is echter absoluut nodig en wij denken dat dit met de juiste prioritering van allen, medewerkers en vrijwilligers, ook moet lukken. Wij wensen ons allen daarbij veel succes. Namens de Raad van Bestuur Van Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen P.M.M. Rademacher Voorzitter 11
12
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Jaardocument 2009 Maatschappelijk verslag 13
14
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Hoofdstuk 1 Uitgangspunten van verslaglegging 15
16
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen 1 Uitgangspunten van verslaglegging Net als voorgaande jaren vindt de verantwoording van de activiteiten en de resultaten van de Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen plaats via een geïntegreerd jaardocument. De reikwijdte van dit document omvat alle activiteiten waarvoor Woonzorg zich moet verantwoorden zowel op concernniveau, als op onderdelenniveau. Ook de kwantitatieve gegevens zijn in een meerjaren overzicht geplaatst om de vergelijking inzichtelijk te maken. Woonzorg maakt dit jaardocument om verantwoording af te leggen aan vele belanghebbende partijen en aan de maatschappij. Richtinggevend voor de verslaglegging is de regelgeving vanuit: de Governancecode, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, het Zorgkantoor Zeeland, de Zorgverzekeraars en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Aan de West Zeeuws-Vlaamse bevolking en haar bestuurders willen wij eveneens verantwoording afleggen en hen informeren over datgene wat is gerealiseerd, met name inzake de kwaliteit en kwantiteit van de diverse zorgfuncties, de kosten van de zorgverlening en de wijze waarop de zorg is verleend. Enerzijds leggen wij verantwoording af via dit jaardocument, anderzijds via invulling van diverse verplichte digitale databases. Voor financiële detailinformatie is de interne jaarrekening beschikbaar. Tenslotte is, om de toegankelijkheid van de verantwoordingsinformatie te vergroten voor een breder publiek, een publieksversie gemaakt waarin het Jaardocument in grote lijnen is opgenomen. Deze publieksversie wordt huis aan huis verspreid in ons werkgebied. 17
18
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Hoofdstuk 2 Profiel van de organisatie 19
20
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene gegevens Naam rechtspersoon Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Adres Postbus 172 Postcode 4500 AD Plaats Oostburg Telefoonnummer 0117-45 94 00 Identificatienummer(s) NZa 650 8396 Nummer Kamer van Koophandel 22047331 E-mailadres Info@woonzorgwzv.nl Internetpagina www.woonzorgwzv.nl 2.2 Structuur van het concern 2.2.1 Juridische structuur Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen is op 1 januari 2001 ontstaan uit een juridische fusie van de Stichting Verpleeghuis West Zeeuwsch-Vlaanderen en de Stichting Protestantse Ouderenzorg in West Zeeuwsch-Vlaanderen. Per 1 januari 2005 is de Stichting Ouderenzorg in West Zeeuws-Vlaanderen juridisch opgegaan in de Stichting Woonzorg West Zeeuws- Vlaanderen. Het verpleeghuis van Woonzorg, De Stelle, is gebouwd naast en via een gang fysiek verbonden met de locatie Antonius van ZorgSaam Ziekenhuis. Beide instellingen komen oorspronkelijk voort uit dezelfde stichting. Bij de bouw van zowel het ziekenhuis als het verpleeghuis is men uitgegaan van het gezamenlijke gebruik van ruimten voor ondersteunende activiteiten als keuken, technische installaties, personeelsrestaurant e.d. Genoemde ruimten bevinden zich in het ziekenhuis. Het gebruikersrecht is vastgelegd in een erfdienstbaarheidovereenkomst. 2.2.2 Besturingsmodel De Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen maakt voor de besturing gebruik van het Raad van Toezicht model. Het bestuur van de Stichting is opgedragen aan de Raad van Bestuur, bestaande uit 3 personen. De leden van de Raad van Bestuur, zowel gezamenlijk als ieder afzonderlijk, vertegenwoordigen Woonzorg in en buiten rechte. De Raad van Bestuur legt ter goedkeuring voor aan de Raad van Toezicht, al hetgeen in de statuten van de Stichting is bepaald. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de Raad van Bestuur is opgenomen in een portefeuilleverdeling en vastgesteld door de Raad van Toezicht. 21
Woonzorg beschikt over de volgende toelatingen per 31 december 2009: Intramuraal Verpleeghuisplaatsen 176 Verzorgingsplaatsen in eigendom 159 AWBZ-functies: Persoonlijke verzorging Verpleging Begeleiding Behandeling Verblijf op grond van AWBZ Organigram Woonzorg per 31-12-2009 Raad van Toezicht Raad van Bestuur Directiesecretariaat Ondernemingsraad Cliëntenraden: -De Stelle -Rozenoord -De Burght -Hooge Platen Directeur alg. zaken Directeur verpleeghuiszorg Directeur verzorgingshuiszorg Opleidingen Kwaliteitsbeleid -Econ. Adm. Dienst -Dienst personeelszaken -Facilitaire dienst De Stelle -Dienst Informatieverwerking & Automatisering -Medische dienst -Paramed. dienst -Locatiemanagement * De Stelle - Dagbehandeling - Aanvullende verpleeghuiszorg -Loc. Management * Rozenoord -Extramurale zorg * Het Rondeel * Toren van Bourgondië -Loc. Management * De Burght -Extramurale zorg * Het Lam * KWL -Loc. Management * Hooge Platen -Extramurale zorg * Hooge Platen 2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering 22
