profiel Bibliotheekmedewerker Regie: ECABO Datum wijzigen: 15-12-2003 Versie 1 Print: 23-december-2003 Pagina 1 van 16
BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL Bibliotheekmedewerker (IDV 001) Algemene informatie Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Ontwikkeld door Brondocument(en) datum: 15-12-2003 ECABO ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie versie: 1 Dagevos, J., G.H.M. Evers en H. van der Werff. Succes boeken: prognose voor de personeelsbehoefte in de bibliotheek- en informatiesector.; Tilburg, IVA Tilburg. In opdracht van de Vereniging NBLC en de WOB. ISBN 90-6835-360-8 (2000) Legitimering beroepscompetentieprofiel - op format vereisten door - op inhoud door Mogelijke functiebenamingen Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO ECABO Adviescommissie Bestuur IDV dd. 24-7-2003 dd. 17-9-2003 Bibliotheekmedewerker / medewerker bibliotheek (mbo-niveau) Assistent bibliothecaris Medewerker mediatheek / Assistent mediathecaris Loopbaanmogelijkheden Een bibliotheekmedewerker kan zich, na een opleiding, specialiseren of horizontaal doorstromen. Na de opleiding op mbo-niveau kan hij een opleiding op hbo-niveau volgen of zich specialiseren d.m.v. korte cursussen. Ook kan hij, na een korte cursus, doorstromen naar andere functies in de informatiedienstverleningssector. Hij kan (met name in een openbare bibliotheek) doorstromen naar de functie van leidinggevende van een klein team. Het beroepsprofiel van de bibliotheekmedewerker verandert. Verdere professionalisering van het vak door middel van interne opleiding en functie-innovatie is noodzakelijk. BEROEPSBESCHRIJVING beroepscontext / werkzaamheden rol en verantwoordelijkheden De bibliotheekmedewerker is werkzaam in een bibliotheek, een mediatheek, een documentatiecentrum of een informatiecentrum. Deze is een onderdeel van een organisatie (klein, middelgroot, groot, profit of non-profit) of is zelfstandig. De bibliotheekmedewerker verzorgt het inlichtingenwerk en het klantencontact. Dit is zijn belangrijkste taak. Daarnaast verzorgt hij de presentatie en promotie van de bibliotheek, maakt hij het informatieaanbod toegankelijk en beheert hij de collectie. De taken van de bibliotheekmedewerker hangen af van het type bibliotheek waarin hij werkt. De afgrenzing van de taakuitoefening op mbo-niveau in vergelijking met de taakuitoefening op hbo-niveau is niet altijd scherp te maken. Deze is afhankelijk van de organisatorische context en het segment waarin de taak wordt uitgeoefend. In het algemeen wordt het bibliotheekwezen in drie segmenten verdeeld: de openbare bibliotheek, de speciale bibliotheek en de wetenschappelijke bibliotheek. Het kan voorkomen dat een taak in het ene segment zelfstandig wordt uitgevoerd door een mbo-medewerker, maar dat dezelfde taak in een ander segment een hboopleiding of universitaire studie vergt. Het lijkt dan ogenschijnlijk te gaan om een soortgelijke taak, maar de diepgang, veroorzaakt door het andere segment, vergt een hogere opleiding. Dit geldt met name voor de kerntaak Verzorgt het inlichtingenwerk en het klantencontact. Daarnaast hangen zijn taken af van de grootte van de bibliotheek. In een grote bibliotheek vindt veelal specialisatie van functies plaats en een scheiding van taken in de front office en taken in de back office. Afhankelijk van het segment waarin hij werkt, vindt men de bibliotheekmedewerker of in de front office of in de back office. De scheiding in front office en back office is echter niet altijd goed te maken. In een kleine bibliotheek voert de bibliotheekmedewerker alle voorkomende taken uit. In de kleinere bibliotheken, waar taken worden samengevoegd in één functie, zal men vaker een medewerker treffen met een hbo-opleiding. Doordat er verschillen zijn in de functies in de verschillende segmenten en doordat er verschillen zijn in functies door de grootte van de bibliotheek, is het slechts mogelijk de grote lijn van het beroep te beschrijven. De bibliotheekmedewerker werkt zelfstandig bij het uitvoeren van zijn takenpakket. Vaak werkt hij in teamverband. De bibliotheekmedewerker onderhoudt externe contacten (met onder andere leveranciers). Print: 23-december-2003 Pagina 2 van 16
complexiteit typerende beroepshouding De bibliotheekmedewerker werkt zelfstandig of onder een leidinggevende of collega, vaak volgens procedures of richtlijnen. De complexiteit van zijn werk ligt in het nemen van de juiste beslissingen ten aanzien van het beantwoorden van vragen en de acquisitie, sanering en toegang van informatie. Verder ligt de complexiteit ook in de benodigde kennis van het vakgebied van de organisatie of in de kennis m.b.t. de klantvragen. Complexe vragen speelt hij door aan derden of aan een collega met de juiste expertise. Eventueel doet hij bij geconstateerde problemen (ongevraagd) voorstellen aan het management. De complexiteit van taken in de verschillende segmenten van de bibliotheekwereld kan verschillen. Daardoor kan het zijn dat de bibliotheekmedewerker bij een taak in het ene segment vooral wordt ingezet als ondersteunende medewerker, maar dat hij bij een taak in een ander segment vooral een zelfstandige of zelfs coördinerende rol