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Woonzorg beschikt per 31 december 2009 over 5 locaties. Op 4 locaties wordt zowel intramurale als extramurale zorg verleend. Het gebouw De Burght, aan het Ledelplein in Oostburg is inmiddels gesloopt. De vervangende nieuwbouw zit momenteel in de aanbestedingsfase. De bewoners zijn in afwachting van de realisatie daarvan gehuisvest in het gebouw van het voormalige Ter Schelde in Breskens. Verregaande extramuralisering is van grote invloed op de bezetting van de intramurale capaciteit van Woonzorg. Hoewel het aantal ouderen groeit, neemt het aantal indicaties verblijf af, waardoor er geen sprake is van wachtlijsten. Wel blijft er behoefte aan extramurale zorgverlening en Woonzorg speelt daarop in met diverse geclusterde woonvormen. Doordat niet alleen Woonzorg hiermee te maken heeft, wordt het fenomeen marktwerking duidelijk en moeten ook zorgorganisaties zich een meer bedrijfsmatige cultuur aanmeten. Toch is het gebied waarin Woonzorg opereert zodanig uitgestrekt en dunbevolkt dat er eerder ingestoken wordt op samenwerking dan op concurrentie. Woonzorg biedt intramurale verpleeg- en verzorgingshuiszorg, huishoudelijke verzorging (WMO), persoonlijke verzorging, begeleiding en verpleging. De extramurale zorgproducten worden aangeboden in gebouwen die geen eigendom van Woonzorg zijn, maar die in samenwerking met onder andere woningbouwstichtingen zijn gerealiseerd. Het streven is erop gericht de intramurale locaties alsmede de zorginfrastructuur in eigendom te hebben. In 2009 betreft het 5 locaties, te weten de Toren van Bourgondië en Het Rondeel in Sluis, Het Lam en Het KWL in Oostburg en de Hooge Platen in Breskens. De zorg wordt aangestuurd vanuit de intramurale locaties, die in dezelfde kern te vinden zijn. Een andere unieke locatie is de combinatie van 6 verpleeghuisbedden met ziekenhuisbedden voor low-cure en huisartsenkliniek. Deze is gevestigd op afdeling 4 van locatie Antonius van ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen, gelegen naast verpleeghuis De Stelle. De doelgroep waaraan intramurale zorg wordt verleend betreft cliënten met een somatische of een psychogeriatrische aandoening of beperking. Hiervoor beschikt Woonzorg over de onderstaande capaciteit per 31 december 2009: Aantallen verblijfplaatsen per categorie zoals aangegeven in de prestatie-eisen ex art.10 WTZi De Stelle Rozenoord De Burght Hooge Zwaar Platen Somatische aandoening of beperking 83 Psychogeriatrische aandoening of beperking 93 Licht Somatische of psychogeriatrische aandoening of beperking 51 77 31 Aantal verpleeghuiskamers naar beddenaantal Woonzorg Type kamer Aantal Aantal 2009 2008 Aantal kamers met één bed 66 66 Aantal kamers met twee bedden (niet bestemd voor gehuwden/samenwonenden) 55 55 23
Totaal aantal kamers 121 121 2.3.2 Productie, personeel en opbrengsten Personeelsformatie Overige uitzendkrachten Overig ingehuurd personeel Aantal fte s per 31-dec Aantal fte s per 31-dec december december A) Personeel in loondienst 2009 2009 2009 2008 2008 2008 1) Personeel patiënt- cq cliëntgebonden functies 7.174.527 275 186,56 6.972.146 300 188,41 2) Leerling-verpleegkundig, opvoedkundig, verzorgend en sociaal (ped)agogisch personeel 404.321 26 22,61 325.706 21 17,61 3) Management en ondersteunend personeel 2.209.061 128 72,58 2.158.251 125 70,69 Subtotaal 9.787.909 429 281,75 9.456.103 446 276,71 B) Personeel niet in loondienst Stagiaires verpleegkundig, opvoedkundig, verzorgend en sociaal(ped)agogisch Uitzendkrachten verpleegkundig, opvoedkundig, verzorgend en sociaal(ped)agogisch 25.207 19.692 - - 165.844 112.508 - - 12.789 5.833 - - 1.366.524 27 26,77 1.301.913 28 27,50 Productie door derden 16.168 455.348 - - Subtotaal 1.586.532 27 26,77 1.895.294 28 27,50 A + B) Totaal personeel in loondienst en personeel niet in loondienst Salarissen en kosten in euro s Aantal werkzame personen per 31 Salarissen en kosten in euro s Aantal werkzame personen per 31 11.374.441 456 308,52 11.351.397 474 304,21 24
2.3.3 Verpleging en verzorging AWBZ Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Kerngegevens productie, capaciteit, personeel en opbrengsten Cliënten 2009 2008 Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar 324 324 Waarvan ZZP-cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar 324 n.v.t. Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar 46 43 Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar 93 127 Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar 335 335 Productie Aantal dagen met zorg en verblijf exclusief behandeling in verslagjaar 57.877 57.529 Aantal dagen met zorg en verblijf inclusief behandeling in verslagjaar 60.705 61.946 Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar 7.852 8.274 Aantal uren extramurale productie in verslagjaar 20.992 31.922 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 429 446 Aantal FTE in loondienst per einde verslagjaar 281,75 276,71 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar 21.589.184 21.225.392 Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 20.567.831 20.019.651 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 1.021.353 1.205.741 2.3.4 WMO Tussen de gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen en de Stichting Woonzorg West Zeeuws- Vlaanderen zijn sinds de invoering van de WMO raamovereenkomsten afgesloten voor het leveren van hulp bij de huishouding binnen het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. De raamovereenkomst stelt Woonzorg in staat om hulp bij de huishouding te leveren binnen het gehele gebied van voornoemde drie gemeenten, conform een geldende indicatie aan een cliënt die door de opdrachtgever (gemeenten) is geïndiceerd. De huidige raamovereenkomst is geldig voor de jaren 2009 en 2010, met optie tot verlenging met 2 jaar. 25
Met opdrachtgever (gemeenten) zijn de volgende prijzen overeengekomen, welke gelden tot 31 december 2009: Categorieën hulp bij de huishouding Prijs per klokuur Categorie 1 HH1 Huishoudelijke werkzaamheden. 21,50 Categorie 2 HH2 Huishoudelijke werkzaamheden, aangevuld met organisatie van huishouden en hulp bij een ontregeld huishouden. 21,50 Voor de Stichting de Okkernoot gevestigd in Schoondijke, treedt de Stichting Woonzorg op als hoofdaannemer richting de gemeente Sluis. Cliënten hulp bij het huishouden 2009 2008 Aantal cliënten per einde verslagjaar 95 102 Aantal cliënten over het gehele verslagjaar (afgesloten trajecten plus cliënten die per einde verslagjaar nog hulp ontvangen) 205 124 Productie hulp bij het huishouden Aantal uren productie in verslagjaar 14.076 14.901 - Waarvan in natura 14.076 14.901 - Waarvan via Persoonsgebonden budget 0 0 Geleverde productie per gemeente - Sluis 14.076 14.901 waarvan uren derden (onderaanneming) 761 1.009 Personeel hulp bij het huishouden Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 21 19 Aantal FTE in loondienst per einde verslagjaar 9,97 9,80 Kosten personeel niet in loondienst en zelfstandigen in verslagjaar 16.362 30.477 Bedrijfsopbrengsten hulp bij het huishouden Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar 302.634 310.275 - waarvan Wmo opbrengsten 299.784 308.577 - waarvan overige bedrijfsopbrengsten 2.850 1.698 2.3.5 Werkgebieden Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen is werkzaam in de zorgkantoorregio Zeeland. De werkzaamheden van de organisatie concentreren zich voornamelijk in het deelgebied West Zeeuws-Vlaanderen. 26
2.4 Samenwerkingsrelaties 2.4 Samenwerkingsrelaties BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT UITWERKING VAN DIALOOG IN Cliënten intra- en extramuraal - Alle zaken waarvoor op basis van de Wet - Instelling van / overleg met: Medezeggenschap Cliënten - Cliëntenraad per locatie Zorginstellingen (WMCZ) advies of - Algemene cliëntenvergaderingen per locatie instemming vereist is - Gezamenlijk overleg met cliëntenraden - Vaststelling besluiten in Raad van Bestuur na cliëntenraden gehoord hebbende. - Publicatie middels nieuwsbrief / huiskrant en/of weergave in brochure/nota/protocol/overeenkomst, e.d. - Waardering m.b.t. klanttevredenheid - Tevredenheidsonderzoeken onder cliënten met als doel verbeteracties uit te voeren 27 - Klachtenbehandeling - Aansluiting bij Klachtencommissie Zeeuws- Vlaanderen en instelling van vertrouwenspersoon. Medewerkenden - Alle zaken waarvoor op basis van de Wet - Instelling van / overleg met ondernemingsraad door de op de Ondernemingsraden (WOR) advies bestuurder of instemming vereist is. - Arbeidsomstandigheden - Instelling van / overleg met Arbo Milieu Commissie en arbo-coördinator - Verzuim - Vaststelling van verzuim- en reïntegratiebeleid; instelling van verzuimadviseur en reïntegratie functionaris. - Aansluiting bij Arbodienst. - Opstart Carrièrewinkel en Coachingsspreekuur Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen
2 BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT UITWERKING VAN DIALOOG IN Medewerkenden - Arbeidsbeleving - Deelname aan MedewerkersMonitor van de Continue Benchmark - CAO VVT - Regelingen opgenomen in de Ondernemingsovereenkomst - Personeels- en Opleidingsbeleid - Ruimte voor Ambitie 2007-2009 - Employee Benefits - Personeelsvereniging (Pauze) en kortingsregelingen middels de KoesterPas. - Effectieve bedrijfsvoering - Commitment met Investors in People 28 Vrijwilligers en mantelzorgers - Taak en rol van de vrijwilliger en - Visie op vrijwilligersbeleid. mantelzorger - Individuele overeenkomsten incl. jaargesprek - Vrijwilligersdiner (jaarlijks) Inwoners (sympatisanten) in - Aanboren / verwerven van extra - Stichting Woonzorgcentra Sluis (v/h Vrienden van relatie tot de zorginstelling financiële middelen. Rozenoord) - Stichting Vrienden van Ter Schelde St. ZorgSaam Zeeuws - - Samenwerking en afstemming van beleid - Jaarlijks overleg door Raden van Bestuur Woonzorg Vlaanderen en ZorgSaam ZorgC uisine - Maaltijdvoorziening - Uitvoering geven aan de warme maaltijdvoorziening middels leveringsovereenkomsten Albron Carewell - Managementondersteuning en advies - Opstellen en implementeren van HACCP- beleid - Exploitatie van het Paviljoen in Hooge Platen
BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT UITWERKING VAN DIALOOG IN St. Woongoed Zeeuwsch- - Samenwerking in en ontwikkelen van - Gezamenlijke projecten (VvE) Vlaanderen woon/zorgconcepten - Ontwikkelen van toewijzingsbeleid in aanleuncomplexen Zeeuws Vlaams Zorg Overleg - Wonen zorg en welzijn - Gezamenlijke aanpak in Zeeuws Vlaanderen - Gesprekspartner voor Provincie en Zorgkantoor - Projectontwikkeling - Scholing - Fondsenwerving incl. subsidie 29 Gemeente Sluis - Integrale benadering wonen, zorg en - Implementatie en deelname aan projectteam wonen, zorg welzijn binnen de gemeente Sluis - Inzet middelen Diensten bij Wonen met Zorg (DWZ) - Overeenkomst m.b.t. huishoudelijke verzorging 2009-2010. Gemeenschappelijke - Meso- continuïteitsplan zorg - Procesdeelplannen en draaiboeken in het kader van Gezondheidsdienst Zeeland Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en (GGD) Rampen (GHOR) ROC Westerschelde - Competentie gericht leren - Ontwikkelen van samenwerkingsmodellen om competentiegericht leren op de praktijk af te stemmen. ECABO (kenniscentrum - Beschikbaarstelling van praktijkplaatsen - Inschrijving in Bedrijvenregister van ECABO als beroepsonderwijs leerbedrijf voor (V)MBO- leerlingen bedrijfsleven) Milieu Platform Zorgsector - Bedrijfs Energie Plan - Benchmarking en monitoring van de Milieubarometer. - Bedrijfs Milieu Plan - Benchmarking en monitoring van de Milieubarometer. Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen
BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT UITWERKING VAN DIALOOG IN Stichting De Okkernoot - Samenwerking en ontwikkelen van - Integratie van de verschillende doelgroepen en sectoroverschrijdende zorgconcepten vermaatschappelijking van de zorg - Onderaannemerschap voor huishoudelijke verzorging Stichting Aan Z Productverbreding - Uitvoering geven aan Welkomboerderijen Stichting Welzijn West - Welzijn voor senioren - Opstarten van projecten in het kader van Diensten bij Zeeuwsch- Vlaanderen Wonen met zorg Provincie Zeeland - Spreiding, ontwikkeling en versterking - Beleidskader Sociale Zorg van voorzieningen Stichting Klaverblad Zeeland - Participatie van cliënten - Ondersteuning naar cliëntenraden 30 Zorgkantoor Zeeland - Zorginkoop - Overeenkomst CZ zorgkantoor BV zorgaanbieder AWBZ Woon Advies Commissie - Nieuwbouw en plannen - Participatie bij planontwikkeling en realisatie (WAC) Hoofdstuk 3 KEMA Quality B.V. - De weg naar certificering - Certificatieonderzoek, proef- en vervolgaudits m.b.t. HKZ certificatie. Vilans - Voorbehouden, Risicovolle en Overige - Overeenkomst m.b.t. de module KICK Protocollen Handelingen Raad voor Kinderbescherming - Het aanbieden van een werkstraf via een - overeenkomst, c.q. raamcontract en aanbieden van met projectplaats transactie van het Openbaar Ministerie een projectplaats aan minderjarigen
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 31
32
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor een goed bestuur 3.1.1 Zorgbrede Governance Code Corporate Governance staat voor goed bestuur, toezicht, effectiviteit en doelmatigheid bij ondernemingen. Good Governance is voor zorginstellingen van groot belang en voor Woonzorg nadrukkelijk het uitgangspunt voor het handelen van de raad van toezicht en van raad van bestuur. In navolging van 2007 zijn ook ten aanzien van verslagjaar 2008 door Woonzorg de principes van de Zorgbrede Governancecode gehanteerd. Woonzorg wil haar stakeholders/belanghebbenden zo transparant mogelijk informeren en rapporteren over o.a. haar doelstellingen, prestaties, klachten en besturingsstructuur. Op een drietal punten heeft Woonzorg echter gemeend de Zorgbrede Governancecode, gemotiveerd, niet te volgen. De motivatie is opgenomen in 3.3. Het betreft in deze: Zittingstermijnen Raad van Toezicht Openbaar werven leden Raad van Toezicht Remuneratiecommissie Woonzorg staat open voor en bevordert periodiek overleg met de stakeholders die actief zijn binnen haar verzorgingsgebied. Er is periodiek overleg met zowel interne stakeholders, zoals Cliëntenraden, Ondernemingsraad en managementteam, als externe stakeholders, zoals ZVZO (Zeeuws Vlaams ZorgOverleg), Gemeente, Zorgkantoor en Regionaal Zorgoverleg. Woonzorg draagt er tevens zorg voor dat deze stakeholders periodiek worden ingelicht. Bij haar besluitvorming over onderwerpen die bepaalde stakeholders rechtstreeks aangaan, weegt Woonzorg de van die stakeholders verkregen adviezen en de door hen aangedragen alternatieven. Vervolgens verantwoordt Woonzorg haar besluiten door de daarvoor in aanmerking komende stakeholders te informeren over de genomen besluiten en de argumenten daarvoor. 3.1.2 Samenstelling Raad van Bestuur Het bestuur van de Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen is opgedragen aan de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur bestaat uit drie personen. Naam Woonplaats Functie Dhr. drs. P.M.M. Rademacher Sittard Voorzitter Raad van Bestuur Dhr. J.B. Sanders Groede Lid Raad van Bestuur Dhr. H.J. Masclee Sluis Lid Raad van Bestuur De heer J. Sanders is per 1 maart 2010 uit dienst getreden. 33
3.1.3 Taken en werkwijze Raad van Bestuur De Raad van bestuur is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van Woonzorg en richt zich daarbij naar het belang van Woonzorg. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de leden van Raad van Bestuur is opgenomen in een portefeuilleverdeling en vastgelegd door de Raad van Toezicht. Naam Portefeuille Dhr. P.M.M. Rademacher Financiën Planning/bouw ICT Personeel Dhr. J.B. Sanders Verpleeghuiszorg Opleiding Aanvullende zorg Dhr. H.J. Masclee Verzorgingshuiszorg Kwaliteit Extramurale zorg In het Reglement Raad van Bestuur wordt de verantwoording en verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur beschreven alsmede het kader met betrekking tot (het functioneren van) de Raad van Bestuur en de relatie tot de Raad van Toezicht. Het reglement voorziet verder in regelingen voor besluitvorming en waarneming, openbaarheid, openheid en externe verantwoording. Naam Nevenfuncties Dhr. P.M.M. Rademacher Voorzitter RvB Stichting ZorgSaam Zeeuws- Vlaanderen Voorzitter Maatschap Ziekenhuisapotheek Scheldezoom Bestuurslid Stichting ICT & Zorg Zeeland Directeur Blauwe Bocht B.V. Bestuurder Antonia B.V. Directeur Zorgnetwerk B.V. Bestuurslid Maatschap RGC Zeeuws-Vlaanderen Bestuurslid Stichting Tabora Lid RvT ROC Westerschelde Lid NVZ Klankbordgroep besturing en bekostiging Dhr. J.B. Sanders Voorzitter Landelijke PDL Stichting Secretaris/penningmeester Stichting Fluenz Zeeland Dhr. H.J. Masclee Penningmeester Bestuur ZVZO Penningmeester Stichting Woonzorgcentra Sluis Voorzitter Stichting Vrienden van Ter Schelde Voorzitter Maatschappij tot Nut van t Algemeen, departement Sluis-Aardenburg De Raad van Bestuur onderschrijft de door de NVZD geformuleerde Gedragscode voor de Goede Bestuurder. Deze Gedragscode stelt normen aan de individuele functie-uitoefening van 34