heeft. De bibliotheekmedewerker is bovenal klantgericht en informatievaardig. Hij is sociaal vaardig, kan een klantvraag analyseren en kan associatief denken. De bibliotheekmedewerker stelt de informatiebehoeften van zijn gebruiker centraal. Hij is geïnteresseerd in ontwikkelingen op gebieden die voor zijn gebruiker van belang zijn. Hij is zich bewust van het belang van een geordende toegankelijke informatievoorziening. Hij werkt methodisch, systematisch en nauwgezet. De innovatieve ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening vereisen dat de medewerker openstaat voor vernieuwingen. TRENDS / INNOVATIES Marktontwikkelingen Wetgeving overheidsregulering Technologische ontwikkelingen Bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen Internationale ontwikkelingen Klantengroepen van bibliotheken nemen toe in diversiteit. Klantengroepen vragen meer van de bibliotheek in termen van voorlichting en informatie. Ook worden de klanten steeds mondiger en veeleisender. Leidinggevenden verwachten van de bibliotheekmedewerker steeds meer dat hij naar buiten treedt. Veel activiteiten worden georganiseerd in samenwerking met andere organisaties. Door deze aspecten veranderen de eisen die aan het personeel worden gesteld, bijvoorbeeld op het gebied van communicatieve vaardigheden, houding en onderhandelingsvaardigheden. N.v.t. De bibliotheekmedewerker heeft in toenemende mate te maken met digitalisering, waaronder webontwikkelingen en digitale documenten. Deze ontwikkelingen betekenen veranderingen voor zijn functie, vooral wat betreft het inlichtingenwerk en het toegankelijk maken van informatie. Dit vergt nieuwe vaardigheden van de medewerker, vooral op het gebied van ICT, ontsluitingstechnieken en didactische vaardigheden. Sommige ontwikkelingen op ICT-gebied maken administratieve werkzaamheden eenvoudiger of soms zelfs overbodig. In bibliotheken is in toenemende mate aandacht voor kwaliteitszorg en kosten. De toenemende aandacht voor kwaliteitszorg vereist werken volgens vastgelegde procedures en richtlijnen. Steeds vaker worden cijfermatige gegevens verzameld ten behoeve van het management en het beleid. Er is meer aandacht voor het meten van de effecten van activiteiten en het evalueren en bijstellen. Een voorbeeld van aandacht voor efficiency en professionalisering is de herstructurering van het openbaar bibliotheekwerk. In deze sector vindt op meerdere gebieden schaalvergroting plaats, bijvoorbeeld door het centraal collectioneren. Hierdoor kan de efficiency worden verbeterd. Een andere bedrijfsorganisatorische ontwikkeling is het klantgericht/vraaggericht werken. Een meer externe gerichtheid van bibliotheken vereist dat de dienstverlening wordt afgestemd op de behoefte van de gebruiker. Het concept van een goed ontsloten collectie als centrale rol van de bibliotheek maakt plaats voor het aanbieden van informatie op maat. Ook verandert er veel op administratief en uitvoerend gebied. Steeds vaker worden in bibliotheken uitvoerende en administratieve taken uitbesteed aan een andere afdeling of een andere organisatie. In toenemende mate wordt er in bibliotheken internationaal samen gewerkt. Een voorbeeld hiervan is het ontstaan van internationale gebruikersgroepen rondom softwarepakketten. Print: 23-december-2003 Pagina 3 van 16
KERNTAKEN VAN HET BEROEP 1 Verzorgt het inlichtingenwerk en het klantencontact 2 Verzorgt presentaties en promotieactiviteiten 3 Organiseert en beheert het informatieaanbod 4 Maakt het informatieaanbod toegankelijk Print: 23-december-2003 Pagina 4 van 16
KERNTAAK 1 Verzorgt het inlichtingenwerk en het klantencontact proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's Een eerste taak van de bibliotheekmedewerker is het verzorgen van het inlichtingenwerk en het klantencontact. Door middel van een methodische vraagstelling analyseert de medewerker de informatiebehoefte, zoekt hij in de meest geschikte bronnen en verstrekt hij informatie of verwijst hij door. Indien nodig handelt hij klachten af. Hij instrueert en/of begeleidt de klant zodat deze zijn weg kan vinden in de bibliotheek en de aanwezige bronnen. Hij zorgt voor registratie van uit te lenen of in te nemen materialen. Communicatie staat centraal in de kerntaak. Van de bibliotheekmedewerker wordt verwacht dat hij actief luistert en pro-actief, dienstverlenend en communicatief sterk is. Bij het verzorgen van het inlichtingenwerk en het klantencontact werkt de bibliotheekmedewerker voornamelijk zelfstandig. Hij is verantwoordelijk voor het juiste antwoord op vragen. Ook met een verwijzing naar andere instellingen of een andere informatiebron kan de klant geholpen zijn. Naarmate via digitalisering meer informatie beschikbaar komt zal de medewerker zoekvaardiger moeten zijn. Hij zal een juiste afweging moeten maken bij het gebruik van digitale bronnen. Hij moet in het bijzonder de informatie die beschikbaar is via Internet, goed controleren op herkomst en betrouwbaarheid. De vragen kunnen variëren van minder complex tot zeer complex, afhankelijk van het onderwerp en de taal waarin gezocht moet worden. Bij zeer complexe vragen moet de bibliotheekmedewerker tijdig verwijzen naar een collega met de juiste expertise. Hoewel de informatiebemiddeling, de begeleiding en de instructie van klanten min of meer verlopen via een vast stramien, zal de bibliotheekmedewerker zoekvaardig, adviesvaardig en algemeen ontwikkeld moeten zijn. Collega s, (direct) leidinggevende en klanten. De bibliotheekmedewerker maakt tijdens de uitleen gebruik van bibliotheekapplicaties, waaronder de uitleen- en gebruikersadministratie en het systeem voor het interbibliothecair leenverkeer. De bibliotheekmedewerker maakt tijdens het inlichtingenwerk gebruik van e-mail (ten behoeve van bijvoorbeeld vraagafhandeling), papieren / digitale / online bronnen, de collectie, zoektalen en het vragenregistratiesysteem. De bibliotheekmedewerker moet informatie in de juiste vorm, de juiste taal, met de gewenste inhoud en op tijd verstrekken. Hij moet de kwaliteit evalueren door na het leveren van het product naar de tevredenheid van de klant te vragen. Hij dient managementinformatie aan te leveren, zodat de kwaliteit door de leiding gemeten kan worden. Tijd versus kwaliteit De bibliotheekmedewerker moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of hij de instructie/informatie die hij een bepaalde klant geeft beperkt tot de standaardinformatie of dat hij dieper ingaat op de behoefte van de klant. Informatie verstrekken versus vergroten zoekvaardigheid van de klant De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of hij de klant direct de gevraagde informatie verstrekt of dat hij zich beperkt tot het geven van aanwijzingen over mogelijke vindplaatsen. Afwerken taken versus pro-activiteit De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of hij (alleen) de opdrachten die hij krijgt strikt uitvoert of dat hij ook mogelijke dienstverleningsverhogende activiteiten uitvoert of initieert. Zelfstandigheid versus deskundigheid De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of hij zelf de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Print: 23-december-2003 Pagina 5 van 16
KERNTAAK 2 Verzorgt presentaties en promotieactiviteiten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De bibliotheekmedewerker verzorgt introducties aan individuen en groepen. Op basis van de behoefte van het individu of de groep geeft hij een rondleiding, een cursus, een training, media-educatie etc. De bibliotheekmedewerker verzorgt tevens presentaties, ondersteunt bij het organiseren van promotieactiviteiten en verzorgt de bijbehorende publiciteit. De bibliotheekmedewerker draagt zorg voor een goede inrichting van de bibliotheek en de fysieke plaatsing van materialen of adviseert hierover. Afhankelijk van waar hij werkt heeft de bibliotheekmedewerker een ondersteunende, uitvoerende of juist een zelfstandige organiserende rol bij het geven van introducties, presentaties en het uitvoeren van promotieactiviteiten. De bibliotheekmedewerker is verantwoordelijk voor een aantrekkelijke geordende ruimte en vindbare informatie. De complexiteit is beperkt. Voor de uitvoering van de taak moet de bibliotheekmedewerker wel over een aantal praktische vaardigheden bezitten. Adviseren over actualiteit en informatiewaarde van het voorlichtingsmateriaal vraagt van de bibliotheekmedewerker een vraaggerichte houding en inzicht in de vraag van klanten. De voorlichtings- en educatietaken vergen vaardigheid in het plannen en organiseren. De inrichting van de bibliotheek en de plaatsing van materialen vereist dat de bibliotheekmedewerker nauwgezet is. Collega's, (direct) leidinggevende en klanten. Eventueel sponsors. De bibliotheekmedewerker maakt bij het voorlichten van de klant gebruik van educatie-, voorlichtings- en pr-materialen. Soms wordt bij promotie en introductie Internet en Intranet ingezet. Verder moet de bibliotheekmedewerker procedures, jaarplannen en budgetten van de bibliotheek, Internet (of Intranet) raadplegen. De bibliotheekmedewerker maakt bij de inrichting van de bibliotheek gebruik van hulpmiddelen voor bewegwijzering en materialen voor plaatsing (bijvoorbeeld een boekenkar). Voor de kwaliteit van de presentatie en promotie is het van belang dat de medewerker beschikt over voldoende kennis van de eigen organisatie en de collectie en algemeen ontwikkeld is. Hij moet de informatie goed over kunnen brengen. Communicatieve en didactische vaardigheden zijn daarbij van groot belang. Hij evalueert elke presentatie, promotieactiviteit of introductie om te bepalen of deze het gewenste resultaat bereikt heeft of tot een geëiste kwaliteit geleid heeft. Zo kan hij of het management het effect van de activiteit meten en de activiteiten eventueel bijstellen. Criteria kunnen zijn: afstemming op de doelgroep, een verzorgde uitstraling van de activiteit of publiciteit, het gebruik van de meest geschikte hulpmiddelen en materialen, een geplande uitvoering in samenwerking met collega s en/of externen, een meest gewenste vorm van publiciteit en/of een correct mondeling en schriftelijk taalgebruik. De geplaatste materialen moeten voor gebruikers vindbaar zijn en op een attractieve manier gepresenteerd zijn. Plaatsing en controle vinden plaats volgens interne afspraken. Nieuw ontwikkelen versus uitbesteden De bibliotheekmedewerker moet per presentatie