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen de bestuurder en is daarmee een aanvulling op de wet- en regelgeving die ten aanzien van zijn functie-uitoefening geldt. Samen met die formele en algemene vereisten is de Gedragscode ook de basis waarop de Raad van Toezicht de bestuurder toetst. 3.1.4 Bezoldiging Raad van Bestuur Voor het overzicht over de bezoldiging van de bestuurders en het daaromtrent gevoerde beleid verwijzen wij u naar de toelichting op de resultatenrekening (paragraaf 5.1.9., rubriek 23) 3.1.5 Samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht is belast met het houden van toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur, op de algemene gang van zaken in de stichting en de met haar verbonden instellingen. Bij de vervulling van hun taak richten de leden van de Raad van Toezicht zich naar het belang van de stichting en de met haar verbonden instellingen. Het Reglement Raad vantoezicht behelst het kader met betrekking tot (het functioneren van) de Raad van Toezicht en de relatie tot de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht bestaat aan het eind van het verslagjaar uit zeven personen. De samenstelling van de Raad van Toezicht per 31 december 2009 is als volgt: Naam Woonplaats Functie Kwalificatie in RvT Dhr. G.L.J. van Noort IJzendijke Voorzitter Financiële zaken Dhr. M.H.B.M. van de Vijver Sint Anna ter Muiden Vicevoorzitter Financiële zaken Dhr. L.E. van Hevele Oostburg Lid Juridische zaken Mw. W.J.A. Meijer-Risseeuw Cadzand Lid Zorg en Zorgkwaliteit (incl. contacten CR) Mw. M.L.M.G. Buijsse-Uitdewilligen Oostburg Lid Materiële activa Dhr. C. Dons Aardenburg Lid Personeelszaken (incl. contacten OR) Dhr. G.A.M. de Bruijckere Breskens Lid Kwaliteit & Kwaliteitsborging Dhr. N.B. van der Maas IJzendijke Lid Zorg en Zorgontwikkeling 35
3.1.6 Taken en werkwijze Raad van Toezicht Het profiel van de leden van de Raad van Toezicht kenmerkt zich door een brede maatschappelijke ervaring. De individuele leden zijn in staat om vanuit hun achtergrond en beroepsmatige bezigheid een concrete bijdrage te leveren aan het toezicht op de Raad van Bestuur. Naam Dhr. G.L.J. van Noort Dhr M.H.B.M. van de Vijver Dhr. L.E. van Hevele Mw. W.J.A. Meijer-Risseeuw Mw. M.L.M.G. Buijsse-Uitdewilligen Dhr. C. Dons Dhr. G.A.M. de Bruijckere Dhr. N.B. van der Maas Nevenfuncties Voorzitter Raad van Commissarissen Rabobank West Zeeuws-Vlaanderen Lid Bestuur St. Intramurale Ziekenzorg WZVL Voorzitter Stichting Hervormd Kerkgebouw IJzendijke Vice-voorzitter Raad van Commissarissen van de Woningbouwstichting Clavis Vice-voorzitter kerkbestuur St. Jan Sluis Voorzitter Bestuur St. Intramurale Ziekenzorg WZVL Secretaris ouderraad Openbare Basisschool Het Tij in Cadzand Lid bestuur St. Intramurale Ziekenzorg WZVL Secretaris Stichting Welzijn West Zeeuws-Vlaanderen Burgeradviseur Voorzitter Zeeuwse Stichting Beheer & Bewindvoering (Middelburg) Penningmeester Stichting voor Gezinsverzorging en Maatschappelijk Werk in het Dekenaat Aardenburg Voorzitter bestuur van de Kring Zeeuwse Dierenartsen Basisscholenproject Gemeente Sluis Columnist streekbladen: Rondje West, Op Bresjes en Sincfalbode Bestuurslid Waterschap Zeeuws-Vlaanderen Lid klachtencommissie ZorgSaam Ziekenhuis De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd en ontslagen op de wijze zoals in de statuten van Woonzorg alsmede het Reglement Raad van Toezicht bepaald. In afwijking van hetgeen de Zorgbrede Governancecode hieromtrent aangeeft heeft Woonzorg in haar statuten een verlengde zittingstermijn opgenomen. Na een zittingstermijn van vier jaar kan een lid Raad van Toezicht aansluitend nog tweemaal voor eenzelfde periode worden herbenoemd. De Raad van Toezicht is van mening dat binnen het specifiek geografische werkgebied van Stichting Woonzorg een goede spoeling van potentiële kandidaten dun is en de specifieke kennis en vaardigheden van de huidige leden van Raad van Toezicht derhalve zo optimaal mogelijk geborgd dienen te blijven. 36
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Voorts is voorzien in een Reglement hetgeen aanvullende procedureregels behelst voor de (her)benoeming van de leden van de Raad van Toezicht van Stichting Woonzorg. Naam 1 e benoeming 2 e benoeming 3 e benoeming Aftredend Aanwezig heid 2009 Dhr. G.L.J. van Noort 01.01.2001 01.01.2005 01.01.2009 01.01.2013 10 x Dhr. M.H.B.M. van de Vijver 01.01.2005 01.01.2008 01.01.2012 10 x Dhr. L.E. van Hevele 01.01.2001 01.01.2004 01.01.2008 01.01.2012 10 x Mw. W.J.A. Meijer- 01.01.2001 01.01.2005 01.01.2009 01.01.2013 10 x Risseeuw Mw. M.L.M.G Buijsse- 01.01.2005 01.01.2009 01.01.2013 10 x Uitdewilligen Dhr. C. Dons 01.01.2005 01.01.2006 01.01.2010 8 x Mw. P. van den Berge 01.01.2006 26.11.2009 6 x Dhr. N.B. van der Maas 01.01.2006 01.01.2010 6 x Dhr. G.A.M. de Bruijckere 01.01.2007 01.01.2011 10 x De Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de Raad van Bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Indien een lid van de Raad van Toezicht al op voordracht is benoemd, vervult hij zijn functie zonder last en ruggespraak van degene door wie hij is voorgedragen of benoemd en zonder diens deelbelang te laten prevaleren. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de besluitvorming over het oplossen van zaken waarbij belangenverstrengelingen aan de orde zijn bij leden Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur en bij de externe accountant in relatie tot de instelling. In het verslagjaar zijn dergelijke belangenverstrengelingen niet aan de orde geweest. De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig alle informatie die nodig is voor een goede uitoefening van de taak van de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico s verbonden aan de instellingsactiviteiten en voor de financiering van de instelling. De Raad van Bestuur rapporteert hierover aan- en bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft hiertoe afspraken met de Raad van Bestuur gemaakt over de door de Raad van Toezicht gewenste informatievoorziening vanuit de Raad van Bestuur. 3.1.7 Bezoldiging Raad van Toezicht Voor het overzicht over de bezoldiging van de toezichthouders en het daaromtrent gevoerde beleid verwijzen wij u naar de toelichting op de resultatenrekening (paragraaf 5.1.9., rubriek 23) 37