bepalen of de uit te voeren activiteiten door de bibliotheek zelf worden uitgevoerd, worden uitbesteed of dat er gebruik wordt gemaakt van elders ontwikkeld materiaal. Huidige gebruikers bedienen versus nieuwe werven De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of de activiteiten afgestemd worden op de huidige gebruikers of dat er activiteiten worden ontwikkeld om een nieuwe doelgroep te bereiken. Zelfstandigheid versus bevoegdheid: De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of hij zelf de aangewezen persoon is om een beslissing te nemen of dat deze door anderen binnen de organisatie moet worden genomen. Klantgerichtheid versus uniformiteit De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of de bibliotheek tegemoet moet komen aan de wensen van de gebruikers of niet. Print: 23-december-2003 Pagina 6 van 16
KERNTAAK 3 Organiseert en beheert het informatieaanbod proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De bibliotheekmedewerker organiseert en beheert het informatieaanbod. Dit doet hij door informatie te selecteren voor opname of ter sanering. Hij verzorgt de acquisitie en sanering. Indien nodig verzorgt hij de bibliografische verificatie van het aangeschafte materiaal. De bibliotheekmedewerker heeft adviserende en uitvoerende taken wat betreft de selectie en de inhoudelijke sanering van het informatieaanbod. Daarnaast heeft hij een zelfstandige, verantwoordelijke positie wat betreft de acquisitie en de fysieke sanering van het informatieaanbod. Zijn verantwoordelijkheid is de uitvoering van het eigen takenpakket. Hij verricht zijn werk meestal in teamverband. Naast interne contacten heeft hij ook externe contacten (onder andere met leveranciers). Om een collectie te vormen conform profielen of beleidsuitgangspunten moet de bibliotheekmedewerker de juiste afwegingen maken t.a.v. de selectie en de sanering. Meestal doet hij voorstellen tot aanschaf of sanering. Hij moet bij de selectie inzicht hebben in de klantvraag (of potentiële klantvraag), het marktaanbod, de procedures en de bestelkanalen. Voor het bestellen van materialen of het verzorgen van abonnementen is het nodig dat de bibliotheekmedewerker goed kan administreren en registreren. Voor het saneren moet hij zelfstandig de te vervangen titels kunnen signaleren. Collectievorming gebeurt veelal in overleg en afstemming met collega s, klanten en/of selectiecommissies. Contacten met leveranciers komen vooral aan de orde bij de aanschaf van media. De bibliotheekmedewerker selecteert materialen aan de hand van gebruikersprofielen, collectieprofielen, beleidsuitgangspunten t.a.v. de collectievorming, literatuurlijsten, aanschafinformatie ( AI-tjes ), aanschafverzoeken en standing-orders. Het selecteren doet hij met behulp van elektronische informatiesystemen, Internet, tijdschriften, fondslijsten van uitgevers, etc. Hij raadpleegt ook collectiebudgetten, cijfermatige gegevens over klanten in het werkgebied of cijfermatige gegevens over het collectiegebruik. Bij het bestellen en bij het verzorgen van abonnementen gebruikt hij elektronische bestelsystemen. De bibliotheekmedewerker moet ervoor zorgen dat de collectie is samengesteld, onderhouden en gesaneerd overeenstemmend met de profielen, het beschikbare budget en de klantvraag. De bibliotheekmedewerker heeft bij de totstandkoming van het resultaat de juiste beslissingen genomen of de juiste voorstellen gedaan. Ook heeft de medewerker zich op de hoogte gesteld van de potentiële of gewijzigde behoeften van de klanten en eventuele actuele onderwerpen. Bij het bestellen van materialen en het verzorgen van de administratie van seriële werken werkt de bibliotheekmedewerker nauwgezet. De bestellingen zijn juist en tijdig geplaatst, geregistreerd, gecontroleerd en afgehandeld. De financiën zijn tijdig afgewikkeld. Indien nodig is het binnengekomen materiaal bibliografisch geverifieerd. Zelfstandigheid versus bevoegdheid De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of dat hij deze zelf oplost. Tijd/snelheid versus kosten De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of het gezien de levertermijn en kosten verstandig is gebruik te maken van de standaard bestelkanalen of daarvan af te wijken. Prioritering De bibliotheekmedewerker moet gezien de eindigheid van het budget in concrete gevallen bepalen of een bepaalde uitgave besteld wordt of niet. Print: 23-december-2003 Pagina 7 van 16