3.1.8 Verslag Raad van Toezicht In het verslagjaar is mevrouw P. van den Berge gestopt vanwege mogelijke belangenverstrengeling, en eind van het verslagjaar is ook de heer N. van der Maas gestopt op eigen verzoek. De Raad van Toezicht is beiden dank verschuldigd voor hun inzet gedurende de afgelopen jaren. Herbenoemd zijn de dames Meijer-Risseeuw en Buijsse-Uitdewilligen alsmede de heer Van Noort. De heren Van Noort en Van de Vijver zijn benoemd als voorzitter resp. vice-voorzitter. Er is 7 maal regulier vergaderd en 1 maal extra. De beleidsavond werd aangehouden. Voorafgaand aan de reguliere vergaderingen komt de Raad van Toezicht nog steeds samen zonder Raad van Bestuur. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht nog 2 maal in eigen kring vergaderd, 1 maal met een externe ondersteuner en 1 maal met de opstellers van het organisatieadvies. De agenda wordt steeds voorbereid door de agendacommissie, de heren Van Noort en Van de Vijver, samen met de voorzitter van de Raad van Bestuur. De verhouding tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht is ook dit jaar meermalen onderwerp van gesprek, en maakt ook deel uit van het organisatie-advies. Verwacht wordt dat de nieuwe Zorgbrede Governancecode handvatten zal bieden ten aanzien van elkaars rollen. Begin 2010 is besloten met een afname van het aantal Raad van Bestuur leden van drie naar twee leden, en op 17 maart is afscheid genomen van de heer Sanders. De organisatie heeft hem tijdens een aangeboden receptie bedankt voor 19 jaar inzet en betrokkenheid. Er waren verschillende presentaties voor de Raad van Toezicht: Mevrouw Villerius gaf toelichting op de belevingsgerichte zorg bij dementerenden; de heer Rademacher ging in op de ontwikkelingen met betrekking tot Helios en de ZZPfinanciering; Via ZVZO werd deelgenomen aan de bijeenkomst inzake aansprakelijkheid van zorgbestuurders. Tevens gaven verschillende Raad van Toezicht leden een presentatie over hun aandachtgebied. Dit jaar waren dat de heer de Bruyckere over kwaliteit, mevrouw van den Berge over materiele activa en mevrouw Meijer-Risseeuw over zorg & zorgkwaliteit. Onderwerpen van bespreking waren het MeerJarenBeleidsplan, dat eind van het jaar werd goedgekeurd. Steeds was ook de voortgang van de nieuwbouw van De Burght aan de orde, een lange hobbelige weg. Besproken werden het verslag van het Inspectiebezoek aan Hooge Platen, alsmede het verslag van de bijeenkomst van de Raad van Bestuur met de Cliëntenraad De Stelle en de Zeeuwse cliëntenvereniging het Klaverblad. Een voorstel om 6 erkende bedden op afdeling 4 van locatie Antonius om te zetten naar Stichting ZorgSaam, werd door de Raad van Bestuur teruggenomen na bezwaren vanuit de Raad van Toezicht. Uiteraard ging veel aandacht uit naar de uitkomsten van het medewerkerstevredenheids onderzoek, de maandelijkse voortgangsrapportage van het leading team. En uiteindelijk naar de opzet van procesondersteuning, om te komen tot werkdrukverlichting. Er is veel gesproken over de wijziging in aandachtsgebieden binnen de Raad van Bestuur en in het management van de Stelle. De Raad van Toezicht had wellicht meer betrokken kunnen worden vooraf, ondanks dat het geen formele organisatiewijziging betrof. 38
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen Ook de uiteindelijke opdracht van de Raad van Bestuur aan een extern adviesbureau inzake het onderzoek naar de besturing van de organisatie en samenwerking in de toekomst leidde tot nogal wat discussie. Er is een remuneratiecommissie benoemd, bestaand uit de heer Dons, mevrouw van den Berge (later de heer De Bruyckere) en de heer van de Vijver. Deze is in het verslagjaar nog niet geactiveerd. Ook de governancecommissie (de heren Van Hevele en Van de Vijver) is dit jaar niet bijeen geweest. De financiële commissie is wel in het verslagjaar bijeen gekomen en heeft alle gebruikelijke voortgangsrapportages besproken. Samen met HEAD, Voorzitter Raad van Bestuur en met de extern accountant is het jaardocument voorbereid en is het accountantsverslag doorgenomen. Voor 2009 werd de begrotingsaanpassing 2009.1 besproken, plus de kwartaalrapportages. De begrotingscirculaire 2010 en de begroting 2010 werden eveneens besproken. Substantieel element was steeds de MRSA claim, die inmiddels bijna regulier is geworden, met complimenten van de deskundigen voor de aanpak. Al deze stukken werden ook in de Raad van Toezicht aan de orde gesteld. Op verzoek was er ook maandelijks een voortgangsrapportage ten aanzien van financiën, productie en personeel. Het jaardocument en het accountantsverslag zijn besproken in aanwezigheid van de extern accountant en goedgekeurd. Aan de Raad van Bestuur is decharge verleend. Al met al een bewogen jaar en het is nog niet klaar. Er zijn aanzetten gegeven voor een betere performance en uiteindelijk een hogere cliënttevredenheid en ook medewerkertevredenheid. Maar voordat het zover is zal er nog veel werk verzet moeten worden. De Raad van Toezicht zal wat nodig is ondersteunen en waar nodig haar eigen rol vervullen. Voorlopig wensen wij de organisatie alle succes toe en doen een beroep op allen om maximale inzet, ook aan de benodigde veranderingen. G. van Noort, Voorzitter Raad van Toezicht 39