KERNTAAK 4 Maakt het informatieaanbod toegankelijk proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De bibliotheekmedewerker maakt het informatieaanbod toegankelijk door formele en inhoudelijke ontsluiting. Afhankelijk van waar hij werkt worden beschikbare titelbeschrijvingen uit digitale bestanden geselecteerd en lokaal geplaatst. Verder onderhoudt hij de collectie en de catalogus. Hij maakt nieuwe materialen gebruiksklaar en coördineert bind- en reparatiewerkzaamheden. De bibliotheekmedewerker heeft een uitvoerende rol ten aanzien van alle activiteiten op het gebied van ontsluiting. Hij is verantwoordelijk voor het goed volgen van de methodiek en de regels t.a.v. ontsluiting. Zijn rol is coördinerend t.a.v. reparatie- en bindwerk. Hij verricht zijn werkzaamheden meestal in teamverband. De bibliotheekmedewerker werkt bij het toegankelijk maken van de collectie zelfstandig. Het hangt van de keuze van de organisatie af hoe complex de formele ontsluiting is. Voor de formele ontsluiting gebruikt men in principe de internationale regels, maar soms wordt hier van afgeweken en heeft de organisatie eigen regels. Het maken van titelbeschrijvingen kan zeer complex zijn, bijvoorbeeld bij titelbeschrijvingen met een seriële relatie. Inhoudelijke ontsluiting van materialen vergt kennis van het vakgebied van de organisatie, kennis over de onderwerpen van de materialen en inzicht in de woordsystemen. Het hangt van het vakgebied van de organisatie en de keuze van de organisatie voor classificatie- en woordsystemen af hoe complex de inhoudelijke ontsluiting is. De materialen fysiek gereed maken voor opname in de collectie en de coördinatie van reparatie- en bindwerk is wat minder complex. Hierbij wordt gewerkt volgens interne afspraken en werkprocedures. In het dagelijkse proces van toegankelijk maken van informatie werkt de bibliotheekmedewerker voornamelijk alleen. Communicatie zal voornamelijk plaats vinden met collega s. Eventueel heeft hij contacten over het onderhoud van de catalogus met de automatiseringsafdeling van de organisatie. Bij het reparatie- en bindwerk heeft hij contact met de binder. Bij het ontsluiten van informatie maakt de bibliotheekmedewerker gebruik van handboeken met (internationale) regels t.a.v. ontsluiting, trefwoordenlijsten, thesauri, registers van classificatiecodes en catalogussystemen. Bij de coördinatie van reparatie- en bindwerk en het fysiek gereed maken van materialen maakt hij gebruik van systemen voor het registreren van uit te besteden bindwerk (bijvoorbeeld de catalogus), etiketteerbenodigdheden, beveiligingsmaterialen etc. Bij het toepassen van methodieken en regels t.a.v. ontsluiting is het van groot belang dat de bibliotheekmedewerker nauwgezet is. Alleen dan is de ontsloten informatie echt toegankelijk voor de gebruikers. Verdere criteria ten aanzien van het resultaat hebben te maken met het beheersen van de Nederlandse taal, het ingevoerd zijn in het onderwerpsgebied van de organisatie, de kennis m.b.t. semantiek en syntaxis van woordsystemen en classificatiecodes en het kunnen maken van de juiste afwegingen bij ontsluiting. Regels/interne procedures versus eigen keuzes De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of hij zich houdt aan de regels en procedures voor het toegankelijk maken van de collectie of dat hij gezien de te ontsluiten informatie daarvan moet afwijken. Zelfstandigheid versus bevoegdheid De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of hij zelf de aangewezen persoon is om een beslissing te nemen of dat deze door anderen binnen de organisatie moet worden genomen. Tijd versus kwaliteit De bibliotheekmedewerker moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of hij meer of minder tijd moet besteden aan (de bepaalde aspecten van) het toegankelijk maken van de collectie. Zelfstandigheid versus verantwoording De bibliotheekmedewerker moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Print: 23-december-2003 Pagina 8 van 16
KERNOPGAVEN VAN HET BEROEP 1 Lacunes in de dienstverlening De bibliotheekmedewerker staat voor de opgave om lacunes in de (delen van de) collectie of in de dienstverlening te signaleren en te beslissen of hij deze lacunes zelf oplost of doorspeelt aan zijn collega of leidinggevende. 2 Hanteren richtlijnen en procedures De bibliotheekmedewerker staat voor de opgave om uiterst zorgvuldig en accuraat te zijn bij het hanteren van richtlijnen en procedures en moet keuzes durven en kunnen maken indien de richtlijnen en procedures niet volstaan. 3 Vernieuwingen in het vak De bibliotheekmedewerker staat voor de opgave om continu in te spelen op vernieuwingen van het bibliotheekvak en op een veranderende doelgroep en samenleving. Print: 23-december-2003 Pagina 9 van 16
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNTAKEN KERNTAAK BEROEPSCOMPETENTIES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 vakmatig-methodisch () 1 Het inlichtingenwerk verzorgen X 2 De klant instrueren X 3 De uitlening verzorgen X 4 Promotieactiviteiten organiseren X 5 Introducties verzorgen X 6 Zorgdragen voor een goede inrichting X 7 Materialen selecteren voor aanschaf of sanering X 8 De acquisitie verzorgen X 9 Fysieke onderhoud van materialen coördineren X 10 Formele ontsluiting X 11 Inhoudelijke ontsluiting X 12 Catalogus onderhouden X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 13 Ontwikkelingen in klantvragen en knelpunten signaleren X X X X 14 Eigen werkzaamheden plannen X X X X 15 Oplossingen voorstellen in onvoorziene situaties X X X X sociaal-communicatieve (SC) 16 Met klanten communiceren X X 17 Collegiaal samenwerken X X X X 18 Leiding geven X X ontwikkelings (ON) 19 Feedback op het eigen functioneren vragen en ontvangen X X X X 20 Vakkennis bijhouden X X X X Print: 23-december-2003 Pagina 10 van 16
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNOPGAVEN KERNOPGAVE BEROEPSCOMPETENTIES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 vakmatig-methodisch () 1 Het inlichtingenwerk verzorgen X X X 2 De klant instrueren X X X 3 De uitlening verzorgen X X X 4 Promotieactiviteiten organiseren X X X 5 Introducties verzorgen X X X 6 Zorgdragen voor een goede inrichting X X X 7 Materialen selecteren voor aanschaf of sanering X X X 8 De acquisitie verzorgen X X X 9 Fysieke onderhoud van materialen coördineren X X X 10 Formele ontsluiting X X X 11 Inhoudelijke ontsluiting X X X 12 Catalogus onderhouden X X X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 13 Ontwikkelingen in klantvragen en knelpunten signaleren X X X 14 Eigen werkzaamheden plannen X X X 15 Oplossingen voorstellen in onvoorziene situaties X X X sociaal-communicatieve (SC) 16 Met klanten communiceren X X X 17 Collegiaal samenwerken X X X 18 Leiding geven X X X ontwikkelings (ON) 19 Feedback op het eigen functioneren vragen en ontvangen X X X 20 Vakkennis bijhouden X X X Print: 23-december-2003 Pagina 11 van 16
BEROEPCOMPETENTIES MET SUCCESCRITERIA Nr. 1 De bibliotheekmedewerker is in staat om het inlichtingenwerk op adequate wijze te verzorgen om vragen van klanten te beantwoorden. Nr. 2 Analyseert de informatiebehoefte van de klant of klacht van de klant d.m.v. een methodische vraagstelling Zoekt met de juiste ingang(en) naar informatie in de meest bruikbare informatiebron Biedt geselecteerde informatie of een weloverwogen oplossing aan voor klachten Evalueert kritisch of de klant tevreden is met de aangeboden informatie of oplossing Verwijst indien nodig naar een andere bruikbare informatiebron of een collega met de juiste expertise Attendeert ongevraagd op aanvullende bruikbare informatie De klant is volledig, juist, tijdig, in de juiste vorm, in de juiste taal, met behulp van de juiste informatiebron en naar zijn tevredenheid geïnformeerd De klant is indien nodig naar een andere informatiebron of naar een collega met de juiste expertise verwezen Eventuele klachten van de klant zijn naar tevredenheid behandeld De bibliotheekmedewerker is in staat om de klant op adequate wijze te instrueren zodat deze zijn weg kan vinden in de bibliotheek. Nr. 3 Analyseert de behoefte aan instructie van de klant d.m.v. een methodische vraagstelling Bepaalt de gewenste wijze van instructie aan de klant en de meest geschikte hulpmiddelen Biedt een op maat gemaakte instructie aan die voldoet aan de wens van de klant Evalueert kritisch of de klant tevreden is met de instructie De klant kan zijn weg vinden in de bibliotheek en is op de hoogte van de vindplaats van de informatie De klant kan zelfstandig gebruik maken van informatiesystemen De klant is op de hoogte van de dienstverlening van de bibliotheek en van het reglement De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze de uitlening van materialen te verzorgen t.b.v. de eigen administratie en de dienstverlening aan de klant. Nr. 4 Verzorgt nauwkeurig alle facetten van de uitleenadministratie Verzorgt nauwkeurig de financiële administratie Verzorgt nauwkeurig de administratie van het interbibliothecaire leenverkeer (IBL) Genereert tijdig managementinformatie over de uitleenadministratie en de bezoekersaantallen De uitleenadministratie is correct uitgevoerd, materialen zijn traceerbaar en te reserveren De financiën zijn afgewikkeld Het management beschikt over managementinformatie De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze promotieactiviteiten (mede) te organiseren zodat de bibliotheek en/of de activiteiten van de bibliotheek op grote schaal bekend zijn bij het publiek. Bepaalt tijdig het doel van de promotieactiviteit, welke doelgroep bereikt moet worden en wat de behoefte is van de doelgroep Bepaalt tijdig het meest geschikte tijdstip, de meest geschikte hulpmiddelen, de meest geschikte wijze van presenteren en de gewenste of mogelijke vorm van presenteren Verzorgt tijdig, op verzorgde wijze en zorgvuldig geformuleerd de publiciteit betreffende de promotieactiviteit Voert de activiteit of presentatie op een verzorgde wijze en zorgvuldig geformuleerd uit of ondersteunt hierbij Evalueert kritisch of de doelgroep met de publiciteit, activiteit of presentatie tevreden is De promotieactiviteit is op de juiste wijze, met de juiste middelen en zorgvuldig geformuleerd uitgevoerd De promotieactiviteit heeft zijn doel bereikt Print: 23-december-2003 Pagina 12 van 16
Nr. 5 Nr. 6 Nr. 7 De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze een introductie te verzorgen aan een klant of klantgroep om tegemoet te komen aan de behoefte aan informatie-/mediaeducatie van de klant. Bepaalt tijdig het doel van de introductie en de behoeften van de klant(groep) Kiest de juiste didactische benadering, rekening houdend met de doelgroep Bereidt instructiemateriaal (en/of hulpmiddelen) voor zodat het er verzorgd uit ziet, correct geformuleerd is en qua inhoud voldoet aan het doel Geeft een informatieve rondleiding, cursus of korte training, of ondersteunt hierbij Evalueert de gegeven introductie kritisch, in samenwerking met een collega en/of de klant De informatievaardigheid van de klant is vergroot De klant kan omgaan met informatiebronnen die zijn vraag kunnen oplossen De klant kan zelfstandig informatie lokaliseren en ordenen