3.2 Bedrijfsvoering 3.2.1. Planning en Control De planning en control van Woonzorg is opgebouwd uit de navolgende elementen: Planning De productieplanning wordt op basis van inschattingen van onder andere zorgzwaarte en beschikbare capaciteit geraamd. Met dit als uitgangspunt wordt de offertestelling gedaan en resulteert dit in de productieafspraken met het Zorgkantoor Zeeland en inschrijving WMO-deel bij de gemeente Sluis. Op basis van productieafspraken wordt e.e.a. vertaald in de jaarbegroting, wat verder het financieel kader is voor het boekjaar. Control Het beheersen vindt plaats door begroting en realisatie periodiek met elkaar te vergelijken middels schriftelijke rapportages. Op basis van deze rapportages en andere omgevingsfactoren kan bijstelling plaatsvinden bij relevante afwijkingen. Uiteindelijk vindt de definitieve vaststelling plaats middels de jaarrekening. Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) Sinds de in 2005 verrichtte nulmeting van de AO/IC, conform de kaderregeling is een aantal verbeterpunten gerealiseerd op gebied van de cliëntenadministratie, o.a. centralisatie van deze werkzaamheden. Kostprijsberekeningen Aan de offertestelling ten behoeve van de productieafspraken bij het Zorgkantoor heeft een aantal kostprijsberekeningen ten grondslag gelegen, met name extramuraal. Dit geldt eveneens voor de offertestelling ten behoeve van de WMO. 3.2.2. Risicomanagement Woonzorg beschikt over een beleid ter beheersing van de vitale risico s in de bedrijfsvoering (risicomanagement). De Raad van Bestuur rapporteert hierover aan- en bespreekt met de raad van toezicht de interne risicobeheersing- en controlesystemen. 40
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen 3.3 Cliëntenraden 3.3.1 Samenstelling cliëntenraden Iedere instelling behorend tot de stichting heeft een eigen cliëntenraad. Iedere cliëntenraad is een vertegenwoordiging van de aanwezige doelgroepen binnen de betreffende instelling en bestaan daarom niet allemaal uit hetzelfde aantal leden. Iedere cliëntenraad kan aanspraak maken op ondersteuning door de instelling. De samenstelling van de cliëntenraden van de vier locaties per 31-12-2009 is als volgt: Verpleeghuis De Stelle Functie Namens Dhr. A.J.M. van Kuijk Voorzitter - Dhr. A.J. van der Hooft Secretaris Afdeling Klaverblad Dhr. J. Hamers Lid Afdeling Klaverblad Dhr. J. van Laun Lid Afdeling Klaproos Vacature Lid Afdeling Klaproos Mw A. Reijerse-Cauwels Lid Afdeling Korenbloem Dhr. J. Risseeuw Lid Afdeling Korenbloem Mw. A. van Doezelaar-Dijk Lid Afdeling Boterbloem Dhr. I.A. Klaver Lid Afdeling Boterbloem Mw. R. Reijnders Assistent - Woonzorgcentrum Rozenoord Functie Namens Mw. M.I. Westerweele-Riemens Voorzitter Verpleegunit Kolfweide Dhr. J. Vermeulen Secretaris Intramuraal Mw. J.E. Lueks Lid Intramuraal Dhr. A.C.E. Doolaege Lid Extramuraal Toren van Bourgondië Vacature Lid Extramuraal Rondeel Vacature Assistent - Woonzorgcentrum De Burght Functie Namens Dhr. J.W. Boone Voorzitter Intramuraal Dhr. F.T. Geernaert Secretaris Intramuraal Mw. K. Sijrier-van Espen Penningmeester Aanvullende verpleeghuiszorg Mw. C. Dijkshoorn-loof Lid Extramuraal Vacature Lid Intramuraal Mw. I. van Vlierberge- du Bois Assistent - Mw. K. Sijrier van Espen heeft m.i.v. 1 januari 2010 bedankt als lid van de Cliëntenraad. 41
Hooge Platen Functie Namens Dhr. P. Minderhoud Voorzitter Extramuraal Dhr. M. Nelissen Plv. Voorz. Verpleegunit De Boulevard Vacature Secretaris Extramuraal Mw. C. Vastenhout-van der Hoofd Lid Verzorgingsunit Mw. R. van Hecke Lid Extramuraal Vacature Lid Intramuraal Vacature Lid Dagverzorging De vernoemde assistenten zijn geen lid van de cliëntenraad maar leveren ondersteuning aan de diverse raden. 3.3.2 Taken en werkwijze cliëntenraden In Woonzorg is op iedere locatie een cliëntenraad actief. Alle cliëntenraden werken op een uniforme wijze. De werking van de cliëntenraad staat beschreven in het communicatieplan van de organisatie. Functie Vanuit de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) heeft de zorgaanbieder de opdracht om een cliëntenraad in te stellen. De cliëntenraad heeft tot taak om, binnen het kader van de doelstellingen van de instelling, in het bijzonder de gemeenschappelijke belangen van cliënten te behartigen. De taken en bevoegdheden van de cliëntenraad zijn vastgelegd in een instellingsbesluit / reglement. Doelstelling In de bijeenkomsten worden de leden van de cliëntenraad schriftelijk en / of mondeling geïnformeerd over de gang van zaken binnen de instelling waarin zij verblijven. Hiertoe kunnen functionarissen uit de organisatie worden uitgenodigd. De bijeenkomsten zijn daarnaast bedoeld voor discussie tussen de raadsleden onderling teneinde gevraagd en ongevraagd advies te kunnen geven aan de Raad van Bestuur / het (locatie-)management. 42