De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze zorg te dragen voor een goede inrichting van de bibliotheek zodat materialen vindbaar zijn en de ruimte er aantrekkelijk uitziet. Ruimt nauwgezet materialen op die terug komen van de uitlening, die nieuw zijn of die verkeerd geplaatst zijn Verzorgt een aantrekkelijke en adequate bewegwijzering van de bibliotheek Reageert adequaat op wensen van klanten t.a.v. de inrichting Adviseert de leidinggevende adequaat over de systeemkeuze voor inrichting van de bibliotheek (c.q. het magazijn) en de plaatsing van materialen De bibliotheek is goed ingericht en geordend, zodat materialen vindbaar zijn en de ruimte er aantrekkelijk uitziet Klanten kunnen hun weg vinden in de bibliotheek Het management is correct geïnformeerd over zaken m.b.t. de inrichting en plaatsing van materialen De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze materialen te selecteren voor aanschaf, voor tijdelijke aanwezigheid in de bibliotheek of ter sanering. Nr. 8 Oriënteert zich geregeld op (een deel van) het marktaanbod van materialen of op aanschafinformatie (AI-tjes) Selecteert materialen uit het marktaanbod die voldoen aan klantprofielen, collectieprofielen, beleidsuitgangspunten en/of verzoeken Stelt op aanvraag of zelfstandig tijdelijke project- en wisselcollecties samen voor projecten Verzorgt nauwgezet de bibliografische verificatie van aan te schaffen materialen Signaleert zelfstandig materialen die gesaneerd kunnen worden De (tijdelijke) collectie is gevormd conform het collectieprofiel en/of andere criteria. De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze de acquisitie van aan te schaffen materialen te verzorgen zodat ze kunnen worden opgenomen in de collectie van de bibliotheek. Verzorgt nauwkeurig en volgens procedures alle facetten van de besteladministratie Controleert nauwkeurig ontvangen bestellingen Wikkelt tijdig en nauwkeurig de financiën van de bestellingen af Verzorgt nauwkeurig de administratie van (abonnementen van) tijdschriften e.a. seriële publicaties Verzorgt zorgvuldig de circulatie van tijdschriften onder de interne klanten Zorgt op de meest effectieve wijze voor de publicatie van een aanwinstenlijst van nieuwe materialen Materialen zijn volgens de correcte procedure en via de meest passende kanalen besteld, geregistreerd en ontvangen Financiën zijn correct afgewikkeld Print: 23-december-2003 Pagina 13 van 16
Nr. 9 Nr. 10 Nr. 11 Nr. 12 De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze het fysieke onderhoud van materialen uit de collectie te coördineren zodat de collectie gevormd is conform de beleidsuitgangspunten. Signaleert te vervangen, te binden of te repareren materialen Schrijft te saneren materialen fysiek af volgens interne procedures Coördineert en verzorgt nauwkeurig alle facetten van de bindadministratie Verzorgt een eenvoudige restauratie van materialen Zorgt preventief voor conservering van materialen Zorgt pro-actief voor optimale bewaaromstandigheden Maakt (nieuwe) materialen gereed voor opname in de collectie De collectie is geconserveerd en materieel verzorgd conform beleidsuitgangspunten en interne procedures De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze de formele ontsluiting te verzorgen van alle vormen van informatie zodat informatie bijeengebracht is, de vindbaarheid voor de klant gewaarborgd is en de klant de gevonden informatie kan evalueren. Maakt nauwkeurig titelbeschrijvingen of kent metadata toe aan de hand van formele kenmerken van de te ontsluiten informatie, documenten, of objecten t.b.v. een catalogus of bibliografie Maakt en onderhoudt nauwkeurig de authority files voor formele ingangen Plaatst nauwkeurig de beschikbare titelbeschrijvingen in de lokale catalogus of koppelt de lokale formele (holding-)gegevens aan een beschikbare titelbeschrijving Informatie is formeel ontsloten volgens (internationale/nationale/eigen) regels en/of standaarden De formele ingangen zijn juist weergegeven en doorzoekbaar Het bezit van de bibliotheek is juist weergegeven De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze de inhoudelijke ontsluiting te verzorgen van alle vormen van informatie zodat de vindbaarheid voor de klant gewaarborgd en informatie bijeengebracht is. Vertaalt accuraat de inhoudsanalyse van informatie (documenten, objecten) in inhoudelijke ingangen van de gebruikte woordsystemen, classificaties en/of samenvattingen Maakt en onderhoudt nauwkeurig de authority files voor inhoudelijke ingangen Informatie (documenten, objecten) is inhoudelijk ontsloten volgens (internationale/nationale/eigen) woordsystemen en/of classificaties De inhoud van de informatie (documenten, objecten) is informatief, indicatief en/of kort samengevat en taaltechnisch correct weergegeven De inhoud van de informatie is zo juist en zo specifiek mogelijk weergegeven De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze de catalogus te onderhouden zodat de catalogus geordend en betrouwbaar is. Nr. 13 BOS Download volgens interne procedures de gegevens uit andere gegevensbestanden t.b.v. de lokale plaatsing Wijzigt of verwijdert volgens interne procedures incorrecte gegevens en dubbelingen van