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen 3.3.3 Adviezen cliëntenraad Formeel uitgebrachte adviezen cliëntenraden Over onderstaande onderwerpen is er in 2009 een formeel advies gevraagd aan de cliëntenraden: Woonzorg Zorgleveringsovereenkomsten Aanpassing tarieven pedicure,kapper, administratie en ontspanning voor wat betreft indexatie. Meerjarenbeleidsplan Euthanasiebeleid Herbenoemingen Raad van Toezicht Huisdierenbeleid Klachtenregeling van Klachtencommissie Zeeuws-Vlaanderen Samenvoeging van bestaande Zeeuwse klachtencommissie s in 1 klachtencommissie Zeeland Offerte inzake onderzoek besturingsstructuur Woonzorg Jaardocument 2008 Begroting 2010 De Stelle Beleidsplan Somatiek De Burght Opzet Project Management De Burght Notitie kwaliteitsplan nieuwbouw de Burght, in Oostburg Over onderstaande onderwerpen is er in 2009 door de cliëntenraden ongevraagd advies gegeven aan de Raad van Bestuur: Woonzorg Voorstel samenwerking cliëntenraden: in behandeling Voorstel kostenvergoeding cliëntenraden: in behandeling De Stelle Notitie Basiszorg: De notitie is te veel gericht op de verzorgingshuiszorg. Tevens advies gegeven over de leesbaarheid en de lay-out. Inzake kosten voor pedicure: volgens de raad zijn deze kosten onderdeel van de AWBZ. Het meningsverschil is voorgelegd aan het Zorgkantoor. Per 1 januari 2010 komen deze kosten voor rekening van Woonzorg. 43
De Burght Inzake stopzetting collectieve WA verzekering particulieren: Geadviseerd om dit terug te draaien hetgeen gehonoreerd is. Naast de adviezen zijn er een aantal terugkerende onderwerpen aan de orde geweest zoals de diverse financiële rapportages en de invoering van de Zorgzwaartepakketten (ZZP) per 1-1- 2010. 3.4 Vertrouwenspersonen Woonzorg maakt gebruik van de diensten van 2 vertrouwenspersonen ten behoeve van de cliënten. Eén voor de locaties Rozenoord, De Stelle en De Burght en één voor locatie Hooge Platen. Deze vertrouwenspersonen worden ingeschakeld wanneer het voor een cliënt niet mogelijk is om in eigen kring ondersteund te worden wanneer sprake is van een klacht. Tevens kunnen zij een luisterend oor bieden, informatie en advies geven, bemiddelen en signalen doorgeven. De cliëntenraad van de locatie heeft een beslissende stem in het aanstellen van een dergelijke vertrouwenspersoon. Bij de keuze/voordracht van een vertrouwenspersoon is het voor de cliëntenraad van de betreffende locatie belangrijk om enerzijds een persoonlijk gesprek aan te gaan met deze persoon en anderzijds referenties te vragen om een oordeel te kunnen geven of de persoon in staat wordt geacht de belangen van de cliënt correct te behartigen. Naast vertrouwenspersonen voor de cliënten zijn er voor de medewerkers van Woonzorg ook een tweetal vertrouwenspersonen beschikbaar. Deze zijn niet gebonden aan een locatie. De medewerker kan een beroep doen op de vertrouwenspersoon om zich te laten bij staan in de opvang en eventuele formulering van een klacht indien deze niet via de arbeidsrechtelijke verhoudingen kan worden opgelost. 44
Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen 3.5 Ondernemingsraad 3.5.1 Samenstelling ondernemingsraad Samenstelling ondernemingsraad per 31-12-2009 Naam Mw. M. Willemsen Mw. J. Pieters Mw. M. Boussen-van den Bunder Mw. H. Busch-Korteweg Mw. C. Coppens-Buijze Mw. H. van der Linden Mw. M. de Meijer Mw. J. Scheele-van Baal Mw. G. Simpelaar-Storm Mw. C. Verstrynge-van de Wijnckel Vacature Mw. J. van de Veire Functie Voorzitter Secretaris Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Ambtelijk secretaris Het is helaas niet gelukt om de openstaande vacature op te vullen. Dit heeft tot gevolg dat er meer taken bij de overige leden terecht komen hetgeen niet wenselijk is. 3.5.2 Taken en werkwijze ondernemingsraad Vergadering ondernemingsraad De OR kwam als Raad 12 maal in vergadering bijeen. Vergaderingen ondernemingsraad met de Raad van Bestuur Met de Raad van Bestuur kwam de OR 7 maal in vergadering(overlegvergadering) bijeen. De OR overlegt met de voorzitter Raad van Bestuur, die daarbij ondersteund wordt door hoofd P&M en bij haar afwezigheid door de P&O-functionaris. De Wet op de Ondernemingsraden(WOR) zegt onder artikel 24, dat tenminste 2x per jaar de algemene gang van zaken van de onderneming besproken moet worden. Hiervoor wordt de voltallige Raad van Bestuur uitgenodigd en, zoals het artikel voorschrijft, een lid van de Raad van Toezicht als toehoorder. 45
Er werd tijdens deze vergaderingen teruggekeken naar de afgelopen periode en naar de komende periode met onderwerpen als: Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. Investors in People (IiP) Benchmark onderzoek. Meerjarenbeleidsplan. Financiën. Productie en de te leveren zorg. Organisatie. Personeel. Extra vergaderingen c.q. overleggen waren er met: Manager Somatiek over Beleidsplan Somatiek. Opleidingscoördinator over Opleidingsbeleidsplan. Team Beleid en Kwaliteit over de werkdruk. Manager Somatiek over dienstroosterplanning, detachering en Evaluatie EVV. Cliëntenraad De Burght voor een nadere kennismaking Faciliteiten ondernemingsraad De ondernemingsraad komt elke dinsdagmiddag van 13.00 tot 17.00 uur samen. OR-cursussen De voltallige OR volgde driemaal een cursus. Hierbij kwamen de volgende thema s aan de orde: Terugblik afgelopen periode en draagvlak creëren. OR-verkiezingen: 2 of 3 jaarlijks? Invulling CAO VVT via een Ondernemingsovereenkomst. Medewerkers tevredenheidsonderzoek. Werkplan. Analyse verzuimcijfers. Evaluatie van het functioneren van de OR. Optimaal gebruik van advies- en instemmingsrecht. Het borgen van afspraken Bespreken van het roosteren van korte diensten. Het betrekken van de achterban bij het OR werk. Teambuilding gericht op de samenwerking en werkwijzen in de OR. De voorzitter en secretaris OR volgenden een cursus speciaal bedoeld voor kaderleden. Hierbij lag de aandacht op de thema s: Wat betekent coaching voor u als voorzitter en secretaris. Het team (OR-leden) leren kennen. Fasen van teamontwikkeling. Werken met de eigen praktijk. Beleidsdagen Een delegatie van de OR heeft deelgenomen aan de beleidsdagen van Woonzorg. 3.5.3 Adviesaanvragen (artikel 25 WOR) 46