ontsloten informatie en/of records Voert tijdig back-ups uit of geeft opdracht hiertoe Ontsloten informatie is correct gecatalogiseerd, zodat de toegankelijkheid van de informatie gewaarborgd is De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze ontwikkelingen in klantvragen en knelpunten in de dienstverlening te signaleren en erover te rapporteren ter verbetering van de dienstverlening. Signaleert pro-actief knelpunten in de dienstverlening Geeft mondeling of schriftelijk adequaat geformuleerde praktische adviezen aan het management over het beantwoorden van (toekomstige) klantvragen en over de gewenste dienstverlening in relatie tot klantvragen Draagt informatie over de gewenste aanpassingen op het juiste moment aan de juiste persoon over De belanghebbende wordt tijdig, juist en volledig geïnformeerd over ontwikkelingen in de klantvraag en gewenste aanpassingen in de dienstverlening Print: 23-december-2003 Pagina 14 van 16
Nr. 14 BOS De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze de eigen werkzaamheden te plannen. Nr. 15 BOS Stelt prioriteiten, rekening houdend met de eisen en omstandigheden Besteedt de nodige aandacht aan activiteiten die cruciaal zijn voor de voortgang van het werkproces en voor de levering van kwaliteit van de dienstverlening Overlegt zonodig over de planning met de direct-leidinggevende Stemt opdrachten zonodig af met de direct-leidinggevende, het management of de opdrachtgever De werkzaamheden zijn tijdig, nauwgezet en in de juiste volgorde verricht De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze oplossingen voor te stellen voor onvoorziene situaties, om daarmee de voortgang van werkzaamheden te waarborgen. Nr. 16 SC Brengt oorzaak en gevolg van problemen in kaart Mobiliseert personen die een oplossing kunnen bieden Schat situaties goed in en neemt heldere, weloverwogen besluiten De gekozen oplossing is de beste/meest haalbare De bibliotheekmedewerker is in staat op adequate wijze met klanten te communiceren. Nr. 17 SC Stelt gerichte vragen met als doel de vraag helder te krijgen Stelt controlevragen om zeker te zijn van een juist begrip van de vraag Onderscheidt hoofd- en bijzaken van de informatie Maakt optimaal gebruik van de beschikbare hulpmiddelen Geeft de klant een duidelijk en zo volledig mogelijk antwoord of geeft helder aan waarom de vraag niet beantwoord kan worden Blijft vriendelijk, rustig en servicegericht wanneer de klant niet tevreden is Gaat adequaat om met ontevreden en/of lastige klanten Kiest communicatiemiddelen, taal en taalgebruik, passend bij het doel en afgestemd op de persoon aan wie de informatie is gericht Communiceert zo nodig schriftelijk of mondeling in een gewenste moderne vreemde taal De klant ervaart de verkregen informatie als een juist antwoord op de gestelde vraag en de organisatie als servicegericht De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze collegiaal samen te werken met relevante relaties binnen en buiten de organisatie. Nr. 18 SC Stemt gedrag en presentatie af op relaties binnen en buiten de organisatie, rekening houdend met zijn eigen positie binnen het netwerk en met belangen en omstandigheden van zowel relaties als van de eigen organisatie Stelt zich coöperatief, flexibel en dienstverlenend op ten opzichte van collega s en klanten Werkt doelgericht samen met collega s Relaties beschouwen de bibliotheekmedewerker als goed gekwalificeerd De bibliotheekmedewerker is in staat op adequate wijze leiding te geven aan de afdeling. Maakt aan werknemers het beleid bekend van de bibliotheek Stemt interne communicatie af tussen werknemers binnen de afdeling of tussen afdelingen Geeft leiding aan kleine projecten Beheert een (deel)budget Stelt een (deel)begroting op Levert een bijdrage aan de totstandkoming van een beleidsplan of werkplan Genereert managementinformatie en adviseert het management Medewerkers weten wat zij moeten doen en werkzaamheden van de afdeling zijn efficiënt uitgevoerd Print: 23-december-2003 Pagina 15 van 16
Nr. 19 ON De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze feedback op het eigen functioneren te vragen en te ontvangen en zijn handelen zo nodig bij te stellen. Nr. 20 ON Vraagt op eigen initiatief naar de kwaliteit van uitgevoerde werkprocessen en geleverde prestaties Stelt zijn handelen bij op basis van verkregen inzichten Gaat in geval van kritische opmerkingen niet in de verdediging Gebruikt feedback om eventueel noodzakelijke verbeteringen in zijn functioneren aan te brengen De bibliotheekmedewerker is in staat om op adequate wijze vakkennis bij te houden, nieuwe ontwikkelingen in het beroep te volgen en toe te passen en zijn leer- en ontwikkelbehoeften te benoemen en om te zetten in acties. Leest regelmatig vakliteratuur Draagt mogelijk te volgen opleidingen, cursussen of trainingen aan Stelt functionele en realistische leerdoelen Volgt cursussen/trainingen met doorzettingsvermogen Test en beoordeelt nieuwe technieken, methoden en middelen Doet verbetervoorstellen en/of voorstellen voor aanschaf van nieuwe hulpmiddelen Draagt aantoonbaar en actief bij aan de kwaliteitsverbetering en efficiency van de werkzaamheden Print: 23-december-2003 Pagina 16 van 16